Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Trà TRƯỜNG TRUNG CẤP VĂN THƯ LƯU TRỮ TW KHOA LƯU TRỮ  BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH NGHỀ LƯU TRỮ Họ và tên : NGUYỂN THỊ THỦY Lớp : LƯU TRỮ 15 GV hướng dẫn : NGUYỄN THỊ TRÀ Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy 1 Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Trà MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 2 BẢN TỰ ĐÁNH GIÁ 5 XÁC NHẬN CỦA CƠ QUAN 8 PHẦN I 9 KHẢO SÁT VÀ BÁO CÁO TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN 9 I. TÌM HIỂU VỀ CƠ QUAN THỰC TẬP: 9 1.Giới thiệu vài nét về Trung tâm Lưu trữ quốc gia II: 9 SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA II 12 II. KHẢO SÁT VÀ BÁO CÁO TÌNH HÌNH CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN 13 1. Về tổ chức công tác văn thư cơ quan: 13 4. Nhận xét: ưu điểm, hạn chế về công tác văn thư lưu trữ và giải pháp khắc phục: 22 a/ Ưu điểm: 22 Trực tiếp thực hiện các công việc và báo cáo kết quả đạt được của cơ quan phân công 23 Khái quát nội dung của Phông tài liệu Phủ Tổng Uỷ Dinh Điền 1957 -1964 23 a) Lịch sử hình thành Phông: ( 1957-1964) 23 Phương án phân loại và lập hồ sơ Phông Phủ Tổng Uỷ Dinh Điền 27 Căn cứ vào lịch sử đơn vị hình thành phông; 27 IV- TÀI CHÍNH -KẾ TOÁN 28 LỜI NÓI ĐẦU Trong công cuộc đổi mới ngày nay, cùng với sự phát triển ngày càng cao của khoa học kĩ thuật, tài liệu lưu trữ có một vai trò quan trọng càng quan trọng trong việc phản ánh hoạt động của một cơ quan, tổ chức. Đồng thời tài liệu lưu trữ góp phần giải quyết công việc, tìm kiếm thông tin để xây dựng chiến lược kinh tế cũng như quy hoạch, chủ trương, đề ra các quyết định quản lý. Trong quá trình xây dựng một nền văn hoá mới tài liệu lưu trữ có ý nghĩa to lớn trong việc kế thừa những tinh hoa văn hóa dân tộc, rút ra nhiều thông tin bổ ích cho việc giáo duc, Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy 2 Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Trà tuyên truyền, phát triển kinh tế. Nhận thức được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ nên công tác lưu trữ ngày càng chú trọng hơn. Như vậy để công tác lưu trữ ngày càng tốt hơn nhằm phục vụ thông tin cho cơ quan, lãnh đạo. Cần phải xây dựng một hệ thống tổ chức đội ngũ cán bộ lưu trữ ngày càng lớn mạnh đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của sự nghiệp phát triển công tác lưu trữ. Để đáp ứng nhu cầu đó Trường Trung cấp Văn thư Lưu trữ đã đào tạo nguồn nhân lực nhằm phục vụ cho công tác lưu trữ. Góp phần hiện đại hoá công tác lưu trữ trong văn phòng hiện nay. Gắn liền nhà trường với xã hội, lý luận với thực tiễn việc “Học đi đôi với hành”. Nhà trường đã chỉ đạo cho học sinh đi thực tập thực tế nhằm kết hợp với kiến thức học trên lớp. Thông qua việc nghiên cứu khảo sát và thực hành về công tác lưu trữ ở các cơ quan, doanh nghiệp để củng cố kiến thức đã học, qua đó giúp sinh viên có được những nhận thức đúng đắn hơn về ngành học của mình, nâng cao năng lực vận dụng lý luận vào thực tiễn, rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp, phát huy khả năng sáng tạo của bản thân, tích luỹ được nhiều kinh nghiệm hơn làm cơ sở cho công tác sau này. Xây dựng phong cách làm việc của một cán bộ khoa học về lưu trữ. Nhằm tạo được hiệu quả công việc bên cạnh có kiến thức của việc học trên trường thì cũng cần có áp dụng thực tế công việc. Sau khi hoàn thành chương trình lý thuyết tại trường và được sự chấp thuận của Ban Giám Đốc trung tâm Lưu trữ quốc gia II đã cho em đến thực tập tại cơ quan và được phân vào Phòng Chỉnh lý từ ngày 27/6/2010 đến ngày 20/8/2010. Về tại cơ quan với những kiến thức về chuyên môn Lưu trữ được các thầy, cô trong trường trang bị đầy đủ và tận tình dạy bảo cho em đã giúp em nghiên cứu, tìm hiểu tình hình tổ chức bộ máy chức năng nhiệm vụ của cơ quan và thực hành các khâu nghiệp vụ của công tác Lưu trữ tại cơ quan. Để có thể hoàn thành tốt bài báo cáo này, em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới toàn thể các thầy cô giáo trong bộ môn, đặc biệt là cô Nguyễn Thị Trà đã tận tình chỉ bảo, hướng dẫn em trong suốt thời gian thực tập, cũng như khi em hoàn thành báo cáo này. Đồng thời, em cũng gửi lời cảm ơn đến tập thể Ban Giám đốc trung tâm Lưu trữ quốc gia II đặc biệt là cô Nguyễn Thị Dung (Trưởng phòng Chỉnh lý tài liệu) đã tiếp nhận, bố trí, sắp xếp hướng dẫn chỉ đạo một cách tận tình, Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy 3 Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Trà chu đáo công việc và tạo mọi điều kiện thuận lợi nhất, tốt nhất để em có điều kiện tiếp xúc, học hỏi những kinh nghiệm, thực hành một số nghiệp vụ về công tác lưu trữ thuộc chuyên môn của mình. Trong quá trình thực tập và làm báo cáo thực tập.Vì đây là lần đầu tiên tiếp xúc với một khối tài liệu lớn nên nhiềụ bỡ ngỡ, mắc những sai lầm, thiếu sót. Nên rất mong nhận được sự góp ý chân thành của thầy cô và ban giám đốc trung tâm để em có thể rút ra được những bài học kinh nghiệm quý báu cho bản thân, nhằm bổ sung thêm kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ của mình. Nhằm phục vụ cho công việc sau này. Em xin chân thành cảm ơn ! Học sinh thực hiện Nguyễn Thị Thủy NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN    Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy 4 Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Trà CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Tp. Hồ Chí Minh, ngày 15 tháng 08 năm 2010 BẢN TỰ ĐÁNH GIÁ Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy 5 Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Trà Kính gửi : Ban lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II Em tên : Nguyễn Thị Thủy Là học viên : Lớp Lưu trữ 15 Chuyên ngành : Lưu trữ Trường trung cấp Văn thư – Lưu trữ Trung ương. Được sự tiếp nhận của ban lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II. Em được nhận vào thực tập tại Phòng Chỉnh lý từ ngày 27/6 – 20/8/2010. Trong quá trình thực tập tại cơ quan, em luôn cố gắng thực hiện tốt các việc của cán bộ chuyên môn giao cho. Đối với công việc em luôn bám sát vào lý thuyết và áp dụng vào công việc thực tế của cơ quan, em luôn cố gắng tìm hiểu để bổ sung thêm những kiến thức đã học. Bản thân em xác định việc thực tập có vị trí quan trọng trong chương trình học của mình. Mặc dù thời gian dành cho việc thực tập không nhiều nhưng bản thân em đã cố gắng sắp xếp thời gian hoàn thành chương trình học tập theo đúng quy định Trong quá trình thực tập em xin tự đánh giá bản thân mình: + Ưu điểm: - Hoàn thành tốt nhiệm vụ mà Nhà trường giao. - Chấp hành tốt nội quy của cơ quan, đến đúng giờ. - Chịu khó tiếp thu học hỏi, biết lắng nghe những ý kiến đóng góp, kinh nghiệm trực tiếp của các anh chị trong cơ quan. + Khuyết điểm: - Do bước đầu tiếp xúc khối lượng tài liệu lớn nên còn bỡ ngỡ và lúng túng trong công việc. - Còn nhiều sai sót, chưa xử lý nhanh nhạy giữa lý thuyết và thực hành Đến nay em đã hoàn thành thực tập của mình Em xin chân thành biết ơn Ban Giám đốc và cán bộ chuyên môn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II đã tạo điều kiện thuận lợi cho em hoàn thành đợt thực tập này. Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy 6 Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Trà HỌC VIÊN Nguyễn Thị Thủy TRUNG TÂM LƯU TRỮ QG II CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM PHÒNG CHỈNH LÝ TÀI LIỆU Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Tp Hồ Chí Minh, ngày 15 tháng 8 năm 2010. Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy 7 Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Trà XÁC NHẬN CỦA CƠ QUAN Trưởng Phòng Chỉnh lý tài liệu, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II, xác nhận : Học viên : Nguyễn Thị Thủy Lớp: Lưu trữ 15 Khóa 2009 – 2011, đã đến thực tập tại phòng Chỉnh lý tài liệu, Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia II. Thời gian thực tập : từ ngày 27/6/2010 đến ngày 20/8/2010. Trong thời gian thực tập tại cơ quan, học viên Nguyễn Thị thủy đã chấp hành nghiêm chỉnh quy chế làm việc, nội quy sinh hoạt của cơ quan, tích cực trong công việc, có ý thức cầu tiến, hoàn thành tốt công việc được giao. TRƯỞNG PHÒNG GIÁM ĐỐC PHÒNG CHỈNH LÝ TÀI LIỆU TRUNG TÂM LƯU TRỮ QG II Nguyễn Thị Dung Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy 8 Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Trà PHẦN I KHẢO SÁT VÀ BÁO CÁO TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN I. TÌM HIỂU VỀ CƠ QUAN THỰC TẬP: 1.Giới thiệu vài nét về Trung tâm Lưu trữ quốc gia II: − Địa chỉ: 17A Lê Duẩn, Phường Bến Nghé, Quận 1, Tp.Hồ Chí Minh; − ĐT: 08.38273005-Fax: 08.38224625 ; − Email: luutruquocgiaII@archier.gov.vn; − Website :archives.gov.vn. a) Quá trình thành lập, phát triển của cơ quan: Tiền thân của Trung tâm Lưu trữ quốc gia II tại thành phố Hồ Chí Minh là “Sở Lưu trữ Phủ Chủ tịch Chính phủ Lâm thời Cộng hòa miền Nam Việt Nam”. Sở này được thành lập theo Quyết định số 09/QĐ-75 ngày 05/8/1975 của Thường vụ Trung ương Cục miền Nam. Ngày 19/11/1976, Bộ trưởng chủ nhiệm văn phòng Phủ thủ tướng đã ra quyết định số 252/BT chuyển tổ chức Sở Lưu trữ Phủ chủ tịch Chính phủ Lâm thời Cộng hòa Miền nsam Việt Nam cũ để thành lập Kho Lưu trữ trung ương II, thuộc Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng. Năm 1984, Hội đồng Bộ trưởng đã ra Nghị định số 34/HĐBT đổi Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng thành Cục Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Hội đồng Bộ trưởng. Để đáp ứng các yêu cầu của nhà nước và của ngành trong thời kì đổi mới, ngày 06/9/1988 Cục Lưu trữ Nhà nước đã ban hành Quyết định số 358/QĐ-TC đổi tên kho lưu trữ Trung ương II thành Trung tâm Lưu trữ quốc gia II. Năm 1999 nhằm giải quyết một số vấn đề cấp bách của ngành và hoàn thiện tổ chức của các đơn vị trực thuộc, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã ban hành QĐ số 20/ QĐ- LTNN ngày 17/3/1999 về tổ chức bộ máy của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II. Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy 9 Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Trà Ngày nay, Trung tâm Lưu trữ quốc gia II là tổ chức sự nghiệp của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. b) Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức nhân sự:  Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức nhân sự của cơ quan:  Chức năng: Theo Quyết định số 34/QĐ-VTLTNN ban hành ngày 06/4/2004 thì Trung tâm Lưu trữ quốc gia II có chức năng sưu tầm, thu thập; bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu, tư liệu lưu trữ thời kỳ Phong kiến, Pháp thuộc; các cơ quan, tổ chức Trung ương của chế độ Việt Nam Cộng hòa, các cơ quan tổ chức của Mỹ và chư hầu có trụ sở đóng tại miền Nam Việt Nam; các cơ quan Trung ương của Mặt trận Dân tộc giải phóng miền Nam Việt Nam trước 30/4/1975; các cơ quan, tổ chức Trung ương của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa, Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam và tư liệu của các nhân vật lịch sử, cá nhân, gia đình và dòng họ tiêu biểu sau 30/4/1975 trên lãnh thổ từ Quảng Trị trở vào theo quy định của pháp luật. Trung tâm Lưu trữ quốc gia II có trụ sở tại TP.HCM, có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng.  Nhiệm vụ: Với chức năng như trên, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II có những nhiệm vụ và quyền hạn sau: - Thu thập, bổ sung tài liệu, tư liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức và cá nhân ở trong nước và ngoài nước thuộc thẩm quyền được giao; - Kiểm tra, đôn đốc, hướng dẫn các cơ quan, tổ chức và cá nhân thuộc nguồn nộp lưu, chuẩn bị hồ sơ tài liệu nộp vào Trung tâm II; - Chỉnh lý, phân loại, xác định giá trị tài liệu, tư liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Trung tâm II; - Bảo vệ, bảo quản tài liệu, lập bản sao bảo hiểm đối với tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm thuộc phạm vi quản lý của Trung tâm II và của các cơ quan, tổ chức lưu trữ khác có nhu cầu; - Thực hiện tu bổ, phục chế với những tài liệu, tư liệu lưu trữ hư hỏng; Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy 10 [...].. .Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ - GVHD: Nguyễn Thị Trà Xây dựng và quản lý hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tài liệu, tư liệu lưu trữ; thực hiện thống kê và báo cáo thống kê lưu trữ lên Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước; - Thực hiện việc thông báo, giới thiệu, công bố và phục vụ sử dụng tài liệu, tư liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Trung tâm Lưu trữ quốc gia II; - Quản lý... liệu lưu trữ đề ta những quy định, nội quy phù hợp, trên cơ sở đó quán triệt tinh thần của cán bộ công nhân viên chức trong cơ quan thực hiện tốt việc bảo quản tài liệu lưu trữ Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy 20 Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Trà - Nhìn chung, công tác bảo quản tài liệu của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II đã thực hiện khá hoàn chỉnh những quy định của Nhà nước giao... bảo quản kết hợp với công tác phòng chống cháy nổ hết sức hiện đại của trung tâm, đã khiến em học hỏi và mở Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy 19 Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Trà rộng thêm kiến thức về công tác bảo quản tài liệu không chỉ ở Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II nói riêng và tất cả trung tâm lưu trữ khác nói chung Về phương tiện bảo quản, để bảo quản tài liệu được an... gửi văn bản sau Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy 15 Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Trà  Lưu văn bản đi: Trung tâm Lưu trữ quốc gia II lưu văn bản đi theo thời gian, cụ thể là theo từng năm Tất cả các văn bản đi của Trung tâm trước khi gửi đi đều được giữ lại 02 bản có đầy đủ thể thức Một bản để lập hồ sơ và theo dõi công việc ở đơn vị thừa hành, một bản lưu ở văn thư để tra tìm,... Cán bộ lưu trữ 4.3 Công tác chỉnh lý Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy 17 Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Trà Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là một khâu nghiệp vụ trong công tác lưu trữ nhằm để phân loại Sắp xếp hệ thống tài liệu theo phương án khoa học đã chọn phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan Hiện tại cơ quan đã thực hiện chỉnh lý tài liệu rồi Đối với những phông lưu trữ đã... luôn công tác văn thư lưu trữ khi cần thiết Cán bộ lưu trữ ngoài kiến thức về lĩnh vực: Lịch sử, kinh tế, văn hóa, xã hội, phải vững về chuyên môn nghiệp vụ, không ngừng trao đổi, học tập để thực hiện công tác lưu trữ đạt được nhiều kết quả Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy 22 Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Trà Trực tiếp thực hiện các công việc và báo cáo kết quả đạt được của... tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ, quản lý tư liệu nghiệp vụ Lưu trữ, xây dựng và quản lý hệ thống công cụ tra cứu của Trung tâm − Phòng Hành chính - Tổ chức: Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy 11 Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Trà Thông tin, tổng hợp hoạt động của trung tâm; phụ trách công tác tổ chức cán bộ, công tác văn thư Lưu trữ, công tác bảo vệ thường trực quản... tư, tài sản và kinh phí của Trung tâm II theo quy định của pháp luật và quy định phân cấp của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước  Cơ cấu tổ chức: Theo Quyết định số 20/QĐ-LTNN về tổ chức bộ máy của Trung tâm Lưu trữ quốc gia II thì hiện nay Trung tâm có cơ cấu bao gồm 07 phòng Việc tổ chức, cũng như chức năng, nhiệm vụ của các phòng do Giám đốc Trung tâm Lưu trữ quốc gia II quy định Cụ thể như... sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy 12 Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ + GVHD: Nguyễn Thị Trà Phòng Thu thập, Bổ sung tài liệu: có 03 người (gồm 02 lưu trữ viên và 01 Trung cấp) + Phòng Chỉnh lý tài liệu: 10 người (gồm 03 Lưu trữ viên, 07 Trung cấp) + Phòng Tin học và Công cụ tra cứu: 06 người (gồm 02 kỹ sư tin học, 01 Lưu trữ viên, 03 nhân viên kỹ thuật) + Phòng Bảo quản tài liệu: 07 người (gồm 03 Trung. .. tình hình thực tế tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II thì số lượng tài liệu hiện có là 50m/giá Tài liệu trong phông trung tâm Lưu trữ Quốc gia II có thời gian bắt đầu và kết thúc là : Năm 1976 – 2010 - Khối lượng tài liệu : Gồm 2000 đơn vị bảo quản, tương đương 50m - Thành phần và nội dung tài liệu : Thành phần tài liệu trong phông chủ yếu là tài liệu hành chính, bao gồm các loại sau : + Báo cáo công . Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Trà TRƯỜNG TRUNG CẤP VĂN THƯ LƯU TRỮ TW KHOA LƯU TRỮ  BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH NGHỀ LƯU TRỮ Họ và tên : NGUYỂN THỊ THỦY Lớp : LƯU TRỮ. Lưu trữ 15 Khóa 2009 – 2011, đã đến thực tập tại phòng Chỉnh lý tài liệu, Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia II. Thời gian thực tập : từ ngày 27/6/2010 đến ngày 20/8/2010. Trong thời gian thực tập tại. THƯ, LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN 9 I. TÌM HIỂU VỀ CƠ QUAN THỰC TẬP: 9 1.Giới thiệu vài nét về Trung tâm Lưu trữ quốc gia II: 9 SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA II 12 II. KHẢO SÁT VÀ BÁO