Bài 1 - Introduction about email & its context (Giới thiệu về email & phạm vi của email) –phần2 QUOTING DOCUMENTS (TRÍCH DẪN TƯ LIỆU) Nếu các bạn viết e-mail trả lời cho một bức thư điện tử khác, các bạn nên trích dẫn những tư liệu đã được đề cập đến để chỉ dẫn phạm vi bạn muốn đề cập. Thay vì gửi một bức e-mail trả lời nói rằng: yes Các bạn nên trả lời như sau: > Did you get all of the left-handed thromblemeisters > that you needed? yes Sử dụng dấu lớn hơn (>) là cách thường dùng nhất để trích lời của ai đó trong thư điện tử, tuy nhiên những phần mềm soạn e-mail khác của các bạn cũng có thể dùng những quy ước khác nhau. Thậm chí, ngay cả khi có một số lượng từ khá lớn được dùng trong phần trả lời các bạn vẫn cần phải trích dẫn những phần của bức thư điện tử trước. Điều đó là cần thiết. Các bạn hãy thử tưởng tượng hôm thứ hai bạn nhận được một bức thư điện tử trả lời cho bức e-mail bạn gửi từ hôm thứ sáu và đã không nhớ rõ nội dung nữa thì các bạn sẽ thấy bất tiện thế nào. Các bạn hãy thử đặt mình vào vị trí ấy và quan sát phần nội dung sau: I talked to them about it the other day, and they want to see the other one before they make up their minds. Phản ứng của các bạn chắc hẳn sẽ là "Huh???" Bạn sẽ thấy thật sự khó hiểu và phải tìm lại phần thư đã gửi xem mình đã hỏi gì. Việc làm đó hết sức rắc rối và mất thời gian. Sẽ dễ dàng hơn rất nhiều nếu bạn nhận được một bức e- mail như sau: > I've got the price quote for the Cobra subassembly > ready; as soon as I get a decision on the > thromblemeister selection, I'll be ready to go. > Have you talked to the thermo guys about whether > they are ready to go with the left-handed thrombo or > do they want to wait and check out the right-handed > one first? I talked to them about it the other day, and they want to see the other one before they make up their minds. Thực sự bức thư điện tử trên tốt hơn rất nhiều so với phần đưa ra trước đó. Tuy nhiên các bạn có thể nhận thấy nếu trích dẫn như vậy thì phạm vi quá rộng. Ba dòng đầu tiên không có mối tương quan nào với câu trả lời cả nên chúng ta có thể lược bỏ chúng. Chính vì vậy các bạn chỉ cần phải trích dẫn đủ những phần thuộc phạm vi bạn muốn đề cập đến. Ví dụ như ở bức e-mail trên các bạn chỉ cần trích dẫn như sau là đủ: > Have you talked to the thermo guys about whether > they are ready to go with the left- handed thrombo or > do they want to wait and check out the right-handed > one first? I talked to them about it the other day, and they want to see the other one before they make up their minds. Nếu như phần nội dung không đủ quan trọng để bạn dành thời gian trích dẫn từ bức thư điện tử ban đầu, các bạn có thể trích dẫn toàn bộ bức e-mail trước xuống phía dưới phần trả lời của các bạn. Nếu các bạn để như vậy người đọc sẽ không phải xem phần trích dẫn kèm đó nếu họ đã hiểu phần nội dung mà bạn trả lời. REMOVE PRONOUNS (THAY THẾ ĐẠI TỪ) Phần ví dụ trên đã trích dẫn khá đầy đủ theo phạm vi đề cập đến, nhưng các bạn vẫn phải cố gắng mới có thể hiểu được phần trả lời. Điều đó là do bức e-mail đã sử dụng nhiều đại từ dễ gây nhầm lẫn. Một quy tắc khá hữu ích sẽ được rút ra nếu các bạn nhìn vào tất cả phần đại từ ở 3 câu đầu tiên. Nếu chúng không thay thế cho một phần cụ thể được đề cập đến một cách rõ ràng trong phần e-mail các bạn hãy chuyển chúng thành những từ rõ ràng, dễ nhận biết hơn để tránh việc làm người đọc thấy hoang mang. Ví dụ [...]...> Have you talked to the thermo guys [about which handedness > they want]? I talked to the thermo group on Wednesday, and they think the left-handed thromblemeister will probably work, but they want to evaluate the right-handed unit before they make up their minds Bây giờ, phần trả lời đã rõ ràng và cụ thể hơn Và, vì phần trả lời... vậy sẽ giúp phạm vi bức e-mail chỉ gói gọn trong phần thân của thư và giúp người nhận dễ hiểu hơn Tuy nhiên làm như vậy sẽ mất khá nhiều thời gian để soạn một bức thư điện tử SUMMARY (TÓM TẮT) Nói tóm lại, khi các bạn viết e-mail điều hiển nhiên là các bạn hiểu rõ những phần mình viết ra, nhưng người đọc chưa chắc đã hiểu Chính vì vậy các bạn hãy cố gắng đưa họ phần phạm vi e-mail chi tiết, rõ ràng . Bài 1 - Introduction about email & its context (Giới thiệu về email & phạm vi của email) –phần2 QUOTING DOCUMENTS (TRÍCH DẪN TƯ LIỆU) Nếu các bạn viết e-mail trả lời. go. > Have you talked to the thermo guys about whether > they are ready to go with the left-handed thrombo or > do they want to wait and check out the right-handed > one. được một bức e- mail như sau: > I've got the price quote for the Cobra subassembly > ready; as soon as I get a decision on the > thromblemeister selection, I'll be