Bài 1 - Introduction about email & its context (Giới thiệu về email & phạm vi của email) –phần3 THE BODY PHẦN THÂN CỦA BỨC THƯ ĐIỆN TỬ, BAO GỒM NỘI DUNG CHÍNH MÀ NGƯỜI GỬI MUỐN TRUYỀN ĐẠT THE SIGNATURE PHẦN CHỮ KÝ CONTEXT OF EMAIL (PHẠM VI CỦA EMAIL) Thông thường một cuộc trò chuyện phạm vi trao đổi khá nhỏ. Về mặt không gian, bạn trò chuyện trực tiếp với ai đó đồng nghĩa với việc hai người cùng ở trên một vị trí, địa điểm cụ thể nhất định. Còn khi các bạn trao đổi với người khác qua điện thoại, bạn và người đó phải nói chuyện tại cùng một thời điểm, nói cách khác, hai người có sự tương đồng về thời gian. Trường hợp phạm vi trao đổi ở mức độ trung bình là khi các bạn trao đổi qua thư với quy trình thu thập nội dung, viết ra giấy sau đó dán tem rồi gửi cho đối tượng bạn muốn trao đổi. Tuy nhiên trao đổi qua e-mail các bạn khó có thể đảm bảo bất kỳ điều gì về địa điểm của người gửi, thời gian gửi, tâm trạng của người gửi, sở thích hoặc những giá trị mà bạn sẽ nhận được trong tương lai. Điều đó có nghĩa là các bạn sẽ phải thật cẩn thận khi đưa ra những thông tin của bạn cho người nhận. Phần dưới đây sẽ cung cấp cho các bạn những chiến lược cụ thể để làm điều đó. USEFUL SUBJECT LINES (NHỮNG DÒNG CHỦ ĐỀ HỮU ÍCH) Dòng chủ đề thường gắn liền hoặc liên quan một cách trực tiếp và mật thiết đến phần thân của e-mail. Khi đọc dòng chủ đề, người nhận e-mail sẽ tự động hướng tới một phạm vi riêng biệt và cụ thể được đề cập ở dòng chủ đề trước khi họ đọc phần nội dung của bức e-mail. Dòng chủ đề nên ngắn gọn vì vậy một khuyến cáo khá phổ biến là người gửi thư điện tử nên cắt bớt những dòng chủ đề quá dài dòng. Bởi chưa có một quy ước hay qui tắc nào đưa ra bắt buộc dòng chủ đề phải là một câu hoàn chỉnh. Ngoài ra, phần này cũng nên đưa ra những đầu mối, gợi ý về phần nội dung của bức thư điện tử. Ví dụ Subject: need 3 thrombos by Tues Chris - I need three thromblemeisters for Thursday's demo in Boston. They need to be left-handed, and they need to be packed for shipping by Tuesday night. Quan sát ví dụ trên các bạn có thể dễ dàng nhận thấy dòng chủ đề đã tóm tắt rất khéo những thông tin quan trọng nhất của phần nội dung của một bức thư điện tử. Khi bức thư điện tử của bạn là phần trả lời của một bức e- mail khác, phần mềm soạn thảo e-mail của bạn sẽ tự động đưa ra dòng chủ đề bắt đầu với RE: hoặc Re:; phần viết tắt của từ REPLY (TRẢ LỜI). Tuy nhiên, trong những trường hợp phần mềm soạn e- mail của bạn không thực hiện theo nguyên tắc đó các bạn hãy tự mình điền thêm RE: vào phần e-mail trả lời của mình, điều đó giúp người nhận có thể dễ dàng nhận diện các loại email cũng như thể hiện phép lịch sự trong việc giao thiệp qua e-mail. Ví dụ Subject: Re: need 3 thrombos by Tues Pat - I've got two thromblemeisters already packed from last week's demo, but I don't have another functional left-handed one right now. Can you cope with two lefties and one rightie? Với những trường hợp yêu cầu thời gian trả lời khá gấp, các bạn có thể bắt đầu dòng chủ đề của mình với chữ URGENT (KHẨN CẤP). Điều đó đặc biệt có ý nghĩa nếu người bạn gửi e-mail tới thường nhận được rất nhiều thư điện tử. Bởi làm như vậy sẽ giúp bức e-mail không bị lẫn với nhũng bức thư điện tử của người khác và có thể được trả lời sớm. Ví dụ Subject: URGENT: need left-handed thrombo I've *got* to have another left-handed thromblemeister . Bài 1 - Introduction about email & its context (Giới thiệu về email & phạm vi của email) –phần3 THE BODY PHẦN THÂN CỦA BỨC. giao thiệp qua e-mail. Ví dụ Subject: Re: need 3 thrombos by Tues Pat - I've got two thromblemeisters already packed from last week's demo, but I don't have another. URGENT: need left-handed thrombo I've *got* to have another left-handed thromblemeister for the Boston demo, and I need it by tomorrow afternoon. Chris only has two, and I've got