BÀI 9 NGÀY 3.12.2009 UTBINH SOẠN Bài viết này Út Bỉnh dựa theo Giáo Trình CLB Khuyết Tật TRẺ nền 2000 . Út Bỉnh cố gắng viết thật kỷ - chi tiết để giúp các bạn có cơ hội tìm hiểu giống như Út Bỉnh tự học vậy . Hãy thuộc Cửu Chương rồi bạn mới làm được tính nhân , chia . I.GIỚI THIỆU MICROSOFT EXCEL 2007 1. Khởi động Excel : • Nhấp Đúp vào Shortcut trên Desktop . • Hoặc chọn Start > Progtams > Microsoft Excel . 2. Màn Hình Excel : 1.Title Bar : Thanh Tiêu đề . 2.Menu Bar : Thanh Menu . 3.Standard Toolbar : Thanh Công Cụ chuẩn . 4.Formatting Toolbar : Thanh Định Dạng . 5.Formular Bar : Thanh chứa Công Thức . 6.Sheet Tab : Tab Sheet . 7.Status Bar : Thanh Tình Trạng . 8.Worksheet : Bảng Tính . 9.Scroll Bars : Các Thanh Cuộn . II.MỘT SỐ KHÁI NIỆM TRONG EXCEL 2007 1 1. Workbook ( Sổ Tính ) : Một Tập tin được tạo bởi Excel có phần mở rộng là .xls và được gọi là một Workbook . Workbook gồm nhiều Bảng Tính (Worksheet ) . 2. Bảng Tính ( Worksheet ) : • Một Bảng Tính được coi như là một bảng rất lớn , gồm 256 Cột ( Column ) có các tên Ký Tự A,B,C . . . AA,BB,CC . . .IV và 65536 Dòng ( Row ) được đánh số bằng 1,2,3 . . .65.536. • Một Workbook thông thường gồm 3 Worksheet và được đặt tên là Worksheet 1 , Worksheet 2 , Worksheet 3 . Bạn có thể áp dụng Menu Con khi nhấp Phải lên nó . 3. Ô (CELL) : • Ô ( Cell) là giao của 1 Dòng và 1 Cột . • Địa chỉ Ô : Tên của Cột trước + Tên của Dòng sau : Ô C2 , D5 ,K7 . 2 4. VÙNG (RANGE) : • Tập hợp của nhiều Ô liên tiếp nhau . • Một Vùng được xác định bởi Ô góc trên bên Trái và góc dưới bên Phải . • Địa chỉ Vùng : B5:D7 . ( Tên Ô góc trên bên Trái + Dấu 2 chấm + Tên Ô góc dưới bên Phải ) . III.THAO TÁC TRÊN BẢNG TÍNH 1. Di chuyển trong Bảng Tính : • Dùng chuột : Nhấp con trỏ lên Ô muốn chọn . 3 • Dùng bàn phím : 2. Di Chuyển Nhanh đến bất kỳ 1 Ô trong Bảng Tính : • Nhập Địa Chỉ Ô trong Hộp Name Box . • Hoặc Phím F5 , nhập địa chỉ trong HT Go To . IV.THAO TÁC CHỌN TRONG BẢNG TÍNH 4 GỎ PHÍM ĐỂ DI CHUYỂN Ô HIỆN HÀNH Mùi tên qua Phải Sang Phải 1 Dòng Mùi tên qua Trái Sang Trái 1 Dòng Mủi Tên lên Lên 1 Dòng Mủi Tên xuống Xuống 1 Dòng Ctrl + Mủi tên Phải Đến Cột cuối cùng IV của Worksheet . Ctrl + Mủi tên Trái Đến Cột đầu tiên A của Worksheet Ctrl + Mủi tên Lên Đến Dòng số 1 Ctrl + Mủi tên Xuống Đến Dòng cuối cùng 65.536 Home Về cột đầu tiên của Dòng Ctrl+ Home Về Ô đầu tiên của Worksheet Ctrl+ End Về Ô cuối cùng có dữ liệu của Worksheet Page Down Cuộn lên 1 Trang Màn Hình Page Up Cuộn xuống 1 Trang Màn Hình Alt + Page Down Sang Phải 1 Trang Màn Hình Alt + Page Up Sang Trái 1 Trang Màn Hình 1. Chọn 1 Ô : Nhấp vào Ô muốn chọn . 2. Chọn nhiều Ô rời nhau : Chọn Ô đầu tiên > Giữ Ctrl và chọn các Ô cần chọn khác 3. Chọn Cột – Dòng : Nhấp lên Tiêu Đề Cột hay Tiêu đề Dòng để chọn Cột hay Dòng 4. Chọn nhiều Cột – Dòng : Chọn Dòng , Cột đầu tiên , sau đó giữ Ctrl và chọn các Dòng , Cột cần chọn khác . 5. Chọn 1 Vùng : • Dùng Chuột : Chọn Ô đầu tiên ở góc Trái trên của Vùng cần chọn > Nhấp Ô góc Phải dưới . • Dùng Bàn Phím : Chọn Ô đầu tiên ở góc Trái trên của Vùng cần chọn > Giữ Phím Shift và Dùng Phím Mủi tên để chọn vùng hoặc nhấp chọn Ô góc đáy Phải dưới . • Chọn toàn bộ Bảng Tính : Nhấp tại Tiêu Điểm của Tiêu đề Dòng và Tiêu Đề Cột hoặc nhấp Ctrl + A . V.NHẬP DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH 1. Nguyên tắc chung : • Chọn 1 Ô cần nhập Số , Chữ , Ngày , Giờ . • Gỏ giá trị cần nhập . • Sau khi nhập xong gỏ phím Tab để di chuyển đến Ô kế tiếp cùng Dòng , dùng phím Enter để di chuyển đến Dòng kế tiếp . • Vì các giá trị trong Ô sẽ duùng để tính toán , do đó việc nhập liệu cần chính xác về giá trị và dữ liệu . 2. Nhập SỐ : • Ký tự gỏ vào là các số ( 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 ) . Gỏ - để biểu diễn số âm . Ví dụ : 365890 , 4678354678 , - 879796 . • Số thường được canh Phải trong Ô . 5 • Chú Ý : Khi độ rộng của Ô không đủ trình bày giá trị số đã nhập , số sẽ biểu diển dưới dạng khoa học ( Ví dụ : 1E+07 hay dạng ##### ) . Cần điều chỉnh độ rộng Cột cho thích hợp . 3. Nhập CHUỔI ( Text ) : • Ký tự nhập vào có ít nhất 1 Ký tự là Chữ . ( Ví dụ : Excell 2007 , 1A2 . • Chuỗi thường được canh Trái trong Ô . • Khi cần nhập kiểu chuỗi gồm các số : Gỏ dấu nháy đơn sau đó là giá trị các số cần nhập . Ví dụ : ‘2568364 . • Khi độ rộng của Ô không đủ trình bày chuỗi đã nhập : o Nếu Ô kế bên Phải có dữ liệu , chuỗi sẽ bị che một phần . o Nếu Ô kế bên Phải trống : Chuỗi sẽ hiển thị cả trong Ô kế . • Điều chỉnh độ rộng Cột để hiển thị đủ dữ liệu : ( Thường dùng ) o Dùng Alt+Enter tại vị trí cần xuống Dòng khi nhập chuỗi cần trình bày nhiều Dòng trong 1 Ô . • Bỏ dấu kiểu chữ Việt : Chọn toàn bộ bảng Tính > Chọn Font VNI trong Thanh Formatting và chọn VNI > Trong Bộ gỏ Unikey chọn theo Hình . 6 4. Nhập GIỜ : • Giờ là dạng số đặc biệt . Nhập theo dạng : hh:mm:ss. ( Trong đó : hh : 0 . . .23 = mm :0 . . .59 – ss : 0. . .59 ) Ví dụ : 04:05:43 ,20:15:50 . 5. Nhập NGÀY : • Ngày cũng là dạng số đặc biệt . Trước khi nhập ngày cần kiểm tra định dạng ngày trong mày tính đang làm việc .( Vô : Start > Control Panel > Regional and Language Options > Chọn Tab Regional Options > Trong phần Short Date xem đang dùng kiể nào ? : dd/mm/yy hay mm/dd/yy ? và phải nhập đúng định dạng này .( Ngày trước hay tháng trước ? ) • Khi nhập ngày đúng , giá trị ngày sẽ canh Phải trong Cột . • Trong phần Năm : 7 o Nếu nhập 2 số :  Từ 0 đến 29 : Tự động chuyển thành 2000. . .2009  Từ 30 đến 99 : Tự động chuyển thành 1930. . . 1999 o Nếu nhập 4 số : Excel sẽ giữ nguyên giá trị đã nhập . Ví dụ : • Nếu trong Short Date là mm/dd/yy : nhập tháng/ngày/năm 12/4/2009 . • Nếu trong Short Date là dd/mm/yy : nhập ngày/tháng/năm 4/12/2009 • Chú ý : Để nhập Ngày Tháng theo Dạng Ngày / Tháng / Năm có 2 cách : o Chỉnh sửa trong Control Panel theo dạng dd/mm/yy. o Nếu trong Control Panel có dạng mm/dd/yy dung chức năng định dạng trong Excel để trình bày lại theo dạng nagy2 / tháng / năm . VI.MỘT SỐ THAO TÁC TRONG KHI NHẬP LIỆU 1. Chỉnh Độ Rộng Cột : • Để Con trỏ trên Vạch Đứng trên Tiêu đề giữa 2 cột > Con trỏ biến thành Mủi tên 4 Đầu, Rê qua Phải để nới rộng Cột > Rê qua Trái để thu hẹp Cột . Bắt đầu nhập dữ liệu . • Chỉnh độ rộng Cột theo dữ liệu : Trong Ô đã nhập dữ liệu cần chỉnh Cột cho rộng ra , nhấp đúp lên ranh 2 cột sẽ tự động nới rộng Cột vừa khít dữ liệu . 8 2. Chỉnh độ cao của Dòng : Áp dụng giống trường trợp trên thay vì ranh Cột thí rê hay nhấp dúp ranh Dòng . 3. Điền Số Thứ Tự Tự Động : 9 Gỏ Số Thứ tự khởi đầu > Giữ Ctrl , rê Nút Fill Handle ( Nút vuông nhỏ nằm ở góc Phải của Ô ) theo Cột hay Dòng cần tạo tiếp các số thứ tự một cách tự động . 4. Sử dụng chức năng Merge and Center : Trình bày dữ liệu của 1 Ô hiển thị trong nhiều Ô kế bên Phải : Nhập dữ liệu vào > Rê qua Phải chọn nhiều Ô > Nhấp xổ xuống của Merge & Center > Chọn Merge Cells > Đã trộn các Ô thành 1 Ô chứa dữ liệu dài đã nhập . 10 [...]... Nút Office Button > Open > Đến nơi đã lưu Workbool.xls > Open > đã hiện ra Trang Excel 3 Lưu Workbook : Nút Office Button > Save As , có rất nhiều định dạng cần chọn , ở đây bạn nên chọn Exce; 97 – 203 Workbook để những người xài Phiên bản 97 hoặc 2003 vẫn mở được > Chọn nơi lưu > Nhấp Save NGÀY 7.12.2009 : 9 VÀ 10.NHẬP MÔN – CÔNG THỨC VÀ HÀM 12 Hiệu chỉnh dữ liệu ( Bạn dùng Phím F2 sẽ hiện ra Con Trỏ để bạn có thể bôi đen dữ liệu xong định dạng nó theo ý muốn Ví dụ : Trong 1 Ô bạn đã nhập dữ liệu có 3 Dòng bằng cách 11ung Phím Alt + Enter khi xuống dòng Thường các Dòng dưới Size nhỏ , vậy bạn bôi đen nó và định dạng lại Như vậy Ô của bạn sẽ trông rất đẹp và đạt yêu cầu có nhiều Dòng . kỷ - chi tiết để giúp các bạn có cơ hội tìm hiểu giống như Út Bỉnh tự học vậy . Hãy thuộc Cửu Chương rồi bạn mới làm được tính nhân , chia . I.GIỚI THIỆU MICROSOFT EXCEL 2007 1. Khởi động Excel. số đã nhập , số sẽ biểu diển dưới dạng khoa học ( Ví dụ : 1E+07 hay dạng ##### ) . Cần điều chỉnh độ rộng Cột cho thích hợp . 3. Nhập CHUỔI ( Text ) : • Ký tự nhập vào có ít nhất 1 Ký tự là Chữ. do đó việc nhập liệu cần chính xác về giá trị và dữ liệu . 2. Nhập SỐ : • Ký tự gỏ vào là các số ( 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 ) . Gỏ - để biểu diễn số âm . Ví dụ : 365890 , 4678354678 , - 879796 . •