QUẢN LÝ CÔNG VĂN I)Mô tả nghiệp vụ của công tác quản lý công văn của cán bộ chuyên trách văn phòng – thống kê của ủy ban. Trong việc quản lý công văn, giấy tờ, ta xác định được các nghiệp vụ chính như sau: quản lý công văn đến; quản lý công văn đi; quản lý lưu trữ, cung cấp thông tin về công văn phục vụ cho cấp lãnh đạo. 1) Quản lý công văn đến: Quy trình quản lý công văn đến gồm: tiếp nhận và đăng ký công văn đến; phân phối công văn đến cho các đơn vị, cá nhân có liên quan để giải quyết; giải quyết công văn đến; theo dõi tình hình quản lý công văn đến (lập báo cáo, thống kế, nhắc nhở). • Công văn đến có thể là do cơ quan gởi đến hoặc cá nhân gởi đến. • Tất cả công văn đến được cán bộ chuyên trách văn phòng – thống kê ghi vào sổ công văn đến, sau đó sẽ phân loại công văn thành các loại: công văn được chuyển trực tiếp đến bộ phận nào hoặc công văn là loại thông báo, chỉ thị, đơn từ khiếu nại,…; phân loại công văn thành các lĩnh vực: an ninh, quốc phòng, đất đai, dân số… • Sau đó công văn sẽ được chuyển đến những người có liên quan. • Các cán bộ chuyên trách, các ủy viên sẽ xem xét công văn, nếu tự giải quyết được họ sẽ phê ký rồi sẽ trình lên Chủ tịch, nếu không tự giải quyết được, cần có sự đồng ý giải quyết của cán bộ, ủy viên khác thì họ sẽ ký để chuyển đi. Nội dung của công văn sau khi ký bao gồm: chuyển cho ai (nếu công văn cần chuyển đi), thời hạn giải quyết, ngày ký (ký duyệt hoặc chuyển đi). • Cán bộ chuyên trách văn phòng – thống kê dựa vào nội dung để ghi những thông tin vào sổ công văn và chuyển công văn đi. • Nếu công văn là những thông báo thì cán bộ chuyên trách văn phòng – thống kê sẽ soạn thảo, trình Chủ tịch, nếu được họ sẽ ban hành công văn đi. • Công văn đến có các thông tin: STTCV: số thứ tự công văn (do phường ghi). Số CV: là số ghi trên công văn, nếu công văn là do 1 cơ quan gởi. Ngày CV: ngày ghi trên công văn. Ngày đến: ngày phường nhận công văn. Ngày vào sổ: Người ký: có thể là người viết đơn nếu do cá nhân gởi; có thể là lãnh đạo của cơ quan nếu do cơ quan gởi. Ghi chú: số trang, tài liệu đính kèm…. Trích yếu nội dung: tóm tắt nội dung của văn bản. 2) Quản lý công văn đi: Quy trình quản lý công văn đi gồm: soạn thảo công văn đi; ban hành và gởi công văn đi; vào sổ công văn; theo dõi hồi báo, theo dõi thực hiện, triển khai công văn đi (lập báo cáo, thống kê, nhắc nhở). • Công văn sẽ được soạn thảo bởi một người được sư phân công của cán bộ chuyên trách. Sau khi soạn thảo xong, công văn sẽ được trình lên lãnh đạo để ký duyệt hoặc tự nhân viên văn thư ký nếu nằm trong quyền hạn của mình. • Công văn đã được ký sẽ được in ấn và nhân bản (copy) và sẽ được cán bộ chuyên trách văn phòng – thống kê đóng dấu và gởi đi. • Cán bộ chuyên trách văn phòng – thống kê tiến hành các công việc: đóng dấu, vào sổ công văn đi, lưu bản gốc, làm thủ tục gởi công văn đến các địa chỉ cần thiết. • Những công văn đi cần theo dõi hồi báo được xác định rõ trong nội dung công văn. Các công văn đến là hồi báo của một công văn đi nhất định được xác định rõ ở tiêu đề của công văn. • Công văn đi có các thông tin: Số CV: số của công văn đi. Ngày CV: ngày gởi công văn đi. Người nhận: có thể là cá nhân hoặc lãnh đạo của một cơ quan. Người ký: người chịu trách nhiệm xử lý công văn. 1 Ghi chú: số trang, tài liệu đính kèm…. Trích yêu công văn: tóm tắt nội dung. 3) Quản lý lưu trữ, cung cấp thông tin: Gồm: lưu trữ công văn đến, công văn đi; cung cấp thông tin phục vụ nhu cầu tra cứu, tìm kiếm phục vụ điều hành quản lý và giải quyết các công văn. • Công văn được sắp xếp và phân loại theo 2 nhóm: _ Tên loại: lưu trữ công văn theo tên loại công văn _ Lĩnh vực: lưu trữ các công văn có liên quan đến một vấn đề, một công việc nào đó. Danh mục loại Công Văn Mã loại CV Mô tả Mã loại CV Mô tả LT Luật BB Biên bản PL Pháp lệnh ĐTKH Đề tài KH NĐ Nghị định DA Dự án NQ Nghị quyết HĐ Hợp đồng QĐ Quyết định ĐL Điều lệ CT Chỉ thị PC Phiếu chuyển TT Thông tư GB Giấy báo TB Thông báo SL Sao lục ĐB Điện báo ĐTKT Đơn thư khiếu tố CĐ Công điện KN Kiến nghị BC Báo cáo GM Giấy mời BCN Báo cáo nhanh GT Giấy giới thiệu TR Tờ trình ĐĐ Giấy đi đường CV Công văn NP Giấy nghỉ phép Danh mục các lĩnh vực Mã Mô tả Mã Mô tả • Luật pháp • An ninh • Quốc phòng • Công nghiệp • Nông nghiệp • Thương mại-Dịch vụ • Du lịch • Xây dựng • Giao thông vận tải • Khoa học & Công nghệ • Hợp tác quốc tế • Tổ chức cán bộ • Kế hoạch tài chính • Đầu tư • Ngân hàng & tiền tệ • Nghiên cứu KH • Chương trình, Dự án • Khiếu nại, tố cáo • Đất đai • Ngoại vụ • Dân số và gia đình • Giáo dục &Đào tạo • Văn hoá • Thể dục thể thao • Lao động tiền lương • Xã hội-Thương binh • Y tế - Sức khoẻ • Khen thưởng • Thông tin nội bộ • Các tiêu chuẩn tìm kiếm: Tìm kiếm CVĐến: • Tìm kiếm theo Số thứ tự công văn (STTCV) • Tìm kiếm theo loại 2 • Tìm kiếm theo lĩnh vực • Tìm kiếm theo cơ quan • Tìm kiếm theo nhân viên nhận • Tìm kiếm theo ngày công văn đến • Tìm kiếm theo ngày vào sổ Tìm kiếm CVĐi : • Tìm kiếm theo số công văn đi (SO CV DI) • Tìm kiếm theo loại • Tìm kiếm theo lĩnh vực • Tìm kiếm theo nhân viên ký • Tìm kiếm theo ngày công văn đi Tìm kiếm Lãnh Vực: • Tìm kiếm theo tên lĩnh vực Tìm kiếm Loại Công Văn: • Tìm kiếm theo tên loại Tìm kiếm Phòng Ban: • Tìm kiếm theo tên phòng ban Tìm kiếm Nhân Viên: • Tìm kiếm theo tên nhân viên Một số khó khăn hiện nay: _ Do số lượng công văn lớn và do thao tác thủ công nên gây ra sự chậm trễ, tốn thời gian làm ảnh hưởng đến việc xử lý công văn giấy tờ. _ Lữu trữ, trao đổi bằng giấy tờ, dễ bị thất lạc, mất mát. _ Tìm kiếm, tra cứu, tổng hợp, lập báo cáo khó khăn. II)Lưu đồ hồ sơ công việc. 1) Lưu đồ hồ sơ công việc của Công văn đến. Bảng mô tả hồ sơ STT Hồ sơ Tên hồ sơ_ Vai trò STT công việc D01 Công văn đến: chứa nội dung một văn bản như tên tác giả, số ký hiệu của cơ quan ngoài gởi đến,trích yếu, T01,T02,T03,T04 D02 Công văn đến cần xử lý: văn bản cần xử lý T01,T02,T04 D03 Công văn gửi sai địa chỉ: Cơ quan ngoài gửi công văn lộn, cần trả lại T01,T03 D04 Sổ công văn đến: ghi chép ngày công văn đến, số ký hiệu, tác giả, trích yếu T02 D05 Công văn chưa xử lý T04,T05 D06 Công văn đã xử lý: xử lý xong chờ chuyển vào lưu trữ T05,T06 D07 Công văn hồi đáp: những ý kiến của chủ tịch T05,T07 D08 Lưu trữ công văn đến: chứa tất cả chi tiết của công văn đến như số ký hiệu, ngày công văn, trích yếu T06 D09 Công văn đi: chứa nội dung trả lời của chủ tịch T07 3 Bảng mô tả công việc STT công việc Mô tả công việc Vị trí làm việc Hồ sơ nhập Hồ sơ xuất T01 Tiếp nhận công văn đến, phân loại công văn. Nếu cần xử lý thì chuyển cho các bộ phận khác Cán bộ chuyên trách văn phòng – thống kê D01 D02,D03 T02 Đăng ký: cập nhật công văn đến vào sổ công văn đến Cán bộ chuyên trách văn phòng – thống kê D02 D04 T03 Trả lại công văn: Phát hiện công văn gửi sai địa chỉ, lập tức gửi trả lại cơ quan đã gửi lộn Cán bộ chuyên trách văn phòng – thống kê D03 D09 T04 Chuyển công văn đến cho chủ tịch: chuyển công văn để chủ tịch xử lý Cán bộ chuyên trách văn phòng – thống kê D04 D05 T05 Xử lý công văn: nhận công văn từ văn phòng thống kê và cho ý kiến xử lý Chủ tịch D05 D06,D07 T06 Chuyển vào lưu trữ: công văn đã xử lý xong, chủ tịch trả lại công văn để văn phòng thống kê đưa vào lưu trữ Cán bộ chuyên trách văn phòng – thống kê D06 D08 T07 Chuyển công văn đi: khi cần trả lời cho công văn đến Cán bộ chuyên trách văn phòng – thống kê D07 D09 4 Lưu đồ hồ sơ công việc Công việc Hồ sơ Lưu đồ hồ sơ công việc Quản lý hồ sơ bộ phận văn phòng_ thống kê Loại: Lưu đồ hồ sơ công việc Tên: Quản lý công văn đến Chủ tịch Cán bộ văn phòng_ thống kê Vị trí ngoài 5 6 Công văn đến D01 Tiếp nhận công văn đến T01 CVĐến cần xử lý D02 CV gửi sai địa chỉ D03 Đăng ký T02 Trả lại CV T03 Sổ đăng ký CVĐến D04 CV cần trả lại D09 Cơ quan ngoài Chuyển CVĐến cho Chủ tịch T04 CV chưa xử lý D05 Xử lý CV T05 CV đã xử lý D06 CV hồi đáp D07 Chuyển CV T07 Chuyển vào lưu trữ T06 Lưu trữ CVĐến D08 CVĐi D09 Cơ quan ngoài 2) Lưu đồ hồ sơ công việc của Công văn đi. Bảng mô tả hồ sơ STT Hồ sơ Tên hồ sơ_ Vai trò STT công việc D11 Bản thảo: bản thảo viết bằng tay do chuyên viên phụ trách soạn thảo T11,T12,T13 D12 Công văn đi: Bảo thảo đã được đánh máy T13 D13 Công văn cần duyệt: văn bản chưa có chữ ký của chủ tịch,chuyển cho chủ tịch ký duyệt T14,T15 D14 Công văn đã ký: công văn đã được chủ tịch ký duyệt T15,T16 D15 Công văn cần lưu trữ: công văn cần chuyển vào lưu sau khi đã đăng ký vào sổ công văn đi T16,T17 D16 Lưu trữ công văn đi: công văn được đưa vào kho lưu trữ T17 D17 Sổ công văn đi: ghi chép ngày công văn đi, trích yếu, tác giả, nơi đến T16 D18 Công văn hoàn chỉnh: công văn đã được ký và đã đăng ký vào sổ công văn đi T16 D19 Công văn cần chuyển: công văn cần phát hành cho cơ quan bên ngoài T18 Bảng mô tả công việc STT công việc Mô tả công việc Vị trí làm việc Hồ sơ nhập Hồ sơ xuất T11 Yêu cầu soạn thảo: chủ tịch có yêu cầu soạn thảo một công văn Chủ tịch T12 Tiếp nhận yêu cầu và soạn thảo: xuất phát từ yêu cầu của chủ tịch, chuyên viên phụ trách soạn thảo ra bản thảo có nội dung mà chủ tịch yêu cầu Chuyên viên phụ trách T13 Đánh máy: xuất phát từ bản thảo viết bằng tay của chuyên viên phụ trách Chuyên viên phụ trách D11 D12 T14 Trình ký duyệt: sau khi đánh máy xong trình lên chủ tịch để chủ tịch duyệt và ký tên Chuyên viên phụ trách D12 D13 T15 Ký duyệt: sau khi xem xét công văn đã hoàn chỉnh, chủ tịch ký vào công văn Chủ tịch D13 D14 T16 Đăng ký vào sổ công văn đi: nhận công văn đã được ký, cán bộ văn phòng thống kê đăng ký vào sổ công văn đi Cán bộ chuyên trách văn phòng – thống kê D14 D15,D17,D18 T17 Đưa vào lưu trữ: chuyển công văn đã đăng ký vào sổ công văn đi vào lưu trữ Cán bộ chuyên trách văn phòng – thống kê D15 D16 T18 Phát hành: chuyển công văn đã hiệu chỉnh ra bên ngoài Cán bộ chuyên trách văn phòng – thống kê D18 D19 7 Lưu đồ công việc hồ sơ Công việc Hồ sơ Lưu đồ hồ sơ công việc Quản lý hồ sơ bộ phận văn phòng_thống kê Loại: Lưu đồ hồ sơ công việc Tên: Quản lý công văn đi Chuyên viên phụ trách Chủ tịch Cán bộ chuyên trách văn phòng – thống kê Vị trí ngoài 8 Yêu cầu soạn thảo T11 Tiếp nhận T12 Đánh máy T13 Bản thảo D11 CVĐi D12 Trình ký duyệt T14 Công văn cần duyệt D13 Ký duyệt T15 CV đã ký D14 Đăng ký vào sổ CVĐi T16 Sổ CVĐi D17 CV đã hoàn chỉnh D18 CV cần lưu trữ D15 Phát hành T18 CV cần chuyển D19 Cơ quan ngoài Đưa vào lưu trữ T17 Lưu trữ công văn đi D16 III) DÒNG LUÂN CHUYỂN THÔNG TIN THEO CHỨC NĂNG: • Công văn đến: • Biểu diễn các dòng: Thứ tự Dòng Dữ liệu được mang Nguồn Đích D1 Nơi nhận công văn đến STTCV NGAYCV SOCV TRÍCHYẾU NƠI GỬI GHI CHÚ Cơ quan ngoài Văn thư D2 Chuyển công văn đến STTCV NGAYCV SOCV TRÍCHYẾU NƠI GỬI GHI CHÚ Văn thư Lãnh đạo D3 Nhận lại công văn đến và ý kiến lãnh đạo STTCV NGAYCV SOCV TRÍCHYẾU NƠI GỬI GHI CHÚ Ý KIẾN LĐ Lãnh đạo Văn thư D4 Nhận công văn đến và ý kiến lãnh đạo (nếu cần sự hồi báo) STTCV NGAYCV SOCV TRÍCHYẾU NƠI GỬI GHI CHÚ Ý KIẾN LĐ Văn thư Chuyên viên phụ trách 9 • Công văn đi: • Biểu diễn các dòng: Thứ tự Dòng Dữ liệu được mang Nguồn Đích D1 Yêu cầu soạn thảo công văn Nội dung yêu cầu Lãnh đạo Chuyên viên phụ trách D2 Bản thảo đã soạn, được trình lên SOCVĐI NGÀYCV NGƯỜI NHẬN NƠI NHẬN NGƯỜI SOẠN THẢO TRÍCH YẾU GHI CHÚ Chuyên viên phụ trách Lãnh đạo D3 Duyệt và chuyển xử lý SOCVĐI NGÀYCV NGƯỜI NHẬN NƠI NHẬN NGƯỜI SOẠN THẢO NGƯỜI KÝ TRÍCH YẾU GHI CHÚ Lãnh đạo Văn thư D4 Phát hành công văn đi SOCVĐI NGÀYCV NGƯỜI NHẬN NƠI NHẬN NGƯỜI SOẠN THẢO NGƯỜI KÝ TRÍCH YẾU GHI CHÚ Văn thư Cơ quan ngoài 10 [...]... VIỆC • Công văn đến: Công văn đến • Vào sổ Xử lý công văn (kiểm tra tính hợp của công văn) Văn thư Lưu Xét duyệt Yêu cầu soạn thảo CV hồi báo Lãnh đạo Gửi đi Văn thư Chuyên viên phụ trách Công văn đi: Dư thảo Công văn Lập bản thảo công văn ↕ (Xem/Sửa) Xét duyệt Ký công Vào sổ công văn văn Chuyển Cơ quan ngoài Lưu trữ Lãnh đạo Chuyên viên phụ trách Văn thư IV) Các loại biểu mẩu, báo cáo: 1) Các biểu... Ngày vào sổ Tổng số: Báo cáo công văn đến theo loại được cán bộ chuyên trách văn phòng _ thống kê thực hiện nhằm báo cáo với cấp lãnh đạo về tất cả công văn đến theo từng loại công văn cụ thể BÁO CÁO CÔNG VĂN ĐẾN THEO NƠI GỞI Ngày: Tên CQ: STT Số CV Tên Loại Tên Lĩnh Vực Họ tên NV nhận Ngày vào sổ Tổng số: Báo cáo công văn đến theo nơi gởi được cán bộ chuyên trách văn phòng _ thống kê thực hiện nhằm... cáo Công văn đến: Mẩ uD0 1 CÔNG VĂN ĐẾN STTCV: Số CV: Ngày công văn đến: Ngày vào sổ: Người ký: Ghi chú: Trích yếu: SỔ CÔNG VĂN ĐẾN Mẩ (tên sổ CV) uD0 Từ ngày Đến ngày 4 Ngày vào sổ Nơi gửi Số CV Ngày CV Loại CV Trích yếu Người nhận, xử lý Ghi chú Sổ công văn đến được cán bộ chuyên trách văn phòng – thống kê dùng để ghi vào tất cả công văn đến... năng: Dựa vào yêu cầu tin học hóa, ta xây dựng sơ đồ chức năng của chường trình gồm có các chức năng sau: _ Cập nhật thông tin (công văn đến, công văn đi, lĩnh vực, loại công văn, nhân viên,… ) _ Tra cứu thông tin (công văn đến, công văn đi, lĩnh vực,loại công văn, nhân viên,… ) _ Báo cáo thống kê (sổ theo dõi công văn đến/đi, thống kê công văn đến/đi) 22 ... Mẩ SỔ CÔNG VĂN ĐI uD1 (tên sổ CV) Từ ngày Đến ngày 7 Ngày vào của CV Loại CV Ngày ký Trích yếu Nơi nhận Người ký Người soạn thảo Sổ công văn đi được cán bộ chuyên trách văn phòng – thống kê dùng để ghi vào tất cả công văn đi BÁO CÁO TẤT CẢ CÔNG VĂN ĐI Ngày: 13 Số Tên Tên CV Đi Loại Họ tên NV gởi Lĩnh Ngày Người nhận Trích Ghi yếu chú CV Đi Vực Tổng số: BÁO CÁO CÔNG VĂN ĐI THEO LĨNH... Tên Lĩnh Vực Tên Cơ Quan Gởi …… Tổng số: Báo cáo công văn đến theo thời gian vào sổ được cán bộ chuyên trách văn phòng _ thống kê thực hiện nhằm báo cáo với cấp lãnh đạo về tất cả công văn đến mà nhân viên này vào sổ trong một khoảng thời gian được nhân viên chỉ định ra 2) Các biểu mẩu, báo cáo Công Văn Đi: Mẩ uD1 2 CÔNG VĂN ĐI Số CV: Ngày công văn đi: Người ký: Người nhận: ... cấp lãnh đạo về tất cả công văn đến theo nơi gởi cụ thể BÁO CÁO CÔNG VĂN ĐẾN THEO NHÂN VIÊN NHẬN Ngày: Họ tên NV: 12 STT Số CV Tên Loại Tên Lĩnh Vực Tên Cơ Quan Gởi Ngày vào sổ Tổng số: Báo cáo công văn đến theo nhân viên nhận được cán bộ chuyên trách văn phòng _ thống kê thực hiện nhằm báo cáo với cấp lãnh đạo về tất cả công văn đến mà nhân viên này nhân được Ngày: BÁO CÁO CÔNG VĂN ĐẾN THEO THỞI GIAN... CẢ CÔNG VĂN ĐẾN STT Số CV Tên Lĩnh Vực Tên Loại Tên CQ Gởi Họ Tên NV nhận Ngày vào sổ Tổng số: BÁO CÁO CÔNG VĂN ĐẾN THEO LĨNH VỰC Ngày: Tên LV: STT Số CV Tên Loại Tên Cơ Quan gởi Họ tên NV nhận Ngày vào sổ Tổng số: Báo cáo công văn đến theo lĩnh vực được cán bộ chuyên trách văn phòng _ thống kê thực hiện nhằm báo cáo với cấp lãnh đạo về tất cả công văn đến theo từng lĩnh vực cụ thể BÁO CÁO CÔNG VĂN... HỌC HÓA: • Quản lý công văn đến, công văn đi (thêm, xóa, sửa) • Tìm kiếm công văn đến, công văn đi (tìm theo STT CV, theo lĩnh vực, theo loại, theo nơi gởi/ nơi nhận, .), tìm kiếm lĩnh vực, loại, nhân viên 14 • Lập các báo cáo thống kê (báo cáo số công văn đến, số công văn đi, theo lĩnh vực, theo loại, theo nơi gởi/ nhận ) VI) Từ điển dữ liệu Tên gọi Ký hiệu Kiểu Chức danh Chức vụ Địa chỉ Địac chỉ... thứ tự công văn GHI CHU TRICH YEU CV DEN LA1 1,1 Tên cơ quan Tên loại Tên lĩnh vực 1,1 Tên phòng ban Trích yếu công văn đến Trích yếu công văn đi NHAN Chuỗi 10 MSNV Nội dung xử lý Ngày công văn đến Ngày công văn đi 1,1 Ngày sinh Ngày vào sổ Ngày gởi 0,n Người ký Người nhận CV DEN công văn Số 0,n MA CQ 1,n MALV Mã phòng ban CQ NGOAI Chiều dài 40 40 40 40 10 10 40 40 40 Chuỗi 10 NDXULY NGAYCVDEN NGAYCVDI . QUẢN LÝ CÔNG VĂN I )Mô tả nghiệp vụ của công tác quản lý công văn của cán bộ chuyên trách văn phòng – thống kê của ủy ban. Trong việc quản lý công văn, giấy tờ, ta xác định được các nghiệp vụ. chính như sau: quản lý công văn đến; quản lý công văn đi; quản lý lưu trữ, cung cấp thông tin về công văn phục vụ cho cấp lãnh đạo. 1) Quản lý công văn đến: Quy trình quản lý công văn đến gồm:. bộ chuyên trách văn phòng – thống kê D03 D09 T04 Chuyển công văn đến cho chủ tịch: chuyển công văn để chủ tịch xử lý Cán bộ chuyên trách văn phòng – thống kê D04 D05 T05 Xử lý công văn: nhận công văn