66 Chương V QUẢN LÝ VÀ THỰC HIỆN DỰ ÁN 1. TỔ CHỨC THỰC HIỆN DỰÁN Tổ chức thực hiện dự án là một quá trình sắp xếp, điều hành và phối hợp thực hiện các công việc một cách khoa học, bao gồm sự chuẩn bị về tài liệu, nhân lực, vật lực và tài chính nhằm thực hiện các công việc một cách hoàn mỹ nhất, hiệu quả nhất, biến các ý tưởng của dự án thành kết quả hiện thực. 1.1. Chọn người quản lý dự án Chọn người quản lý dự án là chọn người tham gia vào khâu tổ chức điều hành, giám sát việc thực hiện dự án. Các bước chọn như sau: * Xác định tiêu chuẩn người quản lý dự án Người quản lý dự án phải .là người có tầm nhìn bao quát, có hiểu biết về chuyên môn của dự án mà họ tham gia; phải có khả năng tổng hợp phân tích các vấn đề then chốt của dự án và tập hợp được mọi người tham gia thực hiện các vấn đề then chết đó. Muốn vậy người quản lý dự án phải hội tụ những tiêu chuẩn sau: - Người có uy tín và ảnh hưởng tết nhất tới cộng đồng, có khả năng xây dựng các nhóm cộng tác cùng làm việc và chia sẻ trách nhiệm. - Người có kinh nghiệm và uy tín trong quản lý, trong chỉ đạo kỹ thuật, trong quản lý tài chính. Người có đức tính cởi mở, thẳng thắn, trung thực và công bằng. - Người có trách nhiệm cao trong công việc của dự án. Là người biết khuyến khích sự tham gia của các đối tác và giải quyết tốt các mâu thuẫn hoặc xung đột giữa các thành viên của dự án. Là người dám chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của dự án. Các tiêu chuẩn chung trên được cụ thể hoá đối với từng chức danh của ban quản lý dự án như sau: Bảng 5.1 . Tiêu chuẩn quản lý dự án STT Trưởn g, p hó ban Thủ q u ỹ, k ế toán Thành viê n 1 Người có kinh nghiệm về quản lý và chỉ đạo kỹ thuật Người có kinh nghiệm và hiểu biết chuyên môn nghiệp vụ kể toán Người hiểu biết sâu về chuyên môn kỹ thuật mà dự án sẽ áp dụng 2 Người có đức tính cởi mở thẳng thắn. công bằng và trung thực Người có đức tính trung thực Người có đức tính cởi mở, thẳng thắng và trung thực 67 3 Người có khả năng xây dựng các nhóm cộng tác viên và giải quyết tốt các mâu thuẫn, phối hợp với cá nhân, các nhóm hoạt động có hi ệ u q u ả Người có khả năng tổ chức điều hành trong phạm vi nhiệm vụ chuyên môn Người có khả năng lãnh đạo các nhóm hoàn thành nhiệm vụ có khả năng tổ chức phối hợp các cá nhân, các nhóm 4 Người có khả năng và dám chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động và kết quả của Người có khả nâng. dám chịu trách nhiệm về phần việc được phân công Người có khả năng dám chịu trách nhiệm về phần việc được phân công * Xác định số lượng thành viên ban quản lý dự án . Xác định số lượng thành viên của ban quản lý dự án cho phù hợp với việc tổ chức thực hiện dự án phải căn cứ vào mục tiêu, nội dung, quy mô và địa bàn thực hiện dự án để ấn định số lượng thành viên. Số lượng này phụ thuộc vào quy mô, phạm vi và nôi dung hoạt động của từng dự án cụ thể. Thông thường đối v ới một dự án phát triển, ban quản lý dự án thường được ấn định từ 3 đến 7 người. Trong đó có trưởng, phó ban quản lý kế toán và các thành viên phụ trách các mảng công việc. 1.2. Chọn cán bộ tham gia dự án Ban điều hành dự án (lãnh đạo dự án) cần phải tuyển chọn các kỹ thuật viên của dự án và các nông dân tham gia vào tổ chức thực hiện các công việc của dự án và hướng dẫn kỹ thuậ t cho các nông dân khác. Tiêu chuẩn chọn kỹ thuật viên của dự án là: Có trách nhiệm cao trong công việc đồng thời phải chủ động linh hoạt trong phần việc mình phụ trách. Có tinh thần dân chủ trong công việc, lắng nghe ý kiến nông dân, tôn trọng nông dân và hoà mình trong nông dân. Lôi cuốn được nông dân trong các công việc của dự án. Một số dự án do kỹ thuật viên thiếu trách nhiệm trong bước khởi đầu thực hiện kỹ thuật, không tập huấ n đến nơi đến chốn, họ không hướng dẫn cụ thể cho nông dân, không kiểm tra đôn đốc nông dân dẫn đến dự án thất bại không thế cứu vãn được. Tiêu chuẩn để chọn nông dân tham gia quản lý và tổ chức thực hiện dự án là: Có lòng nhiệt tình và say sưa với công việc. Là người quan tâm đến dân làng và gắn bó với dân làng. Phải là người mà chính họ áp dụng các kỹ thuật của dự án. N ếu là các nông dân sản xuất giỏi, các trưởng thôn, dội trưởng sản xuất thì càng tốt. Các trưởng thôn và đội trưởng triệu tập hội họp dễ dàng, dễ vận động nông dân áp dụng kỹ thuật, tuy nhiên do bận các công việc khác họ cũng hay "đánh trống bỏ dùi". 68 Tuỳ theo số hộ của mỗi thôn bản có thể chọn từ 1 - 3 nông dân tham gia vào công việc tổ chức điều hành và khuyến cáo kỹ thuật của dự án. 1.3. Chọn hộ nông dân tham gia dự án Khi chọn hộ nông dân tham gia dự án cần xem xét một số điều kiện sau đây: Có yêu thích kỹ thuật mới không? Có lao động và có tích cực lao động hay không? Có địa bàn để áp dụng kỹ thuật đó hay không? Trong tr ường hợp dự án chỉ cung cáp kỹ thuật thì cần biết rõ nông dân có kinh phí để đầu lư cho kỹ thuật đó hay không? Chọn hộ gia đình tham gia dự án yêu cầu phải xuống lừng gia đình để phỏng vấn và xem đất đai của họ một cách cụ thể. Nếu chọn đại khái sẽ gặp phải như sau: Chọn gia đình làm SALT nhưng họ không có đất dốc; chọn gia đình tr ồng ngô nhưng họ chỉ có ruộng nước 2 vụ . . . Nên ưu tiên các gia đình có địa điểm ứng dụng kỹ thuật mới ở gần đường đi lại. gần chợ, trường học, những nơi mà nhiều người ngẫu nhiên có thể quan sát được. 1 4. Tập huấn cho người tham gia dự án Mỗi một loại cự án có mục tiêu, mục đích và nội dung khác nhau nên quá trình tổ chức thực hiện dự án cũng khác nhau. Nhưng nhìn chung, muốn dự án được thực hiện tốt đạt được những kết quả như mong muốn thì phải có bước chuẩn bị tốt, nghĩa là phải tập huấn cho những người tham gia dự án trước khi giao cho họ thực hiện công việc. Thông thường, cơ quan quản lý dự án cấp trên tổ chức tập huấn cho cơ quan quản lý dự án cấp dưới và các đối tác tham gia quản lý dự án. Có hai loại tập huấn: - Tập huấn nghiệp vụ quản lý cho người tham gia ban quản lý dự án. - Tập huấn kỹ thuật cho người tham gia thực hiện dự án và người tham gia giám sát thực hiện dự án. 1.4.1. Tập huấn nghiệp vụ cho ban quản lý dự án Nội dung tập huấn * Tập huấn về nghiệp vụ quản lý hành chính của dự án. Tập huấn nghiệp vụ quản lý hành chính của dự án là truyền đạt các nguyên tắc, các phương pháp làm việc cho những người tham gia vào công tác điều hành dự án để họ vận dụng các nguyên tắc, các phương pháp và các công cụ quản lý trong quá trình diều hành dự án. * Tập huấn về xây dựng các quy chế hoạt động Để dự án hoạt động có hiệu quả cao thì sự điều hành các hoạt động của d ự án phải theo một nguyên tắc thống nhất, được xây dựng trên cơ sở nội dung các hoạt động và được đa số các hộ tham gia dự án tán thành và được tiến hành trình tự theo các bước sau: 69 Bước 1 : Xây dựng dự thảo quy chế hoạt động của dự án. - Căn cứ để xây dựng quy chế là dựa vào các quyết định, các ký kết thoả thuận giữa các bên. - Xác định các nguyên tắc hoạt động chung của dự án (hạch toán hay hạch toán báo sổ? Cơ quan điều hành cấp trên của dự án là cơ quan nào? phạm vi của dự án dấn đâu? Ví dụ: Tiểu dự án thuỷ lợ i ở xã Đồng Liên hoạt động theo cơ chế cùng tham gia điều hành. Thành phần ban điều hành gồm cả ba đối tác (CPR Thái Nguyên, cộng đồng dân cư hưởng lợi, UBND xã Đồng Liên và đại diện lãnh đạo tỉnh Thái Nguyên). Giám sát hoạt động dự án gồm có cán bộ của tỉnh Thái Nguyên, cán bộ xã Đồng Liên và đại diện của những người dân trong hai xóm hưởng lợi từ dự án. Phạm vi hoạt động của dự án là xã Đồng Liên. - Các quy định cụ thể là: Quy định về quản lý tài chính như quy trình luân chuyển chứng từ, các chỉ tiêu và chế độ báo cáo Quy định về chế độ báo cáo tiến độ, nội dung báo cáo. Quy định về chế độ hội họp. Quy định về chế độ kiểm tra giám sát, đánh giá. Điều khoản cuối cùng: Thời gian thực hiện quy chế hoạt động. Bước 2: Thông qua quy chế hoạt động. Khi xây dựng xong dự thảo quy chế hoạt động thì ban quản lý dự án mời các hộ tham gia dự án họp để đóng góp ý kiến bổ sung hoàn thiện cho bản dự thảo. Khi bản dự thảo đã được chỉnh sửa hoàn chỉnh rồi thì công bố công khai, nếu có thể thì phô tô thành nhiều bản phát tận tay các hộ để cùng nhau thực hiện cho tết * Tập huấn về quản lý lài chính Tài chính và quản lý tài chính là một vấn đề then chốt trong việc thực hiện thành công một dự án. Muốn dự án hoạt động được lâu dài có hiệu quả thì phải tập huấn quản lý lài chính cho các thành viên ban quản lý dự án. - Xác định nguồn hình thành vốn của dự án: Vốn của các dự án thường được hình thành từ những nguồn sau: Nguồn do các tổ chức nước ngoài tài trợ (là dụ án đầu tư của tổ ch ức quốc tê). Nguồn vốn của Nhà nước Nguồn vốn do nhân dân đóng góp Nguồn vốn tín dụng. - Phân cấp hệ thống quản lý vốn dự án: Thông thường thì kinh phí một dự án được thực hiện quản lý theo hệ thống sau: Quản lý vốn theo mục tiêu dự án Quản lý theo quy định của Nhà nước 70 Quản lý theo thoả thuận của tổ chức tài trợ. Cơ quan quản lý cấp trên quản lý và kiểm soát vốn toàn dự án, chịu trách nhiệm về lập kế hoạch, thực' hiện kiểm tra, giám sát và duy trì vốn của dự án theo các hình thức quản lý: Duyệt kế hoạch hoạt động và kế hoạch tài chính của cấp dưới . Chuyển vốn cho ban quản lý dự án cấp dưới theo kế hoạ ch. Kiểm tra, giám sát thường xuyên việc sử dụng vốn của dự án cơ sở. Thông thường người ta kiểm tra sử dụng vốn theo các nội dung sau: Kiểm tra thực chi theo mức dụ toán được duyệt. Kiểm tra chi theo hạng mục công việc, theo trình tự kế hoạch của dự án. Kiểm tra mở sổ sách theo dõi chi phí thường xuyên. Kiểm tra khoá sổ lập báo cáo hàng tháng hoặc hàng quý. Kiểm tra quyết toán chi kinh phí thường k ỳ theo quy định thoả thuận của dự án. Ban quản lý' dự án cấp dưới lập kế hoạch tài chính hàng tháng, hàng quý, hàng năm dựa trên kế hoạch hoạt động của dự án thông qua thảo luận cùng với các bên tham gia. Sau khi xây dựng xong kế hoạch thì trình ban quản lý cấp trên phê duyệt. Tiếp theo là triển khai kế hoạch thực hiện vốn đã được phê duyệt. Sau đó triển khai kế hoạch thực hiện v ốn đã được phê duyệt; theo dõi, kiểm tra việc sử dụng vốn của dự án trong dân có đúng mục đích hay không (gồm cả phần vốn quay vòng, vốn xây dựng cơ bản, vốn tín dụng và vốn do nhân dân đóng góp); huy động nhân dân đóng góp và ký kết hợp đồng sử dụng vốn với các nhóm đối tác. * Tập huấn về xây dựng kế hoạch chi tiết Kế hoạch dự án được xây d ựng phải đảm bảo đạt được hiệu quả và bền vững, phải xem xét đầy đủ tính thích nghi với môi trường của địa phương. Kế hoạch chi tiết của một dự án phải trả lời được các câu hỏi: Có bao nhiêu việc cần phải làm? những việc đó là việc gì? tại sao cần làm? làm ở đâu? làm khi nào? ai làm/ kinh phí bao nhiêu, lấy ở đâu? ai là người chịu trách nhiệm với mỗi công vi ệc? ai là người chịu trách nhiệm chung toàn bộ dự án? Các bước xây dựng kế hoạch chi tiết: Bước l: Căn cứ vào kế hoạch dự án đã được phê duyệt hoặc thoả thuận, liệt kê các công việc đó ra các mục nhỏ để thực hiện. Bước 2: Tổ chức thảo luận với cộng đồng về các biện pháp thực hiện kế hoạch, cách th ức tổ chức, xác định những người tham gia đối với từng công việc, người chịu trách nhiệm và thời gian, địa điểm thực hiện kế hoạch. Bước 3: Thảo luận về phân bổ, sử dụng các nguồn vốn của dự án, xác định mức chi phí cần thiết cho từng công việc cụ thể. Bước 4: Thảo luận xác định thời gian để hoàn thành công việ c, trong đó phải ghi . phương pháp làm việc cho những người tham gia vào công tác điều hành dự án để họ vận dụng các nguyên tắc, các phương pháp và các công cụ quản lý trong quá trình diều hành dự án. * Tập huấn về xây. làm việc và chia sẻ trách nhiệm. - Người có kinh nghiệm và uy tín trong quản lý, trong chỉ đạo kỹ thuật, trong quản lý tài chính. Người có đức tính cởi mở, thẳng thắn, trung thực và công bằng thẳng thắn. công bằng và trung thực Người có đức tính trung thực Người có đức tính cởi mở, thẳng thắng và trung thực 67 3 Người có khả năng xây dựng các nhóm cộng tác viên và giải quyết