Tổng hợp thủ thuật với Microsoft Office Phần I, II, III, IV Microsoft cố gắng nhằm hoàn thiện bổ sung thêm nhiều tính tiện dụng cho phần mềm Microsoft Office Nhưng phần lớn “sức mạnh tiềm ẩn” MS Office - lựa chọn ẩn Microsoft cố gắng nhằm hoàn thiện bổ sung thêm nhiều tính tiện dụng cho phần mềm Microsoft Office Nhưng phần lớn “sức mạnh tiềm ẩn” MS Office - lựa chọn ẩn, tính chưa biết đến hay shortcuts gần đến hay không sử dụng Thông qua viết mong muốn giới thiệu đến bạn thủ thuật đơn giản hiệu cho Word, Excel, Outlook, PowerPoint Có thể nói thủ thuật giúp bạn sử dụng hiệu phần mềm văn phòng này, khai thác khả tiềm tàng tuỳ biến theo phong cách riêng Tuy nhiên chúng tơi xin ý bạn hầu hết thủ thuật sau vận hành tốt phiên Microsoft Office XP 2003 Thủ thuật chung Phóng to hay thu nhỏ Nếu bạn sở hữu mouse (con chuột máy tính) có cuộn (scroll button) bạn hồn tồn phóng to hay thu nhỏ văn cửa sổ MS Office nhanh chóng cách giữ phím Ctrl xoay cuộn – xoay lên phía trước phóng to phía sau thu nhỏ lại http://kinhhoa.violet.vn Định dạng nhanh chóng Một “viên ngọc ẩn” MS Office Format Painter – có hình dáng chổi sơn công cụ chuẩn (Standard toolbar) Nếu chưa có bạn vào Tool | Commands, tìm đến mục Format kéo biểu tượng công cụ thả vào công cụ chuẩn Khi bạn nhắp chuột vào biểu tượng chổi sơn, công cụ copy lại định dạng văn nơi trỏ chuột xuất Nếu bạn lựa chọn đoạn (paragraph) hay ô (cell) nhắp chuột vào biểu tượng cơng cụ định dạng đoạn hay chép lại Sau bạn cần kéo chuột lựa chọn đoạn văn bạn muốn “dán” định dạng giống đoạn nguồn xong Bằng cách nhắp đúp chuột lên biểu tượng Format Painter, bạn áp dụng định dạng chép liên tục bạn ấn phím Esc Thêm nhiều lựa chọn Nếu bạn giữ ngun phím Shift sau chọn File ứng dụng Word cửa sổ soạn e-mail Outlook, bạn thấy thay đổi menu File Với Word Outlook bạn thấy có thêm lựa chọn Save All Close All Excel bạn thấy có Close All Xuống dịng khơng tạo mục Trong đoạn có mục bạn muốn xuống dịng mà khơng muốn dịng có mục bạn cần ấn tổ hợp phím Shift-Enter Lần tới bạn ấn Enter để xuống dòng tiếp tục theo danh sách mục Riêng Excel để xuống dịng bạn ấn Alt-Enter http://kinhhoa.violet.vn Các Smart Tags Smart Tags - bắt đầu xuất phiên Microsoft Office XP – biểu tượng ứng dụng cơng nghệ XML nên xuất liệu phù hợp với tính Smart Tags Để kích hoạt Smart Tags bạn vào Tools | AutoCorrect Options chuyển sang mục Smart Tags lựa chọn loại tags mà bạn muốn kích hoạt Lấy ví dụ Paste Options Smart Tags: Paste options: Sau bạn dán (paste) liệu ứng dụng Office bạn chọn Smart Tag (xuất bên cạnh đoạn liệu vừa dán có hình giống clipboard) với lựa chọn định dạng phong phú - Match Destination Formatting (chuyển định dạng liệu vừa dán giống với định dạng văn bản) Keep Source Formatting (giữ nguyên định dạng đoạn liệu vừa dán) Truy cập nhanh đến văn thường sử dụng Cách nhanh thông dụng để truy cập đến tệp tin văn thường sử dụng Microsoft Word vào File tìm đến văn cần mở Điểm bất lợi cách số lượng tệp tin lưu danh sách tương đối hạn chế, cho dù người sử dụng vào Tools | Options | General để chỉnh thông số “Recent used file list” lên số lớn Nhưng MS Word lại có tính ẩn khác hữu dụng việc nhanh chóng tìm đến văn thường sử dụng Bạn sử dụng cách sau Bạn vào View | Toolbars | Customize bạn nhắp chuột phải vào đâu công cụ toolbars chọn http://kinhhoa.violet.vn Customize Khi cửa sổ Customize mở bạn chuyển sang tab Commands Trong cửa sổ Customize | Commands, bên mục Categories bạn kéo xuống chọn Built-in Menus danh sách bên tay phải (commands) chọn Work Nhắp giữ nguyên chuột trái kéo Works thả vào công cụ thuận tiện với bạn Vậy bạn tạo cơng cụ riêng cho với tên Work Để đổi tên menu bạn mở cửa sổ Customize nhắp chuột phải vào tên menu Work, Name bạn gõ tên vào Bây bạn sử dụng menu để lưu tên đường dẫn đến tệp tin văn bạn thường sử dụng cách sau Bạn mở văn thường sử dụng sau chọn Work | Add to work menu Thế tên văn có sẵn sàng cho bạn truy cập đến lúc Để gỡ bỏ tên văn danh sách menu Work bạn ấn giữ Ctrl-Alt-Minus (phím Minus phím dấu trừ (-) cạnh phím số 0) Lúc trỏ biến thành dấu trừ, bạn click vào menu Work tìm đến tên văn cần bỏ nhắp chuột trái lần vào Mở văn sử dụng lần cuối Để yêu cầu MS Word lần khởi động mở tệp tin văn mà bạn sử dụng lần cuối trước tắt Word bạn thử dùng cách sau Bạn tìm đến tệp tin Winword.exe – thơng thường tệp tin có đường dẫn sau C:\Program Files\Microsoft Office nằm thư mục Office 10 phiên XP Office 11 với phiên 2003 Tìm bạn nhắp chuột phải vào tệp tin chọn Send to | Desktop (create shortcut) Hoặc bạn nhắp chuột phải lên desktop chọn New | Shortcut http://kinhhoa.violet.vn tìm đến tệp tin Winword.exe theo đường dẫn Sau bạn desktop nhắp chuột phải vào shortcut vừa tạo chọn Properties Trong cửa sổ Properties bạn chuyển đến mục Target gõ vào “/mFile1” vào cuối đường dẫn trường này, click OK Sử dụng lệnh Paste Special Khi bạn copy văn web từ tệp tin Word khác dán trực tiếp vào Word ứng dụng giữ nguyên định dạng gốc từ font chữ, màu sắc, bảng biểu… gây phiền phức nhiều việc chỉnh sửa lại văn Để tránh điều bạn sử dụng lệnh Paste Special Cách sử dụng sau: Sau copy văn từ nguồn, bạn chuyển vào Word chọn Edit | Paste Special Trong cửa sổ Paste Special bạn chọn Unformatted Text Unformatted Unicode Text Sắp xếp lại đoạn nhanh chóng Bạn muốn xếp lại vị trí đoạn văn mình? Để tránh thời gian kéo thả hay copy-paste bạn sử dụng cách sau Lựa chọn đoạn văn mà bạn muốn thay đổi vị trí lên xuống, ấn giữ phím Shift-Alt dùng phím mũi tên lên xuống để điều chỉnh lại vị trí đoạn văn Xố thơng tin cá nhân Các tệp tin văn MS Word có chứa thơng tin ẩn tiết lộ thông tin bạn Microsoft cho công cụ xố bỏ thơng tin ẩn Remove Hidden Data trang web Tuy nhiên cơng cụ khó sử dụng Vậy để xố bỏ thông tin ẩn bạn làm theo cách sau http://kinhhoa.violet.vn Trước phổ biến tệp tin văn bản, bạn dùng ứng dụng WordPad (Start | All Programs | Accessories) mở văn trước lưu lại văn dạng Rich Text Format (.rtf) Cuối bạn việc đổi phần mở rộng tệp tin văn trở lại dạng Word Lấy ví dụ bạn lưu tệp tin thành “test.rtf”, để đổi lại sang dạng Word bạn dùng lệnh rename chuyển lại thành “test.doc” Vẽ đường thẳng Bạn hoàn toàn dễ dàng kẻ đường thẳng ngang văn cách đơn giản sau - Bạn gõ liên tiếp dấu gạch ngang (-) ấn Enter bạn có đường kẻ đơn - Bạn gõ liên tiếp dấu gạch (_) ấn Enter bạn có đường kẻ đậm - Bạn gõ liên tiếp dấu (=) ấn Enter bạn có đường kẻ đơi Máy tính có sẵn Word Bạn có biết bạn hồn tồn bổ sung thêm máy tính vào Word khơng? Đúng hồn tồn giúp bạn thêm phần thuận lợi công việc nhiều Trong MS Word vào View | Toolbars | Customize bạn nhắp chuột phải lên cơng cụ (toolbar) chọn Customize Trong cửa sổ Customize - bạn có hội làm quen với cửa sổ phần trước viết - bạn chọn Tools bên khung Categories bên tay trái chọn biểu tượng Tool Calculate khung Commands bên tay phải Bạn nhắp giữ chuột trái lên biểu tượng Tools Calculate kéo thả lên cơng cụ mà bạn thích Bây bạn dàng thực phép tính Word cách gõ vào phép tính lựa chọn tồn phép tính, nhắp http://kinhhoa.violet.vn chuột vào Tools Calculate ấn Ctrl-V để dán kết vào Tuần hoá Smart Tags Spelling, Track changes Bạn bị dòng gạch chân loằng ngoằng màu xanh màu đỏ làm phiền chưa? Bạn chưa biết từ đâu xuất hiện? Nó tính kiểm tra lỗi tả kiểm tra lỗi ngữ pháp MS Word Tính có hiệu văn tiếng Anh văn tiếng Việt thật điều vơ phiền phức Để loại bỏ phiền phức bạn vào Tools | Options chuyển sang mục Spelling & Gammar Trong mục bạn bỏ dấu kiểm trước Check spelling as you type Check grammar as you type, sau Ok xong Smart Tags nói tính tương đối hiệu phiên Word Tuy nhiên nhiều lúc người sử dụng thấy khó chịu tag ngày, số điện thoại, copy-paste… liên tục Nếu bạn không ưa Smart Tags vào Tools | AutoCorrect Options chuyển sang mục Smart Tags cửa sổ AutoCorrect Options bỏ dấu kiểm loại Smart Tag bạn khơng muốn Cịn tính Word có dịng kẻ màu đỏ loằng ngoằng gây khó chịu nhiều Track changes Tính thực có hiệu bạn để người khác sửa văn bạn Những thay đổi Track changes ghi nhận liệt kê văn Để bỏ bạn vào View bỏ đánh dấu trước Markup xong Status Bar có cho bạn? Bạn để ý đến trạng thái (Status bar) Word chưa? Nó có nhiều điều thú vị Nhưng Word bạn chưa có Status bar bạn vào Tools | Options chuyển sang mục View Trong mục bạn để ý đến phần Show đánh dấu kiểm vào Status bar xong http://kinhhoa.violet.vn Thanh trạng thái tên gọi cho bạn thấy thơng tin văn bạn, thứ tự trang thời bạn, phần, dòng, toạ độ trỏ chuột … Nhắp đúp chuột lên Số thứ tự trang bạn gọi menu Go to Bên cạnh đó, trạng thấy bạn cịn thấy có REC – TRK – EXT – OVR Nhắp đúp chuột lên mục bạn bật tính lên Nhắp đúp chuột lên REC bạn bật tính ghi macro – hay cịn gọi thao tác tự động, TRK giúp bạn theo dõi ghi nhận thay đổi mà bạn sửa lên văn gốc, EXT cho phép bạn lựa chọn văn mà cần dùng phím mũi tên lên xuống sang phải sang trái OVR bật tính ghi đè – tức kí tự bạn gõ vào thay cho kí tự liền kề thay xuất bên cạnh Tuỳ biến AutoText Chắc bạn để ý thấy nhiều Word tự động thay gợi ý giúp bạn cụm từ kiểu "Best Wishes", “Best regards”… Đây tính AutoText Word Bạn hồn tồn tự tuỳ biến danh sách từ MS Word tự động thay giúp bạn Bạn vào Tools | AutoCorrect Options chuyển sang mục AutoText Trong cửa sổ AutoText bạn gõ cụm từ mà bạn muốn Word tự động giúp bạn chèn vào mục Enter autotext entries here nhắp chuột vào Add Muốn gỡ bỏ autotext bạn chọn nhắp chuột vào Delete Track changes - So sánh văn Bạn có văn giống hệt bạn muốn so sánh xem chúng giống khác điểm nào? Thay phải ngồi so sánh dịng một, thủ thuật sau giúp bạn thực cơng việc cách nhanh chóng http://kinhhoa.violet.vn Nếu bạn biết sử dụng tính Track changes Word thật tiện dụng Tính giúp bạn theo dõi ghi lại rõ ràng thay đổi văn bạn Để bật tính Track changes bạn vào Tool | Track Changes sử dụng phím tắt Ctrl-Shift-E Cịn bạn khơng bật Track changes từ trước làm để tìm thay đổi khác biệt văn Vẫn có cách, Trach changes giúp bạn giải việc Trong Word 2000, bạn vào Tools | Track changes | Compare documents Khi hộp thoại bật bạn lựa chọn văn bạn cần đem so sánh với văn thời bạn Word giúp bạn bổ sung thay đổi vào văn bạn Trong Word XP 2003 có khác chút, bạn vào Tools | Compare and Merge Documents Trong hộp thoại bật bạn đánh dấu vào Legal blackline (ngay cạnh trường File name) để kích hoạt tính so sánh văn bản; khơng Word giúp bạn hợp văn Quá trình cịn lại giống với Word 2000 Split – So sánh nhiều phần văn Văn bạn dài hàng chục hàng trăm trang mà bạn lại muốn so sánh nhiều phần văn với - chẳng hạn phần mở đầu với phần kết luận? Split giúp bạn giải khó khăn Bạn vào Windows | Split Ngay trỏ biến thành đường kẻ ngang cho phép bạn định khoảng cách chia đơi hình Word Hãy đặt cho thật dễ nhìn nhắp chuột trái lần Word bị chia làm cửa sổ riêng biệt bạn duyệt văn dễ dàng Để bỏ tính bạn lại vào Windows chọn Remove Split Bảo vệ văn bạn http://kinhhoa.violet.vn Có nhiều cách để bảo vệ văn bạn – ngăn chặn người khác mở văn bạn ngăn chặn người khác sửa đổi văn bạn Có cách sau để bảo vệ văn bạn Bạn vào Tools | Options chuyển sang mục Security - Bạn nhập mật vào mục Password to open để đặt mật ngăn chặn người khác mở văn bạn Nhập mật vào mục Password to modify để ngăn chặn người khác sửa đổi văn bạn Bạn vào Tools | Protect Document để có thêm tính bảo mật văn Trong cửa sổ Protect Document bạn thấy lựa chọn Track changes (chống thay đổi với Track changes, người khác đọc sửa văn bạn thay đổi ghi lại menu Tools | Track Changes bị vơ hiệu hố), Comment (chỉ cho phép người khác đọc văn bạn bổ sung thêm nhận xét gọi ý – comment – vào không thay đổi văn bản) Form (ngăn chặn thay đổi văn cho phép thay đổi phần văn không bảo vệ form trường) Đặt đường dẫn mặc định để lưu mở văn Thông thường Word chọn thư mục My Documents thư mục mặc định để lưu mở văn người sử dụng Tuy nhiên, Word cho phép người sử dụng thay đổi mặc định Bạn vào Tools | Options chuyển sang mục File locations Trong cửa sổ bạn nhắp chuột vào mục cần thay đổi Ví dụ thay đổi đường dẫn mở lưu văn mặc định bạn nhắp chuột vào mục Documents sau nhắp chuột vào Modify chỏ đến thư mục riêng bạn Nhắp ok xong Đặt font chữ mặc định http://kinhhoa.violet.vn 10 Bạn quen sử dụng loại font chữ định muốn lần mở Word sẵn sàng font chữ cho bạn Rất đơn giản, bạn thử thủ thuật sau Bạn mở văn được, vào Format | Font Trong cửa sổ Font bạn chọn lựa kiểu font chữ bạn quen dùng nhắp chuột vào Default góc cuối bên tay trái cửa sổ font, Word hỏi bạn có muốn đặt font chữ mặc định không, chọn Yes xong Gán phím tắt cho biểu tượng Microsoft Word để thao tác nhanh Khi soạn thảo văn với Microsoft Word, nhiều bạn phải cần thêm vào văn biểu tượng (symbol) ký tự đặc biệt (special character) để trang trí thêm cho văn Với ký tự đặc biệt gán sẵn phím tắt bạn dùng phím tắt để chèn ký tự đặc biệt vào văn Cịn với biểu tượng chưa gán sẵn phím tắt Do đó, bạn tạo phím tắt cho biểu tượng mà bạn thường sử dụng để nhanh chóng chèn biểu tượng cần thiết vào văn Cách tạo tổ hợp phím tắt cho biểu tượng sau: - Trong cửa sổ làm việc Microsoft Word, bạn bấm vào menu “Insert” chọn “Symbol ” - Hộp thoại “Symbol” mở ra, tab “Symbols”, bạn bấm chọn biểu tượng cần thiết để gán phím tắt - Bạn bấm vào nút “Shortcut Key ” để mở hộp thoại “Customize Keyboard” http://kinhhoa.violet.vn 11 - Trong hộp thoại “Customize Keyboard”, bạn bấm chọn vào ô “Press new shortcut key” Sau đó, bạn bấm tổ hợp phím mà bạn muốn dùng làm phím tắt cho biểu tượng - Tiếp theo, bạn bấm nút “Assign” Bấm nút “Close” - Với cách làm tương tự, bạn gán phím tắt cho biểu tượng khác Sau này, bạn khơng muốn sử dụng phím tắt cho biểu tượng bạn làm sau: - Trong cửa sổ làm việc Microsoft Word, bạn bấm chọn vào menu “Insert” > “Symbol ” để mở cửa sổ “Symbol” - Tiếp theo, bạn bấm chọn biểu tượng mà bạn muốn loại bỏ phím tắt tab “Symbols” - Sau đó, bạn bấm nút “Shortcut Key ” để mở hộp thoại “Customize Keyboard” - Trong hộp thoại “Customize Keyboard”, bạn bấm chọn tổ hợp phím tắt ô “Current keys” Sau cùng, bạn bấm nút “Remove” Tổ hợp phím tắt mà bạn chọn cho biểu tượng khơng cịn tác dụng - Bạn làm tương tự để xố phím tắt cho biểu tượng khác http://kinhhoa.violet.vn 12 ... bạn hợp văn Q trình cịn lại giống với Word 2000 Split – So sánh nhiều phần văn Văn bạn dài hàng chục hàng trăm trang mà bạn lại muốn so sánh nhiều phần văn với - chẳng hạn phần mở đầu với phần. .. Winword.exe – thơng thường tệp tin có đường dẫn sau C:\Program Files \Microsoft Office nằm thư mục Office 10 phiên XP Office 11 với phiên 2003 Tìm bạn nhắp chuột phải vào tệp tin chọn Send to | Desktop... http://kinhhoa.violet.vn Các Smart Tags Smart Tags - bắt đầu xuất phiên Microsoft Office XP – biểu tượng ứng dụng cơng nghệ XML nên xuất liệu phù hợp với tính Smart Tags Để kích hoạt Smart Tags bạn vào Tools