Hệ thống kế toán vấn đề kiểm soát quản lý tổ chức kinh doanh Xu hướng toàn cầu hoá phát triển mạnh mẽ giới, Việt Nam khơng nằm ngồi xu Trước bối cảnh này, nhà quản lý quan tâm đến hiệu hoạt động tổ chức mình, họ thật lo lắng tình hình hoạt động xuống muốn biết rõ nguyên nhân phận nào, cơng đoạn cụ thể cịn yếu Trong tổ chức Việt Nam nay, việc xác định rõ nguyên nhân cụ thể, xác định rõ trách nhiệm cá nhân khâu hệ thống quản lý cịn nhiều khó khăn chưa rõ ràng cụ thể Một hệ thống kiểm soát quản lý hữu hiệu cần thiết tổ chức, đặc biệt vô cấp thiết tổ chức Việt Nam Theo thông tin báo chí thua lỗ tổ chức, phân tích ngun nhân hầu hết có nguyên nhân quản lý yếu (như Dệt Long An “Gia công ngoại nhập”, Công ty quốc doanh đánh cá Kiên Giang “Lại thêm anh hùng thấm mệt”, Tuổi trẻ Thứ 14.8.2004, Công ty giày Hiệp Hưng- “Bị cách chức để cơng ty thua lỗ” báo SGGP thứ năm 2.5.2002, “Hội nhập nâng sức cạnh tranh doanh nghiệp” Phỏng vấn ơng Lê Quang Bình, quyền Vụ truởng Vụ báo hiểm, Bộ tài VNECONOMY cập nhật: 18.8.2003…) Chúng ta muốn đứng vững tồn môi trường cạnh tranh ngày khốc liệt vấn đề sống cịn phải có hệ thống quản lý thật hiệu Một công cụ đắc lực quan trọng hệ thống kiểm soát quản lý hệ thống kế toán Vậy bối cảnh Việt Nam hệ thống kế tốn hỗ trợ gì? cịn cần phải xây dựng, phát triển để phát huy vai trị nó? Trong phạm vi báo này, chúng tơi trình bày cách sơ lược hệ thống kiểm sốt quản lý, nêu rõ vai trị hệ thống kế tốn việc kiểm sốt quản lý Sau mơ tả tình hình vận dụng cơng cụ kế tốn để kiểm sốt quản lý tổ chức qua khảo sát lớp bồi dưỡng kế toán trưởng lớp bồi dưỡng chức danh giám đốc Từ trình tìm hiểu phân tích hai nội dung trên, đưa số ý kiến việc xây dựng hệ thống kế tốn cho hỗ trợ tốt cho việc kiểm soát quản lý tổ chức Hệ thống kiểm soát quản lý (Management Control System) Một hệ thống kiểm soát quản lý hợp thành cách logic phương pháp nhằm thu thập sử dụng thông tin để định hoạch định kiểm soát, thúc đẩy hành vi người lao động, đánh giá việc thực Hệ thống kiểm sốt quản lý có mục tiêu là: - Thông đạt rõ ràng mục tiêu (Goals) tổ chức; - Đảm bảo chắn nhà quản lý nhân viên hiểu rõ công việc cần thiết (Specific actions) mà họ phải thực để đạt mục tiêu đó; - Thơng báo kết công việc (Result of actions) đến phận tổ chức; - Đảm bảo hệ thống kiểm sốt quản lý thích nghi nhanh chóng (Adjust to changes) với thay đổi môi trường hoạt động Những thành phần Hệ thống kiểm soát quản lý Hệ thống kiểm soát quản lý trọng vào việc định quản trị nội xúc tiến (sau đánh giá) việc thực theo sát với mục tiêu tổ chức Đầu tiên, nhà quản lý xác định mục tiêu lớn tổ chức, đo lường việc thực hiện, tiêu phấn đấu Định kỳ, họ thường xem xét lại mục tiêu thường không thay đổi chúng Những mục tiêu cung cấp khn khổ dài hạn mà theo tổ chức xây dựng kế hoạch xác định vị họ thị trường Mục tiêu tổ chức trả lời câu hỏi “Chúng ta muốn đạt gì?” Tuy nhiên, có mục tiêu thơi không đủ để thúc đẩy nhà quản lý Đo lường việc thực đưa định hướng thúc đẩy nhà quản lý Chỉ tiêu mục tiêu mức độ lượng hóa cánh cụ thể việc đo lường Chúng ta thấy mục tiêu tiêu chí đo lường việc thực rộng, thực tế, chúng không rõ để định hướng cho nhà quản lý nhân viên Vì vậy, ban lãnh đạo thường xác định bước then chốt (critical process) nhân tố định thành công (key success factors) Các bước then chốt hệ thống hoạt động có liên quan ảnh hưởng trực tiếp đến việc đạt mục tiêu tổ chức Các nhân tố thành công hành động phải thực thật tốt nhằm hướng đơn vị theo mục tiêu định Vai trò hệ thống kế toán hệ thống kiểm soát quản lý Để xây dựng hệ thống kiểm soát quản lý nhằm đạt mục tiêu tổ chức, việc thiết kế cần phải nhận biết có tồn gì, xác định trung tâm trách nhiệm, cân nhắc chi phí lợi ích, đưa động lực để đạt mục tiêu nỗ lực quản lý Để đạt mục tiêu tổ chúc, hệ thống kiểm soát quản lý phải phù hợp với cấu tổ chức đơn vị Vài công ty tổ chức theo chức sản xuất, bán hàng, dịch vụ Các cơng ty khác tổ chức theo khu vực có trách nhiệm tạo lợi nhuận theo sảm phẩm theo vùng Xác định trung tâm trách nhiệm: Một trung tâm trách nhiệm hệ thống hoạt động phân cho nhà quản lý, nhóm quản lý, hay nhân viên khác Ví dụ, hệ thống máy móc cơng đoạn gia cơng trung tâm trách nhiệm cho quản đốc sản phẩm Tồn phân xưởng trung tâm trách nhiệm quản đốc phân xưởng Cuối cùng, toàn xí nghiệp trung tâm trách nhiệm giám đốc Như vậy, người ta áp dụng hệ thống kế toán trách nhiệm để nhận rõ phận tổ chức có trách nhiệm với mục tiêu, phát triển đo lường việc thực tiêu cần đạt được, thiết kế báo cáo đo lường phận tổ chức hoăc trung tâm trách nhiệm Các trung tâm trách nhiệm thường có đa mục tiêu mà hệ thống kiểm soát quản lý giám sát Các trung tâm trách nhiệm thường phân loại theo trách nhiệm tài chúng trung tâm chi phí, trung tâm lợi nhuận, hay trung tâm đầu tư Trung tâm chi phí trung tâm trách nhiệm mà người quản lý chịu trách nhiệm chi phí Trách nhiệm tài kiểm sốt báo cáo chi phí Trung tâm lợi nhuận có trách nhiệm doanh thu chi phí – lợi nhuận Dù tên trung tâm lợi nhuận tồn tổ chức phi lợi nhuận trung tâm trách nhiệm có thu phí dịch vụ mà cung cấp Trung tâm đầu tư có nội dung lớn trung tâm lợi nhuận Sự thành cơng đo lường khơng thu nhập mà cịn liên hệ thu nhập với vốn đầu tư Trong thực tế thuật ngữ trung tâm đầu tư sử dụng, thay vào người ta dùng thuật ngữ trung tâm lợi nhuận để nói đến trung tâm có trách nhiệm doanh thu chi phí, khơng có trách nhiệm vốn đầu tư Hầu hết trung tâm trách nhiệm có đa mục tiêu, có vài mục tiêu thể nội dung tài chính, dự tốn hoạt động, mục tiêu lợi nhuận, doanh lợi đầu tư, phụ thuộc vào việc phân loại tài trung tâm Giám sát báo cáo kết hoạt động kinh doanh phận quan trọng hệ thống kiểm soát quản lý Các nhà quản lý xác định công việc đo lường việc thực chúng có liên quan đến mục tiêu tổ chức Điều làm thông qua hệ thống báo cáo thực Báo cáo thực phải theo với mục tiêu nhà quản lý, cung cấp hướng dẫn cho nhà quản lý, thông đạt mục tiêu mức độ đạt họ toàn tổ chức cho phép tổ chức tiên liệu đáp ứng thay đổi theo thời gian Phiếu đánh giá hệ thống báo cáo để cân đối đo lường tài đo lường hoạt động, cầu nối việc thực khen thưởng, đưa nhận biết rõ ràng tính đa dạng mục tiêu tổ chức Và hệ thống kế tốn đóng vai trị quan trọng việc ghi chép phản ánh báo cáo đo lường tài trung tâm trách nhiệm nói Ví dụ ta có bảng báo cáo cho trung tâm trách nhiệm sau: (ĐVT Triệu đồng) Lợi phí nhuận 4000 3260 740 81% Cơng ty chia hai vùng Chi thu Tồn cơng ty Doanh 19% 1200 300 A 1500 80% Z 900 Sản phẩm Z chia cửa 600 hàng 300 200 15% 240 60 20% 720 180 20% 485 115 81% Y 300 1100 80% phẩm 18% 85% X 1300 440 80% Vùng B chia ba loại sản 2060 82% B 2500 20% 19% 235 65 78% 22% Trong đó, nội dung doanh thu, chi phí chi tiết mục theo kế hoạch mục tiêu thực để đánh giá trung tâm trách nhiệm người quản lý trung tâm Tình hình sử dụng cơng cụ kế tốn để kiểm sốt quản lý Việt Nam Theo hệ thống kiểm sốt quản lý tóm tắt Hình 1, Việt Nam rải rác đôi chỗ khái niệm kiểm sốt có tổ chức kinh doanh Việt Nam phân tán khơng có hệ thống rõ ràng, khơng có trung tâm trách nhiệm cụ thể, tự phát tự thân vận động, chưa có tính khoa học hệ thống Trong tổ chức có yếu tố nước ngồi: có, phận toàn hệ thống chung cơng ty mẹ nước ngồi (Shell Saigon, Unilever Vietnam, Pepsi Co Vietnam, Proter & Gamble Vietnam, Sony Vietnam…) Việc kiểm soát đo lường việc thực triển khai chủ yếu dựa vào qui định kế tốn tài Các báo cáo liên quan đến việc qua chủ yếu cho đối tượng sử dụng bên doanh nghiệp Trong thơng tin phục vụ cho việc định quản lý khen thưởng cho cá nhân làm tốt, xử phạt người gây thiệt hại cho đơn vị lại không ghi nhận đầy đủ, cụ thể có hệ thống Theo điều tra Sở công nghiệp TP.HCM khoảng 1.000 đơn vị nhà quản lý thiếu kiến thức quản lý Cụ thể như, có 50% thiếu kỹ năng, tính kỷ luật, kiến thức quản lý, 15% số họ cần phải thay vị trí quan trọng hệ thống quản lý, có khoảng 35% điều hành hoạt động doanh nghiệp có hiệu Nhiều nhà quản lý không đào tạo quản lý (Nguyễn Bay 1998) Điều làm ảnh hưởng đến cung cách điều hành hoạt động doanh nghiệp, gây tổn thất đến kinh tế Qua vấn số nhà quản lý, thấy ý kiến họ vấn đề có nhiều khác biệt mang tính chủ quan cảm tính Đơn vị nơi họ làm việc có nội dung kiểm sốt kiểm sốt thời gian lao động, sản lượng, hoạt động quản lý,… nội dung rõ thành hệ thống kiểm sốt quản lý Vì họ mong muốn có hệ thống kiểm sốt hữu hiệu sẵn sàng áp dụng có người thiết kế xây dựng cho đơn vị họ Xây dựng hệ thống kế toán hỗ trợ việc kiểm soát quản lý tổ chức kinh doanh Chiến lược, mục đích, mục tiêu cụ thể: Trước tiên nhà quản lý phải xây dựng chiến lược lâu dài cho đơn vị Dựa chiến lược đơn vị phận kinh doanh, công ty đề mục đích đơn vị mục tiêu cụ thể, mục tiêu phải có mối liên quan chặt chẽ với hỗ trợ hướng dên mục đích chung đơn vị Xây dựng trung tâm trách nhiệm: Nhà quản lý phả phân tích hoạt động đơn vị để từ xác định phận có nhiệm vụ cụ thể gì, chịu trách nhiệm cơng việc gì, cơng việc có khoản doanh thu, chi phí cụ thể nào, phận nà trung tâm chi phí, trung tâm doanh thu hay trung tâm lợi nhuận… Từ việc phân tích rõ ràng vậy, theo hệ thống kế toán thiết kế cho đảm bảo việc ghi chép phản ánh cách đầy đủ, rõ ràng, riêng biệt tiêu trung tâm Mỗi nhà quản lý phận cần xác định chiến lược mục đích cụ thể phận quan hệ chúng đến mục đích chung tồn đơn vị, sau phát triển chiến lược theo sát mục tiêu Bộ phận kế tốn có trách nhiệm q trình lập dự tốn, , giải thích mục tiêu việc lập dự toán để xác định phân bổ nguồn lực cho chiến lược theo mục đích chung tồn đơn vị Như người quản lý phận tập trung vào mục tiêu chiến lược phận gắn với mục tiêu chung Nhà quản lý tập trung vào việc xác định mục đích phát triển chiến lược, cịn người kế tốn chưyển chiến lược thành dự toán (Romney, Steinbart, Cushing, 1997) Xây dựng hệ thống đánh giá việc thực (Balanced scorecard – phiếu cân đối): Phiếu cân đối hệ thống báo cáo để cân đối đo lường tài đo lường hoạt động, cầu nối việc thực khen thưởng, đưa nhận biết rõ ràng tính đa dạng mục tiêu tổ chức Ưu điểm phiếu đánh giá là: - giúp nhà quản lý thấy mối quan hệ đo lường phi tài với đo lường tài gắn với mục tiêu tổ chức - chúng tập trung vào đo lường từ phận bốn thành phần giúp tổ chức thành cơng là: sức mạnh tài chính; hài lịng khách hàng; tiến trình cải thiện kinh doanh; kiến thức tổ chức Điều giúp nâng cao trình tiếp thu nhà quản lý tiếp thu từ kết hoạt động họ mối liên quan hoạt động đến mục tiêu tổ chức Kết luận Hội nhập toàn cầu xu tất yếu, doanh nghiệp Việt Nam muốn đứng vững kinh tế chuyển đổi mạnh mẽ đất nước phải để vận hành hoạt động cách hữu hiệu hiệu Các doanh nghiệp cần công nghệ, nhân lực quản lý tiên tiến đường phát triển Xây dựng trì hệ thống quản lý khoa học tiên tiến vấn đề quan trọng mà nhà quản lý cần phải quan tâm Kiểm sốt quản lý cơng cụ giúp cho doanh nghiệp trình triển khai chiến lược đạt mục đích đơn vị  ... tơi trình bày cách sơ lược hệ thống kiểm sốt quản lý, nêu rõ vai trị hệ thống kế toán việc kiểm soát quản lý Sau mơ tả tình hình vận dụng cơng cụ kế tốn để kiểm sốt quản lý tổ chức qua khảo sát... hướng đơn vị theo mục tiêu định Vai trò hệ thống kế toán hệ thống kiểm soát quản lý Để xây dựng hệ thống kiểm soát quản lý nhằm đạt mục tiêu tổ chức, việc thiết kế cần phải nhận biết có tồn gì, xác... thống kiểm soát quản lý Hệ thống kiểm soát quản lý trọng vào việc định quản trị nội xúc tiến (sau đánh giá) việc thực theo sát với mục tiêu tổ chức Đầu tiên, nhà quản lý xác định mục tiêu lớn tổ chức,