CƠNG TÁC VĂN PHỊNG HỘI NƠNG DÂN VIỆT NAM TS Nguyễn Lệ Nhung1 PHẦN I TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG HỘI NƠNG DÂN VIỆT NAM Vị trí, chức - Vị trí: Là quan trực thuộc Hội Nơng dân Việt Nam, có chức tham mưu giúp TW Hội, trực tiếp giúp Ban Chấp hành Thường trực tổ chức điều hành công việc lãnh đạo TW Hội; - Chức tham mưu giúp TW Hội, trực tiếp giúp ban thường vụ thường trực TW Hội tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo TW Hội, đồng thời trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo TW Hội Nhiệm vụ - Giúp TW Hội xây dựng thực chương trình cơng tác; xây dựng quy chế làm việc tổ chức làm việc theo quy chế; tổ chức trình làm việc chuẩn bị định, định, tổ chức thực theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc thực nghị quyết, thị TW Hội - Làm công tác thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo - Tổ chức công tác văn thư lưu trữ hệ thống quan TW Hội; - Bảo đảm điều kiện vật chất phục vụ lãnh đạo TW Hội - Chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ cho văn phòng Hội cấp Tổ chức máy Chánh văn phịng, 2-3 Phó chánh văn phịng Phịng Tổng hợp Phịng văn thư lưu trữ Phịng hành quản trị Phòng thi đua Chế độ làm việc Văn phòng Hội - Theo chế độ thủ trưởng kết hợp với chế độ tập thể lãnh đạo số công tác quan trọng Quan hệ công tác Văn phòng Hội - Văn phòng chịu lãnh đạo, đạo trực tiếp toàn diện BTV TW Hội; TS Trung tâm Nghiên cứu Khoa học, cục Văn thư Lưu trữ nhà nước - Chánh, phó văn phịng chun viên tổng hợp dự số hội nghị theo quy chế làm việc TW Hội; - Với ban chức trực thuộc TW Hội quan hệ phối hợp PHẦN II CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ I CÔNG TÁC VĂN THƯ - Khái niệm Công tác văn thư tất cơng việc có liên quan đến cơng văn giấy tờ, thảo văn (đối với công văn đi) từ tiếp nhận (đối với công văn đến) đến giải xong công việc, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan - Vị trí Cơng tác văn thư công tác quan trọng thiếu hoạt động tất quan Các quan Đảng, Nhà nước, đoàn thể dù lớn hay nhỏ, muốn thực chức năng, nhiệm vụ cần phải dùng đến công văn giấy tờ để phổ biến chủ trương, sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại kiện, tượng xảy hoạt động hàng ngày Đặc biệt văn phòng Hội quan trực tiếp giúp cấp Hội tổ chức điều hành máy, đồng thời trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, công tác văn thư lại quan trọng - giữ vị trí trọng yếu cơng tác văn phịng Cơng tác văn thư hoạt động quan ví sợi dây chuyền nhà máy tự động, sợi dây chuyền liên hệ tất phận quan với lãnh đạo, liên hệ phận với nhau, liên hệ quan với quan cấp cấp Nếu sợi dây chuyền ngừng hoạt động hoạt động không ảnh hưởng đến toàn hoạt động nhà máy - Tác dụng Cơng tác văn thư có tác dụng lớn hoạt động quan Đảng, Nhà nước, đồn thể Cơng văn giấy tờ phương tiện quản lý Làm tốt công tác văn thư giúp cho lãnh đạo quan qua công văn giấy tờ đạo xác, hiệu quả, khơng sót việc, chậm việc Ngược lại công tác văn thư làm không tốt dẫn đến tình trạng cán lãnh đạo cán thừa hành hoạt động hiệu Mặt khác, công tác văn thư bao gồm nhiều việc, nhiều khâu, liên quan đến nhiều người, nhiều phận, công tác văn thư tốt hay xấu không ảnh hưởng đến thân quan mà có việc ảnh hưởng chung đến toàn ngành, toàn quốc, quan mà hoạt động ảnh hưởng phạm vi nước Làm tốt công tác văn thư góp phần đẩy mạnh hoạt động quan, giảm bớt tệ quan liêu giấy tờ Công tác văn thư không tốt dẫn đến quan liêu giấy tờ Trong hoạt động hàng ngày quan, việc quan trọng cần thiết phải tài liệu hố đầy đủ, cịn việc khơng cần thiết không nên ban hành văn Việc ban hành nhiều văn không cần thiết, gửi tràn lan, chất lượng văn khơng cao gây lãng phí giấy tờ, lãng phí nhân lực, tiền - Làm tốt cơng tác văn thư góp phần giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước Mọi chủ trương, đường lối Đảng Nhà nước kể chủ trương "tuyệt mật" phản ánh qua công văn giấy tờ Việc giữ gìn bí mật chủ trương, đường lối điều quan trọng; tổ chức tốt công tác văn thư: quản lý chặt chẽ, gửi đối tượng, không để thất lạc, mát công văn giấy tờ nhằm tăng cường giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước - Làm tốt công tác văn thư tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Tài liệu văn thư nguồn bổ sung thường xuyên chủ yếu cho lưu trữ Nếu công tác văn thư làm tốt, công việc quan tài liệu hoá, bảo đảm đầy đủ thể thức, giải xong công việc, tài liệu lập hồ sơ đầy đủ, nộp vào lưu trữ quy định lưu trữ có đủ tài liệu, có điều kiện để tiến hành khâu nghiệp vụ, xếp tài liệu khoa học, phục vụ tốt cho công tác nghiên cứu hàng ngày lâu dài sau - Nội dung công tác văn thư bao gồm công việc Nội dung công việc Người thực - Thảo văn bản, ghi biên chuyên viên, cán họp, hội nghị - Sửa duyệt thảo chuyên viên, thủ trưởng - Đánh máy, in nhân viên đánh máy - Trình ký văn thư - Ký thủ trưởng - Đóng dấu, quản lý dấu chặt chẽ, sử văn thư dụng dấu quy định - Vào sổ làm thủ tục gửi văn thư - Cấp phát giấy đường, giấy giới thiệu văn thư - Nhận, vào sổ công văn đến văn thư - Phân phối công văn đến thủ trưởng - Chuyển giao công văn đến văn thư - Theo dõi giải công văn đến + Theo dõi giải nội dung thủ trưởng + Theo dõi thời gian giải văn thư - Lập hồ sơ tất người liên quan đến công văn giấy tờ - Nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan tất người có hồ sơ QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU Con dấu sử dụng quan nhà nước, tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, hội quần chúng, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang, quan, tổ chức nước hoạt động Việt Nam số chức danh nhà nước Con dấu thể vị trí pháp lý khẳng định giá trị pháp lý văn bản, giấy tờ quan, tổ chức chức danh nhà nước Tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội sử dụng dấu khơng có hình Quốc huy (Đ 4), việc quản lý sử dụng dấu quan tổ chức thực theo quy định Nghị định số: 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 08 năm 2001 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 - – 2004 Chính phủ Con dấu quan, tổ chức phải giao cho nhân viên văn thư giữ đóng dấu quan, tổ chức Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực quy định sau: a) Không giao dấu cho người khác chưa phép văn người có thẩm quyền; b) Phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ quan, tổ chức; c) Chỉ đóng dấu vào văn bản, giấy tờ sau có chữ ký người có thẩm quyền; d) Khơng đóng dấu khống Việc sử dụng dấu quan, tổ chức dấu văn phòng hay đơn vị quan, tổ chức quy định sau: a) Những văn quan, tổ chức ban hành phải đóng dấu quan, tổ chức; b) Những văn văn phòng hay đơn vị ban hành phạm vi quyền hạn giao phải đóng dấu văn phịng hay dấu đơn vị c) Dấu đóng phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu quy định d) Khi đóng dấu lên chữ ký dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái đ) Việc đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn người ký văn định dấu đóng lên trang đầu, trùm lên phần tên quan, tổ chức tên phụ lục e) Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu văn bản, tài liệu chuyên ngành thực theo quy định Thủ trưởng quan Tóm lại: Nội dung cơng tác văn thư gồm nhiều khâu nghiệp vụ liên quan mật thiết với nhau; khâu làm không tốt, ảnh hưởng đến khâu khác Trong tồn quy trình cơng tác văn thư, có nhiều người tham gia, từ thủ trưởng đến cán nghiên cứu, cán văn thư Vì để làm tốt công tác văn thư người cần xác định rõ trách nhiệm để hoàn thành tốt phần việc Trong quan, cán văn thư tiến hành công tác chuyên môn như: tiếp nhận, đăng ký công văn đến, chuyển giao theo dõi thời hạn giải cơng văn đến; trình ký đóng dấu, vào sổ làm thủ tục gửi công văn đi; cấp phát giấy đường, giấy giới thiệu; quản lý dấu Cán lãnh đạo, chuyên viên có trách nhiệm thảo cơng văn đi, giải cơng văn đến Tất cán có liên quan đến cơng văn giấy tờ có nhiệm vụ bảo vệ tài liệu, xếp tài liệu giải thành hồ sơ nộp vào lưu trữ quan quy định III CÔNG TÁC LƯU TRỮ *Tài liệu lưu trữ - Khái niệm: Tài liệu lưu trữ tài liệu có giá trị lựa chọn tồn khối tài liệu hình thành q trình hoạt động quan, đồn thể, xí nghiệp cá nhân bảo quản cố định kho lưu trữ để khai thác phục vụ mục đích trị, kinh tế, văn hố, khoa học, lịch sử tồn xã hội Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa to lớn tất hoạt động trị, kinh tế, văn hố, khoa học loài người - Đặc điểm: - Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin khứ - Tài liệu lưu trữ gốc, chính, văn - Tài liệu lưu trữ Đảng, Nhà nước thống quản lý, bảo quản, nghiên cứu sử dụng theo quy định chặt chẽ, thống Đảng, Nhà nước - Căn vào nội dung đặc điểm kỹ thuật làm tài liệu chia tài liệu thành ba loại hình bản: tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm ghi hình * Cơng tác lưu trữ - Khái niệm: Công tác lưu trữ tất cơng việc có liên quan tới tổ chức quản lý, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ cho yêu cầu xã hội - Nội dung công tác lưu trữ bao gồm khâu nghiệp vụ sau: - Sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu - Phân loại (chỉnh lý) tài liệu - Xác định giá trị tài liệu - Thống kê, bảo quản tài liệu - Tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu - Ở nước ta công tác lưu trữ quản lý theo nguyên tắc tập trung thống nhất, thể hiện: * Quản lý tài liệu - Tập trung tồn tài liệu phơng lưu trữ Đảng cộng sản Việt Nam vào bảo quản mạng lưới kho lưu trữ cấp uỷ đảng từ TW đến huyện, quận, thị đặt quản lý thống Cục lưu trữ Văn phòng TW Đảng - Tập trung tồn tài liệu phơng lưu trữ quốc gia vào bảo quản mạng lưới trung tâm lưu trữ, phòng, kho lưu trữ từ TW đến địa phương đặt quản lý thống Cục văn thư lưu trữ nhà nước Bộ nội vụ * Việc quản lý đạo, hướng dẫn nghiệp vụ phân cấp sau: - Ở quan Đảng, Đoàn niên tổ chức trị xã hội Cục lưu trữ Văn phòng TW Đảng - Ở quan Nhà nước Cục văn thư lưu trữ nhà nước * Mục đích: bảo đảm thống nghiệp vụ, tạo điều kiện sử dụng triệt để có hiệu tài liệu lưu trữ Đảng Nhà nước IV MỐI QUAN HỆ GIỮA CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ Công tác văn thư công tác lưu trữ hai cơng tác có nội dung nghiệp vụ khác có mối quan hệ mật thiết với nhau: - Nguồn tài liệu chủ yếu vô tận bổ sung cho kho lưu trữ tài liệu văn thư Vì làm tốt cơng tác văn thư có giữ lại đầy đủ tài liệu để bổ sung cho kho lưu trữ - Tài liệu quan làm bảo đảm đầy đủ thể thức, thể loại văn bản, giải xong lập hồ sơ đầy đủ nộp vào kho lưu trữ tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân loại, xác định giá trị tài liệu phục vụ khai thác - Công tác lập hồ sơ khâu văn thư làm tốt kho lưu trữ tránh tình trạng nhận từ văn thư bó, gói tài liệu chưa chỉnh lý, khơng cơng khôi phục lập lại hồ sơ - Công tác lưu trữ làm tốt phát vấn đề cần chấn chỉnh công tác văn thư PHẦN III THẨM QUYỀN BAN HÀNH VÀ THỂ THỨC VĂN BẢN I THẨM QUYỀN BAN HÀNH Căn theo Điều lệ quy chế làm việc quan trung ương Hội Nông dân Việt Nam, thẩm quyền ban hành văn quan lãnh đạo Hội cấp sau: 1) Các quan lãnh đạo cấp trung ương - Đại hội đại biểu toàn quốc Hội ban hành: Điều lệ Đảng, nghị quyết, quy chế, thông báo, tuyên bố, lời kêu gọi, báo cáo - Ban Chấp hành Trung ương Hội ban hành: nghị quyết, định, kết luận, quy chế, quy định, thông báo, lời kêu gọi, báo cáo - Ban Thường vụ Hội ban hành: nghị quyết, định, hướng dẫn, thông báo, báo cáo 2) Các quan lãnh đạo Hội cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương - Đại hội đại biểu cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương ban hành: Nghị quyết, quy chế, thông báo - Ban chấp hành cấp tỉnh, thành phố ban hành: Nghị quyết, định, quy chế, quy định, thông báo, báo cáo - Ban thường vụ cấp tỉnh, thành phố ban hành: Nghị quyết, định, thị, quy chế, quy định, thông tri, hướng dẫn, thông báo, báo cáo 3) Các quan lãnh đạo hội cấp huyện, quận, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh - Đại hội cấp huyện ban hành: Nghị quyết, quy chế, thông báo - Ban chấp hành huyện ban hành: Nghị quyết, định, quy chế, quy định, thông báo, báo cáo - Ban thường vụ huyện ban hành: Nghị quyết, định, thị, quy chế, quy định, thông tri, hướng dẫn, thông báo, báo cáo 4) Các quan lãnh đạo hội cấp sở - Đại hội ban hành: Nghị - Ban chấp hành sở ban hành: Nghị quyết, định, quy chế, quy định, thông báo, báo cáo - Ban thường vụ sở ban hành: Nghị quyết, định, quy định, quy chế, thơng báo, báo cáo Ngồi văn ban hành theo thẩm quyền nêu trên, tổ chức, quan hội cấp, tùy tình hình quyền ban hành loại văn như: kế hoạch, quy hoạch, chương trình, đề án, tờ trình, cơng văn, biên II THỂ THỨC VĂN BẢN CỦA HỘI NƠNG DÂN VIỆT NAM Văn Hội Nơng dân Việt Nam loại hình tài liệu ghi lại kết trình hoạt động Hội Văn Hội cịn phương tiện, cơng cụ chủ yếu, phổ biến để thực lãnh đạo, đạo cấp Hội, để tổ chức mối liên hệ thống Hội từ trung ương đến sở Văn Hội phương tiện tin cậy để chuyển tải nội dung phương pháp lãnh đạo, đạo, điều hành, vận động, thuyết phục, v.v Hội, tạo thành mối quan hệ bền Hội với nông dân, trung ương với địa phương, quan Hội với cấp, ngành Văn Hội cịn tin cậy cho cơng tác kiểm tra việc thực chủ trương, đường lối Đảng Văn Hội liệu, chứng tin cậy để nghiên cứu lịch sử, nghiên cứu lý luận, tổng kết hoạt động thực tiễn Hội I Khái niệm, thành phần thể thức văn - Khái niệm: Thể thức văn Hội Nông dân Việt Nam bao gồm thành phần cần thiết văn trình bày quy định để bảo đảm giá trị pháp lý giá trị thực tiễn văn - Các thành phần thể thức + Các thành phần thể thức bắt buộc Mỗi văn thức Hội Nông dân Việt Nam bắt buộc phải có đủ thành phần thể thức sau đây: - Tên quan ban hành văn (tác giả văn bản), - Số ký hiệu văn bản, - Địa điểm ngày tháng năm ban hành văn bản, - Tên loại văn trích yếu nội dung văn bản, - Phần nội dung văn bản, - Chữ ký, thể thức đề ký dấu quan ban hành văn bản, - Nơi nhận văn + Các thành phần thể thức bổ sung Ngoài thành phần thể thức bắt buộc, văn cụ thể, tùy theo nội dung tính chất, bổ sung thành phần thể thức sau - Dấu mức độ mật (mật, tối mật, tuyệt mật), - Dấu mức độ khẩn (khẩn, thượng khẩn, hoả tốc, hoả tốc có hẹn giờ), - Các dẫn phạm vi phổ biến, thảo tài liệu hội nghị, Các thành phần thể thức bổ sung người ký văn định + Bản chính, thành phần thể thức - Bản hồn chỉnh, thể thức, có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền dấu quan ban hành - Bản sao lại nguyên văn trích phần nội dung từ Văn hình thức phải đảm bảo đủ thành phần thể thức sau đây: + Tên quan văn bản, + Số ký hiệu sao, + Địa điểm ngày, tháng, năm văn bản, + Các dẫn loại sao, + Chữ ký, thể thức đề ký dấu quan văn bản, + Nơi nhận II Cách trình bày thành phần thể thức Cách trình bày thành phần thể thức bắt buộc * Tên quan ban hành văn - Văn Đại hội toàn quốc, đại hội cấp ghi tên quan ban hành văn sau : + Đại hội đại biểu tồn quốc Hội Nơng dân Việt Nam ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU TỒN QUỐC Ví dụ : lần thứ * - Văn Hội từ Trung ương đến sở ghi tên quan ban hành văn sau: + Văn Ban Chấp hành Trung ương Hội, Ban Thường vụ, ghi chung HỘI NÔNG DÂN VIỆT NAM BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG * * Số ký hiệu văn - Số văn số thứ tự ghi liên tục từ 01 loại văn TW Hội, Ủy ban kiểm tra, ban tham mưu giúp việc ban hành nhiệm kỳ Hội Nhiệm kỳ Hội tính từ ngày liền kề sau ngày bế mạc Đại hội toàn quốc bầu Ban Chấp hành lần đến hết ngày bế mạc Đại hội toàn quốc bầu Ban Chấp hành lần sau Số văn viết số Ả rập (1, 2, ) Văn liên quan ban hành số văn ghi theo thể loại văn quan chủ trì việc soạn thảo văn - Ký hiệu văn gồm hai nhóm chữ viết tắt tên thể loại văn tên quan (hoặc liên quan) ban hành văn Ký hiệu văn viết chữ in hoa, số ký hiệu có dấu ngang nối (-), tên loại tên quan ký hiệu có dấu sổ chéo (/) Vị trí trình bày: Số ký hiệu trình bày cân đối tên quan ban hành văn Ví dụ HỘI NƠNG DÂN VIỆT NAM VĂN PHỊNG * Số 127 - CV/VP c Địa điểm ngày, tháng, năm ban hành văn - Địa điểm ban hành văn bản: + Văn quan Hội cấp Trung ương cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương ghi địa điểm ban hành văn tên thành phố thị xã tỉnh lỵ mà quan ban hành văn có trụ sở + Văn quan Hội cấp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh xã, phường, thị trấn địa điểm ban hành văn tên riêng huyện, quận, thị xã, thành phố, xã, phường, thị trấn - Ngày, tháng, năm ban hành văn ngày ký thức văn Những ngày 10 tháng phải thêm số không (0) đứng trước phải ghi đầy đủ ngày tháng năm * Tên loại văn trích yếu nội dung văn - Tên loại văn tên gọi thể loại văn đó, như: nghị quyết, thị, định, v.v - Trích yếu nội dung văn phần tóm tắt ngắn gọn, xác chủ đề nội dung văn Trong trích yếu nội dung số loại văn có ghi tên quan ban hành văn Ví dụ : CHỈ THỊ triển khai thực quy chế dân chủ sở, quan Vị trí trình bày: Tên loại văn trích yếu nội dung trình bày trang giấy, phía ngày, tháng, năm ban hành số - ký hiệu văn chữ in hoa đứng chữ lớn văn Riêng cơng văn, trích yếu nội dung trình bày số ký hiệu chữ in thường, nghiêng cỡ chữ nhỏ chữ trình bày nội dung Ví dụ: Số 124- CV/VP Về chế độ bồi dưỡng độc hại cho cán lưu trữ * Phần nội dung văn 10 Phần nội dung văn phần thể toàn nội dung cụ thể văn Nội dung văn phải phù hợp với thể loại văn * Chữ ký, thể thức đề ký dấu quan ban hành - Chữ ký, thể thức đề ký: + Chữ ký thể trách nhiệm thẩm quyền người ký văn ban hành Văn phải ghi đúng, đủ chức vụ họ tên người ký Người ký khơng dùng bút chì, bút mực đỏ, mực dễ phai nhạt để ký văn + Đối với văn Hội, thể thức đề ký T/M (thay mặt) T/M BAN CHẤP HÀNH Ví dụ 1: CHỦ TỊCH T/M BAN THƯỜNG VỤ Ví dụ 2: PHÓ CHỦ TỊCH + Đối với văn văn phòng cấp trưởng ký trực tiếp Nếu cấp phó phân cơng ủy quyền ký thay thể thức đề ký K/T (ký thay) Ví dụ : Ký trực tiếp: Ký thay: CHÁNH VĂN PHÒNG K/T CHÁNH VĂN PHỊNG PHĨ CHÁNH VĂN PHỊNG + Đối với số văn ban chấp hành trung ương hội thủ trưởng quan hội ủy quyền ký ghi thể thức đề ký T/L (thừa lệnh) Người ủy quyền trực tiếp ký thừa lệnh không ủy quyền lại cho người khác ký thay Ví dụ 1: Chánh Văn phòng ủy quyền trực tiếp ký: T/L BAN THƯỜNG VỤ CHÁNH VĂN PHỊNG Ví dụ 2: Phó Chánh văn phịng ủy quyền trực tiếp ký T/L BAN THƯỜNG VỤ PHĨ CHÁNH VĂN PHỊNG * Dấu quan ban hành: Dấu quan ban hành văn xác nhận pháp nhân, thẩm quyền quan ban hành văn Dấu đóng văn phải chiều, rõ ràng, ngắn trùm lên khoảng từ 1/3 đến 1/4 chữ ký phía bên trái Mực dấu có mầu đỏ tươi theo quy định Bộ Nội vụ - Nơi nhận: tên quan cá nhân có trách nhiệm nhận văn để thi hành, để giải quyết, để theo dõi, để biết, v v để lưu Cần ghi rõ mục đích gửi văn nơi nhận 11 Các thành phần thể thức bổ sung Ngoài thành phần thể thức bắt buộc, tùy theo nội dung tính chất văn cụ thể, người ký văn định bổ sung thành phần thể thức sau đây: * Dấu mức độ mật Dấu mức độ mật có mức: mật (C), tối mật (B) tuyệt mật (A) * Dấu mức độ khẩn Dấu mức độ khẩn có mức: khẩn, thượng khẩn hoả tốc * Chỉ dẫn phạm vi phổ biến, dự thảo tài liệu hội nghị - Đối với văn cần phải dẫn phạm vi phổ biến phải ghi đóng dấu dẫn cụ thể cho trường hợp như: "thu hồi", "xong hội nghị trả lại", "xem xong trả lại", "không phổ biến", "lưu hành nội bộ"v.v Các văn có quy định khơng phổ biến phạm vi sử dụng phương tiện thơng tin đại chúng thường ghi rõ "Khơng đăng báo, đài" phía dưới, trang cuối văn - Đối với văn quan tham mưu, giúp việc dự thảo nhiều lần phải ghi đúng, đủ dẫn dự thảo Chỉ dẫn dự thảo gồm tên quan dự thảo "dự thảo lần thứ " - Các văn quan khác sử dụng hội nghị đóng dấu đánh máy rõ dẫn "Tài liệu hội nghị ngày " * Ký hiệu người đánh máy, tên tệp văn số lượng phát hành PHẦN IV QUẢN LÝ VĂN BẢN Yêu cầu - Thống việc tiếp nhận, phát hành lưu giữ công văn đi, đến vào phận văn thư quan - Hợp lý hố q trình ln chuyển cơng văn đến; theo dõi chặt chẽ việc giải cơng văn, đảm bảo kịp thời, nhanh chóng, khơng để sót việc, chậm việc - Quản lý chặt chẽ, bảo đảm giữ gìn bí mật cơng văn tài liệu; bảo quản sẽ, thu hồi đầy đủ hạn văn có quy định thu hồi - Lập hồ sơ đầy đủ, phục vụ kịp thời yêu cầu khai thác; nộp lưu hồ sơ sổ sách vào lưu trữ quan thời hạn Tổ chức quy trình cơng văn 12 1) Đánh máy nhân văn Bản gốc tài liệu đưa đánh máy, in để phát hành cần phải bảo đảm đầy đủ thành phần thể thức văn như: tên quan ban hành, địa điểm, ngày tháng năm; số ký hiệu; tên loại trích yếu; người ký; nơi nhận; độ mật, độ khẩn; thời hạn thu hồi (nếu có); số lượng cần đánh máy in (gồm số phát hành, số lưu số dự phịng cần thiết) phải có chữ ký duyệt người ký văn Các thảo cần đánh máy phải có chữ ký đồng chí phụ trách đơn vị có thảo Người đưa thảo đến đánh máy, in cần nêu rõ yêu cầu số lượng thời gian hoàn thành, u cầu cách trình bày Chánh văn phịng Trưởng phịng hành chịu trách nhiệm hồn chỉnh thể thức văn trước đưa đánh máy Khi giao nhận tài liệu đánh máy cần đăng ký vào sổ rõ ràng theo năm Sổ giao nhận tài liệu đánh máy giúp người đánh máy theo dõi công việc, bảo đảm thực yêu cầu người đưa thảo Giúp đồng chí phụ trách quản lý công việc người đánh máy văn phòng phẩm quan Người đánh máy, in phải đảm bảo xác nội dung, đáp ứng yêu cầu số lượng thời hạn đánh máy, trình bày thể thức văn tiêu chuẩn kỹ thuật (sạch, đẹp, cân đối) Trong đánh máy, thấy có điểm chưa rõ, người đánh máy không tự ý sửa chữa mà báo cáo với người giao thảo trưởng phịng hành để giải Người đánh máy có trách nhiệm dị soát, bảo đảm đánh máy thảo Văn thuộc đơn vị đồng chí phụ trách đơn vị cán theo dõi việc soát lại nội dung lần cuối trước trình ký Cần ghi rõ số lượng bản, tên file, tên người đánh máy, in, đọc sốt vào phía dưới, góc trái, cuối văn (dưới nơi nhận) Đối với tài liệu mật, cần cử người đánh máy riêng, sau đánh máy, in xong phải kiểm tra, huỷ bỏ tờ giấy nến, trang đánh máy, in thừa, hỏng 2) Trình ký, đóng dấu: văn trước trình cấp ủy, lãnh đạo quan ký thức phải đưa chánh văn phòng kiểm tra lại nội dung thể thức văn Cán văn thư có trách nhiệm kiểm tra lại thể thức văn lần cuối trình thủ trưởng ký Đối với quan có nhiều tài liệu nên quy định thời gian xin chữ ký thủ trưởng ngày (trừ trường hợp đặc biệt) Cán văn thư giao trách nhiệm giữ dấu, phải tự tay đóng dấu vào văn Căn vào quy định quyền hạn ký văn quan, văn thư kiểm 13 tra, đối chiếu chữ ký văn với chữ ký mẫu, thấy có khác phải kịp thời báo cáo với đồng chí có trách nhiệm xem xét giải Dấu đóng trùm lên khoảng 1/3 - 1/4 chữ ký phía bên trái Tuyệt đối khơng đóng dấu vào văn chưa có chữ ký chữ ký khơng hợp lệ (người ký không đủ thẩm quyền ký văn bản) Không đóng dấu vào giấy trắng, giấy giới thiệu chưa ghi nội dung, Cán văn thư phải quản lý dấu chặt chẽ, sử dụng quy định quan Khi người giữ dấu nghỉ (dài ngày), quan phải cử người khác thay có biên bàn giao rõ ràng 3) Đăng ký công văn Tất văn thức quan gửi phải tập trung thống phòng văn thư phận văn thư quan số đăng ký vào sổ Đăng ký công văn đi: số công văn đánh chữ số Ảrập theo thể loại văn theo nhiệm kỳ cấp hội Tuỳ theo số lượng công văn quan nhiệm kỳ để sử dụng số lượng sổ đăng ký cho phù hợp Những thể loại có số lượng nhiều như: định quy định (đánh chung hệ thống số), công văn dùng sổ riêng Các thể loại khác số lượng dùng chung sổ, chia nhiều phần, phần đăng ký loại - Các loại giấy giới thiệu, giấy đường đăng ký riêng Sổ đăng ký cơng văn có tác dụng quản lý chặt chẽ tài liệu, theo dõi số văn xác, để tra tìm tài liệu văn thư nộp lưu tài liệu vào lưu trữ quan Vì yêu cầu phải đăng ký đầy đủ cột mục sổ, chữ viết rõ ràng, trình bày đẹp Sổ đăng ký công văn cần in sẵn, theo mẫu thống Cục lưu trữ Văn phòng Trung ương với độ dày 200 trang, trước sử dụng phải đồng chí phụ trách ký đóng dấu quan vào trang đầu Ngoài phương pháp đăng ký công văn sổ, văn thư quan sử dụng máy tính để đăng ký quản lý cơng văn theo chương trình phần mềm quản lý công văn mạng 4) Làm thủ tục gửi công văn Tất tài liệu cần phát hành văn thư làm thủ tục gửi theo nơi nhận ghi tài liệu Để tránh gửi sót trùng lặp tài liệu, quan cần lập danh sách đầu mối thường xuyên nhận tài liệu Danh sách đầu mối phải trình Chánh văn phịng duyệt điều chỉnh kịp thời thêm, bớt đầu mối Việc làm thủ tục gửi công văn cần đảm bảo yêu cầu sau: 14 - Công văn phải gửi sau có chữ ký hợp lệ người có thẩm quyền ký văn đóng dấu quan - Các cơng văn gửi phải với nơi nhận ghi văn Trên phong bì cần ghi rõ ràng, đầy đủ tên quan gửi, số ký hiệu tài liệu, tên địa quan người nhận Những tài liệu có yêu cầu độ khẩn phải bảo đảm đến nơi nhận thời gian quy định Đối với tài liệu mật, tối mật, tuyệt mật, cần ghi rõ tên nơi nhận vào phía trang đầu văn Khi gửi phải kèm theo phiếu gửi làm hai bì, bì ngồi ghi tài liệu thường, bì đóng dấu mức độ mật: tuyệt mật, tối mật, mật (hoặc đóng dấu ký hiệu độ mật: A-tuyệt mật, B-tối mật, C-mật) Những tài liệu tuyệt mật người có tên mở bì phải dùng dấu "Riêng người có tên mở bì" Khi giao nhận tài liệu gửi qua đường bưu điện hay chuyển trực tiếp phải vào sổ chuyển có ký nhận đầy đủ, rõ ràng Mỗi tài liệu phát hành thức lưu lại giấy tốt, chữ rõ đồng chí lãnh đạo ký trực tiếp mực tốt Đối với loại quan trọng như: NQ, QĐ, CT, BC tài liệu cần lập hồ sơ đại hội, hội nghị, vấn đề, việc lưu hai Bản thảo cuối (bản gốc) tài liệu quan trọng có bút tích đồng chí lãnh đạo chủ chốt quan sửa chữa nội dung cần lưu giữ lâu dài Đối với gốc loại tài liệu khác phải lưu lại năm để đối chiếu cần thiết Tất lưu công văn văn thư lập thành hồ sơ hết năm giao nộp vào lưu trữ quan theo quy định 5) Theo dõi, kiểm tra thu hồi công văn Sau gửi tài liệu đi, văn thư có trách nhiệm theo dõi, kiểm tra nhằm kịp thời phát trường hợp chậm trễ, thất lạc để xử lý Cách kiểm tra qua điện thoại, thơng qua phiếu gửi định kỳ hàng tháng gửi thống kê Những tài liệu hoả tốc, thượng khẩn, tối mật, tuyệt mật cần tổ chức theo dõi chặt chẽ việc chu chuyển để kịp thời nắm kết giao, nhận tài liệu Hàng tháng, quý, tháng, năm, văn thư tổng hợp số liệu cơng văn đi, phân tích số lượng cụ thể loại; nêu rõ tình trạng chậm trễ, thất lạc, kết trả lời, báo cáo với lãnh đạo để đôn đốc, điều hành cơng việc Đối với văn có quy định thu hồi cần thu hồi đầy đủ hạn Tổ chức quy trình cơng văn đến 1) Tiếp nhận công văn đến 15 Tất công văn tài liệu, đơn thư khiếu tố quan, cá nhân gửi đến quan đường bưu điện, chuyển trực tiếp hay cán công tác đem phân phát hội nghị phải tập trung thống phòng phận văn thư quan để đăng ký vào sổ Khi tiếp nhận công văn đến, phận văn thư phải kiểm tra kỹ thành phần ghi bì, dấu niêm phong (nếu có), đối chiếu cẩn thận số ký hiệu ghi bì với sổ giao nhận ký nhận Sau tiếp nhận, có cơng văn khẩn phải ưu tiên làm thủ tục trước chuyển đến người giải Khi mở bì phải cẩn thận, tránh để sót làm rách tài liệu Đối chiếu kỹ số ký hiệu tài liệu bì với số ký hiệu ghi ngồi bì, có nhầm lẫn cần kịp thời báo cáo với đồng chí phụ trách để xử lý Trường hợp cần thiết lập biên thơng báo cho nơi gửi yêu cầu kiểm tra lại Văn thư không mở bì tài liệu gửi đến ghi rõ tên người nhận có dấu "Riêng người có tên mở bì" Văn thư trả lại nơi gửi tài liệu gửi đến thức như: thiếu dấu, thiếu chữ ký, thiếu trang, mờ, nhàu nát 2) Đóng dấu đến đăng ký cơng văn đến a Đóng dấu đến Mỗi công văn, tài liệu gửi đến quan tập trung văn thư để thống đăng ký vào sổ cơng văn đến đóng dấu đến Dấu đến đóng vào góc trái, trang đầu, số ký hiệu Những bì tài liệu đến, văn thư khơng phép mở bì đóng dấu đến vào bì sau đóng dấu đến, cán văn thư có trách nhiệm ghi đầy đủ yếu tố vào dấu đến b Đăng ký công văn đến Tuỳ theo số lượng công văn, tài liệu gửi đến quan năm nhiều hay mà cán văn thư quan sử dụng số lượng sổ đăng ký công văn đến cho hợp lý Số công văn đến đánh theo năm theo sổ Sổ đăng ký công văn đến giúp cho việc quản lý, tra tìm theo dõi q trình giải cơng văn đến Do vậy, phân chia tài liệu vào sổ cần xác; vào sổ đầy đủ, cột mục, chữ viết rõ ràng, trình bày sạch, đẹp Ngồi phương pháp sử dụng sổ để đăng ký cơng văn đến, nhiều quan Hội Trung ương tỉnh, thành phố sử dụng máy tính để đăng ký cơng văn đến theo chương trình phần mềm quản lý công văn đến mạng máy tính 3) Phân phối, theo dõi giải cơng văn đến 16 Tất công văn, tài liệu đến sau đăng ký vào sổ, cán văn thư chuyển cho đồng chí Chánh Phó chánh văn phịng để xem xét định việc phân phối Sau văn thư đăng ký tiếp vào cột "Người nhận" sổ công văn đến làm thủ tục chuyển giao Việc chuyển giao công văn đến cần đăng ký đầy đủ vào sổ chuyển có ký nhận rõ ràng Các công văn, tài liệu cần luân chuyển từ phận sang phận khác, từ người sang người khác hay chuyển quan phải qua văn thư làm thủ tục chuyển tiếp văn thư có trách nhiệm theo dõi chặt chẽ việc luân chuyển tài liệu đến Lãnh đạo quan có trách nhiệm theo dõi việc giải nội dung công văn Những công văn đến cần phải có ý kiến phê duyệt Chánh Văn phịng Sau gửi, lưu lại văn thư Những công văn nơi gửi đến xin ý kiến, cơng văn có u cầu thời hạn giải quyết, văn thư cần vào sổ theo dõi riêng có trách nhiệm giúp đồng chí phụ trách nhắc phận quan thời hạn giải công văn kịp thời báo cáo trường hợp chậm trễ để lãnh đạo quan tâm đôn đốc việc giải Khi công việc giải xong, văn thư ghi rõ kết vào sổ theo dõi đồng thời kết thúc trình theo dõi PHẦN V XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ, LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN I Xây dựng danh mục hồ sơ Khái niệm: Danh mục hồ sơ bảng kê có hệ thống hồ sơ dự kiến lập năm văn thư (hoặc nhiệm kỳ) quan, đơn vị, kèm theo ký hiệu thời hạn bảo quản hồ sơ xây dựng theo chế độ quy định Tác dụng: - Tạo điều kiện cho việc lập hồ sơ quan chủ động, hợp lý, xác có chất lượng - Giúp cán lãnh đạo nắm toàn công việc, quan, đơn vị công việc cán nhân viên - Nâng cao tinh thần trách nhiệm cán bộ, nhân viên quan việc lập hồ sơ - Quản lý chặt chẽ tài liệu để giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Cách xây dựng sử dụng danh mục hồ sơ 17 * Cơ sở để xây dựng danh mục hồ sơ - Chức năng, nhiệm vụ, chương trình cơng tác quan, đơn vị công việc cán - Lề lối làm việc, chế độ hội nghị, báo cáo, tổ chức văn thư quan - Các loại tài liệu hình thành trình hoạt động quan, đơn vị danh mục hồ sơ năm (hoặc nhiệm kỳ) trước bảng thời hạn bảo quản tài liệu quan - Các đặc trưng lập hồ sơ: tên gọi, vấn đề, tác giả, địa dư, quan giao dịch, thời gian (xem phần phương pháp lập hồ sơ) * Cách làm danh mục hồ sơ: có hai cách - Cách 1: Cán văn thư, lưu trữ quan dự kiến danh mục hồ sơ cho đơn vị tổ chức quan, sau gửi đơn vị tham gia ý kiến Cán văn thư, lưu trữ giúp văn phòng quan tập hợp danh mục hồ sơ đơn vị, bổ sung, hoàn chỉnh thành danh mục hồ sơ quan, trình thủ trưởng xét duyệt ban hành Cách làm tiến hành tương đối nhanh khó khăn việc dự kiến hồ sơ cụ thể địi hỏi cán văn thư, lưu trữ phải nắm vững chức năng, nhiệm vụ cụ thể cán bộ, nắm yêu cầu nghiên cứu cán dự kiến danh mục hồ sơ sát hợp - Cách 2: Từng cán nghiên cứu vào nhiệm vụ, chương trình, kế hoạch cơng tác năm kinh nghiệm năm (hoặc nhiệm kỳ) trước, dự kiến hồ sơ cần lập năm (hoặc nhiệm kỳ), đưa cho cán phụ trách đơn vị góp ý kiến Cán phụ trách đơn vị tập hợp dự kiến danh mục hồ sơ cán đơn vị (bổ sung hồ sơ thiếu, bỏ hồ sơ trùng lặp không cần thiết) thành danh mục hồ sơ đơn vị Cán văn thư, lưu trữ có trách nhiệm giúp văn phịng quan tập hợp danh mục hồ sơ đơn vị (bổ sung hồ sơ thiếu, bỏ hồ sơ trùng lặp ) thành danh mục hồ sơ chung quan, trình thủ trưởng xét duyệt ban hành Cách làm có ưu điểm: danh mục hồ sơ lập đầy đủ, xác để bảo đảm hồn thành thời gian có chất lượng, cán văn thư, lưu trữ cần chủ động hướng dẫn nghiệp vụ, phương pháp lập danh mục hồ sơ Văn phịng quan cần có kế hoạch cụ thể kiểm tra, đôn đốc thường xuyên đơn vị Danh mục hồ sơ năm (nhiệm kỳ) làm lần vào cuối năm (nhiệm kỳ) trước vào đầu năm (nhiệm kỳ) Những quan có tổ chức máy, chức năng, nhiệm vụ thay đổi, cần đầu tư thời gian làm danh mục hồ sơ lần đầu, năm (nhiệm kỳ) sau điều chỉnh, bổ sung số hồ sơ cụ thể cho phù hợp với nhiệm vụ, chương trình cơng tác năm (nhiệm kỳ) tiếp tục sử dụng - Cách sử dụng danh mục hồ sơ 18 Danh mục hồ sơ thủ trưởng phê duyệt cần thành nhiều bản: Chánh văn phịng, trưởng phịng hành chính, người giữ để theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ Cán văn thư giữ để theo dõi lập hồ sơ thuộc phần phụ trách đồng thời theo dõi để ghi vào mục lưu hồ sơ dấu đến (khi đóng vào cơng văn đến) cột lưu hồ sơ sổ đăng ký công văn đi, đến Cán lưu trữ giữ để nắm số lượng hồ sơ cần lập năm (nhiệm kỳ) mà chuẩn bị bìa hồ sơ phát cho đơn vị đồng thời làm sở để theo dõi, hướng dẫn cán quan lập hồ sơ thu hồ sơ lưu trữ Văn phịng (hoặc trích sao) gửi đơn vị quan để thực Cán nghiên cứu vào danh mục hồ sơ, xem phải lập hồ sơ gì, để chuẩn bị đầy đủ bìa, ghi tên hồ sơ, số ký hiệu hồ sơ (như danh mục hồ sơ) Trong q trình giải cơng việc tài liệu thuộc hồ sơ đưa vào tờ bìa ghi tên hồ sơ ấy, hồ sơ kết thúc công việc giải xong hết năm văn thư Một số điểm cần lưu ý - Danh mục hồ sơ dự kiến trước nên có trường hợp chưa sát với thực tế, trình giải cơng việc có vấn đề nảy sinh cần bổ sung vào danh mục (trong danh mục cần để số hồ sơ trống để dự phịng) - Cuối năm (nhiệm kỳ) có trường hợp hồ sơ dự kiến danh mục thực tế không thực công việc, không lập hồ sơ ghi vào cột ghi danh mục hồ sơ: khơng hình thành hồ sơ - Nếu hết năm (nhiệm kỳ) công việc chưa giải xong, chưa kết thúc hồ sơ ghi vào cột ghi danh mục hồ sơ: chuyển sang năm (nhiệm kỳ) sau Tóm lại: Danh mục hồ sơ đóng vai trị quan trọng thiết thực cơng tác lập hồ sơ Vì vậy, để danh mục hồ sơ phát huy tác dụng, tạo điều kiện thuận lợi cho cán quan thực dễ dàng, xây dựng cần nghiên cứu kỹ, làm dần bước, tránh làm qua loa, đại khái, hình thức Qua năm (nhiệm kỳ) có rút kinh nghiệm để điều chỉnh, bổ sung danh mục hồ sơ ngày hoàn chỉnh II Lập hồ sơ Khái niệm * Khái niệm hồ sơ: tập tài liệu có liên quan chặt chẽ với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc trưng định như: tên gọi, tác giả, hình thành trình giải công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị cá nhân Một hồ sơ gồm nhiều đơn vị bảo quản 19 * Khái niệm lập hồ sơ: vào chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị nhiệm vụ cụ thể giao, dựa vào danh mục hồ sơ quan (nếu có) dựa số đặc trưng phổ biến giống tài liệu mà tập hợp tài liệu sản sinh q trình giải cơng việc thành vấn đề, việc, người tập tài liệu nhằm phục vụ cho việc nghiên cứu hàng ngày lâu dài sau * Vị trí - Lập hồ sơ khâu quan trọng cuối công tác văn thư, giải xong công việc chưa lập hồ sơ coi chưa hoàn thành công việc - Công tác lập hồ sơ mắt xích gắn liền cơng tác văn thư với cơng tác lưu trữ có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác lưu trữ * Tác dụng hồ sơ - Tra tìm nhanh chóng, xác để giải công việc hàng ngày kịp thời, không để sót việc, chậm việc, nâng cao hiệu cơng tác - Quản lý chặt chẽ tài liệu, giữ gìn bí mật, khơng để mát, thất lạc tài liệu - Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, phục vụ tốt cho công tác nghiên cứu hàng ngày lâu dài sau Trách nhiệm lập hồ sơ Điều 21 điều lệ công tác công văn giấy tờ công tác lưu trữ ban hành kèm theo nghị định 142 - CP Phủ Thủ tướng ngày 28-9-1963 quy định: "Cán bộ, nhân viên làm công tác công văn giấy tờ cán bộ, nhân viên làm công tác chuyên môn khác có làm cơng việc liên quan đến cơng văn giấy tờ phải lập hồ sơ công việc làm" Có quy định cán trực tiếp giải công việc người hiểu rõ hết cơng việc làm, biết trình phát sinh, phát triển kết thúc việc loại tài liệu hình thành q trình giải cơng việc nên có điều kiện để thu thập đầy đủ tài liệu đưa vào hồ sơ Do đó, hồ sơ lập hợp lý, xác, có chất lượng cao; đồng thời phục vụ thiết thực cho thân cán q trình giải cơng việc - Để thực điều lệ công tác công văn giấy tờ công tác lưu trữ, cán bộ, nhân viên cần xác định trách nhiệm phải lập hồ sơ cơng việc làm; coi việc làm thường xuyên hàng ngày, từ có ý thức lưu giữ tài liệu, giải xong công việc đưa tài liệu vào hồ sơ - Đối với đồng chí lãnh đạo có thư ký riêng, thư ký có trách nhiệm lập hồ sơ tài liệu thủ trưởng Các đồng chí lãnh đạo khác, có trách nhiệm lập hồ sơ thuộc phần việc phụ trách - Cán văn thư có trách nhiệm lập đầy đủ tập lưu công văn đi, hồ sơ hội nghị quan, hội nghị ngành quan tổ chức Ở cấp hội, văn thư có trách 20 nhiệm lập hồ sơ Đại hội, hội nghị Ban chấp hành, Ban thường vụ hội nghị cán cấp hội triệu tập Yêu cầu lập hồ sơ 1) Hồ sơ lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị 2) Tài liệu hồ sơ phải có mối liên hệ chặt chẽ với phải đầy đủ hoàn chỉnh 3) Tài liệu hồ sơ phải có giá trị Phương pháp lập hồ sơ 1) Hình thành hồ sơ (Mở hồ sơ) a Đối với quan xây dựng danh mục hồ sơ, cần dựa vào danh mục hồ sơ để đưa tài liệu vào hồ sơ (xem phần sử dụng danh mục hồ sơ) b Đối với quan chưa xây dựng danh mục hồ sơ, cán nhân viên cần vào nhiệm vụ dựa vào đặc trưng sau để hình thành hồ sơ - Đặc trưng tên gọi - Đặc trưng vấn đề - Đặc trưng tác giả: - Đặc trưng quan giao dịch - Đặc trưng địa dư: - Đặc trưng thời gian Tóm lại: Có đặc trưng để hình thành hồ sơ, lập hồ sơ cần vận dụng linh hoạt, đặc trưng cần kết hợp số đặc trưng khác để lập hồ sơ Trong thực tế thường áp dụng phổ biến đặc trưng: tên gọi, vấn đề, tác giả, thời gian 2) Phân chia đơn vị bảo quản: Để thuận tiện cho việc bảo quản phục vụ khai thác, hồ sơ (đơn vị bảo quản) không nên dày 200 trang (đơn vị bảo quản đơn vị để thống kê lưu trữ) Sau thu thập đủ tài liệu đưa vào hồ sơ, cần loại giấy nháp, tư liệu tham khảo, tài liệu trùng, tài liệu hết giá trị khỏi hồ sơ Nếu khối lượng tài liệu hồ sơ nhiều 200 trang nên chia thành nhiều tập, tập đơn vị bảo quản Khi phân chia thành đơn vị bảo quản, cần dựa vào mối liên hệ nội dung, thời gian giá trị tài liệu để phân chia cho hợp lý Ví dụ: - Nếu định nhân năm nhiệm kỳ nhiều nên dựa vào nội dung để phân chia thành đơn vị bảo quản + Quyết định việc tiếp nhận, điều động cán + Quyết định việc xếp lương 21 + Quyết định việc khen thưởng + Quyết định việc kỷ luật + - Nếu công văn năm nhiều nên dựa vào thời gian để chia thành hai đơn vị bảo quản: + Công văn từ tháng đến tháng + Công văn từ tháng đến tháng 12 - Hồ sơ Đại hội nhiều tài liệu nên dựa vào giá trị tài liệu để phân chia đơn vị bảo quản + Tài liệu chuẩn bị Đại hội + Các tài liệu Đại hội + Các tham luận đại biểu + Tài liệu bầu cử + Phiếu bầu + Tài liệu phục vụ Đại hội + Thư chúc mừng, tâm thư gửi Đại hội + 3) Sắp xếp tài liệu đơn vị bảo quản Sau phân chia đơn vị bảo quản (ĐVBQ) cần xếp tài liệu ĐVBQ, bảo đảm mối liên hệ tài liệu với nhau, phản ánh vấn đề rõ ràng, thuận tiện cho tra tìm, nghiên cứu Có cách xếp tài liệu sau: -Sắp xếp theo số thứ tự công văn: - Sắp xếp theo ngày, tháng, năm tài liệu -Sắp xếp theo q trình giải cơng việc: - Sắp xếp theo mức độ quan trọng tài liệu - Sắp xếp theo mức độ quan trọng tác giả - Sắp xếp theo vần chữ Một số điểm cần ý xếp tài liệu - Nếu ĐVBQ có phim, ảnh kèm cho phim, ảnh vào phong bì để bảo quản riêng (cần ghi rõ vào chứng từ kết thúc: nơi bảo quản phim, ảnh đó, ghi rõ ký hiệu tra tìm) - Trong ĐVBQ tài liệu cần giữ bản, chọn có đầy đủ thể thức, giấy tốt, chữ rõ - Các chương trình, kế hoạch báo cáo tổng kết năm, xếp vào năm mà nội dung tài liệu nói đến 22 - Các chương trình, kế hoạch công tác nhiều năm xếp vào năm đầu mà nội dung tài liệu nói đến Ví dụ: Kế hoạch công tác năm 2005 - 2010 xếp vào năm 2005 - Các báo cáo tổng kết nhiều năm xếp vào năm cuối mà nội dung tài liệu nói đến Ví dụ: Báo cáo tổng kết cơng tác năm 2005 – 2010 xếp vào năm 2010 4) Biên mục đơn vị bảo quản Việc biên mục gồm: đánh số trang, viết mục lục tài liệu, viết chứng từ kết thúc, viết bìa hồ sơ III Nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan Hồ sơ lập xong cần kiểm tra lại, thống kê vào mục lục hồ sơ Vào đầu năm sau, đơn vị tập trung hồ sơ giải xong, kiểm tra, hoàn chỉnh hồ sơ tiến hành làm thủ tục nộp lưu vào lưu trữ quan Những hồ sơ mà cán cần giữ lại thời gian để nghiên cứu phải làm thủ tục mượn lại Khi giao nhận hồ sơ cần lập biên Tóm lại: Xây dựng danh mục hồ sơ lập hồ sơ khâu quan trọng công tác văn thư Mỗi cán bộ, quan cần làm tốt để phục vụ cho công tác hàng ngày nghiên cứu lâu dài sau Đồng thời tạo điều kiện thuận tiện để quản lý hồ sơ tài liệu 23 ... BẢN CỦA HỘI NƠNG DÂN VIỆT NAM Văn Hội Nơng dân Việt Nam loại hình tài liệu ghi lại kết trình hoạt động Hội Văn Hội cịn phương tiện, cơng cụ chủ yếu, phổ biến để thực lãnh đạo, đạo cấp Hội, để... ký công văn Tất văn thức quan gửi phải tập trung thống phòng văn thư phận văn thư quan số đăng ký vào sổ Đăng ký công văn đi: số công văn đánh chữ số Ảrập theo thể loại văn theo nhiệm kỳ cấp hội. .. phó văn phịng chun viên tổng hợp dự số hội nghị theo quy chế làm việc TW Hội; - Với ban chức trực thuộc TW Hội quan hệ phối hợp PHẦN II CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ I CÔNG TÁC VĂN THƯ - Khái niệm Công