NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN I. Mục đích, ý nghĩa Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan là một việc làm bắt buộc đối với các đơn vị, cá nhân trong cơ quan. Hồ sơ được giao nộp được đầy đủ sẽ góp phần giữ gìn an toàn toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan và cũng là để góp phần bảo vệ an toàn tài liệu phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam, phục vụ nhu cầu tra cứu, sử dụng trước mắt cũng như lâu dài. Nếu không tiến hành giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan thì hồ sơ, tài liệu sẽ dễ bị thất lạc, mất mác và khi có nhu cầu nghiên cứu, sử dụng sẽ gặp khó khăn trong việc tra tìm. II. Căn cứ: Điều 14, Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia số: 34/2001/PL-UBTVQH10 ; Điều 22, Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 của Chính phủ về Công tác văn thư; Điều 5, Nghị định số: 111/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia. III. Trách nhiệm của các đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành Để công tác lập hồ sơ, nộp lưu thực hiện được chặt chẽ, đúng quy định - Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý của mình. - Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính, người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ: Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các cơ quan, tổ chức cấp dưới và tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành tại cơ quan, tổ chức mình. Cụ thể: 1- Chỉ đạo công tác lập hồ sơ, nộp lưu: + Cuối năm, đôn đốc các phòng chức năng lập danh mục hồ sơ mới, đồng thời nhắc nhở kết thúc hồ sơ cũ. Đầu năm đôn đốc việc mở hồ sơ mới, nộp lưu những hồ sơ đã giải quyết xong và đã hết hạn lưu giữ ở phòng vào lưu trữ cơ quan; + Trong quá trình chỉ đạo công tác của cơ quan, thủ trưởng hoặc trưởng phòng HC phát hiện những việc đột xuất chưa có ai lập hồ sơ thì giao cho cán bộ lập kịp thời và bổ sung vào bản DMHS. Kiểm tra việc bàn giao hồ sơ khi có cán bộ thay đổi công tác 2- Hồ sơ lập xong được để lại phòng công tác 1 năm để theo dõi, nghiên cứu khi cần thiết, sau đó vào đầu năm sau, các đơn vị tập trung những hồ sơ đã giải quyết xong, kiểm tra, hoàn chỉnh hồ sơ, thống kê vào mục lục hồ sơ và tiến hành làm thủ tục nộp lưu vào lưu trữ cơ quan. Ví dụ: Hồ sơ năm 2008 lập xong, để lại phòng làm việc năm 2009, vào đầu năm 2010 các phòng nộp lưu vào lưu trữ cơ quan. 3- Những hồ sơ mà cán bộ cần giữ lại một thời gian để nghiên cứu sử dụng phải làm thủ tục mượn lại. 4- Thủ trưởng các đơn vị trong cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức về việc lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức. Khi nộp lưu vào lưu trữ cơ quan, các phòng xem xét lựa chọn những hồ sơ cần bảo quản vĩnh viễn và lâu dài (đã ghi trong DMHS), kèm theo 2 bản mục lục hồ sơ nộp lưu để nộp vào lưu trữ cơ quan; 5- Những hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời để lại ở phòng chức năng, hết hạn thì đánh giá lại. Nếu không cần lưu thêm thì làm thủ tục loại hủy. 6- Cán bộ lưu trữ có trách nhiệm - Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu; - Phối hợp với các đơn vị, cá nhân xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập; - Hướng dẫn các đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp và thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”; - Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận tài liệu; - Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập “Biên bản giao nhận tài liệu”. Khi giao nhận hồ sơ cần đối chiếu với bản mục lục hồ sơ nộp lưu, kiểm tra thiếu đủ, xem xét hồ sơ và nếu cần thì yêu cầu phòng chức năng có hồ sơ bổ sung cho đủ rồi ký nhận vào biên bản nộp lưu (Mẫu biên bản nộp lưu hồ sơ - xem phụ lục số 5). 7- Cán bộ lưu trữ căn cứ vào nghiệp vụ lưu trữ kiểm tra lại chất lượng hồ sơ, hoàn chỉnh các khâu kỹ thuật, xem xét lại thời hạn bảo quản, làm thống kê và sắp xếp lên giá tủ, làm công cụ tra tìm phục vụ cho khai thác, sử dụng. 8- Hàng năm, các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc đó, thống kê tất cả các hồ sơ của đơn vị mình hoặc những hồ sơ hình thành trong quá trình giải quyết công việc của mình vào “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và giao nộp những hồ sơ, tài liệu đó vào lưu trữ hiện hành của cơ quan theo thời hạn quy định. (Mẫu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu – xem phụ lục số 1) - Trong trường hợp các đơn vị, cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì phải lập danh mục các hồ sơ, tài liệu đó gửi cho lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức nhưng thời hạn giữ lại không được quá hai năm. - Mọi cán bộ, công chức, viên chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác đều phải bàn giao lại hồ sơ tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm. IV. Thời hạn nộp lưu Thời hạn nộp lưu tài liệu được quy định như sau: + Tài liệu hành chính: Sau một năm kể từ năm công việc kết thúc. 2 + Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ: Sau một năm kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức. + Tài liệu xây dựng cơ bản: Sau 03 tháng kể từ khi công trình được quyết toán. + Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; Mcrôphim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác: Sau 03 tháng kể từ khi công việc kết thúc. V. Thủ tục giao nộp tài liệu Khi giao nộp tài liệu phải lập hai bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và hai bản “Biên bản giao nhận tài liệu”, Đơn vị, cá nhân nộp và lưu trữ hiện hành mỗi bên giữ một bản. Phụ lục số 1: TÊN CƠ QUAN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN ĐƠN VỊ Độc lập - Tự do - Hạnh phúc …, ngày … tháng … năm … MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU ĐƠN VỊ: ……………………………………………………… TT Số hồ sơ Tiêu đề hồ sơ Ngày tháng bắt đầu và kết thúc Số lượng tờ Ghi chú 1 2 3 4 5 6 Bản Mục lục này có:……. Hồ sơ, trong đó: 1. ………………… hồ sơ bảo quảnVĩnh viễn. 2. ………………… hồ sơ bảo quản lâu dài. 3. ………………… hồ sơ bảo quản tạm thời. ĐẠI DIỆN BÊN GIAO ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN 3 Phụ lục số 2 MỤC LỤC VĂN BẢN Hồ sơ số… STT Số, ký hiệu Ngày tháng Tên gọi và trích yếu Tác giả Bản chính Bản sao Tờ số Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 9 (Khổ giấy: 210 mm x 297 mm) Hướng dẫn cách ghi: Cột 1 - Ghi số thứ tự tài liệu trong đơn vị bảo quản Cột 2 - Ghi số và ký hiệu của tài liệu. Cột 3 - Ghi ngày, tháng, năm của tài liệu. Nếu tài liệu không có ngày, tháng phải xác minh thì cho vào dấu [ ]. Cột 4 - Ghi tên gọi và trích yếu của tài liệu. Cột 5 - Ghi tác giả của tài liệu. Nếu tài liệu không có tác giả phải xác minh thì cho vào dấu [ ]. Cột 6 - Nếu bản chính đánh dấu vào cột 6. Cột 7 - Nếu bản sao đánh dấu vào cột 7. Cột 8 - Ghi tài liệu đó bắt đầu từ tờ số mấy trong ĐVBQ. Cột 9 - Ghi những điểm cần thiết: độ mật, không dấu, không có chữ ký, bút tích, dự thảo, quyển sách 4 Phụ lục số 3 CHỨNG TỪ KẾT THÚC Trong đơn vị bảo quản này có: (1) (bằng chữ (2) … ……… ) tờ tài liệu, được đánh số từ đến …………. Có các tờ trùng số (4) ………… khuyết số ………………………. Mục lục tài liệu văn kiện có ( (3) ……… ) tờ. Chất lượng của tài liệu văn kiện (5) … Ngày… tháng… năm 200… Người lập hồ sơ (6) Ký (ghi rõ họ và tên) (Khổ giấy: 210 mm x 297 mm) Hướng dẫn cách ghi 1 - Ghi số lượng tờ trong đơn vị bảo quản bằng số. 2 - Ghi số lượng tờ trong đơn vị bảo quản bằng chữ. 3 - Ghi số lượng tờ mục lục tài liệu bằng số và bằng chữ. 4 - Nếu khi đánh số tờ có nhầm lẫn, trùng số, khuyết số thì ghi rõ vào chứng từ. 5 - Ghi tình trạng vật lý của tài liệu: Tài liệu đánh máy, in-rô-nê-ô hay viết tay, dây mực, chữ rõ hay mờ, bị rách, mối xông, chất lượng giấy tốt hay xấu. 6 - Ghi ngày, tháng, năm hoàn chỉnh hồ sơ, người lập hồ sơ, biên mục và viết chứng từ kết thúc ký, ghi rõ họ tên. 5 Phụ lục số 4 Mẫu bìa hồ sơ (mặt trước) (Khổ giấy: 330 mm x 570 mm) Hướng dẫn cách ghi: 1- Ghi tên phông: Ví dụ: Tổng Công ty Dầu khí, Công ty Dịch vụ và kỹ thuật dầu khí 2 - Ghi số văn thư (theo DMHS) 3 - Ghi tên hồ sơ: Ghi bằng chữ to, rõ ràng, mực tốt. 6 ………………….(1)……………… …………………….………………. Số VT (2)………. HỒ SƠ (3) ….…. …… … Từ ngày.… (4)…… đến ngày…(5)…… Gồm…(6)……tờ Phông số: (7) Thời hạn bảo quản Mục lục số: (8) …………(10)……… Hồ sơ số: (9) 4 - Ghi ngày, tháng, năm sớm nhất của tài liệu trong đơn vị bảo quản 5 - Ghi ngày, tháng, năm muộn nhất của tài liệu trong đơn vị bảo quản 6 - Ghi số lượng tờ tài liệu trong đơn vị bảo quản 7 - Ghi số phông trong kho lưu trữ (nếu có nhiều phông). 8 - Ghi số thứ tự của quyển mục lục trong phông (nếu một phông lập nhiều mục lục hồ sơ) - phần này cán bộ lưu trữ ghi. 9 - Ghi số của hồ sơ trong phông đó theo từng mục lục hồ sơ. 10 - Ghi thời hạn bảo quản Phụ lục số 5 Mẫu Biên bản giao nhận tài liệu TÊN CƠ QUAN TỔ CHỨC (cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc …………., ngày tháng năm 200… BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU - Căn cứ Công văn số /VTLTNN-NVTW ngày tháng 5 năm 2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước v/v ban hành bản Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính; - Căn cứ: ………………… (1) ………………… ….………… …… Chúng tôi gồm: BÊN GIAO: ……………………… (2) ……… ……… …… …, đại diện là: - Ông (bà): …… Chức vụ công tác/chức danh:…… …………… …. - Ông (bà):………… …… … Chức vụ công tác/chức danh: …… BÊN NHẬN: ……………………… (3) ……… ……… , đại diện là: - Ông (bà): Chức vụ công tác/chức danh: … - Ông (bà): …… … Chức vụ công tác/chức danh: …… Thống nhất lập biên bản giao nhận tài liệu ………… (4) ………… … với những nội dung cụ thể như sau: 7 1. Tên phông (hoặc khối) tài liệu: … … 2. Thời gian của tài liệu: 3. Thành phần và số lượng tài liệu: 3.1. Tài liệu hành chính: - Tổng số hộp (cặp): - Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản): ………………………… - Quy ra mét giá: mét 3.2. Tài liệu khác (nếu có): … …………………………………… ……………………… 4. Công cụ tra cứu và tài liệu liên quan kèm theo (5) :…………………………. …………………….…… Biên bản này được lập thành hai bản; mỗi bên giữ một bản./. ĐẠI DIỆN BÊN GIAO ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN (Ký tên và ghi rõ họ tên) (Ký tên và ghi rõ họ tên) Xác nhận của cơ quan, tổ chức (6) (chức vụ, chữ kí của người có thẩm quyền, họ tên, đóng dấu) ___________________________ Ghi chú: 1 Căn cứ kế hoạch công tác hoặc hợp đồng chỉnh lý tài liệu v.v… 2, 3 Ghi tên của lưu trữ trực tiếp quản lý tài liệu, chẳng hạn như Phòng Lưu trữ Bộ …, Trung tâm Lưu trữ tỉnh ……., Lưu trữ Sở/Ban …… , Lưu trữ Công ty …… , v.v… và tên của cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị (nếu có) thực hiện chỉnh lý tài liệu. 4 Mục đích hay ghi rõ lý do giao nhận: để chỉnh lý hoặc sau khi chỉnh lý. 5 Liệt kê các công cụ tra cứu và tài liệu liên quan kèm theo (nếu có) như: - Mục lục tài liệu nộp lưu; - Các công cụ tra tìm khác như bộ thẻ, cơ sở dữ liệu tra tìm tự động ; - Các tài liệu liên quan khác như bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông; hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ; hướng dẫn xác định giá trị tài liệu v.v 6 Xác nhận của cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu (trong những trường hợp lưu trữ trực tiếp quản lý tài liệu không có con dấu riêng). 8 . NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN I. Mục đích, ý nghĩa Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan là một việc làm bắt buộc đối với các đơn vị, cá nhân trong cơ quan. Hồ sơ được giao nộp được. Khi nộp lưu vào lưu trữ cơ quan, các phòng xem xét lựa chọn những hồ sơ cần bảo quản vĩnh viễn và lâu dài (đã ghi trong DMHS), kèm theo 2 bản mục lục hồ sơ nộp lưu để nộp vào lưu trữ cơ quan; . việc của mình vào “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và giao nộp những hồ sơ, tài liệu đó vào lưu trữ hiện hành của cơ quan theo thời hạn quy định. (Mẫu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu – xem phụ