CHƯƠNG IV TỔ CHỨC LẬP HỒ SƠ 1. Hình thành hồ sơ a. Đối với cơ quan đã xây dựng danh mục hồ sơ, cần dựa vào danh mục hồ sơ để đưa tài liệu vào hồ sơ (xem phần sử dụng danh mục hồ sơ). b. Đối với những cơ quan chưa xây dựng danh mục hồ sơ, từng cán bộ nhân viên cần căn cứ vào nhiệm vụ của mình và dựa vào 6 đặc trưng sau để hình thành hồ sơ. * Đặc trưng tên gọi: Tên gọi là tên loại của tài liệu như: Nghị quyết, Chỉ thị, Thông tư, Những tài liệu có cùng tên gọi, của một tác giả, trong một nhiệm kỳ hoặc một năm lập một hồ sơ. Đặc trưng này thường được áp dụng để lập các tập lưu công văn đi ở văn thư: Ví dụ: Các tập Nghị quyết, Chỉ thị, Thông tư, Thông báo, * Đặc trưng vấn đề: Những tài liệu có tên gọi khác nhau, tác giả khác nhau nhưng nói về một vấn đề, một sự việc, trong một thời gian nhất định, lập một hồ sơ. Ví dụ: Hồ sơ v/v thanh, quyết toán công trình nhà làm việc của Công ty Dịc vụ kỹ thuật Dầu khí tại 154 Nguyễn Thái Học. Năm 2009. Hồ sơ bàn giao kinh doanh xăng dầu từ Xí nghiệp Cảng dịch vụ dầu khí sang Xí nghiệp dịch vụ vật tư thiết bị và nhiên liệu của Công ty Dịch vụ Kỹ thuật Dầu khí. Năm 2007 * Đặc trưng tác giả: Tác giả là cơ quan ban hành tài liệu. Tài liệu có tên gọi khác nhau, nội dung khác nhau nhưng của một tác giả sản sinh ra trong một thời gian nhất định lập một hồ sơ. Đặc trưng này thường áp dụng để lập hồ sơ đối với tài liệu các cơ quan khác gửi đến. Ví dụ: Quyết định, công văn của Tổng công ty Dầu khí Việt Nam, Công ty Dịch vụ Kỹ thuật Dầu khí v/v phê duyệt đơn giá tiền lương năm 2004. Báo cáo thực hiện đầu tư xây dựng cơ bản năm 2008 của Công ty PTSC Báo cáo cân đối kế toán quý, 6 tháng năm 2006 của Văn phòng đại diện PTSC và Ban quản lý các công trình. * Đặc trưng cơ quan giao dịch: Tài liệu trao đổi giữa cơ quan này với một cơ quan khác về một vấn đề, trong một thời gian nhất định, lập một hồ sơ. Ví dụ: Tài liệu trao đổi giữa Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước với Văn phòng Tổng Công ty Dầu khí về việc tổ chức lớp bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ văn thư, lưu trữ các cơ quan, công ty thuộc Tổng Công ty Dầu khí Việt Nam. Năm 2005. Thoả thuận hợp tác của Công ty PTSC với Công ty giám sát các hợp đồng phân chia sản phẩm, Công ty thăm dò khai thác dầu khí năm 2003 * Đặc trưng địa dư: Địa dư là các khu vực, đơn vị hành chính như: thành phố, huyện, xã Những tài liệu có tên gọi giống nhau, được sản sinh ra trong một thời 1 gian nhất định ở những khu vực hành chính có đặc điểm đặc biệt giống nhau lập thành một hồ sơ. Ví dụ: Báo cáo nghiên cứu khả thi xây dựng ba trạm kinh doanh nhiên liệu PTSC tại Bắc Giang. Năm 2008-2009 * Đặc trưng thời gian: Thời gian là năm, tháng mà nội dung tài liệu nói đến, đặc trưng này thường kết hợp với các đặc trưng khác để lập hồ sơ. Ví dụ: Công văn của Tổng Công ty DKVN, Xí nghiệp xây dựng 2 v/v quyết toán công trình xây dựng cơ bản. Năm 2007-2008. Tóm lại: Có 6 đặc trưng để hình thành hồ sơ, khi lập hồ sơ cần vận dụng linh hoạt, ngoài đặc trưng chính cần kết hợp một số đặc trưng khác để lập hồ sơ. Trong thực tế thường áp dụng phổ biến 4 đặc trưng: tên gọi, vấn đề, tác giả, thời gian. 2. Phân chia đơn vị bảo quản Để thuận tiện cho việc bảo quản và phục vụ khai thác, mỗi hồ sơ (đơn vị bảo quản) không nên dày quá 200 tờ (đơn vị bảo quản là đơn vị để thống kê trong lưu trữ). Sau khi đã thu thập đủ tài liệu đưa vào hồ sơ, cần loại những giấy nháp, tư liệu tham khảo, những tài liệu trùng, tài liệu đã hết giá trị ra khỏi hồ sơ. Một hồ sơ có thể là một hoặc gồm nhiều đơn vị bảo quản. (Nếu khối lượng tài liệu trong hồ sơ nhiều quá 200 tờ nên chia thành nhiều tập, mỗi tập là một đơn vị bảo quản). Khi phân chia thành các đơn vị bảo quản, cần dựa vào mối liên hệ về nội dung, thời gian hoặc giá trị tài liệu để phân chia cho hợp lý. Ví dụ: - Nếu quyết định nhân sự trong một năm nhiều nên dựa vào nội dung để phân chia thành các đơn vị bảo quản + Quyết định về việc tiếp nhận, điều động cán bộ. + Quyết định về việc xếp lương. + Quyết định về việc khen thưởng. + Quyết định về việc kỷ luật. + - Nếu công văn trong một năm nhiều nên dựa vào thời gian để chia thành hai đơn vị bảo quản: + Công văn từ tháng 1 đến tháng 6. + Công văn từ tháng 7 đến tháng 12. - Hồ sơ hội nghị, hội thảo nếu nhiều tài liệu nên dựa vào giá trị tài liệu để phân chia ra các đơn vị bảo quản + Tài liệu chuẩn bị Hội nghị, hội thảo. + Các tài liệu chính trong Hội nghị, hội thảo. + Các bản tham luận của đại biểu. + Tài liệu về phục vụ Hội nghị, hội thảo. 2 + 3. Sắp xếp tài liệu trong đơn vị bảo quản Sau khi đã phân chia các đơn vị bảo quản (ĐVBQ) cần sắp xếp tài liệu trong từng ĐVBQ, bảo đảm mối liên hệ giữa các tài liệu với nhau, phản ánh vấn đề rõ ràng, thuận tiện cho tra tìm, nghiên cứu. Có các cách sắp xếp tài liệu như sau: a. Sắp xếp theo số thứ tự công văn: Nếu trong một ĐVBQ chỉ có một loại văn bản (Nghị quyết hoặc Chỉ thị, ) thì tài liệu trong đơn vị bảo quản được sắp xếp theo trình tự: số nhỏ xếp trước, số lớn xếp sau. Cách sắp xếp này thường áp dụng để sắp xếp các tập lưu công văn đi. b. Sắp xếp theo ngày, tháng, năm của tài liệu: Nếu trong đơn vị bảo quản chỉ có một loại tài liệu (NQ, QĐ ) của một cơ quan gửi đến thì tài liệu có ngày, tháng, năm sớm xếp trước, tài liệu có ngày, tháng, năm muộn xếp sau. c. Sắp xếp theo quá trình giải quyết công việc: Tài liệu nào giải quyết trước xếp trước, tài liệu nào giải quyết sau xếp sau. Cách này thường áp dụng để sắp xếp các hồ sơ hội nghị, vấn đề, vụ việc (nếu mỗi hồ sơ là một đơn vị bảo quản). Ví dụ: Hồ sơ hội nghị sắp xếp theo trình tự - Giấy triệu tập. - Danh sách đại biểu. - Chương trình hội nghị. - Đề án, báo cáo trình bày trong hội nghị. - Nghị quyết (nếu có). - Biên bản hội nghị. d. Sắp xếp theo mức độ quan trọng của tài liệu: Nếu vì tài liệu quá ít nên phải lập nhiều loại tài liệu của một tác giả vào một ĐVBQ thì phải sắp xếp theo thứ tự tầm quan trọng các loại tài liệu. Trong mỗi loại tài liệu lại sắp xếp theo thứ tự ngày, tháng, năm. Ví dụ: Chương trình, báo cáo, công văn của Phòng Tổ chức Cán bộ, Tổng cục Dầu khí năm 1988. e. Sắp xếp theo mức độ quan trọng của tác giả: Nếu trong ĐVBQ gồm tài liệu của nhiều tác giả thì sắp xếp tài liệu của các cơ quan cấp trên trước, tài liệu của các cơ quan cấp dưới sau, trong từng cơ quan, sắp xếp theo tầm quan trọng của các loại tài liệu, trong từng loại tài liệu sắp xếp theo ngày, tháng, năm. Ví dụ: Tài liệu của Tổng cục Dầu khí, Công ty Dịch vụ kỹ thuật dầu khí năm 1990. g. Sắp xếp theo vần chữ cái: Nếu trong đơn vị bảo quản có nhiều tên người, tên cơ quan (cùng cấp) hoặc nhiều tên địa phương thì sắp xếp thứ tự tên người, tên cơ quan, tên địa phương theo thứ tự vần chữ cái. Ví dụ: - Quyết định về việc tiếp nhận, điều động cán bộ - sắp xếp theo thứ tự: Trần Văn A 3 Lê Văn C Một số điểm cần chú ý khi sắp xếp tài liệu: - Nếu trong ĐVBQ có phim, ảnh đi kèm thì cho phim, ảnh vào phong bì để bảo quản riêng (cần ghi rõ vào chứng từ kết thúc: phim, ảnh đó được bảo quản ở đâu, ghi rõ ký hiệu tra tìm). - Trong ĐVBQ mỗi tài liệu chỉ cần giữ 1 bản, chọn bản chính (nếu không có bản chính thì dùng bản sao thay thế) có đầy đủ thể thức, giấy tốt, chữ rõ. - Các chương trình, kế hoạch và báo cáo tổng kết năm, xếp vào năm mà nội dung tài liệu nói đến. - Các chương trình, kế hoạch công tác nhiều năm xếp vào năm đầu mà nội dung tài liệu nói đến. Ví dụ: Kế hoạch công tác 5 năm 2006 - 2010 xếp vào năm 2006. - Các báo cáo tổng kết nhiều năm xếp vào năm cuối mà nội dung tài liệu nói đến. Ví dụ: Báo cáo tổng kết công tác 5 năm 2004 - 2009 xếp vào năm 2009. 4. Biên mục hồ sơ, đơn vị bảo quản Sau khi đã sắp xếp tài liệu trong từng ĐVBQ theo một trật tự nhất định sẽ tiến hành biên mục. Việc biên mục gồm: đánh số tờ, viết mục lục tài liệu, viết chứng từ kết thúc, viết bìa hồ sơ. a. Đánh số tờ: Số tờ là số lượng tờ tài liệu có trong một hồ sơ, ĐVBQ. - Mục đích: Đánh số tờ là để cố định thứ tự các tài liệu trong hồ sơ, ĐVBQ, bảo đảm không bị thất lạc, mất mát, thuận tiện cho việc quản lý và tra tìm tài liệu. - Yêu cầu: Đánh số tờ phải rõ ràng, chính xác, mỗi tờ tài liệu được đánh một số bằng bút chì đen, mềm; đối với tranh, ảnh, bản đồ đánh số ở mặt sau, nếu ảnh cho vào phong bì thì đánh số cả ngoài bì (ảnh và bì đựng ảnh chung một số). Những tài liệu khổ rộng phải gấp cho vừa bằng khổ hồ sơ và đánh một số. Trong trường hợp để sót số tờ được phép đánh số trùng và thêm chữ a, b,c (ví dụ: 15, 15a, 15b, 15c, ); nếu đánh sai, đánh nhảy số nhiều phải đánh lại (cho phép sai số 5%). Nếu trong ĐVBQ, có kèm các quyển sách in, chỉ cần đánh một số chung cho cả quyển (không đánh số tờ trong sách) và ghi vào chứng từ kết thúc (kèm một quyển sách trang). - Tất cả những sai sót và sửa chữa khi đánh số cần ghi rõ vào chứng từ kết thúc. - Vị trí: Số tờ đánh vào góc trên bên phải, cách mép tài liệu 1 cm. b. Viết mục lục tài liệu - Mục lục tài liệu văn kiện là bản thống kê một cách có hệ thống các tài liệu có trong đơn vị bảo quản và vị trí sắp xếp của chúng. - Mục đích: Mục lục tài liệu nhằm thống kê và cố định thứ tự sắp xếp tài liệu trong hồ sơ, ĐVBQ thuận tiện cho việc quản lý và tra tìm. 4 - Yêu cầu: viết đầy đủ, chính xác các thành phần cần thiết của tài liệu vào mục lục, không được tuỳ tiện viết tắt những từ ngữ không thông dụng; nếu tài liệu không có thời gian, tác giả, người biên mục phải xác minh và cho vào dấu [ ]. - Những hồ sơ, đơn vị bảo quản có thời hạn lưu tạm thời (từ 20 năm trở xuống) không viết mục lục tài liệu. - Vị trí: Mục lục tài liệu được đặt ở đầu đơn vị bảo quản, ngay sau tờ bìa và đánh số trang riêng. (Mẫu mục lục tài liệu - xem phụ lục số 2). c. Viết chứng từ kết thúc - Chứng từ kết thúc phản ánh số lượng tờ tài liệu trong hồ sơ (ĐVBQ) - Mục đích: phản ánh tình trạng, chất lượng tài liệu trong hồ sơ (ĐVBQ) nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý và bảo quản tài liệu. - Yêu cầu: khi ghi số tờ phải cộng thêm số tờ trùng và trừ đi số tờ khuyết (nếu có); Ghi rõ ngày, tháng, năm, người lập hồ sơ ký, ghi rõ họ tên. - Vị trí: Tờ chứng từ kết thúc đặt ở cuối hồ sơ (ĐVBQ). (Mẫu chứng từ kết thúc - xem phụ lục số 3). d. Viết bìa hồ sơ Bìa hồ sơ cần viết đầy đủ, chính xác tên hồ sơ (đvbq) và những thông tin cần thiết khác để thuận tiện cho tra tìm và quản lý. Chữ viết cần rõ ràng, đẹp, không viết tắt và phải dùng loại mực tốt. Bìa hồ sơ có thể tham khảo mẫu in sẵn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. (Mẫu bìa hồ sơ - xem phụ lục số 4) Tên hồ sơ (ĐVBQ) cần phản ánh đầy đủ các thành phần: tên loại, tác giả, nội dung, thời gian của tài liệu trong hồ sơ (ĐVBQ). Phụ lục số 2 MỤC LỤC VĂN BẢN Hồ sơ số: ……… TT Số, ký hiệu văn bản Ngày tháng văn bản Tác giả văn bản Tên loại và trích yếu nội dung văn bản Tờ số Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 Hướng dẫn cách ghi các cột: Cột số 1: Ghi số thư tự của văn bản được đăng ký vào Mục lục. Cột số 2: Ghi số, ký hiệu văn bản. Cột số 3: Ghi ngày tháng văn bản 5 Cột số 4: Ghi tên cơ quan hoặc cá nhân ban hành văn bản. Cột số 5: Ghi tên loại và trích yếu nội dung văn bản. Cột số 6: Ghi tờ số của văn bản (Mỗi tờ văn bản đã được đánh một số thứ tự riêng, Cần ghi rõ văn bản được đăng ký vào Mục lục có số tờ từ số mấy đến số mấy?) Cột số 7: Ghi các thông tin cần thiết khác (bản sao, văn bản Mật …) Lưu ý: Nếu Mục lục văn bản có nhiều trang thì phải đánh số trang cho mục lục nhằm tạo điều kiện cho việc theo dõi, quản lý. Khi viết mục lục văn bản trong hồ sơ, các yếu tố thông tin phải được thể hiện chính xác, đúng theo văn bản, không được tuỳ tiện thêm bớt hoặc sửa đổi. Những yếu tố thông tin nào mà văn bản không có thì để trống, nếu một yếu tố thông tin nào đó ở văn bản không có, nhưng người biên mục xác minh được thì có thể ghi vào nhưng phải chú thích. Ví dụ: Trong văn bản không đề ngày tháng ban hành nhưng người biên mục đã xác minh được ngày tháng ban hành văn bản thì ghi vào cột 3, nhưng phải chú thích rõ đó là ngày tháng xác minh ở cột 7. Phụ lục số 3 CHỨNG TỪ KẾT THÚC Hồ sơ số:……. (Đơn vị bảo quản số: ……….) (1) 1. Hồ sơ này có: ………. tờ (2) (Viết bằng chữ: …………………… ) tờ. được đánh số từ… đến… Có các trang trùng số…, khuyết số… 2. Mục lục văn bản có: ………… tờ (3). (Viết bằng chữ: ……………………………………… tờ). 3. Tình trang của tài liệu: …………………………………………… ……………………………………………………………………………… …………………………………………………………………… (4) …, ngày … tháng … năm … NGƯỜI LẬP HỒ SƠ Hướng dẫn cách ghi: (1): Ghi số của hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản. (2): Ghi tổng số tờ tài liệu có trong hồ sơ. (3): Ghi tổng số tờ Mục lục văn bản có trong hồ sơ. (4): Ghi một số đặc điểm tình hình tài liệu như: Ngôn ngữ, Vật liệu cấu thành, mức độ hư hại Ví dụ: Tờ số 135 rách góc phải; Tờ số 157 - tiếng Anh có bản dịch. Chứng từ kết thúc được viết trên một tờ giấy riêng và xếp sau các văn bản của hồ sơ, hoặc viết lên trang 3 của tờ bìa hồ sơ. 6 Phụ lục số 4 Tên đơn vị chủ quản Tên cơ quan, đơn vị hình thành phông HỒ SƠ ………………………………………………………… ………………………………………………………… ………………………………………………………… ………………………………………………………… Từ ngày: …………… đến ngày: ……………… Gồm: …. tờ. Phông số: ………… THỜI HẠN BẢO QUẢN Mục lục số: ………. Hồ sơ số: ………… 7 . CHƯƠNG IV TỔ CHỨC LẬP HỒ SƠ 1. Hình thành hồ sơ a. Đối với cơ quan đã xây dựng danh mục hồ sơ, cần dựa vào danh mục hồ sơ để đưa tài liệu vào hồ sơ (xem phần sử dụng danh mục hồ sơ) . b. Đối. năm … NGƯỜI LẬP HỒ SƠ Hướng dẫn cách ghi: (1): Ghi số của hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản. (2): Ghi tổng số tờ tài liệu có trong hồ sơ. (3): Ghi tổng số tờ Mục lục văn bản có trong hồ sơ. (4): Ghi. người lập hồ sơ ký, ghi rõ họ tên. - Vị trí: Tờ chứng từ kết thúc đặt ở cuối hồ sơ (ĐVBQ). (Mẫu chứng từ kết thúc - xem phụ lục số 3). d. Viết bìa hồ sơ Bìa hồ sơ cần viết đầy đủ, chính xác tên hồ