GIAO TIẾP HIỆU QUẢ TRONG MÔI TRƯỜNG KINH DOANH HIỆN ĐẠI (MBA 701) TS. Trần Đình Hiền CSD – IMPAC MODULE 1 GIAO TIẾP BẰNG VĂN BẢN CÓ HIỆU QUẢ GIAO TIẾP HIỆU QUẢ BẰNG EMAIL • Vai trò của thư điện tử (E-mail) – E-mail là hình thức gửi thư, tài liệu (dạng files dữ liệu) qua hộp thư điện tử. – Thư điện tử (E-mail) hiện đang được sử dụng ngày càng phổ biến khi các nhân viên thông tin với nhau trong các tổ chức và giữa các tổ chức với nhau – Ưu điểm của thư điện tử • Cho phép gửi thông điệp và những tài liệu đến rất nhiều người cùng một lúc và ngược lại • Cho phép truyền tải các thông điệp và tài liệu nhanh chóng, tiết kiệm được thời gian • Rõ ràng, • Súc tích • Câu cú phải ngắn gọn và có trọng tâm Yêu cầu của một Email: Kỹ thuật trình bày Email • Bắt đầu bằng dòng tiêu đề (chủ đề) Sử dụng dòng tiêu đề để thông báo cho người nhận biết chính xác những gì mà email muốn hướng tới Lưu ý: Dòng tiêu đề phải tóm tắt được email và chỉ được phép giới hạn một vài từ • Mục đích email phải được nêu chi tiết trong trang đầu tiên của email • Nội dung email:  Phải chứa tất cả thông tin chính, đi vào trực tiếp nội dung và mang lại thông tin  Phải đảm bảo nêu được mục tiêu cuối cùng mà bạn mong muốn  Chú ý đưa cả thông tin liên lạc vào email, trong đó có đầy đủ tên, chức danh, số điện thoại và fax cũng như địa chỉ thư. Ngoài ra có thể đưa thêm cả địa chỉ email khác nếu có Lưu ý, nếu bạn thường xuyên giao dịch bằng email thì nên thường xuyên dọn hòm thư, ít nhất mỗi ngày một lần. Bạn cũng nên trả lời thư một cách nhanh chóng Đối với email nội bộ cũng giống như email gửi ra ngoài • Một số điểm cần lưu ý khi sử dụng E-mail – Nhận dạng người gửi cho từng e-mail và gửi thông điệp trực tiếp cho họ – Sử dụng ngôn ngữ hội thoại và thân mật là phổ biến – Chỉ gửi cho những người quan tâm hoặc có liên quan – Nhân viên phải được huấn luyện, biết các chức năng khi sử dụng E-mail • Creat mail: tạo thư mới • Reply / reply all: phúc đáp • Forwarding messages: chuyển tiếp các thư điện tử • Attaching files: đính kèm theo files cần gửi • Deleting: xoá các e-mail không cần thiết • Đọc các mục: Inbox, Outbox, Sent item, Deleted item Một số điểm cần lưu ý khi viết E-mail: • Tránh dùng từ lóng • Cố gắng không dùng từ viết tắt • Không dùng ký hiệu • Nên tránh nói những lời sáo rỗng, hoặc phải rất cẩn thận khi sử dụng • Sử dụng dấu ngoặc với những cụm từ ít quan trọng • Sử dụng dấu gạch ngang để nhấn mạnh ý • Luôn cẩn trọng khi viết tên người và tên công ty, phải thật chính xác từng ký tự • Nên diễn đạt con số bằng chữ khi <10 • Những trích dẫn nên để trong dấu “ ” • Nên dùng câu ngắn gọn. Hướng dẫn viết thư • Khi viết thư, tốt nhất nên đề địa chỉ người nhận là một người • Khi bắt đầu thư bằng tên của một người thì lưu ý phải kết thúc bằng câu kết phù hợp, như Sincerely yours’. Nếu bạn không biết tên người nhận thì có thể kết thúc chung chung như ‘With kindest regard’ • Đối với thư tín thương mại đơn thuần, nên mở đầu bằng một vài giới thiệu tổng thể và ở ngay đoạn đầu tiên của thư phải nêu rõ lý do tại sao thư lại được gửi tới người đọc. • Phần thân của thư cần giải thích rõ vì sao thư được gửi tới, trong đó tất cả thông tin liên quan từ trước đó và thông tin hiện tại. Lưu ý, phải sắp xếp thông tin một cách logic, đảm bảo đi đúng trọng tâm và hiệu quả. • Kết thúc thư là ấn tượng sau cùng bạn để lại cho người đọc. Kết thúc thư bằng một ý hành động, có thể là một đề nghị để ngỏ cho lần thư sau. Rà soát chỉnh sửa • Chỉnh sửa lỗi ngữ pháp • Soát xét lại từ ngữ và nghĩa của những từ chủ chốt đã sử dụng để đảm bảo nó không bị hiểu sai nghĩa; đồng thời đảm bảo thư ngắn gọn, súc tích. • Xem xét xem, liệu có cắt ngắn bớt được lượng từ sử dụng không? Đảm bảo thư dễ đọc, chứa đựng thông tin cần thiết, tránh các thông tin không liên quan. • Xem bố cục thư có hợp lý? Các ý trong thư có logic? • Đưa ra hành động tiếp theo, có thể để ngỏ cho khả năng mở ra giao tiếp tiếp theo. • Cần lưu ý phải đưa thông tin liên lạc vào thư [...]... hóa Toàn cầu hóa, thông tin hóa và giao tiếp liên văn hóa • Giao tiếp liên văn hóa? Tác động của văn hóa đối với giao tiếp qua máy vi tính và các vấn đề giao tiếp khác Hiệu quả của công nghệ trong giao tiếp Vai trò của các kỹ năng giao tiếp liên văn hóa THẢO LUẬN MODULE 2 MODULE 3 VƯỢT QUA CÁC RÀO CẢN ĐỂ GIAO TIẾP CÓ HIỆU QUẢ NHỮNG RÀO CẢN TRONG GIAO TIẾP HIỆU QUẢ • • • • Những rào cản mã hóa: Những... TRONG GIAO TIẾP • Những rào cản trong giao tiếp:  Thông điệp không rõ ràng  Rập khuôn  Kênh giao tiếp sai  Ngôn ngữ  Thiếu thông điệp phản hồi  Kỹ năng nghe kém  Yếu tố cắt ngang  Ngăn trở vật lý VƯỢT QUA NHỮNG RÀO CẢN TRONG GIAO TIẾP • Trợ giúp quá trình giao tiếp: Có thái độ tích cực về giao tiếp Hoàn thiện kỹ năng giao tiếp Coi giao tiếp là một trong những kỹ năng cần thiết Hãy coi giao. .. trọng của giao tiếp hiệu quả • Các thành viên trong công ty thường dành 75% thời gian để tạo dựng những mối quan hệ với nhau • Mấu chốt của những vấn đề tồn tại trong công ty là thiếu việc giao tiếp với nhau  Hiệu quả giao tiếp là một nhân tố quan trọng tạo nên thành công của công ty cho dù là giao tiếp giữa cá nhân với nhau, trong và ngoài nhóm hay trong và ngoài công ty Quy trình giao tiếp Người... trong những kỹ năng cần thiết Hãy coi giao tiếp là quá trình hướng tới mục tiêu Tiếp cận giao tiếp là một quá trình sáng tạo Chấp nhận thực tế của giao tiếp thất bại THẢO LUẬN MODULE 3 MODULE 4 QUẢN LÝ XUNG ĐỘT GIAO TIẾP CÓ HIỆU QUẢ Nguyên nhân xung đột • Xung đột? • Các chiều hướng: Tiếp cận Ba loại xung đột Né tránh Xung đột Tiếp cận – Tiếp cận Xung đột Tiếp cận – Né tránh Xung đột Né tránh –... xuất hiện sai sót Kênh Rào cản giao tiếp hiệu quả  Khả năng người truyền đạt  Môi trường  Văn hóa, tập quán  Khả năng người nhận thông tin  Sự mơ hồ về ngôn ngữ Nhận biết những dấu hiệu phi ngôn ngữ • • • • • • Thông qua hình ảnh Thông qua xúc giác Thông qua âm điệu Thời gian giao tiếp Không gian giao tiếp Trang phục và kiểu dáng bên ngoài Phát triển kỹ năng giao tiếp: Kỹ năng nghe Đồng cảm Tập... năng nghe Đồng cảm Tập trung Chọn lọc Giả vờ Phớt lờ Phản hồi có tính xây dựng: Phát triển các kỹ năng của bạn • Vì sao các nhà quản lý ngại đưa ra phản hồi? • Các đặc điểm phản hồi hiệu quả: Thảo luận nhóm MBA 701 Module 1 MODULE 2 ẢNH HƯỞNG CỦA TOÀN CẦU HÓA ĐẾN GIAO TIẾP HIỆU QUẢ Toàn cầu hóa và thông tin văn hóa • Toàn cầu hóa: Tính tất yếu của toàn cầu hóa Những tác động tích cực Điều kiện thúc...Để giao tiếp bằng văn bản có hiệu quả: Người viết cần quan tâm đến 3 yếu tố:  Người đọc  Mục đích  Tình huống viết Quan tâm yếu tố người đọc: Khi viết, người viết phải phân tích người đọc quan tâm đến nhu cầu của họ: Ai là người đọc?  Tại sao họ cần tài liệu đó?  Họ sẽ sử dụng tài liệu như thế nào?  Thái độ của người đọc?  Họ đã biết thế nào về chủ đề đó?  Họ có sở thích như thế nào trong. .. không chỉ là một đề xuất Bài tập Tình huống viết: Là những bối cảnh ảnh hưởng đến bài viết của bạn:  Tổ chức hay ngành nghề mà bạn đang viết  Chính phủ hay những quy định khác hạn chế hay ảnh hưởng đến bài viết của bạn  Quy tắc đạo đức hiệp hội nghề nghiệp  Các bộ luật hoặc công ước Để phân tích tình huống viết cần trả lời các câu hỏi:  Chủ đề viết có gây tranh cãi trong tổ chức của bạn?  Người...  Họ sẽ sử dụng tài liệu như thế nào?  Thái độ của người đọc?  Họ đã biết thế nào về chủ đề đó?  Họ có sở thích như thế nào trong sử dụng tài liệu (bảng biểu, tiêu đề, số liệu thống kê, tổng kết)? BÀI TẬP THỰC HÀNH • Mục đích viết:  Hướng dẫn: truyền đạt tới người đọc một quá trình để đạt được điều gì đó  Lưu trữ/cung cấp tài liệu: truyền đạt tới người đọc các sự kiện, quan sát, chi tiết hành . GIAO TIẾP HIỆU QUẢ TRONG MÔI TRƯỜNG KINH DOANH HIỆN ĐẠI (MBA 701) TS. Trần Đình Hiền CSD – IMPAC MODULE 1 GIAO TIẾP BẰNG VĂN BẢN CÓ HIỆU QUẢ GIAO TIẾP HIỆU QUẢ BẰNG EMAIL •. nhau  Hiệu quả giao tiếp là một nhân tố quan trọng tạo nên thành công của công ty cho dù là giao tiếp giữa cá nhân với nhau, trong và ngoài nhóm hay trong và ngoài công ty Quy trình giao tiếp Suy. ý trong thư có logic? • Đưa ra hành động tiếp theo, có thể để ngỏ cho khả năng mở ra giao tiếp tiếp theo. • Cần lưu ý phải đưa thông tin liên lạc vào thư Để giao tiếp bằng văn bản có hiệu quả: Người