Đang tải... (xem toàn văn)
CHƯƠNG 1: QUẢN LÝ NHÓMI.Tổng quan về nhóm và quản lý nhóm 1.Khái niệma.Khái niệm nhómQuan điểm 1: Theo sách Quản trị học căn bản (James H. Donnelly, JR – James L.Gibson – John M. Ivancevich. Người dịch: T.S Vũ Trọng Hùng; Hiệu đính: TS. Phan Thăng): Một nhóm trong công việc hay tổ đội là một tập thể công nhân viên (quản trị hay không phải là quản trị) cùng chia sẻ những chuẩn mực nhất định và cố gắng thỏa mãn những nhu cầu của mình thông qua việc đạt được những mục tiêu của nhóm.Quan điểm 2: Theo sách Quản trị học. Tái bản lần thứ năm có sửa chửa, bổ sung (TS.Phan Thăng, TS. Nguyễn Thanh Hội. Nhà xuất bản Hồng Đức): Nhóm được xác định như hai hay nhiều hơn các cá nhân mà họ cùng đi tới việc đạt được những mục tiêu thực tế và họ có ảnh hưởng cũng như phụ thuộc lẫn nhau.Như vậy, nhóm là một hình thức tập hợp của hai hay nhiều hơn các cá nhân lại với nhau. Những cá nhân này có thể cùng chia sẻ với nhau những chuẩn mực nhất định, cùng đưa ra những cách thức làm việc chung,…..Mục đích cuối cùng là nhằm thực hiện một hoặc nhiều hơn mục tiêu nào đó (có thể là nhằm triển khai có hiệu quả một dự án hoặc những công việc chung nào đó). Và họ có sự ảnh hưởng, phụ thuộc lẫn nhau, hành vi của một cá nhân có thể ảnh hưởng đến cả nhóm, khác với khi cá nhân đó đứng riêng lẻ một mình.Nhóm không đơn giản chỉ là một tập hợp nhiều người làm việc cùng nhau hoặc làm việc dưới sự chỉ đạo của một nhà quản lý. Nhóm là một tập hợp những cá nhân có các kỹ năng bổ sung cho nhau và cùng cam kết chịu trách nhiệm thực hiện một mục tiêu chung. Các thành viên trong nhóm tương tác với nhau và với trưởng nhóm để đạt được mục tiêu chung. Các thành viên trong nhóm phụ thuộc vào thông tin của nhau để thực hiện phần việc của mình. Họ kết hợp với nhau để hoàn thành nhiệm vụ và phụ thuộc vào trưởng nhóm để được cung cấp nguồn lực, được huấn luyện khi cần thiết cũng như khi cần sự phối hợp hay liên kết với những phòng ban khác trong tổ chức. Trái với tổ làm việc, nơi nhà quản lý có toàn quyền ra quyết định, quyết định của nhóm phản ánh bí quyết và kinh nghiệm của nhiều người, điều này có thể dẫn đến những quyết định phù hợp, chính xác và khách quan hơn.Trong cuốn Leading Teams: Setting the Stage for Great Performances (Lãnh đạo nhóm: Chuẩn bị cho hiệu suất hoạt động cao), tác giả J. Richard Hackman đã kết luận bốn đặc điểm cần thiết của một nhóm làm việc thật sự: “Nhiệm vụ và ranh giới của nhóm được xác định rõ ràng, quyền hạn được phân chia cụ thể để quản lý các quy trình làm việc, và cần phải có một sự ổn định về các thành viên của nhóm trong một khoảng thời gian nhất định”. Đây không phải là định nghĩa của tổ làm việc. Điều quan trọng là các nhà quản lý cần hiểu rõ sự khác biệt giữa nhóm với tổ làm việc truyền thống nhằm tránh mắc phải sai lầm thông thường là đối xử với tổ làm việc như một nhóm và ngược lại. Theo quan sát của Hackman, “Nếu được triển khai hợp lý, chiến lược nào cũng có thể đem lại kết quả khả quan. Nhưng sự nhầm lẫn ở đây có thể là áp dụng mô hình nhóm khi công việc do các cá nhân thực hiện riêng lẻ, hoặc trực tiếp giám sát các cá nhân thành viên khi công việc là trách nhiệm của cả nhóm”.Trên thực tế, nhiều tổ làm việc và nhóm không tuân thủ theo đúng định nghĩa nêu trên. Thay vào đó, mô hình nào cũng xen lẫn một vài đặc điểm của mô hình kia. Thật ra hai mô hình làm việc khác nhau này vẫn tồn tại và hoạt động hiệu quả ở một điểm nào đó giữa hai thái cực này.b.Khái niệm quản trị và quản trị nhómJames H.Donnelly, JR. – James L.Gibson, John M.Ivancevich trong giáo trình “Quản trị học căn bản” (Người dịch: TS. Vũ Trọng Hùng; Hiệu đính: TS. Phan Thăng; Nhà xuất bản Lao động – Xã hội) cho rằng: Quản trị là một quá trình do một hay nhiều người thực hiện nhằm phối hợp các hoạt động của những người khác để đạt được những kết quả mà một người hành động riêng rẽ không thể nào đạt được.Theo sách Quản trị học; Tái bản lần thứ năm có sửa chửa, bổ sung (TS.Phan Thăng, TS. Nguyễn Thanh Hội. Nhà xuất bản Hồng Đức): Quản trị học là một hoạt động cần thiết phải được thực hiện khi con người kết hợp với nhau trong các tổ chức nhằm đạt được mục tiêu chung.Như vậy, ta có thể hiểu, về cơ bản, đã có nhóm tức là phải có hoạt động quản trị, hai khái niệm này luôn luôn đi cùng, gắn liền với nhau. Và đơn giản, quản trị nhóm
1 Quản lý nhóm và Ra quyết định quản trị Nhóm 9–Cao học Kinh tế Đêm 5–Khóa 20 CHƯƠNG 1: QUẢN LÝ NHÓM I. Tổng quan về nhóm và quản lý nhóm 1. Khái niệm α. Khái niệm nhóm Quan điểm 1: Theo sách Quản trị học căn bản (James H. Donnelly, JR – James L.Gibson – John M. Ivancevich. Người dịch: T.S Vũ Trọng Hùng; Hiệu đính: TS. Phan Thăng): Một nhóm trong công việc hay tổ đội là một tập thể công nhân viên (quản trị hay không phải là quản trị) cùng chia sẻ những chuẩn mực nhất định và cố gắng thỏa mãn những nhu cầu của mình thông qua việc đạt được những mục tiêu của nhóm. Quan điểm 2: Theo sách Quản trị học. Tái bản lần thứ năm có sửa chửa, bổ sung (TS.Phan Thăng, TS. Nguyễn Thanh Hội. Nhà xuất bản Hồng Đức): Nhóm được xác định như hai hay nhiều hơn các cá nhân mà họ cùng đi tới việc đạt được những mục tiêu thực tế và họ có ảnh hưởng cũng như phụ thuộc lẫn nhau. Như vậy, nhóm là một hình thức tập hợp của hai hay nhiều hơn các cá nhân lại với nhau. Những cá nhân này có thể cùng chia sẻ với nhau những chuẩn mực nhất định, cùng đưa ra những cách thức làm việc chung,… Mục đích cuối cùng là nhằm thực hiện một hoặc nhiều hơn mục tiêu nào đó (có thể là nhằm triển khai có hiệu quả một dự án hoặc những công việc chung nào đó). Và họ có sự ảnh hưởng, phụ thuộc lẫn nhau, hành vi của một cá nhân có thể ảnh hưởng đến cả nhóm, khác với khi cá nhân đó đứng riêng lẻ một mình. Nhóm không đơn giản chỉ là một tập hợp nhiều người làm việc cùng nhau hoặc làm việc dưới sự chỉ đạo của một nhà quản lý. Nhóm là một tập hợp những cá nhân có các kỹ năng bổ sung cho nhau và cùng cam kết chịu trách nhiệm thực hiện một mục tiêu chung. Các thành viên trong nhóm tương tác với nhau và với trưởng nhóm để đạt được mục tiêu chung. Các thành viên trong nhóm phụ thuộc vào thông tin của nhau để thực hiện phần việc của mình. Họ kết hợp với nhau để hoàn thành nhiệm vụ và phụ thuộc vào trưởng nhóm để được cung cấp nguồn lực, được huấn luyện khi cần thiết cũng như khi cần sự phối hợp hay liên kết với những phòng ban khác trong tổ chức. Trái với tổ làm việc, nơi nhà quản lý có toàn quyền ra quyết định, quyết định của nhóm phản ánh GVHD: TS. Nguyễn Thanh Hội 2 Quản lý nhóm và Ra quyết định quản trị Nhóm 9–Cao học Kinh tế Đêm 5–Khóa 20 bí quyết và kinh nghiệm của nhiều người, điều này có thể dẫn đến những quyết định phù hợp, chính xác và khách quan hơn. Trong cuốn Leading Teams: Setting the Stage for Great Performances (Lãnh đạo nhóm: Chuẩn bị cho hiệu suất hoạt động cao), tác giả J. Richard Hackman đã kết luận bốn đặc điểm cần thiết của một nhóm làm việc thật sự: “Nhiệm vụ và ranh giới của nhóm được xác định rõ ràng, quyền hạn được phân chia cụ thể để quản lý các quy trình làm việc, và cần phải có một sự ổn định về các thành viên của nhóm trong một khoảng thời gian nhất định”. Đây không phải là định nghĩa của tổ làm việc. Điều quan trọng là các nhà quản lý cần hiểu rõ sự khác biệt giữa nhóm với tổ làm việc truyền thống nhằm tránh mắc phải sai lầm thông thường là đối xử với tổ làm việc như một nhóm và ngược lại. Theo quan sát của Hackman, “Nếu được triển khai hợp lý, chiến lược nào cũng có thể đem lại kết quả khả quan. Nhưng sự nhầm lẫn ở đây có thể là áp dụng mô hình nhóm khi công việc do các cá nhân thực hiện riêng lẻ, hoặc trực tiếp giám sát các cá nhân thành viên khi công việc là trách nhiệm của cả nhóm”. Trên thực tế, nhiều tổ làm việc và nhóm không tuân thủ theo đúng định nghĩa nêu trên. Thay vào đó, mô hình nào cũng xen lẫn một vài đặc điểm của mô hình kia. Thật ra hai mô hình làm việc khác nhau này vẫn tồn tại và hoạt động hiệu quả ở một điểm nào đó giữa hai thái cực này. β. Khái niệm quản trị và quản trị nhóm James H.Donnelly, JR. – James L.Gibson, John M.Ivancevich trong giáo trình “Quản trị học căn bản” (Người dịch: TS. Vũ Trọng Hùng; Hiệu đính: TS. Phan Thăng; Nhà xuất bản Lao động – Xã hội) cho rằng: Quản trị là một quá trình do một hay nhiều người thực hiện nhằm phối hợp các hoạt động của những người khác để đạt được những kết quả mà một người hành động riêng rẽ không thể nào đạt được. Theo sách Quản trị học; Tái bản lần thứ năm có sửa chửa, bổ sung (TS.Phan Thăng, TS. Nguyễn Thanh Hội. Nhà xuất bản Hồng Đức): Quản trị học là một hoạt động cần thiết phải được thực hiện khi con người kết hợp với nhau trong các tổ chức nhằm đạt được mục tiêu chung. Như vậy, ta có thể hiểu, về cơ bản, đã có nhóm tức là phải có hoạt động quản trị, hai khái niệm này luôn luôn đi cùng, gắn liền với nhau. Và đơn giản, quản trị nhóm GVHD: TS. Nguyễn Thanh Hội 3 Quản lý nhóm và Ra quyết định quản trị Nhóm 9–Cao học Kinh tế Đêm 5–Khóa 20 (hay nói cách khác quản lý nhóm) là một hoạt động quản trị sẽ xuất hiện khi các cá nhân tập hợp lại thành một nhóm. Nếu không có quản trị, nhóm sẽ không thể tồn tại và phát triển được, đó gần như là một điều chắc chắn. 2. Phân loại 2.1. Các nhóm chính thức Các nhóm chính thức là những nhóm có tổ chức. Các nhóm này thường cố định, thực hiện công việc có tính thi đua, và có phân công rõ ràng. Các thành viên trong nhóm có cùng chung tay nghề chuyên môn để giải quyết các vấn đề và điều hành các đề án. Các nhóm ở mọi cấp độ được tổ chức theo chuyên môn và mang tính chất lâu dài để đảm đương các mục tiêu chuyên biệt. Các nhóm chức năng chính thức thường đưa ra những ýkiến chuyên môn theo các lĩnh vực riêng của họ. 2.2. Các nhóm không chính thức Những nhóm người nhóm lại với nhau thất thường để làm việc theo vụ việc có tính chất đặc biệt nhằm giải quyết nhiều nhu cầu, như: ▪ Các nhóm thực hiện theo dự án theo thời vụ, ▪ Các nhóm linh động bàn thảo chiến lược hay cần dàn xếp từng vụ việc, ▪ Các nhóm nóng cần vận dụng trí tuệ cho những đề án cần nhiều sáng tạo, ▪ Những lực lượng đặc nhiệm tạm thời giải quyết gấp rút những vấn đề đặc biệt trong thời gian ngắn. GVHD: TS. Nguyễn Thanh Hội 4 Quản lý nhóm và Ra quyết định quản trị Nhóm 9–Cao học Kinh tế Đêm 5–Khóa 20 Khía cạnh Nhóm chính thức Nhóm không chính thức 1. Những mục tiêu chính Lợi nhuận, hiệu quả, dịch vụ Sự hài lòng của thành viên, sự an toàn của thành viên 2. Nguồn gốc Theo kế hoạch của tổ chức Tự phát 3. Ảnh hưởng đến các thành viên Quyền lực của chức vụ, tiền thưởng Tính cách, tài năng, chuyên môn 4. Thông tin liên lạc Các dòng từ trên xuống, sử dụng các kênh chính thức Tin đồn, truyền miệng, sử dụng mọi kênh 5. Người lãnh đạo - Do tổ chức bổ nhiệm; - Được huấn luyện về khả năng lãnh đạo, các quy tắc, các quy trình phải tuân theo - Nổi lên từ trong nhóm - Tuân theo những quy trình thất thường 6. Quan hệ giữa các cá nhân Được thiết lập theo công việc và cách thức tổ chức lao động Phát triển một cách tự phát 7. Quy trình làm việc Thực hiện các báo cáo, ghi chép tiến độ, và các kết quả đạt được trên cơ sở thông lệ. Những ý kiến và những giải pháp có thể được phát sinh trên cơ sở tùy thời và các quy trình quản lý ít nghiêm ngặt hơn. 8. Kiểm tra Dựa vào việc răn đe, sử dụng tiền thưởng Sự trừng phạt nghiêm khắc của xã hội GVHD: TS. Nguyễn Thanh Hội Tuy nhiên, dù chính thức hay không chính thức, việc lãnh đạo nhóm luôn phải hướng về các thành quả và có sự phối hợp giữa các nhóm với nhau. Tuy nhiên, dù chính thức hay không chính thức, việc lãnh đạo nhóm luôn phải hướng về các thành quả và có sự phối hợp giữa các nhóm với nhau. 5 Quản lý nhóm và Ra quyết định quản trị Nhóm 9–Cao học Kinh tế Đêm 5–Khóa 20 3. Các vị trí trong nhóm 3. 1. Người lãnh đạo nhóm Nhiệm vụ: Tìm kiếm các thành viên mới và nâng cao tinh thần làm việc Trách nhiệm: Quản lý toàn bộ đề án Khả năng: Khả năng phán đoán tuyệt vời những năng lực và cá tính của các thành viên trong nhóm. Giỏi tìm ra các cách vượt qua những điểm yếu. Có khả năng thông tri hai chiều. Biết tạo bầu không khí hưng phấn và lạc quan trong nhóm. Quyền hạn: Không nên quá lớn. 3. 2. Người góp ý Nhiệm vụ: Giám sát và phân tích sự hiệu quả lâu dài của nhóm. Không bao giờ thoả mãn với phương sách kém hiệu quả. Chuyên viên phân tích các giải pháp để thấy được các mặt yếu trong đó. Luôn đòi hỏi sự chỉnh lý các khuyết điểm. Tạo phương sách chỉnh lý khả thi. 3. 3. Người bổ sung Nhiệm vụ: Đảm bảo nhóm hoạt động trôi chảy Suy nghĩ có phương pháp nhằm thiết lập biểu thời gian. Lường trước những trì trệ nguy hại trong lịch trình làm việc nhằm tránh chúng đi. Có trí lực và mong muốn việc chỉnh đốn các sự việc. Có khả năng hỗ trợ. 3. 4. Người giao dịch Nhiệm vụ: Tạo mối quan hệ bên ngoài cho nhóm Người có ngoại giao và phán đoán đúng các nhu cầu của người khác. Gây được sự an tâm và am hiểu. Nắm bắt đúng mức toàn cảnh hoạt động của nhóm. GVHD: TS. Nguyễn Thanh Hội 6 Quản lý nhóm và Ra quyết định quản trị Nhóm 9–Cao học Kinh tế Đêm 5–Khóa 20 Chín chắn khi xử lý thông tin, đáng tin cậy. 3. 5. Người điều phối Nhiệm vụ: Lôi kéo mọi người làm việc chung với nhau theo phương án liên kết Hiểu những nhiệm vụ khó khăn liên quan tới nội bộ. Cảm nhận được những ưu tiên. Có khả năng nắm bắt các vấn đề cùng lúc. Có tài giải quyết những rắc rối. 3. 6. Người tham gia ý kiến Nhiệm vụ: Giữ vững và khích lệ sinh lực đổi mới của toàn nhóm Luôn có những ý kiến lạc quan, sinh động, thú vị. Mong muốn được lắng nghe ý kiến của những người khác. Nhìn các vấn đề như những cơ hội cách tân đầy triển vọng chứ không là những tai hoạ. 3. 7. Người giám sát Nhiệm vụ: Bảo đảm giữ vững và theo đuổi các tiêu chuẩn cao Luôn hy vọng vào những gợi ý đầy hứa hẹn. Nghiêm túc, đôi khi còn cần tỏ ra mô phạm, chuẩn mực. Phán đoán tốt về kết quả công việc của mọi người. Không chần chừ đưa vấn đề ra. Có khả năng tìm ra sai sót. II. Các giai đoạn phát triển của một nhóm Có nhiều quan điểm về các giai đoạn phát triển của một nhóm. Trong đó, có thể kể đến hai quan điểm như sau: 1. Quan điểm 1: Quan điểm này cho rằng các nhóm chuyển dịch đi qua một chuỗi chuẩn gồm 5 giai đoạn: hình thành, sóng gió, chuẩn hóa, thực hiện và ngừng lại. GVHD: TS. Nguyễn Thanh Hội 7 Quản lý nhóm và Ra quyết định quản trị Nhóm 9–Cao học Kinh tế Đêm 5–Khóa 20 Giai đoạn hình thành: Giai đoạn này được đặc trưng bởi một số lượng rất lớn các thỏa thuận không chắc chắn về mục tiêu, cơ cấu, cấu trúc và thủ lĩnh của nhóm. Các thành viên là “những giọt nước được thử” để xác định loại hành vi gì sẽ được chấp nhận. Bước này được hoàn thành khi các thành viên tự nghĩ rằng mình là một phần của nhóm. Giai đoạn sóng gió: Đây là giai đoạn mâu thuẫn trong nội bộ nhóm. Các thành viên chấp nhận sự tồn tại hiện hữu của nhóm, nhưng có sự chống đối lại sự kiểm soát mà nhóm áp đặt lên các cá nhân. Hơn nữa đó là sự mâu thuẫn va chạm đối với người nào sẽ kiểm soát nhóm. Khi giai đoạn này hoàn thành thì sẽ có một mối quan hệ trật tự rõ ràng về lãnh đạo trong nội bộ nhóm. Giai đoạn chuẩn hóa: Đây là một giai đoạn mà trong nhóm phát triển các mối quan hệ bền chặt và nhóm thể hiện sự liên kết chặt chẽ và bền vững nhất. Lúc này trong nhóm cũng có một ý thức rất mạnh về sự đồng hóa và xây dựng tình bạn thân thiết. Giai đoạn chuẩn hóa sẽ kết thúc khi cơ cấu của nhóm trở nên vững chắc và nhóm được đồng hóa bằng một kỳ vọng chung vào cái mà nó xác định sự điều chỉnh hành vi của các thành viên. Giai đoạn thực hiện: Cấu trúc ở giai đoạn này là cấu trúc chức năng đầy đủ và được thừa nhận. Những hoạt động tích cực của nhóm được sự chuyển dịch từ làm để biết và hiểu biết lẫn nhau tới việc thực hiện nhiệm vụ sắp tới. Đối với các nhóm hoạt động cố định lâu dài thì thực hiện là giai đoạn cuối trong sự phát triển của chúng. Tuy nhiên, đối với những ủy ban, lực lượng đặc nhiệm, các đội lâm thời và nhóm tương tự như vậy, vì chúng có một nhiệm vụ hạn chế để thực hiện, cho nên ở đó còn có thêm một giai đoạn ngừng lại (hay còn gọi là giai đoạn tan rã) nữa. Ở giai đoạn này, nhóm nằm trong trạng thái chuẩn bị để giải tán. Quyền ưu tiên hàng đầu của nhóm không phải là việc thực hiện nhiệm vụ ở mức cao nhất nữa. Thay thế vào đó là sự chú ý chủ yếu được nhằm về hướng hoàn thành các hoạt động. Phản ứng của các thành viên trong nhóm là khác nhau trong giai đoạn này. Một số thì vui vẻ, phởn phơ vì đã thực hiện xong nhiệm vụ của nhóm. Một số khác có thể sẽ chán nản với GVHD: TS. Nguyễn Thanh Hội 8 Quản lý nhóm và Ra quyết định quản trị Nhóm 9–Cao học Kinh tế Đêm 5–Khóa 20 sự mất mát, tổn thất về tình thân hữu và tình bạn bè đã có được trong thời gian tồn tại của nhóm. 2. Quan điểm 2: Đối với quan điểm này thì sự phát triển của một nhóm sẽ được trải qua một quá trình bốn giai đoạn: Chấp nhận lẫn nhau: Các thành viên của nhóm thường hay bị trở ngại bởi sợ thiếu lòng tin vào nhau, vào tổ chức và vào những người cấp trên của mình. Họ lo sợ rằng họ sẽ không có được quá trình huấn luyện hay kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc của mình hay cạnh tranh với những người khác. Những cảm giác về sự không an toàn này sẽ thúc đẩy công nhân viên tìm cho được những người khác cùng có hoàn cảnh khó khăn như vậy để giải bày tâm sự của mình. Sau thời kỳ đầu khó khăn và tìm hiểu cảm giác của những người khác, các cá nhân bắt đầu chấp nhận lẫn nhau. Ra quyết định: Trong giai đoạn này, việc trao đổi công khai thông tin về công việc trở thành thường lệ. Việc giải quyết vấn đề và ra quyết định được thực hiện. Các công nhân tin tưởng vào các quan điểm và niềm tin của nhau; họ xây dựng những chiến lược nhằm tạo điều kiện làm việc dễ dàng hơn và giúp nhau thực hiện công việc có hiệu quả hơn. Động cơ: Nhóm đạt tới thời kỳ trưởng thành và mọi người đều biết rõ những vấn đề của các thành viên trong nhóm. Các thành viên đã chấp nhận rằng tốt hơn là hợp tác với nhau chứ không nên cạnh tranh nhau. Vì thể mà điều quan trọng là tình đoàn kết trong nhóm. Kiểm tra: Khi đạt tới giai đoạn này, nhóm đã được tổ chức tốt, và các thành viên đều đóng góp theo năng lực và mối quan tâm của nhóm. Nhóm sẽ áp dụng những biện pháp kỷ luật khi cần thiết phải kiểm tra để khép các thành viên vào những chuẩn mực của nhóm. Khi công nhân viên phát triển lên từ một đám người thành một nhóm trưởng thành, họ biểu lộ và cũng có được sự tin cậy cá nhân, sự giao tiếp qua lại và mối quan hệ bạn hữu. Ban lãnh đạo cần phải xác định xem một nhóm đang ở giai đoạn phát triển nào và ở tại điểm cụ thể nào. Tất nhiên đó là một việc khó, nhưng rất quan trọng, bởi vì nó có thể cho ta câu trả lời về khả năng của nhóm. GVHD: TS. Nguyễn Thanh Hội 9 Quản lý nhóm và Ra quyết định quản trị Nhóm 9–Cao học Kinh tế Đêm 5–Khóa 20 Giai đoạn Chấp nhận nhau Ra quyết định Động cơ Kiểm tra Quan hệ giữa các thành viên Thiếu tin tưởng Lạnh nhạt Trao đổi thông tin cởi mở Phát triển sự hiểu biết về các thành viên Gắn bó chặt chẽ Hợp tác Các biện pháp kỷ luật được công bố Đã hiểu rõ hệ thống cấp bậc Các chức năng giải quyết nhiệm vụ và vấn đề Tìm kiếm các mục tiêu và nhiệm vụ Nhận dạng các vấn đề và vai trò Giao nhiệm vụ Giúp đỡ lẫn nhau Chia sẻ các thông tin Sử dụng hết năng lực và kỷ năng Giải quyết vấn đề Mức độ trưởng thành Thấp Cao * Mặc dù các quan điểm khác nhau về mặt câu chữ nhưng tựu chung lại, các giai đoạn phát triển của một nhóm vẫn đi từ giai đoạn đầu bắt đầu hình thành. Sau giai đoạn đó, các thành viên dần dần bắt kịp các mối quan hệ và cách thức làm việc lẫn nhau để nhóm đạt hiệu quả công việc cao cũng như đạt được mục tiêu chung của nhóm và đó là giai đoạn phát triển đỉnh cao của một nhóm. Trong quá trình làm việc, nhóm có thể đạt đến sự đồng thuận hoặc mâu thuẫn lẫn nhau. Nếu không có mâu thuẫn, việc quản lý nhóm trở nên rất đơn giản và nhóm sẽ đạt đến hiệu quả công việc cao một cách nhanh chóng. Tuy nhiên, trong thực tế, thường các nhóm đều có phát sinh mâu thuẫn trong quá trình làm việc. Việc xác định các mâu thuẫn để tìm cách giải quyết là một vấn đề rất quan trọng trong quản lý nhóm, nhóm có đạt được mục tiêu chung hay không phụ thuộc vào kết quả của việc giải quyết các mâu thuẫn này. GVHD: TS. Nguyễn Thanh Hội 10 Quản lý nhóm và Ra quyết định quản trị Nhóm 9–Cao học Kinh tế Đêm 5–Khóa 20 III. Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả của nhóm Một nhóm làm việc có hiệu quả là nhóm đạt được cả mức độ thực hiện công việc cao và bảo vệ được nguồn lực lâu dài. ▪ Về phương diện thực hiện công việc: một nhóm có hiệu quả nếu như đạt được mục tiêu của nhóm đặt ra. ▪ Về phương diện bảo vệ nguồn lực: Một nhóm có hiệu quả khi các thành viên thỏa mãn với công việc, kết quả và mối quan hệ giữa các cá nhân trong công việc được hình thành một cách hữu ái, chân thành và dựa trên sự hợp tác lâu dài. Có nhiều khía cạnh ảnh hưởng đến cách các nhóm hoạt động có hiệu quả, trong đó có những nhân tố quan trọng như sau: 1. Quy mô nhóm Quy mô nhóm ảnh hưởng đến cách thức các cá nhân tác động lẫn nhau cũng như việc thực hiện các công việc chung của nhóm. Khi một nhóm vượt quá số thành viên có thể tự kiểm soát được, nó trở nên khó khăn cho tất cả các thành viên để tham gia một cách có hiệu quả. Việc giao tiếp và phối hợp giữa các thành viên trở nên khó khăn hơn và các khuynh hướng phân thành những nhóm nhỏ sẽ được hình thành. 2. Sự cấu thành nhóm Hai nhân tố cần xem xét ảnh hưởng đến hiệu quả của nhóm là: ▪ Nhân tố về đặc điểm của các thành viên bao gồm đặc điểm về thể chất, năng lực, kiến thức và kỹ năng công việc, cá tính, tuổi tác, chủng tộc và giới tính. ▪ Nhân tố thứ hai bao gồm các lí do tại sao các thành viên lại gắn bó với nhóm, chẳng hạn như nhu cầu, động lực, quyền hành của họ. 3. Vai trò của các thành viên Vai trò của các thành viên là những khả năng chia sẻ của các thành viên trong nhóm nhằm hoàn thành các yêu cầu công việc của họ. Mỗi người thường phát triển vai trò dựa trên mong muốn riêng của họ, mong muốn của nhóm và mong muốn của tổ chức. Khi các nhân viên tiếp thu được mong muốn này thì họ sẽ có cơ hội để phát triển vai trò của mình. Khi hoạt động trong một nhóm, các cá nhân hoàn thành nhiều vai trò khác nhau. Vai trò của các thành viên có thể được phân thành ba loại: (1) hướng đến công việc; (2) hướng đến các mối quan hệ; (3) hướng đến bản thân mình. GVHD: TS. Nguyễn Thanh Hội [...]... học Kinh tế Đêm 5–Khóa 20 CHƯƠNG 2: RA QUYẾT ĐỊNH I Tổng quan về ra quyết định 1 Khái niệm Khái niệm về ra quyết định: Ra quyết định là sự lựa chọn một giải pháp tốt nhất (hợp lý nhất) cho vấn đề đã xác định Khái niệm về quyết định quản trị: Quyết định quản trị là hành vi sáng tạo của nhà quản trị nhằm định ra chương trình và tính chất hoạt động của tổ chức để giải quyết một vấn đề đã chín muồi, trên... tự ra quyết định - Ưu điểm: Sử dụng một số nguồn lực của nhóm; Cho phép một số sáng kiến - Nhược điểm: Nhân viên ít quyết tâm 3 Phương pháp nhóm tinh hoa Phương pháp nhóm tinh hoa có sự tham gia của người quản trị và ít nhất một người khác vào việc ra quyết định mà khơng cần tham khảo ý kiến của những người khác Người quản trị tranh luận và đưa ra giải pháp, đưa ra quyết định và trình bày quyết định. .. của quyết định mà dựa trên quyết định của đa số để biểu quyết 6 Phương pháp nhất trí Phương pháp nhất trí có sự tham gia của tồn thể nhân viên vào việc ra quyết định Một quyết định khơng thể đạt được cho tới khi tồn bộ nhân viên đồng ý về một GVHD: TS Nguyễn Thanh Hội 26 Quản lý nhóm và Ra quyết định quản trị Nhóm 9–Cao học Kinh tế Đêm 5–Khóa 20 quyết định nào đó Phương pháp này có thể đưa ra một quyết. .. vận động khách quan của hệ thống bị quản trị và việc phân tích các thơng tin về hiện tượng của hệ thống đó Nhà quản trị ln ln ra quyết định, và ra quyết định là một trong những kỹ năng chủ yếu của nhà quản trị Bạn ln ln được mời ra quyết định và thực hiện quyết định Chất lượng và kết quả của quyết định của bạn có khả năng ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cực đến nhân viên và tổ chức của bạn Điều chủ yếu là... sở Những người thừa hành Các quyết đònh tác nghiệp Thực hiện quyết đònh Trong một doanh nghiệp, tất cả mọi quản trị viên cấp cơ sở trở lên đều có quyền ra quyết định Tuỳ vị trí, chức năng và nhiệm vụ của mình mà mỗi quyết định của các quản GVHD: TS Nguyễn Thanh Hội 21 Quản lý nhóm và Ra quyết định quản trị Nhóm 9–Cao học Kinh tế Đêm 5–Khóa 20 trị viên có ảnh hưởng nhất định đến mục tiêu chung của doanh... quyết định nhằm đạt đến mức tối đa hóa mục tiêu trong những điều kiện có thể GVHD: TS Nguyễn Thanh Hội 34 Quản lý nhóm và Ra quyết định quản trị Nhóm 9–Cao học Kinh tế Đêm 5–Khóa 20 Mơ hình ra quyết định bắt đầu bằng bước xác định và nhận diện vấn đề, và qua nhiều bước trung gian để đến bước cuối cùng là kiểm sốt và tiếp tục một quy trình mới IV Phẩm chất cần thiết của người ra quyết định Kỹ năng ra. .. năng ra quyết định của bạn nếu bạn muốn trở thành một thà quản trị thực sự có hiệu quả Kỹ năng ra quyết định là một loạt các kết luận và hoạt động của bản thân để đưa ra một quyết định đảm bảo đạt được một kết quả nào đó theo mong muốn của bản thân Khái niệm về người ra quyết định trong quản trị Các quyết đònh Quản chiến lược trò viên cao cấp Quản trò viên Các quyết đònh cấp giữa chiến thuật Quản trò... phải chú ý tức thời và trọn vẹn Tình huống của quyết định cấp thời cho phép rất ít thời gian để hoạch định hoặc lơi kéo người khác vào quyết định Ví dụ: Chuyến bay đến trễ Giám đốc hãng hàng khơng Vietnam Airlines phải gặp hành khách và quyết định xem nên để họ chờ / cho họ về nhà (cấp thời) Quyết định có chiều sâu GVHD: TS Nguyễn Thanh Hội 22 Quản lý nhóm và Ra quyết định quản trị Nhóm 9–Cao học Kinh... tình huống “thực”, và hiểu những ngun nhân của nó thì người quản trị phải đưa ra một trong những quyết định đầu tiên của họ Quyết định xem có phải: Khơng làm gì cả hay khơng (việc quyết định “khơng đưa ra quyết định gì cả” cũng là một quyết định) ; Chỉ quan sát vấn đề và trở lại vấn đề vào một ngày khác; Thử kiểm tra vấn đề; Cứ tiến tới tìm kiếm một giải pháp và đưa ra nhiều quyết định hơn GVHD: TS Nguyễn... được sản xuất theo các GVHD: TS Nguyễn Thanh Hội 24 Quản lý nhóm và Ra quyết định quản trị Nhóm 9–Cao học Kinh tế Đêm 5–Khóa 20 phương pháp khác nhau Trên phương diện lí thuyết cũng như thực tế, kết qủa của ra quyết định phụ thuộc rất lớn vào phương pháp ra quyết định nào đựoc sử dụng Thơng thường mỗi nhà quản trị đều ưa thích một số phương pháp ra quyết định nào đó, nhưng nhìn chung có một số phương pháp . sử dụng mọi kênh 5. Người lãnh đạo - Do tổ chức bổ nhiệm; - Được huấn luyện về khả năng lãnh đạo, các quy tắc, các quy trình phải tuân theo - Nổi lên từ trong nhóm - Tuân theo những quy trình thất