Đang tải... (xem toàn văn)
Mỗi một cơ sở cần có một vài hình thức ghi nhận lại những hoạt động, hành động và giao dịch. Mỗi nhân viên cần có khả năng ghi chép những công việc, những nhiệm vụ, trách nhiệm được giao cho họ và qua đó họ được cơ sở trả tiền lương, tiền công. Cơ sở có nghĩa vụ cho công chúng biết những gì cơ sở đã làm trong việc chứng minh ngân sách đã dành cho cơ sơ sở ấy. Công việc quản lý cũng cần một công cụ trong tiến trình ra quyết định. Hồ sơ và báo cáo là bộ phận của những mảnh bằng chứng này.
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA XÃ HỘI HỌC BÀI TẬP THẢO LUẬN NHÓM MÔN: QUẢN TRỊ CÔNG TÁC XÃ HỘI Chủ đề 8: Lưu trữ hồ sơ- Báo cáo Giảng viên : PGS.TS Nguyễn Thị Kim Hoa Học viên nhóm 8: Hà Thị Thắng ( nhóm trưởng) Mai Thị Ngọc Anh Đỗ Thị Miền Khương Hồng Nhung Phan Thị Thu Lớp : Công tác xã hội – QH1- 2012 Hà Nội – 1/2014 1 MỤC LỤC Chủ đề 8: 1 MỤC LỤC 2 MỞ ĐẦU 2 PHẦN 1: LƯU TRỮ HỒ SƠ 2 1.2 Các lo i h s c b n:ạ ồ ơ ơ ả 4 Khoản 1 – điều 2 - Luật số 01/2011/QH13 của Quốc hội : LUẬT LƯU TRỮ.” Hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ” 4 PHẦN II: BÁO CÁO 6 2.1. nh ngh aĐị ĩ 6 2.3.Hình th c báo cáoứ 7 Nh ng yêu c u khi so n th o báo cáoữ ầ ạ ả 8 2.4. Ph ng pháp viêt báo cáoươ 9 PHẦN III: Ý NGHĨA CỦA VIỆC LƯU TRỮ HỒ SƠ, BÁO CÁO TRONG QUẢN TRỊ CÔNG TÁC XÃ HỘI 11 3.2 Ý ngh a c a vi c l u gi h s , báo cáo trong qu n tr CTXHĩ ủ ệ ư ữ ồ ơ ả ị 15 3.2.1 L u tr h s , báo cáo trong qu n tr công tác xã h i khi l m vi c v i cá nhânư ữ ồ ơ ả ị ộ à ệ ớ 15 3.2.2. L u tr h s , báo cáo trong qu n tr công tác xã h i khi l m vi c v i nhómư ữ ồ ơ ả ị ộ à ệ ớ 16 3. 2.3. L u tr h s , báo cáo trong qu n tr công tác xã h i l m vi c v i c ng ngư ữ ồ ơ ả ị ộ à ệ ớ ộ đồ 17 4.Nh ng l u ý khi s d ng h s , l u tr báo cáoữ ư ử ụ ồ ơ ư ữ 18 4.1. i v i H s :Đố ớ ồ ơ 18 4.2. i v i Báo cáo:Đố ớ 20 PHỤ LỤC 21 Ph l c 1: Thông tin h sụ ụ ồ ơ 21 BÁO CÁO HO T NGẠ ĐỘ 25 Tháng 11 n m 2013ă 25 Kính g i: B Ph m Th H i Chuy nử à ạ ị ả ề 25 B tr ng B Lao ng - Th ng binh v Xã h iộ ưở ộ độ ươ à ộ 25 MỞ ĐẦU Mỗi một cơ sở cần có một vài hình thức ghi nhận lại những hoạt động, hành động và giao dịch. Mỗi nhân viên cần có khả năng ghi chép những công việc, những nhiệm vụ, trách nhiệm được giao cho họ và qua đó họ được cơ sở trả tiền lương, tiền công. Cơ sở có nghĩa vụ cho công chúng biết những gì cơ sở đã làm trong việc chứng minh ngân sách đã dành cho cơ sơ sở ấy. Công việc quản lý cũng cần một công cụ trong tiến trình ra quyết định. Hồ sơ và báo cáo là bộ phận của những mảnh bằng chứng này. PHẦN 1: LƯU TRỮ HỒ SƠ 1. Hồ sơ 1.1 Khái niệm “hồ sơ”: Theo tài liệu tập huấn về công tác văn thư lưu trữ thì: 2 Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức. Phân tích nội dung của định nghĩa này về hồ sơ cho thấy: + Hồ sơ được hình thành trong quá trình giải quyết công việc. Ý này khẳng định rằng hồ sơ là sản phẩm của toàn bộ quá trình giải quyết công việc chứ không phải sau khi công việc kết thúc, tài liệu tấp thành đống với các bó, gói chờ có đợt chỉnh lý mới được đưa ra để lập thành hồ sơ. + Công việc được lập hồ sơ phải thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan hoặc của một cá nhân. Cả hai ý này chỉ ra rằng : Hồ sơ là sản phẩm của cả quá trình giải quyết công việc. Có nghĩa là hồ sơ được bắt đầu hình thành ngay từ thời điểm công việc được bắt đầu. Lập hồ sơ không phải là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu (có thể được hiểu là đã) hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ mà là quá trình tập hợp, sắp xếp công văn giấy tờ thành các hồ sơ (tài liệu được hình thành đến đâu thì phải lập ngay đến đó). Thống nhất được quan điểm này không chỉ có ý nghĩa về học thuật mà còn và rất quan trọng để chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ cũng như tiến hành công tác kiểm tra, thanh tra đối với công tác lập hồ sơ ở nước ta hiện nay. Bởi vì như đã nêu ở trên, trong thực tiễn hiện nay chưa nhận thức thống nhất về bản chất của khái niệm hồ sơ nên đã có quan niệm cho rằng: “lập hồ sơ là công việc cuối cùng trong công tác văn thư cơ quan, được thực hiện sau khi vấn đề, sự việc được đề cập trong các văn bản có liên quan đã giải quyết xong, thường vào dịp cuối năm, khi sắp kết thúc một năm công tác của cơ quan, chuẩn bị bước sang năm mới với chương trình kế hoạch công tác mới”. Hồ sơ là “khái niệm phân loại; phân loại các văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan, cá nhân theo một vấn đề, một sự việc hoặc các đặc điểm khác của văn bản”, có hồ sơ hiện hành, có hồ sơ được lập ra trong các lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử, điều này đã dẫn đến sự chấp nhận một thực trạng hiện nay là phần lớn cán bộ, công chức phần hành ở nước ta không thực hiện nhiệm vụ lập hồ sơ công việc thuộc chức trách được giao. Chỉ cơ quan hoặc cá nhân có thẩm quyền (có chức năng nhiện vụ thực thi công việc) mới được phép lập ra hồ sơ tương ứng, không được phép làm sai lệch hồ sơ trong quá trình lập hồ sơ. Kết quả phân tích trên cho thấy khái niệm hồ sơ hiện hành là khái niệm không phản ánh đúng bản chất công tác văn thư, lưu trữ. Vì vậy, chỉ đúng khi dùng khái niệm hồ sơ và chỉ được lập nó ở hiện hành. Khái niệm hồ sơ không phải chỉ là khái niệm phân loại. Về bản chất, nó là khái niệm dùng trong quá trình quản lý và sử dụng văn bản. Hồ sơ được tạo nên từ những văn bản có giá trị pháp lý. Do đó, hồ sơ là các căn cứ pháp lý cơ bản để lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành và thực hiện các công việc theo qui định. Còn trong thực tiễn chỉnh lý tài 3 liệu ở nước ta hiện nay tạo nên những tập tài liệu tương đương hồ sơ hoặc các đơn vị bảo quản là kết quả của việc phục hồi hoặc tạo ra những tập tài liệu tương đương hồ sơ, những đơn vị bảo quản. Chúng ta không được coi việc này là lập hồ sơ trong lưu trữ. Bởi vì nếu dùng khái niệm lập hồ sơ lưu trữ là không đúng với bản chất của công tác lập hồ sơ. 1.2 Các loại hồ sơ cơ bản: Theo khái niệm chung về hồ sơ ở trên, ở các cơ quan, tổ chức có 3 loại hồ sơ sau: - Hồ sơ công việc: là tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, hoặc có cùng đặc trưng như: tên loại, tác giả hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, đơn vị. Ví dụ: Hồ sơ du học - Hồ sơ nguyên tắc: là tập văn bản sao các văn bản quy phạm pháp luật về từng mặt công tác nghiệp vụ nhất định, dùng để tra cứu, làm căn cứ pháp lý khi giải quyết công việc hàng ngày. Ví dụ: Khi muốn làm chế độ bảo hiểm cho lao động trong cơ quan cần có hồ sơ các văn bản mẫu quy định việc giải quyết chế độ cho người lao động của cơ quan bảo hiểm xã hội Việt Nam quy định. - Hồ sơ nhân sự: là một tập văn bản, tài liệu có liên quan về một cá nhân cụ thể . Ví dụ: hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ học sinh - Hồ sơ chuyên ngành: hồ sơ chuyên ngành thuộc từng ngành khác nhau Ví dụ như đối với hồ sơ các vụ án của ngành Tòa án nhân dân, hồ sơ của cơ quan Công an, Viện kiểm sát nhân dân 2. Lưu trữ hồ sơ 2.1. Khái niệm về lưu trữ Khoản 1 – điều 2 - Luật số 01/2011/QH13 của Quốc hội : LUẬT LƯU TRỮ.” Hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ” 2.2. Các loại lưu trữ Lưu trữ gồm có: - Lưu trữ cơ quan: là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức. Ví dụ: Hồ sơ lưu trữ nhân viên. Cụ thể. Hồ sơ nhân viên gồm có: - Lưu trữ lịch sử: là cơ quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp nhận từ Lưu trữ cơ quan và từ các nguồn khác. Ví dụ: Ủy ban nhân dân tỉnh lưu trữ các tài liệu liên quan đến quá trình hình thành và phát triển của tỉnh đó qua các giai đoạn lịch sử. 3. Vai trò của lưu trữ hồ sơ Trong bất kỳ cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nào cũng có một lĩnh vực công tác vô cùng quan trọng. Đó là công tác quản lý hồ sơ, tài liệu. Công tác này bao gồm toàn bộ công việc liên quan đến đăng ký, thu thập, bảo đảm vẹn toàn và phát huy giá trị các hồ sơ, tài liệu 4 từ thời điểm hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp cho đến khi bị tiêu hủy hoặc được lựa chọn để bảo quản vĩnh viễn trong các lưu trữ lịch sử. Về cụ thể, quản lý hồ sơ, tài liệu là một hệ thống công việc đòi hỏi tất cả những ai cần sử dụng tài liệu đều phải tham gia thực hiện theo những nguyên tắc và nghiệp vụ phù hợp. Hệ thống công việc có khởi đầu tại thời điểm hình thành tài liệu (xem khái niệm tài liệu và văn bản), thời kỳ khai sinh tài liệu, hồ sơ- bắt đầu ở khâu văn thư (quản lý văn bản đi văn bản đến và lập hồ sơ thuộc giai đoạn văn thư) liên tiếp qua khâu lưu trữ cơ quan và kết thúc bằng việc thực hiện các nghiệp vụ đưa vào lưu trữ lịch sử. Công tác quản lý hồ sơ, tài liệu có vai trò, tác dụng rất lớn. Bởi vì nó giúp cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp (nói chung là cơ quan) thu thập, xử lý và cung cấp kịp thời, đầy đủ nguồn thông tin văn bản (thông tin tài liệu) phục vụ hoạt động quản lý của cơ quan; • Công cụ để kiểm soát việc thi hành quyền lực của cơ quan. Ví dụ: Hồ sơ của nhân viên mà cơ quan lưu trữ có các: Thông tin cá nhân: tên, địa chỉ, người liên hệ khi cần, trình độ và nhược điểm Quá trình công tác: ngày bắt đầu làm việc, thăng tiến, chức vụ Chi tiết các điều khoản: gồm có một bản hợp đồng lao động Thông tin về việc vắng mặt: ghi chép việc đi muộn, ốm đau và những lần nghỉ có phép hoặc không phép. Căn cứ vào các thong tin trên cơ quan sẽ có những biện pháp thi hành quyền lực trong các trường hợp khen thưởng hay xử phạt khi nhân viên vi phạm nội quy cơ quan • Góp phần nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc công tác của nhà quản lý; Ví dụ: Việc lưu hồ sơ nhân viên sẽ có tác dụng rất lớn khi chấm dứt hợp đồng hay sa thải – cho biết phải tuân theo quy định của luật pháp về sa thải và phải cung cấp bằng chứng trong các trường hợp bị khiếu kiện. Việc lưu trữ hồ sơ chính xác sẽ giúp các cơ quan đánh giá được quá trình làm việc và năng suất của người lao động, đồng thời kết hợp được nguồn lực lao động với sản xuất hoặc các yêu cầu dịch vụ. Nó cũng có thể giúp tránh được những tranh chấp với lao động và đảm bảo rằng cơ hội bình đẳng và đổi xử công bằng với tất cả mọi người. • Nhà quản lý có thể theo dõi tiến trình phát triển của cơ quan Ví dụ: Trong một doanh nghiệp cần có hồ sơ tiện dụng để theo dõi tiến triển trong doanh thương của mình. Hồ sơ có thể cho thấy công việc thương mại tăng tiến thêm hay không, vật phẩm nào bán chạy, hoặc cần thực hiện những thay đổi gì. Hồ sơ tiện dụng có thể làm tăng cơ may thành công của doanh nghiệp. • Tạo điều kiện để bảo vệ bí mật thông tin trong văn bản • Giữ gìn các chứng cứ pháp lý đảm bảo cho hoạt động kiểm tra, thanh tra và giám sát Ví dụ: Doanh nghiệp phải luôn luôn lưu giữ và để sẵn hồ sơ kinh doanh để dễ thanh 5 tra. Nếu kiểm xét bất cứ tờ khai thuế nào thì doanh nghiệp có thể phải giải thích những mục đã trình báo. Bộ hồ sơ đầy đủ sẽ giúp kiểm xét nhanh hơn. • Đảm bảo an toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. Ví dụ: Đối với các tài liệu mang tính chất lịch sử thì việc lưu trữ có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo an toàn cho các tài liệu quan trọng này Xét về bản chất, quản lý hồ sơ, tài liệu là quản lý thông tin văn bản, bao gồm thông tin tài liệu hiện hành và thông tin tài liệu quá khứ. Trong thời đại bùng nổ thông tin, mỗi cơ quan, tổ chức, đặc biệt là các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển bền vững phải có năng lực nhanh nhạy trong xử lý thông tin nói chung và thông tin tài liệu nói riêng. Chính vì vậy, quản lý hồ sơ, tài liệu có một vị trí đặc biệt quan trọng. Nó được ví như những huyết quản trong thân thể con người bảo đảm cho dòng máu tốt được chảy đều, đúng, chính xác, đầy đủ và kịp thời và liên tục trong cơ thể và lên bộ não, không để xảy ra ùn tắc, rò rỉ. PHẦN II: BÁO CÁO 2.1. Định nghĩa Một báo cáo hoặc bản báo cáo hoặc văn bản báo cáo là tập hợp những thông tin (thường thể hiện bằng các hình thức văn bản, lời nói, phát thanh, truyền hình, hoặc chiếu phim, slide, Power poit ) được thực hiện với mục đích cụ thể nhằm thông tin chuyển tiếp hoặc tường trình, kể lại các sự kiện nhất định trong một hoàn cảnh hiện hành và có thể có hoặc không những nội dung kiến nghị, đề xuất. "Báo cáo" là những văn bản trình bày nội dung trọng tâm, nổi bật hoặc cập nhật cho một đối tượng cụ thể. 2.2. Đặc điểm báo cáo Báo cáo thường được sử dụng để nêu lên các kết quả của một hoạt động, công tác, một thử nghiệm, điều tra, hoặc báo cáo yêu cầu (báo cáo đột xuất, báo cáo khẩn cấp, báo cáo chuyên đề hoặc báo cáo tham luận Đối tượng được báo cáo có thể là công cộng hay tư nhân, một cá nhân hoặc của cộng đồng nói chung 6 Báo cáo được sử dụng trong kinh doanh, quản lý, hành chính, giáo dục, khoa học, và các lĩnh vực khác. Báo cáo có thể kết hợp sử dụng các tính năng như đồ họa, hình ảnh, âm thanh, giọng nói, hay những thuật ngữ, từ vựng chuyên ngành để thuyết phục rằng đối tượng cụ thể để thực hiện một chương trình hành động và đem lại những kết quả cụ thể được trình bày trong báo cáo. Báo cáo là hình thức quan trọng trong hoạt động thực tiễn của con người. Nó chính là kết quả thông tin về một loạt các nhu cầu quan trọng đối với nhiều cá nhân, tổ chức quan trọng của xã hội. Đặc biệt những báo cáo kèm theo cảnh báo, khuyến nghị về an ninh trật tự, an toàn xã hội (báo cáo của cảnh sát, lệnh truy nã ) là quan trọng cho xã hội nó hỗ trợ để truy tố các tội phạm trong khi cũng giúp đỡ những người vô tội trở thành trắng án. Báo cáo là một phương pháp rất hữu ích cho việc theo dõi, cập nhật các thông tin quan trọng đồng thời quan đó có thể nắm được, thống kê, kiểm tra rà soát các thông tin, công việc, hoạt động. Thông tin trong các báo cáo được sử dụng để đưa ra những quyết định rất quan trọng ảnh hưởng đến cuộc sống của con người mỗi ngày. Những đặc điểm của một văn bản báo cáo tốt : 1. Rõ ràng 2. Đi thẳng vào vấn đề 3. Ngắn gọn nhưng đầy đủ 4. Mang tính hiện hành 5. Chính xác 6. Có nhiều htông tin 7. Có sự so sánh 8. Xếp loại thích đáng 9. Trình bày hấp dẫn về hình thức 10.Khách quan 11.Được trình bày theo thời biểu/thời gian 12.Có ghi ngày tháng và ký tên 2.3. Hình thức báo cáo Hình thức báo cáo xuất hiện từ lâu trong lịch sử quản lý. Thời phong kiến ở châu Á có các hình thức mang tính báo cáo như bẩm báo, cấp báo, tấu trình, tâu lại (cho nhà Vua) là các hình thức báo cáo bằng miệng và các hình thức khác nhưng dâng sớ, làm bản tấu chương sau đó hình thức báo cáo ngày càng được áp dụng rộng rãi bằng hình thức văn bản và ngày này là hình thức báo cáo điện tử, báo cáo trực tuyến Phân loại báo cáo, bao gồm: • Báo cáo khoa học • Báo cáo khuyến nghị • Báo cáo hàng năm (báo cáo thường niên hay báo cáo định kỳ) 7 • Báo cáo công tác • Báo cáo chuyên đề • Báo cáo kiểm toán viên • Báo cáo tường trình, sự vụ tại nơi làm việc • Báo cáo điều tra dân số • Báo cáo hội họp công tác (báo về từng chuyến đi công tác, làm việc được phân công) • Báo cáo tiến độ (thường theo Kế hoạch hoặc công việc được giao), • Báo cáo điều tra phục vụ cho các hoạt động điều tra, truy tố, xét xử, các hoạt động tố tụng. • Báo cáo ngân sách • Báo cáo chính sách • Báo cáo tài chính • Báo cáo nhân khẩu học • Báo cáo tín dụng • Báo cáo thẩm định • Báo cáo kiểm tra • Báo cáo quân sự • Báo cáo tình hình • Báo cáo giải trình • Báo cáo trách nhiệm • Báo cáo kiểm điểm Trong thời đại ngày này cho các báo cáo trình bày theo kỹ thuật IMRAD: Gồm các phần: • Giới thiệu: nêu ra phần tổng quan, khái quát, đại cương, tổng luận chung cho chủ đề • Phương pháp: Nêu ra cách thức tiến hành việc thu thập thông tin để đưa ra kết quả. • Kết quả: Chỉ ra những mặt đạt được, chưa đạt được (thường kèm theo số liệu, dẫn chứng cụ thể và có thể có đánh giá) • Thảo luận: Khơi gợi sự thảo luận của mọi người, đề xuất các ý kiến, các hướng mở trong báo cáo Những yêu cầu khi soạn thảo báo cáo • Phải bảo đảm trung thực, chính xác Phản ánh đúng sự thật khách quan, nêu đúng ưu điểm, khuyết điểm, thuận lợi, khó khăn, việc đã giải quyết, việc còn tồn đọng, không được hư cấu hoặc chủ quan duy ý chí. Người trực tiếp soạn thảo không được thiên vị, không thêm bớt hiện tượng nhằm bóp méo sự thật, phải trung thực và khách quan toàn diện trong cách đưa tin và đánh giá trong báo cáo. Cần phải theo dõi, nghiên cứu sâu sát quá trình diễn biến sự việc, hiện tượng để tìm 8 nguyên nhân phản ánh và báo cáo. Nếu sự thật bị cắt xén, xác định sai nguyên nhân, đưa ra những nguồn tin không chính xác, không toàn diện, sẽ làm lãnh đạo đưa ra giải pháp không đúng, xử lý thiếu kịp thời và không triệt để. • Nội dung báo cáo phải cụ thể, có trọng tâm, trọng điểm Người soạn thảo phải đầu tư thời gian, chọn lọc các số liệu và sự kiện về các vấn đề thuộc chức năng nhiệm vụ chính yếu của tổ chức mình để đưa vào báo cáo, không nên liệt kê tràn lan mọi sự việc, hiện tượng xảy ra. Tập hợp được số liệu chính xác, ăn khớp với nhau là việc làm cần thiết, song đòi hỏi phải biết lập luận để thấy được ưu khuyết điểm thông qua những con số đó. Cần tránh những con số ma hoặc những sự kiện chung chung không chứng minh, lý giải được điều gì. Trường hợp cần giải thích kỹ hơn thì có thể đính kèm theo báo cáo các bản phụ lục ghi các số liệu làm phương tiện minh chứng cho các kết luận trong báo cáo. Một bản báo cáo chỉ thuần túy thống kê sự việc mà không rút ra được những kinh nghiệm, bài học gì thì đó là báo cáo kém chất lượng, hiệu quả. Cần xuất phát từ mục đích, yêu cầu của từng loại báo cáo, xuất phát từ đối tượng đọc báo cáo mà có phương pháp viết báo cáo cho cụ thể, mạch lạc, hợp với người nghiên cứu. Tránh báo cáo tràn lan, vụn vặt, sa vào chi tiết rườm rà, sa vào các số liệu rắc rối mà phải chọn đúng trọng tâm, trọng điểm. • Báo cáo phải kịp thời Báo cáo kịp thời thể hiện ý thức, kỷ luật, ý thức tôn trọng tổ chức, tôn trọng cấp trên, có trách nhiệm với công việc. Báo cáo chậm trễ làm cho lãnh đạo không nắm được thông tin từ cấp dưới, dẫn đến hậu quả không thể ứng phó kịp thời, nhanh nhạy với tình hình để có những quyết định và mệnh lệnh chính xác, nhiều trường hợp gây ra hậu quả lớn trong quản lý. 2.4. Phương pháp viêt báo cáo • Công tác chuẩn bị Phải xác định được mục đích yêu cầu của bản báo cáo, báo cáo thường kỳ hay báo cáo chuyên đề, từ đó mới có cơ sở để xây dựng đề cương báo cáo. Xây dựng đề cương khái quát. Tùy theo mỗi loại báo cáo mà người soạn thảo lựa chọn một bố cục cho thích hợp, ngoài những phần tiêu đề, tên cơ quan, tên báo cáo… phần nội dung thường có 3 phần nhỏ: Phần 1: Đánh giá tình hình hoặc mô tả sự việc, hiện tượng xảy ra. Phần 2: Phân tích nguyên nhân, điều kiện của sự việc, hiện tượng, đánh giá tình hình, xác định những công việc cần tiếp tục giải quyết. Phần 3: Nêu những phương hướng, nhiệm vụ chính để tiếp tục giải quyết các biện pháp tổ chức thực hiện, những tồn tại đang cần giải quyết, những nhiệm vụ tiếp tục đặt ra. Thu thập tài liệu, số liệu để đưa vào báo cáo. 9 Chọn lọc tài liệu, tổng hợp sự kiện và số liệu phục vụ các yêu cầu trọng tâm của báo cáo. Đánh giá tình hình qua tài liệu, số liệu một cách khái quát. Dự kiến những đề xuất kiến nghị với cấp trên. • Xây dựng dàn bài Mở đầu Có thể nêu những điểm chính về nhiệm vụ, chức năng của tổ chức về chủ trương, công tác do cấp trên định hướng xuống. Đồng thời nêu những điều kiện, hoàn cảnh có ảnh hưởng lớn đến việc thực hiện các chủ trương và nhiệm vụ trên. Nội dung chính: Kiểm điểm những việc đã làm, những việc chưa hoàn thành. Những ưu khuyết điểm của quá trình thực hiện. Đánh giá kết quả, rút ra bài học kinh nghiệm. Lưu ý: Có thể đánh giá những công việc chủ yếu của đơn vị theo từng nội dung công việc. Nếu là báo cáo tổng hợp, có thể kiểm điểm riêng từng nội dung, nhiệm vụ gồm kiểm điểm công việc đã làm và chưa làm đựơc, đánh giá ưu khuyết điểm và tìm nguyên nhân tồn tại riêng đối với từng lĩnh vực công tác, từng nhiệm vụ được giao. Kết luận báo cáo Phương hướng, mục tiêu phấn đấu tiếp tục. Nhiệm vụ cụ thể khắc phục các tồn tại, khuyết điểm. Các biện pháp tổ chức thực hiện Những kiến nghị với cấp trên. Nhận định những triển vọng. • Viết dự thảo báo cáo Báo cáo nên viết bằng ngôn ngữ phổ thông, nêu các sự kiện, nhận định, đánh giá, có thể dùng chữ số để minh họa, trình bày theo lối biểu mẫu, theo sơ đồ và các bản đối chiếu nếu xét thấy dễ hiểu và ngắn gọn hơn. Nên dùng cách hành văn rõ ràng, mạch lạc, thiết thực, không nên dùng lối hành văn cầu kỳ. Khi đánh giá tình hình, cần dùng các sự kiện, số liệu khách quan và công bằng. Không nên dùng từ ngữ thể hiện tính chủ quan một chiều họăc quá khoa trương mà không có căn cứ sẽ làm cho người đọc thiếu tin tưởng. Đối với các báo cáo chuyên đề, có thể dùng bảng phụ lục để tổng hợp các số liệu liên quan đến nội dung báo cáo, có thể lập bảng thống kê các biểu mẫu so sánh, các tài liệu tham khảo trong phần phụ lục. Các lưu ý khác • Đối với các báo cáo quan trọng Cần tổ chức cuộc họp hoặc hội nghị để lấy ý kiến đóng góp, bổ sung, sửa đổi bản dự thảo báo cáo cho thống nhất và khách quan hơn. 10 [...]... vic bo mt lu tr h s NVCTXH cn lu tr h s ca thõn ch cn thn, cú khoỏ t hay cú mt khu trong mỏy tớnh Tuy nhiờn trong mt s trng hp s cú ngoi l vi nguyờn tc ny nu nh nhng hnh vi ca thõn ch e do tớnh mng ca bn thõn h hay ca nhng ngi khỏc thỡ NVCTXH cú quyn trao i thụng tin vi nhng ngi cú thm quyn Trong mt s trng hp khi c quan thm quyn nh to ỏn, ngi qun lý cú thm quyn yờu cu ngi NVCTXH cú th cung cp thụng... lu tr c quan Nh vy, lp h s v np lu h s vo lu tr c quan cú v trớ quan trng trong cụng tỏc vn th cng nh trong cụng tỏc lu tr, l s kt thỳc ca cụng tỏc vn th v l tin ca cụng tỏc lu tr Do ú lu tr h s, bỏo cỏo cú ý ngha vụ cựng quan trng trong cỏc c quan, t chc núi chung c bit l trong qun tr cụng tỏc xó hi 3.2.1 Lu tr h s, bỏo cỏo trong qun tr cụng tỏc xó hi khi lm vic vi cỏ nhõn Cụng tỏc xó hi cỏ nhõn l... v t 0-10 tui gim so vi thỏng trc 27 - V i tng gi in: Nhúm tr trong trng hc cú s cuc gi cao nht (chim 59%) Tip n l cuc gi ca cha m/ngi chm súc tr v ngi ln quan tõm khỏc Trong thỏng ny, t l ngi dõn tc thiu s gi n Tng i l 5,6% (trong ú tr em chim 5,1%), tng 1,9% so vi thỏng trc 3 Cỏc ca can thip, h tr trong thỏng: Tng i can thip, h tr 13 ca, trong ú cú 08 ca ngi dõn gi in n tng i, v 05 ca can thip qua... bớ mt thụng tin l mt trong nhng nguyờn tc c bn khụng ch ngnh CTXH s dng m nhiu ngnh khỏc cng ỏp dng nh: ngnh lut, ti chớnh, y t Nú th hin s tụn trng nhng vn riờng t ca thõn ch v khụng c chia s nhng thụng tin ca thõn ch vi ngi khỏc khi cha cú s ng ý ca thõn ch Nu NVCTXH quỏn trit tt nguyờn tc ny s to iu kin thõn ch chõn thnh ci m, bc l nhng cm xỳc, tõm trng v nhng khú khn ca h NVCTXH ch chia s thụng... S, BO CO TRONG QUN TR CễNG TC X HI 3.1 Lu gi h s, bỏo cỏo trong doanh nghip 3.1.1 Khỏi nim doanh nghip Doanh nghip l t chc kinh t cú t cỏch phỏp nhõn, cú con du, cú ti sn, cú quyn v ngha v dõn s hot ng kinh t theo ch hch toỏn c lp, t chu trỏch nhim v ton b hot ng kinh t trong phm vi vn u t do doanh nghip qun lý v chu s qun lý ca nh nc bng cỏc loi lut v chớnh sỏch thc thi 3.1.2 Lu gi h s trong doanh... hi cỏ nhõn c cỏc nhõn viờn xó hi chuyờn nghip s dng trong cỏc c s xó hi hoc trong cỏc t chc cụng tỏc xó hi giỳp nhng ngi cú vn v thc hin chc nng xó hi Nhng vn thc 15 hin chc nng xó hi núi n tỡnh trng liờn quan n vai trũ xó hi v vic thc hin cỏc vai trũ y Trong qun tr cụng tỏc xó hi vi cỏ nhõn, vic lu tr h s, bỏo cỏo ca thõn ch úng vai trũ quan trng trong s thnh cụng ca tin trỡnh tr giỳp Nú giỳp nh... gia ỡnh, nh trng (591 ca chim 28.9%) Bng 3: S liu cuc gi t vn v quan h ng x Ni dung Khú khn trong quan h bn bố Khú khn liờn quan n nh trng Khú khn trong quan h gia ỡnh T l (%) 15.6 6.3 7.0 591 Tng S lng ca 319 129 143 28.9 Trong s 591 cuc gi liờn quan n vn quan h ng x bn bố, gia ỡnh, nh trng thỡ nhng khú khn trong quan h bn bố chim s lng cuc gi nhiu nht (319 cuc gi, chim 15.6%) Nhng mi quan h bn bố,... liờn quan n vn Cỏc mc tiờu xó hi c thit lp bi nhõn viờn xó hi trong k hach h tr nhúm thay i hnh vi, thỏi , nim tin nhm giỳp nhúm tng cng nng lc i phú, chc nng xó hi thụng qua cỏc kinh nghim ca nhúm cú mc ớch nhm gii quyt vn ca mỡnh v tha món nhu cu Trong qun tr cụng tỏc xó hi i vi nhúm, cụng tỏc lu tr h s bỏo cỏo úng vai trũ quan trng trong vic xõy dng k hoch hot ng v tin trỡnh tr giỳp nhúm H s,... tng ngi 3 2.3 Lu tr h s, bỏo cỏo trong qun tr cụng tỏc xó hi lm vic vi cng ng Phỏt trin cng ng l mt phng phỏp ca cụng tỏc xó hi c xõy dng trờn nhng nguyờn lý, nguyờn tc v gi nh ca nhiu ngnh khoa hc xó hi khỏc nh: Tõm lý xó hi, xó hi hc, chớnh tr hc, nhõn chng hc, c ỏp dng nhiu nc v ó phỏt huy vai trũ trong vic gii quyt cỏc vn ca cỏc nhúm cng ng nghốo, cỏc nhúm yu th trong thi gian qua ú l phng phỏp... chỳ ý phỏt huy mt tớch cc, hn ch tiờu cc trong mi quan h xó hi ti cng ng l cn thit Khi cỏc thnh viờn trong cỏc nhúm quan tõm, giỳp ln nhau, chia s kinh nghim lm n, nuụi dy con cỏi, cựng nhau xõy dng, s dng v bo qun cụng trỡnh cng ng thỡ cỏc ngun lc nờu trờn ngy cng c cng c, mi quan h cng ng thờm cht ch v bn vng hn Tn dng tt cỏc chớnh sỏch hin hnh ca Chớnh ph trong h tr cng ng nh: Chớnh sỏch u t v phỏt . tác lưu trữ. Do đó lưu trữ hồ sơ, báo cáo có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong các cơ quan, tổ chức nói chung đặc biệt là trong quản trị công tác xã hội 3.2.1 Lưu trữ hồ sơ, báo cáo trong quản trị. điện tử, báo cáo trực tuyến Phân loại báo cáo, bao gồm: • Báo cáo khoa học • Báo cáo khuyến nghị • Báo cáo hàng năm (báo cáo thường niên hay báo cáo định kỳ) 7 • Báo cáo công tác • Báo cáo chuyên. tín dụng • Báo cáo thẩm định • Báo cáo kiểm tra • Báo cáo quân sự • Báo cáo tình hình • Báo cáo giải trình • Báo cáo trách nhiệm • Báo cáo kiểm điểm Trong thời đại ngày này cho các báo cáo trình