BÀI TẬP THỰC HÀNH PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC 1) Lập kế hoạch phân tích công viêc: - Mục đích: Phân tích với mục đích gì? (Chiêu mô – tuyển chọn, hay đánh giá thành tích nhân viên, hay đào tạo và xác lập cấu trúc lương,… ). - Lựa chọn công việc phân tích: một công việc mà mình có thể triển khai được • Chẳng hạn công việc quản lý nhà máy hay công việc điều hành công ty bạn khó có thể triển khai được vì sự tiếp cận để thu thập thông tin) • Các CV được phân tích: phân tích những công việc nào?, phân tích những CV mới phát sinh nào, phân tích những CV cũ nhưng có những yếu tố mới hay chưa được phân tích tốt, hoặc phân tích toàn bộ các CV (đối với tổ chức chưa có triển khai phân tích CV) - Ai tham gia vào tiến trình phân tích công việc (thu thập thông tin phân tích công việc). - Nguồn dữ liệu mà bạn cần thu thập liên quan đến công việc mình đã chọn.(Biết mình sẽ cần những loại thông tin sơ cấp nào) - Làm cho tổ chức sẵn sàng tham gia vào phân tích công việc. Vì mình đi thực tế, nên cách bạn triển khai như thế nào để có thể thu thập thông tin được (Ví dụ: Dựa vào mối quan hệ nhờ người giới thiệu, …) - Lựa chọn phương pháp quan sát (căn cứ vào công việc,biến thời gian mình đã có và cần sự chính xác nên việc tiếp cận đa phương pháp là có thể) - Đi thu thập thông tin: • Làm cho người giúp mình sẵn sàng • Bản câu hỏi, biểu mẫu liên quan đến PTCV phải chuẩn bị sẵn • Kiểm tra lại thông tin thu thập được - Tổng hợp dữ liệu - Viết bản mô tả công việc, tiêu chuẩn thực hiện công việc, … - Viết báo cáo kết quả của kế hoạch - Phân công công việc giữa các thành viên 2) Viết báo cáo - Mục đích, phạm vi của dự án phân tích công việc. - Công việc đã phân tích - Các phương pháp thu thập thông tin và nguồn dữ liệu được sử dụng. - Trình bày kết quả chủ yếu của dự án phân tích công việc. (BMTCV, BTCCV) - Hướng dẫn sử dụng kết quả phân tích công việc (tại đơn vị thực tế) Nếu phòng kế toán co ít người thì chỉ sử dụng phương pháp phỏng vấn. Nếu phòng kế toán có nhiều người thì chỉ phỏng vấn trưởng phòng, phó phòng và khoảng 3-5 nhân viên, những người còn lại sử dụng phương pháp bản câu hỏi. MỘT SỐ CÂU HỎI SỬ DỤNG TRONG PHỎNG VẤN Câu hỏi đối với kế toán viên 1. Công việc thực hiện điều gì? 2. Nhiệm vụ chính của anh/chị là gì? 3. Anh / chị làm điều gì? 4. Anh/chị hãy kể tên và trình bày cách thức thực hiện những phần việc khó nhất trong công việc? 5. Địa điểm làm việc của anh/chị ở đâu? 6. Trình độ chuyên môn, kinh nghiệm, kỹ năng, hay các bằng cấp, chứng chỉ nào cần phải có? 7. Các yêu cầu trong thực hiện công việc là gì? 8. Công việc của anh/chị có những yêu cầu trách nhiệm, quyền hạn nào về tài chính, nhân sự hoặc những giá trị khác? 9. Điều hiện môi trường và làm việc của anh chị như thế nào? 10.Yêu cầu nào về sức khoẻ hay trí tuệ trong công việc? 11.Theo anh/chị phần việc quan trọng nhất trong công việc là gì? Tại sao nó quan trọng? Tiêu thức nào được sử dụng để đo lường kết quả thực hiện công việc? 12.Theo anh/chị những thách thức nhiều nhất trong công việc là gì? 13.Những rủi ro nào có thể xảy ra trong quá trình thực hiện công việc? 14.Những kiến thức quan trọng liên quan đến thực hiện công việc là gì? 15.Loại tình huống nào thường xảy ra căng thẳng nhất trong công việc? 16.Theo anh/chị công việc đòi hỏi phải tham dự các cuộc họp như thế nào? Sẽ có những báo cáo gì và cho ai? 17.Lĩnh vực nào của công việc thường tạo ra sự hài lòng nhất? Hoặc không hài lòng nhất? Tại sao? 18.Theo anh/chị những khóa đào tạo, kỹ năng, kinh nghiệm cần có để thực hiện công việc tốt là gì? 19.Các máy móc, dụng cụ nào thường được sử dụng trong công việc? Công dụng, tính năng, tác dụng, cách thức vận hành? 20.Trong toàn bộ quá trình làm việc, cần phải ra quyết định nào? Thời gian cần thiết để đưa ra các quyết định như vậy? ) Câu hỏi đối với trưởng phòng, phó phòng kế toán. 1. Vì sao có chức danh này trong công ty? Chức danh này nhằm mục đích gì? 2. Anh/chị mô tả một ngày làm việc thông thường? 3. Những trách nhiệm chính trong công việc là gì? 4. Để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ chính, anh/chị có liên hệ với các bộ phận nào trong tổ chức, đơn vị nào ở bên ngoài? 5. Quan hệ về trách nhiệm công việc đối với khách hàng hoặc các mối quan hệ khác bên ngoài công ty cụ thể là gì? 6. Quan hệ về trách nhiệm công việc đối với các bộ phận trong công ty cụ thể là gì 7. Theo anh/chị phần việc quan trọng nhất trong công việc là gì? Tại sao nó quan trọng? Tiêu thức nào được sử dụng để đo lường kết quả thực hiện công việc? 8. Anh/chị hãy kể tên và trình bày cách thức thực hiện những phần việc khó nhất trong công việc? 9. Theo anh/chị những thách thức nhiều nhất trong công việc là gì? 10.Những kiến thức quan trọng liên quan đến thực hiện công việc là gì? 11.Công việc của anh/chị có những yêu cầu trách nhiệm, quyền hạn nào về tài chính, nhân sự hoặc những giá trị khác? 12.Những phần việc nào nên được uỷ quyền? Cho ai? Như thế nào? 13.Loại tình huống nào thường xảy ra căng thẳng nhất trong công việc? 14.Theo anh/chị công việc đòi hỏi phải tham dự các cuộc họp như thế nào? Sẽ có những báo cáo gì và cho ai? 15.Lĩnh vực nào của công việc thường tạo ra sự hài lòng nhất? Hoặc không hài lòng nhất? Tại sao? 16.Điều kiện vệ sinh có gì không thuận lợi? Những rủi ro nào có thể xảy ra trong quá trình thực hiện công việc? 17.Anh/chị thường phải giám sát hoạt động (công việc) của những ai? ở chức vụ nào? Về vấn đè gì? 18.Theo anh/chị những khoa đào tạo, kỹ năng, kinh nghiệm cần có để thực hiện công việc tốt là gì? 19.Các máy móc, dụng cụ nào thường được sử dụng trong công việc? Công dụng, tính năng, tác dụng, cách thức vận hành? 20.Trong toàn bộ quá trình làm việc, cần phải ra quyết định nào? Thời gian cần thiết để đưa ra các quyết định như vậy? BẢNG CÂU HỎI PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC (Nguồn biên dịch) Sau đây là mẫu bảng câu hỏi điển hình. Để sử dụng được, sinh viên cần thiết kế lại cho phù hợp với thực tế của công việc và tổ chức. Loại công việc: ………………………………………… Ngày: …………………… ………… Mã công việc: …………………………………………. Tháng: ………………………….………… Tên người giám sát: ……………………………………………………………………… ………… Thời gian làm việc buổi sáng: ……………………… Buổi chiều: ……………………… ………… Tên của người phân tích công việc: …………………………………………………………………… 1. Mục đích chung của công việc là gì? ………………… …………………………………………………………………………………………………. 2. Khi có phận sự giám sát người khác, hãy ghi họ theo loại công việc. Nếu có hơn một nhân viên cùng loại công vệc, xin cho biết số lượng vào các dòng sau: …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… 3. Kiểm tra các hoạt động, hoạt động này là một phần của nhiệm vụ giám sát: ……: Đào tạo : Đánh giá thành tích ……: Kiểm tra công việc ……: Dự thảo ngân sách ……: Huấn luyện hoặc tư vấn ……: Những nhiệm vụ khác (ghi cụ thể): ……………………………………… 4. Mô tả loại và phạm vi giám sát: …………………………………………………. ……………………………………………………………………………………… 5. Bổn phận: trình bày ngắn gọn làm phận sự gì, nếu có thể thì nói rõ bàng cách nào thực hiện phận sự. Gồm những loại phận sự dưới đây: a. Những nhiệm vụ hằng ngày (những nhiệm vụ này được thực hiện thường xuyên hằng ngày)………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… b. Những nhiệm vụ định kỳ (theo tuần, tháng, quý, hoặc một khoảng thời gian nhất định): ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… c. Những nhiệm vụ không định kỳ: ………………………………………… …………………………………………………………………………………………. 6. Những nhiệm vụ nào thấy rằng không cần thiết? Nếu có, xin cho biết: …………………… …………………………………………………………………………………………………. 7. Những nhiệm vụ thực hiện mà không có trong bản mô tả công việc? Nếu có, xin cho biết : ………………………………………………………………………… 8. Trình độ chuyên môn: chéo vào ô dưới mà bạn cho rằng nó là cần thiết cho yêu cầu công việc ……: không được đào tạo ……: tốt nghiệp cấp 2 ……: tốt nghiệp cấp 3 ……: sơ cấp ……: trung cấp ……: cao đẳng ……: đại học ……: giấy phép hành nghề ……: trên đại học 9. Kinh nghiệm: chéo vào ô cần thiết mà bạn cho là cần để thực hiện công việc : không ……: 1 tháng ……: 1 đến 6 tháng ……: 6 tháng đến 1 năm ……: 1 đến 3 năm ……: 3 đến 5 năm ……: 5 đến 10 năm ……: trên 10 năm 10.Máy móc, công cụ, thiết bị và không khí làm việc: Mô tả ngắn gọn máy móc, công cụ, thiết bị hoặc không khí làm việc mà công việc sử dụng: ……………… …………………………………………………………………………………………………. 11.Có những tiêu chuẩn công việc cụ thể được thiết lập (những sai sót cho phép, mất thời gian vào những nhiệm vụ thông thường,…). Nếu có chúng là những gì? ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… 15. Có những thuộc tính cá nhân cần cho công việc không? (như thái độ, đặc điểm, hình thức bên ngoài, cư xử cá nhân,…) ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… 16.Có những vấn đề khác thường (đặc biệt) mà yêu cầu người thực hiện công việc phải làm trong điều kiện không bình thường không? Nếu có hãy trình bày. ………………………………………………………………………………………………… . ………………………………………………………………………………………………… 17. Cho biết sự hoàn thành công việc một cách thành công hoàn toàn, hoặc kết quả cuối cùng của công việc. : …………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………. 18. Lỗi gì là nghiêm trọng trong công việc này? Ai hoặc cái gì ảnh hưởng đến việc gây ra lỗi khi thực hiện công việc? ……………………………………………… …………………………………………………………………………………………………. . BÀI TẬP THỰC HÀNH PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC 1) Lập kế hoạch phân tích công viêc: - Mục đích: Phân tích với mục đích gì? (Chiêu mô – tuyển chọn, hay đánh giá thành tích nhân viên,. Các CV được phân tích: phân tích những công việc nào?, phân tích những CV mới phát sinh nào, phân tích những CV cũ nhưng có những yếu tố mới hay chưa được phân tích tốt, hoặc phân tích toàn bộ. tả công việc, tiêu chuẩn thực hiện công việc, … - Viết báo cáo kết quả của kế hoạch - Phân công công việc giữa các thành viên 2) Viết báo cáo - Mục đích, phạm vi của dự án phân tích công việc. -