Chất xám- tài nguyên vô giá Nếu tổ chức tận dụng lưu giữ “chất xám” cá nhân tổ chức có nguy bị tổn thất tri thức “trao tặng” tri thức cho tổ chức khác Tài sản vơ hình dễ tổn thất Trong tổ chức nói riêng xã hội nói chung, cá nhân tự hấp thụ thơng tin có tri thức riêng, không giống Tri thức riêng người (tacit knowledge) có người sử dụng Khi người thể tri thức bên ngồi (explixit knowledge) dạng thơng tin cách viết tài liệu, viết sách, hướng dẫn trực tiếp… người khác tiếp nhận hiểu tri thức biến thành tri thức Điều xảy cá nhân làm việc lâu năm, đảm nhận vị trí quan trọng, sau tích lũy lượng tri thức lớn lại rời bỏ tổ chức? Và cán cấp cao đến tuổi hưu tổ chức nên mời người lại làm việc thêm, cộng tác hay tuyển nhân trẻ với tri thức mới? Đó nguy tổn thất tri thức cần đến công việc quản trị tri thức (QTTT) - tài sản vơ hình Ngồi ra, QTTT cịn cần thực lý sau: Quá tải thông tin Quá tải thông tin xảy khi: • Khơng hiểu hay khơng nhận biết thơng tin có • Số lượng thơng tin q nhiều đến mức khơng kiểm sốt • Khơng biết tìm Thơng tin coi loại hàng thơng tin cần thiết hố đặc biệt mua, bán, trao đổi, • Biết nguồn thơng tích lũy lưu trữ Tuy nhiên, tải tin thông tin lại xảy chất lượng cách tiếp cận thơng tin quan trọng số lượng Quá tải thông tin khơng có tri thức thường đơi với Người hiểu biết vấn đề thường đưa thơng tin ngắn gọn, súc tích Ngược lại người khơng nắm rõ khơng hiểu vấn đề thường trình bày dài dịng, ý tứ vay mượn, thơng tin q tải khơng hình thành tri thức cho người dùng tin Nhiễu thông tin Hiện tượng nhiễu thông tin cịn tác hại q tải thơng tin đưa sai lệch vơ tình hay cố ý Một thông tin bị nhiễu phổ biến rộng rãi mang lại nhìn nhận, đánh giá sai lầm Yêu cầu chia sẻ truyền tải Yếu tố quan trọng QTTT chia sẻ truyền tải tri thức Con người thường coi tri thức sức mạnh Mỗi người muốn giữ điểm mạnh riêng mình, khơng muốn chia sẻ với người khác Do vậy, điều tiên phải tạo mơi trường hay văn hóa chia sẻ tri thức (knowledge sharing culture) Ơng Nguyễn Minh Hồng, chuyên gia QTTT, đào tạo Italy Hàn Quốc cho rằng: “Để xây dựng mơi trường chia sẻ tri thức, vai trị người lãnh đạo có ý nghĩa quan trọng Khơng khuyến khích, ghi nhận chia sẻ tri thức, nhà quản lý phải chủ động chia sẻ cách tích cực bên cạnh việc hướng nhân viên phát triển nguồn tri thức nội như: cộng đồng chia sẻ, hội thảo nội Q trình khơng làm giàu tri thức cá nhân mà động lực cho việc không ngừng học hỏi” Cần có chế để tri thức ni dưỡng, chia sẻ, phát triển sử dụng phù hợp với mục tiêu tổ chức Cơ chế phải thể ghi nhận, tưởng thưởng (có thể vật chất hay tinh thần) việc chia sẻ (của cá nhân hay phận) Về hình thức, chế thể dạng quy trình hay hướng dẫn, cơng bố rộng rãi tồn tổ chức Điều quan trọng nỗ lực QTTT hướng vào mục tiêu tạo sản phẩm/dịch vụ mới, đáp ứng yêu cầu đặt ra, giảm thiểu lãng phí tri thức không chia sẻ, thất bại khơng phân tích, đúc rút kinh nghiệm, lỗi bị lặp lại Đó q trình ứng dụng biến tri thức thành giá trị có ích cho tổ chức Nếu tổ chức tận dụng lưu giữ “chất xám” cá nhân tổ chức có nguy bị tổn thất tri thức “trao tặng” tri thức cho tổ chức khác Một số yếu tố quan trọng QTTT: • Chính sách quy trình Xây dựng hệ thống quản lý, hướng dẫn, quy trình sách phù hợp có ý nghĩa lớn: tránh hiểu lầm khơng đáng có, dễ dàng phát sai lầm xảy giai đoạn Ngoài ra, cần có kế hoạch dự phịng kiện bất thường đánh giá tổn thất tri thức xảy đến Đôi tổ chức cần mạnh dạn chấp nhận rủi ro có tính tốn trước q trình theo đuổi mục tiêu Chính sách đắn mang lại hệ thống QTTT hợp lý Do đó, cần có sách QTTT sớm tốt Trong tổ chức có nhiều cá nhân sẵn sàng chia sẻ tri thức đón nhận tri thức từ người khác, họ phải chia sẻ với ai, cần chia sẻ chia sẻ • Tài liệu thống nhất: Có kế hoạch xây dựng hệ thống tài liệu nội từ nguồn tổ chức tham khảo bên ngồi, coi tảng hệ thống tri thức Tri thức người không dễ truyền đạt cho người khác, vậy, thể tri thức qua hệ thống tài liệu Thơng qua trao đổi, tổ chức hồn thiện hệ thống tài liệu đông đảo người chấp nhận CNTT giúp xây dựng hệ thống tài liệu kho sở liệu tri thức linh hoạt dễ dàng nhiều • Chú trọng đào tạo, chuyển giao tri thức: Có thể đào tạo nội (vì khơng hiểu nhu cầu tổ chức người tổ chức) đào tạo hợp tác với tổ chức khác Văn hóa chia sẻ cần thiết hệ thống đào tạo Nên khuyến khích người có kinh nghiệm để họ tự thấy có trách nhiệm chia sẻ, hướng dẫn người kinh nghiệm Tổ chức tận dụng lượng tri thức tổ chức khác tri thức khơng sử dụng đúng, song song phải biết cách bảo vệ tri thức riêng tổ chức • Cập nhật thông tin, học hỏi kinh nghiệm: Thế giới ngày xích lại gần nhau, khơng tổ chức tự phát triển mà khơng học hỏi, chia sẻ học thực tế với tổ chức khác Bản thân thông tin tồn độc lập với ý nghĩ chủ quan Nếu không chủ động nắm bắt thơng tin tự cản trở Hệ thống tri thức cập nhật nắm bắt thông tin • Chú trọng nhân tố người: Con người tạo tri thức có người vận dụng tri thức để tiếp tục tạo tri thức Tổ chức cần trọng đến nhân lực từ định hình thơng qua khung nhân sự, tuyển dụng nhân lực trẻ, có sách hợp lý để người hưu cống hiến, tạo điều kiện để người có kinh nghiệm làm việc với người mới, có chế độ đãi ngộ phù hợp… Phải ý tri thức người vốn nhiều thể Quản trị tri thức QTTT việc kiểm sốt cấu trúc cách có hệ thống hiệu chế cho phép sử dụng người vào công việc thời điểm, chia sẻ sử dụng thông tin cách thông suốt, hướng tới việc đạt mục tiêu tổ chức Một cách có hệ thống có nghĩa bước chọn lọc, tìm hiểu, phân tích, chia sẻ sử dụng thông tin để tạo giá trị Theo Hiệp hội QTTT Nhật Bản (JKMA) Hơn 80% số 158 tập đoàn đa quốc gia hàng đầu tích cực phát triển chương trình QTTT (Knowledge Management KM) nội tập đoàn họ Một yếu tố quan trọng hàng đầu phục vụ KM CNTT Theo tạp chí Business Week, Mỹ QTTT trình kiến tạo, thu nhận, lưu giữ, chia sẻ, phát triển, sử dụng biến tri thức tồn tổ chức thành giá trị vật chất Hoạt động bao gồm nỗ lực biến tri thức cá nhân thành tài sản tri thức tồn tổ chức, người khai thác, sử dụng phục vụ cho phát triển chung Ngồi ra, cịn mang ý nghĩa khơng ngừng tiếp nhận tri thức từ bên ngồi, qua đào tạo, học hỏi từ bạn hàng, đối tác, nhà cung ứng, khách hàng, chí đối thủ cạnh tranh thơng qua việc xây dựng mơ hình tổ chức ln học hỏi Theo bà Trần Thu Lan, cán lâu năm đơn vị thuộc Bộ Khoa học Công nghệ Kết hợp CNTT QTTT Để hoạt động chia sẻ diễn hiệu khơng thể thiếu vai trò CNTT Tri thức kiến tạo liên tục làm cho lượng tri thức DN ngày khổng lồ mà có CNTT cho phép lưu giữ, phân loại, cập nhật, chia sẻ, sử dụng phát triển cách kịp thời ổn định Theo ông Nguyễn Thanh Hà, cán Viện Nghiên cứu Kinh tế châu Âu, : “CNTT cho phép ta xây dựng hệ thống lưu trữ phân phối thông tin hiệu Bằng cách kết hợp CNTT với sách QTTT cách hiệu quả, cơng ty tạo yếu tố cạnh tranh mới, nâng cao khả cạnh tranh lâu dài mình” Theo nghiên cứu Ernst & Young, công cụ QTTT tiết kiệm 30% nỗ lực hỗ trợ khách hàng, tăng 50% chất lượng định đưa ra, tốc độ khả thích nghi với thay đổi thị trường cải thiện đáng kể Vòng đời phát triển sản phẩm bình qn giảm 20% Bút tốn cho tri thức? Nhiều tổ chức nhận thấy nhân viên hay nhà quản lý cấp cao rời bỏ cơng ty lý có ảnh hưởng đến hoạt động tổ chức, chí làm đình trệ cơng đoạn mà đảm nhiệm Lý đơn giản mang theo kinh nghiệm tri thức để thực công việc Do vậy, nhiều nhà quản trị nhân lực xem QTTT chìa khóa quan trọng để hạn chế rủi ro tình trạng chuyển việc mang lại Lấy ví dụ từ cơng ty kiểm tốn Trong bảng cân đối kế tốn cơng ty, có bút tốn có giá trị vài chục đồng cho tài sản cố định nhỏ Vài chục đồng cịn coi tài sản cơng ty, tri thức kiểm toán viên giỏi, người thực hợp đồng trị giá hàng triệu đồng, lại khơng hạch tốn vào? Rõ ràng, kiểm tốn viên thực tài sản quý giá công ty Họ tạo thu nhập cho cơng ty chất xám Thực tế nhiều tổ chức nhận thấy vai trị quan trọng chất xám, hẳn khơng dễ trả lời câu hỏi: làm để phát huy, sử dụng gìn giữ tri thức quý giá Nhiều tổ chức dành hàng trăm triệu đồng đào tạo nhân viên năm Thế nhưng, tri thức mà nhân viên thu nhận từ đào tạo có mang lại giá trị cho cơng ty hay khơng tổ chức tính tốn Sự lãng phí cịn thể rõ lượng lớn thời gian bỏ để tìm kiếm tri thức mà thực tế tồn tổ chức Rõ ràng tổn hại tri thức nghiêm trọng lâu dài so với tổn thất vật chất trước mắt Điều đặt yêu cầu phải nghiên cứu ứng dụng QTTT hoạt động tổ chức Công cụ CNTT QTTT đưa vào ứng dụng cần đáp ứng yêu cầu: • Phù hợp nhu cầu nhiều người dùng khác • Cấu trúc nội dung rõ ràng thuận lợi đơn giản tìm kiếm, tiết kiệm thời gian cơng sức • Chất lượng liệu/thơng tin phải đảm bảo • Có khả tích hợp nhiều hệ thống • Có khả mở rộng tri thức biến đổi khơng ngừng • Tương thích phần cứng - phần mềm Đây điều cần phải tính đến trước định lựa chọn phần cứng phần mềm quản lý • Khả đồng công nghệ với lực người sử dụng để khai thác triệt để lợi ích công cụ QTTT  ... tốn cơng ty, có bút tốn có giá trị vài chục đồng cho tài sản cố định nhỏ Vài chục đồng cịn coi tài sản cơng ty, tri thức kiểm toán viên giỏi, người thực hợp đồng trị giá hàng triệu đồng, lại khơng... hạch tốn vào? Rõ ràng, kiểm tốn viên thực tài sản quý giá công ty Họ tạo thu nhập cho cơng ty chất xám Thực tế nhiều tổ chức nhận thấy vai trị quan trọng chất xám, hẳn khơng dễ trả lời câu hỏi:... khác, vậy, thể tri thức qua hệ thống tài liệu Thơng qua trao đổi, tổ chức hồn thiện hệ thống tài liệu đông đảo người chấp nhận CNTT giúp xây dựng hệ thống tài liệu kho sở liệu tri thức linh hoạt