LẬP KẾ HOẠCH XUẤT KHẨU Investment & Trade Promotion Center ITPC ● URL: www.itpc.hochiminhcity.gov.vn ● Email: itpc@hcm.vnn.vn 98/141 Trong chương trước, bạn đã xác định được kênh phân phối và phương pháp xâm nhập thị trường nào thích hợp nhất đối với mình. Quyết định đó dựa vào ý kiến của bạn về cách đưa sản phẩm của bạn ra thị trường nước ngoài theo cách có hiệu quả nhất. Trong chương 5 này, bạn sẽ tìm hiểu về cách lựa chọn cá nhân hoặc tổ chức làm đối tác thương mại của mình, tìm kiếm cái gì, cách bắt đầu vào việc lựa chọn, làm cách nào để đạt được thỏa thuận bằng cách nắm rõ nhu cầu của cả hai bên, và cách duy trì sự cộng tác. Phần này có thể là phần khó nhất trong tất cả các phần về chuẩn bị xuất khẩu. Một đối tác thương mại giỏi có thể giúp bạn xâm nhập thị trường một cách thuận lợi và hiệu quả, trong khi một đối tác kém có thể khiến bạn thất bại. Đây là một giai đoạn quan trọng trong công việc của bạn; các nhà xuất khẩu từ khắp nơi trên thế giới đều đồng ý rằng nhiệm vụ này mang tính quyết định và nhạy cảm, vì bạn phải đạt được những điều khoản với bên thứ 3, không chỉ về những lợi ích kinh doanh của hai bên mà còn về nhu cầu về sự tin tưởng và tin cậy lẫn nhau của mỗi bên. 5.1. Lựa chọn một đối tác thương mại Quá trình lựa chọn luôn dài và tẻ nhạt hơn so với những gì bạn mong đợi. Bạn hãy thực hiện từng bước một. Quá trình này được chia làm 6 bước: 1.Liệt kê những tiêu chuẩn về đối tác tương lai : Tài sản nào củ a đối tác mà bạn cho là không thể thiếu 2.Tìm kiếm đối tác thực sự: Thuê người khác làm công việc tìm kiếm thực sự 3.Lướt qua danh sách: Trò chuyện với ứng cử viên, trao đổi dữ liệu, tạo ra sự quan tâm 4.Lựa chọn từ danh sách: Lựa chọn một cách lý trí. Cũng nên xem xét đến khía cạnh tâm lý 5.Đạt được thỏa thuận về cách tiếp cận thị trường: Cùng nhau lên kế hoạch. Đồng ý các điều khoản. Phác thảo hợp đồng. 6.Xác nhận sự cộng tác: Tạo lập niềm tin. Đồng ý thử nghiệm. Lựa chọn một đối tác thương mại 5 Lựa chọn đối tác thương mại LẬP KẾ HOẠCH XUẤT KHẨU Investment & Trade Promotion Center ITPC ● URL: www.itpc.hochiminhcity.gov.vn ● Email: itpc@hcm.vnn.vn 99/141 • Đối tác có uy tín, có danh tiếng và đáng tin cậy 5.1.1.Tìm kiếm điều gì: Bạn phải lựa chọn một đối tác thương mại mà phải hoặc có thể giúp bạn tiếp cận được người mua, hoặc vào những kênh phân phối nơi mà khách hàng của bạn thường đến mua hàng. Nếu đã nghiên cứu thị trường mục tiêu trước, bạn đã biết được kênh phân phối nào là tốt nhất cho mình. Có lẽ, bạn cũng có ý tưởng chung về hình thức và loại cộng tác thương mại nào ( thỉnh thoảng được gọi là ‘đại diện’) được ưa chuộng hơn. Bắt đầu phác thảo một danh sách các tiêu chuẩn mà bạn muốn đối tác tương lai của mình cần có. Bảng liệt kê này chỉ là một ví dụ: • Đối tác nên có quy mô vừa, tình hình tài chính ổn định và được quản lý tốt • Đối tác nên có tối thiểu 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh, nhưng không có khách hàng cạnh tranh • Đối tác nên có văn phòng thích hợp, tiện nghi lưu trữ, một lực lượng bán hàng tối thiểu 10 người, điện thoại, máy fax, e-mail và hệ thống hành chính được vi tính hóa. • Đối tác nên thuê ít nhất một chuyên gia có kinh nghiệm trong lĩnh vực ngành của mình; người này nên làm “Giám đốc khách hàng”, luôn giữ liên lạc với bạn. Nhiều đồng nghiệp trước đó đã sử dụng danh sách các tiêu chuẩn như thế này để mời BSO hoặc đại sứ quán ở quốc gia mục tiêu phác thảo một danh sách ngắn các đối tác tiềm năng. Thỉnh thoảng việc này có hiệu quả, tuy nhiên, đa số là không thành công. Việc nhờ tư vấn (có phí) nhiều khi lại thành công hơn một chút, nhưng cũng chỉ là các hiệp hội thương mại nước ngoài , nếu có hứng thú tìm kiếm nhà cung cấp thì mới có thể hỗ trợ bạn. Hoặc các IPO (các tổ chức xúc tiến nhập khẩu), như CBI, nếu bạn là người tham dự trong chương trình phát triển xuất khẩu. Việc tìm cách có được tên của những đối tác thương mại thích hợp luôn luôn là cuộc chiến vất vả và bạn sẽ cần tất cả óc sáng tạo và sự kiên nhẫn để thành công (xem phần bên dưới). Nhưng tối thiểu bạn sẽ nhận ra một đối tác tốt bằng cách so sánh với danh sách các tiêu chuẩn của mình. Bạn có thể yêu cầu một nhân viên đáng tin cậy và có kinh nghiệm để làm việc này. Những giải pháp thay thế khác là thuê một nhà tư vấn biết công việc, hoặc tham gia một hội chợ thương mại với hi vọng đối tác tương lai sẽ xuất hiện. Bạn có thể đưa tin cho các tổ chức địa phương để thông báo đi khắp nơi. Nhưng cuối cùng, bạn nên đích thân xuất hiện để đưa ra lựa chọn cuối cùng. Không có ai có thể thay thế bạn trong vấn đề tinh tế này; vì cái nhìn của cá nhân là quan trọng khi đánh giá ai đó, bạn nên tự mình làm việc này. 5.1.2.Cách tìm kiếm Thế là cuộc tìm kiếm của bạn bắt đầu. Việc này đòi hỏi phải đi nhiều. Bắt đầu với việc lướt internet, sơ tuyển những đối tác thích hợp. Bạn nên đi khắp nơi, thu thập thông tin, so sánh và lựa chọn. Và sau đó, bạn nên đến thăm đối tác thương mại có triển vọng (đại lý, nhà nhập khẩu, công ty thương mại, v.v ) để gặp trực tiếp đúng người. LẬP KẾ HOẠCH XUẤT KHẨU Investment & Trade Promotion Center ITPC ● URL: www.itpc.hochiminhcity.gov.vn ● Email: itpc@hcm.vnn.vn 100/141 May thay, ở đa số các quốc gia phương Tây, không khó để tìm ra những đại diện thương mại. Đa số họ đều quảng cáo trên tập san thương mại hoặc danh bạ thương mại. Nhưng chắc chắn là khó để tìm được những đại diện giỏi, hoặc đơn giản là những đại diện đang sẳn sàng hợp tác. Danh bạ thương mại Các Danh bạ thương mại (như Kompass – www.kompass.nl – hoặc ABC – www.abc-d.nl) luôn có sẵn rộng rãi, cả dữ liệu trên net và trên CD-Rom. Đừng mua những danh bạ này; đa số các thư viện công cộng sẽ cho bạn mượn khi cần. Thông thường, Thư viện của Bộ Ngoại Thương, hoặc Phòng thương mại và công nghiệp luôn có những bản sao. Nếu bạn không thế tìm được những danh bạ này, hãy tìm Danh bạ châu Âu của từng lĩnh vực ( www.euromonitor.com), kế sách cuối cùng là bạn có thể thử tìm ở trang của Europages www.europages.com; hoặc, như ở quốc gia của b ạn, có quyển Những trang vàng về danh bạ điện thoại. Nhưng bạn nhớ đừng đánh giá tầm quan trọng qua quy mô quảng cáo. Các hiệp hội thương mại, ngân hàng thương mại và có thể ngay cả các chủ hàng hoặc nhà môi giới vận chuyển sẽ là các nguồn thông tin hay. Thỉnh thoảng bạn có thể tham khảo những dữ liệu ngân hàng. (xem phần “Xuất khẩu sang EU”). Bạn nên thảo luận danh sách ngắn mà bạn thu thập được với giám đốc điều hành hoặc trưởng phòng xuất khẩu của bạn. 5.1.3.Nói chuyện với tất cả ứng cử viên Sắp xếp những cuộc gặp cá nhân với tất cả các công ty trong danh sách sơ tuyển của bạn. Lý do đơn giản là: bạn không nên chỉ có ấn tượng với cơ sở vật chất thật của các công ty, mà cũng nên có ấn tượng với những người điều hành các công ty này. Đa số đại lý và nhà nhập khẩu thường có thể đón tiếp bạn lập tức: bạn báo trước từ 1 – 3 ngày. Gửi fax cho họ, sau đó gọi điện thoại cho họ; bạn phải chắc chắn rằng bạn gặp đúng người và hãy đúng giờ. Người phương Tây luôn đúng giờ. Đến trễ không những là bất lịch sự mà còn được xem là lãng phí (thời gian, tất nhiên). Cách xử sự của người phương Tây rất trực tiếp: họ thảo luận việc kinh doanh một cách cởi mở. Từ “không” hiếm khi được xem là sự xúc phạm. Giọng nói của họ có thể to, gay gắt hoặc phấn khích, nhưng không có nghĩa l à họ đang giận dữ. Trong các cuộc thảo luận, bạn có thể đi đến điểm cần thảo luận một cách khá nhanh chóng. Đừng so sánh trình độ của họ với bạn; văn hóa của họ hoàn toàn khác biệt. Đừng lo lắng về đạo đức kinh doanh của họ vốn luôn luôn thẳng thắn, rõ ràng và dễ hiểu. LẬP KẾ HOẠCH XUẤT KHẨU Investment & Trade Promotion Center ITPC ● URL: www.itpc.hochiminhcity.gov.vn ● Email: itpc@hcm.vnn.vn 101/141 Trong các cuộc thảo luận này, bạn không chỉ thu thập được thêm thông tin về đối tác tương lai, mà bạn cũng có thể cho biết thông tin thật về bản thân và công ty của bạn (và sản phẩm xuất khẩu của bạn). Vì vậy bạn nên cố gắng thu hút sự hứng thú kinh doanh của đối tác với bạn. • Đối tác hoạt động trong ngành nào? Phạm vi kinh doanh ? Đối tác có quen với việc điều hành trên nền tảng riêng biệt? Đối tác sử dụng kênh phân phối nào? • Khách hàng của đối tác là ai? (hỏi tên để tham khảo sau này) • Đối tác được thành lập như thế nào? Đối tác có là thành viên của một hiệp hội ngành nghề nào không? Đối tác có điểm mạnh đặc biệt nào, như bán hàng, tiếp thị, dịch vụ hậu mãi v.v ? • Đối tác có tài chính vững mạnh hay không? Ngân hàng của đối tác là ngân hàng nào ? Đối tác có thanh toán đúng hạn? • Ai sẽ chịu trách nhiệm cho công việc làm ăn với bạn nếu đạt được thỏa thuận? Thu thập thông tin về đối tác tiềm năng Tốt hơn bạn nên kiểm tra những thông tin đó 2 lần. Hãy kiểm tra với khách hàng, ngân hàng, chính phủ của đối tác – và thậm chí có thể với cả đối thủ cạnh tranh của đối tác. Có những tổ chức chuyên cung cấp dạng thông tin này (như Dun & Bradstreet). • Giới thiệu về công ty, danh tiếng của công ty, sức mạnh của công ty trên thị trường nội địa, sản phẩm, các thị trường xuất khẩu mà bạn đang làm ăn • Nói rõ nếu trước đây bạn đã làm ăn với khách hàng tại quốc gia của đối tác • Nêu các số liệu doanh thu của công ty, và đưa họ bảng quyết toán • Giải thích những điểm mạnh đặc biệt của công ty • Giải thích cách công ty được thành lập, cho đối tác coi tờ bướm quảng cáo sản phẩm và công ty của bạn. • Cho đối tác biết các kế hoạch và chiến lược của bạn. Cung cấp thông tin về bản thân bạn Ở giai đoạn của quá trình lựa chọn này, tốt hơn bạn nên nhớ rằng lý thuyết khác với thực tiễn. Trong thực tế, bạn sẽ không có nhiều lựa chọn: thường là đối tác (hoặc người chủ của đối tác) tiến hành việc lựa chọn, chứ không phải bạn lựa chọn đối tác. Có 2 lý do: LẬP KẾ HOẠCH XUẤT KHẨU Investment & Trade Promotion Center ITPC ● URL: www.itpc.hochiminhcity.gov.vn ● Email: itpc@hcm.vnn.vn 102/141 a. Đơn giản là không đủ đối tác thương mại sẵn có, có nghĩa là họ sẽ là người tiến hành việc lựa chọn , và b. Chỉ có một số ít đối tác thương mại dám kinh doanh với người mới từ một nền kinh tế đang phát triển mà không chắc chắn về khả năng tin cậy của người này. Đó là điều bạn nên lưu ý. Điều này có nghĩa rằng bạn phải làm công việc buôn bán – chính hình ảnh công ty bạn. Tạo ra sự quan tâm: • Hỏi quan điểm của đối tác về thị trường mục tiêu của bạn • Hỏi về các xu hướng trên thị trường, các mức giá, các phương thức phân phối thông thường, ý kiến của đối tác về hiệu quả của việc mở rộng thị trường ở châu Âu, v.v • Có thể bạn đã có đầy đủ thông tin về thị trường mục tiêu. Nếu đúng thì hãy khiêm tốn đưa ra. Đối tác sẽ ấn tượng với sự chuẩn bị chu đáo của bạn và càng sẵn sàng chấp nhận bạn là một đối tác tốt và đáng tin cậy vốn biết rõ công việc của đối tác. Nếu bạn không biết gì về thị trường, đối tác (tương lai) của bạn có thể nghiên cứu thay bạn. Việc đó cũng thỏa mãn sự quan tâm của đối tác. • Hỏi quan điểm của đối tác về sản phẩm mà bạn muốn bán trên thị trường của anh ta – hoặc cho đối tác. • Hỏi đối tác xem nên thực hiện việc tiếp thị (giá, phân phối, quảng cáo) như thế nào. Điều đó sẽ khuyến khích trí tưởng tượng của đối tác. • Phải lịch sự, không khoe khoang (cho dù bạn phấn khích thế nào đi nữa) nhưng phải biểu lộ tính thuyết phục. Thảo luận với đối tác theo cách mà đối tác muốn. Ban có thể thu thập một phần thông tin sau đó bằng thư hoặc e-mail. Bạn không nên lựa chọn chỉ dựa vào phần thông tin phía trên. Mối quan hệ cộng tác tương lai đáng cho bạn đánh giá về tính cách con người. Nếu bạn đã hình thành ý tưởng về tổ chức nào phù hợp với mục đích xuất khẩu của bạn nhất, bạn nên làm y như vậy đối với những người có liên quan. Sự hợp tác giữa công ty của 5.1.4.Lựa chọn đối tác tương lai LẬP KẾ HOẠCH XUẤT KHẨU Investment & Trade Promotion Center ITPC ● URL: www.itpc.hochiminhcity.gov.vn ● Email: itpc@hcm.vnn.vn 103/141 bạn và tổ chức đối tác có thể tốt đẹp trên giấy tờ, nhưng phần lớn phụ thuộc vào khả năng của các nhân viên khi làm việc chung với nhau. Bạn và đối tác nên thông hiểu sâu sắc và tin tưởng cao lẫn nhau. Sự tin tưởng sẽ sinh lợi khi hợp tác diễn ra suông sẻ. Tuy nhiên, nếu có sự xích mích, hiểu lầm hoặc chỉ là gặp thời điểm tồi tệ, bạn cần sự tin tưởng lẫn nhau đó để không làm ảnh hưởng mối quan hệ hợp tác. Bạn bè sẽ sẵn sàng tha thứ những lỗi lầm không thường xuyên của bạn hơn là kẻ thù. Đây là thời điểm để nhận ra liệu bạn cũng có thể có một mối quan hệ riêng tư tốt với người chịu trách nhiệm về công việc của bạn không. Bạn có thấy họ dễ chịu và vui vẻ khi làm việc chung? Bạn có thật sự thích họ? Nếu không có, sự cộng tác sẽ không bao giờ thành công hoàn toàn. Một số đối tác tương lai có thể khó tiếp cận, hoặc do dự khi cho thông tin. Đừng loại trừ họ ngay từ cái nhìn đầu tiên. Có thể họ chỉ cẩn thận, không muốn tốn thời gian vì những nhà xuất khẩu mới và chưa có kinh nghiệm. Xin bạn lưu ý, họ nhận được những yêu cầu tương tự như vậy gần như mỗi tuần. Điều này đặc biệt áp dụng cho các đại lý và nhà nhập khẩu thành công. Họ có đủ điều kiện để được lựa chọn. Có thể họ đã có một khách hàng tốt ở thị trường của bạn, mà điều đó không cho phép họ làm việc cho các đối thủ cạnh tranh. Hoặc có thể họ cảm thấy họ đã làm việc tối đa năng suất . Như đã nói, việc thuyết phục những người này xem bạn là đối tác của họ sẽ là một trong những “việc kinh doanh” hay nhất mà bạn từng làm. Đừng để bản thân bị quy mô của một tổ chức che mắt. Một đại lý nhỏ có thể tích cực và hữu ích hơn một công ty thương mại lớn vốn phải dàn trải mối quan tâm của họ cho nhiều vấn đề để trang trải chi phí chung nặng nề của họ. Nhưng mặt khác, một đối tác nhập khẩu nhỏ có thể thiếu nguồn tài chính để mua và dự trữ hàng. Cuối cùng, đưa ra lựa chọn cuối cùng của bạn và tiếp cận đối tác để thảo luận về các điều khoản của hợp đồng. Đừng gạch tên những người còn lại, phòng ngừa trường hợp đối tác được chọn từ chối bạn. Ở giai đoạn này, bạn sẽ phải quyết định xem có cần hỗ trợ thêm không, hoặc về tiền bạc (hỗ trợ quảng bá, giảm giá,v.v…) hoặc những thứ tương tự (huấn luyện người điều hành, người bán hàng, cung cấp hàng mẫu miễn phí, trữ sẵn hàng hóa để bán ký gửi,v.v…). Bạn phải biết trước việc đó sẽ tốn bao nhiêu. Bạn 5.1.5. Đạt được các điều khoản với đối tác Do liên quan đến vấn đề dự án kinh doanh, các điề u khoản tốt nhất trong thỏa thuận nên dựa vào các hoạt động tiếp thị đã lên kế hoạch và kết quả tài chính. Điều đó có nghĩa là việc lập kế hoạch doanh thu tiềm năng, kế hoạch hỗ trợ tiếp thị cần thiết, chi phí cần có, và kế hoạch lợi nhuận là nhờ vào nỗ lực chung. Bạn hãy cùng nhau lập ra một kế hoạch như vậy. Bạn sẽ mất hơn 1 năm, đặc biệt đối với sản phẩm mới trên thị trường. Trong trường hợp đó, năm đầu tiên sau khi ra mắt sản phẩm có lẽ sẽ không có lợi nhuận, cho nên bạn phải tính toán trong thời gian dài hơn, tối thiểu 3 năm (xem chương 6.5.4: kết quả tài chính). Đóng góp của đối tác trong kế hoạch sẽ là dự đoán doanh thu tiềm năng. Anh ta sẽ dự đoán bằng cách so sánh điểm mạnh sản phẩm của bạn với nhu cầu thị trường và đánh giá thị phần có thể có. Nếu đối tác của bạn là nhà nhập khẩu/nhà bán buôn, hãy tính thêm phần lợi nhuận của nhà nhập khẩu của anh ta. Nếu đó là một đại lý, anh ta sẽ chủ yếu quan tâm đến hoa hồng (% doanh thu thực hiện). Ở cả 2 trường hợp, đối tác sẽ quan tâm đến tình hình thị trường của sản phẩm đó. LẬP KẾ HOẠCH XUẤT KHẨU Investment & Trade Promotion Center ITPC ● URL: www.itpc.hochiminhcity.gov.vn ● Email: itpc@hcm.vnn.vn 104/141 cũng nên biết giới hạn cuối cùng của mình: bạn sẵn sàng và có thể chi ra bao nhiêu trước khi đe dọa đến lợi nhuận của chính bạn. Quan trọng hơn là phải đạt được thỏa thuận về các điều khoản giao hàng và thanh toán (xem phần Phụ lục). Trong xuất khẩu, khoảng cách giữa việc giao sản phẩm – và việc thanh toán làm gia tăng rủi ro cho cả 2 bên – người mua cũng như người bán. Nếu bạn đã chọn một nhà nhập khẩu, họ sẽ là khách hàng chính của bạn, mua hàng từ bạn. Nhưng thậm chí khi bạn đã chọn một đại lý, vốn không mua hàng nhưng chỉ làm đại diện cho bạn, họ cũng cần được thông báo đầy đủ. Sau vài năm, mối cộng tác thương mại sẽ phát triển thành sự tin tưởng lẫn nhau, cho phép việc chuyển hàng và thanh toán được tiến hành mà không cần đảm bảo các giấy tờ hợp pháp, bằng chứng thanh toán. Sự tin tưởng có ngụ ý rằng nhà xuất khẩu sẵn sàng giao hàng không cần có thanh toán trước, trong khi nhà nhập khẩu sẵn sàng chấp nhận lời hứa miệng của nhà cung cấp rằng tiền đã được ghi trên “tài khoản mở”. Tình trạng này là lý tưởng, do nó tốn ít chi phí và trì trệ. Nhưng thậm chí như vậy cũng không có nghĩa là tất cả rủi ro đều được kiểm soát. Các tai nạn vận chuyển hàng, bất ổn chính trị, các điều kiện thời tiết và những chuyện tương tự có thể cản trở chuyển hàng – mà không bên nào được xem là có lỗi. Cho nên, nhà xuất khẩu đầu tiên nên cố gắng lường trước các rủi ro. Phân tích rủi ro xuất khẩu • điều gì có thể sai sót trong chuỗi hoạt động giữa sản xuất và giao hàng hóa xuất khẩu, và những tình huống đó thực sự như thế nào? • tổn thất (lớn nhất) có thể xảy ra là bao nhiêu? • ai sẽ thanh toán nếu xảy ra tổn thất? Sự phân tích rủi ro này sẽ cho thấy có 2 loại yếu tố rủi ro: một loại có thể kiểm soát hoặc tránh được, và một loại nằm ngoài sự kiểm soát của con người. Loại đầu tiên sẽ được giải quyết theo các điều khoản của giao dịch, trong khi loại thứ 2 bao gồm những nguy hiểm chỉ có thể giải quyết thông qua bảo hiểm bên ngoài (thảm họa thiên nhiên, tình trạng náo động chính trị, cách mạng, sự dao động của tiền tệ, v.v…) Các điều khoản giao dịch miêu tả phạm vi mà người bán và người mua phân chia chi phí và rủi ro giao dịch giữa họ với nhau. Nhiệm vụ của người bán là luôn chuẩn bị sẵn hàng hóa; “điều khoản giao hàng” gắn liền với nhiệm vụ đó. Người mua nên thanh toán, vốn sẽ được ghi rõ trong “điều khoản thanh toán”. Hợp đồng bán hàng Các điều khoản thanh toán được dàn xếp khi người cung cấp nhận được tiền gửi hàng. • Vào thời điểm đáp ứng các điều kiện đã ký kết? Các điều khoản giao hàng quyết định hàng hóa trở thành sở hữu của người mua khi nào và ở đâu. • Vào thời điểm nào “quyền sở hữu” được chuyển giao? LẬP KẾ HOẠCH XUẤT KHẨU Investment & Trade Promotion Center ITPC ● URL: www.itpc.hochiminhcity.gov.vn ● Email: itpc@hcm.vnn.vn 105/141 Các điều khoản xuất khẩu được liên kết với nhau; chúng phụ thuộc vào nhau và hoàn thiện lẫn nhau Các điều khoản giao hàng miêu tả cụ thể tại thời điểm nào quyền sở hữu hợp pháp (“quyền sở hữu”) của hàng hóa chuyển giao và tại thời điểm nào gánh nặng rủi ro chuyển sang người mua. Những điều khoản này được chấp nhận rộng rãi và được trình bày trong “INCOTERMS 2000” (xem Phụ lục 2). Các điều khoản thanh toán miêu tả cách thức và thời điểm chuyển tiền cho người bán. Các ngân hàng thương mại trên thế giới sử dụng thuật ngữ giống nhau cho nhiều lựa chọn khác nhau để đảm bảo thanh toán an toàn (xem Phụ lục 1). Khi nghiên cứu về đ iều khoản thanh toán và giao hàng, bạn sẽ nhận thấy rằng họ cung cấp đa dạng các điều kiện an toàn với đầu này là ủng hộ người mua, và đầu kia lại ủng hộ cho người bán. Điều kiện mua tốt nhất là “DDP hàng hóa ký gửi”, ngụ ý rằng hàng hóa phải được giao tận cửa người mua với thuế nhập khẩu đã được trả, sẽ được thanh toán sau khi người mua đã bán xong hàng. Điều kiện tốt nhất cho người bán là “thanh toán trước EXW”: người mua thanh toán trước khi nhà cung cấp chuẩn bị hàng sẳn sàng trước cửa nhà máy hoặc kho hàng của nhà cung cấp (EXW = tại xưởng). Điều này hiếm xảy ra, chẳng hạn khi đơn hàng làm theo yêu cầu người đặt hàng. Trong quá trình đàm phán, người mua và người bán phải đồng ý dựa vào các điều kiện, vốn sẽ phản ánh khả năng mặc cả của mỗi bên. Thông thường, họ sẽ gặp nhau tại một điểm khi mà chi phí rủi ro, và quyền lợi nghĩa vụ của người mua và người bán ngang nhau. Họ sẽ tìm ra điểm cân bằng vốn sẽ thỏa mãn cả hai bên. Khi xảy ra tổn thất, hoặc người bán hoặc người mua nên chịu trách nhiệm (hoặc người vận chuyển, vốn đóng vai trò trong quá trình vận chuyển) hoặc một bên thứ 3, thường là công ty bảo hiểm vốn được trả tiền nhằm giải quyết các rủi ro không thể kiếm soát được. Nếu người mua và người bán bất đồng về trách nhiệm phải chịu đó, họ có thể để trọng tài hoặc tòa án thông thường xử lý tranh chấp. Thông thường, sự kiểm định của bên thứ 3 (giám định viên) sẽ cung cấp bằng chứng về tình trạng hàng hóa tại nhiều điểm khác nhau trong chuỗi phân phối. Đa số các Phòng Thương mại và Công nghiệp có một mẫu tiêu chuẩn về hợp đồng của đại lý hoặc người nhập khẩu. Phòng Thương mại Quốc tế (ICC) ở Paris, Pháp cũng sẽ làm như vậy. Bạn hãy yêu cầu đối tác thương mại (tương lai) của bạn cung cấp cho bạn một bản sao hoặc bản tải xuống từ trang web của ICC (www.iccwbo.org) . Luôn luôn yêu cầu đối tác của bạn và tư vấn về luật của bạn kiểm tra bản nháp cuối cùng của hợp đồng. Do Hợp đồng này ràng buộc công ty, giám đốc điều hành nên chuẩn y nó. Anh ta có thể yêu cầu bạn ký nó với tư cách là đại diện của công ty. 5.1.6. Xác nhận sự cộng tác Một thỏa thuận bằng văn bản là thông lệ chung ở đa số các quốc gia phương tây. Nhiều đối tác sẽ hài lòng với một lá thư thỏa thuận đơn giản, thậm chí một số hài lòng với thỏa thuận bằng lời (vốn là ràng buộc hợp pháp đối với các bên). Nhưng cách an toàn nhất là viết hợp đồng. Điều này sẽ tránh sự hiểu lầm vốn có thể gây hại cho sự hợp tác. Khi viết một hợp đồng, cần chú ý đặc biệt đến sự bảo vệ chính thức mà luật lệ của quốc gia đối tác cung cấp cho một đối tác thương mại. Mặc dù Liên minh châu Âu cố gắng làm hài hòa quy định trong khía cạnh này, nhưng vẫn còn một số khác biệt. LẬP KẾ HOẠCH XUẤT KHẨU Investment & Trade Promotion Center ITPC ● URL: www.itpc.hochiminhcity.gov.vn ● Email: itpc@hcm.vnn.vn 106/141  Vùng địa lý nơi các hoạt động bán hàng nhắm vào (một quốc gia, một vùng). Đa số các đối tác thương mại cố gắng giành lấy sự độc quyền, có nghĩa là họ muốn trở thành người duy nhất được phép kinh doanh hàng hóa của bạn ở thị trường của họ. Sự độc quyền này, như đã đề cập trước đó, không thể luôn luôn được thực hiện một cách hợp pháp. Đặc biệt ở EU sự độc quyền như thế đi ngược lại Hiệp ước Rome vốn cho phép hàng hóa chảy tự do vào thị trường riêng lẻ. Thỉnh thoảng, các đối tác thương mại tình nguyện hạn chế hoạt động của mình, thỉnh thoảng bản chất của sản phẩm yêu cầu phải như vậy (rau quả tươi dễ hư thối không thể vận chuyển xa được).  Hoạt động của đối tác thương mại, sản phẩm chỉ định, nhiệm vụ của đối tác, các hoạt động bán hàng, vận động, các mục tiêu bán hàng (*), giao tiếp với khách hàng và chính phủ, định/duy trì giá bán, trình bày rõ ràng chính xác các điều khoản giao hàng, nhận đơn đặt hàng, phân phối, duy trì dự trữ (tối thiểu), các điều kiện thanh toán cho chủ nợ (gồm cả bạn với tư cách là nhà xuất khẩu), xử lý khiếu nại, dịch vụ, thu thập thông tin (thị trường), v.v…;  Các điều kiện về giá và thanh toán: giá bạn đưa ra, các loại tiền tệ liên quan, bảo hiểm, tiền hoa hồng, lợi nhuận, các hỗ trợ tài chính và quảng cáo từ bạn, v.v…  Bảo đảm: không chỉ bảo hành sản phẩm (nên được chuyển sang cho người xuất khẩu), mà còn phải sẵn sàng và có khả năng bảo hành nhanh chóng trong việc tham gia đấu thầu;  Hàng mẫu: số hàng mẫu sẽ được phân phối, ai chi trả cho số hàng mẫu đó, và số hàng mẫu đó sẽ được sử dụng vì mục đích gì  Phản hồi và kiểm tra: sắp xếp sự liên lạc giữa đối tác và bạn; báo cáo thường xuyên về hoạt động và công việc của đối tác, quyền yêu cầu thông tin và kiểm tra;  Thời gian hiệu lực của hợp đồng  Phương pháp chấm dứt hợp đồng: khi nào và tại sao (*), trao trả hàng hóa và các phương tiện và thiết bị quảng cáo cho người xuất khẩu, cách tính toán bản quyết toán cuối cùng, bồi thường, v.v…  “Điều khoản cạnh tranh”, ngăn chặn đối tác giao dịch với các khách hàng cạnh tranh;  Trọng tài: áp dụng luật nào (nên chọn hệ thống luật của quốc gia của bạn), liệu xung đột có dàn xếp được ở tòa hoặc thông qua trọng tài, v.v Nội dung của một bản thỏa thuận dành cho đại diện xuất khẩu (*) ở một vài quốc gia phương Tây, rất khó để loại bỏ một đối tác thương mại không thỏa mãn hoàn toàn nhu cầu của bạn. Hãy yêu cầu đại diện quốc gia hoặc BSO của bạn kiểm tra luật lệ của quốc gia liên quan. Động cơ tốt nhất để chấm dứt một mối cộng tác thương mại là chứng minh được đối tác không đáp ứng được mục tiêu bán hàng. Đây được gọi là “điều khoản thực hiện”. Đó là một tiêu chuẩn dễ chứng minh mà không trọng tài nào có thể hiểu sai. LẬP KẾ HOẠCH XUẤT KHẨU Investment & Trade Promotion Center ITPC ● URL: www.itpc.hochiminhcity.gov.vn ● Email: itpc@hcm.vnn.vn 107/141 Khi đối tác và bạn đồng ý các thỏa thuận, sự hợp tác giữa bạn và đối tác mới có thể được chính thức công nhận. Nếu bạn muốn, hãy ký kết hợp đồng – yêu cầu một công chứng viên xác nhận. Đây là giây phút vui mừng: sự bắt đầu của một mối quan hệ đầy hứa hẹn và dài lâu. Hãy thông báo cho nhân viên, người lao động, cổ đông và BSO của bạn về bước đầu tiên bước vào thị trường mới ở nước ngoài. Hãy viết một lá thư cho các đối tác tương lai vốn chưa được lựa chọn, cảm ơn họ về những nỗ lực của họ. Thỉnh thoảng, đối tác thương mại mới tinh của bạn có thể yêu cầu có một thời gian thử nghiệm để tìm cách làm cho sản phẩm của bạn thành công trên thị trường của anh ta. Vì đó có thể là dấu hiệu nghiêm túc từ đối tác của bạn, hãy xem xét lời đề nghị đó. Đó có thể chứng minh là sự quan tâm của cả hai bên. Lập tức sắp xếp công tác theo dõi kiểm tra (follow-up). Đối tác của bạn sẽ đưa ra một đơn đặt hàng (thử nghiệm). Nhiệm vụ của bạn là đáp ứng sản phẩm theo yêu cầu của đối tác (dịch các nhãn hàng và hướng dẫn sử dụng, sắp xếp lại nội dung, cung cấp các quyển sổ tay hướng dẫn, v.v…). Bạn cũng sẽ gửi các mẫu hàng và tài liệu quảng cáo. Có thể bạn sẽ được yêu cầu thanh toán trước một số chi phí (như quảng cáo, hoặc đăng ký pháp lý của công ty, bằng sáng chế, tên nhãn hiệu, v.v…) Trong kinh doanh trực tiếp, đối tác thương mạ i chính xác là: họ mua hàng từ bạn – việc đó khiến đối tác trở thành đối tác thương mại. Xin lưu ý bạn rằng, người đó sẽ là đối tác của bạn chừng nào mà họ còn cần bạn và sản phẩm của bạn. Phải chắc chắn rằng bạn biết nhu cầu (tương lai) của đối tác và làm hết sức để cho đối tác biết rằng bạn cũng nghĩ giống đối tác. Họ sẽ chào đón một đối tác luôn cố gắng giải quyết vấn đề của họ – và thậm chí có thể lường trước những vấn đề đó. Với cách này bạn làm cho bạn trở nên cần thiết tuyệt đối cho đối tác: là một đối tác thật sự. Dĩ nhiên, tiến trình lựa chọn một đối tác thương mại trực tiếp sẽ tương tự như đã đề ra ở phần trước, mặc dù ngắn hơn. Ở đây, phải nhận diện người mua tương lai bằng sản phẩm mà họ làm ra, phân phối hoặc bán; và gửi đến người mua tương lai một gợi ý kinh doanh hoặc một đề nghị mở. Nhưng bạn phải chuẩn bị để cung cấp và yêu cầu thông tin về bản thân và đối tác để cho thấy rằng bạn mong muốn kinh doanh theo cách chuyên nghiệp và thận trọng. B2B 5.2. Tận dụng mối cộng tác thương mại Khi đã ký hợp đồng cộng tác và trở về, bạn không nên để “cuộc hôn nhân” giữa bạn và đối tác thương mại phai nhạt. Bạn nên nỗ lực giữ sức sống cho mối quan hệ đó và hoạt động. Bí quyết là nên làm cho đối tác cảm thấy luôn luôn được hỗ trợ và ủng hộ. Hãy bắt đầu với việc chỉ định một “quản lý khu vực” hoặc một nhân viên cụ thể sẽ chịu trách nhiệm việc quản lý các hoạt động của thị trường này. Người này nên có đầy đủ kiến thức về đối tác thương mại của bạn. Có vài vấn đề mà quản lý khu vực (hoặc quản lý khách hàng) có thể tiến hành để hỗ trợ đối tác:  Luôn nhanh chóng trả lời thư, fax và email của đối tác (trả lời e -mail trong vòng 24 giờ hoặc ít hơn). Ngay cả khi việc trả lời có thể tốn thời gian, bạn nên cho đối tác biết là bạn vẫn đang tiếp tục tiến hành. Câu trả lời của bạn phải đầy đủ, hoàn chỉnh và nhanh chóng. [...]... thuyết, bạn có thể cố gắng dự đoán của nhà quản lý (4) Các mục tiêu xuất khẩu (xem Lập kế hoạch tiếp thị xuất khẩu, mục 6) và viết ra kế hoạch tiếp thị xuất khẩu của bạn (xem Lập kế hoạch tiếp thị xuất khẩu, mục 7.1: tóm tắt chiến lược) Tuy nhiên, ể hoàn tất, bạn nên tham đ khảo chương cuối cùng về cách chính thức hóa và vạch định kế hoạch Investment & Trade Promotion Center ITPC ● URL: www.itpc.hochiminhcity.gov.vn... kinh doanh với người nước ngoài, hãy để đối tác của bạn đảm nhận việc đàm phán, và yêu cầu đối tác giải thích cho bạn - cũng như bạn giải thích những suy nghĩ của bạn, hành động và cảm xúc của bạn với đối tác Là một đối tác thật sự, đối tác sẽ cố hết sức để hiểu Nhưng nên nhớ: khách hàng là vua! Đến bây giờ, bạn đã tự trải qua các bước lập kế hoạch tiếp Cẩm nang XD kế hoạch thị xuất khẩu Về lý thuyết,... một hội chợ châu Âu quan trọng Lần này có thể đối tác thương mại của bạn sẽ đề xuất công ty bạn tham gia Bạn hãy thảo luận những cơ hội như vậy với đối tác; đối tác mong bạn hiệp lực cùng anh ta Investment & Trade Promotion Center ITPC ● URL: www.itpc.hochiminhcity.gov.vn ● Email: itpc@hcm.vnn.vn 108/141 LẬP KẾ HOẠCH XUẤT KHẨU Hãy tổ chức việc đó cùng anh ta; Đối tác sẽ biết phải làm cách nào, hoặc... hiểu được người nước ngoài và giao dịch với họ thành công Nhưng đối tác chỉ có thể giúp được nếu bạn cho phép đối tác dần dần hiểu được văn hóa và thói quen của bạn Hãy mời đối tác đến thăm môi trường làm việc của bạn, nền văn hóa của bạn, đến nhà và bạn bè của bạn Investment & Trade Promotion Center ITPC ● URL: www.itpc.hochiminhcity.gov.vn ● Email: itpc@hcm.vnn.vn 109/141 LẬP KẾ HOẠCH XUẤT KHẨU Vì...LẬP KẾ HOẠCH XUẤT KHẨU  Phải tuyệt đối chính xác và nghiêm khắc trong việc giao hàng và lô hàng của bạn Không chỉ sự thành công của bạn mà còn lợi nhuận của đối tác cũng tùy thuộc vào việc này Đừng giao hàng sai... xuyên, tối tiểu 6 tháng một lần hoặc tương đương Hãy để đối tác thông báo cho bạn biết sản phẩm đang được bán thế nào Tham gia với các nhân viên bán hàng của đối tác trong chuyến đi thăm hỏi người mua Trò chuyện với những người mua hàng đó; họ sẽ cảm kích điều đó và bạn sẽ biết nhiều hơn việc khách hàng nghĩ gì về sản phẩm của bạn Đối tác thương mại của bạn chỉ có thực hiện tốt chức năng của anh ta nếu bạn... thông tin cho đối tác biết về những ưu điểm cũng như khuyết điểm của sản phẩ m Tin tưởng giao đối tác phân loại các động cơ bán hàng  Cho đối tác biết tất cả thông tin bạn có về sản phẩm và quốc gia sản xuất Không bao giờ được quên đưa cho đ tác các tài liệu quảng cáo Cung cấp miễn phí cho đối tác hoặc sắp xếp một ối ngân sách quảng cáo chung (chẳng hạn để đối tác trả các chi phí dịch thuật)  Đến thăm... mại: bạn sẽ có thêm tai mắt, cũng như tay ở thị trường mục tiêu của bạn Đối tác sẽ giúp bạn kinh doanh hiệu quả Bạn nên hiểu rằng cả bạn và đối tác sẽ thu được lợi nhuận ngang nhau từ việc cộng tác đó 5 3 Vư qu a c ác k h ác b i ệt v ề v ăn hó a ợt Thỉnh thoảng một đối tác thương mại nước ngoài có thể làm bạn ngạc nhiên Nếu điều ngạc nhiên đó là một điều xấu, bạn có thể cảm thấy bị xúc phạm Hãy cố gắng... đối tác bị ảnh hưởng của nền văn hóa của mình và không hiểu văn hóa của bạn Trong kinh doanh quốc tế, có một chướng ngại dấu mặt mà không ai có thể lấy đi được Đó là việc văn hóa có ảnh hưởng đến con người – cả trong lĩnh vực thương mại Văn hóa có ảnh hưởng đến Văn hóa có ảnh hưởng đến: • Cách bạn cảm thấy • Cách bạn nghĩ • Cách bạn hành động Và điều này giải thích tại sao đối tác nước ngoài của bạn . bước lập kế hoạch tiếp thị xuất khẩu. Về lý thuyết, bạn có thể cố gắng dự đoán Các mục tiêu xuất khẩu (xem Lập kế hoạch tiếp thị xuất khẩu, mục 6) và viết ra kế hoạch tiếp thị xuất khẩu của. Lập kế hoạch tiếp thị xuất khẩu, mục 7.1: tóm tắt chiến lược). Tuy nhiên, để hoàn tất, bạn nên tham khảo chương cuối cùng về cách chính thức hóa và vạch định kế hoạch. Cẩm nang XD kế hoạch. động tiếp thị đã lên kế hoạch và kết quả tài chính. Điều đó có nghĩa là việc lập kế hoạch doanh thu tiềm năng, kế hoạch hỗ trợ tiếp thị cần thiết, chi phí cần có, và kế hoạch lợi nhuận là nhờ