Giáo viên hướng dẫn: Th.sỹ: Trần Quang Trung Nhóm thực hiện: 7 Trường: ĐH KT.TPHCM (Tài liệu được dịch từ: Managing Risk In Large Project and Complex Procurements) Chương 13: ĐÁNH GIÁ HỒ SƠ DỰ THẦU Tổng quan của chương: - Mục đích: Các quá trình được mô tả trong chương, hỗ trợ trong việc nhận biết những khía cạnh có khả năng rủi ro cao của một quyết định đấu thầu. Họ quy định một nguồn đầu vào trọng yếu để đánh giá hồ sơ dự thầu, đặc biệt cho rủi ro và dự án công nghệ cao. - Cơ sở lí luận: Các rủi ro liên quan tới phản ứng đấu thầu cụ thể được xác định tại một giai đoạn sớm nhất, vì vậy họ có thể được dùng một cách rõ ràng trong đánh giá hồ sơ dự thầu. Nên quan tâm nhiều đến những khu vực có rủi ro cao và tập trung trong việc thẩm định hồ sơ dự thầu được xác định. - Đầu vào: Thông tin ban đầu được dùng trong giai đoạn 1 của việc đánh giá quá trình dựa trên những tài liệu của dự án và theo yêu cầu tự đấu thầu. Thông tin cho giai đoạn 2 được xuất phát từ những phản ứng cá nhân của nhà thầu. - Phương pháp: Trong giai đoạn 1, phát triển một hệ thống phù hợp hoặc cấu thành các yếu tố cho việc kiểm tra hồ sơ dự thầu, sử dụng phương pháp bán định lượng để đánh giá khả năng rủi ro phát sinh trong mỗi yếu tố, và tầm quan trọng của nó và xác định được vạch ranh giới ưu tiên cho mỗi phần tử và dự án. Trong giai đoạn 2, sửa đổi sự ước lượng theo phương pháp tiếp cận cụ thể của từng nhà thầu có ý định áp dụng, và những năng lực tiềm ẩn của nhà đầu tư. - Đầu ra: + Một danh sách những yếu tố được ưu tiên bởi “tính mạo hiểm” của mỗi nhà đầu tư, với tầm quan trọng và đánh giá khả năng, và (xác định các yếu tố ưu tiên)đồng ý ưu tiên cho các yếu tố. + Sự chệch hướng của mỗi nhà đầu tư từ những giả định ranh giới. - Tài liệu: việc mô tả chi tiết những danh giới giả định ước lượng ban đầu và sự định giá của mỗi nhà đầu tư, để bào chữa cho những hành động và quy trình đi theo sau. GIỚI THIỆU: Chương này mô tả một quy trình đánh giá rủi ro ban đầu có thể được thực hiện cho hồ sơ dự thầu.Trọng tâm là suy nghĩ làm như thế nào để dự án có thể được thực hiện bởi các nhà thầu cạnh tranh, và tác động đến việc đánh giá hồ sơ dự thầu và lựa chọn thủ tục. Nó mở rộng những hoạt động trước khi đấu giá của nhóm chủ dự án, nơi mà hỗ trợ trong việc phát triển nhận biết về những rủi ro tiềm năng,và chúng có thể xảy ra như thế nào, và sau những hoạt động đấu thầu, nơi mà chúng góp phần đánh giá hồ sơ dự thầu khắt khe hơn. Các mô tả ở đây có được cơ sở chặt chẽ trên đánh giá đã tiến hành cho dự án công nghệ cao mà yêu cầu hồ sơ mời thầu đã được cấp. Qúa trình này đã được áp dụng thành công trong việc thu được những hệ thống và thiết bị công nghệ cao, và nó có tính ứng dụng rộng rãi trong các hình thức đánh giá hồ sơ dự thầu, như một phần của quá trình đấu thầu. Mục tiêu của đánh giá rủi ro trong việc đánh giá hồ sơ dự thầu là: - Cung cấp dấu hiệu ban đầu của những rủi ro chính có thể phát sinh trong dự án, trước khi tiếp nhận, kiểm tra chi tiết những phản ứng của nhà thầu, dựa trên một tập hợp các giả định đáng tin cậy về cách thức thực hiện dự án. - Phát triển đường giới hạn đề phòng rủi ro để mà mỗi nhà thầu cá nhân có thể so sánh. - Tham gia nhóm dự án tập trung vào những vùng có tiềm năng về rủi ro trong những đánh giá về việc cung cấp và thẩm định các trang web của nhà thầu. - Cung cấp hồ sơ rủi ro cho từng nhà cung ứng, được phát triển trên cơ sở phù hợp và thỏa đáng. - Cung cấp một số các tài liệu các giả định của nhóm dự án về những khu vực có rủi ro cao và lý do để điều chỉnh những đánh giá của mỗi chủ dự thầu hoặc những phản ứng được thăm dò trên mạng. Qúa trình này được sử dụng một số kỹ thuật và công cụ quản lý rủi ro trong chương trước. Đặc biệt, nó chỉ ra như thế nào là bán định lụơng ưu tiên, thiết lập phương pháp tiếp cận, các chỉ số đo lường hậu quả và khả năng xãy ra được mô tả trong chương 5 có thể được kéo dài trong ứng dụng để đánh giá hồ sơ dự thầu. Cấu trúc căn bản của quy trình đánh gía và hành động Hình số 13.1 thể hiện 2 giai đoạn của quá trình đánh giá rủi ro và hồ sơ dự thầu đối với nhà đâú thầu. Giai đoạn 1 liên quan đến việc thiết lập một đường giới hạn để dựa vào đó có thể đánh giá hồ sơ dự thầu trước khi được chấp nhận. Giai đoạn 2 so sánh mỗi hồ sơ dự thầu cung cấp với đường giới hạn, nhằm phát triển việc đánh giá rủi ro tương đối cho mỗi hồ sơ. Qúa trình này không cố gắng để có được một cách tuyệt đối về thước đo giá trị rủi ro. Trọng tâm là điều kiện của một phép so sánh giữa các phản ứng của nhà thầu và phương pháp đề xuất cho việc hoàn thành các bản hợp đồng, như một phần của quá trình đánh giá hồ sơ dự thầu. Cấu trúc và tài liệu đánh giá rủi ro sản xuất trong giai đoạn 1 và các điều chỉnh trong giai đoạn 2 đưa ra khả năng kiểm soát và thống nhất trong suốt quá trình đánh giá. Những đánh giá này được tạo ra bởi các chuyên gia có trình độ từ đội dự án, hình thức đầu vào cho một mô hình rủi ro đơn giãn. Phương pháp cấu trúc để đánh giá rủi ro v à định lượng, hỗ trợ rất nhiều trong việc so sánh những rủi ro giữa những nhà thầu cá nhân trong quá trình lựa chọn quy trình. Bảng 13.1: Tổng quan tiến trình Giai đoạn 1: Thành lập các đường giới hạn rủi ro Giai đoạn một liên quan đến việc thiết lập và dẫn chứng đường giới hạn rủi ro dựa vào những so sánh các phản hồi của mỗi nhà thầu. Cấu trúc của giai đoạn 1 được minh họa trong hình 13.2. Ba phần đầu liên quan đến việc đánh giá chi tiết của dự án bởi đội dự án từ góc độ rủi ro, sử dụng tài liệu dự án và kiến thức chuyên môn của họ. Phần cuối sử dụng tiến trình đánh giá để tính các yếu tố rủi ro và chênh lệch với đường cơ sở. Bảng 13.2 Các bước thành lập đường giới hạn cơ bản Tiến trình đánh giá Các đánh giá ban đầu của từng mục rủi ro WBS ( Work Breakdown Structure: cấu trúc phân việc) thường thực hiện bởi đội dự án trong buổi làm việc tương tác.Tiến trình bao gồm các bước: 1. Các nhà quản lí dự án và các nhân viên chủ chốt xem xét lại cơ cấu kế hoạch, họ đồng ý rủi ro WBS là tổng quát. Đó có thể là nền tảng cơ bản của hợp đồng WBS bao gồm những yêu cầu về tài liệu đấu thầu,hoặc WBS có thể thay đổi mục đích đánh giá rủi ro đã thảo luận ở chương 2. 2. Các buổi huấn luyện để thực hiện cho các đội dự án. Nội dung của buổi huấn luyện là giới thiệu các khái niệm then chốt về rủi ro , quản lí rủi ro và thực hiện cho đội dự án được sử dụng trong tiến trình đánh giá hội thảo. 3. Nếu như không có đầy đủ trong từ điển WBS, thành viên của nhóm kế hoạch tạo ra bản phác thảo mô tả bao gồm từng mục rủi ro WBS. 4. Buổi hội thảo đánh giá là hướng dẫn, liên quan đến tất cả thành viên trong đội đề xuất kế hoạch. Phần đầu tiên của hội thảo là xem xét lại mục tiêu đánh giá rủi ro nghiên cứu, cách này để đánh giá tổng thể (toàn bộ) quá trình, các nhiệm vụ được hoàn thành trong buổi hội thảo. 5. Nhóm xem lại lần lượt mỗi rủi ro WBS. Định nghĩa được đọc lớn,bất cứ sự rõ ràng cần thiết được cung cấp bởi thành viên trong đội với từng phần một. Giả định chủ chốt thì được thảo luận và chứng minh từng phần một, sau đó cho từng khả năng xảy ra và chỉ số tác động.Rủi ro có khả năng xảy ra và các yếu tổ ảnh hưởng được đánh giá như mô tả dưới đây. Số thứ tự WBS Yếu tố Trang 1 Từ điển WBS Những giả định của đội dự án: Giả thiết trang tiếp theo:Có/không Tổng kết đánh giá Thang đo khả năng Thang đo ảnh hưởng Hạn thanh toán cố định Độ phức tạp không thay đổi Chất lượng Chi phí Kế hoạch Hạn thanh toán linh hoạt Độ phức tạp thay đổi Sự phụ thuộc Hội nhập và liên kết Tiến trình quản lí Yếu tố rủi ro Người biên tập Ngày Người đánh giá Ngày Bảng 13.3 : Bảng tổng quát ghi lại buổi đánh giá Số WBS Yếu tố Trang Giả thiết của đội kế hoạch Tỉ suất Khả năng, hạn thanh toán cố định Khả năng, độ phức tạp không thay đổi Khả năng, hạn thanh toán linh hoạt Khả năng, độ phức tạp thay đổi Khả năng, sự phụ thuộc Người biên tập Ngày Người đánh giá Ngày Bảng 13.4: Chi tiết giả định và tỉ suất, bảng 1 Số WBS Yếu tố Trang Giả thiết của Tỉ suất đội kế hoạch Khả năng. hội nhập và liên kết Khả năng , tiến trình quản lí Ảnh hưởng, chất lượng Ảnh hưởng, chi phí Ảnh hưởng, kế hoạch Người biên tập Ngày Người đánh giá Ngày Bảng 13.5: Chi tiết giả định và tỉ suất, bảng 2 Mỗi yếu tố WBS là kiểm tra chi tiết do đội dự án. Giả định của đội dự án về cách thức yếu tố WBS sẽ được thực hiện bằng cách thảo luận trong buổi hội thảo có sự tham gia của các thành viên chủ chốt trong đội. Thông tin chi tiết được ghi nhận trong bảng tóm tắt. Bảng từ 13.3 đến 13.5 chỉ ra các ví dụ được sử dụng trong đánh giá hiện tại.Hội thảo sử dụng tiến trình tấn công não(tiến trình động não) tương tự như mô tả ở chương 3. Sau buổi thảo luận, đánh giá được kết hợp trong bảng tính và chuyển đổi đẻ xếp hạng số. Những thang đo được sử dụng là những thảo luận ở chương 5. Yếu tố rủi ro được tính toán và mô tả dưới đây. Khả năng rủi ro: Rủi ro được đánh giá cho mỗi yếu tố của dự án(như bảng 13.6), sử dụng tiến trình như mô tả ở chương 5. Các chỉ số về khả năng của vấn đề thường được sử dụng, ví dụ như: • Hạn thanh toán cố định • Độ phức tạp không thay đổi • Hạn thanh toán linh hoạt • Độ phức tạp thay đổi • Sự phụ thuộc • Hội nhập và liên kết • Tiến trình quản lí Mỗi chỉ số được thể hiện như mô tả 6 điểm trong thang đo, sắp xếp từ thấp đến rất cao. Bảng 13.6: Khả năng đánh giá Như mô tả ở chương 5, Sở nghiên cứu quốc phòng Mỹ đã tìm thấy 5 yếu tố đầu tiên được chỉ số tốt về khả năng của vấn đề trong kế hoạch công nghệ cao. Nói cách khác, vấn đề có nhiều khả năng xảy ra khi yếu tố dự án có liên quan đến phần cứng mới hay phần cứng phức tạp hoặc phần mềm hoặc sự phụ thuộc cao vào hệ thống khác hoặc nhà thầu. Sự mua sắm mới đây của chúng tôi có liên quan đến hai nhân tố cuối cùng bổ sung để phản ánh các khía cạnh cụ thể của khách hàng quan tâm đến tổ chức khác. Những chỉ số khác cũng được sử dụng như đã thảo luận trong chương 5. Trong buổi hội thảo đánh giá, mỗi phần được đánh giá lại các nhân tố liên quan, và bất kỳ các giả định đặc biệt được ghi trong bảng đánh giá tóm tắt (bảng 13.4 và 13.5).Kết quả đánh giá được ghi nhận trong bảng tóm tắt 13.3 . Không phải các yếu tố đều liên quan đến tất cả các phần. Ví dụ, hạn thanh toán cố định và tính phức tạp không ứng dụng phi kỹ thuật rủi ro WBS như quản lí dự án. Mức độ ảnh hưởng Những ảnh hưởng tiềm ẩn của rủi ro của toàn bộ kế hoạch được đánh giá cho từng nhân tố dự án (bảng 13.7) .Ba biện pháp ảnh hưởng thường được sử dụng: • Giảm người dùng chấp nhận, thường đo lường trong việc giảm hiệu suất • Tăng chi phí • Chậm tiến độ Xem xét thái độ hành vi như tính toàn vện, công bằng kinh doanh,hành vi đạo đức và thẩm quyền có thể bao gồm biện pháp thứ tư trong tiến trình đánh giá ảnh hưởng. Bảng 13.7 Đánh giá nhân tố tiềm ẩn Qui mô mô tả đánh giá được sử dụng, tương tự như các khái niệm được sử dụng các chỉ số khả năng rủi ro, mô tả trong chương 4 và 5. Chúng tỉ lệ với mức độ ảnh hưởng của rủi ro trong toàn dự án,không phải chỉ các yếu tố đang được xem xét. Trong buổi hội thảo đánh giá, mỗi mục được đánh giá lại mỗi thang đo tác động. Giả thiết chủ yếu về các thước đo tác động (ảnh hưởng) cho từng phần, nếu rủi ro phát sinh, được ghi trong bảng chi tiết đánh giá (bảng 13.4 và 13.5 ) và kết quả đánh giá được ghi nhân trong bảng tóm tắt (bảng 13.3). Nhân tố rủi ro: Đánh giá môt tả khả năng xảy ra cuả rủi ro và mức độ ảnh hưởng được chuyển đổi thành các giá trị số và được sử dụng để tìm thấy nhân tố rủi ro cho từng yếu tố một( hình 13.8).Phương pháp tính được mô tả ở chương 5. [...]... án Giai đoạn 2: xem xét hồ sơ dự thầu Quá trình xem xét hồ sơ dự thầu xây dựng trên cơ sở hình thành vào giai đoạn 1 và tài liệu giả định liên kết với nó Mục tiêu của nó là cung cấp hướng dẫn để so sánh đánh giá hồ sơ dự thầu về tác động tiềm tàng của các rủi ro trong dự án và cách tiếp cận của nhà thầu Tuyệt đối các biện pháp rủi ro có tầm quan trọng thứ cấp Chìa khóa để đánh giá chính xác là rủi ro... thầu Bảng 13.11 Cơ cấu giai đoạn 2 Yếu tố dự án, khả năng và mức độ ảnh hưởng của rủi ro Việc đánh giá ở giai đoạn 1 tạo ra một số giả định về dự án thành phần riêng biệt Đây là những tài liệu có liên quan trong việc đánh giá ở giai đoạn 1 Bước đầu tiên của việc đánh giá hồ sơ dự thầu là so sánh các phương pháp của nhà thầu với các giả định thực hiện trong đánh giá ban đầu đối với mỗi thành phần trong... liệu đáng tin cậy và giả định Một phòng thủ đường cơ sở được phát triển • Đánh giá được tiến hành trước khi nhận phản ứng thầu, do vậy nó độc lấp chủ yếu với bất kỳ phương pháp tiếp cận kỹ thuật và coi như độc lập cụ thể với phương pháp và phản ứng của nhà thầu • Rủi ro tiềm ẩn và mối đe dọa được xác định cho đội đánh giá hồ sơ dự thầu tại giai đoạn đầu, để cung cấp tài liệu hướng dẫn kiểm tra chi tiết... hợp và được kiểm chứng đánh giá bởi các nhóm dự án, chất lượng chức năng để đưa ra quyết định Bảng tương tự được sử dụng trong đánh giá rủi ro trong giai đoạn 1 làm cho quá trình và lặp lại nhiệm vụ và cung cấp một dấu vết kiểm toán của các giả định Hình 13,11 cho thấy cơ cấu cho giai đoạn 2 Các bước được mô tả chi tiết dưới đây, đặt ra là thủ tục để được theo dõi từng hồ sơ dự thầu Bảng 13.11 Cơ cấu... cần mô tả rõ cách quản lý đối với mỗi rủi ro mà nhà thầu sắp gặp phải Không có quá trình đánh giá đầu tư nào không thực hiện việc này SỰ ĐÁNH GIÁ NĂNG LỰC QUẢN LÝ RỦI RO CỦA NHÀ THẦU Quyết định thầu cần được đánh giá dựa trên khả năng quản lý rủi ro của nhà thầu Nhà thầu không chỉ đơn giản xác định khả năng, năng lực quản lý rủi ro Những khách hàng sắc sảo đảm bảo an toàn cho họ bằng cách các công ty... nhà thầu hiểu rõ những rủi ro được nhân định bởi khách hàng, giúp đỡ phát triển chiến lược chi tiết để phân bổ yêu cầu công việc Sự phân bố rủi ro được mô tả trong bản soạn thảo hợp đồng cũng giúp nhà thầu phát triển kế hoạch thương thuyết, trách nhiệm quản lý rủi ro và các chiến lược Kế hoạch đánh giá thầu cần mô tả rõ cách quản lý đối với mỗi rủi ro mà nhà thầu sắp gặp phải Không có quá trình đánh giá. .. quản lý rủi ro Một vài rủi ro dự án không thể xác định rõ thông qua các điều khoản hợp đồng VD: lợi ích của nhân viên quản lý để quản lý hợp đồng post-signature MỐI LIÊN HỆ GIỮA TƯ LIỆU THẦU VÀ ĐÁNH GIÁ THẦU Trong nhiều trường hợp, người soạn hợp đồng cung cấp một phần những yêu cầu cho gói thầu để giúp nhà thầu phát triển những để xuất của họ Người soạn thảo đưa cho nhà thầu chỉ dẫn đến sự chấp thuận... chúng Các hồ sơ rủi ro cung cấp những cái nhìn khác nhau cao, trung bình , rủi ro thấp cho việc sắp xếp thứ tự ưu tiên của rủi ro Xem xét hồ sơ rủi ro cho hành vi mua sắm cắt ngang điểm giữa cao và trung bình của rủi ro.Trong ví dụ này , nó nằm trong khoảng RF = 0,65 và cắt giữa trung bình và thấp của rủi ro RF = 0,40 Bảng 13.9: Khả năng rủi ro và mức độ ảnh hưởng Bảng 13.10: Hồ sơ rủi ro dự án Giai... xây dựng đơn giản đối với nhà ở nội địa Khi người chủ cho rằng điều đó là quá rủi ro khi xây dựng hay mở rộng căn nhà của chính họ, khi đó anh ta sẽ hợp đồng với chủ thầu Trong suốt thời gian thực hiện hợp đồng, chủ sở hữu chuyển giao các rủi ro dự án kỹ thuật và việc xây dựng nhà ở cho các nhà xây dựng, những người sẽ quản lý tốt hơn những rủi ro của họ.Chủ sở hữu chính là nguồn quỹ cho việc xây dựng,... được HỢP ĐỒNG GIÁ XÁC ĐỊNH Hợp đồng với một cơ sở giá xác định tất cả các công ty phân bổ rủi ro tài chính cho nhà thầu hoặc nhà cung cấp dịch vụ Trong loại hợp đồng này các bên đồng ý với giá hợp đồng mà vẫn không thay đổi một phạm vi của công việc và dịch vụ Các nhà thầu chấp nhận nguy cơ vượt chi phí nhưng nhiều người cũng làm cho lợi nhuận bổ sung cho chi phí thấp hơn dự kiến Hợp đồng giá xác định . ứng dụng rộng rãi trong các hình thức đánh giá hồ sơ dự thầu, như một phần của quá trình đấu thầu. Mục tiêu của đánh giá rủi ro trong việc đánh giá hồ sơ dự thầu là: - Cung cấp dấu hiệu ban đầu. dụng để đánh giá hồ sơ dự thầu. Cấu trúc căn bản của quy trình đánh gía và hành động Hình số 13.1 thể hiện 2 giai đoạn của quá trình đánh giá rủi ro và hồ sơ dự thầu đối với nhà đâú thầu. Giai. động đấu thầu, nơi mà chúng góp phần đánh giá hồ sơ dự thầu khắt khe hơn. Các mô tả ở đây có được cơ sở chặt chẽ trên đánh giá đã tiến hành cho dự án công nghệ cao mà yêu cầu hồ sơ mời thầu đã