Đang tải... (xem toàn văn)
Hướng dẫn sử dụng module quản lý văn bản và hồ sơ công việc
TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG BỘ PHẦN MỀM TDOFFICE MODULE QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ HỒ SƠ CÔNG VIỆC ( Tài liệu dành cho Quản trị hệ thống) Hà Nội, 2011 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG MODULE QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ HỒ SƠ CÔNG VIỆC (Tài liệu dành cho Quản trị hệ thống) Hướng dẫn sử dụng hệ phần mềm TDOffice Module Quản lý văn bản và hồ sơ công việc MỤC LỤC PHẦN I - GIỚI THIỆU 3 I. GIỚI THIỆU CHUNG .3 II. GIAO DIỆN CHUNG CỦA CHƯƠNG TRÌNH 4 1. Các phần chính của màn hình làm việc 4 2. Các nút tiện ích hay sử dụng .5 3. Các phím gõ tắt trợ giúp nhập liệu 6 7 PHẦN II – DANH MỤC 8 I. CHỨC NĂNG DÀNH CHO QUẢN TRỊ 8 1. Giới thiệu chung .8 2. Quản trị người dùng 8 2.1. Người sử dụng 8 2.2. Nhóm người sử dụng 15 3. Quản trị hệ thống 18 3.1. Thông tin hệ thống 18 3.2. Đặt lại tham số hệ thống .22 3.3. Sao lưu dữ liệu 22 3.4. Thông tin tra cứu dữ liệu 23 3.5. Hòm thư nhận văn bản 24 3.6. Quản trị banner .25 Trang 2 /26 Hướng dẫn sử dụng hệ phần mềm TDOffice Module Quản lý văn bản và hồ sơ công việc PHẦN I - GIỚI THIỆU I. GIỚI THIỆU CHUNG Module Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc được xây dựng trên nền Lotus Domino 6.x. Module Quản lý VB&HSCV được xây dựng với mục đích phục vụ và quản lý có hiệu quả các quy trình điều hành công việc, hoạt động tác nghiệp, xử lý, khai thác, trao đổi thông tin tại các cơ quan hành chính. Các qui trình hoạt động sẽ được quản lý và thực hiện thông qua các qui trình xử lý và trao đổi thông tin trên mạng. Module QLVB&HSCV có nhiệm vụ hỗ trợ toàn diện công tác điều hành của lãnh đạo, các hoạt động tác nghiệp của cán bộ, chuyên viên trong cơ quan và tại các cơ quan đơn vị các cấp thông qua việc quản lý và theo dõi các VB đi và đến; xử lý VB, giải quyết công việc thông qua HSCV của lãnh đạo, cán bộ, chuyên viên tại các cơ quan; các trao đổi thông tin nội bộ, trao đổi thông tin với các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong và ngoài cơ quan. Tại mỗi cơ quan, Module Quản lý VB&HSCV bao gồm các chức năng chính sau: Chức năng quản lý các VB đi/đến, thực hiện gửi và nhận VB với các cơ quan, tổ chức, cá nhân bên ngoài thông qua đường mạng. Chức năng tạo lập, quản lý, lưu trữ, luân chuyển xử lý văn bản và hồ sơ công việc của cơ quan thông qua mạng LAN. Chức năng giải quyết và theo dõi tiến độ giải quyết công việc, vụ việc trên mạng thông qua HSCV Chức năng theo dõi, kiểm tra, đôn đốc thực hiện của Lãnh đạo. Chức năng kiểm tra, soát xét nhiệm vụ cần thực hiện của các Phòng/ Ban chuyên môn. Chức năng hỗ trợ công tác lưu trữ hồ sơ. Các chức năng tra cứu, khai thác thông tin. Chức năng thống kê và in ấn báo cáo. Các chức năng quản trị hệ thống. Module gồm bảy phần: Danh mục, Văn bản đến, Hồ sơ công việc, Văn bản dự thảo, Phiếu trình, Xử lý công việc, Văn bản đi. Phạm vi sử dụng của Module: Tất cả các phòng, bộ phận tham gia qui trình xử lý văn bản và hồ sơ công việc và tuỳ theo chức năng của từng đối tượng, cụ thể: Văn thư, Chuyên viên, Lãnh đạo, Quản trị hệ thống. Trang 3 /26 Hướng dẫn sử dụng hệ phần mềm TDOffice Module Quản lý văn bản và hồ sơ công việc II. GIAO DIỆN CHUNG CỦA CHƯƠNG TRÌNH Tuỳ vào từng đối tượng truy nhập, chương trình sẽ ẩn hiện một số chức năng theo nhóm và theo một số quyền do người quản trị cấp. Người Quản trị có thể tạo thêm bớt nhóm người sử dụng cũng như quyền sử dụng của nhóm hay của người dùng. Sử dụng font UNICODE làm việc với chương trình. Để sử dụng chương trình, dùng trình duyệt Internet Explorer 6.0 trở lên (IE 6.0) truy cập vào địa chỉ: http://<Tên máy chủ>[:<Cổng>]/<Tên chương trình> Trong đó: • Tên máy chủ: Là tên máy chủ cài đặt Hệ phần mềm • Cổng: Là cổng chạy dịch vụ http của Domino • Tên chương trình: Là tên của Hệ phần mềm TDOffice (Tên này được đặt khi cài đặt chương trình). Giao diện đăng nhập chương trình như sau: Tại hộp thoại Đăng nhập hệ thống người sử dụng đăng nhập theo Tên đăng nhập và mật khẩu đã được cấp. 1. Các phần chính của màn hình làm việc Dưới đây là các phần chính của màn hình làm việc: Trang 4 /26 Hướng dẫn sử dụng hệ phần mềm TDOffice Module Quản lý văn bản và hồ sơ công việc Màn hình làm việc gồm ba phần chính: • (1): Danh mục các chức năng chính • (2): Vùng hiển thị các chức năng: Khi người sử dụng chọn một lĩnh vực quản lý (quản lý Danh mục, quản lý Văn bản đến, quản lý Văn bản đi, Xử lý công việc) các chức năng thuộc lĩnh vực đó sẽ được liệt kê tại đây • (3): Vùng làm việc chính 2. Các nút tiện ích hay sử dụng + Nút lệnh : Nháy chuột vào nút lệnh này để trải rộng danh sách được liệt kê trên màn hình. + Nút lệnh : Nháy chuột vào nút lệnh này để thu gọn danh sách được liệt kê trên màn hình. + Nút lệnh : Hiện thông tin được liệt kê ở trang trước. + Nút lệnh : Hiện thông tin được liệt kê ở trang tiếp theo. + Nút lệnh : Hiện thông tin ở trang đầu tiên. + Nút lệnh : Hiện thông tin ở trang cuối cùng. Trang 5 /26 Hướng dẫn sử dụng hệ phần mềm TDOffice Module Quản lý văn bản và hồ sơ công việc + Chức năng : Gõ chuỗi ký tự cần tìm, sau đó nháy chuột vào nút để tìm ra tất cả các văn bản thoả mãn điều kiện (Chức năng này chỉ hiển thị tại phần Văn bản đến, Văn bản đi). + Chức năng : Lọc văn bản theo từng thời điểm (Chức năng này chỉ hiển thị tại phần Văn bản đến, Văn bản đi) + Nút lệnh: để kết thúc phiên làm việc. 3. Các phím gõ tắt trợ giúp nhập liệu Chương trình hỗ trợ nhiều phím tắt (thay vì dùng chuột di chuyển) để người sử dụng có thể thao tác nhanh và thuận tiện. Chức năng gõ tắt: Có thể chọn các nút chức năng bằng chuột hoặc bằng sự kết hợp giữa hai phím tắt: Alt + một phím được quy định tương ứng với một nút chức năng (trong chương trình, ở phần tên của các nút chức năng, ký tự nào được gạch chân thì có thể sử dụng phím Alt kết hợp với phím ký tự đó). Ví dụ: Trong nút “Nhập mới”, ký tự N có phần gạch chân ở dưới vì thế khi muốn dùng phím tắt để thực hiện chức năng vào sổ, người sử dụng chỉ cần nhấn phím Alt và phím ký tự N trên bàn phím là được. Chức năng chuyển qua các ô nhập liệu: Tuỳ vào thói quen sử dụng của người dùng trong đơn vị mà người Quản trị có thể định nghĩa các nút chức năng trong phần Quản trị hệ thống: Nếu người Quản trị thiết đặt “Phím chuyển sang ô nhập dữ liệu khác” là “Các phím ngầm định”, thì khi người dùng nhập liệu, dùng các phím mũi tên xuống hoặc phím Tab để chuyển lần lượt xuống các ô nhập liệu tiếp theo, dùng phím mũi tên lên hoặc hai phím Shift + Tab để chuyển ngược lại lần lượt các ô nhập liệu. Tương tự, nếu người Quản trị thiết đặt “Phím chuyển sang ô nhập liệu khác” là “Phím Enter”, thì khi người dùng nhập liệu, dùng phím Enter để chuyển lần lượt đến các ô nhập liệu. Trang 6 /26 Hướng dẫn sử dụng hệ phần mềm TDOffice Module Quản lý văn bản và hồ sơ công việc Chức năng hiển thị cửa sổ lựa chọn Danh sách: Tương tự như chức năng Chuyển qua các ô nhập liệu, chức năng dùng phím tắt để hiển thị cửa sổ lựa chọn danh sách cũng được người Quản trị khai báo. Thay vì người sử dụng dùng chuột nhấn vào để mở cửa sổ danh sách, thì người sử dụng có thể nhấn phím Enter (Nếu người Quản trị khai báo phím chuyển của sổ nhập liệu là phím Enter) hoặc phím Ctrl (Nếu người Quản trị khai báo phím chuyển của sổ nhập liệu là phím Ctrl). Lưu ý: Không khai báo được phím Enter đồng thời cho “Phím chuyển sang ô nhập dữ liệu khác” và “Phím hiển thị của sổ lựa chọn Danh sách”. Chức năng Nhập lịch: Các ô nhập lịch, có thể dùng chuột chọn vào biểu tượng ô lịch để chọn ngày tháng, ngoài ra trong ô nhập, người sử dụng có thể nhập trực tiếp. Nếu nhập ngày thì chương trình sẽ tự động cập nhật thêm tháng và năm hiện tại: Nếu nhập ngày/ tháng thì chương trình tự động cập nhật thêm năm hiện tại. Trang 7 /26 Hướng dẫn sử dụng hệ phần mềm TDOffice Module Quản lý văn bản và hồ sơ công việc PHẦN II – DANH MỤC CSDL “Danh mục” là các dữ liệu chuẩn dùng cho toàn bộ Module Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc. Chỉ Văn thư và Quản trị mới có quyền thay đổi nội dung ở đây. Còn người sử dụng bình thường chỉ có quyền tra cứu thông tin. Các thông tin quản lý trong phần Danh mục đều có phần Tên tắt dùng để tạo các ký hiệu gõ tắt. Các dấu (*) đỏ hiển thị tại một số trường là các thông tin bắt buộc nhập. I. CHỨC NĂNG DÀNH CHO QUẢN TRỊ 1. Giới thiệu chung Với vai trò của Quản trị thì ngoài chức năng thay đổi thông tin trong phần “Quản trị Danh mục” giống văn thư, có thể tổ chức (thêm mới, chỉnh sửa, xoá) các danh mục sao cho thuận tiện cho quá trình nhập văn bản và lưu trữ dữ liệu, thì người Quản trị còn có thể thay đổi thông tin tại phần “Quản trị người dùng” và “Quản trị hệ thống”. 2. Quản trị người dùng Trong phần Quản trị người dùng có hai nhóm chức năng chính: Quản trị người sử dụng và Quản trị nhóm người sử dụng. Quản trị Người sử dụng: là danh sách các cán bộ trong cơ quan, được phân theo các đơn vị và tham gia sử dụng chương trình. Quản trị Nhóm người sử dụng: Là nơi khai báo các nhóm người sử dụng trong chương trình với các quyền khai báo cho từng nhóm. Khi khai báo người sử dụng, nếu chọn thuộc nhóm người sử dụng nào thì có luôn những quyền mặc định của nhóm người sử dụng đó. 2.1. Người sử dụng 2.1.1. Tạo người sử dụng mới Để tạo mới người sử dụng, quản trị chương trình chọn vào chức năng “Quản trị người dùng/ Người sử dụng” và nháy chuột vào nút “Nhập mới”. Sau đó nhập các thông tin người sử dụng và phân quyền cho người sử dụng đó. Nhấn nút “Lưu” để ghi lại các thay đổi. Sau khi Lưu, giao diện hiển thị ở trạng thái cho sửa, do đó nếu muốn sửa thông tin người sử dụng có thể sửa luôn trực tiếp và nhấn chuột vào nút Lưu để ghi lại thông tin mới vừa sửa. Nếu muốn thêm người sử dụng khác nháy chuột vào nút “Tiếp mới”. Một số thông tin cần chú ý khi thêm người sử dụng mới: Địa chỉ Email cơ quan: Địa chỉ Email của người sử dụng do cơ quan cấp. Trang 8 /26 Hướng dẫn sử dụng hệ phần mềm TDOffice Module Quản lý văn bản và hồ sơ công việc Tên đăng nhập: Phần này cho phép chọn từ danh sách có sẵn. Việc khai báo này xác định tên đăng nhập (login) vào chương trình của người sử dụng.Trường hợp hệ thống sử dụng ldap hoặc active directory thì danh sách và tên đăng nhập này là chọn từ ldap hoặc active directory. Tên đầy đủ: Họ tên của người sử dụng. Tên đầy đủ này sẽ được dùng là tên hiển thị của người sử dụng trong toàn bộ Module. Tên tắt: Tên tắt phục vụ việc nhập dữ liệu nhanh. Ở tất cả các phần trong chương trình cần nhập tên người thì chỉ cần gõ tên tắt này, sau đó nhấn phím tắt (đã được khai báo) thì tên đầy đủ của người đó sẽ hiển thị tại ô nhập dự liệu thay thế cho tên tắt vừa nhập. Giới tính: Giới tính của người sử dụng được khai báo. Thuộc đơn vị: Việc khai báo một người sử dụng thuộc đơn vị nào là rất cần thiết. Các đơn vị ở đây là những đơn vị nội bộ đã được khai báo trong phần “Quản trị danh mục/ Danh sách đơn vị nội bộ” và trong phần khai báo này thì có thể được chọn từ listbox. Thuộc phòng ban: Khi chọn đơn vị, thì các phòng ban thuộc đơn vị đó sẽ được lọc ở đây. Và các phòng ban cũng đã được khai báo trong phần “Quản trị danh mục/ Danh sách phòng ban”. Cấp lãnh đạo: Nếu người sử dụng này thuộc cấp lãnh đạo nào thì chọn trong listbox nhóm lãnh đạo đó. Nếu không thuộc thì chọn Không. Quyền ký văn bản: Nếu được phép ký phát hành văn bản thì chọn quyền Có, nếu không được phép ký phát hành văn bản thì chọn Không. Chức vụ: Nhập chức vụ tương ứng của người sử dụng. Tại các phần nhập dữ liệu tại Văn bản đến, Văn bản đi, nếu nhập tên người sử dụng, chương trình sẽ tự động tìm kiếm ở phần này, xác định chức vụ tương ứng của người sử dụng và sẽ tự động cập nhật vào ô cần nhập chức vụ. Danh sách chức vụ cũng được khai báo sẵn tại “Quản trị danh mục/ Danh sách chức vụ” Thuộc nhóm sử dụng: Phần này được tổ chức thành các nhóm do người Quản trị khai báo (trong chức năng Nhóm người sử dụng). Mỗi một nhóm có những quyền sử dụng riêng được định nghĩa trong chương trình. Mỗi một người sử dụng chỉ được thuộc vào một trong các nhóm đã được định nghĩa hoặc không Trang 9 /26 Hướng dẫn sử dụng hệ phần mềm TDOffice Module Quản lý văn bản và hồ sơ công việc thuộc nhóm nào cả. Tuy nhiên có thể thêm bớt quyền hạn cho người sử dụng bằng cách chọn thêm những quyền sử dụng được cụ thể hóa ở phần dưới. Quyền sử dụng: Tên các quyền sử dụng đã phản ánh rõ quyền hạn của người sử dụng trong các chức năng trong chương trình. Tùy theo nhu cầu của người sử dụng mà người quản trị sẽ cấp thêm quyền cho những người này. 2.1.2. Sửa, xoá người sử dụng có sẵn Sửa người sử dụng Bước 1: Vào chức năng Danh mục ở menu ngang, bên menu trái nháy chuột vào chức năng “Quản trị người dùng/ Người sử dụng”. Nháy chuột vào bất ký người sử dụng nào muốn Sửa: Bước 2: Giao diện của người sử dụng hiển thị ở trạng thái cho sửa. Sửa những thông tin cần thiết và nhấn nút Lưu hoặc Tiếp mới. Xoá một hay nhiều người sử dụng Đánh dấu vào người sử dụng cần xoá và nháy chuột vào nút Xoá (Alt+X). 2.1.3. Ý nghĩa quyền sử dụng Để giúp cho người sử dụng thao tác dễ dàng với chương trình theo đúng nghiệp vụ và chuyên môn của mình, thì người quản trị phải biết cách phân quyền cho mỗi người sử dụng một cách hợp lý. Sau đây là ý nghĩa của mỗi quyền sử dụng khi người sử dụng được cấp: Quản trị hệ thống: Quyền này cho phép thay đổi thông tin tại phần Quản trị người dùng và Quản trị hệ thống trong chương trình (Thêm mới, chỉnh sửa, xoá, phân quyền cho người sử dụng, thiết đặt thông tin và các tham số hệ thống). (Quyền này được cấp cho người Quản trị chương trình) Quản trị danh mục hệ thống: Quyền này co phép cập nhật, tổ chức các thông tin trong phần Danh mục (Thêm mới, chỉnh sửa, xoá) tạo sự thuận tiện trong quá trình cập nhật, xử lý và lưu trữ thông tin của văn bản và hồ sơ. (Quyền này được cấp cho Người quản trị chương trình và Văn thư) Trang 10 /26 [...]... hiển thị hoặc ẩn hiển thị phiếu yêu cầu tuỳ vào mục đích và nhu cầu sử dụng của đơn vị • Sử dụng Hồ sơ công việc: Cho phép hiển thị và sử dụng Hồ sơ công việc Người dùng có thể lựa chọn hiển thị hoặc ẩn hiển thị tuỳ vào mục đích và nhu cầu sử dụng của đơn vị Cấu hình khác Trang 21 /26 Hướng dẫn sử dụng hệ phần mềm TDOffice Module Quản lý văn bản và hồ sơ công việc • Cho phép người dùng đặt tên tệp tin... dẫn sử dụng hệ phần mềm TDOffice Module Quản lý văn bản và hồ sơ công việc Trang 17 /26 Hướng dẫn sử dụng hệ phần mềm TDOffice Module Quản lý văn bản và hồ sơ công việc Ghi chú: Với đối tượng sử dụng là văn thư và máy tính có kết nối với máy scan, người dùng tích chọn cho nhóm văn thư quyền Quét văn bản Lưu ý người dùng chỉ đánh dấu chức năng này đối với Văn thư có sử dụng máy tính cá nhân kết nối với... Duyệt văn bản dự thảo của phòng: Quyền này cho phép người sử dụng có thể duyệt được tất cả văn bản dự thảo của phòng (Người sử dụng thuộc phòng nào thì duyệt được toàn bộ văn bản dự thảo của phòng đó) (Quyền này được cấp cho Lãnh đạo phòng) Xử lý văn bản đến và hồ sơ công việc: Cho phép người sử dụng có thể xử lý được văn bản đến và hồ sơ công việc nếu người sử dụng nhận được văn bản hay hồ sơ (Quyền.. .Hướng dẫn sử dụng hệ phần mềm TDOffice Module Quản lý văn bản và hồ sơ công việc Xem tất cả hồ sơ công việc toàn cơ quan: Quyền này cho phép người sử dụng xem toàn bộ hồ sơ đã được lưu trữ (kể cả hồ sơ của người khác) trong hệ thống trừ các hồ sơ có tính mật của cơ quan (Quyền này được cấp cho Lãnh đạo cơ quan) Xem tất cả hồ sơ công việc của đơn vị:Quyền này cho phép người sử dụng xem toàn bộ hồ. .. ảnh hưởng đến kho dữ liệu và cả tốc độ của chương trình (Quyền này được cấp cho người có quyền Xoá văn bản và hồ sơ, phải lưu ý khi đã xoá văn bản và hồ sơ nào thì các thông tin về văn bản và hồ sơ đó sẽ không còn, nên quyền này thông thường cấp cho người Quản trị hoặc văn thư và những Trang 14 /26 Hướng dẫn sử dụng hệ phần mềm TDOffice Module Quản lý văn bản và hồ sơ công việc người này được chỉ thị... /26 Hướng dẫn sử dụng hệ phần mềm TDOffice Module Quản lý văn bản và hồ sơ công việc cho tất cả người dùng đối với thư mục này Máy chủ cài module Quản lý văn bản và hồ sơ công việc và tất cả các máy trạm của người sử dụng phải truy xuất được đến thư mục này Hai thông số Tên máy ( hoặc IP) lưu thư mục làm việc và Thư mục chia sẻ đáp ứng mục đích hỗ trợ chỉnh sửa trực tiếp File đính kèm trong văn bản. .. trùng văn bản khi vào sổ văn bản đến Kiểm trùng văn bản đi: Cho phép kiểm tra trùng khi vào sổ văn bản đi với • Kiểm trùng văn bản đi: Cho phép kiểm tra và báo trùng văn bản khi vào sổ văn bản đi dựa trên thông tin về Ký hiêụ văn bản bà Ngày ban hành văn bản • Không kiểm trùng: Không bắt trùng văn bản khi vào sổ văn bản đi Mức độ bắt chặt quyền xem văn bản: Cho phép bắt chặt quyền xem văn bản với... nhóm người sử dụng nào muốn Sửa: Bước 2: Giao diện của nhóm người sử dụng hiển thị ở trạng thái cho Sửa Sửa những thông tin cần thiết và nhấn nút Lưu hoặc Tiếp mới Trang 15 /26 Hướng dẫn sử dụng hệ phần mềm TDOffice Module Quản lý văn bản và hồ sơ công việc Xoá một hay nhiều nhóm người sử dụng Đánh dấu vào nhóm người sử dụng cần Xoá và nháy chuột vào nút Xoá(Alt+X) 2.2.3 Quyền của người sử dụng trong... đạo văn phòng (Chánh văn phòng) có quyền phân phối văn bản của cơ quan) Trang 12 /26 Hướng dẫn sử dụng hệ phần mềm TDOffice Module Quản lý văn bản và hồ sơ công việc Phân công xử lý văn bản đến cho đơn vị: Cho phép lãnh đạo cơ quan có thể phân công cho đơn vị nào đó thực hiện xử lý văn bản đến (Quyền này thông thường được cấp cho Lãnh đạo cơ quan) Phân phối văn bản đến của đơn vị: Khi văn bản đến... với mô hình sử dụng của đơn vị • Một văn thư: Áp dụng với đơn vị sử dụng mô hình một văn thư • Ba văn thư: Áp dụng với đơn vị sử dụng mô hình ba văn thư Kiểm trùng văn bản: Là chức năng cho phép người dùng kiểm tra trùng văn bản khi vào sổ văn bản đến • Kiểm trùng văn bản đến: Cho phép kiểm tra và báo trùng văn bản đến khi vào sổ văn bản dựa trên 3 thông tin văn bản là Ký hiệu văn bản, Ngày ban hành, . Xử lý văn bản đến và hồ sơ công việc: Cho phép người sử dụng có thể xử lý được văn bản đến và hồ sơ công việc nếu người sử dụng nhận được văn bản hay hồ. Hướng dẫn sử dụng hệ phần mềm TDOffice Module Quản lý văn bản và hồ sơ công việc PHẦN I - GIỚI THIỆU I. GIỚI THIỆU CHUNG Module Quản lý văn bản và Hồ