Tin văn phòng Chương III: GIỚI THIỆU VỀ MICROSOFT EXCEL I) Giới thiệu: Excel là một trong các chương trình ứng dụng của Microsoft office. Nó chuyên về bộ phận tính toán hơn là văn thư. Nghóa là tự động hoá công tác tính toán, rất thuận lợi cho những người làm kế toán. Giúp cho công việc tính toán côïng, trừ , nhân, chia một cách dễ dàng. Đây là một điểm ưu của Excel. II) Mục đích của chương này: Để thuận tiện cho việc theo dõi bài học, chúng ta có thể tìm hiểu trước một số công thức hàm tính toán, điều kiện và tìm kiếm. 1) Tính tổng: =Sum(a,b,c….) + Trong đó a,b,c là các hằng số. = Sum(Vùng cần tính) * Công dụng: Tính tổng trong vùng cần tính. Ví dụ: = Sum(A1:B2)  =A1+A2+B1+B2 * Ý nghóa:Tính tổng trong phạm vi từ A1 đến B4. Kết quả: 15. 2) Tính trung bình côïng: = AVERAGE(a,b,c… ) + Trong đó a,b,c là các hằng số. + Tính trung bình côïng các số a,b,c =AVERAGE(Vùng vần tính) +Tính trung bình côïng trong vùng cần tính của các số. Ví dụ: AVERAGE(A1:A2)  =(A1+A2)/2 * Ý nghóa: Tính trung bình cộng trong phạm vi từ A1 đến A2. Kết quả 3.5 3) +Tìm kiếm số lớn nhất trong các số: = Max(a,b,c,….). + Trong đó a,b,c là các hằng số. +Tìm kiếm số lớn nhất trong vùng: = Max(Vùng cần tìm). * Công dụng: Tìm số lớn nhất trong vùng cần tìm kiếm. Ví dụ: =Max(A1:B2)  5 4) +Tím số nhỏ nhất trong vùng: =Min(a,b,c, ). + Trong đó a,b,c là các hằng số. +Tím số nhỏ nhất trong vùng: =Min(vùng cần tìm). * Công dụng: Tìm số nhỏ nhất trong vùng cần tìm kiếm. GV: Nguyễn Văn Vinh Trường THCS Trần Hào 15 A B 1 2 4 2 5 4 3 a =Sum(A1:B4) A B 1 2 2 4 3 a b A B 1 2 4 2 5 4 3 a b H.2 H.1 H.1 H.1 H.1 Tin văn phòng Ví dụ: =Min(A1:B2)  2. 5) Đếm trong vùng có bao nhiêu ô có chứ số: =Count(a,b,c,d,). Ví dụ: =Count(A1:B3)  4. 6) Đếm trong vùng có bao nhiêu ô có kí tự =Counta(Vùng đếm). Ví dụ: =Counta(A1:B3)  4 7) Hàm làm tròn số: =Round(Số,Z) (z: Lấy bao nhiêu số ) * Ví dụ: =Round(357.456,1)  357.5 =Ruond(357.456,2) 357.46 8) Hàm lấy sô nguyên: =INT(số thực). * Ví dụ: =Int(3456.78) 3456 =Int(32.5)32 9) Hàm lấy số dư của phép chia: MOD(Số bò chia,số chia) * Ví dụ: =Mod(12,3) 0 =Mod(13,4)1 10) Hàm Logic: + =AND(bthức1,bthức2,bthức3,……). * Ý nghóa: Nếu tất cả biểu thức đều đúng thì cho kết quả là đúng (TRUE), ngoài ra nếu chỉ cần có một biểu thức sai là cho kết quả sai (FALSE) * Ví dụ: =And(12>3,4>3,5>3) True. =And(12>3,4>3,5<3)False. + =OR(bthức1,bthức2,bthức3,……). * Ý nghóa: Nếu tất cả biểu thức đều sai thì cho kết quả là sai (FALSE), ngoài ra nếu chỉ cần có một biểu thức đúng là cho kết quả đúng (TRUE). * Ví dụ: =OR(12>3,4>3,5>3) True. =OR(12>3,4>3,5<3)True. =OR(12<3,4<3,5<3)False. 11)Hàm lấy kí tự bên phải:=RIGHT(chuỗi kí tự, số kí tự cần lấy). *Ý nghóa: Lấy dãy kí tự bên phải của số kí tự cần lấy. * Ví dụ: = Right(HO CHI MINH,2) NH =Right(HO CHI MINH,6)  MINH. 12)Hàm lấy kí tự bên trái:=LEFT(chuỗi kí tự, số kí tự cần lấy). *Ý nghóa: Lấy dãy kí tự bên trái của số kí tự cần lấy. * Ví dụ: = Left(HO CHI MINH,2) HO =Left(HO CHI MINH,6) HO CHI. 13) Hàm lấy dãy kí tự bắt đầu từ kí tự thứ mấy: MID(chuỗi kí tự cần lấy,bắt đầu lấây kí tự thứ mấy, bao nhiêu kí tự). GV: Nguyễn Văn Vinh Trường THCS Trần Hào 16 H.3 H.3 H.2 Tin văn phòng *Ví dụ: =MID(HO CHI MINH,4,3) CHI =MID(HO CHI MINH,8,4) MINH. 14) Hàm lấy giá trò tuyệt đối: ABS(Số thực) * Ví dụ: ABS(-12) 12; =ABS(12)12 BÀI THỰC HÀNH SỐ 2 II) Yêu cầu thực hiện: 1. Tính lương = LCB x Ngày công. 2. Tạm ứng: = Hai phần ba lương tháng. 3. Còn lại: = Lương – tạm ứng. 4. Tính tổng giá trò cho từng cột BÀI THỰC HÀNH SỐ 3 A B C D E F 1 Họ và tên Giới tính điểm TB Số 2 Toán Lý Hóa nguyên phân 3 TNguyễn A 4,6 4.5 7 4 TTrần B 4.7 6.5 8 5 FLê C 8 9 10 6 TTrần Ánh 4.5 8.6 8.5 7 FLê Nga 4.5 7 8 8 1. Cho biết ba kí tự đầu tiên của những người có tên trong danh sách. (đặt trong cột giới tính) 3. Tính điểm TB biết toán hệ số 3 lí hệ số 2 hoá hệ số 1 làm tròn đến một chữ sô thập phân. 4. Lấy số nguyên đặt trong kết quả của cột nguyên. 5. Đếm có bao người dự thi. GV: Nguyễn Văn Vinh Trường THCS Trần Hào 17 Tin văn phòng 15) Hàm UPPER: =UPPER(btC) Ý nghóa: Cho một chuỗi bằng cách đổi các kí tự của btC thành chữ in. Ví dụ: = UPPER(“Trung TaM”)  “TRUNG TAM” 16)Hàm LOWER: =LOWER(btC) Ý nghóa: Cho một chuỗi bằng cách đổi các kí tự của btC thành chữ thường. Ví dụ: = UPPER(“Trung TaM”)  “trung tam”. 17) Hàm PROPER: = PROPER(“btC”). Ý nghóa: Cho 1 chuỗi bằng cách đổi các kí tự đầu tiên của mỗi từ của btC thành chữ in các kí tự còn lại thành chữ thường. Ví dụ: = PROPER(“Trung TaM”)  “Trung Tam”. 18) Hàm LEN: =LEN(btC) Ý nghóa: Cho 1 số là chiều dài của chuổi btC. Vídụ: Len(“TRUNG TAM”) 9 19) Hàm REPT: = REPT(btC,n) Ý nghóa: Cho 1 chuổi bằng cách lặp lại btC n lần. Ví dụ: REPT(“ABC”,3)  “ABCABCABC”. 20) Hàm IF: = IF(btL, giá trò1, giá trò 2) Ý nghóa: Cho giá trò1 nếu btL đúng(TRUE). Cho giá trò2 nếu btL sai(FALSE). Ví dụ: =If(5>3, “A”, “B”) “A” Ví dụ: Hãy tính HSPC (hệ số phụ cấp) bằng 30%HSL(hệ số lương) cho những người nữ. Số còn lại HSPC được tính bằng 20%HSL. A B C D 1 Giới tính Nơi sinh HSL HSPC 2 Nam PY 1.78 3 Nữ PY 1.86 4 Nam KH 2.4 5 Nữ QNg 2.34 Ví dụ: Hãy điền cho ô Xếp loại : Nếu Điểm >=9 XL:Giỏi, nếu Điểm >=7XL: Khá, nếu Điểm >=5 XL:TB, nếu Điểm <5 XL: Yếu. A B C D 1 Giới tính Nơi sinh Điểm Xếp loại 2 Nam PY 9 3 Nữ BĐ 8.5 GV: Nguyễn Văn Vinh Trường THCS Trần Hào 18 =If(A2= “Nữ”, C2*30%,C2*20%) =If(C2>= 9, “G”,If( C2>=7, “Khá”,if(c2>=5, “TB”, “Yếu”))) Tin văn phòng 4 Nam KH 7 5 Nữ QNg 6 21) Hàm COUNTIF: =COUNTIF(khối dữ liệu, công thưc điều kiện) Ý nghóa: Tính (đếm) số ô trong khối dữ liệu thỏa điều kiện. Ví dụ: Cho biết bao nhiêu mẫu tin HSL>=1.86 A B C D 1 Giới tính Nơi sinh HSL HSPC 2 Nam PY 1.78 3 Nữ PY 2.4 4 Nam KH 1.86 5 Nữ QNg 2.4 Ví dụ: Có bao nhiêu người hệ số cao nhất: =Countif(C2:C5,Max($C$2:$C$5)) 2 22) Hàm sumif: =SUMIF(khối điều kiện,công thức điều kiện, khối tính tổng). Ý nghóa: Tính tổng các giá trò trong khối tính tổng thỏa mãn điều kiện tỏng khối điều kiện. Ví dụ: =SUMIF(A2:A5,”Nam”,C2:C5)3.64 23) Hàm RANK: RANK(ô tham chiếu, khối dữ liệu,giá trò tăng giảm) +Giá trò tăng giảm: 0:thứ hạng tăng dần, 1:thứ hạng giảm dần. Ý nghóa: Tìm thứ hạng của ô tham chiếu trong khối dữ liệu: Ví dụ: =RANK(C2, C$2:C$5,0)4 =RANK(C2, C$2:C$5,1)1. Chú ý: Nếu không dùng 0 hoặc 1 thì hàm mặc đònh sẽ có giá trò tăng dần 24) Hàm đổi dạng text thành dạng số: Value(Text) Ví dụ: =Value(123 dạng text)  dạng số 123. GV: Nguyễn Văn Vinh Trường THCS Trần Hào 19 =Countif(C2:C5,”>=1 .86) 3 Tin văn phòng Bài tập: Yêu cầu: 1.Kết quả: Nếu Điểm >=5 thì kết qủa là đạt, ngoài ra thì không đạt. 2. Điểm ưu tiên: -Nếu MASV = A và điểm >=5 thì Đ.ưu tiên =1 -Nếu MASV = B và điểm >=5 thì Đ.ưu tiên = 0,5 - Ngoài ra thì không có điểm ưu tiên. 3.Tổng điểm = điểm + Đ. Ưu tiên. 4. Xếp loại: Giỏi : tổng điểm >=8 Khá : tổng điểm >=7 TB : Tổng điểm >=5 Yếu :Tổng điểm<5 5. tính số thí sinh trong danh sách. 6. Tìm vò trí thứ hạng của sinh viên có MASV là : A02. 7. Tính có bao nhiêu sinh viên có tổng điểm lớn hơn 9. 8. Tính tổng điểm những sinh viên có MASV là : A01. 9. Đếm có bao nhiêu sinh viên xếp loại giỏi. 10. Tìm điểm cao nhất của sinh viên trong cột tổng điểm. GV: Nguyễn Văn Vinh Trường THCS Trần Hào 20 Tin văn phòng Lập bảng tính theo mẫu sau: A B C D E F G H I J K L M DANH SÁCH THÍ SINH THI ĐẠI HỌC NĂM HỌC 2007 - 2008 1 Điểm 2 STT Tên H.viên GT N.Sinh Toán NN Văn Đ. Ưu tiên ĐTN ĐTB ĐKQ Xloại XH 3 1 Nguyễn A T 70 9 6 7 4 2 Trần B F 82 7 8 9 5 3 Nguyễn C T 79 8 7 10 6 4 Hồ Nhung F 82 10 9 10 7 5 Lê Thê F 82 9 10 9 8 Trung bình 9 Cao nhất 10 Thấp nhất Yêu cầu thực hiện: 1. Tính Đ.ưu tiên Nếu học viên sinh sau năm 72 thì thêm 0,75. nếu học viên sinh trước 72 và là nữ thì 0,5. ngoài ra Đ.ưu tiên =0. 2.Tính điểm thấp nhất (ĐTN) trong ba môn của từng học viên. 3.Tính điểm trung bình (ĐTB) toán hệ số 3, ngoại ngữ hệ số 2 à ăn hệ số 1. 4. Tính điểm kết quả(ĐKQ) nếu ĐTB>=5 thì kết quả chính là ĐTB, ngược lại nếu ĐTB+Đ. Ưu tiên >5 thì lấy làm ĐKQ, ngoài ra thì không 5.Xếp loại dựa ào các tiêu chuẩn sau: Giỏi: Nếu ĐKQ >= 8 à không có môn nào dưới 6,5. Khá: Nếu ĐKQ>=6,5 và không có môn nào dưới 5 T.Bình: Nếu ĐKQ>=5 và không có môn nào dưới 3,5 Yếu: Nếu ĐKQ>=3,5 và không có môn nào dưới 2. Kém: những học viên còn lại. 6. Tính trung bình, cao nhất , thấp nhất theo cột cho từng môn học ĐTB,ĐKQ. 7.Xếp hạng học lực cho học viên. Bài làm GV: Nguyễn Văn Vinh Trường THCS Trần Hào 21 Tin văn phòng 24) Hàm tìm giá trò: Vlookup: VLOOKUP(giá trò tra cứu, bảng tra cứu, số thứ tự cột) Ý nghóa: Tìm kiếm một giá trò trong cột đầu tiên và trả về giá trò đó trong một ô đã đònh theo số thứ tự của cột. Ví dụ: Tính thành tiền bằng Đơn giá * Số lượng theo bảng phân loại của giá trò còn lại: Bảng 1: A B 1 Loại Đơn giá 2 A 5000 3 B 4000 4 C 3000 =VLOOKUP(A2,$A$7:$B$9,2)*B2 25) Hàm HLOOKUP: +Cú pháp: HLOOKUP(Giá trò tra cứu,bảng tra cứu,số thứ tự dòng). Ý nghóa: Tìm kiếm một giá trò trong dòng đầu tiên và trả về giá trò đó trong một ô đã được đònh theo số thứ tự dòng. Bảng 1: A B C D 1 Loại A B C 2 Đơn giá 5000 4000 3000 Ví dụ: Tính thành tiền bằng Đơn giá * Số lượng theo bảng phân loại của giá trò còn lại: = HLOOKUP(A2,$A$7:$B$9,2)*B2 GV: Nguyễn Văn Vinh Trường THCS Trần Hào 22 A B C 1 Loại SL Thành tiền 2 A 4 ? 3 B 6 ? 4 C 8 ? 5 A 9 ? Bảng 2: A B C 1 Loại SL Thành tiền 2 A 4 ? 3 B 6 ? 4 C 8 ? 5 A 9 ? Bảng 2: Tin văn phòng *MỘT SỐ HÀM NGÀY, GIỜ: 1) Hàm DAY(Dữ liệu kiểu ngày) + Kết quả: Cho một số (1 ,2, … 31) là ngày của ô dữ liệu kiểu ngày. +Ví dụ: DAY(A1)  15 2) Hàm MONTH( Dữ liệu kiểu ngày) +Kết quả: Cho một số (1,2 … ,12) là tháng của ô chứa dữ liệu kiểu ngày. +Ví dụ: =MONTH(A1) 1 3) Hàm YEAR(Dữ liệu kiểu ngày) + Kết quả: Hàm cho một số có 4 chữ số là năm của ô chứa dữ liệu kiểu ngày. + Ví dụ: YEAR(A1)  1998. 4) Hàm TIME: + Cú pháp: TIME(giờ, phút, giây) + Kết quả: Trả về số thự tự giờ. + Ví dụ: =TIME(11,07,40)  11:40 AM. 4) Hàm HOUR + Cú pháp: HOUR(chuỗi giờ phút giây) + Kết qủa: Cho 1 số là giờ của chuỗi giờ phút giây. + Ví dụ: =HOUR(“2:15:10”)  2 5) Hàm MINUTE: + Cú pháp: MINUTE(chuỗi giờ phút giây) + Kết quả: : Cho 1 số là phút của chuỗi giờ phút giây. + Ví dụ: =MINUTE(“2:15:10”)  15 6) Hàm SECOND: + Cú pháp: SECOND(chuỗi giờ phút giây) + Kết quả: : Cho 1 số là giây của chuỗi giờ phút giây. + Ví dụ: =MINUTE(“2:15:10”)  10 GV: Nguyễn Văn Vinh Trường THCS Trần Hào 23 A 1 01/15/98 Tin văn phòng Bài tập tiếp theo: BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG NĂM 2007 A B C D E F G H 1 TT HỌ VÀ TÊN MÃ NV PBAN SNCT PCCV LCB T.LĨNH 2 1 Nguyễn Anh Tuấn A025 3 2 Hồ Cẩm Đào A023 4 3 Nguyễn Thò Mộng B022 5 4 Lê Thò Kim Quý C025 6 5 Trần Thò Tâm D027 7 6 Nguyễn Văn Sáng C023 8 7 Trần Như Thònh B025 9 Mã A B C D Tên PB GĐ KH HC KT PCCV 5000 4000 3500 3000 10 11 12 13 Yêu cầu thữ hiện: 1. Điền tên phòng ban cho từng người với mã phòng ban tương ứng. 2. Tính SNCT là 2 kí tự bên phải của MANV nhưng phải là dạng số. 3. Tính PCCV dựa vào bảng mã. 4. LCB = PCCV + LCB 5. Thực lónh =PCCV + CLB 6. Tính tổng cộng cho từng cột. GV: Nguyễn Văn Vinh Trường THCS Trần Hào 24 . 4 3 a =Sum(A1:B4) A B 1 2 2 4 3 a b A B 1 2 4 2 5 4 3 a b H.2 H.1 H.1 H.1 H.1 Tin văn phòng Ví dụ: =Min(A1:B2)  2. 5) Đếm trong vùng có bao nhiêu ô có chứ số: =Count(a,b,c,d,). Ví dụ: =Count(A1:B3). 2.4 4 Nam KH 1.86 5 Nữ QNg 2.4 Ví dụ: Có bao nhiêu người hệ số cao nhất: =Countif(C2:C5,Max($C$2:$C$5)) 2 22) Hàm sumif: =SUMIF(khối điều kiện,công thức điều kiện, khối tính tổng). Ý nghóa: Tính. Tính tổng: =Sum(a,b,c….) + Trong đó a,b,c là các hằng số. = Sum(Vùng cần tính) * Công dụng: Tính tổng trong vùng cần tính. Ví dụ: = Sum(A1:B2)  =A1+A2+B1+B2 * Ý nghóa:Tính tổng trong phạm vi