Hành trình tổ chức kiện nội dung cơng việc Được tổ chức tốt ý đến chi tiết hai số nhân tố quan trọng bảo đảm cho kiện thành công Việc ln kiểm tra trì hoạt động quỹ đạo tiến độ bám sát lịch trình cần thiết Công ty tổ chức kiện phải quán theo đường lối vạch trí Sử dụng lịch trình: dùng lịch khởi đầu từ ngày tổ chức kiện, tính lùi trở lại, kiểm tra lại hạng mục công việc phải làm Lồng ghép dịng chảy cơng việc vào dịng chảy thời gian, ta có lịch trình đầy đủ Cần ý có nhiều yếu tố chi phối tới kết tổ chức kiện Yêu cầu phải hình dung ý tới tất công việc dù công việc nhỏ đơn giản Qua thực tế cho thấy sai phạm thường xảy việc nhỏ đơn giản song tác hại lại khơng nhỏ đơn giản chút Một công việc sai phạm tác hại gây hiệu ứng Domino sang tác động khác hậu thật khó lường Để đảm bảo tổ chức kiện thành công phải tuân thủ nghiêm ngặt lịch trình Yếu tố xuyên suốt trình tổ chức kiện Mục tiêu phải hồn thành cơng việc chuẩn bị trước ngày diễn kiện để người có liên quan có thời gian rà soát lại chi tiết cuối Kiểm tra hợp đồng: Một yêu cầu có tính bắt buộc với người tổ chức kiện chuyên nghiệp kiểm tra lại tất hợp đồng với tổ chức cung ứng người có liên quan khác Nhà tổ chức kiện cần có kế hoạch cụ thể với nhà cung cấp, kiểm tra tiến độ cung cấp Chú ý mốc thời gian quan trọng tiến độ cung cấp họ phải thể quán triệt hành trình tổ chức Đặc biệt ý tới hạn chót phải đặt hủy Đây hạn cuối cho phép thay đổi nội dung hợp đồng ( số lượng, thời gian, địa điểm ) thực hủy bỏ hợp đồng mà không bị phạt Thông thường, thay đổi nội dung hợp đồng trước hạn cuối ngày thuận lợi cho hai bên Nhà tổ chức kiện cần ghi hạn cuối hành trình tổ chức ngày cụ thể để xem xét lại hạn cuối Dành thời gian cho thân định thức vấn đề ( hợp đồng ) Khi kiện triển khai cần tiếp tục cập nhật hành trình tổ chức theo bảng chi phí lịch tốn Phải tính đến tất hạng mục nội dung kiện Hãy mô tả chi tiết hạng mục người chịu trách nhiệm thực hạn cuối ngày nào, cần bố trí thời gian thỏa đáng cho việc chuẩn bị hành trình tổ chức Khi thực gửi thư mời, người tổ chức cần gửi thư cho mình, với cách giúp Nhà tổ chức dự đoán thư tới đối tượng có bị chậm hay khơng Qua kiểm tra ngày đóng dấu tem phong bì, Nhà tổ chức kiện biết thư mời có đến theo lịch trình khơng Bảng nội dung cơng việc phải trình bày rõ bước, nội dung người phân công thực Như tránh sai sót tình trạng lẫn lộn cơng việc Bảng nội dung công việc trở thành việc làm thực mà Nhà tổ chức kiện, với tư cách tổng cơng trình sư nhà đạo diễn sáng tạo Các bảng nội dung công việc lúc nội dung hoạt động kiện người tổ chức kiện Những nội dung phải bám sát từ đầu đến cuối trình tổ chức kiện Cần có cán chịu trách nhiệm lập bảng phân công công việc cho cán cơng nhân viên Kiểm sốt tồn thơng tin vào bảng, cán phải người làm việc với bên cung cấp hoàn tất kế hoạch Nhà đạo diễn sáng tạo (tổng huy) phải nắm vững kịch bản, hiểu rõ kiện ( thời điểm, bước đi, chi tiết) từ ngoài, giống người nhạc trưởng đạo diễn làm phim Mỗi nhận viên phải biết rõ vai trị mình, phải biết làm cơng việc gì, thời gian nào, đâu phụ trách Cần chọn người chịu trách nhiệm cho toàn kiện ngày tổ chức kiện Một vấn đề khẳng định thực tiễn người đạo khó đồng thời người có vai trị làm chủ lễ hay dẫn chương trình (MC) Khi kiện triển khai, người tổng huy phải nắm kiện, tới mức liên hệ với bảng nội dung Mục tiêu bảng nội dung công việc đảm bảo thứ trật tự, không bất ngờ Bảng nội dung công việc thông tin cho nhà cung cấp biết tổ chức kiện Bảng nội dung công việc cần ghi xác nội dung ký hợp đồng, chi phí thỏa thuận tồn khơng gian hoạt động kiện ( cách trí, xếp, nơi kiện diễn ra, nghỉ ngơi giải trí, v.v…) nhà cung cấp cần biết trước việc để chuẩn bị chu đáo kịp thời Khách sạn nơi tổ chức kiện đánh giá cao chi tiết Các sở phải nhận thức nắm bảng nội dung công việc để chuẩn bị họ phải đảm bảo thứ vị trí ngày tổ chức kiện Tất Nhà tổ chức yêu cầu thể ngày tổ chức kiện, thứ khác thay dù nhỏ Nhà tổ chức kiện cần phân công cán nhân viên giám xác nhà cung cấp công việc, khu vực nhằm đảm bảo thứ theo kế hoạch Những thay đổi phải biết trước chủ động ứng phó Kết phải đạt bảng nội dung cơng việc hiệu hình ảnh tổng thể kiện Khách nhìn thấy cảm nhận gì? Tác động tới khơng khí kiện? v.v… Bảng nội dung cơng việc kịch kiện Nhà tổ chức kiện cần đảm bảo nội dung công việc chụp gửi kịp thời cho nhà cung cấp cán chủ chốt cơng ty có liên quan Điều giúp nhà cung cấp nhận thức tổng thể kiện vị trí cung cấp Qua nâng cao trách nhiệm cơng việc mà họ đảm nhận Hơn nhà cung cấp cần biết sớm chi tiết để có thay đổi cịn triển khai kịp thời Trường hợp có thay đổi, Nhà tổ chức phải thống với nhà cung cấp nội dung công việc thay đổi, chỉnh sửa, gửi lại bảng nội dung cơng việc chỉnh sửa cho người có liên quan Nhà tổ chức kiện cần bố trí họp trước tổ chức kiện vài ngày Mục đích gặp gỡ bên cung cấp nhân viên chủ chốt để xem lại lần cuối bảng nội dung công việc, thống nhận thức chi tiết nội dung công việc kiện Vào ngày diễn kiện, công việc cán điều hành chịu trách nhiệm giám sát công việc nhằm đảm bảo công việc tiến hành theo bảng nội dung cơng việc Sau báo cáo vấn đề quan tâm tới người tổng huy chương trình, người chịu trách nhiệm giải vấn đề Bảng nội dung công việc cần bắt đầu với bảng liên hệ công tác, bao gồm tên, chức danh, tên công ty, địa liên hệ (điện thoại, fax, số di động, email) Điều giúp người tổng huy tập trung địa liên hệ với số liên lạc tình Ngồi ra, bảng danh sách giúp người huy cần liên hệ giải công việc sau kiện (viết thư cảm ơn, thiết lập quan hệ lâu dài, v.v…) Thông tin bảng nội dung công việc bảo mật, phải bảo đảm nhà cung cấp người khác nhận biết việc Những nhân viên chủ chốt mang theo bảng nội dung công việc kiện nhân viên phải chịu trách nhiệm cá nhân Bảng nội dung cơng việc phân cơng rõ cơng việc người Khi hồn thành bảng cho ta số người cần thiết cho tổ chức kiện, trách nhiệm cơng việc họ, bố trí họ đâu Các tình nguyện viên tham gia tổ chức kiện, đảm nhận công việc cụ thể bảng nội dung công việc, cần đảm bảo họ hiểu tầm quan trọng việc có mặt kiện Đối với tình nguyện viên, cần lưu ý tới vấn đề sau:  Cần cho tình nguyện viên biết Ban tổ chức đánh giá cao vai trò họ thành cơng kiện  Đưa tình nguyện viên vào lịch trình kiện với công việc mà họ tham gia  Lắng nghe đáp ứng yêu cầu tình nguyện viên  Tình nguyện viên khơng cần thiết có mặt vào ngày tổ chức kiện, xuất phải báo trước  Phân công nhân viên Ban tổ chức theo dõi cơng việc giám sát tình nguyện viên kiện  ... dung công việc trở thành việc làm thực mà Nhà tổ chức kiện, với tư cách tổng cơng trình sư nhà đạo diễn sáng tạo Các bảng nội dung công việc lúc nội dung hoạt động kiện người tổ chức kiện Những nội. .. cuối bảng nội dung công việc, thống nhận thức chi tiết nội dung công việc kiện Vào ngày diễn kiện, công việc cán điều hành chịu trách nhiệm giám sát công việc nhằm đảm bảo công việc tiến hành theo... bảng nội dung cơng việc hiệu hình ảnh tổng thể kiện Khách nhìn thấy cảm nhận gì? Tác động tới khơng khí kiện? v.v… Bảng nội dung cơng việc kịch kiện Nhà tổ chức kiện cần đảm bảo nội dung công việc