GIỚI THIỆU Microsoft Access là một trong bộ phần mềm ứng dụng văn phòng của Microsoft Office (Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Access). Là phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ dễ dùng nhất, Microsoft Access đã trở thành một trong những hệ quản trị cơ sở dữ liệu không thể thiếu đối với ai quan tâm đến cơ sở dữ liệu quan hệ. Chương 1  Giới thiệu HQT CSDL Access 2 Chương 2 Tạo lập Cơ sở dữ liệu 6 Chương 3 Thiết kế truy vấn 15 Chương 4 Thiết kế biểu mẫu, báo cáo 36 Chương 5 BÀI TẬP CSDL QUẢN LÝ SINH VIÊN 52 Tài liệu tham khảo từ: http://ebook.edu.net.vn Do các giảng viên Khoa CNTT, ĐHSP Hà Nội biên soạn. Hệ quản trị CSDL Microsoft Access 2003 Trang 2 Chương 1 Giới thiệu HQT CSDL Access  Mục đích: - Giúp sinh viên nắm được mô hình CSDL quan hệ. - Giúp sinh viên hiểu được khái niệm HQT CSDL quan hệ và các chức năng của một HQT CSDL. - Sinh viên biết được khả năng ứng dụng của Microsoft Access đối với các bài toán quản lý vừa và nhỏ. - Giúp cho sinh viên có cái nhìn tổng quan về môi trường làm việc của Microsoft Access.  Nội dung - Một số khái niệm cơ bản - HQT CSDL Microsoft Access - Môi trường làm việc của Microsoft Access 1. Một số khái niệm cơ bản 1.1 Khái niệm HQT CSDL quan hệ - Cơ sở dữ liệu (Database): là một tập hợp các dữ liệu có liên quan với nhau chứa thông tin về một tổ chức nào đó (như một trường đại học, một ngân hàng, một công ty, một nhà máy, ), được lưu trữ trên các thiết bị nhớ thứ cấp (như băng từ, đĩa từ, …) để đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin của nhiều ngườ i sử dụng với nhiều mục đích khác nhau. - Mô hình CSDL quan hệ: Theo mô hình này, dữ liệu được thể hiện trong các bảng. Mỗi bảng gồm các dòng và cột, mỗi cột có một tên duy nhất. Mỗi dòng cho thông tin về một đối tượng cụ thể trong quản lý (mỗi dòng thường được gọi là một bản ghi hay một bộ). - HQTCSDL quan hệ: là phần mềm để tạo lậ p CSDL theo mô hình CSDL quan hệ và thao tác trên CSDL đó. 1.2 Các tính năng của HQT CSDL quan hệ - Khả năng lưu trữ dữ liệu lâu dài. - Truy nhập số lượng lớn thông tin một cách hiệu quả. - Được xây dựng trên mô hình dữ liệu (quan hệ). - Ngôn ngữ cấp cao để định nghĩa và thao tác dữ liệu. - Đồng bộ các truy nhập cạnh tranh. - Kiểm tra tính đúng đắn của dữ liệu và thẩm quyền truy nhập. - Phục hồi. TRUNG TÂM TIN HỌC - NGOẠI NGỮ MỸ Á ĐC: 5 Ngô Gia Tự - Hội An, ĐT: 916740 Trang 3 2. HQT CSDL Access 2.1 Khả năng và ứng dụng của Access - Access là HQTCSDL quan hệ, phù hợp với các bài toán quản lý vừa và nhỏ. - Access cung cấp hệ thống công cụ phát triển (Development tools) khá mạnh giúp các nhà phát triển phần mềm đơn giản trong việc xây dựng trọn gói các dự án phần mềm quản lý qui mô vừa và nhỏ. - Access được dùng để: + Xây dựng hệ cơ sở dữ liệu (phầ n cơ sở dữ liệu, còn phần phát triển phần mềm có thể sử dụng các công cụ khác để làm như: Visual Basic, Visual C, Delphi, .Net, …). + Xây dựng chọn gói các phần mềm quản lý quy mô vừa và nhỏ. 2.2 Chế độ làm việc của Access - Chế độ sử dụng công cụ có sẵn: Giúp cho người sử dụng không chuyên có thể xây dựng chương trình quản lý. - Chế độ lậ p trình: Dùng ngôn ngữ VBA (Visual Basic for Application), người sử dụng chuyên nghiệp có thể phát triển ứng dụng, kiểm soát chặt chẽ dữ liệu, phân quyền truy nhập. 2.3 Ngôn ngữ định nghĩa và thao tác dữ liệu - Ngôn ngữ QBE (Query By Example): cho phép bạn xây dựng các truy vấn dữ liệu bằng cửa sổ thiết kế và bằng các công cụ có sẵn. - Ngôn ngữ SQL (Structure Query Language): cho phép bạn truy vấn dữ liệu bằng các câu lệnh có cấ u trúc. 3. Môi trường làm việc của Microsoft Access 3.1 Khởi động Access - Trên màn hình desktop của Window, kích chuột vào nút Start chọn Progams/Microsoft Office/Micorosoft Office Access. Hệ quản trị CSDL Microsoft Access 2003 Trang 4 3.2 Hệ thống menu chính của Access - File: Các thao tác cơ bản trên tệp. - Edit: Các thao tác soạn thảo. - Create Shortcut: tạo lối tắt trên màn hình Windows. - View: Các chế độ quan sát đối tượng. - Insert: Thêm một thành phần vào đối tượng đang thiết kế. - Tools: Các công cụ, tiện ích CSDL. Relationship: Xem mối quan hệ giữa các bảng trong CSDL. Database utilities: Các tiện ích cơ s ở dữ liệu như: + Chuyển đổi dữ liệu giữa các phiên bản (Convert). + Nén tệp CSDL (Compact). + Tạo menu nhờ công cụ sẵn có (Switch Board). + Chia nhỏ tệp CSDL (Split). + Tạo tệp MDE, để che giấu các thiết kế. + Bảo mật quyền truy nhập (Security). - Windows: Cách sắp đặt các cửa sổ trên màn hình. - Help: Trợ giúp TRUNG TÂM TIN HỌC - NGOẠI NGỮ MỸ Á ĐC: 5 Ngô Gia Tự - Hội An, ĐT: 916740 Trang 5 3.3 Các thành phần của CSDL Access - Bảng (tables): Nơi trực tiếp chứa dữ liệu. Access có thể gộp tới 32 768 đối tượng (tổ hợp các bảng, biểu mẫu, báo biểu, …), và có thể mở cùng một lúc tới 1 024 bảng nếu như có đủ sẵn tài nguyên. Có thể nhập khẩu, kết nối các bảng từ các ứng dụng cơ sở dữ liệu khác như Paradox, Excel, FoxPro, dBase, … - Truy vấn (Queries): Tạo nguồn dữ liệu cho các giao diện nhập liệu, các báo cáo của người sử dụng trực tuyến, … - Biểu mẫu (Form): Hiển thị dữ liệu có trong các bảng hay truy vấn và cho phép bổ sung các dữ liệu mới, đồng thời hiệu chỉnh hay xóa dữ liệu hiện có. Có thể kết hợp ảnh và đồ thị vào biểu mẫu, thậm chí cả âm thanh. - Báo cáo (Report): In dữ liệu từ các bảng hoặc các bộ hỏi theo hầu như bất kỳ dạng thức nào bạn muốn. Access cho phép bổ sung đồ họa vào báo cáo. - Macro: là một hình thức lập trình đơn giản. Nó được dùng để gắn kết các đối tượng chính trong chương trình như liên hệ giữa các form, tạo menu. - Module: Là chương trình viết bằng VBA. Hệ quản trị CSDL Microsoft Access 2003 Trang 6 Chương 2 Tạo lập Cơ sở dữ liệu  Mục đích - Giúp sinh viên biết cách mở một CSDL đã tồn tại. - Giúp sinh viên biết cách tạo một CSDL mới hoàn toàn, cách xây dựng các bảng cho CSDL này.  Nội dung - Tạo CSDL mới - Mở CSDL đã tồn tại - Tạo bảng - Thiết kế các thuộc tính của bảng - Tạo quan hệ giữa các bảng 1. Tạo CSDL mới 1.1 Tạo CSDL trống - Chọn File/New trên thanh menu chính sẽ xuất hiện cửa sổ new file bên phải của sổ làm việc của Access. - Trong cửa sổ new file chọn Blank Database xuất hiện cửa sổ File new database - Đặt tên CSDL cần tạo vào mục File name, chọn vị trí đặt tệp CSDL trong mục Save in, sau đó kích chuột vào nút Create để tạo CSDL. Access tạo ra một tệp CSDL có tên trùng với tên CSDL và có đuôi là .mdb. - Khi tạo mớ i một CSDL theo cách này, của sổ làm việc của CSDL sẽ mở ra và người sử dụng (NSD) phải tự thiết kế tất cả các bảng dữ liệu, các đối tượng khác cho CSDL. 1.2 Tạo CSDL theo mẫu có sẵn - Chọn File/new - Trong cửa sổ New file chọn mục On my computer, xuất hiện cửa sổ Template. - Trong cửa sổ Template chọn trang Databases, chọn một CSDL mẫu có sẵn và kích nút OK, cửa sổ File new database xuất hiện để bạn đặt tên cho CSDL. Chương trình Database Wizard sẽ được khởi động để sinh ra cơ sở dữ liệu mẫu mà bạn đã chọn. Tạo mới một CSDL theo cách này chúng ta được một CSDL mới đã có sẵn một số bảng, form, report, 2. Mở cơ sở dữ liệu Để mở một CSDL đã tồn tại chúng ta chọn File/ Open, cửa sổ Open sẽ xuất hiện. Trong cửa sổ này bạn phải chọn tệp CSDL có đuôi .mdb, rồi chọn Open. - Hoặc, Chọn biểu tượng trên thanh công cụ (Toolbar). - Kết quả của thao tác trên là mở ra cửa sổ làm việc của CSDL. TRUNG TÂM TIN HỌC - NGOẠI NGỮ MỸ Á ĐC: 5 Ngô Gia Tự - Hội An, ĐT: 916740 Trang 7 - 3. Tạo bảng 3.1 Các kiểu dữ liệu - Text: Xâu ký tự có độ dài £ 255. - Memo: Văn bản độ dài đến khoảng 65000 ký tự. - Number: Số thực, số nguyên. - Date/Time: Ngày giờ. - Curency: Tiền tệ. - Autonumber: Số nguyên, tự động tăng thêm khi có bản ghi mới. - Yes/No: Dữ liệu logic, giá trị thực 0, 1. - OLE Object: ảnh hoặc văn bản lớn. - Hyperlink: Địa chỉ trang web. 3.2 Tạo cấu trúc bảng Bước 1: Mở cửa sổ thiết kế cấu trúc bảng Cách 1: Từ cửa sổ Database, trong mục Object chọn Tables -> Create table in Design view -> Design Cách 2: Từ cửa sổ Database, trong mục Object chọn Tables -> , cửa sổ New Table như sau xuất hiện. Trong cửa sổ này ta chọn Design View -> OK. Màn hình tạo bảng Hệ quản trị CSDL Microsoft Access 2003 Trang 8 Kết thúc bước 1 ta có cửa sổ tạo cấu trúc bảng như sau: Bước 2: Thiết kế các trường (cột) của bảng Từ cửa sổ Table ở trên, chúng ta lần lượt thiết kế từng trường dữ liệu như sau: - Nhập tên trường trong mục Field Name. - Chọn kiểu dữ liệu của trường trong mục Data Type - Ghi mô tả của trường trong mục Description - Nhập các thuộc tính (ràng buộc) của trường này trong các phần General, phần Lookup Bước 3: Ghi lại cấu trúc bảng vừa tạo - Chọn biểu tượng trên thanh công cụ. Cửa sổ Save As xuất hiện TRUNG TÂM TIN HỌC - NGOẠI NGỮ MỸ Á ĐC: 5 Ngô Gia Tự - Hội An, ĐT: 916740 Trang 9 - Nhập tên bảng trong phần Table Name -> OK. 4. Ràng buộc dữ liệu khi thiết kế bảng Để xác định thuộc tính của trường có thể dùng ngay hộp thoại tạo bảng. - Field size (độ rộng): Độ rộng của trường số hoặc xâu ký tự. - Format (khuôn dạng): Khuông dạng của dữ liệu khi hiển thị, phụ thuộc vào kiểu dữ liệu: s ố, ngày, giờ, logic, khuôn dạng đặc biệt. - Input Mask (Mặt nạ nhập): Dạng của dữ liệu nhập. Đó là một xâu ký tự, chứa những ký tự sau: Ký tự Ý ngh ĩ a 0 Các chữ số. Bắt buộc nhập 9 Các chữ số hoặc dấu cách. Không bắt buộc nhập. # Các chữ số, dấu + - hoặc dấu cách. Không bắt buộc nhập. L Chữ cái . Bắt buộc nhập. ? Chữ cái. Không bắt buộc nhập. A Chữ cái hoặc chữ số. Bắt buộc nhập. a Chữ cái hoặc chữ số. Không bắt buộc nhập. & Ký tự bất kỳ hoặc khoảng trống. Bắt buộc nhập. . , : - / Các d ấu phân cách cho kiểu d ữ liêu số và ngày giờ < Đổi các ký tự bên phải ký tự này thành chữ thường. > Đổi các ký tự bên trái ký tự này thành chữ hoa. Ký tự khác Hiện nguyên dạng ký tự đó. Không được lưu trong bảng. Tương tự thuộc tính format. Dùng cách này người sử d ụng dễ hiểu hơn. Password Che giấu thông tin khi nhập. Nếu không quen sử dụng, kích hoạt nút … để gọi Wizard. - Default Value: Giá trị ngầm định. Thường là một biểu thức, có xuất hiện hằng, các hàm mẫu và các phép toán. - Required: (Yes/No, ngầm định là No) không cho phép đưa giá trị Null vào trường. - AlloZeroLength: (Yes/No, ngầm định là No) chỉ dùng cho các trường kiểu Text hoặc Memo, cho phép nhận giá trị là xâu rỗng. - Caption (Phụ đề): Tên cột khi hiện bảng ở chế độ Datasheet. - Validation Rule: Một điều kiện mà dữ liệu nhập vào trường phải thỏa. Điều kiện có thể dùng: Hệ quản trị CSDL Microsoft Access 2003 Trang 10 + Các hằng: Phải dùng các dấu phân cách: Cặp nháy kép cho xâu kư tự, cặp # cho ngày giờ. + Các phép toán so sánh: =, >, <, >=, <=. + Các phép toán logic: NOT, AND, OR, XOR, IMP, EQV. + Các toán tử đặc biệt khi thao tác dữ liệu: Between, Like, In, … - Validation Text: Dòng thông báo được hiển thị khi dữ liệu nhập vào trường vi phạm luật được nêu trong Validation Rule. - Indexed: Có dùng chỉ số cho trường đang xét không. Chỉ số cho phép sắp xếp dữ liệu theo trườ ng đang xét để tăng tốc độ tìm kiếm. Sau khi xác định chỉ số tại thuộc tính của trường, Access sẽ điền thêm 1 chỉ số mới vào bảng chỉ số. Muốn thay đổi thông tin liên quan đến chỉ số, chọn View-Indexs. - Lookup: Khi muốn kiểm soát dữ liệu đảm bảo dữ liệu nhập vào một trường chỉ nhận một trong số các giá trị hoặc lấ y từ một trường nào đó ở bảng khác, chuyển thành trường dạng Lookup. + Display Control: Có thể chọn List Box, hoặc ComboBox thay cho dạng Text Box thông thường. + Row Source Type: Kiểu nguồn dữ liệu, dạng bảng hoặc danh sách giá trị. + Row Source: Nguồn dữ liệu, Bảng/truy vấn hoặc danh sách giá trị. + Bound Column: Số thứ tự của cột cho giá trị. + Column Count: Tổng s ố cột hiển thị trong hộp. + Column width: Độ rộng cột. Chú ý: Khi xác định những kiểm soát dữ liệu liên quan đến nhiều trường khác nhau, phải xác định tại Table Properties 5. Tạo quan hệ giữa các bảng Bước 1: Mở cửa số Relationship bằng cách: • Chọn Tools -> Relationship • Hoặc kích hoạt biểu tượng trên thanh công cụ • Hoặc từ cửa sổ Database click chuột phải -> Relationship. [...]... nhân viên Ngày vào biên chế Trang 13 Ngày biên chế < ngày sinh 18 năm trở lên Hệ quản trị CSDL Microsoft Access 2003 Bảng TDNN lưu trữ thông tin về trình độ ngoại ngữ của các nhân viên trong cơ quan STT 1 Tên trường Kiểu Text MANV Độ rộng 5 Ý nghĩa Mã nhân viên 2 MANN Text 2 Mã ngoại ngữ 3 TDO Text 1 Trình độ ngoại ngữ Ghi chú: Các trường in đậm thuộc khóa chính Trang 14 Ràng buộc Phải tồn tại trong bảng... vấn Các toán tử trong Microsoft Access Thiết kế truy vấn QBE Thiết kế truy vấn SQL 1 Tổng quan về truy vấn a Tác dụng của truy vấn - Dùng để trả lời các câu hỏi có tính chất tức thời Bộ hỏi được dùng để lựa chọn các bản ghi (record), cập nhật các bảng và bổ sung các bản ghi mới vào bảng Dùng làm nguồn dữ liệu cho các biểu mẫu, báo cáo Tạo lập, cập nhật CSDL b Trong Access, người ta chia truy vấn thành... truy vấn - QBE: Dùng thiết kế các truy vấn thao tác dữ liệu ở mức tương đối đơn giản SQL: Xây dựng tất cả các loại truy vấn 2 Các toán tử trong Access a Toán tử số học Toán tử + Mô tả Cộng hai toán hạng Trang 15 Ví dụ [lương]+[phụ cấp] Hệ quản trị CSDL Microsoft Access 2003 -(toán tử đơn) * Trừ hai toán hạng Thay đổi dấu của một toán hạng Nhân hai toán hạng / Date-30 -12345 [hệ số]*[lương cơ bản] 15.2/12.55... Table chọn các bảng dữ liệu hoặc các truy vấn liên quan đến câu hỏi, bằng cách Chọn tên bảng (hoặc tên truy vấn) -> Add Kết thúc quá trình chọn bảng, truy vấn chọn Close Ví dụ, câu hỏi liên quan đến 2 bảng PHONG, NHANVIEN chúng ta có cửa sổ: Trang 19 Hệ quản trị CSDL Microsoft Access 2003 - Field: Các trường liên quan đến truy vấn Có thể xuất hiện ở kết quả hoặc điều kiện tìm kiếm Trường kết xuất có dạng... Name Trang 27 Hệ quản trị CSDL Microsoft Access 2003 - Bổ sung các điều kiện cần thiết như trong hình sau: f Truy vấn loại bỏ Nếu loại bỏ một số bản ghi đơn lẻ, có thể loại bỏ trực tiếp trên bảng hoặc form Truy vấn loại bỏ được sử dụng khi loại bỏ các bản ghi thỏa mãn điều kiện nào đó có thể được thiết kế bằng QBE hoặc bằng SQL để chạy tự động trong chương trình Các bước để tạo truy vấn loại bỏ: -... thuật" Ví dụ 3:Cho biết mã nhân viên, họ tên, ngày sinh của những nhân viên có tiếng Anh đạt trình độ từ C trở lên SELECT nhanvien.manv, hoten, ngaysinh FROM (nhanvien INNER JOIN tdnn ON nhanvien.manv=tdnn.manv) INNER JOIN dmnn ON tdnn.mann=dmnn.mann WHERE tennn=’Anh’ AND tdo>=’C’ Trang 33 Hệ quản trị CSDL Microsoft Access 2003 Chú ý: Khi sử dụng nhiều bảng trong câu lệnh SQL với những thuộc tính xuất hiện... làm việc của các nhân viên: mã phòng, tên phòng, địa chỉ phòng Mỗi phòng có thể có nhiều nhân viên - Thông tin cá nhân của nhân viên: mã nhân viên, họ tên, giới tính, mã phòng làm việc … - Thông tin về trình độ ngoại ngữ của nhân viên: Mỗi nhân viên có thể biết một hoặc nhiều ngoại ngữ khác nhau hoặc có thể không biết một ngoại ngữ nào Ngược lại cũng có những ngoại ngữ được liệt kê trong danh sách nhưng... chọn thông thường trong phần a (truy vấn chọn) sang truy vấn tính toán bằng cách chọn biểu tượng totals trên thanh công cụ hoặc trên thanh menu chọn View -> Totals Trang 21 Hệ quản trị CSDL Microsoft Access 2003 Sau khi thực hiện các bước trên, cửa sổ của truy vấn tính toán có dạng như sau: Trong mục Total của mỗi cột có những lựa chọn sau: - Group by: Dùng để chỉ ra trường nào là trường phân nhóm... phòng, tổng lương mà phòng đó được nhận Ví dụ 3: Đếm số nhân viên nữ trong cơ quan c Truy vấn tham số Khi thực hiện truy vấn, màn hình nhập giá trị tham số sẽ xuất hiện: Trang 23 Hệ quản trị CSDL Microsoft Access 2003 Truy vấn sẽ được thực hiện với giá trị tham số được nhập từ bàn phím cho kết quả hoặc điều kiện Cách tạo truy vấn tham số - Thực hiện các bước tạo truy vấn như trong phần 3.1 Để biến một đối... ra được những phòng có số nhân viên là 0 Muốn thể hiện đúng kết quả phép kết nối trong truy vấn phải là outer Join (Left Join) Trường hợp 1: Dùng inner Join Kết quả: Trang 25 Hệ quản trị CSDL Microsoft Access 2003 Trường hợp 2: Dùng Outer Join Cách tạo truy vấn Outer Join Sau khi mở cửa sổ thiết kế truy vấn Chọn kiểu truy vấn thích hợp: truy vấn chọn, truy vấn tính toán, truy vấn tham số, … Muốn chuyển . An, ĐT: 916740 Trang 3 2. HQT CSDL Access 2.1 Khả năng và ứng dụng của Access - Access là HQTCSDL quan hệ, phù hợp với các bài toán quản lý vừa và nhỏ. - Access cung cấp hệ thống công cụ phát. Microsoft Access 3.1 Khởi động Access - Trên màn hình desktop của Window, kích chuột vào nút Start chọn Progams/Microsoft Office/Micorosoft Office Access. Hệ quản trị CSDL Microsoft Access. nhỏ. 2.2 Chế độ làm việc của Access - Chế độ sử dụng công cụ có sẵn: Giúp cho người sử dụng không chuyên có thể xây dựng chương trình quản lý. - Chế độ lậ p trình: Dùng ngôn ngữ VBA (Visual