Quản lý dự trữ (Phần 4) 6. Dữ liệu dự trữ (Tiếp theo) 6.4. Mức dự trữ Mức dự trữ là mức hàng mà tại đó cần đặt thêm hàng mới, là mức dự trữ tối thiểu cần được dự tínhMuốn vậy cần biết:  Thời gian từ lúc đặt hàng đến lúc nhận được hàng · Lượng hàng dự trù bán được trong thời gian chờ đợi · Hàng cần để dự phòng những trường hợp rủi ro 7. Kiểm kê hàng hoá 7.1. Khái niệm kiểm kê hàng hoá Kiểm kê hàng hoá là quá trình kiểm đếm và ghi chép toàn bộ dữ liệu hàng hoá vào danh mục kiểm kê. Kiểm kê hàng hoá cho phép:  Đếm số lượng · So sánh với số lượng ghi trên sổ sách, chứng từ · Tìm ra nguyên nhân thiếu hụt để khắc phục và cải tiến 7.2. Các bước tiến hành kiểm kê hàng hoá · Chuẩn bị Danh mục kiểm kê h hhhMục đích: Thu thập đầy đủ dữ liệu dự trữ, tránh bỏ sót dữ liệu cần thiếthh hhPhương tiện: Bằng nhiều cách: Sổ, trang giấy… Danh mục kiểm kê Trang 1 Số lượng Tên hàng Ki ểm kê Thẻ kho Chênh lệch Giá vốn Giá bán   Kiểm đếm và ghi số lượng từng loại dự trữ vào danh mục kiểm kê. Trong bước này cần chú ý tránh sai sót và ghi chi tiết cả về số lượng và danh mục. · Ghi thông tin từ thẻ kho sang Danh mục kiểm kê: Cần chú ý đảm bảo thông tin cập nhật, là số liệu mới nhất, cần có thông tin chính xác để ra quyết định kinh doanh đúng đắn · Đối chiếu số liệu hhhhh- Danh mục đối chiếu hhhhh- Loại hàng. Ví dụ mặt hàng dầu ăn:Đối chiếu số liệu trong danh mục kiểm kê (thực còn bao nhiêu hàng) 12Cột còn thẻ kho (Đáng ra phải còn bao nhiêu hàng) -15Để tìm ra số chênh lệch (Thiếu hụt bao nhiêu hàng) = -12Chú ý cần tìm nguyên nhân vì sao lại có sự sai lệch và cần điều chỉnh như thế nào?· Viết lại số liệu chính xác vào thẻ kho: hhhhh- Ghi giá vốn của từng loại dự trữ vào danh mục kiểm kê hhhhh- Tính tổng giá trị mỗi loại dự trữ 7.3. Sử dụng thông tin kiểm kê hàng hoá để cải tiến hoạt động kinh doanh.Kiểm kê hàng hoá giúp nhận thấy:  Hàng hoá, nguyên liệu dự trữ có đúng loại hay không? · Có đủ số lượng hay không? · Có đảm bảo chất lượng hay không? Từ đó có thể:  Giải quyết những vấn đề còn tồn tại trong quản lý dữ liệu dự trữ · Cải tiến từng công việc trong quản lý dự trữ và đưa ra những quyết định kinh doanh đúng đắn cho công ty 7.4. Khi nào cần kiểm kê hàng hoá Vấn đề đặt ra là có nên kiểm kê hàng hoá thường xuyên hay không, nên kiểm kê hàng hoá định kỳ theo tuần, tháng hay năm. Đồng thời cũng cần lựa chọn thời điểm kiểm kê (trong giờ làm việc, vào buổi tối sau khi hết khách hay vào chủ nhật/ ngày nghỉ). 7.5. Quyết định phương thức tối ưu cho DN Quyết định phương thức tốt nhất cho doanh nghiệp  Không qu ản lý dữ liệu dự trữ·  Lượng hàng dự trữ lớn  Có nhiều loại h àng hoá hay nguyên vật liệu  Dự trữ không đư ợc đảm bảo an toàn  Có nhiều công nhân v à nhân viên hoặc công nhân mới v ào làm việc  Có nhiều vấn đề li ên quan tới việc thất thoát hàng hoá Có th ể quyết định thỉnh thoảng mới kiểm kê hàng dự trữ nếu:  Có quản lý dữ liệu dự trữ  Số lượng dự trữ nhỏ  Chỉ có một vài loại h àng hoá hoặc nguyên vật liệu  Dự trữ đư ợc đảm bảo an toàn  Không có vấn đề g ì liên quan đến việc thất thoát hàng hoá . Quản lý dự trữ (Phần 4) 6. Dữ liệu dự trữ (Tiếp theo) 6.4. Mức dự trữ Mức dự trữ là mức hàng mà tại đó cần đặt thêm hàng mới, là mức dự trữ tối thiểu cần được dự tínhMuốn vậy. định thỉnh thoảng mới kiểm kê hàng dự trữ nếu:  Có quản lý dữ liệu dự trữ  Số lượng dự trữ nhỏ  Chỉ có một vài loại h àng hoá hoặc nguyên vật liệu  Dự trữ đư ợc đảm bảo an toàn  Không. thức tốt nhất cho doanh nghiệp  Không qu ản lý dữ liệu dự trữ  Lượng hàng dự trữ lớn  Có nhiều loại h àng hoá hay nguyên vật liệu  Dự trữ không đư ợc đảm bảo an toàn  Có nhiều công