Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần Tư vấn và Xây dựng Ngọc Hà.DOC

Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần Tư vấn và Xây dựng Ngọc Hà

LỜI MỞ ĐẦU

Hiện nay đất nước chúng ta đang bước vào thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại

hóa phấn đấu tới năm 2020 cơ bản trở thành một nước công nghiệp với xu thế hội nhập toàn cầu Vì vậy trên mọi lĩnh vực, mọi ngành nghề đều phát triển, đã có rất nhiều doanh nghiệp sản xuất cũng như doanh nghiệp thương mại ra đời tạo được uy tín và vị trí đứng trên thị trường trong và ngoài nước Mục tiêu hàng đầu cũng là điều kiện tồn tại của các doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh đó là lợi nhuận, để đạt hiệu quả cao các doanh nghiệp cần tổ chức quản lý và hạch toán sao cho phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của mình.

Nhận thấy sự cần thiết cũng như tầm quan trọng của công tác hạch toán kế toán, sau thời gian học tập tại trường và thực tập tại Công ty Cổ phần Tư vấn và Xây dựng Ngọc Hà, nhờ sự chỉ dạy tận tình của ban giám đốc, cán bộ nhân viên phòng kế toán cùng với sự hướng dẫn chu đáo của giảng viên hướng dẫn TS PHẠM ĐỨC CƯỜNG đã giúp em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp Ngoài lời mở đầu, nội dung chuyên đề của em gồm 3 phần chính :

Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần

Do lượng kiến thức của bản thân còn hạn chế, vì vậy Báo cáo của em còn thiếu sót, em rất mong nhận được sự chỉ bảo của các thầy, các cô để báo cáo của em được hoàn thiện hơn.

Hà Nội, ngày 14 tháng 10 năm 2010

Sinh viên thực hiện:

Trần Xuân Lâm

CHƯƠNG 1:

ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠICÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN VÀ XÂY DỰNG NGỌC HÀ

1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Tư vấn và Xây dựng NgọcHà.

Công ty Cổ phần Tư vấn và Xây dựng Ngọc Hà là công ty xây dựng thiết kế quy hoạch tổng mặt bằng, kiến trúc, nội ngoại thất đối với công trình xây dựng dân dụng, công nghiệp Lập dự án đầu tư xây dựng, tư vấn thẩm định hồ sơ và tổng hợp dự toán công trình, tư vấn giám sát thi công các công trình xây dựng, công trình thuỷ điện, lập dự toán và tổng dự toán công trình, khảo sát xây dựng phục vụ việc lập dự án và thiết kế kỹ thuật thi công công trình Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông thuỷ lợi Chính vì vậy mà nguyên vật liệu chủ yếu tại công ty là vật liệu xây dựng

Danh mục một số loại nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần Tư vấn và Xây

Việc phân loại nguyên vật liệu: Tại công ty nguyên vật liệu được phân loại dựa vào công dụng bao gồm các loại :

+ Vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu trong doanh nghiệp là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên thực thể của sản phẩm mới Bao gồm các loại sau: Thép, xi măng, gạch, bó vỉ, tấm đan, đá hộc…

+ Vật liệu phụ: là đối tượng lao động nhưng nó không phải là cơ sở

vật chất chủ yếu hình thành nên thực thể của sản phẩm mà nó chỉ làm tăng chất lượng nguyên vật liệu chính

+ Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng của các loại máy móc, thiết bị của công ty bao gồm phụ tùng thay thế các loại máy móc, máy trộn bê tông, mũi khoan….

+ Phế liệu thu hồi: bao gồm các đoạn thừa của thép không dùng được nữa…

Hiện tại công ty phân nhóm nguyên vật liệu theo các chi nhánh của công ty.

1.2 Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Tư vấn vàXây dựng Ngọc Hà.

1.2.1 Phương thức hình thành

Nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần Tư vấn và Xây dựng Ngọc Hà được hình thành từ hai nguồn chính là mua ngoài và tự ra công chế biến Bó vỉ và tấm đan là hai nguyên vật liệu tự gia công Việc gia công thường được làm ngay tại kho công trình nên khi gia công xong vật liệu sẽ được nhập kho hoặc xuất cho sử

dụng luôn Đối với những vật liệu được mua ngoài quy trình nhập kho được thể hiện qua sơ đồ 1-1: Quy trình nhập kho vật liệu

Sơ đồ 1- 1: Quy trình nhập kho vật liệu

Giải thích các bước:

Bước (1): Khi nguyên vật liệu về tới công ty người đi mua hàng mang hoá đơn (trong trường hợp bên bán chưa xuất hoá đơn thì mang hợp đồng kinh tế và bảng báo giá)

Bước (2): Thủ kho, người mua hàng và nhân viên giao hàng bên bán sẽ căn cứ vào hoá đơn ( hợp đồng kinh tế, bảng báo giá) kiểm tra chất lượng, chủng loại quy cách vật tư nếu đúng chủng loại thì thủ kho cho nhập kho, và ghi vào phiếu nhập kho.

Bước (3): Hàng ngày hoặc định kỳ thủ kho mang hoá đơn, phiếu nhập kho lên phòng kế toán của công ty,kế toán ghi vào các sổ thẻ chi tiết Định kỳ kế toán vật tư và thủ kho đối chiếu số lượng.

1.2.2 Phương thức sử dụng

Nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần Tư vấn và Xây dựng Ngọc Hà được xuất sử dụng cho thi công các công trình Căn cứ vào số lượng vật tư yêu cầu tính toán theo định mức sử dụng của cán bộ kỹ thuật,phòng kế hoạch kỹ thuật vật tư lập phiếu xuất kho gồm 2 liên Người lĩnh vật tư mang 2 liên phiếu vật tư đến kho để xin lĩnh vật tư Thủ kho căn cứ vào quyết định của đội trưởng và theo tiến độ

thi công để xuất vật liệu Sau khi đối chiếu khối lượng nguyên vật liệu trên phiếu xuất kho tại cột số lượng yêu cầu với khối lượng nguyên vật liệu thực tế trong kho thủ kho sẽ ghi vào phiếu xuất kho ở cột số lượng thực xuất và ký xác nhận Sau đó thủ kho tiến hành xuất kho nguyên vật liệu

1.2.3 Đánh giá nguyên vật liệu

Tính giá nguyên vật liệu là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán NVL Tính giá nguyên vật liệu là dùng tiền để biểu hiện giá trị của

NVL Việc tính giá nguyên vật liệu tại Công ty tuân thủ chuẩn mực kế toán Số 02-Hàng tồn kho, theo chuẩn mực này NVL luân chuyển được tính theo giá thực tế

+ Đối với Nguyên vật liệu nhập kho: Tại Công ty nguyên vật liệu nhập kho chủ yếu từ mua ngoài giá NVL nhập kho bao gồm giá mua(không bao gồm thuế VAT) cộng với chi phí thu mua phát sinh(chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong định mức ) và trừ đi các khoản giảm trừ (chiết khấu thương mại ) Còn đối với những NVL nhập kho từ gia công chế biến giá thực tế nhập kho bao gồm giá xuất và chi phí gia công chế biến, vận chuyển bốc dỡ

+ Đối với nguyên vật liệu xuất kho: Công ty tính giá NVL xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ.

1.2.4 Hệ thống các kho của công ty

Hiện tại công ty có một trụ sở và 3 chi nhánh mỗi chi nhánh.Trụ sở chính đặt ở Hà Nội có kho đặt ở Mỹ Đình gọi là kho Mỹ Đình Chi nhánh Thái Nguyên, Nam Định, TP Hồ Chí Minh mỗi chi nhánh có một kho được bố trí gần các công trình mà công ty đang thi công để thuận tiện cho việc vận chuyển.Hệ thống kho của công ty mới chỉ được xây dựng tạm thời vẫn còn nhiều bất cập.

Công ty Cổ phần Tư vấn và Xây dựng Ngọc Hà là công ty xây dựng nên có một đặc thù riêng là nguyên vật liệu sử dụng nhiều và thường xuyên nên một số vật liệu khi mua về không nhập kho mà được chuyển ngay đến chân công trình ví dụ như các loại vật liệu gạch, cát, đá hộc…

Trong phạm vi chuyên đề thực tập em chỉ nghiên cứu hạch toán nguyên vật liệu tại kho Mỹ Đình.

1.3 Tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Tư vấn và Xâydựng Ngọc Hà.

Việc cung ứng vật liệu tại công ty do phòng kế hoạch kỹ thuật phụ trách Phòng kế hoạch kỹ thuật có trách nhiệm thu mua vật tư, tính toán cấp hạn mức vật tư để phục vụ thi công sản xuất Phòng kế hoạch kỹ thuật có 6 người bao gồm 1 trưởng phòng và 5 nhân viên Công việc thu mua nguyên vật liệu do 2 nhân viên phụ trách dưới sự chỉ đạo của trưởng phòng Căn cứ vào định mức nguyên vật liệu sử dụng và tiến độ thi công nhân viên phụ trách thu mua lên kế hoạch thu mua nguyên vật liệu và lựa chọn nhà cung cấp Việc lựa chọn nhà cung cấp dựa vào các tiêu chí chất lượng, giá cả và các dịch vụ hậu mãi, trong đó chất lượng là tiêu chí quan trọng nhất Hiện tại công ty đã có những nhà cung cấp đáng tin cậy(Các chi nhánh Công ty Gang thép Thái Nguyên, ) nên khi có nhu cầu mua nguyên vật liệu việc lựa chọn các nhà cung cấp trở nên dễ dàng hơn Tại công ty Cổ phần Tư vấn và Xây dựng Ngọc Hà thực hiện phương trâm quyền lợi gắn với trách nhiệm,nên trong khâu thu mua nguyên vật liệu hai nhân viên thu mua sẽ chịu trách nhiệm trước công ty về chất lượng và tiến độ thu mua.

Việc xây dựng định mức nguyên vật liệu do 3 nhân viên trong phòng kế hoạch kỹ thuật thực hiện dưới sự chỉ đạo của giám đốc và trưởng phòng Định mức nguyên vật liệu sử dụng tùy thuộc vào các dự án, mặt bằng thi công

Việc sử dụng nguyên vật liệu phải được thông qua phòng kế hoạch kỹ thuật,khi có nhu cầu về nguyên vật liệu thì nhân viên đi nhận nguyên vật liệu lên phòng kế hoạch kỹ thuật lấy phiếu xuất kho và mang phiếu này xuống kho để thủ kho xuất nguyên vật liệu.

Kiểm kê nguyên vật liệu: Việc kiểm kê nguyên vật liệu tại công ty không thực hiện hàng tháng mà kiểm kê khi hoàn thành hạng mục công trình,hay có lệnh của giám đốc Việc thực hiện kiểm kê như vậy để xác định chính xác nguyên vật

liệu đã sử dụng cho từng công trình hạng mục giúp cho việc tính giá thành được chính xác Khi kiểm kê công ty thành lập ban kiểm kê bao gồm thủ kho, nhân viên thu mua và những người được giao nhiệm vụ kiểm kê Kết thúc kiểm kê những người được giao nhiệm vụ kiểm kê lập biên bản kiểm kê ghi rõ số lượng thực tế tồn kho của từng thứ nguyên vật liệu và kí xác nhận

Giá trị vật liệu chiếm một vị trí quan trọng trong giá thành sản phẩm ở các doanh nghiệp sản xuất Trong bảng cân đối kế toán, vật liệu được đưa vào phần tài sản lưu động và thường có tỷ lệ cao trong tài sản lưu động Do đó, sai sót trong việc đánh giá vật liệu có thể ảnh hưởng đến giá thành của kỳ này và kỳ tiếp theo Giá trị vật liệu luôn có sự giao động do quá trình nhập, xuất diễn ra thường xuyên Khi có nghiệp vụ nhập, xuất xảy ra kế toán tiến hành đánh giá về mặt giá trị cho từng loại vật liệu.

2.1.1 Tính giá nguyên vật liệu nhập kho

Hầu hết nguyên vật liệu sử dụng cho thi công xây dựng tại Công ty CP tư vấn và xây dựng Ngọc Hà chủ yếu là nguồn mua ngoài Do đó, việc tính giá thực tế vật liệu nhập kho đóng vai trò rất quan trọng, giúp công ty tính được chính xác chi phí bỏ ra của từng loại nguyên vật liệu Cũng chính vì vậy mà bộ phận kế toán công ty luôn theo dõi chặt chẽ giá vật liệu cũng như chi phí thu mua nhằm xác định chính xác giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho Giá thực tế của vật liệu nhập kho là toàn bộ chi phí mà công ty phải bỏ ra để có được nguyên vật liệu đó và được tính theo công thức sau:

Vì công ty hạch toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên giá mua là giá chưa bao gồm thuế GTGT.

- Trường hợp bên bán vận chuyển vật tư cho Công ty thì giá thực tế nhập kho chính là giá mua trên hoá đơn.

- Trường hợp vật tư do đội xe của Công ty tự vận chuyển thì giá thực tế nhập kho chính là giá mua trên hoá đơn cộng chi phí vận chuyển.

Ví dụ 1: Theo hoá đơn GTGT số 0085769 ngày 13/8/2009 mua gạch men

Prime của Công ty TNHH thương mại Hùng Tiến: - Số lượng: 2.500 viên

- Đơn giá: 50.000đ

- Thuế suất thuế GTGT: 5%

- Chi phí vận chuyển thuê ngoài: 350.000đ Trị giá vốn thực tế gạch hoa được tính như sau:

- Giá mua chưa có thuế: 2.500 x 50.000 = 125.000.000đ

* Trường hợp vật liệu tự sản xuất: Tính theo giá thành sản xuất thực tế * Vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến: Giá thực tế gồm giá trị vật liệu xuất chế biến cùng các chi phí liên quan khác (tiền thuê gia công, chế biến, chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong định mức…)

* Đối với vật liệu nhận đóng góp từ các đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia liên doanh: Giá thực tế là giá thoả thuận do các bên xác định cộng với các chi phí tiếp nhận nếu có.

* Đối với phế liệu: Giá thực tế là giá ước tính có thể sử dụng được hay giá trị thu hồi tối thiểu.

* Đối với vật liệu được tặng, thưởng: Giá thực tế tính theo giá thị trường tương đương cộng với chi phí liên quan đến việc tiếp nhận.

2.1.2 Tính giá nguyên vật liệu xuất kho.

Nguyên vật liệu được nhập kho từ nhiều nguồn khác nhau, ở nhiều thời điểm khác nhau nên có nhiều giá khác nhau Do đó, khi xuất kho nguyên vật liệu tùy thuộc vào đặc điểm hoạt động, yêu cầu quản lý mỗi doanh nghiệp chọn một phương pháp kế toán riêng Công ty CP tư vấn và xây dựng Ngọc Hà đã áp dụng phương pháp FiFo - nhập trước xuất trước.

Với phương pháp này, kế toán phải theo dõi được đơn giá thực tế và số lượng của từng lô hàng nhập kho Sau đó khi xuất kho căn cứ vào số lượng xuất tính ra giá trị thực tế xuất kho theo công thức:

Trị giá thực tế nguyên vật liệu

xuất kho

= Số lượng nguyên vật liệu xuất kho x

Đơn giá thực tế nguyên vật liệu của lô hàng nhập trước

Khi nào xuất hết số lượng của lô hàng nhập trước mới lấy đơn giá thực tế của lô hàng tiếp theo để tính ra giá thực tế xuất kho.

Ví dụ 2: Trích tài liệu về tình hình tồn kho - nhập - xuất gạch men Prime

500x500 tháng 08/2009 của Công ty TNHH thương mại Hùng Tiến:

A - Tồn kho đầu tháng 08/2009:

Số lượng: 150 viên - Trị giá: 8.700.000đ

B - Một số biến động trong tháng 08 như sau:

- Ngày 13/08 nhập mua gạch men Prime của Công ty TNHH thương mại Hùng Tiến số lượng: 2.500 viên thành tiền là 125.000.000đ, thuế suất thuế GTGT

2.2 Kế toán ban đầu.

Kế toán ban đầu là việc sử dụng những chứng từ kế toán, tài liệu cơ sở giúp cho việc ghi sổ kế toán bởi vì những tài liệu này được lập ngay sau khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đồng thời hoàn thành Mọi thông tin cung cấp từ chứng từ kế toán là chính xác nhất và kịp thời nhất cho các hoạt động kế toán cũng như quản lý trong doanh nghiệp Hoạt động kế toán nguyên vật liệu tại Công ty CP tư vấn và xây dựng Ngọc Hà được phản ánh một cách chi tiết và chính xác trên một hệ thống chứng từ hoàn thiện và được chia làm 2 loại như sau:

Chứng từ phản ánh tăng nguyên vật liệu:

- Nguyên vật liệu của Công ty được phản ánh tăng trong nhiều trường hợp, có thể tăng do mua ngoài, do gia công chế biến hay phát hiện thừa trong kiểm kê và cả những phế liệu thu hồi sau sản xuất Với mỗi trường hợp Công ty sử dụng các chứng từ khác nhau để ghi chép vào sổ sách kế toán Tại Công ty CP tư vấn và xây dựng Ngọc Hà để phản ánh tăng nguyên vật liệu, kế toán sử dụng các chứng từ sau:

- Chứng từ gốc: Hoá đơn mua hàng - Chứng từ ghi sổ:

+ Phiếu nhập kho (mẫu số 01-VT);

+ Biên bản kiểm nghiệm vật tư (mẫu số 03-VT)

Sau khi hoạch định được nhu cầu vật tư cho sản xuất, đối chiếu với thực tế vật tư tại kho, nếu có nhu cầu cần phải mua thêm một loại vật tư nào đó, phòng Kế hoạch tổng hợp sẽ xác định số lượng, chủng loại, quy cách phẩm chất và giao cho cán bộ vật tư đi ký kết hợp đồng với nhà cung cấp hoặc thu mua trên thị trường Khi nhận được “ hoá đơn GTGT ” của bên cung cấp, Phòng Kế hoạch tổng hợp sẽ đối chiếu với “ Hợp đồng ” để tiến hành kiểm nghiệm nguyên vật liệu nhập kho.

* Biên bản kiểm nghiệm vật tư: Tuỳ theo từng hợp đồng cung cấp mà nguyên vật liệu mua về có thể được giao nhận tại kho Công ty hoặc kho công trình hay tại nơi cung cấp Vật liệu mua được ban

Kiểm nghiệm kiểm tra mọi tiêu chuẩn về quy cách, chất lượng, chủng loại trước khi nhập kho Công ty sẽ lập Biên bản kiểm nghiệm vật tư bao gồm 1 trưởng ban là đại diện phòng Kế hoạch tổng hợp hoặc Đội trưởng đội thi công công trình và 02 uỷ viên là kế toán vật tư của công ty hoặc kế toán đội thi công, thủ kho và đại diện bên bán Phương pháp để kiểm nghiệm vật tư chủ yếu của Công ty là bằng phương pháp cảm quan Nếu nguyên vật liệu bảo đảm yêu cầu, cán bộ kiểm tra lập “Biên bản kiểm nghiệp vật tư ” và báo cho phòng Kế hoạch tổng hợp để lập “ Phiếu nhập kho” Còn nếu trong quá trình kiểm nghiệm vật liệu không đúng quy cách, phẩm chất như trong Hợp đồng, Công ty sẽ tiến hành trả lại người bán; Nếu có hao hụt trong định mức thì tính vào giá nhập kho, ngoài định mức thì quy trách nhiệm bồi thường.

* Phiếu nhập kho: Phiếu nhập kho thông thường được lập làm 4 liên, có đầy đủ chữ ký của 3 người: phụ trách cung tiêu, thủ kho và người giao hàng Sau khi ký xác nhận, 1 liên giao cho kế toán vật tư để ghi sổ, 1 liên giao cho thủ kho để vào thẻ kho, 1 liên giao cho kế toán thanh toán cùng với Hoá đơn GTGT để theo dõi thanh toán và 1 liên lưu gốc tại Phòng Kế hoạch tổng hợp Với những nguyên vật liệu thừa do thay đổi kế hoạch sản xuất, chủng loại sản phẩm, phòng Kế hoạch tổng hợp tiến hành nhập lại vào kho Lúc này “Phiếu nhập kho” chỉ nhập làm 2 liên: kế toán nguyên vật liệu giữ 1 liên để vào sổ kế toán và thủ kho giữ 1 liên để ghi vào thẻ kho “Phiếu nhập kho” được lập trên cơ sở số lượng nguyên vật liệu thực tế đem nhập kho và giá trị của vật tư đó xuất kho trước khi có sự thay đổi kế hoạch sản xuất, chủng loại sản phẩm.

Công ty đã đưa ra những quy định chặt chẽ về nhập xuất nguyên vật liệu nhằm đảm bảo hàng hoá nhập xuất kho được quản lý một cách tốt nhất Do đặc thù công ty xây dựng thường xuyên phải nhập xuất vật liệu xây dựng tại mỗi công trình, nên mỗi công trình có một kho vật liệu Khi vật tư được mua về, ban kiểm nghiệm tiến hành kiểm tra và xác nhận hàng vào biên bản kiểm nghiệm đã được mua theo hoá đơn, đảm bảo mẫu mã, chất lượng theo đúng điều khoản hợp đồng Căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm, thủ kho của công trình sẽ tiến hành làm thủ tục nhập kho vật tư theo trình tự.

Dưới đây là các mẫu chứng từ của Công ty trích trong tài liệu kế toán tháng 8/2009:

2.3 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Tư vấn và Xây dựngNgọc Hà.

Kế toán chi tiết NVL là việc ghi chép thường xuyên sự biến động nhập ,xuất , tồn của từng loại , nhóm , thứ NVL , cả về mặt giá trị hiện vật tại từng kho trong doanh nghiệp Hạch toán chi tiết NVL phải tiến hành đồng thời ở cả kho và phòng kế toán trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất Muốn vậy, các doanh nghiệp phải tiến hành tổ chức hệ thống chứng từ , mở các sổ kế toán chi tiết trên cơ sở lựa chọn và sử dụng phương pháp kế toán chi tiết NVL cho phù hợp nhằm tăng cường công tác quản lý doanh nghiệp Để tổ chức thực hiện được toàn bộ công tác kế toán chi tiết vật liệu thì trước hết phải bằng phương pháp chứng từ kế toán để phản ánh tất cả nghiệp vụ liên quan tới nhập xuất nguyên vật liệu Chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý để ghi sổ kế toán Tại Công ty Cổ phần Tư vấn và Xây dựng Ngọc Hà chứng từ kế toán sử dụng để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là:

- Phiếu nhập kho nguyên vật liệu( Mẫu số 01-VT) - Phiếu xuất kho nguyên vật liệu( Mẫu số 02-VT) - Hoá đơn GTGT

- Sổ chi tiết nguyên vật liệu( Mẫu số S10- DN) - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho

- Bảng tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu Kế toán chi tiết nguyên vật liệu ở Công ty CP Tư vấn và Xây dựng Ngọc Hà sử dụng phương pháp ghi thẻ song song Trình tự ghi sổ được thể hiện qua sơ đồ 2-1

Sơ đồ 2.3: Trình tự hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Tư vấn và Xây dựng Ngọc Hà

Giải thích sơ đồ: Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Đối chiếu

Tại công ty Cổ phần Tư vấn và Xây dựng Ngọc Hà việc nhập kho vật liệu diễn ra thường xuyên có trường hợp vật liệu nhập kho mà chưa có hóa đơn, có hóa đơn nhưng hàng chưa về Việc hạch toán chi tiết vật liệu được tiến hành đồng thời ở kho và phòng kế toán Việc theo dõi nhập xuất tồn tại kho do thủ kho phụ trách theo dõi về số lượng từng thứ NVL, tại phòng kế toán thì theo dõi cả về số lượng và giá trị Định kỳ kế toán vật liệu và thủ kho tiến hành đối chiếu kiểm tra.

Thẻ kho

Sổ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp nhập xuất tồn

+ Khi có hoá đơn mua hàng về Công ty Cổ phần Tư vấn và Xây dựng Ngọc Hà, nhưng vật liệu chưa được chuyển đến do bên bán chưa giao hàng :Việc nhập kho diễn ra tại kho nên chỉ ghi chứng từ nhập khi có hàng nhập về kho, trong trường hợp này thủ kho sẽ không phản ánh mà chờ khi bên bán giao hàng kiểm nhận đầy đủ mới phản ánh vào chứng từ nhập và ghi thẻ kho Đơn vị bán hàng: Chi nhánh công ty Gang thép Thái Nguyên

Địa chỉ : 17 Hàng Vôi – Hoàn Kiếm – Hà Nội

ĐT : MST: 4600100155025 Họ tên ngưòi mua hàng: Anh Cương

Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Tư vấn và Xây dựng Ngọc Hà Địa chỉ: Sn22-177-Định Công- Hoàng Mai- Hà Nội

Hình thức thanh toán: Mua chịu MST:0101362207

Cộng tiền hàng: 1.188.190.000 Thuế suất thuế VAT5% Tiền thuế VAT: 59.409.500 Tổng cộng tiền thanh toán: 1.247.599.500 Só tiền viết bằng chữ: Một tỷ hai trăm bốn bảy triệu năm trăm chín mươi chín

Khi hàng về tới kho thủ kho và cán bộ vật tư tiến hành kiểm tra nếu chủng loại vật tư đúng như theo hợp đồng đã thoả thuận giữa hai đơn vị về chất lượng thì làm thủ tục nhập kho số vật liệu đó Cán bộ phòng vật tư viết phiếu nhập kho vật tư chuyển cho thủ kho ký vào cả 3 liên, thủ kho giữ 1 liên để ghi vào thẻ kho, định kỳ kế toán vật liệu sẽ đến thu thập phiếu nhập, phiếu xuất đối chiếu với thẻ kho Họ tên người mua hàng: Trịnh Ngọc Cương Theo hoá đơn số 0057700 ngày 05/03/2010

Họ tên người mua hàng: Trịnh Ngọc Cương Theo hoá đơn số 0057700 ngày 05/03/2010

Đơn vị bán hàng: Công ty vật liệu xây dựng Mạnh Dung

Địa chỉ : 49 Trung Hoà – Cầu Giấy Số TK

ĐT : MST: Họ tên ngưòi mua hàng: Anh Cương

Tên đơn vị: Công ty CPTV và XD Ngọc Hà Điạ chỉ:22/177 Định Công - Hoàng Mai

Hình thức thanh toán: chịu MST:0101362207 Thuế suất thuế VAT 10% Tiền thuế VAT: 4.800.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 52.800.000 Só tiền viết bằng chữ: Năm mươi hai triệu tám trăm ngàn đồng chẵn

Công ty CP Tư vấn và Xây dựng Ngọc Hà Mẫu Họ tên người mua hàng: Trịnh Ngọc Cương Theo hoá đơn số 0059000 ngày 08/03/2010

Đơn vị bán hàng: Công ty vật liệu điện và DCCK Địa chỉ : Long Biên

Họ tên ngưòi mua hàng: Anh Cương

Tên đơn vị: Công ty CP Tư vấn và Xây dựng Ngọc Hà

Địa chỉ: 22/177- Định Công- Hoàng Mai – Cầu Giấy – Hà Nội Hình thức thanh toán: chịu MST:0101362207

Thuế suất VAT5% tiền thuế VAT: 131.750 Tổng cộng tiền thanh toán 2.766.750

Số tiền viết bằng chữ: Hai triệu bảy trăm sáu mươi sáu ngàn bảy trăm năm mươi

Công ty CP Tư vấn và Xây dựng Ngọc Hà Điạ chỉ:22/177- Định Công- Hoàng Mai

PHIẾU NHẬP KHO Ngày 15/03/2010

Số 57 Họ tên người mua hàng: Trịnh Ngọc Cương Theo hoá đơn số 0060100 ngày 15/3/2010 + Hàng về nhập kho nhưng chưa có hoá đơn: Căn cứ hợp đồng kinh tế, bảng báo giá và số lượng thực nhập để thủ kho ghi vào phiếu nhập kho.

Công ty CP Tư vấn và Xây dựng Ngọc Hà

Điạ chỉ:22/177- Định Công- Hoàng Mai

PHIẾU NHẬP KHO Ngày 20/03/2010

Số 58 Họ tên người mua hàng: Trịnh Ngọc Cương Theo hoá đơn số

Ở Công ty Cổ phần Tư vấn và Xây dựng Ngọc Hà vật liệu xuất kho chủ yếu dùng cho thi công các công trình Nguyên vật liệu ở công ty gồm nhiều chủng loại việc xuất dùng diễn ra thường xuyên trong ngành cho từng bộ phận sử dụng là các đội công trình Việc xuất dùng vật liệu được căn cứ vào nhu cầu thi công và định mức tiêu hao NVL trên cơ sở các đơn hàng đang được ký kết.Sau khi có lệnh sản xuất của giám đốc, phòng kế hoạch tổ chức thực hiện tiến độ sản xuất theo dõi sát sao tiến độ thi công các công trình và tiến độ thực hiện các hợp đồng Sau khi đối chiếu khối lượng nguyên vật liệu trên phiếu xuất kho tại cột số lượng yêu cầu với khối lượng nguyên vật liệu thực tế trong kho thủ kho sẽ ghi vào phiếu xuất kho ở

cột số lượng thực xuất và ký xác nhận Sau đó thủ kho tiến hành xuất kho nguyên vật liệu Đối với các loại nguyên vật liệu mua về không nhập kho mà được vận chuyển thẳng đến chân công trình( bao gồm các loại vật liệu cát,sỏi, đá hộc ) thì khi đội xây dựng có yêu cầu sử dụng thì phòng vật tư viết phiếu xuất kho Sau đây là trích một số mẫu phiếu xuất kho.

Công ty CP Tư vấn và Xây dựng Ngọc Hà Địa chỉ: 22/177- Định Công- Hoàng Mai

PHIẾU XUẤT KHO Ngày 10/3/2010

Số 27 Họ và tên người nhận: Đào Trọng Tú

Lý do xuất kho: Xuất kho xây dựng công trình Mễ Trì Xuất tại kho: Mỹ Đình

Thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho vật liệu để lập thẻ kho Mỗi thứ vật liệu được lập một thẻ kho,để theo dõi về số lượng nhập xuất từng thứ nguyên vật liệu.

Hàng ngày thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho để ghi số lượng thực nhập xuất vào thẻ kho Định kỳ 3-5 ngày chuyển phiếu nhập phiếu xuất cho kế toán vật tư Có những ngày các chứng từ nhập xuất phát sinh nhiều sau khi vào thẻ kho xong thủ kho chuyển ngay cho phòng kế toán Định kỳ thủ kho tiến

hành đối chiếu giữa thẻ kho và sổ chi tiết nguyên vật liệu tương ứng với kế toán Đến cuối tháng thủ kho tiến hành cộng thẻ để đối chiếu với kế toán về mặt số lượng từng thứ nguyên vật liệu

Kho Mỹ Đình là kho chính của Công ty tại Hà Nội nơi tập trung nhiều dự án Công ty đang thực hiện Tại kho có nhiều loại nguyên vật liệu phục vụ cho việc thi công xây dựng các hạng mục công trình, việc xuất nhập diễn ra thường xuyên Việc ghi chép tại kho được theo dõi chặt chẽ,thẻ kho được lập cho từng thứ vật liệu và được phản ánh hàng ngày đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời khi có yêu cầu

Hạch toán chi tiết ở phòng kế toán: Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại phòng kế toán do kế toán vật tư phụ trách để theo dõi về cả số lượng và giá trị từng thứ nguyên vật liệu Tại Công ty có nhiều chi nhánh nên để thuận tiện cho việc theo dõi kế toán hạch toán chi tiết tại từng chi nhánh từng kho riêng sau đó tổng hợp lên báo cáo Đối với kho công trình định kỳ vào cuối tháng kế toán tiến hành đối chiếu kiểm tra chứng từ gốc với thẻ và ký xác nhận vào thẻ kho Đồng thời hàng ngày khi nhận được chứng từ kế toán vật liệu, kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ để ghi vào “sổ chi tiết vật tư hàng hoá” Sổ chi tiết vật tư hàng hóa được lập để theo dõi từng loại vật liệu về giá trị và số lượng Tại Công ty mẫu sổ chi tiết vật tư hàng hóa được lập theo mẫu số S10- DN.

Hàng ngày khi nhận được các chứng từ kế toán vật liệu, kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ và phản ánh đầy đủ thông tin( giá nhập xuất vật liệu) rồi ghi vào sổ chi tiết vật tư hàng hóa

Định kỳ kế toán tiến hành đối chiếu về số lượng từng loại vật tư với thủ kho.

Cuối tháng tiến hành cộng sổ chi tiết nguyên vật liệu tính ra tổng nhập xuất tồn của từng thứ vật liệu để lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn nguyên vật liệu Sổ chi tiết nguyên vật liệu dùng để theo dõi tình hình nhập xuất tồn nguyên vật liệu cả về số lượng và giá trị của từng thứ nguyên vật liệu Sau đây là trích một số trang sổ chi tiết nguyên vật liệu.

Công ty CP Tư vấn và Xây dựng Ngọc Hà Mẫu số S10 - DN Địa chỉ: 22/177- Định Công- Hoàng Mai

SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ HÀNG HOÁ

Công ty CP Tư vấn và Xây dựng Ngọc Hà Mẫu số S10 -DN SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ HÀNG HOÁ