Cắt giảm chi phí hợp lý Bất cứ doanh nghiệp (DN) nào cũng phải ít nhất một lần đối mặt với phương án “chẳng đặng đừng” là cắt giảm chi phí. Tuy nhiên, “thắt lưng buộc bụng” không đơn giản là việc bỏ bớt càng nhiều càng tốt hay tinh giảm liên tục, mà cần lưu ý đến chiến lược tổng thể nhằm tạo sự phát triển bền vững và nâng cao năng lực cạnh tranh cho DN. E-paper “Chờ sáng sau mưa" Những năm gần đây, sự bất ổn trong tăng trưởng kinh tế thế giới và khu vực cộng với các thách thức kinh tế trong nước đã ảnh hưởng không nhỏ đến các DN Việt Nam, nhất là nhóm DN vừa và nhỏ. Ngoài áp lực từ khó khăn chung trong việc tiếp cận nguồn vốn với lãi suất ưu đãi, đối mặt với biến động của tỷ giá, các DN còn đau đầu với những bài toán thường trực như chi phí nguyên vật liệu đầu vào tăng, chi phí nhân công leo thang làm tăng giá thành sản phẩm, giảm hiệu quả sản xuất và cả năng lực cạnh tranh. Trước tình trạng hoạt động chi tiêu của người tiêu dùng thắt chặt, sức mua giảm trong khi sản phẩm nằm kho, bên cạnh việc chờ đợi các sáng kiến hỗ trợ từ phía chính phủ, đa phần các DN phải tự thân vận động, tính đến mọi phương án khả dĩ. Trong đó, hầu như ai cũng nghĩ đến cắt giảm chi phí, kéo dài thời gian hoạt động cầm chừng chờ “sau mưa trời lại sáng”. Đối phó tình thế Đa phần các DN xem cắt giảm chi phí là phương án giải quyết tình thế, chủ yếu làm sao để giảm được càng nhiều càng tốt, đỡ khâu nào hay khâu ấy, chẳng hạn như thiếu vốn thì vội vàng tinh giảm nhân viên, vận động giảm lương, hay chi phí tăng cao thì lập tức giảm chi tiêu quảng bá, ngân sách đào tạo, hoặc cắt tỉa phúc lợi nhân viên, “nhỏ giọt” chi phí văn phòng phẩm, nước uống hoặc chuyển đổi văn phòng Quá trình cắt giảm “thái quá” này đôi lúc vô tình loại bỏ luôn cả những “chi phí có lợi”, tức những chi phí góp phần quan trọng tạo ra giá trị gia tăng cho khách hàng và lợi nhuận cho DN. Chính vì vậy mà hầu hết các chương trình kế hoạch “thắt lưng buộc bụng” thường không được xây dựng dựa trên chiến lược tổng thể, chưa gắn chặt với định hướng kinh doanh, khiến các mục tiêu cắt giảm mang tính chất nhất thời, thiếu đồng bộ giữa các bộ phận. Do đó, dù có đạt được hiệu quả tức thời, thì cuối cùng, sau cơn “đại giải phẫu” đó, DN lại phải đối mặt với thách thức “khó nuốt” gấp bội: làm sao để tiếp tục phát triển bền vững? Tiết giảm căn cơ Để tạo hiệu quả tích cực cho chương trình cắt giảm chi phí, DN cần cân nhắc các quy tắc sau: - Quy tắc 1: Chỉ cắt giảm “chi phí xấu”: DN không cần phải quá chi li tính toán chi phí đầu vào, mà điều then chốt là phải phân tích được những chi phí nào gắn liền với quy trình tạo nên giá trị cho khách hàng, cho đối tác. Có những chi phí dù nhìn bề ngoài rất tốn kém nhưng nếu có tác động lớn đến năng suất lao động, giữ chân khách hàng, tức tạo giá trị gia tăng mà DN muốn có, thì đó là “cholesterol tốt”, không nên tinh giảm. Chẳng hạn như kinh phí đầu tư cho máy móc hiện đại theo yêu cầu của thị trường, hay chi phí đào tạo đội ngũ bán hàng nếu kênh bán hàng trực tiếp chiếm tỷ trọng lớn trong doanh thu của công ty. Ngược lại, “lượng mỡ thừa”, tức “chi phí xấu”, tuy đa dạng về bản chất và mức độ trong quá trình vận hành DN, đều có đặc điểm chung là không tạo thêm giá trị cho sản phẩm, dịch vụ và không được khách hàng đón nhận, đồng thời không ảnh hưởng đến lợi thế cạnh tranh. Cụ thể, DN có thể cắt giảm các chi phí cho những mặt bằng hoạt động không hiệu quả, tiết kiệm điện năng sản xuất. - Quy tắc 2: Thực hiện “thế gọng kìm”: DN cần thực hiện “thế gọng kìm” khi cắt giảm chi phí, tức vừa hạn chế lãng phí, vừa tiến hành cơ chế quản lý chi phí hiệu quả để có được hiệu quả dài hạn. Ngoài ra, chương trình cắt giảm chi phí của DN cần tính đến yếu tố tương lai, kế hoạch tăng trưởng doanh số, mục tiêu tăng trưởng dài hạn và các động thái của đối thủ cạnh tranh vốn đang chịu những áp lực về kinh tế vĩ mô tương tự, để có bước đi thận trọng, tránh trường hợp sau cắt giảm DN mới nhận ra ưu thế cạnh tranh của mình bị thụt lùi và phát sinh nhiều vấn đề nan giải hơn. Chẳng hạn, DN khối ngành hàng sản xuất có thể tinh giảm nhân công để vượt qua khó khăn, nhưng phải cân nhắc những ảnh hưởng đối với uy tín DN cũng như chi phí để tuyển dụng lại nhân công lành nghề trong giai đoạn hồi phục. - Quy tắc 3: Tạo sự đồng thuận, nuôi dưỡng sáng kiến: Hiệu quả của một kế hoạch cắt giảm chi phí phụ thuộc nhiều vào sự đồng lòng của mọi cá thể trong DN. Việc im lặng đưa ra các quyết sách “thắt - buộc” của lãnh đạo có thể khiến nhân viên phản ứng theo hai hướng tiêu cực: hoài nghi về sự phát triển của công ty dẫn đến tâm lý “ngó nghiêng” công ty khác phòng hờ mất việc, hoặc tình trạng bất đắc chí “trên nói cứ nói, dưới làm sao thì làm”. Do đó, lãnh đạo DN cần chủ động chia sẻ ở mức độ thích hợp với nhân viên về các thách thức hiện có, gầy dựng lòng tin để họ gắn bó thêm với DN và cùng lãnh đạo vượt qua những giai đoạn thác ghềnh của công ty. Mặt khác, lãnh đạo DN cũng có thể khuyến khích nhân viên đề xuất các sáng kiến cắt giảm chi phí. Hạn chế lãng phí không hẳn chỉ là việc riêng của cấp lãnh đạo hoặc bộ phận tài chính, mà nhân viên thuộc bất cứ phòng ban nào cũng có thể đưa ra các ý tưởng thiết thực và khả thi nhất từ thực tế quan sát và công việc của mình. . Tiết giảm căn cơ Để tạo hiệu quả tích cực cho chương trình cắt giảm chi phí, DN cần cân nhắc các quy tắc sau: - Quy tắc 1: Chỉ cắt giảm chi phí xấu”: DN không cần phải quá chi li tính toán chi. Cắt giảm chi phí hợp lý Bất cứ doanh nghiệp (DN) nào cũng phải ít nhất một lần đối mặt với phương án “chẳng đặng đừng” là cắt giảm chi phí. Tuy nhiên, “thắt lưng. đó, hầu như ai cũng nghĩ đến cắt giảm chi phí, kéo dài thời gian hoạt động cầm chừng chờ “sau mưa trời lại sáng”. Đối phó tình thế Đa phần các DN xem cắt giảm chi phí là phương án giải quyết