GIÁO ÁN MÔN: ỨNG DỤNG TIN HỌC TRONG QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH TỔNG SỐ TIẾT: 60 CHƯƠNG IV: BẢNG TÍNH EXCEL TỔNG SỐ TIẾT: 15 ( Lý thuyết + Thực hành) Họ và tên ( soạn giảng): Lê Viết Lâm Đơn vị: Phòng Nghiên cứu Khoa học – Thông tin – TL PHẦN A: LÝ THUYẾT I. KHỞI ĐỘNG VÀ MÀN HÌNH EXCEL 1. Khởi động: Khởi động Excel thực hiện một trong các bước sau: - Nháy chuột vào Start/Program/Microsoft Excel - Nháy chuộtvào Start/Run/Excel.exe - Nháy chuột vào biểu tượng Microsoft Office Excel Ví dụ: thực hiện trên máy với 03 cách trên 2. Màn hình. a. Các thành phần của màn hình Excel - Thanh tiêu đề (Title bar) - Các thanh Menu, Công cụ, Định dạng ( giống như của M.Word) - Thanh Công thức ( Formula Bar) - Thanh trạng thái (Status Bar): Ready, Enter, Pointer, Edit - Thanh thẻ tên bảng tính (Sheet tabs) - Thanh cuôn Dọc (Vertical Scroll Bar), cuộn Ngang (Horizontal Scroll Bar) - Cửa sổ Bảng tính (Worsheet Window) Ví dụ: Hướng dẫn thao tác trực tiếp trên máy b. Các thành phần của cửa sổ Bảng tính: - Cột (Colunm). - Hàng (Row). - Ô (Cell). - Miền (Range). 1 - Con trỏ bàn phím. Ví dụ: Hướng dẫn và thao tác trực tiếp trên máy c. Dịch chuyển con trỏ ô trong Bảng tính: Thực hiện trong cách sau: - Nhấn chuột tại ô chuyển tới. - Ấn các phím mũi tên: chuyển tới các hàng, cột lân cận. - PgUp, PnDn: lên xuống màn hình - Ctrl + Home: Về ô A1 - Tab: Sang cột bên phải. - Shift + Tab: Sang cột bên trái - Ctrl + ↓: Đến ô cuối cùng của cột chứa con trỏ ô - F5, địa chỉ ô, Phím enter: Về ô đó Ví dụ: Hướng dẫn và thao tác trực tiếp trên máy 3. Ra khỏi Excel. Thực hiện một trong các cách sau: - Chọn File/Exit - Nháy chuột vào dấu X trên cùng góc phải màn hình - Ấn tổ hợp phím: Alt + F4 Ý nghĩa một số nút trên thanh công cụ (ToolBar) - Autosum: Tính tổng - Paste Function: Điền tham số - Sort Acsending: Sắp xếp tăng - Sort Desending: Sắp xếp giảm - Chart Wizad: Vẽ đồ thị - Map: Chèn đồ thị - Drawing: Vẽ Ví dụ: Hướng dẫn thao tác trực tiếp trên máy Ý nghĩa một số nút trên thanh định dạng (Formating) - Merge and Center: Canh giữa nội dung - Percent Style: Nhân với 100 và điền dấu % - Currrency Style: Điền dấu tiền tệ - Comma Syle: Tách dấu nghìn, triệu, tỷ - Increase Decimal: Tăng thêm 1 số thập phân - Decrease Decimal: Bớt đi 1 số thập phân 2 - Boders: Đường viền - Fill Color: Mầu nền - font Color: Mầu chữ Ý nghĩa các thành phần của thanh công thức - Hộp Tên (Địa chỉ) của ô hiện tại Ví dụ: Hướng dẫn thao tác trực tiếp trên máy II. CÁC THAO TÁC VỚI BẢNG TÍNH. 1. Lưu (ghi) tập bảng tính lên đĩa. - Nháy File/Save hoặc Save as - Nháy vào biểu tượng hình đĩa mềm trên thanh toolbars Ví dụ: Hướng dẫn thao tác trực tiếp trên máy 2. Mở tập bảng tính đã có trên đĩa. - Nháy File/Open - Kích vào biểu tượng Open hình tập vỡ trên thanh toolbars và chọn đường dẫn đến tập tin bảng tính Execel Ví dụ: Hướng dẫn thao tác trực tiếp trên máy 3. Đóng tập bảng tính. - Nháy File/Exit ( lưu ý: lưu bảng tính trước khi thực hiện) - Ấn tổ hợp phím: Alt + F4 … Ví dụ: Hướng dẫn thao tác trực tiếp trên máy 4. Chèn thêm bảng tính - Nháy Inser/Worksheet - Nháy vào thẻ Worksheet/inser/worksheet/ok Ví dụ: Hướng dẫn thao tác trực tiếp trên máy 5. Xoá bảng tính. - Nháy Edit/Delete Sheet - Nháy vào thẻ Worksheet/sheet/menu tắt/Delete Ví dụ: Hướng dẫn thao tác trực tiếp trên máy 6. Đổi tên bảng tính. - Nháy đúp vào thẻ tên - Format/Sheet/Rename - Menu tắt/Rename 3 Ví dụ: Hướng dẫn thao tác trực tiếp trên máy 7. Sao chép/Chuyển bảng tính Cách 1: dùng phím Crlt di chuyển thẻ tên Cách 2: Edit or Copy Sheet, chọn vị trí đặt bảng tính Ví dụ: Hướng dẫn thao tác trực tiếp trên máy 8. Tách bảng tính. Cách 1: Trỏ chuột vào thanh tách cho xuất hiện mũi tên 2 đầu, kéo thả tại vị trí cần tách Cách 2: Đưa con trỏ ô về vị trí cần tách, chọn mục Window/Split. Sau đó để bỏ tách chọn window/Remove Split Cách 3: Đưa con trỏ về vị trí cần tách, chọn mục Window/Freeze Panes. Ví dụ: Hướng dẫn thao tác trực tiếp trên máy 9. Ẩn và hiện bảng tính. - Chọn Format/Sheet/Hide - Để hiện lại bảng tính Format/Sheet/Unhide. 10. Bảo vệ bảng tính. - Tool/Protection/Protect Workbook ( gỏ password) - Gở bỏ tình trạng bảo vệ: Tool/Protection/Unprotect Sheet hay Workbook ( gỏ mật password nếu có) Ví dụ: Hướng dẫn thao tác trực tiếp trên máy 11. Chọn nhiều bảng a. Liền kề: Nháy chuột vào thẻ tên đầu, giữ Shift trong khi nháy chuột vào thể tên cuối. b. Cách nhau: Giữ Ctrl trong khi lần lượt nháy chuột vào các thẻ tên. c. Để bỏ việc chọn một bảng tính nào: Giữ Ctrl trong khi nháy chuột vào thẻ tên của bảng tính đó. Ví dụ: Hướng dẫn thao tác trực tiếp trên máy III. XỬ LÝ DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH. 1. Các kiểu dữ liệu. a. Dạng chuỗi (Text). b. Dạng số (Number). c. Dạng công thức (Formulas) Lỗi: Diễn giải 4 ##### Cột quá hẹp, hãy nới rộng cột #DIV/O! Chia cho 0, có thể do xoá ô có liên quan. #NAME? Thực hiện phép tính với một biến không xách định hoặc tên do ta đặt không gắn với một ô hay một vùng nào cả. #N/A Tham chiếu đến một ô rỗng hoặc đến một giá trị không có danh sách #NUM! Có vấn đề với số sử dụng trong công thức. Kiểm tra lại các đối của hàm đã dùng đúng chưa. #REF! Một ô địa chỉ trong công thức bị sai. Kiểm tra và sửa lại các địa chỉ ô sai do xoá ô, hàng hay cột liên quan đến công chức. #VALUE! Sai về kiểu của toán hạng ( VD: lấy số chia cho ký tự hoặc ngày tháng) d. Dạng ngày (Date), giờ (Time) - Nhập hàm = Date(YY,MM,DD) - Sau đó chọn Format, Cells, Number, Date và chọn dạng để thể hiện ngày ở khung bên phải. - Hướng dẫn thiết lập ngày, tháng, năm Ví dụ: Hướng dẫn thao tác trực tiếp trên máy 2. Các toán tử trong công thức. a. Toán tử số: +, -, *, /, ^, % b. Toán tử chuỗi. & Nối chuỗi . c. Toán tử so sánh. >, <=, >, >=, <>, Ví dụ: Hướng dẫn thao tác trực tiếp trên máy 3. Nhập dữ liệu. a. Dữ liệu bất kỳ. b. Dữ liệu trong các ô giống nhau. c. Dữ liệu trong các ô tuân theo một quy luật. - Chuỗi số với bước nhảy là 1. - Chuỗi số với bước nhảy bất kỳ. - Chuỗi ngày tháng tăng. - Điền sanh sách tư tạo d. Dữ liệu kiểu công thức. - Phải bắt đầu bởi dấu = hoặc các dấu +, - 5 Ví dụ: Hướng dẫn thao tác trực tiếp trên máy 4. Sửa, xoá dữ liệu. a. Xoá: đưa con trỏ về ô hoặc miền cần thiết, ấn phím Delete. b. Sửa: Nháy đúp chuột tại ô ( hoặc ấn phím F2) Ví dụ: Hướng dẫn thao tác trực tiếp trên máy 5. Các thao tác khối. a. Đánh dấu (chọn) - Trỏ chuột vào một góc khối, nhấn nút trái đồi thời rê chuột về gốc đối diện theo đường chéo. - Đưa con trỏ ô về một góc của khối, giữ phím Shift đồng thời sử dụng các phím mũi tên để đưa con trỏ ô về góc đối diện theo đường chéo. b. Sao chép, xoá, dán khối dùng bộ nhớ đệm. - Sao chép: Nháy nút Copy hoặc ấn Ctrl + C hoặc chọn mục Edit, Copy. - Xoá: Nháy nút Cut, hoặc ấn Ctrl + X hoặc Edit, Cut - Lấy khối từ bộ nhớ đệm ra dán vào bảng tính c. Sao chép, chuyển khối dùng chuột - Chọn khối cần thiết. - Trỏ chuột vào biên của khối sao cho xuất hiện  sau đó thực hiện: + Giữ Ctrl đồng thời kéo thả tại vị trí để sao chép khối. + Bấm giữ nút phải chuột, kéo thả khối tại vị trí đích. Xuất hiện thực đơn cho phép chọn một trong các phương án. Copy, Move, Copy Value, Copy Format. d. Lệnh dán đặc biệt (Paste Special) Chọn nội dung cần copy: nháy nút Copy hoặc Ctrl + C hoặc chọn mục Edit, Copy Đưa con trỏ ô tới góc trái trên của miền đích, chọn mục Edit/Paste Spectical, xuất hiện hộp thoại chọn: Formulas: Chỉ sao chép công thức Add: Cộng nguồn với đích Value: Chỉ sao chép giá trị Subtract: Lấy nguồn trừ đích Format: Chỉ sao chép định dạng Multiple: Lấy nguồn nhân với đích Notes: Lấy nguồn chia cho đích 6 Transpose: Chuyển hàng thành cột và ngược lại Ví dụ: Hướng dẫn thao tác trực tiếp trên máy 6. Xử lý ô, cột, hàng trong bảng tính a. Thay đổi kích thước cột, hàng - Cột: Trỏ chuột vào vạch đứng ở bên phải tên cột bất kỳ trong số các cột đã đánh dấu khối sao cho xuất hiện  , kéo và thả vạch đó tại vị trí mới. - Hàng: tương tự thao tác trên ( chọn hàng) Dùng menu: chọn cột, hàng - Format/Colunm(Row)/Width(Height) b. Chèm thêm cột, hàng, ô: Chọn - Cột: Chọn Insert, Colunm - Hàng: Chọn Insert, Rows - Ô: Chọn Insert, Cells c. Xoá cột, hàng, ô: Chọn - Cột: Chọn Edit, Delete - Hàng: Chọn Edit, Delete - Ô: Chọn Edit, Delete d. Chuyển hàng thành cột và ngược lại. - Chọn ô + Ctrl C (Copy); - Chọn mục Edit, Past Special + Transpose e. Ẩn/Hiện cột, hàng. - Chọn các cột cần ẩn đi - Chọn Format, Column ( Row) + Hide/Unhide f. Cố định cột, hàng tiêu đề - Đưa con trỏ về ô để cố định - Chọn Window, Freeze Pane/Unfreeze Pane Ví dụ: Hướng dẫn thao tác trực tiếp trên máy 7. Định dạng dữ liệu a. Định dạng ký tự - Dùng chuột - Dùng menu - Dùng bàn phím b. Định dạng số. c. Canh biên 7 - Dùng nút - Dùng Menu d. Kẻ khung. - Dùng chuột - Dùng menu e. Tô màu. - Chọn Format, Cell, chọn thẻ Patterns f. Định dạng tự động. - Chọn vùng dữ liệu cần định dạng - Format, AutoFormat Ví dụ: Hướng dẫn thao tác trực tiếp trên máy 8. Đặt tên cho ô. a. Đặt tên tuỳ ý cho ô hay nhóm ô - Chọn mục Insert, Name, Define ( Ctrl + F3) b. Đặt tên theo tiêu đề của cột hay hàng (tự động) - Chọn Insert, Name, Create c. Dán tên vào công thức. - Ấn F3 - Chọn tên cần thiết từ danh sách + OK d. Về nhanh một ô ( miền) đã được đặt tên - Ấn F5 - Chọn tên cần thiết từ danh sách + OK e. Xoá tên. - Chọn Insert, Name, Define, chọn tên cần xoá từ danh sách - Chọn Delete + OK Ví dụ: Hướng dẫn thao tác trực tiếp trên máy 9. Ghi chú cho ô. a. Tạo ghi chú. - Chọn ô cần ghi chú - Bấm Shift + F2 hoặc chọn mục Insert/Commet (hoăc Note) - Gõ nội dung ghi chú b. Xem/Sửa/Xoá ghi chú. - Xem ghi chú: rà chuột vào ô đã ghi chú - Sửa ghi chú: bấm shift + F2 hoặc chọn Insert/Edit Comment 8 Ví dụ: Hướng dẫn thao tác trực tiếp trên máy 10. Bảo vệ ô. - Chọn ô hay nhóm ô cần bảo vệ - Chọn Format/Cells/Protection - Trong hộp thoại đánh dấu chọn vào: + Locked: để khoá không cho sửa đổi + Hidden: để che công thức Ví dụ: Hướng dẫn thao tác trực tiếp trên máy IV. HÀM TRONG EXECEL. 1. Quy tắc sử dụng hàm. - Các dạng hàm tổng quát: Tên hàm(Các tham biến) TODAY() SUM(A1,B1) - Tên hàm có thể viết thường hoặc viết hoa - Các tham biến có thể có hoặc không và được đặt trong dấu ngoặc đơn ( ), cách nhau bằng dấu phẩy (,) - Trong hàm không được dùng dấu cách - Hàm bắt đầu bởi dấu bằng = Ví dụ: Hướng dẫn thao tác trực tiếp trên máy 2. Nhập hàm vào bảng tính. Có 4 cách nhập hàm vào bảng tính: - Gỏ từ bàn phím (thường dùng) - Dùng nút Past Function - Nhấn phím shift + F3 - Dùng menu Ví dụ: Hướng dẫn thao tác trực tiếp trên máy 3. Một số hàm thường dùng. a. Hàm ngày tháng. - DATE(year,month,day) - DAY(date) - MONTH(date) - TIME(hour,minute,second) - WEEKDAY(date) 9 - YEAR(date) Ví dụ: Hướng dẫn thao tác trực tiếp trên máy b. Hàm ký tự. - EXACT(text1, text2): nhận giá trị True hay False phụ thuộc vào chuỗi Text có giá trị giống hệt nhau hay không - FIND(find_ text, atnum): vị trí của chuổi con trong chuổi lớn - LEFT(text,number): lấy number ký tự bên trái của text - LEN(text): độ dài của chuỗi ký tự text - LOWER(text): chuyển text thành chữ thường - PROPER(text): chuyển các chữ cái đầu từ của text thành chữ hoa - RIGHT(text,number): lấy ra number ký tự bên phải của text - TRIM(text): cắt bỏ các ký tự trống vô nghĩa trong text - UPPER(text): chuyển text thành chữ in hoa toàn bộ - VALUE(text): chuyển text sang số Ví dụ: Hướng dẫn thao tác trực tiếp trên máy c. Hàm toán học: - ABS(x): Giá trị tuyệt đối của x - ACOS(x): Hàm arccos của x - ASIN(x): Hàm arcsin của x - ATAN(x): Hàm arctangent của x - COS(x): Hàm cos của góc x - COUNTIF(range,criteria): đếm có điều kiện - INT(x): hàm lấy phần nguyên - LN(x): logarit tự nhiên của x - LOG(x): logarit cơ số 10 - MOD(n,t): chia lấy phần nguyên - PI(): trả về số pi - ROUND(x,n): Hàm làm tròn - SIN(x): hàm sin của x - SQRT(x): Hàm căn bậc hai của x - SUM(n1, n2…): Hàm tổng - SUMIF(range, criteria,sum_range): Hàm cộng có điều kiện - TAN(x): Hàm tan của góc x Ví dụ: Hướng dẫn thao tác trực tiếp trên máy 10 [...]... + Nháy nút Paste trên thanh công cụ hoặc mục Edit, Paste (hoặc chọn mục Edit, Paste Special, Paste Link) B BÀI TẬP THỰC HÀNH 16 CHƯƠNG V INTERNET - SỬ DỤNG TRÌNH DUYỆT WEB VÀ THƯ ĐIỆN TỬ TỔNG SỐ TIẾT: 05 ( Lý thuyết + Thực hành) Họ và tên ( soạn giảng): Lê Viết Lâm A LÝ THUYẾT I SỬ DỤNG TRÌNH DUYỆT WEB 1 Bước đầu làm việc với trình duyệt Mở/Đóng trình duyệt Web - Nháy chuột vào nút Start/Programs/Internet... hiện thị hình ảnh trong trang Web của trình duyệt - Tool/internet Options/Advanded - Tìm mục Multimedia/Chọn Show pictures Cache history là gì? (giải thích) Xóa History của trình duyệt - Vào Tool/Internet Option/General - Trong phần History, nháy chuột vào Clear History - Các thông tin history cho dù xóa nhưng những tệp tin trong Internet Cache vẫn còn Xóa hết bằng cách chọn Delete Files trong mục Temporary... trình ứng dụng khác - Xem trước khi in: Vào file/Print Preview - Thay đổi các lựa chọn thiết lập trang in, kích thước trang in: vào File/Page Setup - Đặt lề trang in: vào File/Page Setup/Margins Các lựa chọn in ấn - In toàn bộ trang Web - In các Frame lựa chọn trong một Website II TÌM KIẾM THÔNG TIN TRÊN INTERNET Mở trang Web có chương trình tìm kiếm: Trang thông dụng: www.google.com.vn III SỬ DỤNG... địa chỉ trang web cần thiết lập/Ok Hiển thị trang Web bằng cách chọn trong Favorite - Nhấn chọn menu Favorite - Chọn địa chỉ muốn mở trang web Tại sao cần phải tổ chức các trang Web được đánh dấu - Trang web được đánh dấu đã nhiều - Cần tổ chức các trang Web được đánh dấu theo thể loại, theo cấu trúc thư mục Tạo thư mục các địa chỉ đánh dấu - Nhấn chọn menu Favorite (hoặc nhấn Alt + A) 18 - Chọn chức... Chọn Advanced Filter (Giải thích các ứng dụng trong mục hộp thoại Advanced Filter) 8 Các hàm cơ sở dữ liệu - DSUM(database,field,criteria): Tính tổng trên một cột(field) của CSDL(database) thoả mãn điều kiện trong miền tiêu chuẩn (criteria) - DAVERAGE(database,field,criteria): Tính giá trị trung bình cộng trên một cột(field) của CSDL(database) thoả mãn điều kiện trong miền tiêu chuẩn (criteria) - DMIN(database,field,criteria):... chỉ trang web nào đó 19 - Chọn Copy Shortcut - Dán vào tài liệu của mình Ghi lại trang web thành tệp tin máy tính dưới dạng Text hoặc Html - Mở trang web muốn sao lưu - Vào File/Save As - Nhấn chuột vào mũi tên bên phải phần Save as type, lựa chọn định dạng bạn cần - Nhập tên file - Chọn đường dẫn đến nơi cần lưu trữ trong hộp Save in Tải về các tệp tin (tệp văn bản, hình ảnh, âm thanh, video, ) từ... trình bày mới 2 Áp dụng một kiểu trình bày a Dùng menu b Dùng thanh công cụ VIII MARCOS (Giới thiệu) IX QUẢN TRỊ DỮ LIỆU 1 Khái niệm cơ bản 2 Tạo CSDL 3 Chèn bảng ghi 4 Xoá bảng ghi 5 Tìm kiếm bản ghi 6 Sắp xếp dữ liệu 7 Lọc dữ liệu a Lọc tự động (AutoFilter) - Chọn miền dữ liệu định lọc (kể cả hàng tiêu đề) - Data, Filter - Chọn AutoFilter 12 - Nháy vào các ứng dụng - Chọn một trong các mực tại Menu... bằng cách chọn Delete Files trong mục Temporary Internet Files trong hộp thoại Internet Option Sao chép lại một phần văn bản, hình ảnh, địa chỉ từ trang Web vào tài liệu - Mở một trang Web nào đó - Chọn phần muốn sao chép - Nháy phải/Chọn Copy, dữ liệu được lưu trong bộ nhớ đệm, dán vào tài liệu bạn muốn - Muốn lưu bức ảnh dưới dạng tệp tin, chọn bức ảnh, nháy phải, chọn Savs Picture As Sao chép địa... View/Toolbar 17 - Chọn thanh công cụ muốn hiện thị hoặc chi dấu (giống các trình ứng dụng khác) Hiện thị trang Web Hiển thị trang Web bằng các nhập địa chỉ - Khởi động trình duyệt Web - Gõ địa chỉ URL đầy đủ mà muốn hiển thị trong thanh địa chỉ, nhấn Enter hoặc nháy trái chuột vào nút Go trên thanh công cụ Hiển thị trang Web trong một cửa sổ mới Nhấn chuột phải tại siêu liên kết tới trang Web đang muốn... Encoding, chọn Unicode(UTF-8) hoặc chọn User Defined Mở một siêu liên kết và quay lại trang ban đầu - Đi theo một siêu liên kế trong trang Web: nhấn chuột vào siêu liên kết sẽ có trang Web mới chứa thông tin chi tiết được mở ra - Sử dụng nút Back: trở lại thao tác trước - Sử dụng nút Foward: chuyển đến trang, nội dung đã quay lại (Back) Ngừng tải một trang Web: nhấn vào nút Stop trên thanh công cụ Làm . GIÁO ÁN MÔN: ỨNG DỤNG TIN HỌC TRONG QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH TỔNG SỐ TIẾT: 60 CHƯƠNG IV: BẢNG TÍNH EXCEL TỔNG SỐ TIẾT: 15 ( Lý thuyết + Thực hành) Họ và tên ( soạn giảng):. lập ngày, tháng, năm Ví dụ: Hướng dẫn thao tác trực tiếp trên máy 2. Các toán tử trong công thức. a. Toán tử số: +, -, *, /, ^, % b. Toán tử chuỗi. & Nối chuỗi . c. Toán tử so sánh. >,. BÀI TẬP THỰC HÀNH 16 CHƯƠNG V INTERNET - SỬ DỤNG TRÌNH DUYỆT WEB VÀ THƯ ĐIỆN TỬ TỔNG SỐ TIẾT: 05 ( Lý thuyết + Thực hành) Họ và tên ( soạn giảng): Lê Viết Lâm A. LÝ THUYẾT I. SỬ DỤNG TRÌNH DUYỆT