LUẬN VĂN: Ápdụng tin học vào chương trình quản lý nhân sự cho công ty phần mềm kế toán ASIA Lời nói đầu ở nước ta trong những năm gần đây, tin học đã trở nên quen thuộc và trở thành công cụ hữu ích cho mọi lĩnh vực, ngành nghề. Tin học giúp con người có tác phong làm việc nhanh hơn, khoa học hơn, chính xác hơn, hiệu quả hơn và đạt năng suất cao hơn trong công việc. Sự phát triển của công nghệ thông tin đã nhanh chóng làm thay đổi diện mạo của các ngành kinh tế, đóng vai trò là một lực trợ giúp và là một chất xúc tác trong việc nâng cao tầm quan trọng của thông tin. Những khái niệm về cơ sở dữ liệu, phần mềm, vệ tinh viễn thông và tin học, internet là công cụ xử lý thông tin mà các tổ chức hiện đại đang có trong tay. Giờ đây hệ thống quản lý dữ liệu đã trở thành một bộ phận không thể thiếu của bất cứ một cơ quan hay một doanh nghiệp hiện đại nào. Vì mức độ quan trọng của nó mà người ta đã ví nó như hệ thống nhớ hay một bộ nhớ của cơ quan. Khi mà cơ quan bị mất trí nhớ thì nó sẽ không thể tồn tại được. Ngày nay thông tin đã trở thành vấn đề sống còn của mọi lĩnh vực đời sống kinh tế xã hội, đặc biệt trong vấn đề quản lý kinh tế. Nó quyết định sự thành bại của doanh nghiệp trên thương trường khi họ biết sử dụng thông tin như thế nào sao cho đạt hiệu quả nhất. Vì vậy các doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ đều có riêng một bộ phận xử lý chuyên về xử lý thông tin. Có những hãng chuyên về cung cấp dịch vụ thông tin đáp ứng những thay đổi trên phạm vi toàn cầu. ứng dụng tin học trong quản lý nhân sự là một trong những kết quả của tin học. Nó làm giảm tới mức tối thiểu việc tham gia thực hiện thủ công bằng sức người, tiết kiệm thời gian tìm kiếm, làm hẹp không gian lưu trữ, hệ thống hoá, cụ thể hoá những thông tin yêu cầu của người sử dụng. Nhiều cơ quan xí nghiệp đã đặt kế hoạch tin học hoá toàn bộ các khâu quản lý của đơn vị mình, đặc biệt là hệ thống quản lý cán bộ với sự trợ giúp của máy tính. Ngày nay nhu cầu thông tin cho các cán bộ quản lý đã trở nên phức tạp, đòi hỏi mức độ chi tiết và báo cáo nhanh hơn bao giờ hết. Điều này là một khó khăn trở ngại lớn cho các cơ sở vẫn duy trì những biện pháp lưu trữ, thống kê báo cáo theo phương pháp giấy bút thông thường. Đặc biệt một lĩnh vực quan trọng như quản lý kế toán - tài chính, quản lý cán bộ luôn luôn đòi hỏi chi tiết, chính xác và cập nhật thường xuyên. Vì thế, đối với các hoạt động này, giải pháp duy nhất thích hợp là sử dụng phần mềm tin học, ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý dữ liệu. Đáp ứng nhu cầu tin học hoá từng phần trong công tác quản lý nhân sự của công ty đầu tư và phát triển phần mềm kế toán ASIA là một vấn đề vô cùng quan trọng, nó quyết định sự thành công hay thất bại của công ty, trên cơ sở đó đề tài "áp dụng tin học vào chương trình quản lý nhân sự cho công ty phần mềm kế toán ASIA" nhằm trợ giúp công tác quản lý nhân sự trong công ty đạt hiệu quả cao hơn. Đề tài gồm các phần: Chương I: Giới thiệu đơn vị thực tập và đề tài nghiên cứu. Chương II: Phương pháp luận phân tích, thiết kế hệ thống thông tin phục vụ quản lý. Chương III: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự. Chương I Giới thiệu đơn vị thực tập và đề tài nghiên cứu I. Quá trình hình thành và phát triển của công ty ASIA - Tên đơn vị thực tập: Công ty đầu tư và phát triển phần mềm kế toán ASIA - Trụ sở chính của công ty đặt tại số 6 Vũ Ngọc Phan, Đống Đa -Hà Nội - Công ty đầu tư và phát triển phần mềm kế toán ASIA được thành lập theo giấy phép số 978 /QĐUB do Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội cấp ngày 9-10-2001 Công ty do ba sáng lập viên là Phùng Đăng Vũ, Phạm Văn Lộc và Nguyễn Văn Hưng lập nên với số vốn điều lệ là 550 000 000đ - Hình thức sở hữu của công ty là cổ phần. - Công ty với một đội ngũ nhân viên trẻ, có trình độ, năng động sáng tạo trong đó có hơn 30 nhân viên tại Hà Nội, 25 cử nhân khoa học và kinh tế chuyên ngành toán tin, 4 cử nhân kinh tế chuyên ngành kế toán, 1 cử nhân ngoại ngữ. - Ngành nghề kinh doanh của công ty khi mới thành lập là: Sản xuất phần mềm. Triển khai ứng dụng trong lĩnh vực tin học hoá công tác tài chính kế toán và quản trị kinh doanh - Sau một thời gian đi vào hoạt động công ty có bổ sung thêm ngành nghề kinh doanh: Cài đặt và hướng dẫn sử dụng cho khách hàng. - Dịch vụ: Tư vấn và triển khai xây dựng hệ thống thông tin tài chính kế toán và quản trị kinh doanh cho các doanh nghiệp. - Mục tiêu: Đạt được và giữ vững vị trí số một trên thị trường Việt Nam trong lĩnh vực cung cấp các giải pháp phần mềm tài chính kế toán và quản trị doanh nghiệp - Phương châm: Chất lượng cao dịch vụ tốt. - Quan điểm dịch vụ khách hàng: vì sự thành công của khách hàng. - Chiến lược phát triển sản phẩm: Phát triển liên tục II Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty đầu tư và phát triển phần mềm kế toán ASIA. Trong nhiều năm qua nhà nước ta luôn coi trọng việc tin học hoá tổ chức quản trị doanh nghiệp và luôn coi vấn đề này là một trong những nội dung chủ yếu đối với quản trị doanh nghiệp. Trong phạm vi từng doanh nghiệp việc tổ chức bộ máy quản trị phải đảm bảo hoàn thành những nhiệm vụ của doanh nghiệp thực hiện đầy đủ các chức năng quản lý của doanh nghiệp. Sơ đồ các bộ phận của công ty Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban 1. Ban giám đốc: Công ty đầu tư và phát triển phần mềm kế toán ASIA là công ty cổ phần đứng đầu lãnh đạo công ty là Giám đốc và hai Phó giám đốc giúp việc (một Phó giám đốc giúp việc quản lý điều hành kinh doanh và một phó giám đốc phụ trách kĩ thuật) có kế toán trưởng Ban giám đ ốc P.kin h doanh P. Marke ting P. k ế toán P. t ổ chức Hệ thống kinh doanh Hệ thống kĩ thuật P.kĩ thuật P.Tri ển khai d ự án Phòng bảo hành phụ trách công tác kế toán thống kê - tài chính, có bộ máy giúp việc chuyên môn nghiệp vụ và có lực lượng lao động trực tiếp. Giám đốc là người đại diện pháp nhân người điều hành cao nhất, điều hành mọi hoạt động cuả công ty theo chức năng nhiệm vụ, theo dõi và chỉ đạo cụ thể các hoạt động của công ty. Hai Phó giám đốc công ty điều hành một số lĩnh vực giám đốc phân công, chịu trách nhiệm về các công việc đó, thay giám đốc điều hành và quản lý đơn vị khi giám đốc đi vắng. 2. Phòng tổ chức: Nhiệm vụ của phòng này là phụ trách công tác nhân sự và nội vụ công ty (tuyển dụng, đào tạo nhân viên, theo dõi, tham mưu giúp Giám đốc sắp xếp tổ chức, nâng lương, khen thưởng, ) 3. Phòng kĩ thuật: Chức năng lập và quản lý các chương trình phần mềm theo nhiệm vụ được giao tuân thủ theo qui trình qui định nghiệp vụ của công ty phần mềm kế toán. các chương trình do cấp trên giao, tham mưu cho giám đốc công ty về kĩ thuật nghiệp vụ, bảo dưỡng sửa chữa các chương trình phần mềm kế toán. 4. Phòng kế toán Có chức năng làm tham mưu cho giám đốc trong lĩnh vực tài chính kế toán thống kê và thực hiện đúng nguyên tắc thể lệ thủ tục quản lý tài chính kế toán của đơn vị. 5. Phòng kinh doanh: Có chức năng làm tham mưu cho giám đốc quản lý các lĩnh vực công tác kế hoạch kinh doanh vật tư và tài sản trung tâm. 6. Phòng marketing: Chức năng phụ trách lĩnh vực kinh doanh thương mại, phát triển thị trường, tìm kiếm bạn hàng và đối tác, nắm bắt kịp thời thông tin thị trường, dự báo biến động thị trường, tham mưu cho lãnh đạo những vẫn đề thuộc lĩnh vực kinh doanh. 7. Phòng triển khai dự án Chức năng chuyên trách về các dự án phần mềm kế toán phù hợp yêu cầu của khách hàng. 8. Phòng bảo hành Có trách nhiệm thực hiện bảo hành cho khách hàng khi khách hàng có yêu cầu. III. sự cần thiết phải xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự Chúng ta đang trong kỷ nguyên thông tin, hướng đến thế kỷ 21, ngày nay không ai còn nghi ngờ gì vai trò của tin học trong đời sống, trong khoa học kĩ thuật, kinh doanh cũng như mọi mặt vận động của xã hội, dưới mọi quy mô từ xí nghiệp, công ty cho đến quốc gia và toàn thế giới. Đúng vậy nhu cầu thông tin cho các cán bộ quản lý đã trở nên phức tạp, đòi hỏi mức độ chi tiết và báo cáo nhanh hơn bao giờ hết. Điều này là một trở ngại lớn cho các cơ sở vẫn duy trì những biện pháp lưu trữ, thống kê báo cáo theo phương pháp giấy bút thông thường đặc biệt là lĩnh vực quản lý nhân sự. Công ty đầu tư và phát triển phần mềm kế toán ASIA đã ứng dụng tin học vào trong công tác quản lý kinh doanh. Nhưng hiện tại phòng nhân sự của công ty vẫn duy trì biện pháp quản lý nhân sự thủ công thông thường. Vì vậy đề tài đưa tin học vào quản lý nhân sự của công ty là một trong những vấn đề được công ty quan tâm. Công ty đầu tư và phát triển phần mềm kế toán ASIA là một công ty mới thành lập vẫn còn non trẻ do vậy để có thể đứng vững trên thị trường thì vấn đề còn người là khâu đầu tiên công ty quan tâm. Phòng nhân sự của công ty phần mềm kế toán ASIA đang thực hiện quản lý nhân sự bằng phương pháp thủ công thông qua các bảng biểu, hồ sơ nhân viên để theo dõi ngày công , trình độ chuyên môn, trình độ văn hoá với thủ tục thủ công này, người quản lý phải làm rất lâu, mất nhiều thời gian mà hiệu quả không cao, nhiều khi vẫn xảy ra sai sót trong công tác quản lý. Mỗi lần nhân viên yêu cầu lĩnh lương thì người quản lý lại phải giở sổ ra để tra xem nhân viên đó làm việc được bao lâu, hệ số lương là bao nhiêu tra cứu rất lâu. Hơn nữa với thủ tục thủ công như hiện nay, phòng nhân sự không thể tập trung được nhân viên. Khi người quản lý muốn xem tình hình ngày công, phòng ban như thế nào đều không thể cập nhật nhanh. Trên cơ sở thực tế đó của công ty và đáp ứng yêu cầu thực tế của công tác quản lý nhân sự, công ty đã quyết định đưa tin học vào quản lý nhân sự. Đây là một quyết định đúng đắn phù hợp yêu cầu thực tế đặt ra của công tác quản lý nhân sự, đưa tin học vào quản lý nhân sự thì hệ thống sẽ đáp ứng được việc cung cấp các thông tin về nhân sự một cách chính xác, kịp thời, giảm bớt thời gian tra cứu, đáp ứng được yêu cầu của lãnh đạo trở nên đơn giản hơn. Hệ thống được viết trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu Visual Basic 6.0 nhằm giải quyết 3 vấn đề:  Quản lý thông tin cơ bản nhân sự  Quản lý thông tin liên quan nhân sự  Quản lý thông tin hệ thống Chương II Phương pháp luận phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự I. Hệ thống Thông tin Trong thời đại ngày nay cũng như trước đây, công tác quản lý và điều hành một tổ chức phải nắm bắt chính xác các thông tin và xử lý chúng khi ra quyết định. Nhưng ngày nay đòi hỏi có những quyết định nhanh và chính xác. Nếu quyết định không chính xác nó sẽ dẫn đến những hậu quả rất to lớn, vì vậy công tác quản lý ngày nay không chỉ dựa trên những kinh nghiệm mà còn dựa vào những công cụ, phương tiện hiện đại để nắm bắt, xử lý nhanh, chính xác các luồng thông tin để phục vụ ra các quyết định. Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm dữ liệu thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường. Nó được thể hiện bởi những con người, các thủ tục dữ liệu và thiết bị tin học. đầu vào (input) của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý (Output) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu (Storage). [...]... trình xử lý và truyền đạt thông tin ra một cách kịp thời Hoạt động của tổ chức được đánh giá là tốt hay xấu tuỳ thuộc vào chất lượng của việc xử lý, sự phù hợp của thông tin Với sơ đồ quản lý hệ thống trên, ta có thể ứng dụng vào công ty và có sơ đồ hệ thống quản lý nhân sự của công ty Phân hệ quản lý nhân sự Thông tin đã xử lý Hồ sơ nhân Kiểm tra hồ sơ Quyết định quản lý nhân sự Báo cáo tổng hợp nhân. .. hình thực tế và yêu cầu quản lý tại công ty 1.1 Phân tích tình hình thực tế tại công ty Công ty đầu tư và phát triển phần mềm kế toán ASIA là một công ty cổ phần do các cổ đông thành lập Nó mới được thành lập 10-2001 do vậy khâu quản lý nhân sự, để tìm hiểu hồ sơ, trình độ, chuyên ngành đào tạo , kinh nghiệm là một điều hết sức cần thiết cho công ty Do vậy khâu quản lý nhân sự rất phức tạp và phải... hồ sơ lưu - Mỗi tháng nhân viên lĩnh lương lại phải kiểm tra ngày công, bậc lương, hệ số lương, mức lương để xác định được lương nhân viên - In ấn báo cáo khi cấp trên có yêu cầu - Hiện nay công ty ứng dụng tin học trong công tác quản lý kinh doanh và chuyên viết phần mềm kế toán cung cấp cho thị trường phần mềm kế toán Nhưng trong khâu nhân sự thì vẫn áp dụng phương pháp thủ công thông thường rất... Sơ đồ luồng thông tin của hệ thống quản lý nhân sự Gồm 4 chủ thể: Nhân viên, phòng nhân sự, phòng kế toán và Giám đốc Gồm 5 xử lý: Nhập hồ sơ, nhập thông tin liên quan, cập nhật tìm kiếm, xử lý dữ liệu, tính lương Dòng thông tin gồm dòng vào và dòng ra Các dòng vào: Thông tin của nhân sự , những thông tin liên quan nhân sự, yêu cầu Dòng ra: Lương, trả lời, báo cáo,thông tin đã xử lý Có 2 kho lưu trữ... liệu: Kho hồ sơ cá nhân, kho hồ sơ nhân viên Sơ đồ luồng thông tin của hệ thống quản lý nhân sự Nhân viên Phòng kế toán Thông tin cơ bản của Phòng nhân Sự Giám đốc Nhập hồ sơ nhân sự Kho hồ sơ cá nhân Những TT liên quan Nhập TT liên quan Báo cáo Kho hồ sơ nhân viên Tính lương Xử lý dữ Thông tin đã Yêu cầu Cập nhật tìm kiếm Trả lời * Sơ đồ DFD của hệ thống quản lý nhân sự Trong quá trình phân tích thì... ngoài cho hệ thống thông tin Các nhiệm vụ chính của thiết kế vật lý bao gồm: - Thiết kế chi tiết các giao diện vào/ ra: xác định HTTT trình bày thông tin như thế nào cho người sử dụng khi nhập dữ liệu vào hệ thống hoặc đưa kết quả ra - Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá: xác định cách thức mà người sử dụng hội thoại với HTTT - Thiết kế các thủ tục thủ công  Lập kế hoạch thiết kế vật lý. .. đến nhân viên, để làm cơ sở cho quản lý sau này Các dữ liệu cần cập nhật là: - Hồ sơ nhân viên - Chức vụ - Chứng chỉ - Lương nhân viên - Trình độ - Phòng ban - 2 Xử lý dữ liệu Trên cơ sở các dữ liệu nhập vào, hệ thống phải tiến hành xử lý Các xử lý bao gồm: - Xử lý lương - Xử lý hồ sơ - Xử lý chức vụ - Xử lý phòng ban - Xử lý quá trình công tác - 3 Sao lưu dữ liệu Dữ liệu phục vụ quản lý nhân sự. .. tương tác với phần tin học hoá  Thiết kế các thủ tục thủ công  Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài Kết thúc giai đoạn này cần có hai tài liệu kết quả: + Tài liệu chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật + Tài liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả phần thủ công và cả những giao diện với những phần tin học hoá  Mục đích của thiết kế vật lý ngoài là... cấp ngay cho người sử dụng Chương trình sau khi sử dụng phải sao lưu ra đĩa mềm hoặc một thư mục khác để cất trữ 4 Các loại báo cáo Báo cáo là phần quan trọng nhất mà chương trình cung cấp cho người sử dụng Dựa vào báo cáo người sử dụng mới có thể thống kê tính toán được các công việc cần thiết - Danh sách nhân sự - Bảng lương nhân viên - Danh sách phòng ban Chương III Phân tích và thiết kế hệ thống... dữ liệu giúp cho ta dễ dàng xác định được yêu cầu của người sử dụng Sơ đồ dòng dữ liệu nêu ra một mô hình hệ thống thông tin chuyển vận từ một quá trình này sang một quá trình khác Điều quan trọng là phải xác định được đầy đủ các thông tin vào ra Sơ đồ mức ngữ cảnh của hệ thống Yêu cầu được áp ứng Giám đốc Yêu cầu Nhân viên Thông tin nhân sự P .nhân sự Quản lý nhân sự Lưu trữ hồ sơ nhân sự Sơ đồ ngữ . LUẬN VĂN: Ápdụng tin học vào chương trình quản lý nhân sự cho công ty phần mềm kế toán ASIA Lời nói đầu ở nước ta trong những năm gần đây, tin học đã trở nên. giải pháp duy nhất thích hợp là sử dụng phần mềm tin học, ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý dữ liệu. áp ứng nhu cầu tin học hoá từng phần trong công tác quản lý nhân sự của công ty đầu. quản lý nhân sự, công ty đã quyết định đưa tin học vào quản lý nhân sự. Đây là một quyết định đúng đắn phù hợp yêu cầu thực tế đặt ra của công tác quản lý nhân sự, đưa tin học vào quản lý nhân