ĐỀ TÀI: Xây dựng hệ thống mô tả hoạt động công ty TNHH thương mại dịch vụ giao nhận hàng hố Tiên Phong I.Mơ tả tốn giải pháp: 1.Giới thiệu khái quát công ty: Tên công ty : Công ty TNHH Thuơng mại, dịch vụ giao nhận hàng hoá Tiên Phong Địa : số 514 Lê Thánh Tơng - Ngơ Quyền - Hải Phịng Điện thoại: 031 769555 Cơng việc vận tải hàng hoá theo yêu cầu khách qua Cảng Hải Phòng, chủ yếu nhận hàng nhập chuyển qua Cảng giao lại cho khách nhận chuyển hàng cho khách đến Cảng Cơ sở vật chất gồm có: văn phịng đặt số 514 Lê Thánh Tơng -Ngơ Quyền -Hải Phịng, ngồi cơng ty cịn sở hữu xe kéo rơ moóc loại 20’ 40’ Nhân viên cơng ty gồm có người Trong đó: Giám đốc : bà Đặng Thị Huê Kế toán : Nguyễn Thị Thu Hà Nhân viên giao nhận: Trần Thành Trung Ngơ Hữu Đình Nguyễn Khánh Nhân 2.Cơ cấu tổ chức chức năng: Công ty gồm phận: Giám đốc,bộ phận kế toán phận giao nhận hàng GIÁM ĐỐC KẾ TOÁN GIAO NHẬN HÀNG Trong : GIÁM ĐỐC: điều hành hoạt động cơng việc cơng ty KẾ TỐN: có trách nhiệm tổng hợp hồ sơ, chứng từ theo dõi việc thu chi hàng ngày cơng ty,từ lập báo cáo thống kê doanh thu trình lên giám đốc Ngồi nhân viên kế tốn cịn kiêm ln chức nhân viên văn phòng BỘ PHẬN GIAO NHẬN HÀNG: trực tiếp làm thủ tục cần thiết để lấy hàng gửi hàng cho khách 3.Quy trình hoạt động công ty: Khách hàng muốn công ty giao nhận hàng qua Cảng, trước tiên giao dịch trực tiếp với giám đốc gửi thông tin hàng hố đó(số lượng, chủng loại,…).Giám đốc chuyển cho kế tốn tính tốn gửi cước phí tính toán cho khách hàng dựa bảng giá, khách hàng đồng ý thông báo lại với công ty kế toán lập hợp đồng gửi cho khách, khách ký hợp đồng, đồng thời gửi thêm hồ sơ hàng Giám đốc giao cho kế toán để kế tốn lưu thơng tin vào hồ sơ khách hàng, sau hồ sơ chuyển cho nhân viên giao nhận hàng để nhân viên làm thủ tục Cảng Sau nhận hồ sơ nhân viên giao nhận hàng đến nơi để hàng làm thủ tục nhận hàng (nếu nhận hàng từ Cảng phải cần có phiếu giao hàng kiêm phiếu xuất kho sau hồ sơ hàng kiểm tra xác nhận, nhận hàng từ khách tiến hành lập biên giao nhận hàng ).Khi nhận hàng xong tiến hành chuyển hàng, lập phiếu yêu cầu vận chuyển đưa cho chủ xe ký nhận Sau chuyển hàng đến nơi làm thủ tục giao hàng (nếu giao hàng tới cho khách lập biên giao nhận hàng giao hàng tới Cảng nhận phiếu giao nhận kiêm phiếu nhập kho Cảng sau trình hồ sơ hàng) Kết thúc việc giao hàng kế toán lập, gửi phiếu yêu cầu toán đến khách hàng, sau khách toán xong ghi hoá đơn tốn đưa lại cho khách Khách hàng toán tiền mặt chuyển khoản Cuối tháng kế toán tổng kết hoạt động lập báo cáo tình hình giao nhận hàng, doanh thu cho giám đốc 4.Giải pháp cho hệ thống: Qua việc phân tích hoạt động cơng ty ta thấy: hồ sơ mặt hàng vận chuyển phức tạp cần lưu trữ để đối chiếu, cơng việc tính tốn cước phí vận chuyển Cần xây dựng hệ thống quản lý giao nhận hàng với liệu vào là: thông tin hàng cần giao nhận, hồ sơ thông tin liên quan mặt hàng,….Hệ thống đưa :cước phí vận chuyển, phiếu yêu cầu vận chuyển, biên giao nhận hàng, phiếu yêu cầu toán, hoá đơn toán… 5.Các hồ sơ liên quan: 5.1)Biên giao nhận: 5.2)Phiếu yêu cầu vận chuyển: 5.3)Phiếu giao nhận kiêm phiếu xuất kho: 5.4)Phiếu đề nghị toán: 6.Bảng phân tích xác định chức năng, tác nhận hồ sơ: Động từ + bổ ngữ Danh từ Khách hàng tính tốn cước phí Cơng ty gửi cước phí Cảng lập hợp đồng Giám đốc làm thủ tục nhận hàng Kế toán lập biên giao nhận Nhân viên giao nhận lập phiếu yêu cầu vận chuyển Bảng giá làm thủ tục giao hàng Hợp đồng lập phiếu đề nghị toán Biên giao nhận viết hoá đơn toán Phiếu yêu cầu vận chuyển lập báo cáo Phiếu đề nghị toán Hoá đơn toán Báo cáo Hồ sơ khách hàng II.Mơ hình nghiệp vụ hệ thống: 1.Thiết lập biểu đồ ngữ cảnh: Nhận xét ( tác nhân ) = ( tác nhân ) ( tác nhân ) ( tác nhân ) ( tác nhân ) hồ sơ DL hồ sơ DL hồ sơ DL hồ sơ DL hồ sơ DL hồ sơ DL hồ sơ DL hồ sơ DL a) Sơ đồ: gửi thông tin hàng tính cước phí gửi hồ sơ hàng gửi hợp đồng KHÁCH HÀNG ký ,gửi hồ sơ vận chuyển hàng gửi phiếu y/c toán toán tiền HỆ THỐNG QUẢN LÝ GIAO NHẬN HÀNG xác nhận,gửi phiếu xuất(nhập)kho lấy (gửi) hàng CẢNG y/c báo cáo báo cáo ghi hố đơn tốn Hình1: Biểu đồ ngữ cảnh hệ thống quản lý giao nhận hàng GIÁM ĐỐC 2.Biểu đồ phân rã chức năng: Hệ thống quản lý giao nhận hàng 1.Nhận hàng 2.Giao hàng 1.1.Tính tốn cước 2.1.Làm thủ tục giao hàng 1.2.Lập hợp đồng 2.2.Lập ,gửi phiếu y/c toán 1.3.Ký , nhận hồ sơ hàng 3.Báo cáo 3.1.Lập báo cáo 2.3.Viết hoá đơn toán 1.4.Làm thủ tục nhận hàng 1.5.Lập phiếu y/c vận chuyển Hình 2: Sơ đồ phân rã chức hệ thống quản lý giao nhận hàng 3.Mô tả chi tiết chức lá: (1.1)Tính tốn cước: Khi khách hàng có nhu cầu vận chuyển hàng gửi thông tin mặt hàng cần vận chuyển đến công ty ,thông tin bao gồm: chủng loại, số lượng, quãng đường vận chuyển,… Đồng thời tính cước phí cho khách để khách xem xét (1.2)Lập hợp đồng: Nếu khách hàng đồng ý với giá cước kế tốn thảo hợp đồng (1.3)Ký nhận hồ sơ hàng: Khách hàng ký vào hợp đồng đồng thời gửi cho công ty hồ sơ đầy đủ mặt hàng (1.4)Làm thủ tục nhận hàng: Sau nhận hồ sơ đầy đủ mặt hàng, nhân viên giao nhận hàng công ty tiến hành thủ tục để nhận hàng Nếu nhận hàng Cảng phải cầm theo hồ sơ hàng (đã đầy đủ thủ tục, giấy tờ liên quan khách hàng cung cấp), sau Cảng xác nhận đưa cho lại cho phiếu giao nhận kiêm phiếu xuất kho để lấy hàng Nếu nhận hàng từ khách nhận hàng cần lập biên giao nhận hàng (1.5)Lập phiếu yêu cầu vận chuyển: Phiếu tạo nhân viên giao nhận hàng với chủ xe, gồm yêu cầu chuyển hàng thông tin hàng, địa điểm, thời gian đóng trả hàng mức cước (2.1)Làm thủ tục giao hàng: Khi hàng vận chuyển tới địa điểm yêu cầu, nhân viên giao nhận hàng tiến hành làm thủ tục giao hàng Nếu giao hàng cho khách tiến hành lập biên giao nhận hàng yêu cầu khách ký nhận Nếu giao hàng vào Cảng cần có hồ sơ hàng, sau Cảng xác nhận đưa lại cho phiếu giao nhận kiêm phiếu xuất kho cho phép đưa hàng vào kho Cảng (2.2)Lập,gửi phiếu yêu cầu tốn: Sau hồn tất cơng việc giao hàng cho khách tiến hành lập phiếu yêu cầu toán gửi cho khách hàng (2.3)Viết hoá đơn toán: Khách hàng sau tốn đủ tiền cho cơng ty ,kế toán lập hoá đơn toán gửi lại cho khách để xác nhận (3.1)Lập báo cáo: Cuối tháng kết toán tiến hành thống kê lập báo cáo chi tiết gửi cho giám đốc 4.Danh sách hồ sơ liệu có liên quan: D1.Hồ sơ khách hàng D2.Bảng giá D3.Hợp đồng D4.Biên giao nhận hàng D5.Phiếu giao nhận kiêm xuất kho D6.Phiếu giao nhận kiêm nhập kho D7.Phiếu yêu cầu vận chuyển D8.Phiếu đề nghị toán D9.Hoá đơn toán D10.Báo cáo 5.Ma trận thực thể chức năng: Các thực thể Hồ sơ khách hàng Bảng giá Hợp đồng Biên giao nhận Phiếu giao nhận kiêm xuất kho Phiếu giao nhận kiêm nhập kho Phiếu yêu cầu vận chuyển Phiếu đề nghị toán Hoá đơn toán Báo cáo Các chức nghiệp vụ D1 D2 D3 D4 D5 1.Nhận hàng U R C C R 2.Giao hàng U R C 3.Báo cáo R D6 D7 D8 D9 C R D10 C C R R R C Hình 3: Ma trận thực thể chức III.Mơ hình hố q trình xử lý: 1.Biểu đồ luồng liệu mức 0: D1 U U R D2 R D3 C R R D4 C C D5 R D6 R D7 C R D8 D9 D10 C C R C Cảng gửi hồ sơ hàng gửi thơng tin hàng cước phí tính Khách hàng gửi hợp đồng ký ,gửi hồ sơ gửi biên giao nhận xác nhận xác nhận, gửi phiếu giao nhận D2 D5 1.0 Nhận hàng D3 D4 D1 D7 gửi biên giao nhận D9 xác nhận Khách hàng gửi phiếu y/c toán toán tiền ghi hoá đơn toán 2.0 D8 Giao hàng D7 gửi hồ sơ hàng Cảng xác nhận, gửi phiếu giao nhận D3 D4 D1 D6 Hình 4a: Biểu đồ luồng liệu mức hệ thống quản lý giao nhận hàng D1 U U R D2 R D3 C R R D4 C C D5 R D6 R D7 C R D8 D9 D10 C C R C 3.0 y/c báo cáo Giám đốc báo cáo D9 Báo cáo D3 D1 D10 Hình 4b: Biểu đồ luồng liệu mức hệ thống quản lý giao nhận hàng 2.Biểu đồ luồng liệu mức 1: D1 U U R D2 R D3 C R R D4 C C D5 R D6 R D7 C R D8 D9 D10 C C R C 1.1 gửi thơng tin hàng Khách hàng tính cước phí Tính tốn cước đồng ý D2 Giá cước phí gửi hợp đồng 1.2 D1 Lập hợp đồng D3 Hợp đồng 1.3 ký ,gửi hồ sơ hàng gửi biên giao nhận xác nhận gửi hồ sơ hàng xác nhận, gửi phiếu giao nhận Cảng Ký , nhận hồ sơ hàng 1.4 D4 Làm thủ tục nhận hàng D5 biên giao nhận 1.5 D7 Lập phiếu y/c vận chuyển Hình 5a: Biểu đồ luồng liệu mức phân rã tiến trình 1.0 từ biểu đồ mức D1 U U R D2 R D3 C R R D4 C C D5 R D6 R D7 C R D8 D9 D10 C C R C gửi biên giao nhận Khách hàng 2.1 xác nhận gửi hồ sơ hàng D7 Làm thủ tục giao hàng D4 xác nhận, gửi phiếu giao nhận Cảng biên giao nhận ( phiếu giao nhận ) D6 2.2 gửi phiếu y/c toán D3 Lập phiếu đề nghị toán D8 D1 toán tiền ghi hoá đơn toán 2.3 Viết hố đơn tốn D9 Hình 5b:Biểu đồ luồng liệu mức phân rã tiến trình 2.0 từ biểu đồ mức IV Thiết kế sở liệu: 1.Mơ hình E-R: 2.Mơ hình quan hệ: V Thiết kế giao diện: TRUY NHẬP HỆ THỐNG TÊN NGƯỜI SỬ DỤNG MẬT KHẨU ĐĂNG NHẬP KẾT THÚC Hình 8: Giao diện “TRUY NHẬP HỆ THỐNG” CẬP NHẬT KHÁCH HÀNG MÃ KHÁCH HÀNG TÊN KHÁCH HÀNG ĐỊA CHỈ ĐIỆN THOẠI NHẬP SỬA XĨA GHI KẾT THÚC Hình 9: Giao diện “CẬP NHẬT KHÁCH HÀNG” ...I.Mơ tả tốn giải pháp: 1.Giới thiệu khái quát công ty: Tên công ty : Công ty TNHH Thuơng mại, dịch vụ giao nhận hàng hoá Tiên Phong Địa : số 514 Lê Thánh Tông - Ngô Quyền - Hải Phịng ... Khánh Nhân 2.Cơ cấu tổ chức chức năng: Công ty gồm phận: Giám đốc,bộ phận kế toán phận giao nhận hàng GIÁM ĐỐC KẾ TỐN GIAO NHẬN HÀNG Trong : GIÁM ĐỐC: điều hành hoạt động công việc công ty KẾ... khoản Cuối tháng kế toán tổng kết hoạt động lập báo cáo tình hình giao nhận hàng, doanh thu cho giám đốc 4.Giải pháp cho hệ thống: Qua việc phân tích hoạt động công ty ta thấy: hồ sơ mặt hàng vận