Đề tài: Xây dựng phần mềm quản lý thiết bị của cửa hàng máy tính Lời nói đầu * * * Ngày nay khoa học kỹ thuật phát triển, góp phần đắc lực trong công cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật này phải kể đến lĩnh vực công nghệ thông tin. Công nghệ thông tin được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực. Đặc biệt trong ngành kinh tế, nó đóng góp một phần đáng kể vào quá trình hội nhập. Như chúng ta đã biết, việc quản lý kinh doanh của nhiều cửa hàng vẫn rất thủ công, việc ghi chép thông qua sổ sách gặp rất nhiều trở ngại, gây khó khăn cho người quản lý khi muốn xem xét tình trạng các mặt theo ngày, tháng, quý… Từ thực tế đó việc xây dựng được một phần mềm quản lý cho một cửa hàng rất cần thiết. Đề tài của chúng em là xây dựng phần mềm quản lý thiết bị của cửa hàng máy tính. Với đề tài này phần mềm sẽ cho phép người sử dụng thực hiện một cách nhanh chóng, chính xác việc nhập dữ liệu, lưu trữ, cập nhật thông tin các mặt hàng, thực hiện yêu cầu báo cáo… với giao diện làm việc thân thiện, tiện dụng với người sử dụng hệ thống. Chúng em đã hoàn thành xong đề tài này, chắc chắn không tránh khỏi nhiều thiếu xót, rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy và các bạn. Chúng em xin chân thành cảm ơn ! Mục lục Trang Lời nói đầu 3 Phần I - Tổng quan hệ thống 5 Khảo sát hệ thống cũ 5 Đánh giá hệ thống cũ 6 Yêu cầu hệ thống mới 6 Phần II – Phân tích hệ thống 7 Sơ đồ phân cấp chức năng 7 Biểu đồ luồng dữ liệu 8 Đặc tả chức năng 12 Mô hình thực thể E-R 14 Biểu đồ dữ liệu quan hệ 16 Thiết kế giao diện 19 Lời kết 25 Phần I . KHẢO SÁT HỆ THỐNG Sau khi đi khảo sát ở một số cửa hàng bán thiết bị máy tính, chúng em thấy việc quản lý thiết bị của đa số các cửa hàng này vẫn còn mang nặng tính thủ công truyền thống. Hệ thống quản lý việc bán thiết bị máy tính có thể được mô tả khái quát bao gồm các chức năng chính sau: - Quản lý thiết bị - Quản lý nhân viên - Tra cứu - Thống kê, in ấn 1. Tổng quan về hệ thống cũ Mục đích khảo sát hiện trạng: - Tiếp cận với nghiệp vụ chuyên môn, môi trường hoạt động của hệ thống - Tìm hiểu các chức năng, nhiệm vụ và cung cách hoạt động của hệ thống - Chỉ ra các chỗ hợp lý của hệ thống cần được thừa kế và những chỗ bất hợp lý của hệ thống cần được khắc phục thay đổi để hệ thống được hoàn thiện hơn và đáp ứng yêu cầu công việc đặt ra Nội dung khảo sát và đánh giá hiện trạng: - Khảo sát và tìm hiểu hệ thống hiện tại mà khách hàng đang làm việc - Các quy tắc quản lý của cửa hàng: 1.1. Quản lý thiết bị: Cửa hàng sẽ nhập thiết bị mới theo từng đợt. Khi nhập thiết bị nhân viên cửa hàng sẽ nhận thiết bị và điền thông tin vào phiếu nhập gồm các thông tin: mã thiết bị, tên thiết bị, mã nhà cung cấp, số lượng, đơn giá, thuế VAT, ngày nhập, bảo hành, thành giá tiền, mã nhân viên. Khi xuất hàng nhân viên sẽ điền thông tin vào phiếu xuất gồm các thông tin: mã thiết bị, tên thiết bị, mã nhà cung cấp, số lượng, đơn giá, ngày xuất, bảo hành, thành tiền, tên khách hàng, mã nhân viên. Một bản phiếu xuất sẽ được giao cho khách hàng và một bản sẽ được cửa hàng giữ lại Mọi công việc nhập, xuất, sửa và xoá thông tin về thiết bị đều được tiến hành trên giấy tờ 1.2. Quản lý nhân viên: Việc quản lý nhân viên gồm các thông tin về nhân viên ( quản lý trong hồ sơ nhân viên) và thông tin về trả lương cho nhân viên. Nhân viên sẽ có hồ sơ trên giấy tờ riêng . 1.3. Tìm kiếm thông tin: Nhân viên có thể tra cứu nội dung thông tin của các thiết bị, của việc nhập và xuất thiết bị. Có thể cần tra cứu theo tên thiết bị, theo mã thiết bị, theo ngày nhập… Muốn làm được điều này nhân viên phải tìm trên những giấy tờ đã lưu của kho tài liệu. Mọi thông tin đều chỉ có ở trên giấy tờ. 1.4. Tình hình bán thiết bị: Cửa hàng sẽ cập nhật và in ra những bản báo giá thiết bị bằng bản word để khách hàng biết thông tin về thiết bị. Khi nhập hay xuất thiết bị cũng có ghi những phiếu xuất và phiếu nhập. Dựa vào phiếu xuất nhập có thể tổng kết tình hình bán thiết bị của cửa hàng theo từng ngày, tháng, quý. 2. Đánh giá hệ thống cũ: Trên đây là mô tả hoạt động của hệ thống, ta thấy việc quản lý bán thiết bị của cửa hàng máy tính đó có những ưu, nhược điểm như sau: Ưu điểm: - Cơ cấu quản lý của cửa hàng chặt chẽ và logic, nếu thực hiện đúng các nguyên tắc của quy trình quản lý thì công việc được tiến hành chính xác đảm bảo yêu cầu. - Bên cạnh đó phương tiện để quản lý là giấy tờ sổ sách nên có thể lấy và xem, tra cứu sửa chữa được tiến hành không cần những điều kiện cầu kỳ như máy móc, trang thiết bị hiện đại… Nhược điểm: - Việc lưu trữ thông tin thiết bị cũng như các thông tin khác trong việc quản lý hệ thống đều được tiến hành thủ công bằng sổ sách và các chứng từ với một số lượng lớn, chính vì vậy gây ra nhiều khó khăn cho công tác quản lý, tốn nhiều thời gian và công sức cho nhân viên quản lý với những công việc kiểm tra, tra cứu, kiểm kê phức tạp - Khi lưu trữ thông tin bằng phương pháp này nếu có sai sót thì việc sửa đổi gặp nhiều khó khăn.Chẳng hạn muốn sửa thông tin trong hồ sơ thiết bị thì phải gạch đi rồi sửa lại bên cạnh, sẽ rất không hay nếu phải sửa đổi nhiều lần - Việc thống kê tình hình bán thiết bị cũng phức tạp. 3. Yêu cầu đối với hệ thống mới: Dựa trên quy trình làm việc của cửa hàng bán thiết bị máy tính, từ nhược điểm nói trên chúng em thấy có một phần mềm quản lý là rất cần thiết. Với một cửa hàng cần quản lý về việc mua bán thiết bị, quản lý tài chính. Phần mềm nhóm em làm là phần mềm quản lý việc bán thiết bị máy tính của một cửa hàng. Phạm vi bán thiết bị trong một cửa hàng và với người sử dụng hệ thống là nhân viên quản lý của cửa hàng. Các yêu cầu người dùng: - Phần mềm có giao diện phù hợp, sử dụng tiện lợi, nhanh chóng cho người sử dụng. - Có khả năng nhập, xuất dữ liệu cho mỗi lần nhập, xuất thiết bị kèm các bản in phiếu xuất, nhập - Xử lý được việc sửa dữ liệu nếu trong quá trình nhập có sai sót - Khi người sử dụng có nhu cầu xem thông tin thì có thể xem bằng chương trình tìm kiếm thông tin giúp việc tra cứu thông tin dễ dàng - Có thể cho biết tình hình bán hàng ( thống kê được danh sách các mặt hàng hiện có, đã hết, còn tồn hay bán chạy nhất…) qua việc thống kê các phiếu nhập, xuất theo tháng, quý, năm. Chiến lược điều tra: - Các nguồn thông tin điều tra: tham khảo từ sách báo, tài liệu và tham khảo các phần mềm download từ mạng. - Quan sát hoạt động của hệ thống cũ - Phỏng vấn trực tiếp các chủ cửa hàng ( chúng em chỉ khảo sát được với những chủ cửa hàng chưa sử dụng hệ thống, nhưng họ đang có nhu cầu sử dụng hệ thống) - Đặt vị trí vai trò của khách hàng( người sử dụng hệ thống) để thấy được rõ những yêu cầu thực tế mà hệ thống cần thực hiện. Chương trình có các chức năng chính: - Quản lý thiết bị - Quản lý nhân viên - Tra cứu - Thống kê, in ấn Phần II. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 1.Sơ đồ phân cấp chức năng: Qu ản lý bán thiết bị của cửa hàng máy tính Qu ản lý thiết bị Qu ản lý nhân viên Tra cứu Th ống kê, in ấn Nhập Xuất Sửa Xoá Qu ản lý hồ sơ Trả lương Tra theo tên thiết bị Tra theo mã nhà cung cấp Tra theo mã thiết bị Th ống kê, in phiếu xu ất Th ống kê, in phiếu nh ập Tra theo ngày nhập Tra theo mã nhà cung cấp In b ảng báo giá Tra theo tên nhà cung cấp [...]...2 Biểu đồ luồng dữ liệu Mức bối cảnh Thông tin thiết bị Thông tin nhân viên Người quản lý Các yêu cầu Thông tin phản hồi Quản lý bán thiết bị của cửa hang máy tính Mức đỉnh Thông tin thiết bị Quản lý thiết bị DS thiết bị Thông tin nhân viên Người quản lý Quản lý nhân viên DS nhân viên Tra cứu Yêu cầu xem tin DS thiết bị Thông tin Yêu cầu báo cáo Bảng báo cáo Thống kê, in ấn Hoá đơn Khách hàng Thông... kê, in ấn Hoá đơn Khách hàng Thông tin khách hàng Mức dưới đỉnh Phân rã chức năng “ Quản lý thiết bị Thông tin thiết bị Thông tin thiết bị xuất Nhập Xuất Khách hàng Người quản lý Thông tin thiết bị mới Sửa Thông tin thiết bị cần xoá Thiết bị Ttin TB cần mua DS thiết bị Xoá Phân rã chức năng “ Quản lý nhân viên” Thông tin nhân viên Quản lý hồ sơ Người quản lý Thông tin trả lương DS nhân viên Trả lương... thiết bị - In phiếu nhập, xuất và thống kê tình hình bán thiết bị Phân tích hệ thống chức năng: 1 Chức năng “ Quản lý thiết bị Chức năng này của hệ thống giúp cho người quản lý thực hiện việc quản lý thiết bị Chức năng bao gồm hỗ trợ người quản lý trực tiếp nhập, xuất, sửa đổi, xoá thông tin về thiết bị - Nhập: Chức năng này cho phép nhân viên nhập thiết bị với đầy đủ thông tin chi tiết về thiết bị. .. việc quản lý hồ sơ nhân viên và việc trả lương cho nhân viên của cửa hàng - Quản lý hồ sơ: Chức năng này cho phép quản lý các thông tin về nhân viên của cửa hàng - Trả lương: Chức năng này giúp việc quản lý theo dõi trả lương cho từng nhân viên của cửa hàng 3 Chức năng “ Tra cứu” Người quản lý có thể tra cứu thông tin về thiết bị hay thông tin cần thiết dễ dàng Việc tra cứu có thể theo tên thiết bị, ... “Tra cứu” Thông tin mã thiết bị Thông tin thiết bị Tra cứu theo mã thiết bị Tra cứu theo tên thiết bị Thông tin tên thiết bị Tra cứu theo ngày nhập Người quản lý Thông tin thiết bị Thông tin ngày nhập Thông tin thiết bị Thông tin mã nhà cung cấp Thông tin thiết bị Tra cứu theo mã nhà cung cấp Tra cứu theo tên nhà cung cấp DS thiết bị Thông tin tên nhà cung cấp Thông tin thiết bị Phân rã chức năng “... Thành tiền THIẾT KẾ GIAO DIỆN Một số form chính: Thiết kế giao diện chính cho hệ thống: Menu Quản lý thiết bị Chức năng Cho phép người dùng nhập thông tin, xuất, sửa và xoá thông tin thiết bị Quản lý nhân viên Cho phép quản lý thông tin về nhân viên giúp cho việc quản lý quá trình nhập, xuất thiết bị Tra cứu Cho phép tìm kiếm thông tin chi tiết về thiết bị theo mã thiết bị, tên thiết bị, mã nhà cung... hình bán hàng theo ngày, theo tháng, theo quý Chức năng nhập thông tin thiết bị về: Cho phép người sử dụng phần mềm nhập tất cả các thông tin của thiết bị nhập về Khi nhập thiết bị, muốn nhập thông tin của một thiết bị nào người dùng nháy nút “ nhập thông tin”, sau khi nhập đầy đủ các thông tin nháy nút “ nhập” khi đó các thông tin vừa nhập sẽ được lưu vào hệ thống Muốn nhập tiếp thông tin các thiết bị. .. Phiếu nhập Người quản lý Thông tin xuất Phiếu xuất Thống kê, in phiếu nhập Thống kê, in phiếu xuất DS thiết bị Thông tin thiết bị Danh sách thiết bị In bảng báo giá Hoá đơn Khách hàng Thông tin khách hàng Đặc tả chức năng: - Chương trình có khả năng lưu trữ, cập nhật thông tin về các thiết bị - Chương trình có khả năng cho phép cho phép xem danh sách các thiết bị hiện có trong cửa hàng - Cho phép tra... tục nhập như với thiết bị đầu Menu Chức năng Nhập thông tin Cho phép nhập đầy đủ các thông tin của thiết bị Nhập Cho phép lưu các thông tin vừa nhập Sửa Cho phép sửa đổi thông tin của thiết bị nếu nhập sai Xoá Cho phép xoá thông tin Thoát Cho phép thoát khỏi form hiện hành Chức năng “ nhập thông tin thiết bị xuất ra” Cho phép người sử dụng phần mềm nhập tất cả các thông tin của thiết bị xuất ra Khi xuất... tra cứu có thể theo tên thiết bị, theo mã thiết bị, theo ngày nhập, theo mã nhà cung cấp, theo tên nhà cung cấp - Tra cứu theo tên thiết bị: Chức năng này cho phép người sử dụng tra cứu thông tin về thiết bị cần tìm kiếm theo tên thiết bị đã biết - Tra cứu theo mã thiết bị : Cho phép người sử dụng tìm thấy thông tin chi tiết về thiết bị khi đã biết mã thiết bị cần tìm - Tra cứu theo ngày nhập: Khi đã . chính. Phần mềm nhóm em làm là phần mềm quản lý việc bán thiết bị máy tính của một cửa hàng. Phạm vi bán thiết bị trong một cửa hàng và với người sử dụng hệ thống là nhân viên quản lý của cửa hàng. . làm việc của cửa hàng bán thiết bị máy tính, từ nhược điểm nói trên chúng em thấy có một phần mềm quản lý là rất cần thiết. Với một cửa hàng cần quản lý về việc mua bán thiết bị, quản lý tài. khách hàng đang làm việc - Các quy tắc quản lý của cửa hàng: 1.1. Quản lý thiết bị: Cửa hàng sẽ nhập thiết bị mới theo từng đợt. Khi nhập thiết bị nhân viên cửa hàng sẽ nhận thiết bị