bài làm các mẫu chứng từ cần thiết để thực hiện bài toán kế toán nguyên liệu vật liệu

Các bảng dữ liệu* Bài toán kế toán Nguyên liệu, vật liệu 152: DMTK, DMDT,DMVTHH, phieuthuchi , DMKHO, phieunhapxuat , tondauky .- DMTK.dbf + cấu trúc : DMTK Ma_TK C10, Ten_TK C100, Cap_T

BÀI THI MÔN : CƠ SỞ DỮ LIỆU 2

Hình thức thi : Bài tập lớnThời gian thi : 1 ngày

- Phiếu xuất kho Mẫu 02-VT

- Biên bản kiểm nghiệm Mẫu 03-VT

- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ Mẫu 04-VT

- Biên bản kiểm kê Mẫu 05-VT

- Bảng kê mua hàng Mẫu 06-VT

- Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu Mẫu 07-VT

- Phiếu chi Mẫu 02-TT

Mẫu 01-VT

Những thông tin trên chứng từ phải lưu vào CSDL :- Số phiếu

- Ngày lập - Nội dung- TK nợ

- TK có- Mã kho- Mã vật tư- Tên vật tư

- Đơn giá- Số tiền

- TK có- Nội dung- Mã kho

- Tên vật tư- Mã vật tư- Số tiền

- Số lượng - Đơn giá

Mẫu 03-VT

Những thông tin trên chứng từ phải lưu vào CSDL :- Số phiếu

- Ngày lập - Tên vật tư- Mã vật tư- Số lượng - Diễn giảiMẫu 04 -VT

Những thông tin trên chứng từ phải lưu vào CSDL :- Số phiếu

- Ngày lập- Tên vật tư- Mã vật tư- Số lượng

Mẫu 06-VT

Những thông tin trên chứng từ phải lưu vào CSDL :- Số phiếu

- Ngày lập- TK có- TK nợ- Tên vật tư

- Số lượng - Số tiền- Đơn giá- Nội dung

Mẫu 07-VT

Những thông tin trên chứng từ phải lưu vào CSDL :- Số phiếu

- Ngày lập- TK có- TK nợ- Mã đối tượng- Số tiền

- Nội dung- Số tiền- Ngoại tệ

2. Thiết kế CSDL

- Tạo mới 1 Project: D:\CSDL2\KTVT.pjx

- Tạo mới Database cho dự án: D:\CSDL2\DATA\KTVT.dbc- Tạo mới các bảng dữ liệu cho dự án, các bảng sẽ được lưutrữ trong thư mục gốc: D:\CSDL2\Table

a Các bảng dữ liệu

* Bài toán kế toán Nguyên liệu, vật liệu 152: DMTK, DMDT,DMVTHH, phieuthuchi , DMKHO, phieunhapxuat , tondauky - DMTK.dbf

+ cấu trúc : DMTK( Ma_TK C(10), Ten_TK C(100), Cap_TK int )+ với Ma_TK là khóa chính được đặt theo quy định của bộ tàichính.

+ với Ma_VT là khóa chính-DMKHO.dbf

+ cấu trúc : DMKHO(Ma_KHO C(10), Ten_KHO C(100) )+ với Ma_KHO la khóa chính

+ cấu trúc : Phieuthuchi( sophieu C(10), ngay date, Ma_DTC(10), TK_No C(10), TK_Co C(10), sotien N(12,2), noidungC(100), loaiphieu C(2) ).

+ với sophieu là khóa chính-Phieunhapxuat.dbf

+ cấu trúc : phieunhapxuat( so C(10), ngay date, Ma_DTC(10), Ma_KHO C(10), TK_No C(10), TK_Co C(10), sotienN(12,2), noidung C(100), loaiphieu C(2) ).

+ với so là khóa chính-Chitietphieunhapxuat.dbf

+ cấu trúc : chitietphieunhapxuat ( so C(10), Ma_VT C(10),soluong N(12,2), dongia N(12,2), sotien N(12,2) ).

+ cấu trúc : tondauky(Ma_VT C(10), Ma_KHO C(10), soluongN(12,2), sotien N(12,2) ).

+ với Ma_VT là khóa chính.

b Mối quan hệ giữa các bảng

- Bảng DMTK liên kết 1- nhiều đến bảngphieuthuchi(TK_No,TK_Co), phieunhapxuat(TK_No,TK_Co) trêntrường Ma_TK.

- Bảng DMDT liên kết 1- nhiều đến bảng phieuthuchi(Ma_DT) ,phieunhapxuat(Ma_DT) trên trường Ma_DT.

- Bảng DMKHO liên kết 1- nhiều đến bảngphieunhapxuat(Ma_KHO) trên trường Ma_KHO.

- Bảng DMVTHH liên kết 1- nhiều đến bảngchitietphieunhapxuat(Ma_VT) trên trường Ma_VT.

- Bảng phieunhapxuat liên kết 1- nhiều đếnchitietphieunhapxuat(so) qua trường so.

c Quy tắc mã hóa các đối tượng kế toán

* Mã hoá: là quá trình sử dụng một bộ các ký tự để nhận diệnduy nhất các đối tượng cần quản lý

* Mục đích mã hoá đối tượng kế toán:

- Tránh nhầm lẫn các đối tượng kế toán - Truy cập dữ liệu nhanh chóng và dễ dàng

- Phân định và tổ chức các phần hành kế toán riêng biệt, rõràng một cách khoa học, tạo thuận lợi tốt nhất trong công tácđối chiếu, quản lý công nợ, xử lý thừa thiếu tiền vốn, vật tư,hàng hóa

Ngoài ra thông qua mã hóa, việc truy tìm số liệu sẽ khó khăn,chậm chạp nếu không nắm được bộ mã kế toán Điều này,

giúp ta bảo mật được thông tin cần quản lý đối với các đốitượng bên ngoài

* Yêu cầu mã hóa đối tượng kế toán

Để công tác mã hóa các đối tượng kế toán mang tính khoahọc, tạo thuận lợi cho việc quản lý dữ liệu, cập nhật số liệu vànhất là truy xuất thông tin, yêu cầu bộ mã được xây dựngphải đảm bảo các yếu tố: gọn, đủ, dễ nhớ, dễ bổ sung và nhấtquán trong tên gọi các đối tượng được mã hóa

a Có độ dài gọn và đủ: yêu cầu này đòi hỏi phải xác địnhphạm vi quản lý gồm bao nhiêu loại, mỗi loại có bao nhiêu đốitượng Vì vậy, muốn xác định độ dài của bộ mã ta phải phânloại đối tượng Trên cơ sở phân loại này, ta định ra độ dài củabộ mã gồm bao nhiêu ký tự là phù hợp

b Dễ nhớ : Thông thường mã hóa là một loạt các ký hiệu khónhớ, nhất là đơn vị SXKD có qui mô hoạt động lớn, nghiệp vụkinh tế phát sinh nhiều và thường xuyên Việc đặt mã số phảimang các đặc điểm nhằm giúp người quản lý gợi nhớ Điềunày sẽ giúp việc truy xuất thông tin thuận lợi và nhanh chóng.c Dễ bổ sung: yêu cầu này đòi hỏi bộ mã phải đủ dài để khicó bất kỳ phát sinh mới nào cũng có thể bổ sung vào bộ mãđược Điều này ngăn ngừa tình trạng bộ mã sẽ quá tải, khôngđủ chứa khi lượng vật tư, hàng hóa hoặc khách hàng tăng lênngoài dự kiến

d Tính nhất quán: Trong ghi chép tên khách hàng hoặc vật tư,hàng hóa, yêu cầu này đòi hỏi một khách hàng hoặc loại vậttư, hàng hóa chỉ được thống nhất một tên gọi Một mặt hàng

có nhiều tên gọi chắc chắn sẽ gây nhầm lẫn trong việc mãhóa, cập nhật và truy xuất dữ liệu Nhất là khi bộ mã lớnkhoản vài ngàn mẩu tin, thì việc một mặt hàng, hoặc kháchhàng có nhiều tên gọi sẽ dẫn đến có nhiều mã số, và như vậysẽ có nhiều kết quả cho cùng một đối tượng được quản lý, kếtquả dễ bị sai lệch.

* Hệ thống bảng mã kế toán trong các doanh nghiệp

- Bảng mã tài khoản dùng để khai báo mã hiệu và tên các tàikhoản tương ứng Việc gán mã cho một đối tượng kế toántrong bảng mã tài khoản có ý nghĩa tương tự như việc mở sổkế toán để theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quanđến đối tượng kế toán đó

- Bảng mã chi tiết đơn vị, khách hàng dùng để khai báo, đăngký, gán mã cho từng khách hàng, đơn vị nhằm mục đích mởsổ chi tiết theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quanđến từng đơn vị, khách hàng

- Bảng mã vật tư, hàng hoá: dùng khai báo tên vật tư, hànghoá, quy cách, đơn vị tính cho các loại vật tư, hàng hoá, thànhphẩm cần theo dõi tại doanh nghiệp Việc đăng ký mã hiệucho vật tư, hàng hoá trong bảng mã vật tư, hàng hoá tươngứng với việc mở thẻ (sổ) chi tiết để theo dõi các nghiệp vụkinh tế phát sinh liên quan đến vật tư, hàng hoá, thành phẩmtrong kế toán thủ công.

- Bảng mã kho: dùng khai báo, đăng ký mã tương ứng cho cáckho phục vụ cho việc quản lý, theo dõi các kho trong doanhnghiệp

- Bảng mã TSCĐ: Việc đăng ký mã hiệu TSCĐ trong bảng mãTSCĐ tương ứng với việc mở thẻ (sổ) chi tiết TSCĐ để theo dõicác nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến TSCĐ trong kếtoán thủ công