Đang tải... (xem toàn văn)
TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA QUẢN TRỊ NHÂN LỰC
&
BÀI THẢO LUẬN
HỌC PHẦN: HOẠCH ĐỊNH NGUỒN NHÂN LỰC
ĐỀ TÀI: HỆ THỐNG THÔNG TIN NGUỒN NHÂN LỰC – LIÊN HỆ THỰC TẾ TẠI DOANH NGHIỆP MIRAE ASSET PREVOIR
Giảng viên hướng dẫn: TS Nguyễn Thị Liên Lớp học phần: 232_HRMG1311_02
Nhóm: 10
Hà Nội
Trang 2MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU 4
I CƠ SỞ LÝ THUYẾT 5
1 Khái niệm về vai trò của hệ thống thông tin nguồn nhân lực 5
1.1 Khái niệm hệ thống thông tin nguồn nhân lực 5
1.1.1 Hệ thống thông tin 5
1.1.2 Hệ thống thông tin nguồn nhân lực 5
1.2 Vai trò của hệ thống thông tin nguồn nhân lực 5
2 Chức năng của hệ thống thông tin nguồn nhân lực 6
2.1 Chức năng lưu trữ thông tin 6
2.2 Chức năng tìm kiếm thông tin 7
2.3 Chức năng thống kê, phân tích, tổng hợp 7
2.4 Chức năng hỗ trợ 7
3 Phân loại thông tin nguồn nhân lực và cấu trúc hệ thống thông tin nguồn nhân lực 8 3.1 Phân loại thông tin nguồn nhân lực 8
3.1.1 Phân loại theo cấp độ thông tin 8
3.1.2 Phân loại theo nội dung thông tin 9
3.2 Cấu trúc hệ thống thông tin nguồn nhân lực 9
3.2.1 Cấu trúc theo nguồn lực của hệ thống thông tin 9
3.2.2 Cấu trúc theo nội dung hoạt động quản trị nguồn nhân lực 11
4 Quản lý hệ thống thông tin nguồn nhân lực 12
4.1 Thiết lập hệ thống thông tin nguồn nhân lực 12
4.1.1 Nguyên tắc thiết lập hệ thống thông tin nguồn nhân lực 12
4.1.2 Căn cứ thiết lập hệ thống thông tin nguồn nhân lực 13
4.1.3 Quy trình thiết lập hệ thống thông tin nguồn nhân lực 13
4.2 Sử dụng hệ thống thông tin nguồn nhân lực 14
4.2.1 Đối tượng sử dụng hệ thống thông tin nguồn nhân lực 14
4.2.2 Nội dung sử dụng hệ thống thông tin nguồn nhân lực 14
4.3 Kiểm soát hệ thống thông tin nguồn nhân lực 15
4.3.1 Mục đích 15
4.3.2 Nội dung 16
II LIÊN HỆ THỰC TIỄN TẠI DOANH NGHIỆP MIRAE ASSET PREVOIR 17
1 Khái quát về doanh nghiệp Mirae Asset Prevoir 17
Trang 31.5 Cơ cấu nguồn nhân lực: 22
1.6 Kết quả sản xuất – kinh doanh: 23
2 Phỏng vấn Mrs Ngân - Nhân viên phòng Nhân Sự 24
2.1 Bảng hỏi phỏng vấn: 24
2.2 Phân tích phỏng vấn 25
2.2.1 Hệ thống/ phần mềm/ nền tảng mà doanh nghiệp sử dụng? 25
2.2.2 Nội dung thông tin HRIS của doanh nghiệp? 25
2.2.3 Vai trò cụ thể của HRIS đối với doanh nghiệp và người lao động 28
2.2.4 Yếu tố ảnh hưởng đến việc xây dựng HRIS của doanh nghiệp? 29
2.2.5 Cần đảm bảo những nguyên tắc nào trong việc xây dựng và thực hiện HRIS? Doanh nghiệp làm thế nào để đảm bảo những nguyên tắc này? 30
2.2.6 Quy trình xây dựng HRIS của doanh nghiệp 30
Trang 4LỜI MỞ ĐẦU
Trong thời đại ngày nay, nơi mà sự phát triển công nghệ diễn ra nhanh chóng và ảnh hưởng đến mọi lĩnh vực xã hội, hệ thống thông tin nhân sự trở thành thành viên một yếu tố quan trọng đối với sự thành công của doanh nghiệp Đây không chỉ là một công cụ hỗ trợ quản lý nhân sự mà còn là cầu nối quan trọng giữa con người và công nghệ trong môi trường kinh doanh ngày nay
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự không chỉ giúp tổ chức quản lý thông tin nhân sự trở thành một cách hiệu quả mà còn mang lại nhiều lợi ích cho mặt chiến lược Việc tích hợp công nghệ vào quản lý nhân sự giúp tăng cường khả năng đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc và hoạt động linh hoạt của tổ chức Hơn nữa, hệ thống thông tin quản lý nhân sự còn đóng vai trò quan trọng trong công việc tối ưu hóa quá trình tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân sự, đồng thời tạo ra môi trường làm việc tích cực và linh hoạt cho nhân viên
Tuy nhiên, để phát triển và quản lý một hệ thống thông tin nhân sự hiệu quả, doanh nghiệp cần phải đối mặt với nhiều công thức, từ việc tích hợp dữ liệu đến bảo mật thông tin Trong bối cảnh này, việc hiểu rõ về cấu hình cơ sở, tính năng và lợi ích của hệ thống thông tin quản lý nhân sự trở nên cực kỳ quan trọng
Bài thảo luận của nhóm 10 sẽ nói rõ về những cấu trúc, tính năng, lợi ích và những sơ thức mà doanh nghiệp có thể phải đối mặt khi phát triển khai và sử dụng sử dụng hệ thống thông tin quản lý nhân sự Qua đó, họ sẽ nhận thức rõ hơn về vai trò quan trọng của hệ thống thông tin quản lý nhân sự trong công việc quản lý nhân sự và ảnh hưởng của nó đối với hiệu suất toàn diện của tổ chức
Trang 5I CƠ SỞ LÝ THUYẾT
1 Khái niệm về vai trò của hệ thống thông tin nguồn nhân lực
1.1 Khái niệm hệ thống thông tin nguồn nhân lực
1.1.1 Hệ thống thông tin
Tập hợp các yếu tố có quan hệ với nhau cùng làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin để đạt được một mục tiêu xác định của tổ chức, doanh nghiệp
1.1.2 Hệ thống thông tin nguồn nhân lực
Cấu trúc hợp nhất các cơ sở dữ liệu và dòng thông tin liên quan đến nguồn nhân lực được xử lý, lưu trữ, cung cấp phục vụ cho hoạt động quản trị nguồn nhân lực và các hoạt động khác của tổ chức, doanh nghiệp
1.2 Vai trò của hệ thống thông tin nguồn nhân lực
Nguồn nhân lực là một nguồn lực cốt lõi của tổ chức, doanh nghiệp do đó hệ thống thông tin nguồn nhân lực đóng vai trò quan trọng không chỉ đối với các hoạt động quản trị nhân lực mà còn đối với toàn hệ thống của tổ chức, doanh nghiệp
Một là, thu thập, xử lí và cung cấp thông tin cho nhà quản trị các cấp ra các quyết định quản lý
Đối với hoạt động quản trị tổng quát: HRIS cung cấp thông tin làm cơ sở xây dựng chiến lược, chính sách, kế hoạch hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp Các thông tin từ môi trường, từ hệ thống tác nghiệp được thống kê, phân tích, tổng hợp đặt trong mối quan hệ với nguồn nhân lực để có được mối tương quan, giảm bớt cấp quản lý trung gian, tổ chức luồng công việc linh hoạt, cải tiến phương thức quản lý
Đối với hoạt động tác nghiệp, HRIS cung cấp thông tin cho quá trình ra quyết định quản trị nguồn nhân lực bao gồm quyết định trong hoạt động nguồn nhân lực, phân tích công việc, tuyển dụng nhân lực, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, đánh giá nhân lực, trả công nhân lực, HRIS là cơ sở để các nhà quản trị ra quyết định phân bổ nguồn lực tài chính, lựa chọn nguồn lực công nghệ
Hai là, cung cấp phương tiện để hiểu rõ lực lượng lao động
Một HRIS lưu trữ, xử lý và quản lý dữ liệu nhân viên, những thông tin này là phương tiện để vận hành các chức năng như tuyển dụng, theo dõi ứng viên, quản lý thời gian, đánh giá hiệu suất, quản trị thù lao, Mặt khác HRIS là phương tiện để thực hiện chức năng tự phục vụ của nhân viên Ở góc độ xã hội, các thông tin thuộc HRIS có thể đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp phương tiện để hiểu rõ hơn về lực lượng lao động trên thị trường cũng như cho phép tuân thủ các quy định quốc gia về việc cung cấp thông tin
Ba là, góp phần tăng năng suất lao động
Trang 6HRIS góp phần tăng năng suất lao động của tổ chức, doanh nghiệp bởi vì khả năng tham gia triển khai có hiệu quả các giao dịch nội bộ, các giao dịch trực tuyến, các dịch vụ nguồn nhân lực chất lượng Tùy thuộc vào loại phần mềm HRIS, phần mềm sẽ tạo ra các báo cáo khác nhau, cung cấp khả năng báo cáo đột xuất và các phân tích về các số liệu quan trọng, khả năng trực quan hóa cho dữ liệu nhân viên Trên cơ sở thông tin nền tảng đó sẽ tiết kiệm thời gian, tăng năng suất lao động cho bộ phận nhân sự và các công việc liên quan khác
Bốn là, tăng cường sự hợp tác trong tổ chức, doanh nghiệp
Hợp tác giữa các thành viên trong bộ phận nhân lực được kích hoạt trên nền tảng của việc tích hợp các module dữ liệu nguồn nhân lực Bên cạnh đó, HRIS được phát triển ứng dụng ở các bộ phận tác nghiệp khác Việc tích hợp các hệ thống yêu cầu dữ liệu nhân viên nhằm mục đích giải quyết các nhu cầu tương tác của các chủ thể chính trong hệ thống và tiết kiệm thời gian rất lớn Ngược lại, việc nhập dữ liệu vào nhiều hệ thống khác nhau - thực tế cho các tổ chức không có hệ thống thông tin nguồn nhân lực - có thế dẫn đến các lỗi tốn kém hoặc giảm sự tham gia của nhân viên
Năm là, góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh của tổ chức, doanh nghiệp
Hệ thống thông tin nguồn nhân lực - HRIS là công cụ, vũ khí chiến lược của tổ chức, doanh nghiệp Xét một cách tổng thể, việc giảm giá thành do tăng năng suất lao động, gia tăng liên kết, tăng doanh thu và khuyến khích hoạt động sáng tạo và đổi mới trong tổ chức, doanh nghiệp Hệ thống thông tin nguồn nhân lực có thể tạo ra bộ phận nhân sự chiến lược hơn, góp phần tạo ra và gia tăng lợi thế cạnh tranh của tổ chức, doanh nghiệp
Sáu là, bảo mật và quyền riêng tư
Vai trò xuất hiện trong bối cảnh mới - bối cảnh ứng dụng công nghệ của hệ thống thông tin nguồn nhân lực Hệ thống thông tin nguồn nhân lực số có ý nghĩa quan trọng trong việc bảo mật dữ liệu nhân viên và giữ thông tin riêng tư Trước đây, khi sử dụng biểu mẫu giấy dưới dạng bản in hoặc bảng tính, những người có thể không có quyền truy cập thông tin Hiện nay, một HRIS có thể đảm bảo thông tin tốt hơn, có nghĩa là chỉ có những cá nhân có quyền truy cập thông tin đó mới truy cập được
2 Chức năng của hệ thống thông tin nguồn nhân lực
2.1 Chức năng lưu trữ thông tin
Chức năng lưu trữ là chức năng nền tảng của hệ thống thông tin nguồn nhân lực và là cơ sở cho việc thực hiện các chức năng khác Thực hiện chức năng lưu trữ có nghĩa là thông tin nguồn nhân lực được sắp xếp, hệ thống hóa, cất giữ để phục vụ cho việc khai thác đúng mục đích
Có hai hình thức lưu trữ phổ biến là lưu trữ bằng giấy tờ (bản cứng) và lưu trữ trên máy tính (bản mềm) bằng việc lưu vào ổ cứng hoặc trên phần mềm quản trị nguồn nhân lực hoặc trên mạng internet (email, website cung cấp dịch vụ lưu trữ thông tin: google drive, 4share, mediafire, …) Hiện nay, các tổ chức, doanh nghiệp thường sử dụng kết hợp hai hình
Trang 7thức lưu trữ Việc lưu trữ thông tin trên nền tảng hệ thống chạy bởi một nền quản trị cơ sở dữ liệu đảm bảo tính hiện đại, dữ liệu phải được thiết kế và cấu hình liên kết chặt chẽ với nhau thể hiện đúng với mối quan hệ giữa chúng ở bên ngoài Hệ cơ sở dữ liệu của hệ thống thông tin nguồn nhân lực phải đảm bảo tính đa chiều, tình lịch sử, tính hiện tại (thông tin kịp thời)
2.2 Chức năng tìm kiếm thông tin
Chức năng tìm kiếm thông tin là chức năng cơ bản của hệ thống thông tin nguồn nhân lực trên nền tảng lưu trữ Nhu cầu tìm kiếm trong công tác quản trị nguồn nhân lực rất đa dạng, bao gồm: tìm kiếm thông tin hiện tại, tìm kiếm thông tin quá khứ, tìm kiếm thông tin đơn giản, tìm kiếm thông tin phức hợp, … Dựa trên kết quả của chức năng lưu trữ, thì HRIS cho phép cán bộ nhân sự và các đối tượng liên quan thực hiện tìm kiếm dữ liệu một cách nhanh chóng với các yêu cầu tìm kiếm từ đơn giản tới phức tạp Việc thực hiện tìm kiếm - trả kết quả là một trong những công tác biến dữ liệu thành thông tin phục vụ cho các hoạt động quản trị nguồn nhân lực trong tổ chức, doanh nghiệp
Các loại thông tin tìm kiếm ở HRIS thường bao gồm: Tìm kiếm thông tin các bộ phận, phòng ban; Tìm kiếm thông tin cá nhân; Tìm kiếm các biểu mẫu; Tìm kiếm các thông tin với mục đích sử dụng riêng biệt (không mang tính phổ biến, …)
2.3 Chức năng thống kê, phân tích, tổng hợp
Thống kê, phân tích, tổng hợp là một chức năng tất yếu của hệ thống thông tin nguồn nhân lực Việc lưu trữ dữ liệu đầy đủ trên nền tảng thiết kế liên kết với nhau sẽ cho phép hệ thống thực hiện các thống kê có mức độ phức tạp khác nhau theo tập các tiêu chí khác nhau phục vụ ra quyết định
Có thể kể đến một số dạng thống kê, phân tích, tổng hợp như:
- Số lượng nguồn nhân lực với cơ cấu nguồn nhân lực theo bằng cấp, trình độ; theo thâm niên; theo giới tính; theo tính chất công việc; theo loại hợp đồng lao động … - Số lượng và cơ cấu nguồn nhân lực theo ngạch bậc lương, theo diễn biến lương - Số lượng và cơ cấu nguồn nhân lực theo tình trạng việc làm như: sắp nghỉ hưu, tỉ lệ
nghỉ việc, tỉ lệ thay đổi công việc, hết thời hạn hợp đồng lao động, …
- Số lượng và cơ cấu nguồn nhân lực được khen thưởng, vi phạm kỷ luật, có sáng kiến đổi mới, hoàn thành sớm tiến độ …
- Số lượng và cơ cấu nguồn nhân lực theo chức danh, vị trí việc làm …
Trang 8- Tạo các báo cáo kết nối các dữ liệu đơn lẻ của cá nhân, bộ phận, từng đơn vị thời gian chi tiết (giờ, ngày, tuần …) thành báo cáo tổng hợp của nhóm, tổ chức hay doanh nghiệp, đơn vị thời gian khái quát (tháng, quý, năm, …)
- Trích xuất, kết xuất hợp đồng lao động theo thông tin nhân sự và biểu mẫu lưu trong hệ thống
- Trích xuất, kết xuất: Kết quả đánh giá, phân loại nguồn nhân lực; Các quyết định khen thưởng, kỷ luật; Các quyết định nâng lương, nghỉ hưu, sa thải; Kế hoạch tuyển dụng nguồn nhân lực, kế hoạch đào tạo nguồn nhân lực, kế hoạch trả công lao động, …
3 Phân loại thông tin nguồn nhân lực và cấu trúc hệ thống thông tin nguồn nhân lực
3.1 Phân loại thông tin nguồn nhân lực
3.1.1 Phân loại theo cấp độ thông tin
Thông tin chiến lược là thông tin sử dụng cho những chiến lược và chính sách dài
hạn của tổ chức, doanh nghiệp, chủ yếu phục vụ cho các nhà quản lý cấp cao khi dự đoán tương lai Loại thông tin này đòi hỏi tính khái quát, tổng hợp cao Dữ liệu để xử lý ra loại thông tin này thường là từ phân tích môi trường quản trị nguồn nhân lực của tổ chức, doanh nghiệp Hệ thống thông tin này chủ yếu là hệ thống thông tin hoạch định chiến lược của tổ chức, doanh nghiệp và chiến lược nguồn nhân lực Ví dụ: thông tin về hệ thống pháp luật lao động và sự thay đổi của pháp luật lao động trong hiện tại và tương lai; thông tin về cung, cầu, hệ thống trung gian hỗ trợ của thị trường lao động; thông tin về hệ thống giáo dục đào tạo xu thế thay đổi hệ thống trong việc cung ứng nguồn nhân lực
Thông tin chiến thuật là thông tin sử dụng cho chính sách ngắn hạn, chủ yếu phục vụ
cho các nhà quản lý phòng ban trong tổ chức, doanh nghiệp Loại thông tin nguồn nhân lực này một mặt cần mang tính tổng hợp, song mặt khác vẫn đòi hỏi phải có mức độ chi tiết nhất định dạng thống kê Đây là loại thông tin cần được cung cấp định kỳ để làm cơ sở ban hành các quyết định mang tính chiến thuật (chính sách nhân sự, quy chế hay quy định liên quan đến nguồn nhân lực ) Hệ thống thông tin này bao gồm: Hệ thống thông tin phân tích và thiết kế công việc; Hệ thống thông tin tuyển dụng nguồn nhân lực; Hệ thống thông tin đào tạo và phát triển nguồn nhân lực; Hệ thống thông tin đánh giá nguồn nhân lực; Hệ thống thông tin lương, thưởng và bảo hiểm, trợ cấp, phụ cấp;
Thông tin điều hành (thông tin tác nghiệp) là thông tin sử dụng cho công tác điều
hành quản trị nguồn nhân lực của tổ chức, doanh nghiệp hàng ngày và chủ yếu phục vụ cho người giám sát hoạt động tác nghiệp Loại thông tin này cần chi tiết, được rút ra từ quá trình xử lý các dữ liệu trong doanh nghiệp Đây là loại thông tin cần được cung cấp thường xuyên Hệ thống thông tin điều hành trong tổ chức, doanh nghiệp bao gồm các hệ thống con chủ
Trang 9yếu như: hệ thống thông tin quản lý lương; hệ thống thông tin vị trí việc làm; hệ thống thông tin quản lý thông tin cá nhân; hệ thống thông tin quản lý tuyển dụng; hệ thống thông tin quản lý đào tạo; hệ thống thông tin quản lý đánh giá thực hiện công việc
3.1.2 Phân loại theo nội dung thông tin
Hệ thống thông tin về các tác nghiệp quản trị nguồn nhân lực
- Hệ thống thông tin quản lý lương - Hệ thống thông tin vị trí việc làm
- Hệ thống thông tin quản lý thông tin cá nhân - Hệ thống thông tin tuyển dụng nguồn nhân lực - Hệ thống thông tin bố trí nhân lực
- Hệ thống thông tin đào tạo và phát triển nguồn nhân lực - Hệ thống thông tin về các nội dung khác
Hệ thống thông tin về các yếu tố ảnh hưởng đến quản trị nguồn nhân lực
- Thông tin thị trường lao động và dự báo các chỉ số thị trường - Thông tin về pháp luật lao động và xu hướng sửa đổi, bổ sung
- Thông tin về mức lương trên thị trường, mức lương ngành và dự báo xu hướng biến động
- Thông tin về hệ thống giáo dục và đào tạo - Thông tin về cung ứng dịch vụ nhân sự
3.2 Cấu trúc hệ thống thông tin nguồn nhân lực
3.2.1 Cấu trúc theo nguồn lực của hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin nguồn nhân lực cũng như các hệ thống thông tin khác là một tập hợp bao gồm 5 nguồn lực hay 5 thành phần đó là: nguồn lực phần cứng (thiết bị tin học: máy tính, thiết bị ngoại vi, ), nguồn lực phần mềm (chương trình nguồn nhân lực), nguồn lực dữ liệu (dữ liệu, cơ sở kiến thức về nguồn nhân lực), nguồn lực mạng (phương thức truyền thông, đường truyền) và nguồn lực con người (người sử dụng, chuyên gia công nghệ thông tin) Nói cách khác hệ thống thông tin nguồn nhân lực của tổ chức, doanh nghiệp là một hệ thống tích hợp "người - máy" tạo ra thông tin giúp con người trong triển khai hoạt động và ra quyết định quản trị nguồn nhân lực
Trang 10- Phần mềm hệ thống là các chương trình giúp người sử dụng quản lí, điều hành hoạt động của các thiết bị phần cứng;
- Phần mềm chuyên dụng là các chương trình người sử dụng xử lí thông tin một cách tự động;
- Phần mềm bảo mật là các chương trình giúp người sử dụng đảm bảo an toàn cho dữ liệu trong hệ thống như phần mềm: sao lưu dự phòng, bảo mật mạng, diệt virus,
Trang 11c Nguồn lực dữ liệu
Nguồn lực dữ liệu là cơ sở dữ liệu được tập hợp một cách hệ thống, có tổ chức và được lưu trữ trên các thiết bị thứ cấp để phục vụ yêu cầu khai thác thông tin Các thiết bị lưu trữ thứ cấp như băng từ, đĩa từ
d Nguồn lực mạng
Nguồn lực mạng là tập hợp máy tính, các thiết bị vật lí được kết nối với nhau nhờ đường truyền vật lí theo một cấu trúc nhất định dựa trên các giao thức nhằm chia sẻ các tài nguyên trong mạng Trong tổ chức, doanh nghiệp mạng phổ biến được sử dụng là mạng LAN, Intranet/Extranet, Internet
e Nguồn lực con người
Nguồn lực con người là tất cả các đối tượng tham gia quản lí, xây dựng, sử dụng, nâng cấp và bảo trì hệ thống HIRS Các đối tượng bao gồm: người sử dụng, chuyên gia công nghệ thông tin, Nguồn lực con người là nguồn lực cốt lõi, quyết định tính chủ động trong việc tích hợp các nguồn lực trong hệ thống đạt hiệu quả cao nhất
3.2.2 Cấu trúc theo nội dung hoạt động quản trị nguồn nhân lực
- Nhóm hoạt động mang tính quản lý bao gồm các hoạt động quản trị nguồn nhân lực có
tính chất quản lý chung, tạo khung khổ và nền tảng cho các hoạt động quản trị nguồn nhân lực cụ thể, các hoạt động này có tầm bao quát, dẫn dắt các hoạt động khác như: hoạch định nguồn nhân lực; thiết kế tổ chức, thiết kế công việc; quản lý thực hiện công việc
- Nhóm hoạt động mang tính phát triển tập trung vào các hoạt động quản trị nhằm cải
thiện kỹ năng, năng lực, nghề nghiệp của nhân lực trong tổ chức, doanh nghiệp Đây
Trang 12chính là các hoạt động phát triển con người là động lực cho phát triển tổ chức và cá nhân
- Nhóm hoạt động mang tính hỗ trợ với hạt nhân là các hoạt động đảm bảo rằng các chế
độ chính sách và các biện pháp giúp đỡ người lao động trong tổ chức, doanh nghiệp được đầy đủ Những hoạt động này đảm bảo tái sản xuất sức lao động, duy trì hoạt động của nguồn nhân lực trong tổ chức, doanh nghiệp
Tổ chức hệ thống thông tin nguồn nhân lực theo cách tiếp cận nội dung hoạt động cho phép hình thành cơ cấu HRIS với ba nhóm hoạt động nêu trên, trong đó mỗi hệ thống thông tin con theo nhóm hoạt động lại được cấu trúc bởi: (i) Thông tin luồng công việc (workflow); (ii) Dữ liệu/Thông tin đầu vào (input); (iii) Thông tin đầu ra (output)
4 Quản lý hệ thống thông tin nguồn nhân lực
4.1 Thiết lập hệ thống thông tin nguồn nhân lực
Thiết lập hệ thống thông tin nguồn nhân lực là quá trình tìm kiếm, thu thập dữ liệu thô, xử lí dữ liệu và lưu trữ thông tin nguồn nhân lực
4.1.1 Nguyên tắc thiết lập hệ thống thông tin nguồn nhân lực
Hệ thống thông tin nguồn nhân lực - HRIS của tổ chức, doanh nghiệp được thiết lập phải đảm bảo các nguyên tắc:
Rõ ràng
Nhu cầu ra quyết định và loại thông tin làm cơ sở ra quyết định phải rõ ràng Sự rõ ràng được minh chứng bằng sự phân định và khác biệt giữa thông tin về luồng công việc liên quan tới luồng thông tin bao gồm đầu vào để qua quá trình xử lý với nguyên tắc đảm bảo tạo đầu ra phục vụ cho mục đích quản lý nào phải được xác định cụ thể Mà thông tin đầu ra có giá trị gia tăng cao hơn thông tin đầu vào
Thống nhất
Nguyên tắc này có nghĩa là phương tiện lưu giữ, chuyển tải thông tin; trách nhiệm quản lý quá trình thiết lập hệ thống thông tin; quyền truy cập hệ thống thông tin và mục tiêu sử dụng hệ thống thông tin phải được thống nhất trong toàn hệ thống tổ chức, doanh nghiệp và giữa các bên liên quan
Tương đồng
Tương đồng của chuẩn để kết nối có nghĩa là trong hệ thống thông tin nguồn nhân lực cần bảo đảm đầu ra của một hợp phần phải là đầu vào cho hợp phần khác Ví dụ: thông
Trang 13tin đầu ra của hợp phần đánh giá thành tích nhân viên là thông tin đầu vào của hợp phần đãi ngộ và phúc lợi, cũng là thông tin đầu vào của hợp phần đào tạo Đồng thời trong tổ chức, doanh nghiệp cần có sự đồng bộ hóa dữ liệu để các thành phần thuộc hệ thống thông tin quản lý có thể sử dụng, liên hệ với nhau và liên hệ với hệ thống thông tin nguồn nhân lực
4.1.2 Căn cứ thiết lập hệ thống thông tin nguồn nhân lực
Hệ thống thông tin nguồn nhân lực được thiết lập như thế nào? Với cấu trúc, mức độ phức tạp, công nghệ ra sao? cần dựa vào một số căn cứ chủ yếu sau:
- Chiến lược phát triển của tổ chức, doanh nghiệp
- Mức độ nhất quản của hệ thống quản trị tổ chức, doanh nghiệp - Năng lực nhà quản trị của tổ chức, doanh nghiệp
- Năng lực thực hiện của đội ngũ quản trị nguồn nhân lực - Quy mô vận hành của tổ chức, doanh nghiệp
- Năng lực tài chính của tổ chức, doanh nghiệp
4.1.3 Quy trình thiết lập hệ thống thông tin nguồn nhân lực
Thiết lập HRIS chính là quy trình tìm kiếm, thu thập dữ liệu thô, xử lí dữ liệu và lưu trữ thông tin nguồn nhân lực
Thu thập thông tin nguồn nhân lực
Thu thập dữ liệu và thông tin hữu dụng từ nguồn bên trong và nguồn bên ngoài tổ chức, doanh nghiệp Thu thập thông tin cần đảm bảo tính trung thực, chính xác, kịp thời Thu thập thông tin cần được triển khai một cách hệ thống và tương thích với quy trình, thủ tục của tổ chức, doanh nghiệp Công tác này có thể được thực hiện bằng các phương pháp khác nhau
Trang 14Phân loại, lọc nhiễu và tập hợp thông tin
Theo cấu trúc phù hợp với mục đích sử dụng của tổ chức, doanh nghiệp thông tin được phân loại, sàng lọc và tập hợp Dữ liệu, thông tin được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau, dưới nhiều hình thức khác nhau, tuy nhiên thường phân nhóm thành hai tập hợp chủ yếu là thông tin không có câu trúc và thông tin có câu trúc Thông tin không có câu trúc hay còn gọi là thông tin tự nhiên/ thông tin gốc, chưa qua xử lí và chưa phân loại như: tiếng nói, công văn, hình ảnh, video Thông tin có cấu trúc là những thông tin đã được định dạng theo khuôn hình nhất định như: hóa đơn, hợp đồng, bảng biểu, báo cáo
4.2 Sử dụng hệ thống thông tin nguồn nhân lực
4.2.1 Đối tượng sử dụng hệ thống thông tin nguồn nhân lực
- Nhà quản trị cấp cao, là chủ thể sử dụng hệ thống thông tin nguồn nhân lực để có được những thông tin hữu dụng bao gồm các thông tin quá khứ, dự báo tương lai, phân tích xu hướng nguồn nhân lực của tổ chức, doanh nghiệp và trong ngành, các khuyến nghị chính sách quản trị và phát triển nhân lực, các chương trình cải thiện hệ thống quản lý hoặc kỹ năng quản lý và văn hóa tổ chức, doanh nghiệp nhằm tạo ra hiệu suất hoạt động tốt hơn
- Nhà quản trị cấp trung, là chủ thể sử dụng hệ thống thông tin nguồn nhân lực để tạo ra thông tin đóng vai trò phục vụ việc quản lý trực tiếp nguồn nhân lực; ra quyết định trong thu hút, phát triển và giữ chân nhân viên dưới quyền
- Bộ phận nhân sự, là chủ thế sử dụng HRIS để chuẩn hóa các quy định, quy trình và hướng dẫn nhất quán cho các cán bộ quản lý cấp trung, đồng thời tư vấn cho họ trong ra quyết định đối với tình huống cụ thể
- Nhân viên, là chủ thể sử dụng CRM để tìm hiểu những thông tin phục vụ cho việc trao đổi hai chiều với nhà quản lý và đồng nghiệp Họ kỳ vọng được đưa và nhận thông tin, giải thích các chính sách, truyền thông về hiện trạng và tương lai của bản thân cũng như của tổ chức, doanh nghiệp
4.2.2 Nội dung sử dụng hệ thống thông tin nguồn nhân lực
Sử dụng để ra quyết định quản trị nguồn nhân lực của tổ chức, doanh nghiệp
Hệ thống thông tin nguồn nhân lực trước hết được sử dụng trong hoạch định, tổ chức, triển khai và kiểm soát quản trị nguồn nhân lực
Cụ thể:
- Sử dụng trong việc tập hợp hồ sơ nhân lực; hệ thống chức danh công việc; bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc cho từng chức danh , thông tin cơ cầu nguồn nhân
Trang 15lực (cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của các bộ phận thuộc cấu trúc );
- Hoạch định chiến lược, chính sách, kế hoạch tác nghiệp nguồn nhân lực của tổ chức, doanh nghiệp;
- Các báo cáo quản trị nguồn nhân lực: tuyển dụng nguồn nhân lực, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, đánh giá năng lực, đánh giá thực hiện công việc, đãi ngộ nguồn nhân lực (báo cáo nhân sự lương, thưởng, phúc lợi, năng lực đội ngũ, khen thưởng, kỷ luật, )
- Kiểm soát quản trị nguồn nhân lực thông qua các chỉ tiêu quản lí hiệu quả công việc; chỉ số KPI cá nhân/bộ phận; Cổng thông tin phản hồi
Sử dụng trong việc hoạch định nguồn lực của tổ chức, doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning - ERP)
Bức tranh tống thế về các hoạt động, các hệ thống thông tin cần quản lý của tổ chức, doanh nghiệp trong mô hình chuỗi giá trị của M.Porter (1980) đã chia hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp ra làm hai loại: (i) Các hoạt động chính bao gồm: Vận chuyển đầu vào (Inbound logistics); Chế tạo (Operations); Vận chuyển đầu ra (Outbound logistics); Tiếp thị bán hàng (Marketing and Sales); Dịch vụ (Service); (ii) Các hoạt động hỗ trợ bao gồm: Mua hàng (Procurement); Phát triển công nghệ (Technology development); Quản trị nguồn nhân lực (Human resource management); Cơ sở hạ tầng tổ chức, doanh nghiệp (Firm infrastructure) Từ mô hình này cho thấy mối liên hệ giữa các hoạt động và thông tin của các hoạt động, theo đó cho phép xác lập khả năng kết nối và các ứng dụng của HRIS với các thông tin khác trong hệ thống
Sử dụng trong hệ thống thông tin quản trị tri thức (Knowledge Management Systems)
Hệ thống thông tin quản trị tri thức là một chuỗi các hoạt động nhằm sáng tạo, cung cấp, tổng hợp, chuyển hóa, phổ biến và ứng dụng tri thức trong tổ chức, doanh nghiệp Quản trị tri thức là nhu cầu tự thân của tổ chức, doanh nghiệp để thích ứng với những đòi hỏi của nền kinh tế tri thức (gắn với gia tăng nhu cầu trao đổi thông tin, chia sẻ thông tin; nhu cầu của tri thức đổi mới, sáng tạo của nguồn nhân lực), của sự phát triển công nghệ thông tin (gắn với đòi hỏi về kỹ năng, năng lực công tác của nguồn nhân lực ngày càng cao, ngày càng nhạy bén, linh hoạt) Quản trị tri thức chịu ảnh hưởng bởi các yếu tố "cứng" là hạ tầng công nghệ và các yếu tố "mềm" như cơ cẩu tổ chức, doanh nghiệp; văn hóa tổ chức và đặc biệt là hệ thống quản trị nguồn nhân lực
4.3 Kiểm soát hệ thống thông tin nguồn nhân lực
4.3.1 Mục đích
Kiểm soát hệ thống thông tin nguồn nhân lực là việc kiểm tra, đánh giá sự phù hợp giữa kết quả đạt được và mục tiêu hệ thống thông tin nguồn nhân lực đã đề ra Đây cũng là
Trang 16quá trình xây dựng các tiêu chuẩn kiểm soát gắn liền với hiệu quả hệ thống thông tin nguồn nhân lực của tổ chức, doanh nghiệp, cũng như thực hiện các biện pháp điều chỉnh kịp thời những dầu hiệu sai sót nhằm đảm bảo kết quả đáp ứng được mục tiêu đã đề ra
4.3.2 Nội dung
Tiêu chuẩn kiểm soát hệ thống thông tin nguồn nhân lực
Một HRIS thường được đánh giá là có chất lượng nêu nó góp phần nâng cao chất lượng hoạt động quản trị nguồn nhân lực và hoạt động quản trị tổ chức Một số tiêu chuẩn được sử dụng để đánh giá hiệu quả của hệ thống thông tin nguồn nhân lực biểu hiện trên các khía cạnh sau:
- Chất lượng của hệ thống thông tin: Đạt được mục tiêu thiết kế để ra có nghĩa là đạt được các tiêu chí và thực hiện đầy đủ các chức năng được định dạng ban đầu; - Chất lượng thông tin của hệ thống: Đáp ứng được chuẩn mực của hệ thống thông tin
hiện hành đó là đảm bảo đủ tin cậy, tiện lợi, kịp thời, tối ưu, tốc độ, khả năng lưu trữ
- Việc sử dụng thông tin: Dễ sử dụng thể hiện ở việc những đối tượng liên quan dễ học, dễ đọc, dễ nhớ, dễ vận hành
- Mức độ thỏa mãn của người sử dụng thông tin: Tạo ra thông tin đầu ra có giá trị gia tăng, hữu dụng cho việc ra các quyết định và thực thi các hoạt động trong tổ chức, doanh nghiệp;
- Tác động của hệ thống thông tin đến cá nhân và tổ chức: Chi phí vận hành phù hợp với điều kiện của tổ chức, doanh nghiệp; Mềm dèo, linh hoạt để có thể dễ dàng điều chỉnh, bảo trì định kỳ và khi điều kiện thay đổi, nâng cấp mà vẫn đảm bảo chuẩn mực
Điều chỉnh hệ thống thông tin nguồn nhân lực
- Cập nhật dữ liệu nguồn nhân lực thường xuyên và định kỳ (dữ liệu về cá nhân, về kết quả, hiệu suất công việc );
- Rà soát, điều chỉnh và nâng cấp hệ thống thông tin nguồn nhân lực để luôn đảm bảo tính chính xác, khách quan, kịp thời;
Trang 17II LIÊN HỆ THỰC TIỄN TẠI DOANH NGHIỆP MIRAE ASSET PREVOIR
1 Khái quát về doanh nghiệp Mirae Asset Prevoir
1.1 Giới thiệu
Là thành viên của Công ty bảo hiểm nhân thọ Mirae Asset (Hàn Quốc) và Tập đoàn Prévoir (Pháp), Mirae Asset Prévoir là công ty bảo hiểm nhân thọ hàng đầu được thành lập năm 1988, chuyên cung cấp tập hợp các giải pháp tài chính toàn diện và bền vững cho khách hàng và đối tác
Dựa trên kinh nghiệm quản lý tài sản của Tập đoàn Tài chính Mirae Asset, Công ty bảo hiểm nhân thọ Mirae Asset được đánh giá cao về năng lực cạnh tranh trong thị trường bảo hiểm nhiều biến động, nơi đang thu hút sự chú ý với những công cụ tài chính mới nhất hiện nay Bảo hiểm nhân thọ Mirae Asset cũng được đánh giá là một công ty tài chính chủ động cung cấp các giải pháp tài chính toàn diện cho khách hàng
Mirae Asset Prévoir tập trung nâng cao sự hiểu biết sâu sắc về nhu cầu của khách hàng, xây dựng nền tảng vững mạnh về tài chính và tăng cường xây dựng các kênh phân phối đa dạng giúp khách hàng đưa ra quyết định dễ dàng hơn và sống tốt hơn với phương châm
“Cho ngày mai tốt hơn, từ hôm nay"
Công ty TNHH Bảo hiểm Nhân thọ Mirae Asset Prévoir được thành lập và hoạt động theo Giấy phép thành lập và hoạt động số 31GP/KDBH ngày 17/03/2005 do Bộ Tài Chính cấp