Đang tải... (xem toàn văn)
Để đạt được mục tiêu ấy bêncạnh chất lượng của các dịch vụ doanh nghiệp cung cấp thì thông tin doanh nghiệp đưa raphải trung thực, hợp lý và đáng tin cậy, bởi thế công tác kế toán tại cô
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG KHOA KẾ TOÁN
NGÀNH KẾ TOÁN
BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ 2 - ĐỢT 1 KIẾN TẬP KỸ NĂNG VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH Việt Thắng Lợi
GVHD : MSc Mai Huỳnh Phương Thảo
SVTH : Hoàng Nam Phương MSSV : 222H0026
LỚP : 22H20102STT : 32
TP HỒ CHÍ MINH – THÁNG /2023
Trang 2LỜI MỞ ĐẦU
Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh, các doanh nghiệp đang hướng tới mục tiêu thuhút khách hàng nhằm mở rộng và tạo uy tín trên thị trường Để đạt được mục tiêu ấy bêncạnh chất lượng của các dịch vụ doanh nghiệp cung cấp thì thông tin doanh nghiệp đưa raphải trung thực, hợp lý và đáng tin cậy, bởi thế công tác kế toán tại công ty là một khâuquan trọng trong việc đưa ra những thông tin đáng tin cậy góp phần vào sự phát triển củacông ty.
Bài báo cáo này sẽ tập trung trình bày về trải nghiệm chuyến kiến tập của em tại công tyTNHH Việt Thắng Lợi Trong thời gian em kiến tập tại đây, em đã có cơ hội được cọ xát vàtìm hiểu rõ hơn về ngành kế toán và các kĩ năng văn phòng trong môi trường thực tế.
Mặt khác, với tốc độ phát triển hội nhập kinh tế ngày càng cao của nước ta, môi trườngcạnh tranh ngày càng trở nên gay gắt với sự tồn tại và phát triển của các doanh nghiệp Cácdoanh nghiệp được tự do cạnh tranh, tự chủ trong quản lý, và chịu trách nhiệm về các thôngtin mà mình đưa ra Điều này chỉ có thể thực hiện được khi bộ máy kế toán của doanhnghiệp được thực hiện vững chắc.
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế toán trong công ty, vận dụng nhữngkiến thức đã học kết hợp với những thực tế thu nhận được từ thời gian kiến tập tại công tyTNHH Việt Thắng Lợi để viết nên báo cáo này.
Báo cáo thực tập gồm 3 chương:
Chương I: Tổng quan về công ty TNHH Việt Thắng Lợi. Chương II: Kiến tập tại công ty TNHH Việt Thắng Lợi.
Chương III: Bài học kinh nghiệm nhận được và cảm nghĩ về quá trình kiến tập.
Trang 3LỜI CẢM ƠN
Trong suốt quá trình tham gia kiến tập tại công ty TNHH Việt Thắng Lợi, từ quá trìnhnộp hồ sơ đến lúc được nhận vào làm tại công ty, em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ từcác bạn đồng nghiệp, anh chị ban kế toán rất nhiều Mọi người đã truyền tải những kiếnthức thực tiễn, chuyên môn vô cùng quý giá cho em để có kĩ năng làm việc tốt hơn Nhữngkiến thức đó giúp cho em tự tin hơn trong quá trình làm việc, ngoài ra anh chị cũng chia sẻnhững kinh nghiệm của bản thân giúp cho em hiểu hơn về công việc và bản thân mình thậtsự muốn gì, làm hành trang tiền đề cho em sau này
Để có thể hoàn thành tốt chuyên đề, bên cạnh nỗ lực bản thân, một phần đến từ tất cảanh/chị trong ban kế toán của công ty và đặc biệt là chị Huỳnh Dương Kiều Linh, đã hếtlòng giúp đỡ và hướng dẫn em trong suốt quá trình kiến tập để hoàn thành báo cáo chuyênđề tốt nghiệp đúng thời gian quy định.
Cảm ơn công ty TNHH Việt Thắng Lợi đã cho em cơ hội được thực tập tại công ty vàcác anh chị trong Công ty đã nhiệt tình hướng dẫn, tạo điều kiện thuận lợi cho em tiếp xúcvới công việc thực tế trong suốt thời gian kiến tập tại Công ty cũng như hoàn thành chuyênđề này
Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn về cơ hội và kinh nghiệm quý báu mà em đãnhận được Em sẽ trân trọng và khắc ghi thật kĩ những gì đã học được Em tin rằng nhữngkiến thức đó sẽ giúp ích rất nhiều cho em trong tương lai.
Em xin chân thành cảm ơn!
Trang 4Mục lục
CHƯƠNG 1:GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH VIỆT THẮNG LỢI 6
1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty TNHH Việt Thắng Lợi 6
1.1.1 Thông tin khái quát về Công ty Việt Thắng Lợi 6
1.1.2 Lịch sử hình thành của Công ty 7
1.1.3 Ngành nghề kinh doanh 7
1.2 Tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty TNHH Việt Thắng Lợi 7
1.2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý 7
1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban, bộ phận 8
1.2.3 Sơ đồ phòng ban kế toán 9
CHƯƠNG 2: KIẾN TẬP TẠI CỒNG TY TNHH VIỆT THẮNG LỢI 11
2.1 Các công việc đã thực hiện trong quá trình kiến tập 11
2.1.1 Công tác văn phòng, hành chính 11
2.1.2 Công tác kế toán thực tế 11
Hình 2.1 Dụng cụ đóng sổ 11
Hình 2.2 Sổ đã được đóng 13
Hình 2.3 Phiếu chi đã được đóng dấu 14
Hình 2.4 Máy in của công ty 15
Hình 2.4 Hóa đơn của công ty 16
CHƯƠNG 3: BÀI HỌC KINH NGHIỆM NHẬN ĐƯỢC VÀ CẢM NGHĨ VỀ QUÁ TRÌNH KIẾN TẬP 17
3.1 Mô tả những kinh nghiệm, bài học sinh viên nhận được sau quá trình kiến tập 17
3.2 Đề xuất 1 số giải pháp mà có thể cải thiện được hiệu quả công việc nơi kiến tập 18
3.3 Nêu cảm nghĩ cá nhân về quá trình kiến tập và đề xuất nguyện vọng cá nhân nếu sinh viên kiến tập lần sau 18
Trang 5CHƯƠNG 1:GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH VIỆT THẮNG LỢI1.1Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty TNHH Việt Thắng Lợi
1.1.1 Thông tin khái quát về Công ty Việt Thắng Lợi
- Tên Công ty: Công Ty TNHH Việt Thắng Lợi.- Tên giao dịch: VTL CO.,LTD
- Trụ sở chính: Nhà số 1518 Chung cư Vũng Tàu Seaview 1, TTĐT Chí Linh,Phường 10, Thành phố Vũng Tàu, Tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu
- Văn phòng: Nhà số 1518 Chung cư Vũng Tàu Seaview 1, TTĐT Chí Linh, Phường10, Thành phố Vũng Tàu, Tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu.
- Điện thoại: (0254) 3592969.- Fax: (0254) 3592979.- Hotline: 0909113555.
- Website: https://vietthangloivt.com/ - Mã số thuế: 3500581005.
- Vốn điều lệ: 8.000.000.000 đồng.
Hình 1.1 Logo Công ty TNHH Việt Thắng Lợi
Nguồn : Tài liệu công ty cung cấp
1.1.2 Lịch sử hình thành của Công ty
Công ty TNHH Việt Thắng Lợi được thành lập vào năm 2003 do Sở Kế Hoạch vàĐầu Tư TP.Vũng Tàu, Bà Rịa Vũng Tàu cấp giấy phép Đăng ký kinh doanh số 3500581005vào ngày 22/04/2003 Và kể từ ngày 01/05/2003 thì Công ty bắt đầu chính thức đi vào hoạtđộng.
Công ty mang trong mình với sứ mệnh xây dựng một thương hiệu chuyên sản xuấtnuôi trồng và kinh doanh thuốc thú y thủy sản, nhằm góp phần đưa ngành nuôi tôm vượtqua thảm cảnh, ông Nguyễn Văn Thắng tổ chức nhập khẩu chất xử lý môi trường nước.Trước kia, môi trường nước ĐBSCL có loại tảo rất tốt cho tôm mà ít nơi trên thế giới có được, nên nuôi tôm thắng lợi, nhưng sau đó bị sử dụng tràn lan chất hóa học khiến môitrường nước suy thoái trầm trọng, tôm giống thả xuống bị chết sớm.
Trang 61.1.3 Ngành nghề kinh doanh
Công ty TNHH Việt Thắng Lợi chuyên sản xuất nuôi trồng và kinh doanh thuốc thúy thủy sản, có kinh nghiệp trong nghành nuôi tôm công nghiệp hơn 24 năm trong nước vàngoài nước trong lĩnh vực nghiêu cứu, phát triển sản phẩm nuôi tôm công nghiệp và nuôitôm công nghệ cao.
1.2T^ chức bộ máy quản lý tại Công ty TNHH Việt Thắng Lợi 1.2.1 Sơ đồ t^ chức bộ máy quản lý
Công ty TNHH Việt Thắng Lợi có cơ cấu bộ máy quản lý được tổ chức theo quyđịnh của Luật Doanh nghiệp Nhà nước, hiện tại người đứng đầu là Giám đốc, điều hành cácphòng ban còn lại.
Hình 1.2 Sơ đồ bộ máy t^ chức của Công ty TNHH Việt Thắng Lợi
Trang 7nhau cùng làm việc để phát triển và ra mắt sản phẩm, bán hàng, tăng lợi nhuận, xây dựng vàduy trì mối quan hệ với khách hàng.
Phòng Kế Toán:
Phòng kế toán là bộ phận có trách nhiệm quản lý tất cả các hoạt động liên quan đếnkế toán & tài chính trong doanh nghiệp, như lập các báo cáo tài chính, bảng lương, hóa đơn,thanh toán của khách hàng, Phòng kế toán được tổ chức và điều hành bởi các anh chị kếtoán viên chuyên nghiệp, có trình độ chuyên môn cao.
Phòng Kỹ Thuật:
Phòng kỹ thuật là bô ‘ phâ ‘n giữ vai trò xây dựng và duy trì các cấu trúc, máy móc,thiết bị, hê ‘ thống và chương trình hoạt đô ‘ng của máy móc, thiết bị trong các doanh nghiê ‘p.Bô ‘ phâ ‘n này trực tiếp điều hành những viê ‘c liên quan đến kỹ thuâ ‘t, công nghê ‘ và máy móccủa doanh nghiê ‘p nhằm đảm bảo các hoạt đô ‘ng có liên quan đến kỹ thuâ ‘t công nghê ‘ diễn rathuâ ‘n lợi, hiê ‘u quả Đồng thời, nhanh chóng sửa chữa, khắc phục các lỗi có liên quan đếncông nghê ‘, máy móc, tiến hành bảo dưỡng theo quy định, đảm bảo hê ‘ thống máy móc, thiếtbị công nghê ‘ làm viê ‘c suôn sẻ, không để xảy ra tình trạng gián đoạn gây ảnh hưởng đếnhoạt đô ‘ng sản xuất kinh doanh.
Phòng Giao Hàng:
Phòng giao hàng chuyên phụ trách việc vận chuyển và giao tận tay cho khách hàng.Phòng ban này được lập ra và hoạt động bởi những người có sức khỏe tốt và nhanh nhẹn đểcó thể hoàn thiện đơn hàng được giao một cách nhanh chóng và mang lại hiệu suất cao.
1.2.3 Sơ đồ phòng ban kế toán
Hình 1.3 Sơ đồ t^ chức phòng ban kế toán của Công ty TNHH Việt Thắng Lợi
Nguồn: Công ty TNHH VTL Phòng kế toán giúp đảm bảo quá trình quản lý tài chính của công ty, từ việc quản lýtiền mặt tới các khoản tiền khác Đây là một phần vô cùng quan trọng trong quá trình vậnhành của một công ty để đảm bảo tính minh bạch, tuân thủ pháp luật.
Kế toán trưởng
Kế toán thuế Thủ quỹ Kế toán tổng hợp
Trang 8Kế toán trưởng : là người đứng đầu bộ phận kế toán, phụ trách điều hành, định hướngcông tác chiến lược tài chính cho doanh nghiệp Trong công ty TNHH VTL, kế toán trưởnglàm việc dưới quyền và báo cáo cho Giám đốc, kế toán trưởng định hướng và tham mưu choban lãnh đạo trong việc đưa ra các chiến lược, kế hoạch tài chính, báo cáo tình hình kinh tế
của công ty
Kế toán thuế : là kế toán có trách nhiệm phụ trách về việc tính toán, khai báo thuế
trong công ty Một mặt, nghĩa vụ của các công ty đối với nhà nước là phải có kế toán thuế.Ở mặt còn lại, kế toán thuế giúp Nhà nước có thể quản lý hiệu quả nền kinh tế được chiathành nhiều thành phần
Thủ quỹ : là người giữ quỹ tiền của công ty và theo dõi vấn đề thu, chi nhằm đảm bảo
sự công khai, minh bạch trong các hoạt động tài chính của công ty Thủ quỹ là người trựctiếp chịu trách nhiệm quản lý các quỹ của công ty cũng như tư vấn các khoản vay hoặc đầutư thanh khoản và đảm bảo công ty có đủ tiền để trang trải cho chi phí hoạt động, đầutư Bên cạnh đó, thông qua các hướng dẫn chính sách tài chính thì người thủ quỹ cũng cầnđánh giá rủi ro, có khả năng dự đoán nhu cầu vay tài chính và chuẩn bị các báo cáo liên
quan để trình cho cấp trên
Kế toán tổng hợp : là người chịu trách nhiệm đối với việc ghi nhận, đánh giá và thống
kê một cách tổng quát các dữ liệu và số liệu trên tài khoản, sổ sách và báo cáo tài chính dựatheo các chỉ tiêu giá trị của công ty
Trang 9CHƯƠNG 2: KIẾN TẬP TẠI CỒNG TY TNHH VIỆT THẮNG LỢI2.1 Các công việc đã thực hiện trong quá trình kiến tập.
2.1.1 Công tác văn phòng, hành chính
Quy định của công ty :
Tác phong: thái độ phù hợp; đúng mực; có tinh thần, trách nhiệm với công việc đượcgiao.
Trang phục: gọn gàng, sạch sẽ, phù hợp với môi trường làm việc.Thời gian làm việc: 48 giờ/tuần.
Văn hóa ứng xử: thân thiện, hòa đồng.
Toàn bộ nhân viên phải ký cam kết không được để lộ thông tin nội bộ của công ty vàkhách hàng
2.1.2 Công tác kế toán thực tếPhần mềm kế toán :
Công ty đã áp dụng công nghệ 4.0 trong công việc như sử dụng phần mềm kế toánonline, cụ thể là Amis Misa Lưu trữ chứng từ trên hệ thống server, khách hàng ở bất cứ đâutrên mọi miền Việt Nam.
Trang 10Cách thức đóng s^:
Bước 1: Chuẩn bị những tài liệu cần được đóng sổ Xếp chúng thành một xấp giấy
bằng phẳng, cho giấy vào khe trên giữa của thước và gọng trên của kìm.
Bước 2: Dùng thước điều chỉnh trên trục đục lỗ sao cho chúng phù hợp với kích thước
các loại giấy cần phải đục lỗ Sau đó, căn lề ngay thẳng trước khi bấm lại một lần nữa đểđảm bảo rằng các lỗ gáy sẽ thẳng hàng với nhau
Bước 3: Sau khi giấy đã được sắp xếp vào đúng vị trí cần đục lỗ một cách ngay ngắn
và thẳng, dùng tay để ấn vào cán của máy để đục lỗ xuống Như thế sẽ tạo được các lỗ trêngiấy.
Bước 4: Sau khi đã hoàn thành việc đục lỗ giấy xong , việc đóng sổ sẽ được hoàn thành
một cách gọn gàng và ngăn nắp bằng cách bẻ 2 đầu thanh kẽm hay nhựa đã chuẩn bị saocho vừa với lỗ đã bấm trước và cố định lại bằng một chiếc kẹp nhựa Thực hiện tương tự vớimặt còn lại của cuốn sổ để quyển sổ/tài liệu được đảm bảo chắc chắn hơn
Trang 11
Nguồn: Sinh viên sưu tầm
Sắp xếp chứng từ:
Thực hiện công việc sắp xếp các chứng từ, tài liệu được giao theo yêu cầu Quy trình thực hiện:
Bước 1: Sắp xếp các chứng từ, tài liệu được giao theo ngày tháng
Bước 2: Kiểm tra chứng từ, tài liệu theo từng tháng; sắp xếp chứng từ dựa trên số hiệu,số hợp đồng đã được chú thích sẵn theo đúng trình tự
Bước 3: Đánh dấu những hồ sơ nào còn thiếu các chứng từ bằng công cụ chú thích đểyêu cầu bổ sung cho hoàn tất hồ sơ
Đóng dấu chữ kí:
Con dấu chữ kí là con dấu được đóng trên chữ kí của người có thẩm quyền kí ban hànhvăn bản Đây là con dấu khẳng định giá trị pháp lí của văn bản Việc đóng dấu chỉ được thực hiện khi văn bản, giấy tờ đã có chữ kí của người có thẩm quyền
Khi đóng dấu lên chữn kí , con dấu thể hiện trên chữ kí phải đảm bảo đúng quy định là đóng lên 1/3 chữ kí về phía bên trái
Trang 12
Hình 2.3 Phiếu chi đã được đóng dấu
Nguồn : Sinh viên sưu tầm
Các thao tác photo tài liệu
Bước 1: Khởi động máy photocopy bằng cách cắm nguồn điện và nhấn phím power.Bước 2: Nhấn nút Clear để xoá các thao tác đã được thiết lập trước đó
Bước 3: Nhấn nút Copy để bắt đầu thực hiện các thao tác inBước 4: Đặt tài liệu cần được copy lên vị trí quét hoặc khay ADFBước 5: Thiết lập các thông số cơ bản cho việc in tài liệu
Chọn khay giấy
Chiều giấy: ngang hoặc dọcKích thước giấy: A2,A3,A4…Điều chỉnh độ đậm, nhạt của chữ, màu
Điều chỉnh mặt cần in: nếu muốn photo 1 mặt thì chọn 1-1, in 2 mặt thì chọn 2-2Số lượng tờ cần in
Bước 6: Bấm nút Start để thực hiện việc in
Hình 2.4 Máy in của công ty
Nguồn : Sinh viên sưu tầm
Trang 13Soạn hợp đồng mua bán hàng hóa
Anh chị phòng ban sẽ cung cấp hợp đồng mẫu và danh sách những công ty khách hàng cầnsoạn hợp đồng Những chỗ nên soạn lại :
Thông tin bên B : Tìm thông tin bằng cách tra mã số thuế có trên hóa đơn giá trị giatăng.
Bảng danh sách hàng hóa : thay tên hàng hóa, mã hàng, số lượng, thành tiền.Thay giá trị hợp đồng : thay số và giá trị bằng chữ.
Thay đổi địa chỉ giao hàng : được anh chị cung cấp.
Trang 14Hình 2.4 Hóa đơn của công ty
Nguồn : Công ty cung cấp
2.2 Những khó khăn và cách thức khắc phục của sinh viên khi kiến tập.
Trang 15Trong suốt thời gian kiến tập, bản thân em đã gặp khó khăn liên quan đến kỹ năng vănphòng, đặc biệt là Excel Đồng thời em cũng đã trải qua một số khó khăn trong việc sử dụngmáy móc, thiết bị văn phòng vì em chưa từng có cơ hội được học sử dụng trước đó.
Kỹ năng văn phòng:
Em đã gặp khó khăn với các hàm và sử dụng định dạng để xử lý các số liệu ở phần mềmExcel Do chưa rành về việc sử dụng Excel nên em đã khá tự ti và gặp khó khăn trong việchoàn thành việc được giao.
Khắc phục : Dành thời gian để học tập và thực hành nhiều hơn mỗi khi có thời gian.Nhờ sự giúp đỡ của các anh chị có kinh nghiệm dày dặn trong phòng ban để giải quyết cácvấn đề nằm ngoài khả năng.
Trang 16CHƯƠNG 3: BÀI HỌC KINH NGHIỆM NHẬN ĐƯỢC VÀ CẢMNGHĨ VỀ QUÁ TRÌNH KIẾN TẬP
3.1 Mô tả những kinh nghiệm, bài học sinh viên nhận được sau quá trình kiến tập.
Kết thúc thời gian kiến tập, em đã học tập và tự tích lũy cho bản thân một số kinhnghiệm quý báu trong lĩnh vực kế toán:
Kỹ năng công việc thực tế : Quá trình kiến tập đã giúp em được áp dụng các kiến thứcđã được học vào thực tế, được tiếp xúc trực tiếp và tham gia vào cách thức hoạt động củangành , nâng cao khả năng làm việc của bản thân.
Giải quyết vấn đề : Khi làm việc sẽ có những vấn đề không mong muốn phát sinh, đốimặt với các vấn đề giúp em phát triển được kỹ năng suy nghĩ biện pháp nhanh hơn và khôngbị lúng túng.
Thời gian kiến tập cũng giúp em có cơ hội được học hỏi kinh nghiệm từ những anh chịcó chuyên môn cao, có nhiều kinh nghiệm trong ngành và được mọi người hướng dẫn, chỉdạy nhiệt tình.
Tích lũy mối quan hệ thông qua tương tác và giao tiếp : Trong thời gian kiến tập, em đãlàm quen được với nhiều anh chị trong phòng ban, có cơ hội kết nối được nhiều người hơnkhông chủ riêng phòng kế toán và mở rộng được mối quan hệ của bản thân Và em cũng đãcủng cố được kỹ năng ứng xử của bản thân mình, em đã học được cách lắng nghe và truyềnđạt thông tin rõ ràng.
Tóm lại, thời gian kiến tập dù không dài nhưng đã mang lại cho em những kỹ năng cầnthiết và cơ bản trong công việc và cả những bài học đắt giá từ mọi người trong công ty.
3.2 Đề xuất 1 số giải pháp mà có thể cải thiện được hiệu quả công việc nơi kiến tập.
Thời gian kiến tập không dài nên em chưa thể hiểu hết được về công ty và đánh giá vềnhược của nơi đây Nhưng em vẫn muốn chia sẻ một vài quan điểm ý kiến của bản thânmình liên quan đến hiệu suất công việc của quý công ty.
Em nhận thấy công ty mình có quá ít phòng ban mà mỗi phòng lại không có nhiều nhânlực, do đó lượng công việc của mỗi phòng đều rất nặng và nhiều nên lượng công việc sẽkhông được đảm bảo và kiểm soát một cách chặt chẽ