BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHỊNG NGÀNH CƠNG NGHỆ THƠNG TIN ====== BÁO CÁO BẬP LỚN MƠN: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG ĐỀ TÀI: HỆ THỐNG QUẢN LÝ MUA,BÁN VÀ BẢO HÀNH CÁC THIẾT BỊ MÁY TÍNH Giáo viên hướng dẫn : Vũ Anh Hùng Sinh viên : NgơMinh Long Vũ Hồi Nam Nguyễn Thị Thùy Liên Lê Thị Nga Lớp : CT701 Hải Phòng Ngày: 20 - 05 - 2006 MỤC LỤC NGÀNH CÔNG NGHỆ THÔNG TIN BÁO CÁO BẬP LỚN MÔN: MỤC LỤC HỆ THỐNG QUẢN LÝ MUA,BÁN VÀ BẢO HÀNH CÁC THIẾT BỊ MÁY TÍNH CỦA CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯXÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI TỔNG HỢP NAM LONG Địa Chỉ: 15 Đội Cung- Thành Phố Thanh Hóa 28 Nguyễn Trãi-Thành Phố Thanh Hóa I.PHÁT BIỂU BÀI TỐN Một cơng ty mua,bán bảo hành thiết bị máy tính chia làm ba phận với nhiệm vụ khác nhau:Bộ phận bán hàng, phận bảo hành lắp ráp phận kho hàng Khi có u cầu nhập thiết bị cơng ty tiến hành ghi phiếu yêu cầu gồm thông tin chi tiết t.bị gửi đến cho nhà cung cấp.Nhà cung cấp gửi đơn chào hàng chi tiết t.bị bao gồm thông tin như: tên, loại t.bị….Qua đơn chào hàng nhà cung cấp công ty đưa đơn đặt hàng gửi đến cho nhà cung cấp,để đáp ứng nhu cầu nhập t.bị công ty nhà cung cấp chuyển thiết bị cho cơng ty theo hợp đồng mua,bán hàng hóa biên lai bàn giao t.bị(kiêm hóa đơn tốn tiền t.bị).Trước nhập hàng vào kho cơng ty kiểm tra xem đủ t.bị chưa theo biên bàn giao t.bị mà nhà cung cấp gửi đến,đồng thời công ty ghi thông tin cần thiết vào sổ chi sổ kho Khi khách có nhu cầu mua thiết bị lập phiếu yêu cầu với công ty,để đáp ứng yêu cầu khách phận bán hàng đưa bảng báo giá máy tính cho khách.Nếu khách hàng đồng ý mua làm đơn đặt hàng với cơng ty.Sau cơng ty tiến hành bàn giao t.bị cho khách thông qua phiếu bảo hành kiêm phiếu bàn giao thiết bị gửi đến khách hàng hóa đơn tốn.Khi khách tốn tiền thiết bị cơng ty lập biên lai thu tiền cho khách đồng thời ghi thông tin cần thiết vào sổ thu & sổ kho Khi khách có u cầu bảo hành t.bị cơng ty nhận t bị cần bảo hành thông qua biên lai nhận t.bị bảo hành.Bộ phận bảo hành tiến hành kiểm tra phiếu bảo hành hạn bảo hành sửa chữa theo bảo hành,cịn phiếu bảo hành hết hạn kèm theo hóa đơn toán tiền sửa chữa gửi lại t.bị cho khách thông qua biên lai trả t.bị.Đồng thời ghi thông tin cần thiết vào sổ bảo hành Sau khoảng thời gian định phận tổng hợp thông tin mua,bán,bảo hành thông tin khác để lập báo cáo lên lãnh đạo công ty Các hồ sơ liệu II.BẢNG PHÂN TÍCH XÁC ĐỊNH CHỨC NĂNG,TÁC NHÂN VÀ HỒ SƠ Động từ + Bổ ngữ Danh từ Nhận xét Ghi phiếu yêu cầu nhập thiết bị Gửi đơn chào hàng cho công ty Gửi đơn đặt mua thiết bị cho nhà cung cấp Lập hợp đồng mua bán thiết bị Biên bàn giao thiết bị(kiêm hóa đơn tốn tiền t.bị) Kiểm tra t.bị đưa đến Ghi sổ chi Ghi sổ kho Đưa báng báo giá máy tính cho khách Lập đơn đặt hàng Ghi phiếu bảo hành kiêm phiếu bàn giao thiết bị Ghi hóa đơn tốn Lập biên lai thu tiền Ghi sổ thu Ghi biên lai nhận thiết bị bảo hành Kiểm tra phiếu bảo hành Ghi biên lai trả thiết bị bảo hành Lập hóa đơn toán hết hạn bảo hành Lập báo cáo Bộ phận bán hàng Phiếu yêu cầu Nhà cung cấp Tác nhân Hồ sơ liệu Tác nhân Nhà cung cấp Đơn đặt mua thiết bị Hợp đồng mua bán thiết bị Biên bàn giao t bị Tác nhân Hồ sơ liệu Hồ sơ liệu Bộ phận kho Biên bán bàn giao t.bị Sổ chi Sổ kho Bảng báo giá máy tính Khách hàng Đơn đặt hàng Phiếu bảo hành kiêm phiếu bàn giao Hóa đơn tốn Biên lai thu tiền Sổ thu Biên lai nhận thiết bị bảo hành Phiếu bảo hành Bộ phận bảo hành Biên lai trả thiết bị bảo hành Hóa đơn toán Ban lãnh đạo Tác nhân Hồ sơ liệu Hồ sơ liệu Hồ sơ liệu Hồ sơ liệu Tác nhân Hồ sơ liệu Hồ sơ liệu Hồ sơ liệu Hồ sơ liệu Hồ sơ liệu Hồ sơ liệu Hồ sơ liệu Hồ sơ liệu Tác nhân Hồ sơ liệu Hồ sơ liệu Tác nhân III.THIẾT LẬP BIỂU ĐỒ NGỮ CẢNH Trả tiền Biên lai thu tiền Yêu cầu mua TB Khách Hàng Bảng báo giá MT Yêu cầu BHTB Biên lai nhận TBBH Đơn đặt mua TB Bàn giao TB Phiếu yêu cầu nhập thiết bị Hệ thống quản lý mua,bán bảo hành thiết bị máy tính Yêu cầu báo cáo Đơn chào hàng Nhà Cung Cấp Đơn đặt hàng Biên bàn giao TB Báo cáo Ban lãnh đạo IV.LẬP BIỂU ĐỒ PHÂN RÃ CHỨC NĂNG Quản lý mua,bán& bảo hành thiết bị máy vi tính 1.Nhập thiết bị 2.Bán thiết bị 3.Bảo hành 1.1Ghi phiếu Y/c nhập thiết bị 2.1Đưa bảng báo giá T.bị 1.2Gửi đơn đặt mua T.bị 2.2Lập đơn mua T.bị 1.3Lập hợp đồng mua bán T.bị 2.3Ghi phiếu bảo hành (kiêm phiếu bàn giao T.bị) 3.3Ghi biên lai trả T.bị bảo hành 2.4Ghi sổ kho 3.4 Ghi hóa đơn toán T.bị hết hạn bảo hành 1.4Ghi biên bàn giaoT.bị(kiêm hóađơnthanhtốn) 1.5Ghi sổ chi 1.6 kiểm tra đơn hàng 1.7Ghi sổ kho 2.5Lập hóa đơn toán 2.6Lập biên lai thu tiền 2.7 Ghi sổ thu 3.1Ghi biên lai nhận T.bị bảo hành 3.2Kiểm tra phiếu bảo hành 3.5 Ghi sổ bảo hành 4.Báo cáo 4.1Lập báo cáo V.MÔ TẢ CHI TIẾT CÁC CHỨC NĂNG LÁ: (1.1)Ghi phiếu yêu cầu nhập thiết bị:Khi công ty muốn nhập thiết bị phận kho hàng ghi phiếu yêu cầu đưa lên ban lãnh đạo công ty để duyệt (1.2)Gửi đơn đặt mua thiết bị:Sau xem xét phiếu yêu cầu mà phận kho hàng đưa lên ban lãnh đạo công ty dựa vào để lập đơn đặt hàng gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp (1.3)Lập hợp đồng mua bán thiết bị:Nhà cung cấp lập hợp đồng mua,bán thiết bị có đơn đặt hàng công ty gửi đến (1.4)Ghi biên bàn giao thiết bị(kiêm hóa đơn tốn):Nhà cung cấp đưa số lượng,giá tiền thiết bị mà công ty yêu cầu mua tổng số tiền mà công ty phải trả cho nhà cung cấp (1.5)Ghi sổ chi:Công ty ghi số lượng giá nhập t.bị vào sổ chi (1.6)Kiểm tra đơn hàng:Khi nhà cung cấp giao thiết bị phận kho hàng kiểm tra xem đủ thiết bị yêu cầu theo đơn đặt hàng hay khơng,nếu khơng đủ cơng ty khơng nhận hàng ngược lại cơng ty nhận hàng (1.7)Ghi sổ kho:ghi thơng tin t.bị có kho c.ty (2.1)Đưa bảng báo giá thiết bị:Công ty đưa bảng giá thiết bị khách có yêu cầu mua (2.2)Lập đơn mua thiết bị:Sau xem bảng báo giá khách hàng có nhu cầu mua thiết bị cơng ty đưa phiếu mua thiết bị cho khách khách hàng ghi thiết bị cần mua vào gửi tới phận bán hàng công ty (2.3)Ghi phiếu bảo hành(kiêm phiếu bàn giao thiết bị):Công ty đưa đầy đủ thời gian bảo hành thiết bị mà khách mua (2.4)Ghi sổ kho:ghi thiết bị xuất cho khách (2.5)Lập hóa đơn tốn:Cơng ty đưa giá thiết bị mà khách mua tổng số tiền mà khách phải trả (2.6)Lập biên lai thu tiền:Sau khách hàng tốn tiền cơng ty đưa biên lai tốn tiền cho khách (2.7)Ghi sổ thu:Sau ngày phận bán hàng ghi lại số lượng số tiền bán thiết bị vào sổ thu công ty (3.1)Ghi biên lai nhận thiết bị bảo hành:Khi khách hàng có yêu cầu bảo hành thiết bị cơng ty ghi biên lai nhận thiết bị bảo hành đưa cho khách (3.2)Kiểm tra phiếu bảo hành:Bộ phận bảo hành kiểm tra xem phiếu bảo hành cịn có hạn hay khơng (3.3)Ghi biên lai trả thiết bị bảo hành:Khi khách đến lấy thiết bị bảo hành cơng ty ghi biên lai trả thiết bị bảo hành cho khách (3.4)Ghi hóa đơn tốn thiết bị hết hạn bảo hành:Đưa cho khách hóa đơn toán tiền thiết bị hết hạn bảo hành (3.5)Ghi sổ bảo hành:Bộ phận bán hàng lưu biên lai nhận,biên lai trả hóa đơn tốn tiền thiết bị bảo hành vào sổ bảo hành (4.1)Lập báo cáo:Sau khoảng thời gian định ban lãnh đạo công ty yêu cầu lập báo cáo tình hình nhập,bán bảo hành thiết bị cơng ty VI.LIỆT KÊ CÁC HỒ SƠ SỬ DỤNG D1.Phiếu yêu cầu D2.Đơn chào hàng D3.Đơn đặt mua thiết bị D4.Hợp đồng mua bán thiết bị D5.Biên bàn giao thiết bị(kiêm hóa đơn tốn) D6.Sổ chi D7.Bảng báo giá t.bị D8.Đơn đặt mua thiết bị khách D9.Phiếu bảo hành kiêm phiếu bàn giao hàng D10.Hóa đơn tốn D11.Biên lai thu tiền D12.Sổ thu D13.Biên lai nhận thiết bị bảo hành D14.Biên lai trả thiết bị bảo hành D15.Sổ bảo hành D16.Hóa đơn tốn tiền TBBH D17.Sổ kho D18.Báo cáo VII.LẬP MA TRẬN THỰC THỂ CHỨC NĂNG Các thực thể D1.Phiếu yêu cầu D2.Đơn chào hàng D3.Đơn đặt mua t.bị D4.Hợp đồng mua bán t.bị D5.Biên bàn giao t.bị ( hóa đơn tốn) D6.Sổ chi D7.Bảng báo giá t.bị D8.Đơn đặt mua thiết bị khách D9.Phiếu bảo hànhphiếu bàn giao t.bị D10.Hóa đơn toán` D11.Biên lai thu tiền D12.Sổ thu D13.Biên lai nhận thiết bị bảo hành D14.Biên lai trả t.bị bảo hành D15.Sổ bảo hành D16.Hóa đơn tốn tiền TBBH D17.Sổ kho D18.Báo cáo Các chức nghiệp vụ D1 1.Nhập t.bị C 2.Bán thiết bị 3.Bảo hành 4.Báo cáo D2 D3 D4 D5 D6 D7 R C C C D8 D9 D10 D11 D12 D13 D14 D 15 D16 U R C C C C R VIII.BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC D7 Bảng báo giá t.bị D 18 U U U C R D 17 C U R C D8 Đơn đặt mua T.bị khách C D1 Phiếu yêu cầu D5 Biên bàn giao t.bị(kiêm HĐ toán) D3 Đơn đặt mua T.bị Phiếu Y/c nhập t.bị Đơn chào hàng 1.0 Nhập T.bị Nhà CC D4 Hợp đồng mua bán t.bị Đơn đặt hàng Biên bàn giao t.bị (kiêm hóa đơn tốn) D11 Hóa đơn toán D6 Sổ chi D17 Sổ kho D10 Sổ thu D18 Báo cáo 4.0 Báo cáo Y/c báo cáo Ban lãnh đạo Báo cáo D15 Sổ bảo hành D13 Biên lai nhận TBBH Phiếu bảo hành (Kiêm phiếu bàn giao t.bị ) y/c mua t.bị Khách 2.0 Bảng báo giá hàng Bán t.bị t.bị Đ Đơn đặt mua T.bị y/c toán Biên lai thu tiền D12 Biên lai thu tiền D9 Phiếu bảo hành (kiêm phiếu bàn giao t.bị ) 3.0 Bảo hành BH Y/c bảo hành Bảo hành Y/c toán hết hạn BH Thanh tốn D14 Biên lai trả TBBH D16 Hóa đơn toán TBBH IX-BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC ĐỐI VỚI TIẾN TRÌNH “1.0.Nhập thiết bị” D3 Đơn đặt mua TB Đơn đặt mua hàng D2 Đơn chào hàng y/c nhập t.bị Đơn chào hàng Nhà CC 1.1 Ghi phiếu Chọn t.bị cần Y/c n nhập t.bị nhập 1.2 Gửi đơn đặt mua t.bị D1 Phiếu yêu cầu 1.3 Lập hợp đồng Đưa hợp đồng mua bán t.bị D4 Hợp đồng Mua,ban TB 1.4 Ghi biên bàn giao t.bị D5 Biên bàn giao TB Hóa đơn toán Sổ chi D6 1.5 Ghi sổ chi 1.6 Kiểm tra đơn hàng 1.7 Ghi sổ kho D12 Sổ kho X.BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC ĐỐI VỚI TIẾN TRÌNH “2.0 Bán thiết bị” Đơn đặt hàng Khách hàng Phiếu yêu cầu mua TB Bảng báo giá Phiếu bảo hành 2.1 Đưa bảng báo giá TB 2.2 D7 Bảng báo giá TB D8 Đơn đặt mua TB khách Lập đơn mua TB Thời mua gian bảo hành TB 2.3 Số lượng đơn giá nhập Ghi phiếu bảo hành kiêm phiếu bàn giao Các thiết bị mua 2.4 D9 Phiếu bảo hành kiêm thiếu bàn giao hành Ghi sổ kho D17 Sổ kho TB 2.5 2.7 2.6 Thanh tốn tiền Lập hóa đơn tốn TB D10 Hóa đơn tốn Lập biên lai thu tiền Ghi số lượng đơn giá thiết bị bán D11 Biên lai thu tiền Ghi sổ thu D12 Sổ thu Biên lai thu tiền XI.BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC ĐỐI VỚI TIẾN TRÌNH “3.0 Bảo hành” Khách hàng Yêu cầu bảo hành Biên lai nhận TB bảo hành Biên lai trả TB bảo hành 3.2 3.1 Ghi biên lai nhận TB bảo hành Phiếu bảo hành D9 Phiếu bảo hành kiêm phiếu bàn giao hàng Kiểm tra phiếu bảo hành Hết hạn bảo hành D13 Biên lai nhận TB bảo hành 3.4 3.3 Ghi biên lai trả TB bảo hành Ghi hóa đơn toán TB hết hạn bảo hành D14 Biên lai trả TB bảo hành Hóa đơn tốn bảo hành D16 Hóa đơn tốn tiền TB bảo hành 3.5 Ghi sổ bảo hành Lưu D15 Sổ thu ... bảo hành thiết bị máy vi tính 1.Nhập thiết bị 2 .Bán thiết bị 3 .Bảo hành 1.1Ghi phiếu Y/c nhập thiết bị 2.1Đưa bảng báo giá T .bị 1.2Gửi đơn đặt mua T .bị 2.2Lập đơn mua T .bị 1.3Lập hợp đồng mua bán. .. phiếu bảo hành: Bộ phận bảo hành kiểm tra xem phiếu bảo hành cịn có hạn hay khơng (3.3)Ghi biên lai trả thiết bị bảo hành: Khi khách đến lấy thiết bị bảo hành cơng ty ghi biên lai trả thiết bị bảo hành. .. bán hàng ghi lại số lượng số tiền bán thiết bị vào sổ thu công ty (3.1)Ghi biên lai nhận thiết bị bảo hành: Khi khách hàng có yêu cầu bảo hành thiết bị cơng ty ghi biên lai nhận thiết bị bảo hành