Bài Giảng Tổ Chức Sự Kiện ( Combo Full Slides 5 Chương )

TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Nội dung

CHƯƠNG 1 SỰ KIỆN

CHƯƠNG 2 NGÀNH CÔNG NGHIỆP SỰ KIỆN

CHƯƠNG 3 LẬP KẾ HOẠCH CHIẾN LƯỢC CHO SỰ KIỆN

CHƯƠNG 4 XÂY DỰNG CHIẾN LƯỢC MARKETING CHO SỰ KIỆN CHƯƠNG 5 QUẢN TRỊ THỰC HIỆN DỰ ÁN SỰ KIẾN

Ở các nước phát triển như Mỹ, Anh, Pháp, Úc và các nước được mệnh danh „con rồng châu Á‟, tổ chức sự kiện đã trở thanh một ngành công nghiệp tăng trưởng có tính chuyên nghiệp, trong môi trường ngày càng biến đổi phức tạp và đòi hỏi khắc khe

Khi nào sự kiện được gọi là một ngành?

Các hoạt động lễ hội truyền thống của nước ta từ lâu đời nay

có được gọi là sự kiện? Các ban tổ chức cộng đồng (làng, xã, bản,…) tổ chức lễ hội truyền thống có được gọi là người làm nghề sự kiện? Các hoạt động đó có được gọi là ngành sự kiện?

Từ sau 1986, với quá trình đổi mới tư duy kinh tế, theo đó, tổ chức sự kiện không chỉ là nhu cầu cá nhân, của cộng đồng, của chính quyền mà còn là nhu cầu của các điểm đến du lịch, các công ty du lịch, các khách sạn, nhà hàng, và của tất cả các tổ chức và doanh nghiệp nói chung

Lễ hội cũng là một sự kiện?

Sự kiện là một phần của lễ hội và ngược lại? Sự kiện là một sản phẩm của doanh nghiệp?

Sự kiện là một khâu trong hoạt động truyền thông cổ động cho sản phẩm của doanh nghiệp? Cho doanh nghiệp?

Cụ thể, để đơn giản cho việc sử dụng, trong giáo trình này quy ước thuật ngữ „sự kiện‟ được hiểu bao hàm cả „lễ hội‟ và thuật ngữ „lễ hội‟ sẽ được sử dụng cho những luận điểm có tính đặc thù của hoạt động sự kiện

Event:

1 a thing that happens, especially sth important

2 a planned public or social ocassion

3 one of the races or competition in a sport program

Theo từ điển Tiếng Việt, sự kiện được hiểu là một việc quan trọng xảy ra, ví dụ, những sự kiện lịch sử đáng ghi nhớ hay sự kiện thể thao của thế giới, châu lục hay khu vực

1.2 Phân loại sự kiện

theo tiến trình thời gian, theo quy mô sự kiện, theo nội dung của sự kiện, theo sự nổi tiếng và tính đặc trưng và theo tính chất lặp lại của sự kiện

1.2.1 Phân theo tiến trình thời gian (tiến trình lịch

1.2.2 Phân theo quy mô của sự kiện

1.2.3 Phân theo nội dung sự kiện

a Sự kiện văn hóa

a1 Lễ hội văn hóa dân gian a2 Lễ hội nghệ thuật

a3 Lễ hội ẩm thực a4 Liên hoan phim b Sự kiện thể thao c Sự kiện MICE

1.2.4 Phân theo sự nổi tiếng và tính đặc trưng

Những tác động của sự kiện? Xem giáo trình

Theo bạn, nghề tổ chức sự kiện là nghề cho những ai? Cần những phẩm chất gì? Nghề này làm ở đâu? Thời gian làm việc sẽ như thế nào…?

2.1 Các nhân tố cơ bản thúc đẩy sự ra đời của ngành sự kiện

Sự gia tăng mạnh mẽ nhu cầu tổ chức sự kiện

Yêu cầu tính chuyên môn hóa trong công tác tổ chức sự kiện để đảm bảo sự kiện mang lại nhưng trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng và các bên liên quan

Những thành tựu về công nghệ tin học và truyền thông

Sự gia tăng các nhà tài trợ, cũng như sự ủng hộ của các chính phủ đối với sự kiện

Sự gia tăng mạnh mẽ nhu cầu tổ chức sự kiện?

Yêu cầu tính chuyên môn hóa trong tổ chức lễ hội và sự

kiện?

Thành tựu khoa học về công nghệ tin học và truyền thông? Sự ủng hộ của chính phủ và các nhà tài trợ?

2.2 Các bộ phận hợp thành ngành công nghiệp sự kiện

Ban tổ chức sự kiện: là một tư cách pháp nhân,

chuyên trách, đảm nhận tất cả các công việc cho một sự kiện được tổ chức định kì (hoạch định chiến lược sự kiện, triển khai tổ chức dự án sự kiện)

Thành lập ban tổ chức sự kiện là cần thiết bởi sự tồn

tại của nhiều cơ quan cùng chịu trách nhiệm phát triển du lịch sự kiện tại các điểm đến, có khả năng làm mất tính tập trung về mục tiêu tổng thể của du lịch sự kiện, cũng như ít có sự phối hợp để đạt được mục tiêu đó

Nhóm chuyên gia tổ chức sự kiện trong các tổ chức: sự kiện đã

trở thành một phần không thể thiếu của các tổ chức, nên thương trong các tổ chức lớn, có các nhóm chuyên gia tổ chức sự kiện Nhóm chuyên gia này có chức năng và nhiệm vụ chuyên về tổ chức các sự kiện cho chính tổ chức của mình, hoặc các sự kiện cho khách hàng theo đơn đặt hàng

Nhóm dự án sự kiện: như tên gọi của nó, các sự kiện đoàn thể

thường tổ chức được các tổ chức sự kiện trong các đoàn thể, hoặc bởi các nhóm dự án trong các đoàn thể

2.2.2 Các công ty quản lí sự kiện

Các công ty quản lí sự kiện là những tổ chức chuyên môn hóa trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, có tư cách pháp nhân Trong đó, bao gồm những nhóm chuyên gia hay cá nhân có chức năng tổ chức sự kiện trên cơ sở hợp đồng thay mặt cho khách hàng của họ

2.2.3 Các nhà cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện

Sự phát triển của ngành CN sự kiện lớn mạnh và phức tạp đã dẫn đến sự hình thành của một loạt các nhà cung cấp chuyên môn hóa Những nhà cung cấp này có thể làm việc trong các lĩnh vực liên quan trực tiếp sự kiện, chẳng hạn, đạo diễn, cung cấp phương tiện nghe nhìn và ánh sáng, giải trí và phục vụ ăn uống

2.2.4 Các hiệp hội ngành

Hiệp hội lễ hội và sự kiện quốc tế (IFES) có trụ sở tại Mỹ

Hiệp hội sự kiện và lễ hội quốc tế (IFEA) có trụ sở tại Mỹ và liên kết tại châu Âu, Á, và Úc

2.2.5 Các cơ quan công quyền

1. Đón khách, chụp ảnh lưu niệm

2. Tiết mục biểu diễn tập thể của 15 thí sinh tham dự Đêm Chung kết toàn quốc 3. MC chào mừng và giới thiệu đại biểu

4. Trưởng Ban tổ chức phát biểu khai mạc, công bố Quy chế cuộc thi và thể lệ Đêm chung kết

5. Video clip về quá trình tổ chức cuộc thi 6. MC giới thiệu thành phần Ban Giám khảo 7. Phần dự thi của 15 thí sinh

8. Tiết mục biểu diễn chào mừng của Giám khảo, các nghệ sỹ nổi tiếng 9. Công bố kết quả Đại diện Ban tổ chức, nhà tài trợ lên sân khấu trao giải

BAN TỔ CHỨC

• Cơ quan bảo trợ:

HỘI LIÊN HIỆP PHỤ NỮ VIỆT NAM

PHÕNG THƯƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM (VCCI)

• Đơn vị tổ chức:

HIỆP HỘI NỮ DOANH NHÂN VIỆT NAM (VAWE)

KẾ HOẠCH TRUYỀN THÔNG

VOV, VOV Giao Thông Đài phát thanh Hà Nội Băng rôn đường phố, tại các điểm tổ chức

thi các vòng Bán kết khu vực, chung kết khu vực, chung kết toàn quốc

KẾ HOẠCH TRUYỀN THÔNG

• Ngày 30.07.2015 tại Hà Nội

Logo nhà tài trợ xuất hiện trên backdrop chính của buổi họp báo Đại diện của Nhà tài trợ có bài phát biểu ngắn (3’) tại buổi họp báo

Tên của Nhà tài trợ đƣợc đề cập trong thông cáo báo chí chính thức của sự kiện

II QUẢNG BÁ THƯƠNG HIỆU Logo của nhà tài trợ với đường link trên website chính thức của sự kiện

1 banner quảng cáo 150 x 80 pixel với đường link trên website của sự kiện (banner do nhà tài trợ thiết kế và cung cấp)

Tên và logo của nhà tài trợ xuất hiện trên tất cả các tài liệu

marketing quảng bá sự kiện (tờ rơi, vé, giấy mời…)

Logo của nhà tài trợ xuất hiện trên backdrop chính của Vòng bán kết khu vực

Logo của nhà tài trợ xuất hiện trên sân khấu của Vòng chung kết khu vực

Logo của nhà tài trợ xuất hiện trên sân khấu của Vòng chung kết Toàn quốc

marketing đặt tại khu vực tổ chức sự kiện bao gồm: backdrop

chính, Pano, banner, standee, backdrop chụp ảnh

Đƣợc đặt standee của nhà tại trợ tại khu vực sự kiện

4 cái 2 cái

Tên của nhà tài trợ đƣợc xuất hiện ở phần chạy chân chữ trên

Đại điện của nhà tài trợ lên nhận hoa và quà từ ban tổ chức trong sự kiện

Đại diện của nhà tài trợ lên trao hoa/tặng quà cho thí sinh trong

Bài PR trên 1 trong các trang báo bảo trợ thông tin cho sự

2.3 Xu hướng phát triển của ngành công nghiệp trên thế giới

- Xu hướng dịch chuyển dòng địa điểm tổ chức sự kiện - Xu hướng xanh hóa sự kiện

- Xu hướng tổ chức sự kiện theo chủ đề

- Xu hướng truyền thông xã hội và sự kiện trực tuyến

- Xu hướng chuyên nghiệp hóa trong tổ chức sự kiện cá nhân

Khái niệm lập kế hoạch sự kiện:

Theo nghĩa đơn giản nhất, lập kế hoạch sự kiện được hiểu là quá

trình xác lập những kết quả cuối cùng (mục tiêu sự kiện) và

những phương tiện để đạt được mục tiêu đó Để tạo ra được một sự kiện, nhà tổ chức sự kiện phải thực hiện một tập hợp các hoạt động, các nhiệm vụ, thuộc nhiều mảng hoạt động khác nhau và chịu sự chi phối của nhiều yếu tổ Để tránh chồng chéo, gây lãng phí, thậm chí có thể sự kiện không thành công, các hoạt động, các nhiệm vụ đó cần phải sắp xếp theo trình tự để đạt được mục tiêu đề ra

Phân loại kế hoạch trong tổ chức sự kiện

Các kế hoạch trong sự kiện được phân loại theo các tiêu thức khác nhau Sau đây đề cập đến các tiêu thức phân loại phổ biến nhất:

Dựa theo cấp kế hoạch, kế hoạch trong tổ chức sự kiện có hai loại, kế

hoạch chiến lược và kế hoach chức năng

Dựa theo mảng hoạt động, có kế hoạch hậu cần, kế hoach truyền thông,

kế hoạch nhân lực, kế hoạch ngân sách, kế hoạch ứng phó rủi ro,…

Dựa theo tiến trình thực hiện sự kiện, có kế hoạch chuẩn bị, kế hoạch dàn

dựng, kế hoạch đón tiếp khách và khai mạc, kế hoạch điều hành diễn biến sự kiện, kế hoạch bế mạc, kế hoạch đánh giá và kết thúc sự kiện,…

Tóm lại, có nhiều kế hoạch, việc lựa chọn kế hoạch nào phụ thuộc vào loại sự kiện, mục đích và các điều kiện cụ thể của mỗi sự kiện

3.2 Thiết kế ý tưởng sự kiện

Sáng tạo ý tưởng sự kiện

Ý tưởng là “linh hồn của sự kiện” Sáng tạo ý tưởng là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu trong các bước tổ chức sự kiện, nó như “kim chỉ nam” định hướng cho nhà tổ chức triển khai thực hiện sư kiện – đáp ứng được nhu cầu của các bên liên quan chính Một sự kiện thành công là sự kiện có ý tưởng tốt

a Hình thành ý tưởng sự kiện bằng nổ lực động não cá nhân

Công cụ hữu ích để mỗi nhà tổ chức sự kiện sáng tạo ý tưởng sự kiện là mô hình 5Ws của Goldblatt (1997)

bảng 3.4

Ý tưởng sự kiện là sáng tạo, đó là những dòng suy nghĩ trong não bộ chúng ta có tính trừu tượng và tính “vụt sáng”, nên nó phải được hữu hình hóa trên giấy

Quá trình sáng tạo theo cách thông thường là một quá trình “thử – sai” Phương pháp thử - sai thường tốn rất nhiều thời gian và sức lực!

Có nhiều phương pháp gợi ý được đưa ra để làm tăng hiệu quả của quá trình sáng tạo!

• Các phương pháp gợi ý này được gọi chung là các kỹ thuật kích

vạch ra những hướng suy nghĩ mới và đa dạng

Kỹ thuật kích hoạt ý tưởng của Mario Pricken

• Tranh không lời – chỉ có một hình ảnh thể hiện điều lạ thường, tạo sự tò mò cao độ cho người xem

• Râu ông nọ cắm cằm bà kia – Ráp nối các phần khác nhau của sản phẩm với các mảng, các đồ vật khác nhau để tạo nên sự khác thường có chủ ý, hoặc cách thể hiện sản phẩm thông qua sự sắp xếp hay bóp méo các vật khác

• Trước khi và sau khi – Cách thể hiện tạo sự khác biệt trước khi có sản phẩm và sau khi dùng sản phẩm

• Sự lặp lại phá cách – Trong một chuỗi lặp lại các vật thể, hình tượng, chữ, khái niệm,… tương tự nhau có một vật thể lạ xuất hiện một cách đặc biệt (một con cừu đen trong đàn cừu trắng)

• Phóng đại ích lợi của sản phẩm một cách dị thường (chú ý là phải tạo sự dị thường đủ rõ để người xem có thể thấy rằng đây là sự ví von hài hước chứ không thể hiểu nhầm là Quảng cáo đại ngôn vô lí)

Lật ngược sự việc (giống như phim Hành tinh loài khỉ – người trở thành vật nuôi)

Sự bất thường tại vị trí mà sản phẩm hay ở đó - (So sánh với những vật bên cạnh để thấy sự dị thường này)

Tạo ấn tượng thị giác, ảo giác – Dùng các hoạ tiết tạo ảo giác để thể hiện sự khác thường

Xem và hãy tham gia trò chơi – Mẫu quảng cáo là một trò chơi, mời gọi người xem tham gia vào…

b Phát triển ý tưởng sự kiện thông qua trao đổi nhóm

Giai đoạn hình thành ý tưởng sự kiện được bắt đầu thực hiện từ mõi cá nhân, tiếp đến là nhóm tổ chức sự kiện và những người liên quan Mục tiêu giai đoạn này là tập trung càng nhiều ý tưởng càng tốt, chưa quan tâm đến tính khả thi của ý tưởng Vì thế, đây là giai đoạn cần sự kiên nhẫn và thời gian

3.2.3 Đánh giá và lựa chọn ý tưởng

Quá trình phát triển ý tưởng như trên có thể đơn giản tạo ra dduwwojc một ý tưởng phù hợp với nhu cầu của sự kiện Tuy nhiên, thông thường quá trình đó tạo ra được một loạt các ý tưởng, nền cần đánh giá cẩn thận để lựa chọn được

3.3 Tiến trình lập kế hoạch chiến lược cho tổ chức sự kiên

3.3.1 Sơ đồ tiến trình lập kế hoạch chiến lược cho sự kiện

3.3.2 Phát triển ý tưởng sự kiện/ý định dự thầu sự kiện

Có thể phân ý tưởng sự kiện thành hai loại: ý tưởng chính và ý tưởng nhánh Ý tưởng chính là yếu tố chủ đạo xuyên suốt toàn sự kiện Theo đó, nội dung hoạt động, thiết kế sân khấu, cách trang trí, trang phục của các nhân vật chính đều tập trung làm nổi bật ý tưởng chính Ý tưởng nhánh là ý tưởng được phát triển

những ý tưởng chính, ví dụ, các ý tưởng về thiết kế sân khấu, ý tưởng về hoạt động giải trí cụ thể, ý tưởng về tặng quà…Lưu ý rằng tất cả các ý tưởng nhánh phải đảm bảo tính logic và làm tôn lên ý tưởng chính của sự kiện

Như vậy, kết thúc giai đoạn hình thành ý tưởng sự kiện đã tìm ra ý tưởng tốt nhất Tiếp tục giai đoạn này là tiến hành phát triển các ý tưởng nhánh sự kiện: chi tiết hơn về địa điểm tổ chức sự kiện, về vị trí sân khấu và thiết kế sân khấu, về xem xét thời gian, hay những nhân tố chính của chương trình nhằm tạo nên tính độc đáo và đặc biệt cho sự kiện,…

Tổ chức sự kiện thân thiện với môi trường, đã bao giờ bạn nghĩ tới !!! 1 Phương châm

1 Giảm thiểu => tái sử dụng => tái chế => khôi phục => cung cấp lại ( REduce → REuse → REcycle → REstore → Replenish

2 Chiến lược

Who – các tổ chức, cá nhân, không giới hạn, Thời gian – bất cứ khi nào ý tưởng nảy ra

Địa điểm – bất cứ nơi đâu miễn là hợp pháp : nhà ăn, lớp học, hội trường, công viên

Như thế nào: tận dụng một cách tối đa những vật dụng tái chế, tái sử dụng lại những đồ dùng cũ,

Tại sao:

Duy trì môi trường xanh

Giảm thiểu chi phí tổ chức những vẫn đạt hiệu quả Tạo thiện cảm với người tham dự

Hành động

3 Truyền thông (tận dụng mạng xã hội để giảm việc sử dụng giấy và các chất liệu khác như banner được làm từ nhựa, )

Sử dụng các công cụ trên internet như: email, facebook, twitter

Sử dụng đa dạng các thiết bị số như máy in, máy fax, scan, sẽ giúp làm giảm nguồn năng lượng, hơn nữa còn có thể tái sử dụng các tờ giấy in 1 mặt hay các banner còn trống mặt phía sau

Hạn chế việc in giấy ( chỉ in giấy khi thực sự cần thiết còn không hãy sử dụng email, hãy luôn tận dụng 2 mặt giấy khi in )

Trước khi sự kiện diễn ra hãy gửi những tài liệu quan trọng như bản đồ, thông cáo báo chí, thông tin sự kiện, qua email cho nhà báo và khách mời Và nói với họ in những tài liệu mà họ cảm thấy cần thiết Bằng cách này bạn đã tiết kiệm một lượng giấy khá lớn đối với sự kiện

Dùng mực in tái chế và dùng font eco cho tài liệu ( giúp tiết kiệm 20% mực in,…

4 Phương tiện đi lại ( Giảm thiểu việc sử dụng nhiên liệu hóa thạch và thải khí C02 )

Phần 1: Lên kế hoạch trước cả tháng

Xác định mục tiêu của sự kiện

Bạn có kế hoạch tổ chức sự kiện để tuyên truyền về các vấn đề môi trường –

làm tăng ý thức của người dân về bảo vệ hành tinh xanh, thuyết phục các nhà tài trợ tiềm năng cho các quỹ? Để kỷ niệm một cá nhân cụ thể hoặc một nhóm cá nhân? Mục tiêu của bạn càng cụ thể, chi tiết càng tốt Luôn đặt ra câu hỏi tại sao bạn làm nó? Làm thì sẽ có lợi và hại ntn ?

Hãy nghĩ về nó như chính hơi thở của bạn và coi đó là nhiệm vụ bắt buộc bạn phải hoàn thành

2 Đặt mục tiêu

Biết chính xác những gì bạn muốn đạt được ? Không phải là bao nhiêu người đến tham dự sự kiện, không phải là những gì diễn ra trong sự kiện mà là những gì còn sót lại sau sự kiện ? Mọi người có hào hứng với sự kiện hay không? Số tiền gây quỹ tăng lên 1000 USD Suy nghĩ của người đến tham dự thay đổi

Hãy nghĩ về 3 điều trên và làm mọi cách để biến chúng thành hiện thực Có thể mục đích là tài chính, mục đích xã hội, cá nhân