Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hóa tại công ty tnhh mtv công thành út hạnh

Lý do chọn đề tàiHoạt động xuất nhập khẩu là một trong những lĩnh vực được quan tâm hàng đầu và là hoạt động vô cùng quan trọng đối với nền kinh tế và sự phát triển của các quốc gia trên

TP HỒ CHÍ MINH: 07/2022

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETINGKHOA THƯƠNG MẠI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETINGChuyên ngành: Thương mại quốc tế

BÁO CÁO THỰC HÀNH NGHỀ NGHIỆP 1 GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: ThS HỒ THÚY TRINH

KHOA THƯƠNG MẠI

LỜI CAM ĐOAN

“Tôi cam đoan báo cáo thực hành nghề nghiệp này là kết quả nghiên cứu, tìm hiểu của riêng tôi, được thực hiện dưới sự hướng dẫn khoa học của Giảng viên hướng dẫn ThS Hồ Thúy Trinh, đảm bảo tính trung thực về các nội dung báo cáo Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm về lời cam đoan này”.

TP Hồ Chí Minh, ngày… tháng … năm 2022

(SV ký và ghi rõ họ tên)

Nguyễn Quang Thắng

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn đến tất cả Quý Thầy Cô đã giảng dạy và truyền đạt cho em những kiến thức hữu ích và nền tảng căn bản để em có một hành trang vững chắc cho quá trình tìm hiểu, thực tập nghề nghiệp và trên con đường sự nghiệp sau này Để hoàn thành bài báo cáo đạt kết quả như ngày hôm nay, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến giảng viên hướng dẫn ThS Hồ Thúy Trinh vì đã hỗ trợ và giúp đỡ em tận tình hoàn thành bài báo cáo một cách tốt nhất.

Đồng thời, em xin gửi lời cảm ơn đến quý Công ty TNHH MTV Công Thành Út Hạnh đã giành thời gian quý báu để giúp đỡ tác giả trong quá trình thực tập, đặc biệt là sự hỗ trợ nhiệt tình đến từ các anh chị phòng Kế toán và phòng Xuất nhập khẩu đã tạo cơ hội cho em được học hỏi, tích lũy những kiến thức chuyên môn, bổ sung những kiến thức đã học tại trường và có được những trải nghiệm công việc thực tế quý báu tại quý Công ty.

Tuy nhiên, do còn hạn chế về mặt kiến thức, kinh nghiệm chuyên môn và thời gian, bài báo cáo sẽ không tránh khỏi những lỗi sai sót Em rất mong nhận được sự thông cảm và sự đóng góp tích cực đến từ Quý Thầy Cô và Đơn vị thực tập để em có thể hoàn thiện bài báo cáo một cách hoàn chỉnh hơn.

Một lần nữa, em xin kính chúc Quý Thầy Cô Trường Đại học Tài Chính – Marketing, Ban lãnh đạo cùng toàn thể các anh chị đang làm việc tại Công ty TNHH MTV Công Thành Út Hạnh dồi dào sức khỏe và đạt được nhiều thành công trong sự nghiệp và cuộc sống của mình.

Em xin chân thành cảm ơn.

TP Hồ Chí Minh, ngày… tháng … năm 2022

(SV ký và ghi rõ họ tên)

Nguyễn Quang Thắng

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN

TP Hồ Chí Minh, ngày… tháng…năm 2022

Giảng viên hướng dẫn

(Ký và ghi rõ họ, tên)

ThS Hồ Thúy Trinh

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 1

3 Mục tiêu nghiên cứu 1

4 Phương pháp nghiên cứu 2

1.3 Chức năng và nhiệm vụ của công ty 4

1.4 Cơ cấu tổ chức hoạt động kinh doanh 4

1.5 Tình hình nhân sự 6

1.6 Tình hình kết quả kinh doanh của hoạt động Công ty 7

TÓM TẮT CHƯƠNG 1 9

CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨUTẠI CÔNG TY TNHH MTV CÔNG THÀNH ÚT HẠNH 10

2.1 Khái quát về quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại Công ty TNHH

2.2.2 Chuẩn bị hàng xuất khẩu 12

2.2.3 Kiểm tra và xuất hàng 14

2.2.4 Làm thủ tục hải quan 16

2.2.5 Thanh lý tờ khai và vô sổ tàu 17

2.2.6 Giao hàng lên tàu 18

2.2.7 Lập bộ chứng từ kế toán và hoàn tất thanh toán 18

2.2.8 Khiếu nại (nếu có) 19

2.3 Đánh giá 20

2.3.1 Điểm mạnh 20

2.3.2 Điểm yếu 20

TÓM TẮT CHƯƠNG 2 21

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO QUY TRÌNH TỔCHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH MTVCÔNG THÀNH ÚT HẠNH 22

3.1 Định hướng phát triển chung của Công ty và cơ sở đề xuất giải pháp 22

3.2 Đề xuất một số kiến nghị nhằm nâng cao quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hóa của Công ty 22

3.2.1 Kiến nghị về nguồn nhân sự 22

3.2.2 Kiến nghị về ký kết hợp đồng và phương thức thanh toán 23

3.2.3 Kiến nghị về thủ tục, quy trình thông quan xuất khẩu 24

TÓM TẮT CHƯƠNG 3 24

KẾT LUẬN 25DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

TNHH MTV Trách nhiệm hữu hạn Một thành viên FOB Free on board Giao hàng lên tàu

T/T Telegraphic Transfer Chuyển tiền bằng điện L/C Letter of Credit Thư tín dụng B/L Bill of Lading Vận đơn C/O Certificate of Origin Giấy chứng nhận xuất xứ

DANH MỤC HÌNH

Hình 1 1: Logo Công ty TNHH MTV Công Thành Út Hạnh 3 Hình 1 2: Sơ đồ tổ chức Công ty TNHH MTV Công Thành Út Hạnh 5

Hình 2 1: Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hóa tại Công ty TNHH MTV Công Thành Út Hạnh 10

Hình 2 2: Điều khoản thanh toán 12 Hình 2 3: Quy trình sản xuất gạo tại Công ty 13 Hình 2 4: Điều khoản hàng hóa 13

DANH MỤC BẢNG

Bảng 1 1: Bảng hành chính nhân sự Công ty TNHH MTV Công Thành Út Hạnh 6 Bảng 1 2: Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH MTV Công Thành Út Hạnh 8

LỜI MỞ ĐẦU1 Lý do chọn đề tài

Hoạt động xuất nhập khẩu là một trong những lĩnh vực được quan tâm hàng đầu và là hoạt động vô cùng quan trọng đối với nền kinh tế và sự phát triển của các quốc gia trên toàn thế giới nói chung cũng như Việt Nam nói riêng, đặc biệt là trong xu thế hội nhập kinh tế thế giới đã và đang diễn ra sôi nổi trên phạm vi toàn cầu.

Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng là một trong những khâu cực kỳ quan trọng, được thực hiện xuyên suốt trong quá trình hoạt động xuất nhập khẩu và đồng thời có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động xuất nhập khẩu cũng như sự phát triển của doanh nghiệp Đây là một nghiệp vụ rất khó khăn vì nó đòi hỏi kỹ năng chuyên môn cao và cần phải xây dựng, liên kết các bước trong quy trình một cách liền mạch, chặt chẽ

Nhận thức được tầm quan trọng của quy trình tổ chức hợp đồng cùng với quá trình tìm hiểu thực tế tại Công ty TNHH MTV Công Thành Út Hạnh, tác giả quyết định

chọn đề tài “Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hóa tại Công

ty TNHH MTV Công Thành Út Hạnh” để viết báo cáo thực hành nghề nghiệp 1.2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hóa tại Công ty TNHH MTV Công Thành Út Hạnh.

- Phạm vi nghiên cứu:

+ Không gian: Công ty TNHH MTV Công Thành Út Hạnh

+ Thời gian: số liệu và thông tin thu thập dùng để phân tích nghiên cứu từ năm 2019 đến 2021.

3 Mục tiêu nghiên cứu

- Hiểu rõ, diễn giải và hệ thống hóa được quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất

khẩu hàng hóa tại Công ty TNHH MTV Công Thành Út Hạnh.

- Chỉ ra được những điểm mạnh và điểm yếu còn tồn tại trong quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hóa tại Công ty TNHH MTV Công Thành Út Hạnh.

- Đưa ra những kiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hóa tại Công ty TNHH MTV Công Thành Út Hạnh.

4 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: thu thập các thông tin, dữ liệu thứ cấp từ sách, báo, mạng internet… và các bản báo cáo của Công ty.

- Phương pháp phỏng vấn chuyên gia: điều tra các đánh giá từ chuyên gia về một câu hỏi, vấn đề Trong quá trình thực tập, tác giả may mắn nhận được sự hướng dẫn nhiệt tình đến từ các anh chị phòng Xuất nhập khẩu và Kế toán và từ đó tác giả có cái nhìn sâu sắc hơn về quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hóa tại Công ty - Phương pháp quan sát và tư duy biện chứng: thông qua việc dùng các giác quan để quan sát học hỏi, sử dụng các thiết bị hỗ trợ để lưu giữ những thông tin cần thiết phục vụ cho bài báo cáo và sử dụng tư duy logic để quan sát, phân tích và đưa ra những đánh giá dựa trên quan điểm cá nhân.

5 Kết cấu đề tài

Ngoài các phần lời cảm ơn, lời mở đầu và các phần phụ khác, kết cấu đề tài gồm 3 phần chính:

 Chương 1: Tổng quan về công ty TNHH MTV Công Thành Út Hạnh.

 Chương 2: Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại Công ty TNHH MTV Công Thành Út Hạnh.

 Chương 3: Một số kiến nghị nhằm nâng cao quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại Công ty TNHH MTV Công Thành Út Hạnh.

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH MTV CÔNG THÀNH ÚTHẠNH

1.1 Giới thiệu khái quát về công ty

Tên tiếng Việt: CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MỘT THÀNH VIÊN CÔNG THÀNH ÚT HẠNH

Tên tiếng Anh: CONG THANH UT HANH LIMITED COMPANY Tên viết tắt: CONG THANH UT HANH CO., LTD

Mã số thuế: 1100629925 Ngày bắt đầu hoạt động: 21/04/2004

Địa chỉ trụ sở chính: Số 919, quốc lộ 1, khu phố Thủ Tửu 2, phường Tân Khánh, thành phố Tân An, Long An

Điện thoại: +84.272 3511512 Fax: +84.272 3513279 Website: congthanhuthanh.com

Ngành nghề kinh doanh: xay sát và sản xuất bột thô, xuất nhập khẩu lương thực Vốn điều lệ: 20.000.000.000 đồng (Bằng chữ: Hai mươi tỷ đồng)

Hình 1 1: Logo Công ty TNHH MTV Công Thành Út Hạnh

1.2 Quá trình hình thành và phát triển

Doanh nghiệp được thành lập vào năm 2004 với loại hình Doanh nghiệp tư nhân và chuyển đổi thành Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên vào năm 2017 để có thêm nhiều cơ hội mở rộng thị trường và nâng cao vị thế của mình trên thị trường quốc tế.

Ban đầu, doanh nghiệp Công Thành Út Hạnh là một doanh nghiệp nhỏ chỉ sản xuất và bán gạo trong nước Sau nhiều năm cải thiện và phát triển không ngừng, doanh nghiệp đã có giấy phép xuất khẩu gạo ra nước ngoài, gia nhập vào Hiệp hội Lương thực Việt Nam và xuất khẩu gạo trực tiếp đi nhiều nước khác nhau trên thế giới.

Trong gần 20 năm qua, doanh nghiệp đã không ngừng cải tiến máy móc sản xuất với kỹ thuật tiên tiến hiện đại đồng thời xây dựng thêm hơn 10 lò sấy lúa mới với công suất cao hơn nhằm đạt được mặt hàng đẹp với chất lượng tốt nhất nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng và đạt được sự uy tín, vị thế và thương hiệu của mình trong lĩnh vực xuất khẩu gạo Để có thể tồn tại, phát triển và đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của thị trường cũng như sự phát triển không ngừng của đất nước và thế giới, doanh nghiệp đã không ngừng cải thiện, thay đổi và có cho mình một bước đi riêng, một chiến lược kinh doanh riêng nhằm đáp ứng tốt nhất mọi yêu cầu của khách hàng và giữ được sự uy tín, vị thế của mình trên thị trường trong nước và nước ngoài.

1.3 Chức năng và nhiệm vụ của công ty

Chức năng: Công ty TNHH MTV Công Thành Út Hạnh là một công ty chuyên sản xuất, bán gạo trong nước và xuất khẩu gạo sang nước ngoài Đồng thời, tư vấn các vấn đề phục vụ nhu cầu của các khách hàng doanh nghiệp nội địa và quốc tế

Nhiệm vụ: Công ty chuyên cung cấp, xuất khẩu hàng hóa và luôn quan tâm đến chất lượng của sản phẩm, cùng nhau hợp tác và đáp ứng nhu cầu của khách hàng Nghiên cứu tổ chức thị trường, xây dựng các chiến lược, kế hoạch kinh doanh để không ngừng củng cố và phát triển công ty ngày một lớn mạnh Tổ chức mạng lưới kinh doanh phù hợp với tình hình thực tế, huy động và sử dụng vốn một cách hợp lý và có hiệu quả, đáp ứng được nhu cầu hoạt động kinh doanh của công ty và tiết kiệm vốn Luôn quan tâm đến lợi ích, trách nhiệm và đảm bảo đời sống tốt cho mỗi cá nhân trong công ty Cạnh tranh lành mạnh, tuân thủ chấp hành tốt các quy định và chủ trương chính sách của Nhà nước đã ban hành và làm tròn nghĩa vụ nộp thuế cho ngân sách nhà nước.

1.4 Cơ cấu tổ chức hoạt động kinh doanh

Công ty Công Thành Út Hạnh có sơ đồ tổ chức cơ cấu bộ máy công ty được thiết kế khá gọn và tinh giản nhằm thúc đẩy nhanh tiến độ giữa các bộ phận với nhau hoạt động một cách có năng suất và hiệu quả Mỗi bộ phận có mỗi chức năng quan trọng khác nhau và có mối quan hệ chặt chẽ, cùng nhau hoàn thành nhiệm vụ được giao của công ty Nếu thiếu đi một trong các bộ phận này thì công ty không thể vận hành hoạt động, phát triển và đứng vững trên thị trường khốc liệt hiện nay Đứng đầu công ty là Ban giám đốc (gồm Giám đốc và Phó giám đốc) – là những người đứng đầu doanh nghiệp, người điều hành, quản lý và đưa ra tất cả các quyết định tối cao cho mọi hoạt động của công ty, là đại diện cho nghĩa vụ và quyền lợi của công ty trước pháp luật và các cơ quan của Nhà nước Dưới giám đốc là các bộ phận:

 Bộ phận kế toán: thực hiện nhiệm vụ kế toán và hạch toán các khoản thu chi, lập

báo cáo tài chính, thuế và hoạt động kinh doanh của công ty, theo dõi số lượng hàng hóa và tính giá thành sản phẩm, lập các chứng từ xuất nhập khẩu và giao nhận.

 Bộ phận kinh doanh xuất nhập khẩu: thực hiện các nghiệp vụ xuất khẩu, hoàn

tất thủ tục xuất khẩu, nghiên cứu thị trường, tìm kiếm khách hàng mới, giao dịch, đàm phán và duy trì mối quan hệ tốt với các khách hàng.

 Bộ phận giao nhận: quản lý và giám sát việc đóng hàng và xuất hàng, chịu trách

nhiệm việc giao hàng theo đúng thời hạn hợp đồng và phối hợp với phòng xuất nhập khẩu để hoàn thành các chứng từ xuất khẩu cần thiết.

 Bộ phận sản xuất: phụ trách sản xuất hàng xuất khẩu của doanh nghiệp tại các nhà

máy sản xuất.

 Bộ phận hành chính – nhân sự: thực hiện nhiệm vụ tuyển dụng nhân sự mới vào

các vị trí trống của công ty, thực hiện các chính sách về hợp đồng lao động, lương bổng, khen thưởng và phúc lợi của nhân viên, theo dõi việc thực hiện nội quy do công ty đề ra.

Hình 1 2: Sơ đồ tổ chức Công ty TNHH MTV Công Thành Út Hạnh

Nguồn: bộ phận hành chính - nhân sự Công ty Công Thành Út Hạnh

Nguồn: bộ phận hành chính – nhân sự Công ty Công Thành Út Hạnh

Qua thống kê, nhân sự lao động trẻ đạt tỷ lệ cao (62.8%) – đây là lứa tuổi năng động, đầy nhiệt huyết và có nhiều tiềm năng phát triển trong tương lai Tuy nhiên, vì chưa có nhiều kinh nghiệm làm việc, kiến thức và chưa đạt được kỹ năng chuyên môn cao nên cần thời gian để doanh nghiệp bồi dưỡng và nâng cao kinh nghiệm.

Dựa theo trình độ học vấn, khoảng 37.2% nhân sự tốt nghiệp từ các trường Đại học và một số lượng nhân sự tốt nghiệp Cao đẳng đảm nhiệm nhiều vị trí ở các bộ phận kế toán, kinh doanh xuất nhập khẩu và hành chính – nhân sự Còn lại một phần nhân sự tốt nghiệp Cao Đẳng và 41.9% tốt nghiệp THCS, THPT đảm nhiệm các công việc giao nhận và bộ phận sản xuất.

Về giới tính, theo thống kê số lượng nhân viên nam chiếm tỷ trọng cao hơn nhân viên nữ và xu hướng tuyển dụng nhân viên nam ngày một gia tăng và ngược lại so với nữ Vì quy mô Công ty ngày một mở rộng, nhiều xưởng nhà máy mới được xây dựng cần tuyển dụng nhiều nhân lực với tính chất công việc có sức khỏe tốt phân bổ ở bộ phận sản xuất và giao nhận, do đó thích hợp hơn với nhân lực là nam Còn nhân viên nữ trong Công ty, tập trung chủ yếu ở các bộ phận Kinh doanh Xuất nhập khẩu, Kế toán và Nhân sự - những bộ phận cần sự cẩn thận, tỉ mỉ và chính xác.

Bên cạnh đó, ta thấy bộ phận sản xuất chiếm tỷ lệ cao nhất (52.33%) – vì đây là bộ phận chuyên quản lý và làm việc tại các nhà máy sản xuất của công ty, yêu cầu nguồn nhân lực lớn để nhà máy hoạt động hết công sức và đáp ứng được nhu cầu của khách hàng ngày một gia tăng Tuy nhiên, vì số lượng lao động trong bộ phận sản xuất khá lớn, quản lý chưa có nhiều kinh nghiệm nên việc quản lý vẫn chưa thực sự chặt chẽ và còn gặp nhiều khó khăn

1.6 Tình hình kết quả kinh doanh của hoạt động Công ty

Các mặt hàng gạo của Công ty TNHH MTV Công Thành Út Hạnh được bán rộng rãi với nguồn khách hàng từ trong nước đến các thị trường truyền thống Châu Á đến nhiều quốc gia trên toàn thế giới (Indonesia, Thái Lan, Philippines, Đài Loan, Úc, New Zealand…)

Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty năm 2019 – 2021 được thể hiện ở bảng sau:

Bảng 1 2: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH MTV Công Thành Út Hạnh

Nguồn: bộ phận kế toán Công ty Công Thành Út Hạnh

Nhận xét:

Từ bảng trên, ta thấy tình hình kết quả hoạt động kinh doanh của công ty diễn ra khá thuận lợi, doanh thu và lợi nhuận đều tăng trưởng qua từng năm Cụ thể, lợi nhuận sau khi thực hiện đóng thuế thu nhập trong ba năm liên tiếp lần lượt đạt 13,602 triệu đồng; 20,086 triệu đồng và 17,940 triệu đồng Lợi nhuận sau thuế của năm 2020 tăng 6,484 triệu đồng (tăng 47.67%) so với năm 2019 và lợi nhuận sau thuế năm 2021 giảm 2,146 triệu đồng (giảm 10.68%) so với năm 2020 nhưng tăng 4,338 triệu đồng (tăng 31.89%) so với năm 2019.

Trong năm 2019, doanh thu đạt 563,121 triệu đồng, đến năm 2020 tăng trưởng cực mạnh với doanh thu đạt 902,601 triệu đồng nhờ việc mở rộng quy mô và xây dựng thêm nhiều nhà máy sản xuất mới với năng suất cao Cùng với đó, Công ty đã mở rộng thị trường thành công với nhiều đối tác mới từ khắp Châu Á và nhiều quốc gia khác với số lượng hợp đồng lớn đã giúp lợi nhuận trước thuế của Công ty tăng 339,480 triệu đồng (tăng 60.29%).

Tuy nhiên, có sự giảm sút trong năm 2021 với doanh thu đạt 854,047 triệu đồng, giảm 48,554 triệu so với năm 2020 (giảm 5.38%) Nguyên nhân của sự sụt giảm doanh

thu vào năm này là do ảnh hưởng của hai đợt dịch Covid đã gây ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động kinh doanh của công ty, hoạt động tìm kiếm khách hàng gặp nhiều khó khăn và nhu cầu xuất nhập khẩu giảm sút, gây ảnh hưởng nghiêm trọng không chỉ riêng công ty Công Thành Út Hạnh mà còn ảnh hưởng đến nhiều công ty khác trên mọi lĩnh vực.

Về chi phí, chi phí có xu hướng tăng và giảm cùng chiều so với doanh thu Năm 2019, chi phí đạt 546,119 triệu đồng, đến năm 2020 chi phí đạt 877,494 triệu đồng – tăng 331,375 triệu đồng và tăng 60.68% so với 2020, trong khi doanh thu tăng 60.29% Đến năm 2021, chi phí giảm 5.05% trong khi doanh thu giảm 5.38% Điều này cho thấy chi phí bỏ ra chưa thực sự hiệu quả và Công ty nên đưa ra những chiến lược mới phù hợp hơn để cắt giảm chi phí và gia tăng lợi nhuận.

Nhìn chung, kết quả hoạt động kinh doanh trong ba năm gần đây đều cho kết quả tích cực với lợi nhuận luôn đạt giá trị dương qua các năm Qua những số liệu này cho thấy công ty hoạt động khá hiệu quả và đặt biệt với sự tăng trưởng ngày càng vượt trội vào năm 2020 và 2021 đã giúp cho công ty có nhiều điều kiện thuận lợi phát triển sau này và chứng tỏ được tiềm năng mạnh mẽ của công ty trong thời gian sắp tới.

TÓM TẮT CHƯƠNG 1

Nội dung chương 1 đã trình bày khái quát về Công ty TNHH MTV Công Thành Út Hạnh và tổng quan về tình hình nhân sự, hoạt động kinh doanh giai đoạn 2019 – 2021 Từ kết quả cho thấy, kết quả hoạt động kinh doanh trong ba năm gần đây luôn có sự tăng trưởng nhất định và đều cho kết quả tích cực với lợi nhuận luôn đạt giá trị dương qua các năm Bên cạnh đó, mặt hàng gạo là mặt hàng xuất khẩu chính của công ty và trong quá trình tìm hiểu thực tế tại Công ty, tác giả quyết định sẽ phân tích chuyên sâu quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng gạo ở chương 2 của đề tài.

CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨUTẠI CÔNG TY TNHH MTV CÔNG THÀNH ÚT HẠNH

2.1 Khái quát về quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại Công tyTNHH MTV Công Thành Út Hạnh

Mỗi Công ty sẽ có một quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu riêng, và

với Công ty TNHH MTV Công Thành Út Hạnh là một Công ty chuyên về xuất khẩu

gạo và chuyên xuất khẩu theo điều kiện FOB Do đó, tác giả xin đề xuất và diễn giải

quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hóa của Công ty TNHH MTV Công Thành Út Hạnh như sau:

Hình 2 1: Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hóa tại Công ty TNHHMTV Công Thành Út Hạnh

Về phương tiện vận tải: vì điều kiện Công ty áp dụng là FOB, nên đơn vị nhà nhập

khẩu sẽ là bên chịu trách nhiệm thuê tàu và chịu các chi phí vận chuyển để đưa hàng hóa đến cảng của bên nhà nhập khẩu Nhân viên của Công ty sẽ được nhà nhập khẩu cung cấp lịch trình và tên chuyến để xác định ngày xuất hàng và chuyển hàng cho đơn vị vận tải.

Về giấy phép xuất khẩu của Công ty:

- Theo Khoản 1 Điều 3 Nghị định số 107/2018/NĐ-CP : “Thương nhân Việt Nam1

thuộc mọi thành phần kinh tế, nếu đáp ứng đủ điều kiện quy định tại Điều 4 Nghị

1 Nghị định số 107/2018/NĐ-CP về Kinh doanh xuất khẩu gạo

định này và được cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh xuất khẩu gạo (sau đây viết tắt là Giấy chứng nhận), có quyền được kinh doanh xuất khẩu gạo theo quy định tại Nghị định này và các quy định khác của pháp luật có liên quan.” - Với Công ty TNHH MTV Công Thành Út Hạnh (chuyên về xuất khẩu gạo), Công

ty đã có đủ điều kiện xuất khẩu và được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh xuất khẩu gạo do Bộ Công thương cung cấp và có hiệu lực đến hết ngày

15/03/2026, giấy chứng nhận được đính kèm ở phụ lục.

2.2 Phân tích quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại Công ty TNHHMTV Công Thành Út Hạnh

Tác giả sẽ phân tích và diễn giải quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại Công ty TNHH MTV Công Thành Út Hạnh dưới góc nhìn của tác giả trong thời gian tác giả được thực tập tại công ty kết hợp minh họa cụ thể với hợp đồng đơn hàng xuất khẩu gạo Thơm, 100% tấm, số: 17/UH-APC/2022 và được đính trong phần phụ lục.

2.2.1 Bước đầu thanh toán

Trong quá trình thực tập tại Công ty, tác giả nhận thấy khách hàng của doanh nghiệp đa số là những khách hàng thân thiết và làm ăn lâu dài do đó phương thức thanh toán công ty thường áp dụng là T/T, công ty sẽ yêu cầu khách hàng đối tác trả tiền cọc trước khoảng 15% giá trị hợp đồng và 85% còn lại sẽ được thanh toán sau khi người mua nhận được Bộ chứng từ Sau khi nhận hợp đồng, Công ty sẽ kiểm tra các thông tin trên hợp đồng Sau đó, Công ty sẽ tiến hành làm hóa đơn chiếu lệ (profoma invoice) gửi khách hàng để khách hàng chuyển tiền cọc.

Cụ thể với bước thanh toán (payment) của hợp đồng mua bán này của Công ty trong phụ lục như sau:

Hình 2 2: Điều khoản thanh toán

Đối với điều khoản thanh toán trong hợp đồng của Công ty, nhân viên Công ty sẽ kiểm tra kỹ các thông tin về phương thức thanh toán và thông tin ngân hàng (tên ngân hàng, địa chỉ, swift code và số tài khoản) và sau đó yêu cầu nhà nhập khẩu chuyển tiền cọc qua tài khoản của Công ty tại Ngân hàng Thương mại cổ phần Công Thương Việt Nam (Vietnam Joint Stock Commercial Bank for Industry and Trade).

Nhận xét :

Ở bước này, Công ty thường ký kết, thảo luận hợp đồng với khách hàng qua điện thoại hay email do đa số khách hàng của Công ty là là những khách hàng thân thiết và làm ăn lâu dài Điều này có thể dẫn đến nhiều hạn chế và nhiều vấn đề khó khăn phát sinh trong quá trình làm việc vì đôi khi cả hai bên chưa hiểu được rõ ý nhau và bị trôi mất tin nhắn do có quá nhiều tin nhắn từ nhiều nguồn khách hàng ảnh hưởng đến sự chính xác và các thỏa thuận trong hợp đồng của hai bên.

Bên cạnh đó, phương thức thanh toán T/T tồn tại nhiều hạn chế và rủi ro tiềm ẩn vì nó phụ thuộc rất nhiều vào thiện chí và khả năng thanh toán của Công ty đối tác Nếu nhà nhập khẩu sau khi nhận được hàng không trả tiền hay trả tiền chậm sẽ ảnh hưởng rất lớn đến nguồn vốn và tài chính của Công ty Theo tác giả quan sát, hiện nay Công ty đang nhận được ngày càng nhiều hợp đồng từ các khách hàng mới do đó Công ty cần thận trọng hơn trong việc lựa chọn phương thức thanh toán.

2.2.2 Chuẩn bị hàng xuất khẩu

Công ty Công Thành Út Hạnh vốn là một công ty sản xuất gạo nên mọi công đoạn chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu đều do chính quý doanh nghiệp chuẩn bị Qua tìm hiểu và hỏi các anh chị bộ phận sản xuất, quy trình sản xuất gạo của Công ty như sau:

Hình 2 3: Quy trình sản xuất gạo tại Công ty

Về điều khoản hàng hóa, cần phải soạn đầy đủ các điều khoản như: tên hàng (Commodity), chất lượng (Quality), số lượng (Quantity), giá cả (Price), bao bì (Packing) và ký mã hiệu (Marking) Dưới đây là cụ thể về các điều khoản cần phải có về hàng hóa của hợp đồng mua bán này của Công ty được trích từ phụ lục như sau:

Hình 2 4: Điều khoản hàng hóa

Về bao bì và nhãn hiệu vận chuyển, sau khi nhận được yêu cầu về bao bì và nhãn hiệu vận chuyển của khách hàng, công ty sẽ liên hệ Công ty thiết kế để làm theo yêu cầu của khách hàng, sau đó Công ty sẽ gửi khách hàng xác nhận đã phù hợp yêu cầu hay chưa để Công ty thiết kế tiến hành làm và gửi bao bì cùng nhãn cho doanh nghiệp (Công ty thường yêu cầu Công ty thiết kế giao trước 7 – 10 ngày ngày giờ khởi hành dự kiến của lô hàng) Về điều khoản Packing – Marking (bao bì – ký mã hiệu) của hợp đồng mua bán này của Công ty trong phụ lục như sau:

PACKING – MARKING

Packing: 50kg in new single PP bag inner PE bag Brand: Buyer’s Marking.

Nhận xét : Ở bước này, nhờ việc tự sản xuất và chuẩn bị hàng hóa tại nhà máy và

kho xưởng, Công ty luôn chủ động được việc chuẩn bị nguồn hàng khi có hợp đồng của khách hàng, đảm bảo được chất lượng của sản phẩm và không phải phụ thuộc từ các yếu tố bên ngoài Bên cạnh đó, Công ty có mối quan hệ tốt và làm ăn lâu năm với Công ty thiết kế bao bì và nhãn nên việc thảo luận và bàn giao mẫu thiết kế giữa hai bên diễn ra rất nhanh chóng và đúng hạn.

2.2.3 Kiểm tra và xuất hàng

Công ty sẽ nhận Booking (cần chú ý các thông tin như: tên tàu, cảng xếp hàng,

thời gian cắt máng, ngày giờ khởi hành dự kiến và ngày giờ đến cảng đích dự kiến, sốlượng container, nơi hạ container…) từ forwarder của bên khách hàng Sau khi hoàn

tất thỏa thuận về hàng hóa giữa hai bên, bên khách hàng sẽ gửi booking confirmation cùng với lệnh cấp container rỗng gồm các thông tin như tên tàu, giờ cắt máng, cảng dỡ hàng và các thông tin chi tiết khác cho Công ty để Công ty tiến hành sắp xếp đóng hàng hóa

Trước khi giao hàng, Công ty sẽ tiến hành kiểm tra hàng hóa và xin một số giấy tờ chứng từ cần thiết sau:

Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O) – được cấp bởi PhòngThương mại và Công nghiệp Việt Nam:

Bộ hồ sơ xin Giấy chứng nhận xuất xứ bao gồm: đơn xin đề nghị cấp C/O form B, tờ khai hải quan, vận đơn và hóa đơn thương mại, tờ khai hải quan và vận đơn sẽ được doanh nghiệp bổ sung sau sau khi hoàn tất việc giao hàng lên tàu Khi chuẩn bị xong nguồn hàng, nhân viên sẽ kiểm tra hàng hóa và khai báo C/O điện tử Sau khi được tổ chức C/O cung cấp mã số điện tử, Công ty sẽ in tờ giấy đó cùng form C/O theo quy định của Phòng Thương mại và Công nghiệp VN Trên lý thuyết thời hạn cấp C/O sẽ không quá 3 ngày làm việc kể từ thời điểm tổ chức C/O nhận được hồ sơ đầy đủ và hợp lệ.

Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (Phytosanitary Certificate):

Vì mặt hàng xuất khẩu của Công ty là gạo – có nguồn gốc thực vật nên Công ty cần xin giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật Công ty sẽ tiến hành khai báo trực tuyến trên

phần mềm PQS và xin giấy phép kiểm dịch thực vật bởi cục bảo vệ thực vật trước thời gian tàu dự kiến khởi hành 1 tuần và kết quả sẽ có trong vòng 24 giờ kể từ ngày tiếp nhận hoàn tất đầy đủ hồ sơ Ngoài các thông tin quan trọng như: tên, địa chỉ người xuất khẩu và người nhận, số lượng và loại bao bì, ký, mã hiệu, nơi sản xuất, phương

tiện vận tải … như nhiều loại chứng từ khác, nhân viên cần kiểm tra kỹ về tên, khối

lượng sản phẩm và tên khoa học của sản phẩm Và các điều khoản này được cụ thể ở

hợp đồng này như sau:

Tên và khối lượng sản phẩm: VIETNAMESE FRAGRANT RICE 100% BROKENN.W: 230,000.000 KGS, G.W: 230,736.000 KGSTên khoa học: Oryza sativa

Giấy chứng nhận hun trùng (Fumigation Certificate):

Nhân viên sẽ đăng kí và tiến hành gửi yêu cầu kèm các giấy tờ: hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói và vận đơn để tiến hành hun trùng nhằm đảm bảo chất lượng và an toàn cho hàng hóa, được thực hiện bởi Công ty COTECNA Giấy chứng nhận hun trùng sẽ được cấp trong vòng từ 1 đến 2 ngày kể từ sau khi hun trùng

Tiếp đến, doanh nghiệp sẽ gửi SI (shipping instruction) – hướng dẫn vận tải đến cho forwarder hoặc đại lý vận tải bên khách hàng chỉ định để đảm bảo cho hàng hóa được chuyển theo đúng yêu cầu và hạn chế sai lầm

Dựa trên thông tin về booking confirmation cùng với lệnh cấp container rỗng, bộ phận giao nhận của Công ty sẽ tiến hành sắp xếp đưa container rỗng vào kho riêng của Công ty để đóng hàng, sau đó Công ty sẽ yêu cầu một Công ty riêng về giám định để giám định về số lượng và chất lượng của hàng hóa và tiến hành hun trùng cho hàng

hóa (Công ty giám định mà Công ty thường sử dụng là Công ty Cotecna, là một Công

ty uy tín và có quan hệ tốt với quý Công ty), sau đó tiến hành đóng seal và vận chuyển

ra cảng Tiếp sau đó sẽ tiến hành hoàn tất thủ tục thông quan cho hàng hóa xuất khẩu đó.

Nhận xét:

Ở khâu kiểm tra Booking theo quan sát của tác giả, Công ty rất hiếm khi xảy ra lỗi sai sót vì tác giả thấy nhân viên dò và kiểm tra rất kỹ các thông tin trên booking Theo các anh chị, phải kiểm tra hết sức cẩn thận vì nếu sai sót sẽ tốn rất nhiều thời gian và ảnh hưởng đến hợp đồng cũng như sự an toàn của hàng hóa và chi phí phát sinh không cần thiết Do đó, trong quá trình kiểm tra nếu có sai sót hay nhầm lẫn về thông tin trên booking, nhân viên sẽ xem và báo ngay cho bên forwarder của khách hàng để kịp thời điều chỉnh

Ở khâu xin một số giấy tờ chứng từ cần thiết, nhìn chung bộ phận chứng từ của Công ty làm việc rất nhanh và chính xác vì có nhiều nhân viên làm việc lâu năm nên có nhiều kinh nghiệm trong việc soạn thảo các chứng từ Nhưng bên cạnh đó, cũng tồn tại một số hạn chế như Công ty có một số nhân viên trẻ mới nên chưa có nhiều kinh nghiệm và kỹ năng chuyên môn, còn phụ thuộc khá nhiều vào người có kinh nghiệm Hay khi trong thời gian cao điểm, Công ty có quá nhiều hợp đồng từ khách hàng cũ và khách hàng mới cộng thêm việc thiếu nguồn nhân lực, dẫn đến áp lực lớn nên đôi khi nhân viên khai báo thiếu sót làm tốn nhiều thời gian không cần thiết để sửa chữa Và còn một hạn chế nữa đó là đôi khi có trường hợp các giấy tờ chứng từ được cấp trễ so với thời gian quy định, ví dụ như: C/O thực tế có thể mất nhiều hơn 3 ngày vì thủ tục hành chính còn khá rườm rà hay giấy chứng nhận hun trùng được cấp trễ dẫn đến nhân viên công ty phải gọi điện hỏi làm tốn nhiều thời gian và làm chậm quy trình tiến độ của công ty.

Ở khâu kiểm tra hàng hóa tại kho xưởng sản xuất, vì có kinh nghiệm chuyên môn và làm việc lâu năm, nhân viên tại đây luôn làm việc rất nhanh chóng và chính xác trong việc kiểm tra lại số lượng hàng hóa cũng như chất lượng hàng hóa theo hợp đồng Nhờ đó, Công ty giảm thiểu được tối đa các sai sót trong khâu kiểm tra hàng hóa trước khi xuất hàng Bên cạnh đó, khi lấy container rỗng, nhân viên tại kho xưởng kiểm tra rất kỹ và cẩn thận xem container có bị hư hỏng hay móp méo gì hay không và kiểm tra seal có nguyên vẹn hay hư hỏng không trước khi đóng hàng.

2.2.4 Làm thủ tục hải quan

Ở công đoạn này, Công ty cần chuẩn bị Chứng từ khai báo hải quan: tờ khai hải quan (2 bản), hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), hợp đồng thương mại (Sales