Bài điều kiện quan hệ công chúng phân công nhiệm vụ cho từng bộ phận tổ chức sự kiện, quan hệ công chúng, tài chính

Mục tiêu- Đưa ra thông tin chính xác, chất lượng, đảm bảo đúng với vụ việc dã xảy ra để người tham dự có cái nhìn tổng quan, nắm rõ tình hình thực tế, không bị các tin tức sai lệch thao

TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN HÓA HÀ NỘI

KHOA VIẾT VĂN - BÁO CHÍ

-o0o -BÀI ĐIỀU KIỆN

MÔN HỌC: QUAN HỆ CÔNG CHÚNG

GIẢNG VIÊN: TS LÊ THỊ PHƯƠNG NGA

MỤC LỤC

I.Kế hoạch tổ chức họp báo và thống kê

1 Kế hoạch trước khi tổ chức họp báo:

Kế hoạch tổ chức họp báo và thống kê đầu báo 3

1 Kế hoạch trước khi tổ chức họp báo 3

2 Kế hoạch trong khi tổ chức họp báo 12

3 Kế hoạch sau khi tổ chức họp báo 14

1.1 Họp với ban tổ chức:A Mục tiêu

- Đưa ra thông tin chính xác, chất lượng, đảm bảo đúng với vụ việc dã xảy ra để người tham dự có cái nhìn tổng quan, nắm rõ tình hình thực tế, không bị các tin tức sai lệch thao túng từ đó đưa ra những tin tức cụ thể, rõ ràng, chính xác theo nhiều khía cạnh khác nhau.

- Nhằm giải quyết những hiểu lầm, tạo sự tin tưởng của học sinh, phụ huynh và các đối tác với nhà trường, qua đó giữ gìn được uy tín và hình ảnh tốt đẹp của trường THPT Ngô Gia Tự.

B Nội dung

- Tổ chức buổi họp báo để làm rõ, giải quyết vụ việc sai lệch trong chi

tiêu bữa ăn của các học sinh ở bán trú đang được nhiều người quan tâm, làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín của nhà trường.

- Xây dựng không khí họp báo trang trọng, lịch sự để người tham dự cảm nhận được sự tôn trọng, chu đáo của nhà trường đối với khán giả trong xuyên suốt buổi họp.

C Phân công nhiệm vụ cho từng bộ phận: Tổ chức sự kiện,Quan hệ công chúng, Tài chính

Giai đoạn 1:

Bộ phận tổ chức sự kiện: Khảo sát địa điểm tổ chức, thiết kế, chỉnh sửa không gian tổ chức sự kiện, phông nền và các hình ảnh, ấn phẩm liên quan đến họp báo.

Bộ phận quan hệ công chúng : Lên danh sách khách mời, phóng viên, nhà báo và báo giá để PR buổi họp báo.

Bộ phận tài chính : Thống kê, báo giá các hạng mục cần chuẩn bị cho họp báo.

Giai đoạn 2:

Bộ phận tổ chức sự kiện: - Xây dựng kịch bản chung.

- Chọn MC dẫn xuyên suốt chương trình.

- Chọn đội ngũ tiếp tân, hậu cần để phụ trách đón tiếp khách mời, đáp ứng nhu cầu của họ trong suốt quá trình diễn ra họp báo Ghi chú danh sách khách mời tham dự và cùng với đại diện bộ phận tổ chức sự kiện xử lý trường hợp những vị khách không mời mà đến - Sân khấu: Bố trí, sắp xếp tạo một không gian phù hợp, thoải mái để

thuận tiện cho công tác phát biểu, phỏng vấn, hỏi đáp Bộ phận quan hệ công chúng:

- Chuẩn bị giấy phép họp báo và các giấy tờ liên quan, cần thiết - Lên danh sách thành phần tham dự.

- Chuẩn bị kịch bản chương trình - Mời phóng viên, nhà báo - Chuẩn bị tài liệu

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập – Tự do – Hạnh phúc

Vĩnh Phúc, ngày 17 tháng 11 năm 2023

ĐƠN XIN PHÉP HỌP BÁO

Kính gửi: Sở Thông tin và truyền thông Vĩnh Phúc

Tôi là: Nguyễn Văn A Sinh ngày: 03/04/1984

Giấy chứng minh nhân dân số: 190404092 Cấp ngày 24/08/2005

Tại: Sở công an tỉnh Vĩnh Phúc

Hộ khẩu thường trú: Lãng Công –Sông Lô – Vĩnh Phúc Nơi ở hiện tại: Thanh Trì – Thanh Liệt - Hà Nội Số điện thoại liên hệ: 0975.792.709

Là đại diện theo pháp luật của trường: THPT Ngô Gia Tự, Tôi làm đơn này kính đề nghị Sở Thông tin và truyền thông tỉnh Vĩnh Phúc xem xét, chấp thuận cho trường tôi được tổ chức họp báo theo các nội dung sau:

1 Mục đích họp báo: Nhằm cung cấp các thông tin liên quan tới vụ việc phụ huynh một học sinh lớp 11A7 đăng bài viết phản ánh về chất lượng bữa cơm bán trú của học sinh tại trường.

2 Nội dung họp báo: Khai mạc, hỏi và đáp xung quanh vụ việc, hướng giải quyết vụ việc… (Kịch bản chi tiết đính kèm)

3 Thành phần tham dự buổi họp báo: Hiệu trưởng Trường THPT Ngô Gia Tự, giáo viên chủ nhiệm lớp 11A7, đại diện bộ phận tài chính cùng với sự tham gia của phóng viên, nhà báo của các cơ quan báo chí (Danh sách kèm theo)

4 Người chủ trì họp báo: Ông Nguyễn Văn A Chức vụ: Hiệu trưởng

5 Thời gian họp báo: 8h30p, ngày 23 tháng 11 năm 2023 6 Địa điểm họp báo: Phòng học lớp 11A7, trường THPT Ngô Gia Tự.

Trong quá trình tổ chức, chúng tôi cam kết thực hiện đúng nội quy và các quy định về tổ chức họp báo theo pháp luật hiện hành Rất mong sở thông ti à t ề thô tỉ h Vĩ h Phú ét à hấ th ậ

Bộ phận tài chính:

- Lập bảng chi phí, dự trù chi phí cho tổng thể chương trình - Làm việc với các bên cung ứng: âm thanh, ánh sáng, bàn ghế, máy

quay, …

B Mời báo đài

Căn cứ vào mục đích, mục tiêu và đối tượng hướng đến của buổi họp báo, từ đó lên danh sách những báo, đài phù hợp Sau đó, căn cứ vào nội dung và thông tin của buổi họp báo và chọn lọc, lên danh sách những phóng viên cụ thể rồi tiến hành mời tham dự.

Trước chương trình, bộ phận PR tiến hành gọi điện các phóng viên theo danh sách đã lên để hỏi về lịch làm việc của họ, trong trường hợp còn thiếu thông tin của họ thì hỏi xin luôn trong cuộc gọi điện này Tiếp sau đó, gửi thư mời qua email

Vào chiều trước ngày diễn ra họp báo, bộ phận PR tiếp tục gọi điện lại lần nữa để nhắc lại thông tin chương trình Trước khi diễn ra chương trình 2 giờ đồng hồ, tiến hành nhắn tin lại một lần nữa Khi họp báo bắt đầu, trong quá trình đón tiếp, bộ phận PR cũng phải kiểm tra danh sách các phóng viên, nhà báo xem còn ai chưa đến thì tiến hành gọi điện cho họ

Mẫu thư mời họp báo

C Chuẩn bị tài liệu

THƯ MỜI

Thay mặt ban tổ chức chương trình “Buổi họp báo”, xin trân trọng kính mời:

Anh/chị A - Báo…

Đến tham dự buổi họp báo họp báo lên tiếng đính chính vụ việc phản ảnh của phụ huynh học sinh về bữa cơm bán trú do nhà trường chung cấp “ lèo tèo, thiếu dinh dưỡng”.

Thời gian: 8h30' ngày 23 tháng 11 năm 2023,

Địa điểm: Phòng học lớp 11A7, trường THPT Ngô Gia Tự.

Hy vọng anh/chị sắp xếp thời gian đến tham dự và hỗ trợ Trường THPT Ngô Gia Tự đưa tin.

Trân trọng./.

Hà Nội, ngày 15 tháng 11 năm 2023 T/M BAN TỔ CHỨC CHƯƠNG TRÌNH

Tài liệu bao gồm: - Kế hoạch họp báo - Thông cáo báo chí

- Các bài phát biểu và lý lịch trích ngang của diễn giả - Hình ảnh, biểu đồ, thông tin trường

- Các ấn phẩm cần thiết Tất cả đều có tài liệu đính kèm.

2 Họp với ban lãnh đạoA Mục đích họp báo:

- Đưa ra một lời giải thích rõ ràng về việc thu khoản phí bán trú năm học 2023-2024 đối với học sinh bán trú tại Trường THPT Ngô Gia Tự, đồng thời gửi lời xin lỗi đến tất cả các phụ huynh học sinh và những người bị ảnh hưởng bởi vấn đề này.

B Mục tiêu cụ thể muốn đạt được:

- Thông qua buổi họp báo, các phóng viên và nhà báo sẽ lấy thông tin để viết bài theo chiều hướng tích cực cho nhà trường.

- Giải quyết được những băn khoăn, thắc mắc của phụ huynh, học sinh nói riêng và tất cả những người quan tâm đến vụ việc nói chung -Tạo sự tin tưởng cho phụ huynh học sinh và nâng cao uy tín cho nhà trường

3 Ai tổ chức chính?

Buổi họp báo do Hiệu trưởng Trường THPT Ngô Gia Tự trực tiếp điều hành

4 Chương trình cụ thể khi họp báo

Đại diện Sở GD&ĐT Vĩnh Phúc, các phóng viên, nhà báo 8 Thành phần tham dự chương trình và ngân sách tổ chức

Thành phần tham dự:

- Đại diện Hội phụ huynh nhà trường - Đối tác của nhà trường

- Các khách mời, phóng viên, nhà báo - Đội ngũ CB-NV trường.

Ngân sách tổ chức:

1 Combo loa đài, âm thanh, ánh sáng 4.000.000

6 Nước uống, đồ ăn nhẹ cho khách 1.000.000 7 Hoa tươi, lọ và khăn trải bàn 500.000

9 Tổng số tin bài, đầu báo sẽ đăng tải Bốn bài đăng tải trên 4 đầu báo : - Báo Thanh niên

- Báo Dân trí - Báo Giáo dục

- Trang tin tức VNExpress

10 Số tin bài, đầu báo trong nhóm trọng yếu sẽ đăng tải

1 Số lượng: 3

2 Các đầu báo trọng yếu sẽ đăng tải: - Báo Giáo dục

- Báo Thanh niên - Trang tin tức VNExpress

3 Kế hoạch trong tổ chức họp báo

Mọi thành viên trong ban tổ chức phải có mặt trước hai giờ đồng hồ để kiểm tra mọi hệ thống kỹ thuật, chỗ đứng tác nghiệp, khâu đón tiếp, chỉ dẫn chỗ ngồi, chỗ tác nghiệp cho phóng viên.

Bộ phận tổ chức sự kiện: MC đọc lại kịch bản một lượt

Lễ tân chuẩn bị trang phục, tác phong đón khách

Cử người giát nội dung kịch bản, hạn chế thay đổi kịch bản Nhân viên quan hệ công chúng:

- Tiếp báo chí và hướng dẫn lễ tân đón khách

- Nhân viên quan hệ công chúng đứng ở bàn tiếp Báo chí (ở khu vực đón khách thường sẽ phân chia theo khu: Báo chí, VIP, khách mời ), khi phóng viên đến, Lễ tân hướng dẫn phóng viên đến bàn báo chí, cài hoa cho phóng viên, nhân viên PR nhận lại thiệp mời, đưa danh sách ký tên (xem phần phụ lục) cho phóng viên và gửi đến anh chị bộ Press kit.

Nhân viên phụ trách âm thanh - ánh sáng

Đứng ở vị trí cố định, gần những người điều chỉnh âm thanh ánh sáng Nhân viên này sẽ dựa vào kịch bản và nhắc cũng như hướng dẫn bộ phận âm thanh ánh sáng chiếu đèn vào những vị trí quan trọng,

- Đội hậu cần setup lại sân khấu, bàn - Đội kỹ thuật kiểm

tra lại hệ thống âm

với báo chí và lấy

- Đại diện ban lãnh đạo công ty lên

Bô • phâ •n quan hê • khách hàng sẽ có nhiê •m vụ trao đổi, cảm ơn và tă •ng quà cho khách mời và nhà báo khi buổi họp báo kết thúc Đối với các nhà báo, cần đưa những thông tin trong buổi họp báo và thông tin về trường học để nhà báo đăng bài.

Bô • phâ •n kỹ thuâ •t có trách nhiê •m dọn dẹp hô •i trường,

Bô • phâ •n tài chính, sau khi bô • phâ •n kỹ thuâ •t đã dọn dẹp xong có nhiê •m vụ thanh lý những đồ đạc không cần thiết, sau đó kiểm toán lại toàn bô • chi phí của buổi họp báo để tổng kết.

Bô • phâ •n hành chính sẽ có nhiê •m vụ lên kế hoạch cho mô •t cuô •c họp ngay sau khi họp báo kết thúc, có sự tham gia của ban lãnh đạo nhà trường để tổng kết sau họp báo.

Họp rút kinh nghiê tm sau họp báo:

Buổi họp bắt đầu từng người đại diê •n của các bô • phâ •n sẽ lên phát biểu về công viê •c trong quá trình lên kế hoạch và tổ chức cuô •c họp báo Các đại diện nêu rõ những thiếu sót và phương án khắc phục để rút kinh nghiê •m cho các buổi họp báo trong tương lai Kết thúc buổi họp đại diê •n nhà trường sẽ lên phát biểu lời cuối để cảm ơn, đô •ng viên, khích lê • nhân viên đã nỗ lực làm viê •c để có mô •t buổi họp báo diễn ra thành công.

CÁC HẠNG MỤC PHÁT SINH TĂNG, GIẢM VÀ THANH Lu:Các hạng mục phát sinh:

- 1 máy phát điê •n dự phòng, bình cứu hoả dự phòng (đề phòng trường hợp không may sảy ra): thuê trong 2 giờ 550.000 đồng

- 2 micro cho khách mời: thuê trong 2 giờ 50.000 đồng

- 1 thùng nước Lavi loại 24*350 ml: 180.000 đồng

-2 phần quà và phong bì được chuẩn bị dư ra công ty đã tă •ng cho những khách hàng đến tham gia và có những ý kiến trao đổi trong suốt buổi họp báo.

-Trong chi phí phát sinh 1.000.000 đồng, đã chi 780.000 đồng, còn dư 220.000 đồng Kết thúc sự kiê •n công ty đã dọn dẹp, phân loại, thanh lý các món đồ đã qua sử dụng và thu về 170.000 đồng, tổng là 390.000 đồng Số tiền đó sẽ đóng vào ngân sách của nhà trường.

1.4 Thống kê các đầu báo

STTBÁO ĐÀIPHÓNG VIÊNCHỮ Ku

4 Trang tin VNExpress Văn An

1.5 Thư cảm ơn

THƯ CẢM ƠN

Thay mặt ban tổ chức chương trình “Họp báo đính chính sự việc phản ảnh của phụ huynh về bữa cơm bán trú”, trường học xin gửi lời cảm ơn chân thành tới:

Anh/chị A - Báo…

Đã dành thời gian quý báu của mình để tham dự buổi họp báo vào ngày 14 TRƯỜNG THPT Lu NHÂN TÔNG

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆTNAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúcTHÔNG CÁO BÁO CHÍ

VỤ VIỆC PHẢN ÁNH BỮA ĂN BÁN TRÚ TẠI TRƯỜNG THPTLu NHÂN TÔNG

Vừa qua, trên một số cơ quan thông tin truyền thông có thông tin phản ánh việc phụ huynh học sinh lớp 11A7, Trường THPT Ngô Gia Tự phản ánh về bữa cơm bán trú của các em học sinh không đủ dinh dưỡng, không phù hợp với giá tiền mà nhà trường đã báo ban đầu.

Trường THPT Ngô Gia Tự xin cảm ơn các cơ quan báo chí đã phản ánh vụ việc để nhà trường biết và tìm hiểu, điều tra đồng thời cải thiện chất lượng của nhà trường Sau đây, đại diện trường THPT Ngô Gia Tự xin thông báo kết quả điều tra như sau:

1 Về việc phản ánh của phụ huynh học sinh về vấn đề chất lượng của

bữa ăn bán trú tại trường, nhà trường sau khi tiếp nhận đã nhanh chóng vào cuộc điều tra và làm rõ thật hư sự việc Do nhà trường không trực tiếp chỉ đạo và phụ trách về cơm bán trú mà là bên nhà hàng ABC nhận thầu nên sự việc điều tra tốn khá nhiều thời gian, vì vậy mà ngày hôm nay mới có thông cáo đính chính sự việc với các phụ huynh có con đang học tại trường Sau điều tra, nhà trường phát hiện bên phía nhân viên nhà hàng có hành vi trục lợi cá nhân thông qua tiền thu cơm bán trú Cụ thể đầu bếp chính phụ trách đã tự ý cắt xén nguyên liệu nấu cơm của các học sinh bán trú, đồng thời khai khống số lượng nguyên liệu để kiếm tiền dựa trên tiền chênh lệch nguyên liệu đầu vào của bữa ăn dẫn đến việc bữa cơm của các em học sinh không được đáp ứng đủ dinh dưỡng theo tiêu chuẩn đã đặt ra và số tiền mà phụ huynh đã chi trả.

2 Về phía nhà trường, sau khi đã điều tra kĩ càng sự việc đã có thông báo

đến bên phía nhà hàng một cách nhanh chóng để khắc phục thiếu hụt và cải thiện chất lượng bữa ăn đồng thời kiểm điểm và kỉ luật những cá nhân có lỗi trong vụ việc trên.

3 Căn cứ vào điều tra, bên nhà trường đã làm việc với nhà hàng ABC và

đưa ra hướng giải quyết như sau: Nhà hàng ABC bồi thường và hoàn trả lại số tiền chênh lệch suốt thời gian qua đến các bậc phụ huynh có con học bán trú tại trường( nhà hàng trực tiếp làm việc với hội trưởng hội phụ huynh về vấn đề này), đồng thời kỉ luật ông Trần Hữu Hùng- đầu bếp phụ trách chính bữa ăn bán trú các học sinh trường THPT Ngô Gia Tự Bên phía nhà trường, thông qua hội đồng kỉ luật chiều ngày 18/11/2023 kỉ luật đồng chí Hà Thanh An về sự thất trách trong khâu quản lí, kiểm tra bữa ăn của học sinh với mức kỉ luật là khiển trách trước hội đồng kỉ luật Trên đây là thông báo kết quả điều tra và xử lí các đối tượng sai phạm trong vụ việc

Trường THPT Ngô Gia Tự xin cảm ơn các cơ quan báo chí đã kịp thời phản ánh nội dung sự việc để nhà trường có cơ sở xác minh, kết luận và xử lí

Trân trọng !

TRƯỜNG THPT NGÔ GIA TỰ

III KỊCH BẢN HỌP BÁO

Thời gian: Từ 8h30 - 10h50 ngày 23 tháng 11 năm 2023 Địa điểm: Phòng học lớp 11A7, trường THPT Ngô Gia Tự.

- Đại diện ban lãnh đạo nhà trường lên phát biểu khai mạc

- Tặng quà cảm ơn tới khách mời, phóng viên, nhà báo.

Kiểm tra

Kiểm tra lần cuối hệ thống âm thanh, ánh sáng, sân khấu, bục phát biểu, bàn ghế, wifi, nước lọc, đồ ăn nhanh

2 8h55-9h10

mạc 9h: MC: “Chương trình sẽ bắt đầu trong vài phút nữa, xin mời quý vị tiến vào khu vực

MC: “Trường THPT Ngô Gia Tự trân trọng chào đón quý vị khách mời đã đến tham dự buổi họp báo của chúng tôi ngày hôm nay Thay mặt ban tổ chức, tôi xin được gửi lời chúc sức khỏe đến tất cả quý vị quan khách Trước khi buổi họp báo chính thức bắt đầu tôi xin trân trọng giới thiệu các thành phần đại biểu có mặt ngày hôm nay:

Về phía Trường THPT Ngô Gia Tự Ông Nguyễn Văn A – Hiệu

(Vỗ tay)

Về phía các đơn vị báo chí truyền thông, tôi xin trân trọng chào đón toàn

3 9h10 -9h40

Phát biểu

Ban lãnh đạo công ty, bộ phận truyềnthông phát biểu, trình bày về vấn đề chínhcủa buổi họp báo.

MC:” Kính thưa quý vị, sau đây, tôi xin trân trọng kính mời Ông Nguyễn Văn A, Đại diện cho ban lãnh đạo nhà trường có đôi lời phát biểu Xin trân trọng kính mời ông” ( Đại diện nhà trường lên phát biểu)

Xin trân trọng cảm ơn ông (Vỗ tay)

(Độ:) “ Kính thưa quý vị, các đồng chí phóng

viên , nhà báo cùng toàn thể các lãnh đạo ban ngành , các bậc phụ huynh thân mến Tôi là Nguyễn Văn A, hiện đang đương nhiệm vị trí Hiệu trưởng trường THPT Ngô Gia Tự Tôi xin phép thông tin với quý anh chị về buổi họp báo ngày hôm nay ngày 23/11/2023 của chúng ta nội dung sẽ về vấn đề thông tin với quý vị về sự việc thất trách trong khâu

kiểm tra chất lượng bữa ăn bán trú tại trường THPT Ngô Gia Tự vừa qua.

Trước tiên, qua quá trình xác minh, điều tra chúng tôi khẳng định đây là thông tin chính xác, tuy nhiên sự việc lần này vẫn có một phần hiểu lầm giữa phụ huynh và nhà trường Từ đó, làm cho sự việc lần này đã đi quá xa khi bùng nổ trên mạng xã hội và gây ra những cuộc tranh cãi, xuyên tạc và lợi dụng điều này một số cá nhân đã công kích nhằm hạ bệ uy tín của trường cũng như ngành giáo dục nói chung Chính vì vậy, đây là lí do chúng tôi tổ chức buổi họp báo này để đính chính và cung cấp thông tin đây đủ nhất cho quý anh chị nhà báo , truyền thông chính thống để cập nhật kịp thời và chính xác về thông tin của sự việc này.

Ở buổi họp báo ngày hôm nay chúng tôi sẽ giải đáp và cung cấp đầy đủ thông tin đối chứng đến với quý vị để thể hiện quan điểm của nhà trường luôn công khai, minh bạch các khoản phí Rất mong anh chị nhiệt tình tham gia vào phần đặt câu hỏi để chúng tôi có cơ hội được chia sẻ và trình bày quan điểm của nhà trường.”

MC: “Tiếp theo chương trình, tôi xin mời Nguyễn Anh Đức Trưởng phòng Kế hoạch -Tài chính của trường lên trình bày về nội