Hệ thống thông tin kế toán GVHD: Th.S Nguyễn Quang Ánh ………… o0o………… Báo cáo “Tin học hóa hệ thống quản lý vật tư tại công ty TNHH Thu Hương” Lớp K12KK2 Trang 1 Hệ thống thông tin kế toán GVHD: Th.S Nguyễn Quang Ánh Lớp K12KK2 Trang 2 Hệ thống thông tin kế toán GVHD: Th.S Nguyễn Quang Ánh MỤC LỤC Trang A. LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Nội dung nghiên cứu 2 Bảng kế hoạch triển khai đề tài 3 B. NỘI DUNG 4 I. Khảo sát thực tế 4 1. Thực trạng khảo sát 4 a. Nhược điểm của hệ thống cũ 4 b. Ưu điểm của hệ thống cũ 5 2. Những ưu điểm và nhược điểm của hệ thống mới 5 a. Ưu điểm của hệ thống mới 5 b. Nhược điểm của hệ thống mới 6 II. Phân tích và thiết kế hệ thống 6 1. Biểu đồ phân cấp chức năng - FHD 7 Giải thích 8 2. Biểu đồ luồng dữ liệu - DFD 9 a. DFD mức khung cảnh 9 b. DFD mức đỉnh 11 c. DFD mức dưới đỉnh 12 c 1 . DFD mức dưới đỉnh - Chức năng Cập nhật danh mục 12 Lớp K12KK2 Trang 3 Hệ thống thông tin kế toán GVHD: Th.S Nguyễn Quang Ánh c 2 . DFD mức dưới đỉnh - Chức năng Mua hàng 13 c 3 . DFD mức dưới đỉnh - Chức năng Bán hàng 14 c 4 . DFD mức dưới đỉnh - Chức năng Kiểm tra tồn hàng 15 c 5 . DFD mức dưới đỉnh - Chức năng Báo cáo 16 3. Các kiểu thực thể và mô hình EER 17 4. Thiết kế Database vật lý 19 5. Thiết kế các thuật toán (Algorithms) xử lý (sơ đồ khối) 25 6. Thiết kế các Form nhập dữ liệu 29 7. Thiết kế các báo cáo/Report 32 C. KẾT LUẬN 33 A. LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay công nghệ thông tin đang ở trong giai đoạn bùng nổ với sự ra đời của hàng loạt sản phẩm được ứng dụng vào nhiều lĩnh vực khác nhau như kinh tế, văn hóa, chính trị, xã hội…Với xu thế hội nhập hiện nay, công nghệ thông tin nói chung và tin học nói riêng đang là công cụ, là bước đi dẫn đầu của các quốc gia trên thế giới trên con đường phát triển của mình. 1. Lý do chọn đề tài Trong thời đại công nghiệp phát triển và nền kinh tế thị trường như ngày nay, việc quản lý, điều hành và phát triển một doanh nghiệp lớn hay nhỏ cũng đều đòi hỏi phải có sự quản lý chặt chẽ từ cấp lãnh đạo đến từng nhân viên, từ các phòng ban đến các bộ phận của doanh nghiệp đó. Để thực hiện được yêu cầu đó, chúng ta không thể sử dụng phương thức quản lý thủ công trên giấy tờ như trước đây nữa vì làm như vậy có nghĩa là chúng ta đang tự đào thải mình ra khỏi guồng máy công nghiệp của thời đại. Do đó việc áp dụng tin học vào trong quản lý là điều cần thiết và thích hợp với xu hướng chung của thời đại. Hệ thống quản lý là một trong các hệ thống được nhiều cơ quan sử dụng và đã được thiết kế một cách đa dạng và phong phú. Một trong những ứng dụng của công nghệ thông tin vào việc quản lý, đó là quản lý hệ thống vật tư. Với sự trợ giúp của các phần mềm thích hợp, việc quản lý điều hành và phát triển doanh nghiệp sẽ trở nên dễ dàng hơn. Nhân viên quản lý vật tư sẽ không mất nhiều thời gian để ghi chép các hóa đơn nhập cũng như xuất hàng vật tư. Các kế toán viên sẽ đỡ vất vả hơn trong việc hạch toán thu chi. Và ban lãnh đạo cũng sẽ dễ dàng Lớp K12KK2 Trang 4 Hệ thống thông tin kế toán GVHD: Th.S Nguyễn Quang Ánh quản lý công việc chung của công ty hơn. Hơn nữa khi số lượng công việc tăng lên, hoạt động doanh nghiệp mở rộng ra thì việc quản lý cũng sẽ khó khăn hơn, đòi hỏi cả nhân viên lẫn người quản lý, lãnh đạo phải mất nhiều thời gian để nắm bắt tình hình và đối chiếu nhiều loại sổ sách để tránh sai sót trong khi thao tác. Do đó hiệu quả công việc sẽ giảm. Nhưng khi những công việc mà chúng ta đang phải thao tác bằng tay trước kia đã được lập trình sẵn trong máy, khi cần những thông tin yêu cầu thì trong khoảng thời gian ngắn hệ thống sẽ cho chúng ta một kết quả nhanh nhất với độ chính xác cao. Cùng với tình hình trên công ty TNHH Thu Hương, địa chỉ số 234 Núi Thành đang tiến hành tin học hóa hệ thống thông tin, đặc biệt là hệ thống thông tin trong việc quản lý vật tư phục vụ ngày càng tốt hơn cho khách hàng hiện tại và tương lai. Do đó đề tài mà chúng tôi chọn để nghiên cứu và thực hiện là: “Tin học hóa hệ thống quản lý vật tư tại công ty TNHH Thu Hương”. 2. Nội dung nghiên cứu Với mục tiêu như trên, nội dung đề tài được xác định như sau:  Trình bày về tình hình tổng quan việc quản lý vật tư tại công ty TNHH Thu Hương, từ đó đánh giá được những ưu nhược điểm của hệ thống hiện tại và đưa ra giải pháp tin học hóa.  Xây dựng chương trình “Quản lý vật tư” bằng hệ quản trị CSDL Microsoft Access. Trong khi thiết kế hệ thống này, chúng tôi đã sử dụng tối đa các ứng dụng của tin học vào việc quản lý và tính toán. Cụ thể là:  Máy tính hoá cho các hoạt động trong phạm vi toàn công ty.  Các bộ phận chủ yếu trong công ty (quản lý, kho, kế toán ) được đổi mới và thiết kế lại sao cho phù hợp với công cuộc phát triển của đất nước hiện nay.  Làm giảm tối đa các hoạt động thủ công của công nhân viên trong toàn công ty.  Về mặt hình thức, hệ thống này vẫn dựa trên nguyên tắc hoạt động của hệ thống cũ. Nhưng trong từng công việc cụ thể đã có sự thay đổi sâu sắc. Nếu dự án này được thực thi thì việc giải quyết được các vấn đề về thời gian, độ chính xác của công việc và theo dõi, kiểm soát sẽ dễ dàng hơn. Lớp K12KK2 Trang 5 Hệ thống thông tin kế toán GVHD: Th.S Nguyễn Quang Ánh Để đưa ra một số giải pháp nhằm giải quyết các khó khăn trong công ty, chúng tôi đã tìm hiểu, theo dõi và thiết kế hệ thống này. Tuy nhiên trong quá trình làm việc không tránh khỏi những sai sót nhất định. Mong thầy và các bạn thông cảm. Chúng tôi xin chân thành cảm ơn. Lớp K12KK2 Trang 6 Hệ thống thông tin kế toán GVHD: Th.S Nguyễn Quang Ánh BẢNG KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI ĐỀ TÀI Tuần Công việc Nhân sự 30 Chọn đề tài để thực hiện Cả nhóm 31- 32 Đến tại công ty để tham khảo thực tế và khảo sát cách thức hoạt động quản lý vật tư Linh - Nga 33 Đánh giá những ưu nhược điểm của hệ thống này Hà - Nhàn 34 - 35 Tiến hành phân tích và thiết kế sơ bộ về hệ thống Nga - Hà 36 Xây dựng các biểu đồ phân cấp chức năng, biểu đồ luồng dữ liệu, biểu đồ thực thể liên kết Linh - Nhàn - Nga 37 - 38 Tiếp tục thiết kế hệ thống hoàn chỉnh Cả nhóm 39 - 40 Xây dựng hệ quản trị CSDL MS Access cho hệ thống “ Quản lý vật tư” Nhàn - Linh – Hà 41 Đánh giá chung lại toàn bộ bài tập Cả nhóm 42 Hoàn thành Lớp K12KK2 Trang 7 Hệ thống thông tin kế toán GVHD: Th.S Nguyễn Quang Ánh B. NỘI DUNG I. Khảo sát thực tế 1. Thực trạng khảo sát. Để có thể đánh giá được sự hoạt động của hệ thống cũ, đề xuất mục tiêu, ưu tiên cho hệ thống mới, đề xuất ý tưởng cho giải pháp mới và vạch kế hoạch cho dự án thì công việc khảo sát hiện trạng là một công việc rất quan trọng. Trong đó việc xây dựng hệ thống quản lý vật tư cũng không nằm ngoài mục tiêu có được thông tin chính xác, hiệu quả và đáp ứng những nhu cầu của thực tế xã hội hiện nay. Dựa vào việc tìm hiểu và đánh giá hiện trạng nhằm phát hiện những nhược điểm cơ bản của hệ thống cũ, đồng thời cũng định hướng cho hệ thống mới cần giải quyết “cải tạo cái cũ xây dựng cái mới”. Trong những năm trước đây do điều kiện kinh tế của nước ta còn chưa phát triển, quy mô của các cơ quan, xí nghiệp còn nhỏ nên việc sử dụng máy tính trong việc quản lý còn nhiều hạn chế, công việc quản lý chủ yếu thực hiện thủ công, hồ sơ của thiết bị vật tư được người quản lý ghi chép trên giấy tờ với một số lượng sổ sách rất lớn trong đó lưu trữ các hoá đơn, phiếu nhập hàng, phiếu xuất hàng, thẻ kho. Mỗi phiếu có ghi từng chi tiết về các mặt hàng cùng với thời gian mua bán các mặt hàng đó. Tại đây các giấy tờ được kiểm soát và sắp xếp theo thứ tự. Trong điều kiện kinh tế như vậy và quy mô của các tổ chức, cơ quan doanh nghiệp còn nhỏ hẹp thì việc quản lý bằng thủ công là phù hợp và đáp ứng được nhu cầu bấy giờ. Nhưng ngày nay nền kinh tế ngày càng phát triển, các cơ quan tổ chức doanh nghiệp ngày càng được mở rộng, nhu cầu của con người ngày càng tăng lên, hàng hoá, vật tư ngày càng nhiều đòi hỏi phải có sự quản lý chặt chẽ, tránh sai sót do vậy mà quản lý thủ công đã dần dần không phù hợp với xu hướng thời đại mới mà thay vào đó là việc sử dụng công nghệ mới vào việc quản lý hệ thống vật tư. Cụ thể là tại công ty TNHH Thu Hương số 234 Núi Thành. a. Nhược điểm của hệ thống cũ.  Thiếu phương tiện xử lý thông tin nên việc lưu trữ thông tin về thiết bị vật tư rất phức tạp phải sử dụng rất nhiều loại giấy tờ sổ sách cồng kềnh, nơi lưu trữ không được thuận tiện, toàn bộ số hồ sơ này được lưu trữ ở phòng nghiệp vụ. Lớp K12KK2 Trang 8 Hệ thống thông tin kế toán GVHD: Th.S Nguyễn Quang Ánh  Việc lưu chuyển thông tin bất hợp lý do vậy mà khi cần tìm kiếm những thông tin về một loại vật tư nào đó sẽ rất mất thời gian bởi vì người quản lý phải trực tiếp xuống tận nơi để kiểm tra.  Phương pháp xử lý không chặt chẽ nên việc thêm bớt hay chỉnh sửa rất khó khăn vì khi thay đổi cần phải huỷ bỏ toàn bộ số hồ sơ cũ có liên quan và hồ sơ mới phải có quyết định của giám đốc.  Khi nhập các thiết bị vật tư với một số lượng lớn sẽ bị ùn tắc và sẽ bị sai lệch, phải sử dụng nguồn nhân lực lớn không đáp ứng được nhu cầu liên tục.  Cơ cấu tổ chức bất hợp lý, khi đã nhập xong hàng hoá, quá trình thanh toán tiền và các chi phí khác rất mất thời gian, phải qua rất nhiều phòng ban. b. Ưu điểm của hệ thống cũ.  Vì là một hệ thống có sử dụng phương pháp thủ công nên rất thích hợp cho các doanh nghiệp nhỏ, không bị ùn tắc công việc.  Chính vì là một hệ thống có quy mô nhỏ, công việc kinh doanh chỉ mang tính chất gia đình nên không cần phải đầu tư máy móc, thiết bị tin học cho các cán bộ quản lý. Như vậy, hệ thống cũ này chỉ phù hợp cho việc phát triển các doanh nghiệp nhỏ, còn để phát triển các doanh nghiệp lớn thì sẽ rất phức tạp, phương pháp thủ công không có khả năng đáp ứng, mà đòi hỏi phải có cơ cấu tổ chức hợp lý, phương tiện xử lý thông tin phải đầy đủ và đặc biệt là phải có lực lượng lớn đội ngũ nhân viên để quản lý công việc. Chính vì vậy mà chúng tôi đã xây dựng một hệ thống mới để khắc phục những yếu kém của hệ thống cũ tại công ty TNHH Thu Hương nhằm đáp ứng những yêu cầu cần thiết của công việc trong xã hội hiện nay. Một hệ thống thông tin thường khá phức tạp mà không thể thực hiện trong một thời gian nhất định bởi vậy cần hạn chế một số ràng buộc để hệ thống mang tính khả thi nhất định. Tại thời điểm này cần xác định các mục tiêu cho dự án và chính các mục tiêu này là thước đo để kiểm chứng và nghiệm thu dự án sau này. 2. Những ưu điểm và nhược điểm của hệ thống mới. a. Ưu điểm của hệ thống mới .  Sử dụng máy tính vào việc xử lý thông tin nên việc lưu trữ các thông tin cần thiết rất dễ dàng, thuận tiện và không bị mất nhiều thời gian tìm kiếm thông tin. Lớp K12KK2 Trang 9 Hệ thống thông tin kế toán GVHD: Th.S Nguyễn Quang Ánh  Quá trình thanh toán tiền và các chi phí khác không mất nhiều thời gian và rút ngắn thời gian chờ đợi của khách hàng.  Với sự trợ giúp đắc lực của công nghệ thông tin thì hạn chế tối thiểu việc xử lý thủ công, tạo ra một hệ thống giao diện thuận tiện cho mọi người sử dụng, việc tổng hợp báo cáo số lượng hàng hoá trong kho được thuận tiện nhanh chóng.  Giảm được số lượng nhân viên làm việc trong khâu quản lý tránh được tình trạng dư thừa và rút ngắn công việc của nhân viên xử lý. b. Nhược điểm của hệ thống mới.  Do việc sử dụng các thiết bị công nghệ thông tin khoa học kỹ thuật hiện đại nên cũng phải có kinh phí để triển khai.  Yêu cầu phải có khả năng quản lý, nắm bắt kỹ thuật mới do vậy phải đào tạo một đội ngũ nhân viên có tay nghề cao.  Trước đây sử dụng hệ thống cũ với phương pháp thủ công do vậy phải thay đổi để phù hợp với xu hướng hiện nay, vì vậy mà việc thay thế bằng hệ thống quản lý thiết bị vật tư mới có sử dụng máy tính nên các dữ liệu thông tin sẽ không còn trùng khớp và có sự không thống nhất về phương hướng làm việc. Sau khi khảo sát và đánh giá sơ bộ hệ thống cũ và đưa ra giải pháp cho hệ thống mới thì chúng tôi thấy rằng do sự phát triển của xã hội hiện nay phương pháp thủ công của hệ thống cũ không thể đáp ứng được các nhu cầu cần thiết của công ty và không thoả mãn được nhu cầu ngày càng cao trong việc sản xuất kinh doanh. Do vậy mà công ty cần phải xem xét và chú trọng đến việc thay thế lại hệ thống cũ bằng hệ thống mới hiệu quả hơn có sử dụng các phần mềm máy tính quản lý vật tư. Đó là một phần rất quan trọng để phát triển công việc kinh doanh ngày càng có hiệu quả hon. II. Phân tích và thiết kế hệ thống Phân tích và thiết kế hệ thống nói chung là sự nhận thức và mô tả một hệ thống. Bởi vậy người ta thường dùng các mô hình, các biểu đồ để trừu tượng hoá và là công cụ giúp con người trao đổi với nhau trong quá trình phát triển hệ thống. Mỗi mô hình là một khuôn dạng để nhận thức về hệ thống và nó mang ý thức chủ quan. Mục tiêu của phân tích mô hình là đưa ra một cách xác định các yêu cầu của người dùng trong quá trình phát triển hệ thống, những yêu cầu này được bám sát từ một loạt các sự kiện mà người phân tích thu được qua phỏng vấn, đặt câu hỏi, đọc tài liệu và qua các phép đo thử nghiệm. Lớp K12KK2 Trang 10 [...]... cầu báo cáo Báo cáo Lãnh đạo − Sự liên hệ giữa các chức năng hệ thống quản lý vật tư Khi hai bên đã có sự thoả thu n hợp tác thì nhà cung cấp có trách nhiệm gửi những thông tin của mình cho đối tác Sau khi đã tìm hiểu và chấp nhận thì hệ thống quản lý vật tư sẽ gửi nhà cung cấp một đơn đặt hàng yêu cầu số lượng vật tư cần mua Nhà cung cấp nhận được đơn đặt hàng thì họ sẽ gửi cho hệ thống quản lý hóa. .. Cập nhật hàng tồn đầu kỳ Hóa đơn nhập Thông tin hàng tồn đầu kỳ Hóa đơn xuất 4.2 Làm thẻ kho Lớp K12KK2 Trang 19 Hệ thống thông tin kế toán GVHD: Th.S Nguyễn Quang Ánh c5 DFD mức dưới đỉnh – Chức năng Báo cáo Yêu cầu báo cáo Báo cáo Lãnh đạo Báo 5.1 Báo cáo bán hàng tháng Báo cáo cáo Yêu cầu báo cáo Yêu cầu báo cáo 5.2 Báo cáo hàng tồn Hóa đơn xuất Hóa đơn nhập Nhà cung cấp 5.3 Thống kê hàng bán Nhân... thông tin của mình đến nhà quản lý vật tư Nhà quản lý vật tư sau khi xem xét những thông tin này sẽ gửi cho khách hàng hóa đơn bán hàng nếu đồng ý và ngược lại có thể từ chối bán hàng Ngoài ra giữa hệ thống quản lý vật tư và khách hàng có thể trao đổi hoặc khiếu nại với nhau khi có những vấn đề vướng mắc xảy ra Vào hàng tháng hệ thống quản lý vật tư sẽ phải làm những báo cáo tình hình xuất, nhập để... K12KK2 Trang 12 Hệ thống thông tin kế toán GVHD: Th.S Nguyễn Quang Ánh + Báo cáo hàng tồn: Hàng tháng sẽ có sự báo cáo cho người quản lý biết được tình hình về số lượng vật tư tồn cuối tháng cũng như xuất để từ đó họ sẽ có những quyết định tiếp tục nhập các loại vật tư đó hay không + Thống kê hàng hóa: Thống kê những chủng loại vật tư đã bán và những loại đang còn tồn đọng trong kho và báo cáo lên cấp... cho hệ thống quản lý hóa đơn Lớp K12KK2 Trang 13 Hệ thống thông tin kế toán GVHD: Th.S Nguyễn Quang Ánh nhập khi tiến hành nhập hàng kèm theo hoá đơn thanh toán Khi nhận được hóa đơn thanh toán hệ thống quản lý vật tư sẽ gửi phiếu thanh toán cho nhà cung cấp với số tiền phải trả tư ng ứng với số lượng vật tư đã đặt mua Đồng thời giữa hệ thống quản lý vật tư và nhà cung cấp có thể trao đổi hoặc khiếu nại... 1.Tự đánh giá những mặt thu n lợi và không thu n lợi của hệ thống mới so với hệ thống cũ Qua quá trình khảo sát, phân tích và thiết kế hệ thống quản lý vật tư chúng ta thấy rằng với việc sử dụng máy tính vào các công việc kiểm soát nợ, kiểm kê và kế toán thì tiến trình công việc sẽ có phần nhanh chóng và chính xác hơn nhiều góp phần quan trọng vào quá trình phát triển hệ thống quản lý Cụ thể : Mỗi khi... và thực chất thiết kế thì sẽ có nhiều khả năng cho kết quả tốt hơn hệ thống cũ Hệ thống mới có khả năng đưa đến những tiện dụng hữu ích cho cả công nhân viên và công việc nói chung, những sai sót mắc phải là để xử lý và khắc phục Hệ thống quản lý vật tư là một phần nhỏ trong chiến lược phát triển tin học quản lý, kinh doanh vì vậy hệ thống thông tin có thể liên Lớp K12KK2 Trang 36 ... tiện ích của hệ thống cũ từ quản lý thủ công sang quản lý bằng máy tính, vì vậy chương trình vẫn còn sai sót và chưa được hoàn thiện Do sự phát triển của khoa học công nghệ đòi hỏi phải có một lực lượng nhân viên có tay nghề để đáp ứng được công việc quản lý trong xã hội hiện nay 2 Khả năng và hướng phát triển của hệ thống Với yêu cầu về máy móc và thiết bị hiện đại như trên, nếu như hệ thống mới có... có các đợt thống kê, kiểm nghiệm các loại hàng còn tồn đọng ở trong kho hay bất chợt ban giám đốc yêu cầu thống kê trong kho và cập nhật số hàng tồn này + Làm thẻ kho: bao gồm việc làm các thẻ kho cho từng loại vật tư cụ thể để dễ dàng trong việc quản lý các loại vật tư Chức năng báo cáo: + Báo cáo bán hàng: Chức năng này có nhiệm vụ báo cáo việc bán hàng cho khách hàng lên các nhà quản lý cấp trên.. .Hệ thống thông tin kế toán GVHD: Th.S Nguyễn Quang Ánh 1 Biểu đồ phân cấp chức năng - FHD Quản lý vật tư Cập nhật danh mục Mua hàng Bán hàng Kiểm tra tồn hàng Báo cáo Cập nhật danh mục khách hàng Đặt hàng Cập nhật phiếu xuất Cập nhật hàng tồn đầu kỳ Báo cáo bán hàng tháng Cập nhật danh mục nhà cung cấp Nhập hàng Giao hàng Làm thẻ kho Báo cáo hàng tồn Cập nhật danh mục nhân viên Báo cáo mua hàng Báo . Hệ thống thông tin kế toán GVHD: Th.S Nguyễn Quang Ánh ………… o0o………… Báo cáo “Tin học hóa hệ thống quản lý vật tư tại công ty TNHH Thu Hương” Lớp K12KK2 Trang 1 Hệ thống thông. đạo 5.2 Báo cáo hàng tồn 5.1 Báo cáo bán hàng tháng 5.3 Thống kê hàng bán Yêu cầu báo cáo Báo cáo Báo cáo Yêu cầu báo cáo Hóa đơn nhập Nhà cung cấp Hóa đơn xuất Nhân viên Khách hàng Báo cáo Yêu. vật tư tại công ty TNHH Thu Hương, từ đó đánh giá được những ưu nhược điểm của hệ thống hiện tại và đưa ra giải pháp tin học hóa.  Xây dựng chương trình Quản lý vật tư bằng hệ quản trị CSDL