Đang tải... (xem toàn văn)
Kỹ năng kiểm tra, giám sát các dự án vùng dân tộc thiểu số khi thực hiện chính sách dân tộc hoặc làm các dự án thuộc chương trình mục tiêu quốc gia thực hiện vùng dân tộc thiểu số và miền núi. Kỹ năng kiểm tra, kỹ năng giám sát
ỦY BAN DÂN TỘC BẢN DỰ THẢO TÀI LIỆU CHUYÊN ĐỀ 16 KIỂM TRA, GIÁM SÁT, ĐÁNH GIÁ VÀ BÁO CÁO VIỆC TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC DỰ ÁN THUỘC CHƯƠNG TRÌNH MTQG PHÁT TRIỂN KINH TẾ - XÃ HỘI VÙNG ĐỒNG BÀO DÂN TỘC THIỂU SỐ VÀ MIỀN NÚI (Lưu hành nội bộ - Nhóm Cán bộ) Hà Nội 2023 MỤC LỤC I NHỮNG KIẾN THỨC CƠ BẢN VỀ THEO DÕI, ĐÁNH GIÁ 1 1 Sự cần thiết phải theo dõi và đánh giá dự án 1 1.1 Một số khái niệm cơ bản 1 1.2 Mục đích của việc theo dõi và đánh giá .6 2 Chủ thể theo dõi và đánh giá dự án .7 3 Thu thập thông tin đánh giá dự án 8 4 Tổ chức đánh giá dự án .10 5 Phương pháp phân tích trong đánh giá dự án (chủ yếu là phương pháp so sánh) 13 II NỘI DUNG, CÁCH THỨC, QUY TRÌNH THỰC HIỆN THEO DÕI, ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CHƯƠNG TRÌNH MỤC TIÊU QUỐC GIA 16 1 Văn bản liên quan 16 2 Theo dõi thực hiện chương trình 16 2.1 Trách nhiệm theo dõi Chương trình mục tiêu quốc gia như sau 16 2.2 Nội dung theo dõi thực hiện chương trình 17 2.3 Quy trình theo dõi thực hiện Chương trình 19 3 Kiểm tra thực hiện Chương trình mục tiêu quốc gia .22 3.1 Trách nhiệm thực hiện kiểm tra Chương trình mục tiêu quốc gia .22 3.2 Nội dung kiểm tra .23 3.3 Quy trình kiểm tra chương trình 24 4 Đánh giá thực hiện Chương trình mục tiêu quốc gia .25 4.1 Trách nhiệm thực hiện đánh giá Chương trình mục tiêu quốc gia .25 4.2 Nội dung đánh giá Chương trình mục tiêu quốc gia 25 4.3 Quy trình đánh giá thực hiện chương trình 27 5 Giám sát đầu tư của cộng đồng 29 5.1 Khái niệm Giám sát đầu tư cộng đồng .29 5.2 Nội dung giám sát đầu tư của cộng đồng 29 5.3 Trình tự, thủ tục, quy trình giám sát đầu tư của cộng đồng .30 5.4 Quyền giám sát đầu tư của cộng đồng 31 5.5 Tổ chức giám sát đầu tư của cộng đồng .32 5.6 Giám sát đầu tư của cộng đồng đối với Chương trình, các dự án đầu tư thuộc Chương trình mục tiêu quốc gia 33 6 Chi phí thực hiện giám sát, đánh giá đầu tư .34 6.1 Kinh phí thực hiện giám sát, đánh giá đầu tư .34 6.2 Nội dung chi phí giám sát, đánh giá đầu tư 34 6.3 Nội dung và mức chi theo dõi, đánh giá Chương trình mục tiêu quốc gia 36 6.4 Quản lý, sử dụng chi phí giám sát, đánh giá đầu tư 37 III BỘ CHỈ SỐ THEO DÕI, ĐÁNH GIÁ VÀ HỆ THỐNG CÁC BIỂU MẪU THU THẬP THÔNG TIN, BÁO CÁO KẾT QUẢ 39 1 Thiết lập chỉ số theo dõi, đánh giá thực hiện chương trình .39 1.1 Thiết lập chỉ số, biểu mẫu và hệ thống giám sát, đánh giá Chương trình mục tiêu quốc gia 39 1.2 Thiết lập Hệ thống giám sát, đánh giá Chương trình mục tiêu quốc gia 39 1.3 Báo cáo về giám sát, đánh giá Chương trình mục tiêu quốc gia 40 2 Bộ chỉ số theo dõi, đánh giá thực hiện chương trình 41 2.1 Các chỉ số chủ yếu 41 2.2 Bộ chỉ số theo dõi, đánh giá kết quả thực hiện các dự án thành phần 47 IV HỆ THỐNG BIỂU MẪU THU THẬP THÔNG TIN, BÁO CÁO THEO DÕI THỰC HIỆN CHƯƠNG TRÌNH 47 1 Thu thập thông tin, cập nhật số liệu, báo cáo của đơn vị thực hiện .47 2 Thu thập, tổng hợp thông tin, báo cáo ở cấp xã .53 3 Tổng hợp thông tin, báo cáo ở cấp huyện 56 4 Tổng hợp thông tin và báo cáo ở cấp tỉnh 74 V MỘT SỐ KỸ NĂNG CƠ BẢN VỀ THU THẬP, TỔNG HỢP, XỬ LÝ THÔNG TIN VÀ VIẾT BÁO CÁO 81 1 Kỹ năng cơ bản về thu thập, tổng hợp và xử lý thông tin 81 1.1 Thu thập và xử lý thông tin 81 1.2 Một số kỹ năng thu thập và xử lý thông tin 84 1.3 Những trở ngại trong quá trình thu thập và xử lý thông tin .102 2 Kỹ năng viết báo cáo 103 2.1 Ý nghĩa của hoạt động viết báo cáo 103 2.2 Các loại báo cáo và yêu cầu của báo cáo 105 2.3 Các bước viết báo cáo 111 2.4 Các lỗi thường gặp trong viết báo cáo 117 2.5 Các kỹ năng cần rèn luyện .119 2.6 Xây dựng kế hoạch phát triển kỹ năng viết báo cáo 120 VI TRAO ĐỔI, THẢO LUẬN VÀ GIẢI ĐÁP 121 I NHỮNG KIẾN THỨC CƠ BẢN VỀ THEO DÕI, ĐÁNH GIÁ 1 Sự cần thiết phải theo dõi và đánh giá dự án 1.1 Một số khái niệm cơ bản 1.1.1 Khái niệm dự án Dự án là gì? Dự án là một tập hợp các hoạt động nhằm đạt được các mục tiêu cụ thể, trong một khoảng thời gian nhất định, với những tiêu phí về tài chính và tài nguyên đã được xác định trước Đặc điểm - Phải có thời điểm khởi điểm và kết thúc rõ ràng: Bất cứ một dự án nào cũng phải đặt trong khoảng thời gian xác định, vì nó sẽ kéo theo các yếu tố về lao động, vật tư, tiền vốn, thời vụ, các yếu tố về môi trường kinh tế, chính trị, xã hội… - Phải có kế hoạch cụ thể để đạt được các mục tiêu nhất định: Mỗi dự án đều phải có kế hoạch riêng, kế hoạch này với một khung thời gian kể từ thời điểm bắt đầu đến thời điểm kết thúc dự án - Dự án thường bị ràng buộc bởi nguồn lực: Nguồn lực gồm: nhân lực, vật lực, tài lực Các nguồn lực này đã được xác định từ trước và tổ chức huy động từ nhiều nguồn khác nhau Một trong những nhiệm vụ của quản lý dự án là đảm bảo cho các nguồn lực sử dụng hiệu quả, đây cũng là tiêu chí đánh giá mức độ thành công của dự án - Về phương diện quản lý: Dự án được thực hiện bởi sụ đóng góp công sức và trí tuệ của một nhóm người, bộ máy quản lý chỉ tồn tại trong giai đoạn dự án - Dự án nhằm tạo ra sự thay đổi để đáp ứng các nhu cầu đã nêu ra: Xuất phát ban đầu là một ý tưởng, một nhu cầu thiết thực nào đó, dự án phải có mục tiêu rõ rệt nhằm tạo ra một sự tiến bộ hơn hoặc một điều gì đang mong đợi chưa từng có ở hiện tại, nên việc quản lý dự án có những tính chất riêng khác biệt với các hoạt động thường xuyên - Dự án thường được thực hiện trong một bối cảnh không chắc chắn: Tất cả các dự án đều được triển khai trong một môi trường luôn biến động nên có thể 1 có những rủi ro, bất chắc Nên người quản lý cần phân tích, đánh giá và ước lượng các rủi ro, dự kiến và lựa chọn các giải pháp cho một tương lai bất định Cần theo dõi, giám sát để kịp thời điều chỉnh nhằm đảm bảo cho dự án đi đến thành công - Dự án thường có nhiều thay đổi: Do thường có nhiều rủi ro, bất định nên dự án thường hay phải thay đổi, đó là thay đổi trong các giai đoạn của chu trình dự án, thay đổi do yêu cầu của khách hàng, đối tác, khách hàng, của tiến bộ khoa học kỹ thuật, thay đổi về nhân sự và môi trường làm việc Đòi hỏi người quản lý phải năng động và sáng tạo 1.1.2 Khái niệm theo dõi và đánh giá Trong bối cảnh một dự án phát triển, khái niệm “Theo dõi” có nghĩa là kiểm tra tiến độ của một dự án đang tiến hành, trong khi khái niệm “Đánh giá” là đánh giá kết quả dự án khi dự án đó đã kết thúc Thuật ngữ “Đánh giá” đôi khi cũng sử dụng trong suốt giai đoạn lập kế hoạch dự án Trong phương pháp “Quản lí chu kì dự án”, thuật ngữ “Theo dõi” và “Đánh giá” được định nghĩa như sau: Thuật ngữ “Theo dõi”: Một quy trình liên tục được thiết kế để kiểm tra, kiểm soát tiến độ của một dự án so với kế hoạch đã định ra và chỉnh sửa dự án nếu cần Theo dõi những kết quả đạt được của dự án, tập trung vào “những hoạt động”, “kết quả” và “mục đích của dự án”, điều chỉnh hay thay đổi “những hoạt động” hay một số khía cạnh khác nếu cần, sau khi cân nhắc “yếu tố đầu vào” và “những điều kiện bên ngoài” Các khía cạnh cần được xem xét khi theo dõi: - Các công việc đã và đang thực hiện - Các chỉ số chỉ báo cần phải theo dõi giám sát - Hệ thống theo dõi, giám sát và báo cáo - Các chi phí: Chi phí thực so với chi phí dự trù (tạm ứng và quyết toán) - Tính hiệu quả và hiệu năng của từng phần dự án (chi phí- kết quả) - Sự hợp tác và sự phối hợp của các bên (cơ chế phối hợp và hiệu quả thực tế) - Sự tin tưởng lẫn nhau (mâu thuẫn và xung đột) - Kết quả có khớp với mục tiêu dự trù không (mục tiêu và kết quả thực) - Những thay đổi và điều chỉnh cần thiết (điều chỉnh kế hoạch, thoả thuận, phương thức quản lý, ) - Người thực hiện có nhận biết trách nhiệm, quyền hạn khi giải quyết vấn đề phát sinh? Thuật ngữ “Đánh giá”: Một quy trình được thiết kế để xách định những kết quả của một dự án đang tiến hành hay đã hoàn tất quy thành tiêu chuẩn và đưa ra những kiến nghị về những giai đoạn tiếp của dự án trong tương lai, cũng như rút ra những bài học kinh nghiệm cho những dự án khác Tiêu chuẩn bao gồm: - Thành quả dự án (tập trung vào sự thay đổi giữa những “yếu tố đầu vào” và “yếu tố đầu ra”) - Hiệu quả dự án - Ảnh hưởng của dự án - Tính bền vững của dự án - Sự xác đáng của dự án (tập trung vào vấn đề mục đích của dự án và mục tiêu tổng thể có giống như mục tiêu tại thời điểm đánh giá hay không?) Trong phương pháp quản lí chu kì dự án dựa trên đánh giá, thông tin, dữ liệu được thu thập và phân tích theo các tiêu chuẩn đánh giá trên, mỗi chỉ tiêu sẽ rút ra được một kết luận Một đánh giá tổng hợp của một dự án dựa trên các chỉ tiêu, thay vì chỉ đánh giá đơn lẻ mức độ của những kết quả đạt được trong những mục của tiêu dự án Trong chu kì dự án, việc theo dõi diễn ra xuyên suốt quá trình thực hiện dự án trong khi đánh giá lại tiến hành vào lúc hoàn tất dự án hoặc nhiều năm sau theo dõi Trong một vài trường hợp, mục đích của việc theo dõi và đánh giá nhằm cải thiện sự vận hành và quản lý một dự án, rút ra những bài học có ích cho những dự án khác hơn là tìm kiếm những lỗi sai hay chỉ trích dự án Do đó, điều quan trọng là bảo đảm kết quả của việc theo dõi và đánh giá đưa những phản hồi đúng lúc tới quá trình thực hiện dự án Ngoài ra theo dõi và đánh giá còn được định nghĩa theo một quan điểm khác: Theo dõi và đánh giá là một nhóm các hoạt động nhằm xác định, đánh giá và nâng cao các tác động có lợi của hoạt động đầu tư, lồng ghép những bài học kinh nghiệm của dự án trước để thực hiện các dự án trong tương lai thông qua quá trình thu thập, phân tích và quản lý số liệu có liên quan đến các hoạt động dự án Theo dõi và đánh giá nói chung gồm ba hoạt động chính Những hoạt động này cung cấp cho người quản lý và quy hoạch những thông tin cần thiết để nâng cao tính hiệu quả và hiệu ích của hoạt động đầu tư phát triển Ba hoạt động này là: - Chuẩn bị các thông tin của năm cơ sở; - Theo dõi hiệu ích; - Đánh giá hiệu ích Thông tin năm cơ sở đề cập đến các điều kiện trước khi có đầu tư Chúng được xác định thông qua các chỉ tiêu, thông thường (nhưng không phải bao giờ cũng vậy) chúng được thể hiện dưới hình thức các con số hoặc phần trăm để đo tiến độ hoặc sự thay đổi của dự án Theo dõi hiệu ích có nghĩa là cung cấp các thông tin nhằm hỗ trợ điều chỉnh những thiếu sót và khuyến khích những người có liên quan trong giai đoạn thực hiện dự án Đánh giá hiệu ích cung cấp các thông tin cần thiết cho việc nâng cao thiết kế và thực hiện dự án trong tương lai Việc đánh giá tiếp dự án sẽ được thực hiện khi kết thúc dự án nhằm đánh giá các tác động ngắn hạn của dự án và việc đánh giá sau khi có dự án được thực hiện một vài năm sau khi hoàn thành giai đoạn thực hiện dự án để đánh giá các tác động trung và dài hạn Theo điều 3, Nghị định số 29/2021/NĐ-CP ngày 26 tháng 03 năm 2021 của Chính phủ quy định về trình tự, thủ tục thẩm định dự án quan trọng quốc gia và giám sát, đánh giá đầu tư, thuật ngữ theo dõi, giám sát, đánh giá như sau: - “Giám sát đầu tư” là hoạt động theo dõi, kiểm tra đầu tư Giám sát đầu tư gồm giám sát chương trình, dự án đầu tư và giám sát tổng thể đầu tư - “Theo dõi chương trình, dự án đầu tư” là hoạt động thường xuyên và định kỳ cập nhật các thông tin liên quan đến tình hình thực hiện chương trình, dự án; tổng hợp, phân tích, đánh giá thông tin, đề xuất các phương án phục vụ việc ra quyết định của các cấp quản lý nhằm đảm bảo chương trình, dự án đầu tư thực hiện đúng mục tiêu, đúng tiến độ, bảo đảm chất lượng và trong khuôn khổ các nguồn lực đã được xác định - “Kiểm tra chương trình, dự án đầu tư” là hoạt động định kỳ theo kế hoạch hoặc đột xuất, nhằm kiểm tra việc chấp hành quy định về quản lý chương trình, dự án của các cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan Phát hiện kịp thời những sai sót, yếu kém về quản lý chương trình, dự án theo quy định của pháp luật Kiến nghị các cấp có thẩm quyền xử lý những vướng mắc, phát sinh, việc làm sai quy định về quản lý chương trình, dự án Giám sát việc xử lý và chấp hành các biện pháp xử lý các vấn đề đã phát hiện - “Đánh giá chương trình, dự án đầu tư” là hoạt động định kỳ theo kế hoạch hoặc đột xuất nhằm xác định mức độ đạt được theo mục tiêu, chỉ tiêu cụ thể so với quyết định đầu tư hoặc tiêu chuẩn đánh giá quy định của nhà nước tại một thời điểm nhất định Đánh giá chương trình, dự án đầu tư bao gồm: + “Đánh giá ban đầu” là đánh giá được thực hiện ngay sau khi bắt đầu thực hiện đầu tư chương trình, dự án nhằm xem xét tình hình thực tế của chương trình, dự án so với thời điểm phê duyệt để có biện pháp xử lý phù hợp + “Đánh giá giữa kỳ hoặc giai đoạn" là đánh giá được thực hiện vào thời điểm giữa kỳ theo tiến độ thực hiện đầu tư chương trình, dự án được phê duyệt hoặc sau khi kết thúc từng giai đoạn (đối với chương trình, dự án được thực hiện theo nhiều giai đoạn), nhằm xem xét quá trình thực hiện đầu tư chương trình, dự án từ khi bắt đầu triển khai, đề xuất các điều chỉnh cần thiết + “Đánh giá kết thúc” là đánh giá được tiến hành ngay sau khi kết thúc thực hiện đầu tư chương trình, dự án nhằm xem xét các kết quả đạt được, rút ra các bài học kinh nghiệm + “Đánh giá tác động” là đánh giá được thực hiện vào thời điểm thích hợp sau năm thứ 3 kể từ khi đưa chương trình, dự án vào vận hành, nhằm làm rõ hiệu quả, tính bền vững và tác động kinh tế - xã hội so với mục tiêu đặt ra ban đầu + “Đánh giá đột xuất” là đánh giá được thực hiện trong những trường hợp có những vướng mắc, khó khăn, tác động phát sinh ngoài dự kiến trong quá trình thực hiện đầu tư chương trình, dự án - “Giám sát tổng thể đầu tư” là việc theo dõi thường xuyên, kiểm tra định kỳ theo kế hoạch hoặc đột xuất quá trình thực hiện đầu tư của các cấp, các ngành và địa phương; phát hiện và chấn chỉnh kịp thời những sai phạm, thiếu sót để đảm bảo đầu tư theo quy hoạch, kế hoạch, mục tiêu và đảm bảo hiệu quả - “Giám sát đầu tư của cộng đồng” là hoạt động tự nguyện của dân cư sinh sống trên địa bàn xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là địa bàn cấp xã) nhằm theo dõi, kiểm tra việc chấp hành các quy định về quản lý đầu tư của cơ quan, đơn vị liên quan trong quá trình đầu tư; phát hiện, kiến nghị với các cơ quan nhà nước có thẩm quyền xử lý các vi phạm về đầu tư (trừ các chương trình, dự án bí mật quốc gia theo quy định của pháp luật) 1.2 Mục đích của việc theo dõi và đánh giá Mục đích của việc theo dõi và đánh giá có thể chỉ ra được ở 3 điểm sau: - Cải thiện chất lượng của dự án hiện tại: Cải thiện chất lượng của một dự án đang được tiến hành thông qua việc vận hành và quản lý một cách thích hợp - Cải thiện chất lượng từ kinh nghiệm thu được của dự án khác: Dùng những kinh nghiệm thu được hay những bài học rút ra từ một dự án rồi áp dụng vào việc cải thiện chất lượng cho dự án mới hoặc những dự án đang thực hiện - Cải thiện tính minh bạch: Minh bạch việc sử dụng nguồn tài chính với bên hỗ trợ nguồn vốn và bên cấp vốn Những nguồn tài chính công, những nguồn tài chính tư (thành viên của của các tổ chức tài trợ và đóng góp) Quá trình theo dõi, giám sát, đánh giá giúp cho việc tổ chức các hoạt động diễn ra theo đúng tiến độ và kế hoạch, phát hiện kịp thời các nguy cơ và khó khăn trong quá trình triển khai thực hiện từ đó đưa ra các giải pháp để điều chỉnh hoạt động sao cho có hiệu quả “Theo dõi” và “Đánh giá” là 2 công cụ quản lý và điều hành hiệu quả nhất Theo dõi chặt chẽ một dự án, tạo ra khả năng để theo dõi sát tiến độ của dự án và xác định được những vấn đề tiềm ẩn, từ đó cho phép việc hiệu chỉnh lại dự án được tiến hành ngay lập tức nếu cần Mặt khác, việc đánh giá cung cấp lượng thông tin có thể thiết lập cơ sở để quyết định loại bỏ hay tiếp tục dự án Kinh nghiệm thu được trong một dự án có thể có ích chỉ khi dự án được nghiên cứu từ nhiều quan điểm, kinh nghiệm thu được, được cung cấp rộng rãi như những bài học ứng dụng dựa trên thực tế và thông tin được chia sẻ và phân tích dưới dạng dễ xem xét Những người thực hiện có quyền yêu cầu những người được hỗ trợ