★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★ Đề tài: “Báo cáo quản lý cửa hàng điện thoại di động VBnet” ★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★ Lời nói đầu Điện thoại di động khoảng thời gian gần sử dụng rộng rãi Vì vậy, hàng loạt Cửa hàng mua bán trao đổi điện thoại di động mọc ngày tăng lên nhanh chóng Hiện nay, công việc quản lý cửa hàng cửa hàng thường thực phương pháp thủ công dẫn đến bất cập như: - Quản lý thủ công thường chịu ảnh hưởng lớn yếu tố chủ quan tác động mơi trường bên ngồi - Lưu trữ thơng tin khó, dễ bị lộ - Thông tin thường lưu trữ giấy gây lãng phí lớn - Tốc độ cập nhật, xử lý không cao, không đáp ứng nhu cầu cần báo cáo đột xuất ban lãnh đạo - Không đồng việc cập nhật dẫn tới việc sai sót - Khi mở rộng quy mô hoạt động hệ thống quản lý thủ cơng khơng đáp ứng Bài tốn đặt tìm cách tổ chức hệ thống quản lý hoạt động liên quan tới quản lý cửa hàng sở cách thức hoạt động quy tác làm việc đơn vị Hệ thống phải giải vấn đề nêu trên, phù hợp với điều kiện đơn vị ứng dụng hệ thống Hiện nay, sử dụng thành tựu công nghệ thông tin quản lý ngày rộng rãi mang lại hiệu cao, khắc phục nhược điểm hệ thống quản lý cũ, toán quản lý đưa vào máy tính ngày tối ưu hoá, giảm thời gian chi phí cho q trình xử lý, mang lại hiệu lớn kinh doanh Từ công tác nghiệp vụ liên quan tới hoạt động quản lý cửa hàng để tiến hành phân tích thiết kế hệ thống nhằm tin học hố chức thực máy tính Từ xây dựng chương trình ứng dụng hỗ trợ cho trình thực chức như: quản lý, xử lý hoạt động nhập mua, xuất bán hàng hoá, nghiệp vụ tiền mặt, lập báo cáo định kỳ Cuối đạt mục tiêu xây dựng phần mềm quản lý cửa hàng điện thoại di động đại, dễ sử dụng, đáp ứng nhu cầu xử lý chức nghiệp vụ trình thực hoạt động kinh doanh cửa hàng Chương Khảo sát trạng cửa hàng 1.1 Giới thiệu cửa hàng Điện thoại di động Minh Lương Cửa hàng Điện thoại di động Minh Lương chuyên cung cấp sản phẩm điện thoại di động Thị trường chủ yếu cửa hàng thành phố Các sản phẩm cửa hàng nhập từ nhà sản xuất nội địa nước Được thành lập từ năm 2005 Tổng số nhân viên cửa hàng 10 người Địa : Số nhà 23 tổ 17- Phương Đồng Quang- TP Thái Nguyên Điện thoại : 0280 3852 500 1.2 Sơ đồ cấu tổ chức chức nhiệm vụ phận cửa hàng Điện thoại di động Minh Lương 1.2.1 Sơ đồ cấu tổ chức 1.2.2 Chức nhiệm vụ phận * Chủ cửa hàng: + Quản lý phân phối hoạt động cửa hàng + Quản lý điều hành hoạt động nhân viên + Phân loại khách hàng + Quyết định giá thức cho loại mặt hàng Tuy nhiên, giá chia theo loại tuỳ vào loại khách hàng + Nhận báo cáo từ phận khác + Theo dõi biến động giá đưa bảng giá thích hợp cho loại hàng * Bộ phận bán hàng: Cửa hàng khơng có phương thức bán thiếu khách hàng phải đăng ký Bộ phận bán hàng thông tin minh để dễ liên lạc quản lý như: tên khách hàng, địa liên lạc, số điện thoại, khách hàng quản lý mã số riêng Khách hàng tự chọn điện thoại cách tự chọn từ quầy thơng qua tờ bảng giá Mỗi loại hàng hố gián tem có in tên cửa hàng Khi khách hàng mua hàng, Bộ phận bán hàng trao đổi thông tin khách hàng, chịu trách nhiệm hướng dẫn, làm đơn đăng ký mua hàng (trong trường hợp khách mua) Sau tiếp nhận yêu cầu Bộ phận bán hàng làm hoá đơn toán tiền Trong trường hợp nhiều công ty, cửa hàng, có yêu cầu đặt hàng qua điện thoại cửa hàng nhanh chóng làm phiếu đăng ký mua hàng, phiếu giao hàng cho loại hàng giao hàng theo yêu cầu Các công việc vụ thể cho phận bán hàng: + Theo dõi hàng hoá kho + Nhân viên bán hàng cần phải nhập thông tin cần thiết mặt hàng với mã số riêng loại + Nhập thông tin khách hàng với mã số riêng biệt + Lưu phiếu bảo hành cho hàng hoá * Bộ phận kỹ thuật: Xem xét thơng tin tính điện thoại đơn vị, cá nhân hay hãng tiếng, nắm rõ đặc tính cụ thể, sai sót loại linh kiện, thiết bị Bảo hành, sửa chữa theo yêu cầu phiếu đăng ký sửa chữa theo thứ tự ưu tiên Trong trường hợp có thay linh kiện nhân viên có nhiệm vụ liên lạc với khách hàng để báo giá may hết hạn bảo hành máy không mua cửa hàng Ghi nhận thông tin lần bảo hành Giao hành thời hạn, thời gian yêu cầu Mỗi mặt hàng sửa chữa có mã số riêng có kèm mã nhân viên kỹ thuật * Bộ phận kho: Chức phận kho nhập hàng, xuất hàng cho phận bán hàng, phận kỹ thuật theo dõi số lượng hàng tồn kho Nhân viên phải thường xuyên kiểm tra để biết số lượng hàng hoá bị hư hỏng, hết sau đề xuất Chủ cửa hàng + Quản lý hàng hoá: Nguồn hàng lấy từ nhà phân phối, Các mặt hàng kinh doanh phải có loại mã số riêng để phân biệt với hàng hoá khác Các mặt hàng phải đầy đủ thông tin như: tên hàng, chi tiết hàng, giá cả, thông tin nhà sản xuất, Các quy định mã số hàng hoá cửa hàng thường lữu trữ nội Chủ cửa hàng đặt + Quá trình đặt hàng với nhà cung cấp: Hàng ngày nhân viên kho kiểm tra hàng hoá kho đề xuất lên Chủ cửa hàng mặt hàng cần nhập Trong trình đặt hàng thi Chủ cửa hàng có trách nhiệm xem xét đề xuất mặt hàng yêu cầu đinh loại hàng, số lượng hàng cần đặt phương thức đặt hàng với nhà cung cấp + Quá trình nhập hàng vao kho: Quá trình nhập hàng vào kho có loại sau: - Mua từ bên - Hàng bị trả lại - Nhập hàng nhà cung cấp giao lại hàng khơng đạt u cầu Sau nhận yêu cầu đặt hàng từ cửa hàng, nhà cung cấp giao hàng cho cửa hàng có kèm theo hoá đơn hay bảng kê chi tiết loại hàng hố Thủ kho kiểm tra lơ hàng nhà cung cấp trường hợp hàng giao không yêu cầu đặt hàng hay chất lượng, Thì thủ kho trả lại nhà cung cấp yêu cầu giao lại mặt hàng bị trả lại thủ kho phải ghi lại hàng hố Kế tiếp thủ kho kiểm tra chứng từ giao hàng để gán giá trị thành tiền cho loại sản phẩm Những loại hàng cung cấp mã số cập nhật vào giá bán Thủ kho nhập chứng từ giao hàng vào máy tính để làm phiếu nhập in phiếu nhập để lưu trữ hồ sơ + Quá trình xuất hàng: Quá trình xuất hàng có hình thức sau: - Xuất hàng theo hoá đơn bán hàng - Xuất hàng theo phiếu giao hàng - Trả lại cho nhà cung cấp trường hợp hàng không đạt yêu cầu, chất lượng, bán chậm, kem theo giấy tờ có liên quan - Xuất hàng để lý hạn hay hư hỏng nặng + Định giá: Việc định giá cho mặt hàng tuỳ vào định phận kho, giá không với giá khung nhập hàng mà cộng thêm chi phí phát sinh khác Công thức cụ thể: - Giá nhập = giá mua + chi phí khác (thuế nhập khẩu, chi phí vận chuyển, ) - Giá vốn = giá nhập + chi phí khác (bao bì, quảng cáo, ) - Giá bán = giá thị trường - Lãi lỗ = giá bán - giá vốn - Số lượng tồn kho cuối kỳ = tồn kho đầu ky + số lượng nhập - số lượng xuất * Bộ phận tài chính: + Theo dõi cơng nợ khách hàng Là phận trực tiếp nhập số tiền theo hóa đơn bán hàng tiền mặt chuyển khoản + Lập bảng toán thu - chi hàng tháng cho công ty + Báo cáo tình hình tài lên Chủ cửa hàng 1.2.3 Mục tiêu - yêu cầu cho hệ thống * Đánh giá hệ thống hành Cửa hàng đưa máy tổ chức gọn, vừa đủ cho hoạt động doanh nghiệp nhỏ: + Chủ cửa hàng + Bộ phận kỹ thuật + Bộ phận bán hàng + Bộ phận kho + Bộ phận tài Điểm bất cập ở chỗ, phịng ban hoạt động làm việc không thật hợp lý Các cơng đoạn khâu bán hàng, nhận hàng cịn trồng chéo lên Nhiệm vụ phịng ban khơng với lý thuyết, cấu hệ thống bán hàng chuyên nghiệp Ví dụ bất hợp lý hoạt động: + Bộ phận kho kiêm giao dịch với nhà cung cấp, lập đơn đặt hàng nhập hàng Điều làm giảm tính chuyên nghiệp khâu nhập hàng, gây khó khăn cho việc kiểm tra hàng từ ảnh hưởng đến chất lượng bán cho khách + Bộ phận bán hàng có chức bán hàng, giao dịch, tư vấn cho khách hàng sản phẩm mà công ty có Phịng bán hàng khơng thể trực tiếp định việc nhập sản phẩm vào cơng ty Việc cần phải có phận khác, thu thập tin tức thị thường để đưa định xác + Quản lý cịn làm việc thủ cơng giấy bút nên việc tổng hợp so sánh tốn nhiều thời gian khơng thật xác Có thể nói, với tổ chức máy vận hàng hoạt động cửa hàng nhiều điều bất hợp lý cịn khơng đem lại hiệu cơng việc, doanh thu tối đa cho cửa hàng Trong ta cịn thấy, việc áp dụng ứng dụng công nghệ thông tin để giải khâu quản lý bán hàng cửa hàng điều hoàn toàn cần thiết Bởi đưa kỹ thuật đại vào khâu quản lý làm giảm sức lao động, giảm số lượng sổ sách tránh sai sót khơng đáng có * Mục tiêu hệ thống Hệ thống quản lý cửa hàng có nhiệm vụ, chức nghiệp vụ bán hàng Nó hỗ trợ người dùng việc quản lý đơn đặt hàng, hóa đơn bán hàng, lượng hàng nhập, lượng hàng xuất, quản lý công nợ khách hàng Nó góp phần làm nâng cao khả hoạt động cho cửa hàng, thúc đẩy q trình bn bán cách xác hiệu quả, tạo dựng uy tín Từ thu hút khách hàng, để đạt hiệu cuối đem lại doanh thu tối đa cho cửa hàng * Yêu cầu hệ thống Thực tốt chức hệ thống hành Đảm bảo tuân thủ quy cách hệ thống quản lý bán hàng chuyên nghiệp Tốc độ xử lý thông tin nhanh đảm bảo cung cấp thơng tin xác kịp thời hỗ trợ cho nhà quản lý Theo dõi chi tiết hàng nhập, hàng xuất, hàng tồn cách xác Quản lý công nợ khách hàng, quản lý thu chi cơng ty cách nhanh chóng xác Đưa giải pháp hợp lý hoạt động bán hàng để thu lợi nhuận tối đa cho cửa hàng Một số yêu cầu khác hệ thống : Hệ thống phải có giao diện thân thiện, quen thuộc, dễ dàng cho người sử dụng Hệ thống phải có chế độ lưu phục hồi nhằm đảm bảo an toàn mặt liệu cho cửa hàng Hệ thống phải có chế độ bảo mật tốt, làm việc người có quyền sử dụng hệ thống Hệ thống phải cài đặt máy công ty * Xây dựng chương trình quản lý cửa hàng, áp dụng cơng nghệ thơng tin vào q trình quản lý: Phần sở liệu: xây dựng hệ quản trị sở liệu Microsoft SQL Sever Phần lập trình: sử dụng cơng cụ Microsoft Visual Studio Hệ thống cài đặt phát triển dựa hệ điều hành Windows XP Hệ thống xây dựng xong vào vận hành tất máy tính cửa hàng Tất máy tính hệ thống phải nối mạng LAN với để trao đổi liệu cách tốt Hệ thống với giao diện thân thiện giúp nhân viên sử dụng nhanh chóng mang lại hiệu cơng việc tốt Có thể nói rằng, việc xây dựng, phân tích thiết kế hệ thống hoàn toàn đáp ứng yêu cầu chức năng, công tác nghiệp vụ công ty, sở để xây dựng ứng dụng sau Chương Phân tích hệ thống 2.1 Phân tích hệ thống mặt chức 2.1.1 Biểu đồ phân cấp chức BFD Quản lý bán hàng: phận bán hàng phận kỹ thuật đảm nhiệm Quản lý tất sản phẩm bán thông tin khách hàng, đồng thời đảm nhiệm việc