TỔ CHỨC

T ổ ch ức & ho ạt động kho m ở ph ục v ụ đào t ạo theo t ín ch ỉ t ại Th ư vi ện tr ường Đại h ọc X â y d ựng H à N ội Trần Thị Hải Tr ường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Khoa Thông tin - Th ư viện Chuyên ngành: Khoa học Thư viện; Mã số: 60 32 20 Người hướng dẫn : PGS TS Tr ần Th ị Qu ý Năm bảo vệ: 2011 Abstract Nghiên cứu cơ sở lý luận về kho mở; nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ của tổ chức, đội ngũ cán bộ, cơ sở vật chất, đặc điểm của người dùng tin, nhu cầu tin và vốn tài liệu của Thư viện Trường Đại học Xây dựng Hà Nội Khảo sát và phân tích thực trạng tổ chức và hoạt động của kho mở trong Thư viện Trường Đại học Xây dựng Hà Nội Đề xuất những phương hướng và các giải pháp hoàn thiện công tác tổ chức và nâng cao hiệu quả hoạt động của kho mở tại Thư viện Trường Đại học Xây dựng Hà Nội Keywords Thư viện học; Công tác phục vụ bạn đọc; Kho mở; Thư viện; Đại học Xây dựng Hà Nội Content MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết của đề tài Nhờ hình thức phục vụ mới bằng kho mở, TV trường ĐHXD HN đã thu hút được lượng bạn đọc tìm đến với TV ngày càng đông và đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả phục vụ…Tuy nhiên, trước yêu cầu đòi hỏi mới, hình thức phục vụ bằng kho mở tại TV trường ĐHXD HN đang còn bộc lộ những mặt hạn chế về tổ chức hoạt động, đã làm ảnh hưởng không nhỏ tới việc đáp ứng nhu cầu thông tin và quá trình tìm tin của NDT Là một cán bộ đã từng làm việc tại phòng phục vụ của TV, xuất phát từ tâm huyết nghề nghiệp và nhận thức được tầm quan trọng, tính cấp thiết của việc hoàn thiện tổ chức hoạt động kho mở là một trong những mục tiêu đổi mới và hiện đại hoá công tác phục vụ, đem lại diện mạo, phong thái mới cho TV cũng như phù hợp với hình thức đào tạo theo tín chỉ của trường ĐHXD HN, chính vì những lý do trên, tôi đã quyết định lựa chọn đề tài: “ Tổ chức & hoạt động kho mở phục vụ theo tín chỉ tại Thư viện Trường Đại học Xây dựng Hà Nội ” làm đề tài luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ Khoa học Thư viện của mình 2 Tình hình nghiên cứu của đề tài Hầu hết các đề tài trên đề cập đến vấn đề về nguồn lực và ứng dụng phần mềm tại TV nhưng cho đến nay chưa có một nghiên cứu nào đề cập tới: “ Tổ chức & hoạt động kho mở phục vụ theo tín chỉ tại Thư viện trường Đại học Xây dựng Hà Nội ” Đây là đề tài hoàn toàn mới, không trùng lặp với đề tài nào trước đây 3 Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu 3 1 Mục đích Đánh giá thành công cũng như những vấn đề đang tồn tại, đề xuất các giải pháp để nâng cao hiệu quả phục vụ NDT của TV Trường ĐHXD HN 3 2 Nhiệm vụ - Ngh iên cứu cơ sở lý luận về kho mở - Khảo sát và phân tích thực trạng tổ chức & hoạt động của kho mở trong Thư viện - Đề xuất những phương hướng và các giải pháp hoàn thiện công tác tổ chức và nâng cao hiệu quả hoạt động của kho mở tại Thư viện T rường ĐHXD HN 4 Giả thuyết nghiên cứu Nếu TV T rường ĐHXD HN chú trọng hơn nữa đến đổi mới công tác phục vụ, đồng thời tăng cường đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin đồng bộ, có tiêu chuẩn trong hoạt động chia sẻ, phát triển nguồn lực thông tin vào hoạt động kho mở thì sẽ nâng cao vai trò - vị thế của TV mình hơn 5 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu: 5 1 Đối tƣợng nghiên cứu: Tổ chức và hoạt động của kho mở tại Thư Viện 5 2 Phạm vi nghiên cứu: Không gian : kho mở của Thư viện Thời gian : từ năm 2005 đến nay 6 Phƣơng pháp nghiên cứu 6 1 Cơ sở lý luận phƣơng pháp nghiên cứu Trong quá trình nghiên cứu, giải quyết các vấn đề của luận văn, tác giả đã dựa trên phương pháp luận của Chủ nghĩa Mác L ênin và tư tưởng Hồ Chí Minh về công tác sách, báo và thông tin thư viện 6 2 Phƣơng pháp nghiên cứu cụ thể  Phương pháp phân tích và tổng hợp tài liệu  Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế và bảng hỏi  Phương pháp phỏng vấn trực tiếp  Phương pháp so sánh 7 Ý nghĩa khoa học và ứng dụng của đề tài 7 1 Về mặt lý luận: Luận văn góp phần hoàn thiện và phát triển lý luận về công tác tổ chức kho tài liệu trong hoạt động TT-TV 7 2 Về mặt thực tiễn: Đ ưa ra những giải pháp hoàn thiện công tác tổ chức và nâng cao hiệu quả hoạt động của kho mở tại TV ĐHXDHN 8 Dự kiến kết quả nghiên cứu : Dự kiến kết quả nghiên cứu và bố cục của luận văn có độ dày khoảng 90 trang trên khổ giấy A4 với kết cấu, ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, luận văn gồm 3 chương: Chƣơng 1 : Kho mở với công tác phục vụ đào tạo theo tín chỉ tại T hư viện T rường Đại học Xây dựng Hà Nội Chƣơng 2 : Thực trạng công tác tổ chức & hoạt động của kho mở tại Thư viện Tr ường Đại học Xây dựng Hà Nội Chƣơng 3: Giải pháp hoàn thiện công tác tổ chức và nâng cao hiệu quả hoạt động của kho mở tại T hư viện T rường Đại học Xây dựng Hà Nội CHƢƠNG 1 KHO MỞ VỚI CÔNG TÁC PHỤC VỤ ĐÀO TẠO THEO TÍN CHỈ TẠI THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC XÂY DỰNG HÀ NỘI 1 1 Những vấn đề chung của kho mở trong hoạt động thông tin thƣ viện 1 1 1 Khái niệm “kho mở” - Kho sách mở (Open stack) là chỉ bất cứ kệ sách nào của thư viện mà độc giả không bị giới hạn khi sử dụng tài liệu để trên kệ sách [15] - Kho mở là phương thức phục vụ cho phép bạn đọc tiếp cận kho tàng sách báo của thư viện, tạo điều kiện cho họ xem và chọn sách trực tiếp trên giá Đồng thời hình thức đó tạo điều kiện thuận lợi cho thư viện tuyên truyền tích cực, giúp thông báo một cách thiết thực và có hệ thống cho các nhà chuyên môn về thành tựu mới nhất của khoa học và kỹ thuật các kinh nghiệm sản xuất tiên tiến [25] Qua các khái niệm trên ta có thể hiểu một cách đơn giản : Kho mở là phương thức tổ chức phục vụ mà ở đó bạn đọc trực tiếp vào kho lấy những tài liệu họ cần, tạo điều kiện, cho phép họ xem trước và chọn tài liệu trực tiếp trên giá 1 1 2 Đặc điểm của kho mở - Về tổ chức tài liệu: Toàn bộ tài liệu trong kho mở phải được sắp xếp theo một bảng phân loại nhất định, không phân biệt khổ, cỡ để thể hiện mối quan hệ chặt chẽ về mặt nội dung, chủ yếu vốn tài liệu - Về vốn tài liệu: Phải có những tiêu chí, phương thức lựa chọn, tài liệu đưa ra kho mở: Có thể theo thời gian, theo hình thức tài liệu, tài liệu trong kho mở phải phù hợp với đối tượng cũng nhu cầu nghiên cứu của độc giả thư viện - Về cơ sở vật chất: Kho mở đòi hỏi một không gian rộng vừa để tổ chức kho vừa để tổ chức phục vụ, bên cạnh đó là các trang thiết bị an ninh như: camera, cổng từ, chỉ từ, chip điện tử… - Bảo quản tài liệu: Do quá trình bạn đọc trực tiếp tiếp xúc liên tục với tài liệu trong kho mở, vì thế tài liệu trong kho mở rất dễ rách nát, hư hại và mất mát - Bổ sung tài liệu và thanh lọc: Tài liệu trong kho mở phải thường xuyên bổ sung, đáp ứng phù hợp với nhu cầu của bạn đọc vì vậy đòi hỏi kinh phí bổ sung hàng năm lớn và ổn định Tài liệu trong kho mở cũng cần thiết phải định kỳ thanh lọc theo năm hay theo quý - Hệ thống tra cứu: Phải linh hoạt và phản ánh đúng vị trí, tình trạng của tài liệu, thường xuyên được cập nhập - Cán bộ thư viện: Ngoài nghiệp vụ chuyên sâu, nhanh nhẹn cần có tinh thần trách nhiệm cao và đòi hỏi phải có sự bao quát trong công việc lớn để có thể giúp đỡ bạn đọc tìm và sử dụng tài liệu một cách nhanh chóng - Bạn đọc: Bạn đọc cũng cần phải tuân thủ theo các nội quy, quy định, hướng dẫn của TV cũng như của cán bộ TV 1 1 3 Ý nghĩa của kho mở trong hoạt động thông tin – t hƣ viện Ngoài việc giúp bạn đọc tiếp cận được với nguồn tài nguyên sách, tiết kiệm được nhiều thời gian đợi lấy tài liệu, bạn đọc được trực tiếp tìm thông tin với từng cuốn sách, nhiều tài liệu một lúc, từ đó nảy sinh những nhu cầu đọc mới là điều tất yếu có thể sảy ra với bất kỳ người dùng tin nào Với cán bộ, kho mở còn giúp cho cán bộ thư viện không phải tiếp nhận các phiếu yêu cầu, không phải mất thời gian vào kho lấy sách mà vẫn đảm bảo việc phục vụ tốt cho NDT một cách nhanh chóng và chính xác 1 2 Trƣờng Đại học Xây dựng Hà Nội trƣớc yêu cầu đào tạo theo tín chỉ 1 2 1 Những vấn đề chung về tín chỉ và đào tạo theo tín chỉ * Đối với giảng viên: * Đối với sinh viên: 1 2 2 Khái quát quá trình hình thành và phát triển của Trƣờng Năm 1966 trường Đại học Xây dựng Hà Nội được thành lập theo quyết định số 144/CP ngày 8/8/1966 của Hội đồng chính phủ trên cơ sở khoa Xây dựng trường Đại h ọc Bách Khoa Hà Nội Do hoàn cảnh chiến tranh nên năm 1966 trường đã đi sơ tán nhiều nơi trên các tỉnh phía Bắc, từ Quế Võ, Gia Lương đến Hương Canh, Vĩnh Phú Nhờ vào “tinh thần thép” thời ấy cả thầy và trò trường Đại học Xây dựng đã biết vượt qua mọi khó khăn, hiểm nguy luôn sẵn sàng vừa học vừa chiến đấu đảm bảo nhiệm vụ đào tạo liên tục không bị gián đoạn, vào năm 1982 trường lại chuyển về Hà Nội Đến năm 1991 trường ĐHXD HN tập trung toàn bộ cơ sở vật chất về địa điểm chính thức - Số 55 đường Giải P hóng, quận Hai Bà Trưng – Thành phố Hà Nội [8] 1 2 3 Chức năng và nhiệm vụ của T rƣờng Đại học Xây dựng Hà Nội Làm nòng cốt trong việc đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ cán bộ, xây dựng chương trình đào tạo, biên soạn giáo trình, mở rộng hợp tác, liên kết đào tạo với các trường đào tạo trong và ngoài nước Tổ chức triển khai nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào triển khai các đề án, các quy trình công nghệ và sản xuất kinh doanh 1 2 4 Yêu cầu của Nhà trƣờng trong việc đào tạo theo tín chỉ  Hệ tín chỉ cho phép sinh viên đạt được văn bằng đại học thông qua việc tích lũy các kiến thức khác nhau do bằng một đơn vị xác định gọi là tín chỉ (Credit) Một TC được quy định tương đương 15 tiết lý thuyết, 30 ÷ 45 tiết thảo luận trên lớp, bài tập, thí nghiệm, 45÷60 tiết bài tập lớn, chuẩn bị tiểu luận hoặc đồ án tốt nghiệp, 45÷90 tiết giờ thực tập tại cơ sở Hình 1 1: Tỷ trọng các khối kiến thức trong chƣơng trình đào tạo 1 2 5 Đội ngũ cán bộ và cơ cấu tổ chức của Nhà trƣờng Tính đến nay, trường ĐHXD HN đã có một đội ngũ gồm 890 giảng viên và các cán bộ khoa học đồng bộ, vững vàng về chuyên môn và tâm huyết với nghề nghiệp Trong 653 cán bộ giảng dạy có 02 Giáo sư, 67 Phó giáo sư, 202 Giảng viên chí nh, 150 Tiến sỹ, 370 Thạc sỹ, 02 Nhà giáo nhân dân, 55 Nhà giáo ưu tú 1 3 Thƣ viện trƣớc yêu cầu đào tạo theo tín chỉ tại T rƣờng + Đảm bảo nguồn lực thông tin có chất lượng cao + Đáp ứng đầy đủ nhu cầu tin bằng nhiều phương thức khác nhau 1 3 1 Quá trình hình thành và phát triển của Thƣ viện C ùng với việc tách trường , Thư viện T rường cũng được tách ra thành một thư viện độc lập Năm 1982 TV chuyển về Hà Nội, cán bộ TV lại đi gom tài liệu từ các khoa về, tập trung thành một kho chung của trường 1 3 2 Chức năng, nhiệm vụ của Thƣ viện - Tham mưu giúp hiệu trưởng trường xây dựng quy hoạch, kế hoạch hoạt động dài hạn và ngắn hạn của TV - Tổ chức, điều phối toàn bộ hệ thống TT -TV trong Nhà trường - Bổ sung, trao đổi và phát triển nguồn lực thông tin trong và ngoài nước, đáp ứn g nhu cầu giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ của Nhà trường - Tổ chức xử lý, sắp xếp, lưu trữ bảo quản, quản lý tài liệu, xây dựng hệ thống tra cứu thích hợp; thiết lập mạng lưới truy nhập và tìm kiếm thông tin tự động hóa Chuyên ngành 32% Kiến thức cơ sở ngành 35% Kiến thức giáo dục đại cương 33% - T ổ chức phục vụ, hướng dẫn bạn đọc khai thác, tìm kiếm, sử dụng hiệu quả nguồn tà i liệu và các sản phẩm, dịch vụ TT-TV , thông qua các hình thức phục vụ của TV - Nghiên cứu ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ tiên tiến và CNTT - Xây dựng quy hoạch, kế hoạch, tổ chức bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ…cho cán bộ TV Tổ chức quản lí cán bộ, tài sản và bảo quản, kiểm kê định kì vốn tài liệu, cơ sở vật chất và vốn tài liệu khác của TV … 1 3 3 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ của Thƣ viện Bảng 1: Cơ cấu nhân sự theo độ tuổi tại Thƣ viện trƣờng ĐHXD HN Độ tuổi Số lƣợng (ngƣời) Tỷ lệ (%) Trên 50 tuổi 1 6 25 Từ 40 – 50 tuổi 2 12 5 Từ 30 – 40 tuổi 10 62 5 Từ 25 – 30 tuổi 3 18 75 Tổng số 16 100% Về trình độ : Hầu hết các cán bộ trong thư viện đều có trình độ từ Đại học trở nên, trong đó có trưởng phòng (trình độ thạc sĩ chuyên ngành kiến trúc) Sơ đồ 2: Cơ cấu tổ chức của T hƣ viện Trƣờng ĐHXD HN TRƢỞNG PHÒNG Thƣ viện truyền thống Phòng nghiệp vụ Phòng bổ sung Phòng tự học Phòng mượn giáo trình Phòng đọc ngoại văn Phòng đọc quốc văn Thƣ viện hiện đại Máy chủ Tra c ứu máy sinh viên Phòng đọc đa ph ươ ng ti ện Phòng tập huấn tra cứu t ìm tin Ph òng b áo t ạp ch í Ph òng s ách tham kh ảo 1 3 4 Cơ sở vật chất tại Thƣ viện Từ năm 2003 TV đã được xây mới với diện tích trên 3000m 2 và đầu tư các trang thiết bị, máy móc mới và khá hiện đại Những phương tiện thiết yếu và đắt tiền như: Máy tính, camera giám sát, máy in, 38 máy tính nối mạng Iternet, 30 tủ trưng bày báo, tạp chí, 360 giá sách của các kho, 260 bàn, 520 ghế [9] 1 3 5 Đặc điểm vốn tài liệu của Thƣ viện  Tài liệu truyền thống : Sách giáo trình, sách quốc văn, sách ngoại văn, báo, tạp chí, luận văn, luận án, tài liệu tra cứu, Atlat  Tài liệu điện tử : CSDL chuyên ngành bằng tiếng Anh, đĩa CD 1 4 Đặc điểm nhu cầu tin của ngƣời dùng tin tại Thƣ viện Trƣờng 1 4 1 Đặc điểm ngƣời dùng tin của Thƣ viện Người dung tin của Thư viện Trường có thể chia thành 4 nhóm như sau: Nhóm cán bộ quản lý; nhóm cán bộ giảng dạy; nhóm học viên và sinh viên Biểu đồ 2 : Thành phần NDT tại Thƣ viện Trƣờng ĐHXD HN CHƢƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC & HOẠT ĐỘNG CỦA KHO MỞ TẠI THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC XÂY DỰNG HÀ NỘI 2 1 Công tác tổ chức kho mở tại T hƣ viện Trƣờng Đại Học Xây Dựng Hà Nội Hiện nay TV trường ĐHXD HN mới chỉ áp dụng hình thức tổ chức kho mở cho 2 phòng với hình thức sắp xếp theo dấu hiệu nội dung, theo môn loại tri thức và theo bảng phân loại Thập tiến của Deway (Deway Decimal Classification- DDC) Học viên, 45 30% Cán bộ quản lý , 1 60% Cán Bộ giảng dạy, 4 50% Sinh viên, 89 30% 2 1 1 Đặc điểm vốn tài liệu Bảng 7 : Số tài liệu trong các kho mở của Thƣ viện STT Dạng tài liệu Đầu ấn phẩm Bản ấn phẩm SL (Đầu bản) Tỉ lệ % SL (bản) Tỷ lệ % 1 Sách Ngoại văn 12796 37 1 38389 63 4 3 Báo, tạp chí 120 0 3 129 0 2 4 Tạp chí đóng quyển 11849 34 3 18149 19 6 5 Tài liệu tra cứu 212 0 6 637 1 1 6 Tài liệu điện tử 4760 13 8 4790 7 9 7 Luận văn 4480 13 4480 7 4 8 Luận án 160 0 5 160 0 3 9 Atlat 148 0 4 148 0 2 Tổng số 34525 100% 66882 100% Thông thường sách trong kho mở thường là những sách mới xuất bản, có giá trị thông tin cao, hay loại sách bạn đọc thường xuyên sử dụng Hàng năm thư viện bổ sung vốn tài liệu bằng các cách: - Đặt mua từ những nhà xuất bản hoặc nhà sách là đầu mối; - Trực tiếp mua lẻ ở các nhà xuất bản, công ty phát hành sách… - Ngoài việc bổ sung ngân sách từ Trường, thư viện còn nhận được một lượn g lớn sách báo biếu tặng từ các cơ quan và cá nhân khác Tính đến nay, vốn tài liệu trong kho mở của TV Trường ĐHXD HN khá lớn, phong phú Biểu đồ 3 : Cơ cấu tài liệu kho mở 2 1 2 Điều kiện cơ sở vật chất Thực tế diện tích kho mở của 2 phòng báo, tạp chí và ngoại văn với tổng diện tích là 550 m 2 được đặt tại tầng 3 của TV Trường ĐHXD HN  Trang thiết bị nội thất ;  Trang thiết bị tin học  Trang thiết bị an ninh: 2 1 3 Phƣơng pháp định ký hiệu xếp giá Ký hiệu xếp giá của Thư viện ĐHXD HN hiện nay được cấu tạo bởi ba phần: - Ký hiệu phân loại - Ký hiệu tác giả - Năm xuất bản 2 1 4 Phƣơng pháp sắp xếp tài liệu * Cách sắp xếp tài liệu trong phòng đọc Ngoại văn: - Xếp theo bảng phân loại DDC - Xếp lần lượt theo thư tự tăng dần của bảng chữ cái và chữ số - Xếp trên giá theo quy tắc từ trên xuống dưới tính theo từng giá một * Cách sắp xếp tài liệu trong phòng báo - tạp chí - Báo gồm có (báo ngày, báo tuần, báo tháng) được sắp xếp theo trật tự ABC của tên báo - Báo được chia thành nhiều giá xếp trên từng ngăn, mỗi ngăn đều có dán tiêu đề ở ngoài để bạn đọc dễ dàng nhận biết + Tạp chí được chia thành 2 nhóm chính: (tạp chí giải trí và tạp chí chuyên ngành) 63,34% 0,20% 19,58% 7,89% 7,39% 0,30% 1,10% 0,20% Sách Ngoại văn Báo, tạp chí Tạp chí đóng quyển Tài liệu tra cứu Tài liệu điện tử Luận văn Luận án Atlat - Tạp chí giải trí : (gồm tạp chí theo tuần, tháng, quý) được sắp xếp theo thứ tự ABC của tên tạp chí - Tạp chí chuyên ngành: được sắp xếp theo lĩnh vực chuyên ngành và trong từng lĩnh vực chuyên ngành lại được sắp xếp theo trật tự chữ cái ABC của tên tạp chí Trong mỗi ngăn tạp chí đều có dán tiêu đề ở ngoài để bạn đọc dễ dàng nhận biết 2 1 5 Đội ngũ cán bộ Trong tổng 16 cán bộ, có 4 cán bộ trực tiếp phụ trách kho mở tại Thư viện ĐHXD HN như sau:  3 cán bộ phụ trách phòng Báo, tạp chí đều đạt trình độ đại học  1 cán bộ phụ trách phòng Ngoại văn là cử nhân chuyên ngành thông tin – t hư viện 2 2 Hoạt động của kho mở tại Thƣ viện Trƣờng 2 2 1 Công tác phục vụ * Thời gian phục vụ : Sáng: Từ 8h - 11h30 Chiều: Từ 13h30 - 17h * Đối tượng phục vụ : Tất cả các cán bộ, giảng viên, học viên và sinh viên… * Phương thức phục vụ: Sau khi bạn đọc vào phòng, phải xuất trình thẻ, thủ thư sẽ đưa chìa khóa gửi đồ cho bạn đọc Bạn đọc không được mang gì vào ngoài bút, giấy hoặc vở ghi chép, tự chọn tài liệu trên giá mà không cần đến thủ thư, mỗi lần chỉ lấy tối đa 1 cuốn tài liệu để đọc 2 2 2 Công tác bảo quản tài liệu Nhận thức được tầm quan trọng của việc bảo quản tài liệu, Thư viện đã được trang bị hệ thống các bình xịt, quạt và phương tiện phòng chống cháy nổ cần thiết để xử lý kịp thời khi sảy ra sự cố Với diện tích kho tương đối rộng, đảm bảo đủ chỗ chứa tài liệu trong khoảng thời gian nhất định, ngay cả khi bổ sung nhiều tài liệu, tránh phải dồn giãn kho thường xuyên, tạo điều kiện cho người đọc tìm kiếm tài liệu và truy cập tới các dịch vụ của thư viện Toàn bộ các giá, kệ trong kho mở đều được trang bị đồng bộ giá sắt quét sơn Khoảng cách giữa các cửa sổ và giá sách đều cách xa nhau 70 cm, các rèm che cho tất cả các cửa sổ đều có, tránh tình trạng sách bị ánh nắng/ sáng chiếu trực tiếp làm sách dễ bị giòn Hệ thống đèn chiếu sáng được lắp đặt đầy đủ Hàng tuần kho mở của thư viện đều được vệ sinh một buổi vào cuối ngày trong tuần Khoảng cách của các giá sách được cách xa nhau nên cán bộ và máy camera dễ dàng bao quát được kho sách cũng như NDT 2 2 3 Hoạt động hƣớng dẫn ngƣời dùng tin Thư viện Trường ĐHXD HN xác định được vấn đề này và đều có những hướng dẫn cho bạn đọc trước khi sử dụng kho mở bằng các bảng nội quy và hướng dẫn sử dụng kho một cách chi tiết Ngoài ra tại các đầu giá sách đều có bảng tiêu đề giá với những hướng dẫn cụ thể Việc hướng dẫn, đào tạo NDT là việc làm cực kỳ cần thiết và m ang tính cấp bách hiện nay của Thư viện ĐHXD HN, đặc biệt là đối với tình trạng kho mở 2 3 Nhận xét - đánh giá về công tác tổ chức và hiệu quả hoạt động của kho mở 2 3 1 Ƣu điểm:  C ơ sở vật chất để tổ chức và hoạt động kho mở đã được cải thiện  Vốn tài liệu có trong kho mở đã được tăng cường  Cán bộ Thƣ viện đã nhận thức sâu sắc đƣợc vai trò và tầm quan trọng kho mở  Thƣ viện đã xây dựng đƣợc những quy định cụ thể cho kho mở  Thƣ viện đã có đội ngũ cán bộ tổ chức kho mở vững vàng 2 3 2 Hạn chế :  Diện tích các kho mở còn nhỏ hẹp so với yêu cầu  H ạ tầng cơ sở thông tin vẫn trong tình trạng thiếu đồng bộ  Việc tổ chức hướng dẫn và đào tạo người dung tin chưa được thực hiện  Trình độ cán bộ còn hạn chế và chưa được quan tâm  Chưa có sự đa dạng trong mối quan hệ hợp tác 2 3 3 Nguyên nhân : - Kinh phí dành cho tổ chức và hoạt động kho mở cũng như TV còn nhiều hạn chế - Công tác quảng bá các sản phẩm và dịch vụ của Thư viện đến NDT hầu như chưa có - Thư viện chưa xây dựng chiến lược phát triển ngắn hạn và dài hạn chưa thực sự hợp lý - C án bộ trong TV vẫn chưa thực sự yêu nghề, chưa có sự lỗ lực, tâm huyết chưa cao CHƢƠNG 3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC & NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA KHO MỞ TẠI THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC XÂY DỰNG HÀ NỘI 3 1 Các giải pháp hoàn thiện công tác tổ chức tại kho mở 3 1 1 Tăng cƣờng đầu tƣ cơ sở vật chất Nên đầu tư, kinh phí để nâng cấp, mua sắm thêm các trang thiết bị cho kho mở, hiện nay các kho mở chỉ có hệ thống camera giám sát và quạt, song hệ thống camera đang bị hỏng nặng, chưa có các hệ thống trang thiết bị hiện đại khác như: máy điều hòa, cổng từ, nẫy từ gắn vào tài liệu cũng chưa có… Mở rộng diện tích các phòng đọc mở, tạo không gian thoáng, đáp ứng tốt cho NDT vào các giờ cao điểm trong ngày Đồng thời, sửa chữa, khắc phục lại hệ thống cầu thang máy, hoàng loạt các bóng đèn điện để hoạt động trở lại, tạo điều kiện thuận lợi cho NDT cũng như tiện lợi khi vận chuyển tài liệu trong thư viện 3 1 2 Thống nhất phƣơng pháp xếp giá Trên thực tế hiện nay phương pháp sắp xếp tài liệu tại kho mở chưa thực sự thống nhất TV trường nên nhanh chóng thống nhất lấy phương pháp sắp xếp theo nội dung cho kho tài liệu Quốc văn trước khi tiến hành phục vụ mở cửa theo hình thức kho mở V iệc sắp xếp phải tuân theo đúng nguyên tắc sắp xếp chung, kho sách phải được sắp xếp từ trong ra ngoài, từ trái qua phải, từ trên xuống dưới…Trên thực tế hiện nay nguyên tắc sắp xếp trong kho mở của Thư viện chưa đúng với nguyên tắc sắp xếp sách theo nguyên tắc cơ bản chung của mỗi thư viện Điều này có thể thấy rõ tại kho n goại văn chỉ dừng lại ở việc sắp xếp từ trên xuống dưới , trong mỗi ô của giá sách, theo chiều đứng của cuốn sách Điều này là một trong những bất hợp lý trong nguyên tắc xếp kho Thiết nghĩ trong năm học tới, thư viện nên kết hợp với các nhóm sinh viên thực tập, tiến hành sắp xếp lại kho sách tạo điều kiện cho NDT dễ dàng, nhanh chóng tìm kiếm tài liệu khi cần cũng như cán bộ thư viện sẽ thuận tiện trong việc sắp xếp tài liệu 3 2 Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của kho mở 3 2 1 Ƣu tiên đầu tƣ kinh phí thích hợp cho tổ chức và hoạt động kho mở Công tác tổ chức và nâng cao hiệu quả hoạt động của các kho mở tại Thư viện ĐHXD HN hiện nay còn gặp nhiều khó khăn mà hướng giải quyết phải bắt đầu từ điểm xuất phát từ chính sách của Nhà trường, công tác lãnh đạo, chỉ đạo ngành và công tác quản lý về mặt tổ chức, cơ chế, kinh phí, trang thiết bị cũng như đào tạo…Công tác đầu tư phát triển cho các kho mở phải được nhìn nhận và xem xét như một hoạt động nghiệp vụ thường xuyên của thư viện 3 2 2 Tăng cƣờng ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của kho mở Mau chóng khôi phục, nâng cấp, sử dụng lại từ Libol 5 0 lên sử dụng phần mềm Libol 5 5 trong hoạt động của thư viện Thay thế dần những máy tính cũ, tốc độ chậm bằng máy tính thế hệ mới có tốc độ cao và cấu hình mạnh để bạn đọc có thể tra cứu nhanh, chính xác và kịp thời trong kho mở cũng như trong toàn thư viện Đẩy nhanh, đẩy mạnh tốc độ xây dụng thư viện điện tử, đa dạng hóa các loại hình hiện đại Trang bị thêm phần mềm số hóa tài liệu, cùng với các thiết bị lưu giữ các dạng tài liệu điện tử Thư viện cũng nên hoàn chỉnh việc nối mạng với một số thư viện k hác như: Thư viện Tạ Quang Bửu Trường Đại học Bách khoa, Thư viện Đại học Kiến trúc, Thư viện Đại học Giao thông Vận tải…để có thể chia sẻ nguồn vốn tài liệu, liên kết và giao lưu trong hoạt động thư viện 3 2 3 Tăng cƣờng hƣớng dẫn và đào tạo ngƣời dùn g tin Thư viện nên tiến hành đào tạo, hướng dẫn NDT cho đối tượng NDT ngay từ năm thứ nhất mới nhập trường Tạo điều kiện cho NDT có thể hiểu và sử dụng được các sản phẩm thông tin – thư viện ngay từ đầu khi họ mới bước chân vào trường Song song đó, Thư viện cũng nên mở các lớp huấn luyện cho NDT là cán bộ, giảng viên trong toàn trường, cung cấp những kiến thức chung nhất về hoạt động TT - TV và cách thức sử dụng các nguồn tin hiện có thông qua các sản phẩm và dịch vụ của thư viện 3 2 4 Đổi mới công tác phục vụ và tổ chức đào tạo ngƣời dùng tin Thư viện nên mở rộng thời gian phục vụ bởi thời gian mở của phục vụ hiện nay của Thư viện chưa thực sự phù hợp với điều kiện và thời gian của các nhóm NDT, TV nên đề nghị với Nhà trường cho mở cửa phục vụ từ 7h30 đền 22h tất cả các ngày trong tuần Các dịch vụ như: Poto coppy, sao chụp tài liệu cũng cần được phục vụ một cách nhanh chóng sau khi bạn đọc đã mua và viết phiếu yêu cầu đầy đủ, đáp ứng nhanh NCT 3 3 N âng cao trình độ cán bộ 3 3 1 Nâng cao trình độ cán bộ Thƣ viện nói chung Để đáp ứng được những yêu cầu trên, cán bộ Thư viện Trường ĐHXD HN phải không ngừng học hỏi, nâng cao trình độ về mọi mặt như chuyên môn nghiệp vụ, tin học, ngoại ngữ Bên cạnh đó phải tỏ ra nhạy bén, thích ứng với những kỹ thuật côn g nghệ hiện đại trong hoạt động thông tin – thư viện, đồng thời tổ chức các cuộc tham quan, học hỏi thực tế từ những thư viện hiện đại các trường đại học khác trên cùng địa bàn Hà Nội Có như thế, cán bộ thông tin - thư viện mới có thể vừa là người tổ chức, xử lý thông tin, vừa khai thác và phổ biến thông tin, cũng như tiến hành đào tạo, phổ biến CNTT mới trong lĩnh vực hoạt động TT -TV 3 3 2 Nâng cao trình độ cán bộ tại "kho mở" Công tác phục vụ trong kho mở đòi hỏi mỗi người cán bộ thư viện bên cạnh những yêu cầu bắt buộc tham dự các lớp học về chuyên môn, nghiệp vụ hay các kỹ năng làm việc thì phải luôn tự giác nâng cao trình độ hình thành các kỹ năng mới như: - Kỹ năng giao tiếp và ứng xử nhanh, nhậy - Kỹ năng sử dụng các công nghệ đa phương tiện - Kỹ năng khai thác dữ liệu và tri thức Thư viện cần có chính sách khuyến khích cán bộ kho mở tham gia các lớp đào tạo, tập huấn như cấp kinh phí cho cán bộ đi học, tạo điều kiện khuyến khích để các cán bộ tham gia các khóa học thạc sỹ, nghiên cứu sinh để nâng cao trình độ của mỗi cá nhân 3 4 Nhóm các giải pháp khác 3 4 1 Tăng cƣờng hoạt động tuyên truyền và phổ biến thông tin Thư viện cần chủ động tuyên truyền và phổ biến thông tin rộng rãi tới NDT bằng nhiều hình thức khác nhau Việc giới thiệu có thể được lồng ghép, kết hợp trong nội dung và các lớp đào tạo NDT hoặc gửi trực tiếp vào mail của cán bộ lớp ở mỗi khoa, nhờ họ quảng bá cho các thành viên trong lớp mình biết đến 3 4 2 Tăng cƣờng marketing nguồn lực thông tin trong kho mở H oạt động marketing phải hướng tới việc quảng cáo nguồn lực thông tin hiện có trong kho mở thư viện, cùng các sản phẩm và dịch vụ thông tin của mình qua hình thức in tờ bướm, quảng cáo trên website Thư viện cũng như website của T rường, tổ chức hội nghị bạn đọc, cộng tác viên, tuyên truyền giới thiệu sách báo, triển lãm sách báo… KẾT LUẬN Trong công tác tổ chức kho tài liệu, hệ thống kho mở luôn được lãnh đạo cũng như cán bộ thư viện chú trọng và đầu tư theo cả chiều rộng lẫn chiều sâu Có thể nói với hình thức tổ chức kho mở như một luông khí mới thổi vào hồn Thư viện, tạo nên không gian thoáng đãng, phá tan đi bức tường ngăn cách giữa kho sách và bạn đọc, thu hút ngày càng lớn NDT tìm đến với thư viện H oạt động phục vụ kho mở tại T hư viện T rường Đại học Xây dựng đã biết kết hợp giữa hình thức truyền thống và hiện đại, dựa vào tiềm năng hiện có của mình để từng bước tổ chức hoạt động phù hợp và vận hành hiệu quả đối với thư viện mình Phương phức phục vụ bằng kho mở sau một chặng đường dài hoạt động đã đem lại nhiều kết quả đảng khích lệ: Số lượng bạn đọc tăng lên hàng năm, lượng sách luân chuyển cao, thái độ và tinh thần thoải mái hơn của mỗi bạn đọc khi đến với kho mở… Với phương thức đào tạo theo tín chỉ, người học có nhu cầu sử dụng kho mở cũng như lượng sử dụng TV ngày càng lớn Trước nhu cầu ngày càng cao ấy , thiết nghĩ Thư viện Trường Đại học Xây dựng Hà Nội thực sự cần được quan tâm nhiều hơn nữa từ phía nhà trường cũng như từ nhiều các nguồn khác để tiếp tục củng cố, khắc phục mọi khó khăn, nỗ lực tự hoàn thiện mình, triển khai, mở rộng thêm các phòng mượn - đọc mở, giúp bạn đọc có thể sử dụng tối đa nguồn lực thông tin, tri thức mà Thư viện đang lưu giữ với phương châm “Tất cả vì bạn đọc thân yêu” làm mục tiêu chung trong hoạt động của mình , h òa nhịp phát triển cùng quá trình hội nhập và phát triển chung của cả nước References DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Các tài liệu chỉ đạo 1 Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch (2003), Thông tư số: 56/2003TT -BVHTT, Ngày 16/9/2003 2 Đảng cộng sản Việt Nam (2001), Văn kiện Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ XI, Chính trị Quốc gia, Hà Nội 3 Quốc hội cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam (2001), Pháp lệnh Thư viện, Nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội Các tài liệu tiếng Việt 4 Nguyễn Ngọc Anh (2008), Nghiên cứu nâng cao hiệu quả ứng dụng phần mềm Lib ol 5 0 tại tại thư viện trường Đại học Xây dựng, Luận văn tốt nghiệp khoa học Thư viện , Đại học văn Hóa Hà Nội, tr 81 5 Ngô Vân Anh (2011), Nghiên cứu nhu cầu tin và mức độ đáp ứng tại Trung tâm Thông tin - Tư liệu Trường Đại học Hàng hải, Luận văn tốt nghiệp khoa học Thư viện, Đại học văn Hóa Hà Nội, tr 3 6 Nguyễn Huy Chương (2004), Một số vấn đề về tổ chức quản lý thư viện đại học, Kỉ yếu hội thảo Thông tin - Thư viện lần thứ 2 , Nxb ĐHQGHN 7 Hoàng văn Dưỡng (2007), một vài kinh nghiệm về việc đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị cho tổ chức kho mở tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội// Kỷ yếu hội thảo Khoa học và thực tiễn hoạt động thông tin - thư viện (kỉ niệm 10 năm thành lập Trung tâm: 1997 -2007), Nxb ĐHQGHN, tr 223-227 8 Đại học Xây dựng Hà Nội (2006), Số đặc biệt kỷ niệm 50 năm đào tạo 40 năm thành lập trường, Bản tin Đại học Xây dựng (số 33) 9 Đại học Xây dựng (2010), Báo cáo tổng kết công tác năm học 2009 - 2010 của Chi bộ thư viện 10 Nguyễn Thị Đào (2008), Vấn đề tổ chức kho mở trong các thư viện hiện nay, Tạp chí Thông tin & Tư liệu (số 3), tr 23 -27 11 Cung Thị Bích Hà (2009), Tăng cường công tác tổ chức và hoạt động kho mở của thư viện Tạ Quang Bửu trường Đại học Bách Khoa Hà Nội, Luận văn tốt nghiệp khoa học Thư viện , Đại học văn Hóa Hà Nội, tr 129 12 Đặng Quang Hiệp (2006), Tăng cường hoạt động thông tin thư viện Trường Đại học Hàng hải trong giai đoạn hiện nay, Luận văn thạc sĩ Khoa học Thư viện , Đại học Văn hoá Hà Nội, tr 26 13 Nguyễn Thị Hoà (2002), Vấn đề ký hiệu xếp giá cho kho sách trong kho mở, Hội thảo khoa học và thực tiễn hoạt động thông tin - thư viện , Nxb ĐHQGHN 14 Đồng Đức Hùng (2008), Tìm hiểu công tác tổ chức kho mở tại Trung tâm Thông tin- Thư viện Đại học Quốc Gia Hà Nội, Đề tài nghiên cứu khoa học cấp trường, Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Hà Nội, tr 45; 61 15 Phạm Thị Lệ Hương (1996), ALA - Từ điển giải nghĩa thư viện học và tin học Anh - Việt = The ALA Glossary of Library and Information Science, Galen Pr, Tuc Son, Arizona, tr 144 16 Phạm Thi Quỳnh Lan (2007), Nghiên cứu công tác tổ chức và hoạt động kho mở tại các thư viện tỉnh, thành phố trực thuôc Trung ưong, Luận văn thạc sĩ Khoa học Thư viện , Đại học Văn hoá Hà Nội, tr 91 17 Trần Thị Minh Nguyệt (2010), Xây dụng thư viện điện tư tại Trung tâm Thông tin- Thư viện, Đại học Quốc gia Hà Nội: Thực trạng và giải pháp hoàn thiện, Luận văn thạc sỹ Thông tin - Thư viện Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Hà Nội, Hà Nội, tr 63 -67 18 Lê Việt Phương (2002), Một vài suy nghĩ trong việc xây dựng kho tài liệu tự chọn và triển vọng của kho tài liệu tự chọn , Hội thảo khoa học và thực tiễn hoạt động thông tin - thư viện , Nxb ĐHQGHN 19 Phan Huy Quế (1998), Đào tạo huấn luyện người dùng tin trong bối cảnh hoạt động thông tin thư viện hiện nay, tạp chí thông tin - Tư liệu, số 3, tr 10 -12 20 Trần Thị Quý (2006), “Liên thông chia sẻ nguồn lực thông tin - yếu tố quan trọng để các trung tâm thông tin – thư viện đại học Việt Nam phát triển bền vững”, Thông báo khoa học (8), tr 44-52 21 Trần Thị Quý (2007), Tự động hoá trong hoạt động thông tin thư viện , sách chuyên khảo, Đại học quốc gia Hà Nội, tr 172 22 Vũ Văn Sơn, Áp dụng ký hiệu tác giả cho sách trong kho mở ở Việt Nam, Tạp chí Thông tin & Tư liệu (số 2), tr 15;45 23 Nguyễn Thị Lan Thanh (2002), Đổi mới phương pháp quản lý thư viện thông tin trong nền kinh tế thị trường, Tạp chí Văn hoá nghệ thuật (số 1), tr 83 -84 24 Trương Thị Kim Thanh (2002), Kho tài liệu tự chọn: Phương pháp xây dựng và tổ chức phục vụ - một vài kinh nghiệm ở Trung tâm Thông tin - Thư viện ĐHQG, Hội thảo khoa học và thực tiễn hoạt động thông tin - thư viện , Nxb ĐHQGHN, tr 199 25 Lê Văn Viết (2000), Cẩm nang nghề thư viện, Nxb Văn hóa thông tin, Hà Nội Tài liệu tiếng Anh : 26 Digital library Standards and practices Địa chỉ truy cập từ trang Web: http://www diglib org/standards htm , truy cập ngày 15/07/2010 Các Trang Web 27 Nguyễn Tiến Đức (2005), Xây dựng thư viện điện tử và các vấn đề số hóa tài liệu ở Việt Nam, http://www thuvien net , ngày 29/06/2011 28 Dương Thúy Hương (2008), Kinh nghiệm tổ chức và quản lý kho tại một số Thư viện thành viên CLB Thư viện, http://www thuvien net , ngà y (25/05/2011) 29 Lâm Quang Thiệp (2011), Phương pháp dạy, học và đánh giá thành quả học tập trong học chế tín chỉ, http://wwwvietnamlib net , ngày (25/05/2010) 30 Dương Thúy Hương (2009), Vấn đề tổ chức kho đóng và kho mở tại Thư viện Đại học kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh, http://wwwglib hcmuns edu vn , ngày (30/8/ 2010) 31 Trang Web Trường Đại học Xây dựng Hà Nội: http://www nuce edu vn , ngày (30/8/ 201