Thực trạng quy trình nội giải thủ tục hành liên quan đến lĩnh vực chứng thực Phòng Tư pháp, quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU CHƯƠNG I CÁC KHÁI NIỆM LIÊN QUAN ĐẾN LĨNH VỰC CHỨNG THỰC 1.1 Khái niệm chứng thực 1.2 Các thủ tục hành liên quan đến lĩnh vực chứng thực phòng Tư pháp, quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội CHƯƠNG II THỰC TIỄN QUY TRÌNH NỘI BỘ GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH LIÊN QUAN ĐẾN LĨNH VỰC CHỨNG THỰC TẠI PHÒNG TƯ PHÁP, QUẬN THANH XUÂN, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 2.1 Nội dung quy trình nội giải thủ tục hành lĩnh vực chứng thực thuộc thẩm quyền giải UBND cấp huyện địa bàn thành phố Hà Nội 2.2 Thực trạng nội dung quy trình nội giải thủ tục hành thuộc lĩnh vực chứng thực phòng Tư pháp, quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội CHƯƠNG III ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ QUY TRÌNH NỘI BỘ GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH THUỘC LĨNH VỰC CHỨNG THỰC TẠI PHỊNG TƯ PHÁP, QUẬN THANH XUÂN, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 10 3.1 Những kết đạt 10 3.2 Hạn chế, bất cập .11 3.3 Đề xuất, kiến nghị 11 KẾT LUẬN 12 LỜI CẢM ƠN Kì thực tập nghề nghiệp kỉ niệm quên sinh viên Bên cạnh kiến thức tiếp thu trường trải nghiệm học tập thực tế học đáng quý ngẫm nghĩ Vì vậy, tập nghề nghiệp em giúp cho túi hành trang ngày thêm đầy, sớm tiếp xúc với cơng việc chun ngành học phần hâm nóng đam mê, đẩy mạnh tương lai sau Qua thời gian tham gia thực tập phòng Tư pháp, quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội em xin chân thành cảm ơn nhiệt tình lãnh đạo anh chị thực công tác quan giúp đỡ em q trình tìm hiểu, thu thập thơng tin, học hỏi, thực hành kỹ hành học hồn thành cơng tác thực tập Cám ơn cô, chú, anh, chị bảo cho em kiến thức thực tế suốt tháng qua cung cấp cho em tài liệu cần thiết để hồn thành báo cáo Bên cạnh đó, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến quý thầy cô giảng viên Học viện Thanh thiếu niên Việt Nam dạy cho em kiến thức, kỹ kinh nghiệm quan trọng cần thiết để hồn thành cơng tác thực tập, đặc biệt thầy giảng viên Khoa Chính trị học Tiến sĩ Nguyễn Thị Ngọc Lan – giảng viên hướng dẫn giúp đỡ em nhiều để hồn thành tốt cơng tác thực tập báo cáo thực tập Tuy nhiên, hạn chế nhiều mặt nên tránh khỏi thiếu sót tìm hiểu, trình bày đề tài thực tập, kính mong thơng cảm, đóng góp giúp đỡ quan quý thầy cô Một lần em xin chân thành cám ơn MỞ ĐẦU Khi nói đến giải thủ tục hành nói đến quy trình cách thức giải cơng việc Trong đó, quy trình nội giải thủ tục hành lại bước khác nhau, phù hợp với tính chất riêng hồ sơ, thủ tục Hiện nay, UBND quận Thanh Xn có 209 thủ tục hành để phục vụ cho cơng dân/ tổ chức có nhu cầu Đáng ý hơn, phịng Tư pháp có trách nhiệm xử lý giải 32/209 thủ tục hành thuộc lĩnh vực Tư pháp, thủ tục có liên quan đến chứng thực người dân có nhu cầu sử dụng cao Vì vậy, quy trình nội giải thủ tục hành mấu chốt cho thành bại “dịch vụ” mà quan có thẩm quyền chủ quy trình Đối với lĩnh vực chứng thực, việc quan trọng quan trọng phải chứng thực giấy tờ có giá trị pháp lý ngang với công dân sử dụng rộng rãi chứng thực Để quy trình giải nội với quy định tiết kiệm thời gian cho quan thẩm quyền công dân cần nhiều yếu tố, địi hỏi quan có thẩm quyền giải thủ tục hành phải linh hoạt, phân cơng nhiệm vụ hài hịa cơng chức, cán với Từ giúp quy trình nội giải thủ tục hành chính, thủ tục hành liên quan đến chứng thực nhanh chóng xác sớm hồn tất thủ tục cho người dân có nhu cầu CHƯƠNG I CÁC KHÁI NIỆM LIÊN QUAN ĐẾN LĨNH VỰC CHỨNG THỰC 1.1 Khái niệm chứng thực Dưới góc độ pháp lý, hiểu chứng thực việc quan nhà nước có thẩm quyền thực xác nhận tính xác, tính hợp pháp loại giấy tờ, văn chữ ký cá nhân nhằm bảo vệ quyền lợi ích hợp pháp cá nhân, tổ chức có liên quan quan hệ dân sự, hành chính, kinh tế,… Theo quy định nghị định 23/2015/NĐ-CP Chính phủ ngày 16 tháng 02 năm 2015 cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký chứng thực hợp đồng, giao dịch: - “Chứng thực từ chính” việc quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định vào để chứng thực với - “Chứng thực chữ ký” việc quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định chứng thực chữ ký giấy tờ, văn chữ ký người yêu cầu chứng thực - “Chứng thực hợp đồng, giao dịch” việc quan có thẩm quyền theo quy định chứng thực thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký dấu điểm bên tham gia hợp đồng, giao dịch - “Bản chính” giấy tờ, văn quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp đăng ký lại; giấy tờ, văn cá nhân tự lập có xác nhận đóng dấu quan, tổ chức có thẩm quyền - “Bản sao” chụp từ đánh máy có nội dung đầy đủ, xác nội dung ghi sổ gốc - “Sổ gốc” sổ quan, tổ chức có thẩm quyền lập thực việc cấp theo quy định pháp luật, có nội dung đầy đủ, xác mà quan, tổ chức cấp - “Văn chứng thực” giấy tờ, văn bản, hợp đồng, giao dịch chứng thực theo quy định - “Người thực chứng thực” Trưởng phòng, Phó Trưởng Phịng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn; công chứng viên Phịng cơng chứng, Văn phịng cơng chứng; viên chức ngoại giao, viên chức lãnh Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh Cơ quan khác ủy quyền thực chức lãnh Việt Nam nước Trong sống, đơi có phát sinh liên quan đến số hoạt động cần giấy tờ có tính chất pháp lý hay để xác nhận việc Khi đó, bắt buộc người có liên quan phải có văn bản, giấy tờ, tài liệu hợp pháp, xác để làm chứng chứng minh cho nội dung cá nhân thực hoạt động chứng thực theo quy định, tránh gặp phải tranh chấp khơng mong muốn Hoạt động chứng thực góp phần đảm bảo tính trung thực, tính xác theo luật, văn gốc lưu giữ quan, tổ chức quản lý có thẩm quyền Qua đó, giúp Nhà nước quản lý hiệu hoạt động phạm vi nước Các văn chứng thực quan nhà nước có thẩm quyền, giá trị pháp lý văn quy định sau: - Đối với văn cấp từ sổ gốc văn chứng thực từ có giá trị sử dụng thay cho giấy tờ giao dịch liên quan - Đối với trường hợp chứng thực chữ ký có giá trị chứng minh người có yêu cầu chứng thực ký chữ ký đó, đồng thời để xác định trách nhiệm người thực ký văn bản, giấy tờ - Đối với chứng thực hợp đồng, giao dịch có giá trị chứng minh nội dung ghi nhận hợp đồng như: địa điểm, thời gian, lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện bên hợp đồng, giao dịch, chữ ký,… Vậy nên, tùy thuộc vào văn mà người có yêu cầu chứng thực quan nhà nước có giá trị pháp lý khác 1.2 Các thủ tục hành liên quan đến lĩnh vực chứng thực phòng Tư pháp, quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội Theo Cổng thông tin điện tử quận Thanh Xuân, có 32 thủ tục hành thuộc thẩm quyền xử lý giải phòng Tư pháp thuộc UBND quận Thanh Xuân Trong đó, có 09 thủ tục hành (chiếm 28% số lượng thủ tục hành mà phịng Tư pháp, quận Thanh Xn có thẩm quyền xử lý giải quyết) liên quan đến lĩnh vực chứng thực: - Chứng thực văn khai nhận di sản mà di sản động sản - Chứng thực văn thỏa thuận phân chia di sản mà di sản động sản - Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản động sản - Chứng thực chữ ký người dịch mà người dịch cộng tác viên dịch thuật - Chứng thực chữ ký người dịch mà người dịch cộng tác viên dịch thuật phòng Tư pháp - Chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch - Chứng thực chữ ký giấy tờ, văn (áp dụng cho trường hợp chứng thực điểm trường hợp người yêu cầu chứng thực ký, điểm được) - Chứng thực từ giấy tờ, văn quan, tổ chức có thẩm quyền nước ngồi; quan, tổ chức có thẩm quyền Việt Nam liên kết với quan, tổ chức có thẩm quyền nước ngồi cấp chứng nhận - Chứng thực từ giấy tờ, văn quan tổ chức có thẩm quyền Việt Nam cấp chứng nhận Hiện nay, thủ tục liên quan đến lĩnh vực chứng thực hầu hết cơng dân có nhu cầu xử lý hình thức trực tiếp Bộ phận tiếp nhận trả kết quận Thanh Xuân CHƯƠNG THỰC TIỄN QUY TRÌNH NỘI BỘ GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH LIÊN QUAN ĐẾN LĨNH VỰC CHỨNG THỰC TẠI PHÒNG TƯ PHÁP, QUẬN THANH XUÂN, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 2.1 Nội dung quy trình nội giải thủ tục hành lĩnh vực chứng thực thuộc thẩm quyền giải UBND cấp huyện địa bàn thành phố Hà Nội: Quyết định số 805/QĐ - UBND ngày 19/02/2020 UBND thành phố Hà Nội phê duyệt quy trình nội giải TTHC lĩnh vực tư pháp thuộc thẩm quyền giải UBND cấp huyện, UBND cấp xã TTHC liên thông cấp xã cấp huyện địa bàn thành phố Hà Nội Phụ lục 02 định quy định quy trình xử lý giải thủ tục hành liên quan đến lĩnh vực chứng thực thuộc thẩm quyền giải UBND cấp huyện Trong đó, loại thủ tục hành liên quan đến lĩnh vực chứng thực “mục đích”, “phạm vi”, “nội dung quy trình”, “cơ sở pháp lý”, “thành phần hồ sơ”, “thời gian xử lý” lại khác Nhưng nhìn chung, quy trình nội trải qua bước sau: B1: Cơng chức Bộ phận tiếp nhận trả kết cửa nhận hồ sơ công dân/tổ chức B2: Công chức Bộ phận tiếp nhận trả kết cửa tiếp nhận kiểm tra hồ sơ Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, người tiếp nhận hồ sơ in giấy tiếp nhận, ghi rõ ngày, trả kết Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hồn thiện hướng dẫn người nộp hồ sơ bổ sung, hoàn thiện theo quy định; trường hợp khơng thể bổ sung, hồn thiện hồ sơ phải lập thành văn hướng dẫn, nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung, hoàn thiện, ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên người tiếp nhận B3:Cơng chức phịng Tư pháp thực đối chiếu với sao, đóng dấu chứng thực, ghi số chứng thực, vào sổ B4: Lãnh đạo phịng xem xét phiếu trình hồ sơ Nếu hồ sơ hợp lệ thực ký kết giải TTHC B5: Cơng chức phịng Tư pháp hồn thiện hồ sơ, chuyển văn thư đóng dấu, bàn giao kết cho Bộ phận TN&TKQ Thực lưu hổ sơ theo quy định B6: Thu phí, trả kết cho công dân 2.2 Thực trạng nội dung quy trình nội giải thủ tục hành thuộc lĩnh vực chứng thực phòng Tư pháp, quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội Đối với thủ tục hành thuộc lĩnh vực chứng thực, cơng dân có nhu cầu thường đến trực tiếp Bộ phận tiếp nhận trả kết quận để thực Vì vậy, ngày phịng Tư pháp quận Thanh Xn xử lý số lượng thủ tục hành nhiều số thủ tục liên quan đến chứng thực nhiều Cụ thể “Chứng thực từ giấy tờ, văn quan, tổ chức có thẩm quyền nước ngồi; quan, tổ chức có thẩm quyền Việt Nam liên kết với quan, tổ chức có thẩm quyền nước cấp chứng nhận” “Chứng thực từ giấy tờ, văn quan tổ chức có thẩm quyền Việt Nam cấp chứng nhận” Sau nội dung quy trình nội giải thủ tục hành thuộc lĩnh vực chứng thực phịng Tư pháp, quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội dựa quan sát thân có tháng tham gia thực tập nghề nghiệp đơn vị: Bước Trình tự Trách nhiệm Nộp hồ sơ cần giải cho Công chức Tư pháp làm Cơng dân/ tổ chức có việc Bộ phận tiếp nhận nhu cầu thực hồ trả kết quận Thanh sơ Xuân Bộ phận TN & TKQ kiểm tra hồ sơ: + Nếu hồ sơ đủ điều kiện Cơng chức Tư pháp tiếp nhận hồ sơ ngồi làm việc Bộ chuyển cho Phòng Tư pháp phận tiếp nhận trả thụ lý kết quận Thanh + Trường hợp hồ sơ không Xuân đủ điều kiện cần bổ sung, Bộ phận TN & TKQ hướng dẫn công dân Công chức Tư pháp Sau kiểm tra hồ sơ, ngồi làm việc Bộ Công chức Tư pháp Bộ phận tiếp nhận trả phận TN&TKQ chuyển hồ kết quận Thanh sơ lên phịng Tư pháp Xn Cơng chức Tư pháp ngồi làm việc phịng Tư pháp Cơng chức Tư pháp phân công nhiệm vụ ngồi làm việc xử lý hồ sơ nhận hồ sơ phòng Tư pháp Kiểm tra lại hồ sơ lần Công chức Tư pháp ngồi Cơng chức Tư pháp làm việc phịng Tư pháp ngồi làm việc chuyển hồ sơ cho Lãnh đạo phòng Tư pháp Thời gian Trong giời hành Tùy vào loại thủ tục hành liên quan đến chứng thực khác (từ 10 - 15 phút) Kết Hồ sơ theo yêu cầu thủ tục hành - Sổ theo dõi hồ sơ - Phiếu thu tiếp nhận hồ sơ hẹn trả kết - Hồ sơ - Hồ sơ - 10 phút - Hồ sơ - Hồ sơ phịng Tư pháp phân cơng giải thủ tục Lãnh đạo phịng Tư pháp phân cơng giải thủ tục xem xét, đối chiếu với ký chứng thực chuyển lại cho cơng chức Tư pháp trước Cơng chức Tư pháp ngồi làm việc phòng Tư pháp thực đóng dấu chứng thực, ghi số chứng thực, đóng dấu tên lãnh đạo, nhập liệu chứng thực, rút lưu hoàn tất hồ sơ Lãnh đạo phịng Tư pháp Cơng chức Tư pháp ngồi làm việc phòng Tư pháp 10 phút - Hồ sơ - Các chứng thực phút - Hồ sơ - Nhập liệu hồ sơ - Rút lưu - Hồ sơ - Bản chứng thực theo nhu cầu Công chức Tư pháp gửi lại hồ sơ cho Bộ phận TN&TKQ Cơng chức Tư pháp ngồi làm việc phịng Tư pháp phút Công chức Tư pháp ngồi làm việc phịng Tư pháp cơng chức Tư pháp ngồi làm việc Bộ phận TN&TKQ ký người giao người nhận Công chức Tư pháp ngồi làm việc phịng Tư pháp cơng chức Tư pháp ngồi làm việc Bộ phận TN&TKQ phút Thu phí, trả kết cho cơng dân Cơng chức Tư pháp ngồi làm việc Bộ phận TN&TKQ 10 Trong hành - Hồ sơ - Bản chứng thực theo nhu cầu Sau xử lý tiếp nhận hồ sơ hết ngày, công chức Tư pháp ngồi làm việc phòng Tư pháp phải gửi mail thông tin liên quan đến tất hồ sơ ngày hơm cho cơng chức Tư pháp ngồi làm việc Bộ phận TN&TKQ Khác với Quyết định số 805/QĐ - UBND ngày 19/02/2020 UBND thành phố Hà Nội phê duyệt quy trình nội giải TTHC lĩnh vực tư pháp thuộc thẩm quyền giải UBND cấp huyện, UBND cấp xã TTHC liên thông cấp xã cấp huyện địa bàn thành phố Hà Nội Tại phòng Tư pháp, UBND quận Thanh Xn; hồ sơ đến phịng lãnh đạo phịng Tư pháp phân cơng nhiệm vụ phải xem xét, đối chiếu hồ sơ ký chứng thực sau chuyển lại cho công chức Tư pháp để ký chứng thực, đóng dấu, vào số, nhập liệu rút lưu Như vậy, khối lượng công việc xử lý nội công chức nhiều khơng thể đơn giản hóa qua bước Quyết định Và số lượng hồ sơ nhiều việc xử lý cịn đẩy khối lượng cơng việc cơng chức nhiều lại cịn nhiều CHƯƠNG ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ QUY TRÌNH NỘI BỘ GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH THUỘC LĨNH VỰC CHỨNG THỰC TẠI PHÒNG TƯ PHÁP, QUẬN THANH XUÂN, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 3.1 Những kết đạt Quy trình nội giải thủ tục hành thuộc lĩnh vực tư pháp, cụ thể chứng thực ban hành Quyết định 805/QĐ ngày 19/02/2020 UBND thành phố Hà Nội phê duyệt quy trình nội giải TTHC lĩnh vực tư pháp thuộc thẩm quyền giải UBND cấp huyện, UBND cấp xã TTHC liên thông cấp xã cấp huyện địa bàn thành phố Hà Nội giúp cho phòng Tư pháp, quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội có sở, để làm việc, phân cơng việc người nâng cao hiệu suất làm việc cho cơng chức Khi quy trình đến áp dụng vào thực tiễn phịng Tư pháp thay đổi bước để phù hợp với tình hình thực tế sở, nhiên chất không thay đổi Kết ta thấy rõ việc phản hồi hồ sơ thủ tục hành lĩnh vực Tư pháp người dân đánh giá 100% hài lịng, cơng chức Tư pháp làm việc Bộ phận TN&TKQ người dân yêu quý đánh giá cao trình làm việc Cùng với quy trình, lãnh đạo Tư pháp cơng chức Tư pháp phối hợp nhịp nhàng để giải hồ sơ biết nhỏ xem xét, đóng dấu, vào sổ, tạo mơi trường làm việc danh, không đùn đẩy 10 3.2 Hạn chế, bất cập Ngồi thành tựu đạt quy trình nội phòng Tư pháp, quận Thanh Xuân có vài điểm hạn chế, bất cập: Thơng tin cách thức lưu trữ cịn rờm rà Khi cơng chức Tư pháp làm việc phòng Tư pháp nhập liệu, tổng kết số lượng ngày máy tính cịn phải gửi mail cơng chức Tư pháp ngồi làm việc Bộ phận TN&TKQ để thống thơng tin phịng Tư pháp Bộ phận TN&TKQ Và ngồi nhập liệu lưu trư với chứng thực, phòng Tư pháp rút lưu lại phịng Những điều làm cho cơng tác lưu trữ trở nên phức tạp, rờm rà khơng cần thiết Quy trình cịn phụ thuộc nhiều vào lãnh đạo phịng Tư pháp phân cơng xem xét, ký chứng thực Đúng quy định chứng thực phải có chữ kỹ lãnh đạo phòng Tư pháp Tuy nhiên, lãnh đạo phân cơng ký chứng thực vắng mặt thủ tục hành dẫn đến chậm trễ, vượt hạn trả kết 3.3 Đề xuất, kiến nghị Để quy trình nội giải thủ tục hành liên quan đến chứng thực ngày hiệu quả, nhanh chóng, xác, tiết kiệm thời gian cho công dân cơng chức phịng Tư pháp thì: Thứ nhất, nâng cao trình độ cơng nghệ thơng tin cho cơng chức phịng Tư pháp Điều bước quan trọng nhiệm vụ cải cách hành quốc gia Khơng quy trình nội đơn giản mà hệ thống giấy tờ lưu trữ không rờm rà, phức tạp Cơng chức, lãnh đạo phịng Tư pháp ký chứng thực, đóng số, làm việc ngày thiết bị máy tính cách nhanh chóng dễ dàng Thứ hai, để quy trình nội giải thủ tục hành trơi chảy cần quan tâm đến khối lượng công việc cơng chức phịng Tư pháp phụ trách việc xử lý hồ sơ Khi khối lượng cồn việc giải hồ sơ dày đặc dấn đến hiệu cơng việc khơng cịn trơi chảy Thứ ba, chủ động bước quy trình nội giải thủ tục hành Nhân quy trình giải phải chủ động khơng quy trình hồ sơ bị ngắt quảng, đợi chờ Nếu nhiều thủ tục hành ngày dấn đến việc trả kết muộn dẫn đến sai sót 11 KẾT LUẬN Cải cách thủ tục hành nội dung cải cách hành chính, nội dung phản ánh rõ mối quan hệ nhà nước công dân, đồng thời nội dung có nhiều xúc người dân, doanh nghiệp, có nhiều yêu cầu đổi trình hội nhập kinh tế Cải cách thủ tục hành có tác động to lớn việc thúc đẩy phát triển kinh tế – xã hội Thông qua việc cải cách thủ tục hành gỡ bỏ rào cản thủ tục hành mơi trường kinh doanh đời sống người dân, giúp cắt giảm chi phí rủi ro người dân doanh nghiệp việc thực thủ tục hành Và đó, quy trình nội giải thủ tục hành khâu quan trọng, việc xử lý nhanh hay chậm, hay sai nhân dân có hài lịng khơng khâu Vì việc trọng cải cách, thay đổi nên cần tập trung vào quy trình nội nhiều từ nâng cao hiệu cơng tác cải cách thủ tục hành Việc đơn giản hóa thủ tục hành chính, cụ thể đơn giản hóa quy trình nội giải góp phần nâng cao hình ảnh Việt Nam nói chung bộ, ngành, địa phương nói riêng trước cộng đồng nước quốc tế, nâng cao vị trí xếp hạng Việt Nam địa phương tính minh bạch, mơi trường kinh doanh lực cạnh tranh Đây giá trị vơ hình có tác động to lớn đến việc phát triển kinh tế – xã hội đất nước cụ thể có ảnh hưởng tích cực đến việc đầu tư nước, xuất nhập khẩu, việc làm, an sinh xã hội… 12