Đang tải... (xem toàn văn)
Trong hoạt động thương mại thì hợp đồng thương mại còn đóng vai trò là một phương tiện rất quan trọng để bảo đảm sự an toàn pháp lý cho các bên trong hợp đồng, giúp các bên kiểm soát và dự báo được lợi nhuận cũng như các rủi ro có thể xảy ra trong tương lai. Hình thức của hợp đồng thương mại là đa dạng, từ những bản hợp đồng rất đơn giản với những thỏa thuận cũng rất đơn giản và ngắn ngọn đến những bản hợp đồng phức tạp, đồ sộ được soạn thảo công phu bởi những luật sự giỏi, dày dặn kinh nghiệm trên thế giới và có hiệu lực áp dụng vượt ra khỏi phạm vi của một quốc gia.
BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƢ CỤC PHÁT TRIỂN DOANH NGHIỆP Chuyên đề ĐÀM PHÁN VÀ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG (Tài liệu dành cho đào tạo, bồi dƣỡng nguồn nhân lực cho doanh nghiệp nhỏ vừa) Biên soạn: Th.S Nguyễn Ngọc Điệp HÀ NỘI - 2012 MỤC LỤC CHƢƠNG HOẠT ĐỘNG GIAO TIẾP 1.1 Khái niệm phân loại giao tiếp 1.1.1 Khái niệm 1.1.2 Phân loại giao tiếp 1.2 1.3 Tầm quan trọng giao tiếp Các yếu tố cấu thành hoạt động giao tiếp 1.4 1.5 1.5.1 1.5.2 Nguyên nhân giao tiếp thất bại Các phƣơng tiện giao tiếp Giao tiếp ngôn ngữ .9 Giao tiếp phi ngôn ngữ 11 1.6 1.6.1 1.6.2 1.6.3 Kỹ lắng nghe giao tiếp 14 Tầm quan trọng lắng nghe giao tiếp 14 Lắng nghe có hiệu 14 Những rào cản lắng nghe 15 1.6.4 Các bước lắng nghe có hiệu 16 1.6.5 Các kiểu lắng nghe 18 1.7 Kỹ nói chuyện trƣớc công chúng 20 1.7.1 Người nói (diễn giả) 20 1.7.2 Tìm hiểu người nghe 20 1.8 Nghệ thuật ứng xử nơi công sở 21 1.8.1 Giao tiếp với cấp 21 1.8.2 Giao tiếp với đồng nghiệp 21 1.8.3 Giao tiếp với cấp 22 1.8.4 Giao tiếp với khách hàng đến quan 22 1.9 Tình huống: 22 CHƢƠNG ĐÀM PHÁN – NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN .25 2.1 Bản chất đàm phán 25 2.2 Các kiểu đàm phán 26 2.2.1 Đàm phán cạnh tranh 26 2.2.2 Đàm phán hợp tác 27 2.3 Phƣơng thức đàm phán 29 2.3.1 Đàm phán nhiều bước 29 2.3.2 Đàm phán đa phương 29 2.4 Các hình thức đàm phán 29 2.5 Phong cách đàm phán 30 CHƢƠNG CÁC GIAI ĐOẠN ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH .32 3.1 Chuẩn bị đàm phán 33 3.1.1 Xác định mục tiêu đàm phán .33 3.1.2 Thu thập thông tin thị trường 36 3.1.3 Xác định phương án thay tốt (BATNA) 36 3.1.4 Tìm hiểu đối tác đàm phán .37 3.1.5 Xác định chiến lược chiến thuật đàm phán 41 3.1.6 Một số chuẩn bị khác 45 3.2 Giai đoạn thƣơng lƣợng 47 3.2.1 Mở đầu đàm phán 47 3.2.2 3.2.3 3.2.4 3.2.5 Trao dổi thông tin 48 Đưa đề nghị .48 Thương lượng 51 Xử lý thương lượng rơi vào bế tắc 53 3.3 Kết thúc đàm phán .54 3.4 Một số tình 56 CHƢƠNG DOANH NGHIỆP VIỆT NAM VỚI VIỆC KÝ KẾT HỢP ĐỒNG TRONG KINH DOANH 59 4.1 Những lý doanh nghiệp Việt nam thua đàm phán ký kết hợp đồng với đối tác nƣớc 59 4.2 Văn hóa đàm phán kinh doanh quốc tế 61 4.2.1 Những lưu ý đàm phán với văn hóa khác .62 4.2.2 Một số kinh nghiệm đàm phán với đối tác nước .62 4.3 Một số khác biệt văn hóa phƣơng đơng phƣơng Tây 63 4.3.1 Phương Đông .63 4.3.2 Phương Tây: trọng vai trị cá nhân, động hơn, thích thách thức, coi trọng lợi ích cá nhân thường sống theo pháp luật .64 Một số điều cần tránh để không thất bại đàm phán kinh doanh .68 Một số vấn đề lƣu ý đàm phán ký kết hợp đồng kinh doanh thƣơng mại 70 4.5.1 Lưu ý chung: 70 4.5.2 Các lưu ý c\ụ thể khác: 72 TÀI LIỆU THAM KHẢO 78 4.4 4.5 CHƢƠNG HOẠT ĐỘNG GIAO TIẾP “Bất người ta trao đổi ý kiến nhằm thay đổi mối quan hệ, người bàn bạc để đến thống nhất, họ phải đàm phán với nhau” (Gerard I.Nirenberg) Giao tiếp hoạt động xã hội bản, đóng vai trị quan trọng đời sống kinh doanh Trong sống hang ngày, giao tiếp tốt giúp hạnh phúc, thành đạt hơn, dễ dàng giải nhiều tình khó xử Trong kinh doanh giao tiếp định đến thắng – thua đối tác Ở chương đề cập đến vấn đề hoạt động giao tiếp như: khái niệm, phân loại giao tiếp, tầm quan trọng, yếu tố cấu thành nên hoạt động giao tiếp, phương tiện giao tiếp… Trong chương này, sâu kỹ lắng nghe – kỹ “khó” lại vơ quan trọng tác động đến hiệu giao tiếp 1.1 Khái niệm phân loại giao tiếp 1.1.1 Khái niệm Giao tiếp q trình hoạt động trao đổi thơng tin người nói người nghe nhằm đạt mục đích Thơng thường, giao tiếp trải qua ba trạng thái: (1) Trao đổi thông tin, tiếp xúc tâm lý; (2) Hiểu biết lẫn nhau; (3) Tác động ảnh hưởng lẫn Các hoạt động sau gọi giao tiếp? 1.Viết báo cáo 6.Đàm phán 4.Chuyển fax 2.Trị chuyện 5.Làm việc nhóm Hướng dẫn cơng việc 3.Hội họp Hình 1.1: Một số hoạt động giao tiếp Giao tiếp trình phức tạp cấu thành nhiều yếu tố khác như: người gửi, người nhận, thông điệp, kênh thơng tin (có lời, khơng lời), bối cảnh… Tuy nhiên, có yếu tố cần phải trọng trình rèn luyện kỹ giao tiếp là: - Chủ thể đối tượng tham gia trình giao tiếp: (người gửi người nhận): Mỗi cá nhân tham gia giao tiếp người cụ thể, khác biệt tính khí, tính cách, nhu cầu, sở thích, niềm tin… Chính điều này, giao tiếp dễ xuất hiện tượng hiểu sai nghe nhầm - Thông điệp: Nội dung cần chuyển tải Trong q trình giao tiếp, thơng điệp lúc dễ hiểu dễ nhận thấy mà cịn có “nội dung ẩn” phía sau Thơng điệp đơn mang tính thơng tin có nhiều trường hợp đan xen với cảm xúc, mong đợi, nhu cầu, sở thích… đối tượng tham gia giao tiếp - Kênh thông tin: Ngơn ngữ có lời khơng lời (cử chỉ, điệu bộ, ánh mắt, nụ cười,…) Hình 1.2 Quá trình giao tiếp 1.1.2 Phân loại giao tiếp Có nhiều kiểu giao tiếp khác dựa tiêu chí khác - Xét hoạt động giao tiếp xã hội, chia thành ba loại: Giao tiếp truyền thống: mối quan hệ người người hình thành q trình phát triển xã hội, quan hệ ông bà, cha me, cái, hàng xóm… cuối trở thành văn hố ứng xử riêng xã hội Giao tiếp chức xuất phát từ chun hố xã hội, ngơn ngữ… quy ước, chuẩn mực, thông lệ chung xã hội cho phép người không quen biết nhau, khác thực vai trò xã hội sử dụng kiểu giao tiếp (như quan hệ xếp nhân viên, người bán người mua, chánh án bị cáo ) Giao tiếp tự quy tắc mục đích giao tiếp khơng quy định trước khn mẫu, xuất q trình tiếp xúc, tuỳ theo phát triển mối quan hệ Loại hình giao tiếp sống thực tế vô phong phú, sở thơng tin có để giải toả xung đột cá nhân - Xét khoảng cách tiếp xúc có hai loại trực tiếp gián tiếp Giao tiếp trực tiếp phương thức mặt đối mặt sử dụng ngơn ngữ nói phương thức phi ngôn ngữ (cử chỉ, hành động ) trình giao tiếp Giao tiếp gián tiếp phương thức thông qua phương tiện trung gian khác như: thư từ, fax, email… - Xét số người tham dự gồm loại như: Giao tiếp song phương (hai người giao tiếp với nhau) Giao tiếp nhóm (trong tập thể) Giao tiếp xã hội (quốc gia, quốc tế ) - Xét tính chất giao tiếp gồm hai loại: Giao tiếp thức loại hình giao tiếp có ấn định pháp luật, theo quy trình thể chế hố Giao tiếp phi thức khơng có tính ràng buộc hay mang nặng tính cá nhân, phải tn theo thơng lệ, quy ước thông thường - Xét theo nghề nghiệp có loại giao tiếp sư phạm, giao tiếp ngoại giao, giao tiếp kinh doanh 1.2 Tầm quan trọng giao tiếp Giao tiếp cách thức để cá nhân liên kết hịa nhập với nhóm, với xã hội Thông qua giao tiếp ngôn ngữ phi ngôn ngữ, người trao đổi thông tin với nhau, hiểu nhau, để hành động ứng xử phù hợp với hoàn cảnh chuẩn mực xã hội quy định Trong giao tiếp, người ta cần làm để cảm nhận, hiểu hành vi, ý nghĩ người có quan hệ giao tiếp, người hoạt động với mình, đánh giá thái độ, quan điểm, mục đích người giao tiếp để đưa hành động giao tiếp hiệu quả, xã hội chấp nhận 1.3 Các yếu tố cấu thành hoạt động giao tiếp Trong trình giao tiếp xã hội khơng có phân cực bên phát bên nhận thông tin, hai chủ thể tích cực, ln đổi vai cho Các chủ thể giao tiếp nhân cách xã hội hóa, hệ thống tín hiệu thơng tin họ sử dụng chịu chi phối quy tắc chuẩn mực xã hội khung cảnh văn hóa xã hội thống Đồng thời, cá nhân sắc tâm lý với khả sinh học mức độ trưởng thành mặt xã hội khác Như vậy, giao tiếp cấu trúc kép, nghĩa giao tiếp chịu chi phối động cơ, mục đích điều kiện giao tiếp hai bên, mơ tả sau: Động S1 > Hoạt động giao tiếp Động S2 Mục đích S1 Hoạt động giao tiếp Mục đích S2 Điều kiện S1 - Hoạt động giao tiếp Điều kiện S2 Hình 1.3 Cấu trúc kép giao tiếp Trong q trình giao tiếp, hai người ln tự nhận thức mình, đồng thời họ nhận xét, đánh giá phía bên Hai bên ln tác động ảnh hưởng lẫn trình giao tiếp 1.4 Nguyên nhân giao tiếp thất bại Q trình giao tiếp diễn có hiệu hay không người phát người nhận thông tin có chung hệ thống mã hóa giải mã hay không Những khác biệt ngôn ngữ, quan điểm, định hướng giá trị khiến trình giao tiếp bị ách tắc, hiểu lẫm, gây mâu thuẫn bên Nhận thức bên tham gia giao tiếp yếu tố gây ảnh hưởng trực tiếp mạnh đến hoạt động giao tiếp Trạng thái cảm xúc người giao tiếp, niềm tin quan điểm sống người tham gia giao tiếp định thông tin chọn lọc tiếp nhận bị bóp méo Ngồi ra, kể thêm số yếu tố dẫn đến giao tiếp thất bại : Thông điệp đưa sai Sử dụng phương pháp giao tiếp sai Thông điệp không gửi đối tuợng Khơng có thơng điệp đuợc đưa Sự kết hợp tất yếu tố Hộp 1.1: Để giao tiếp hiệu Tạo không khí tự nhiên Khơng khí buổi trị chuyện ảnh hưởng lớn đến tâm lý người nghe tiếp nhận họ với thông điệp người nói Khơng khí tự nhiên giúp người nghe thoải mái việc đưa phản hồi phản ứng bớt gượng ép khơng khí q nghiêm túc, thoải mái Để tạo khơng khí tự nhiên, trước hết chủ động cười tươi pha trò vài câu nhẹ nhàng Dĩ nhiên tùy đối tượng mà bạn có cách tạo khơng khí tự nhiên hợp lý Khi người căng thẳng tính chất buổi trị chuyện nghiêm túc, tạo khơng khí tự nhiên cách thể chân thành bạn Đừng cố gắng pha trò tất lo lắng, suy nghĩ vấn đề Thay đổi âm điệu tạo tính trầm bổng cho lời nói Nếu bạn nói chuyện giọng đều người nghe chẳng biết điều quan trọng bạn muốn nhắn gửi với họ Vì vậy, luyện tập cho giọng nói có tính trầm bổng, nhấn giọng, ngắt câu chỗ để làm bật thông điệp bạn Trước đưa thông tin quan trọng nên ngưng lại lát, quan sát người nghe để lôi kéo họ với trò chuyện, đồng thời tạo khoảng chờ đợi nhỏ thể điều đáng ý, ý nghe lời sau điều quan trọng… Phát huy hiệu ứng ngôn ngữ thể Bạn để ý, buổi diễn thuyết, diễn giả đánh giá nói chuyện lôi cuốn, hấp dẫn thường hay “vung tay, múa chân”, lắc đầu, nhún vai… Đó kết hợp hồn hảo lời nói ngơn ngữ thể Chính việc sử dụng ngơn ngữ thể phù hợp mà diễn giả khiến người nghe cảm thấy sức hút từ lời họ nói, khơng bị nhàm chán Để sử dụng ngôn ngữ thể cách tích cực, mua sách ngơn ngữ thể, lý giải cho bạn cử thể cảm xúc gì, luyện tập sao….Dĩ nhiên đừng nên lạm dụng ngôn ngữ thể Khi không cần thiết, việc hoa chân múa tay, lắc đầu nhún vai nhiều khiến cho người nghe cảm giác bạn cố ý thể điều từ cảm giác khó chịu với bạn thể Thăm dị cảm xúc ngƣời nghe Trong nói, để ý quan sát biểu cảm khuôn mặt, ngôn ngữ thể người nghe Nếu họ có phản ứng khơng hài lịng, khó chịu hay thích thú tùy theo mà điều chỉnh chủ đề, phong cách nói cho phù hợp Ln khiêm tốn, bạn chuyên gia, đoán Khiêm tốn nghĩa bạn không khoe khoang im lặng, khơng đưa chủ kiến cho hay nêu ý kiến cách dè dặt Khiêm tốn khơng nói chuyện cách hống hách, tự đắc, xem thường người nghe ln cho Khiêm tốn bạn tôn trọng khán giả, biết rõ nói gì.Bạn khơng thể xuất sắc lĩnh vực khẳng định quan điểm mình, điều bạn chắn Mở đầu, kết thúc thời điểm Trong yếu tố để giao tiếp hiệu quả, yếu tố thời gian đóng vai trị khơng phần quan trọng Nếu bạn muốn thuyết phục họ buồn bã, hay cáu gắt dễ đưa lại hậu tồi tệ Đưa vấn đề tranh luận người 1.5 Các phƣơng tiện giao tiếp 1.5.1 Giao tiếp ngôn ngữ Ngôn ngữ coi phương tiện giao tiếp tổng hợp chủ yếu Trong ngơn ngữ có ba phận ngữ pháp, từ vựng ngữ âm Cấu trúc ngữ pháp thường phản ánh trình độ phát triển dân tộc chủ thể ngơn ngữ Trong phạm vi xã hội, dân tộc, khác biệt mặt từ vựng ngữ âm cá nhân ghi nhận rõ nét Khi người giao tiếp với người khác, họ thường phải sử dụng ngôn ngữ nói viết để truyền đạt, trao đổi ý kiến, quan điểm, tư tưởng, tình cảm cho Có vốn ngơn ngữ phong phú có lợi giao tiếp Trong giao tiếp, ngôn ngữ thể không ý nghĩ tình cảm người mà cịn biểu trình độ học vấn, trình độ văn hóa nhân cách người Hiểu biết khéo léo việc sử dụng ngôn ngữ phù hợp yếu tố góp phần gây thiện cảm người đối diện, tạo thành công giao tiếp Chúng ta tham khảo ý kiến giao tiếp ngôn ngữ: - Lời nói phải vai xã hội, cương vị xã hội người Khi giao tiếp với ai, định hướng cho cách giao tiếp ứng xử cho phù hợp, khơng tự phụ kiêu căng mà không tự ti, khúm núm - Lời nói phải phù hợp với trình độ người nghe Trình độ q chênh lệch ngơn ngữ người nói người nghe gây khó hiểu hiểu lầm - Bảo đảm nguyên tắc truyền đạt thơng điệp: rõ ràng, rành mạch, khơng có từ, câu thừa, mặt khác lại cho phép số chỗ cần có lặp lại nhiều với mục đích nhấn mạnh, nêu bật ý cần thiết Ngoài ra, cần ý yếu tố sau để đạt hiệu giao tiếp ngơn ngữ: - Chuẩn bị truớc đầu cần nói - Tạo ý nguời nghe - Nói cách rõ ràng, ngắn gọn đủ nghe - Sử dụng từ ngữ thành ngữ quen thuộc, dễ hiểu - Nói giọng điệu phù hợp với hồn cảnh, tình - u cầu phản hồi qua hình thức nói (Nhắc lại ) Một số yếu tố ảnh hƣởng đến giao tiếp lời: - Người nói: Tốc độ, âm lượng, từ ngữ, trang phục, nét mặt… - Người nghe: Sự sẵn sàng, lo lắng, bệnh tật - Môi trường: Tiếng ồn, diện người lạ