Đang tải... (xem toàn văn)
Kiểm soát thông tin liên lạc nội bộ và bên ngoài, thu thập, truyền tải và phản hồi kịp thời, chính xác thông tin liên quan đến hệ thống quản lý để đảm bảo thông tin nội bộ của công ty được thông suốt.
CƠNG TY ABC Địa chỉ: … ****** QUY TRÌNH KIỂM SỐT TRAO ĐỔI THƠNG TIN Người soạn thảo Người kiểm tra Người phê duyệt Nguyễn Văn A Nguyễn Văn B Nguyễn Văn C Chức vụ Nhân viên TCHC Trưởng phòng TCHC Tổng Giám đốc Ngày 06/01/2023 07/01/2023 09/01/2023 Họ tên Chữ ký QUY TRÌNH KIỂM SỐT TRAO ĐỔI THƠNG TIN Mã số: QT-NS.14 Lần ban hành: 01 Ngày ban hành: 09/01/2023 Bộ phận: Phòng TCHC Trang /tổng số trang: 01/03 PHÂN PHỐI TÀI LIỆU Vị trí Bản tin Ban ISO Phân phối Vị trí Phịng Kinh doanh Phân phối Bộ phận cắt Ban điều hành sản xuất Bộ phận may Bộ phận kế tốn Hồn thiện Phịng Kế hoạch Xuất nhập Phòng TCHC, nhân QA, QC Bộ phận tuận thủ Kỹ thuật Bộ phận kho Cơ điện THEO DÕI SỬA ĐỔI TÀI LIỆU Trang/vị trí sửa đổi Nội dung sửa đổi Ban hành lần đầu Lần sửa đổi Ngày áp dụng 01 09/01/2023 MỤC ĐÍCH TS-QT-NS-14: QUY TRÌNH KIỂM SỐT TRAO ĐỔI THƠNG TIN QUY TRÌNH KIỂM SỐT TRAO ĐỔI THÔNG TIN Mã số: QT-NS.14 Lần ban hành: 01 Ngày ban hành: 09/01/2023 Bộ phận: Phòng TCHC Trang /tổng số trang: 02/03 Kiểm sốt thơng tin liên lạc nội bên ngoài, thu thập, truyền tải phản hồi kịp thời, xác thơng tin liên quan đến hệ thống quản lý để đảm bảo thông tin nội công ty thông suốt PHẠM VI ÁP DỤNG Áp dụng cho việc truyền đạt xử lý thông tin nội liên quan đến hiệu hệ thống quản lý công ty trao đổi thơng tin với bên bên ngồi, phân tích liệu từ hoạt động giám sát đo lường nguồn liên quan khác THAM KHẢO Tiêu chuẩn ISO 9001:2015; Tiêu chuẩn ISO 14001:2015; ĐỊNH NGHĨA VÀ CHỮ VIẾT TẮT Thông tin bên ngồi: Kết giám sát kiểm tra thơng tin phản hồi Sở TNMT, Sở LĐTBXH, Cơ quan Giám định quan chứng nhận; Thông tin sách, quy định tiêu chuẩn, chẳng hạn luật, quy định tiêu chuẩn liên quan đến chất lượng, mơi trường an tồn, PCCC; Thơng tin khiếu nại bên liên quan cung cấp (khách hàng, nhà cung cấp, đơn vị đo lường, phương tiện truyền thông, cư dân địa phương tổ chức xã hội, v.v.); Các thơng tin bên ngồi khác, chẳng hạn thông tin chất lượng, môi trường, an toàn kỹ thuật, quản lý, v.v phận khác trực tiếp lấy từ bên ngoài, chẳng hạn thị trường, hiệp hội ngành nghề, sản phẩm mới, hướng phát triển kỹ thuật, v.v Thông tin nội bộ: Thơng tin bình thường, chẳng hạn việc hồn thành sách (mục tiêu), hồ sơ giám sát đo lường, báo cáo đánh giá nội xem xét quản lý, hồ sơ khác trình vận hành bình thường hệ thống; Thơng tin không phù hợp, chẳng hạn báo cáo không phù hợp hoạt động hàng ngày hệ thống đánh giá nội bộ, biện pháp khắc phục / phịng ngừa, v.v.; Thơng tin khẩn cấp, chẳng hạn thông tin hồ sơ chất lượng, môi trường an toàn cố chất lượng lớn, hỏa hoạn, hàng nguy hiểm, v.v.; Thông tin nội khác, chẳng hạn đề xuất nhân viên để cải tiến hệ thống quản lý NỘI DUNG Thông tin truyền qua miệng, điện thoại, họp, tài liệu, văn bản, hồ sơ chất lượng, bảng thông báo, sách báo nội bộ, trao đổi thảo luận, phương tiện điện tử, thiết bị nghe nhìn, truyền thơng, nhóm Zalo, Internet công cụ phương pháp giao tiếp khác 5.1 Thu thập xử lý thông tin bên ngồi: TS-QT-NS-14: QUY TRÌNH KIỂM SỐT TRAO ĐỔI THƠNG TIN QUY TRÌNH KIỂM SỐT TRAO ĐỔI THƠNG TIN Mã số: QT-NS.14 Lần ban hành: 01 Ngày ban hành: 09/01/2023 Bộ phận: Phòng TCHC Trang /tổng số trang: 03/03 Phòng TCHC chịu trách nhiệm thu thập kết giám sát, kiểm tra thông tin phản hồi từ Sở TNMT, Sở LĐTBXH, Cơ quan Giám định quan chứng nhận chuyển đến phận liên quan cơng ty Các phận khác có trách nhiệm thu thập, cập nhật, đối chiếu trình phận quản lý liệu thông tin sách, quy định tiêu chuẩn Ban Lãnh đạo chịu trách nhiệm liên lạc với phận chủ quản cơng ty giới truyền thơng, tìm hiểu thơng tin liên quan, chuyển thơng tin bên ngồi cho phận liên quan, phân tích ghi chép, đồng thời phản hồi kịp thời cho phận liên quan Các thông tin khác mà phận trực tiếp thu từ bên ngoài, chẳng hạn công nghệ cải tiến chất lượng, thông tin quản lý chất lượng, thông tin môi trường an toàn, v.v., cung cấp lại cho phận tương ứng vòng tuần, người chịu trách nhiệm phân loại, xếp chuyển đến phận liên quan cần thiết 5.2 Thu thập xử lý thông tin nội bộ: Xử lý thông tin bình thường: phận trực tiếp thu thập truyền thơng tin bình thường hàng ngày; Ban ISO phổ biến mục tiêu tình trạng hồn thành cho phận liên quan cách phát hành "Báo cáo xem xét lãnh đạo", "Báo cáo đánh giá nội bộ" "Báo cáo đánh giá bên thứ ba", Kết đánh giá nội bộ, luật quy định cập nhật thông tin khác Thông tin không phù hợp tiềm ẩn xử lý theo "Quy trình kiểm sốt khơng phù hợp hành động khắc phục" Thông tin khẩn cấp (chẳng hạn xảy cố lớn chất lượng cố an tồn mơi trường) phận phát chuyển đến Ban ISO để xử lý sử dụng liên lạc khẩn cấp qua điện thoại Đối với thông tin nội khác chuyển cho phận tương ứng để xử lý theo nhiều cách khác 5.3 Truyền thông tin Tất phận liên quan chuyển thông tin đến phận chức năng, phận chức có trách nhiệm liên hệ với phận liên quan để liên lạc Đối với công tác quản lý hố chất, PCCC, Cơ điện, y tế, … thơng tin người phụ trách cần niêm yết khu vực tương ứng để kịp thời thông báo trao đổi trường hợp phát sinh tình khẩn cấp - TS-QT-NS-14: QUY TRÌNH KIỂM SỐT TRAO ĐỔI THƠNG TIN