Đang tải... (xem toàn văn)
các mối quan hệ trong văn hóa công sở. các mối quan hệ trong văn hóa công sở, các mối quan hệ trong văn hóa công sở, các mối quan hệ trong văn hóa công sở, các mối quan hệ trong văn hóa công sở, các mối quan hệ trong văn hóa công sở
BỘ NỘI VỤ ******************** TÊN ĐỀ TÀI CÁC MỐI QUAN HỆ ỨNG XỬ TRONG CÔNG SỞ BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Văn hóa cơng sở Mã phách: Hà Nội - 2023 MỤC LỤC A PHẦN MỞ ĐẦU B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CÔNG TY X 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Công ty X .7 1.1.1 Lịch sử hình thành 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn 1.1.3 Cơ cấu tổ chức 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư, lưu trữ Phòng Hành nhân .9 1.2.1 Tình hình tổ chức 1.2.2 Chức .10 1.2.3 Nhiệm vụ, quyền hạn 10 1.2.4 Cơ cấu tổ chức .10 CHƯƠNG 2: THỰC TIỄN CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA PHỊNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ CƠNG TY X 11 2.1 Thực tiễn cơng tác văn thư Phịng hành nhân Cơng ty X .11 2.1.2 Soạn thảo ban hành văn 11 2.1.2 Quản lý văn 13 2.1.3 Quản lý, sử dụng dấu 18 CHƯƠNG 3: SO SÁNH, ĐỐI CHIẾU GIỮA LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 19 3.1 Nêu điểm giống lý luận thực tiễn áp dụng Công ty X 19 3.1.1 Soạn thảo ban hành văn 19 3.1.2 Quản lý, sử dụng dấu 20 3.2 Nêu điểm khác lý luận thực tiễn áp dụng Công ty X .21 3.3 Đề xuất kiến nghị 22 3.3.1 Tổ chức tuyển dụng, tập huấn, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ 22 3.3.2 Chính sách đãi ngộ .23 3.3.3 Trang bị trang thiết bị, sở vật chất 23 C PHẦN KẾT LUẬN 24 D PHỤ LỤC .25 A PHẦN MỞ ĐẦU Từ quan cấp quốc gia, đến quan, đơn vị, doanh nghiệp nhỏ trình hoạt động sản sinh giấy tờ liên quan văn bản, tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Các tài liệu lưu trữ tốt nguồn cung cấp thơng tin có giá trị pháp lý, xác kịp thời cho lãnh đạo, quản lý tổ chức Nếu cơng tác văn thư lưu trữ làm tốt góp phần quan trọng bảo đảm thông tin cho hoạt động tổ chức, cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy, phục vụ mục đích trị, kinh tế, văn hóa, xã hội Đồng thời, làm tốt cơng tác văn thư lưu trữ cịn góp phần bảo vệ thơng tin có liên quan đến quan, tổ chức bí mật quốc gia Ngay từ ngày đầu nước nhà giành độc lập, Hồ Chí Minh, Chủ tịch Chính phủ Cách mạng Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa ký Thông đạt số 1C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 cơng tác cơng văn, giấy tờ, Người rõ "tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt phương diện kiến thiết quốc gia" đánh giá "tài liệu lưu trữ tài sản qúy báu, có tác dụng lớn việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch cơng tác phương châm sách mặt trị, kinh tế, văn hóa, khoa học kỹ thuật Do đó, việc lưu trữ công văn, tài liệu công tác quan trọng" Xác định ý nghĩa to lớn tầm quan trọng công tác lưu trữ xã hội nghiệp xây dựng, bảo vệ Tổ quốc, ngày 17 tháng năm 2007, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 1229/QĐ-TTg Ngày truyền thống ngành Lưu trữ Việt Nam lấy ngày 03 tháng 01 hàng năm "Ngày Lưu trữ Việt Nam" Đối với quan, tổ chức, công tác văn thư, lưu trữ có vai trị đặc biệt quan trọng Tuy quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng có đặc điểm chung trình hoạt động sản sinh giấy tờ liên quan văn bản, tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Bởi gốc, chính, xác nhận việc xảy có giá trị pháp lý cao Việc soạn thảo, ban hành văn quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ cịn quan trọng nhiều Do đó, quan, tổ chức thành lập, công tác văn thư, lưu trữ tất yếu hình thành "huyết mạch" trọng hoạt động quan, tổ chức Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức Nhận thấy tầm quan trọng văn phòng, hoạt động văn phòng ngày quan tâm, nâng cao chất lượng Bên cạnh việc tham mưu tổng hợp, đảm bảo hậu cần, công tác văn thư, lưu trữ hoạt động quan trọng văn phòng quan, tổ chức Bộ phận văn thư, lưu trữ xem đầu mối thông tin đơn vị toàn quan Để giúp sinh viên nắm vững kiến thức không bị bỡ ngỡ trước trường, Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng trường Đại học Nôi Vụ Hà Nội tổ chức cho sinh viên kiến tập tốt nghiệp theo chương trình, kế hoạch đào tạo Với mục đích so sánh lý thuyết áp dụng vào thực tiễn, đợt kiến tập giúp sinh viên có nhìn tổng qt, thực tiễn ngành học Được kiến tập Công ty X, với em vinh dự lớn Bởi mơi trường động, thuận lợi, nơi mà em có hội tiếp xúc với cơng việc hành văn phịng, đặc biệt chuyên ngành văn thư - lưu trữ, giúp em củng cố kiến thức kỹ học Với mục đích so sánh lý thuyết áp dụng vào thực tiễn, đợt kiến tập giúp để sinh viên có nhìn tổng qt, thực tiễn ngành học Nhân em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy cô giáo khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng trường Đại học Nôi Vụ Hà Nội, anh chị Cơng ty X - người tận tình bảo tạo điều kiện giúp đỡ chúng em hồn thành báo cáo Do thời gian có hạn lần tiếp xúc với thực tế công việc quan nên viết em tránh khỏi hạn chế định Em mong nhận góp ý, bảo thầy cô giáo, anh chị Công ty X để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠNG TY X 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Cơng ty X 1.1.1 Lịch sử hình thành Năm 2014 – 2017 Cô Nguyễn Thị Kim N – sinh viên khoa Tiếng Anh trường Đại học Sư phạm Hà Nội bắt đầu gây dựng nên lớp học quy mô nhỏ từ ngày đầu bước chân vào nghề Cô vừa giảng dạy quản lý lớp học Tiếng Anh Phan Đình Phùng – Hà Nội Năm 2018 đến Trong suốt khoảng thời gian từ năm 2018 đến năm 2021, lớp học Tiếng Anh tiếp tục lớn mạnh, với mạnh giảng dậy khối 12 ơn thi THPT Qc gia Năm 2019, lớp học tiếng anh trở thành lị luyện đề thi vào 10, Đại học uy tín hàng đầu Hà Nội Khơng dừng lại đó, để đáp ứng nhu cầu đăng ký theo học em học sinh khối Tiểu học – Trung học sở, đội ngũ quản lý tiến hành mở rộng phạm vi lớp học Châu Long – Hà Nội Khi đó, đội ngũ trợ giảng lớp học phát triển từ số thành viên chạm mốc 50 thành viên, trự thuộc ban tách biệt để phá huy tối đa mạnh lớp học Lớp học tiếng anh Nguyễn Thị Kim N sau q trình hoạt động, thức ngày 28/4/2021 cấp phép kinh doanh lấy tên Công ty X (Kim Ngan English Co., LTD) Khi trở thành doanh nghiệp, quy mơ lớp học ngày phát triển, có nhiều sở dạy học sở Nguyễn Trường Tộ - Hà Nội, Đội Cấn – Hà Nội; Đại Cồ Việt – Hà Nội Hơn nữa, công ty không dừng lại việc thực tốt mảng dạy học, ôn thi THPT Quốc Gia, Tiếng Anh cấp Tiểu học – THCS – THPT mà tiến tới mảng IELTS (International English Language Testing System) Tại thời điểm dịch bệnh COVID – 19, lớp học Tiếng Anh chuyển sang giảng dạy Online dịch bệnh qua lại trở thành phương tiện giảng dạy hữu ích dành cho bạn học sinh toàn quốc 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Công ty X thuộc Sở Giáo dục Đào tạo Hà Nội, có chức đào tạo, bồi dương ngoại ngữ Nhằm góp phần cải thiện, nâng cao trình độ hiểu biết, kỹ sử dụng ngoại ngữ cho cấp Tiêu học – THCS – THPT toàn quốc, đáp ứng nhu cầu chất lượng điểm số cho q trình học tập học sinh Cơng ty ln tổ chức thực chương trình đào tạo, bồi dưỡng nâng cao lực ngoại ngữ đáp ứng nhu cầu người học Thực công tác tuyển sinh quản lý người học Tổ chức biện soạn, lực chọn tài liệu giảng dạy đáp ứng chuẩn đầu chương trình đào tạo, bồi dưỡng phù hợp với đối tượng người học Tổ chức hoạt động đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ cho nhân viên, giáo viên lớp học 1.1.3 Cơ cấu tổ chức Đội ngũ Ban lãnh đạo Ban lãnh đạo có chức quản lý, điều hành khối lớp hoạt động Công ty Quản lý hoạt động diễn công ty Giám đốc Tăng trưởng, Phó Giám đốc Điều hành Đội ngũ quản lý khối lớp Đội ngũ quản lý khối lớp Ielts, khối THPT, khối THCS khối Tiểu học, trực tiếp giảng dạy, giúp việc quản lý đội Trợ giảng phụ trách công việc diễn lớp học (bao gồm điểm danh, sĩ số, quản lý điểm số qua kiểm tra) Đội ngũ quản lý công việc khác Quản lý Bán hàng phụ trách công việc bán sản phẩm tài liệu biên soạn công ty; Quản lý Truyền thông phụ trách quản lý kênh truyền thông xã hội Facebook, Tiktok, kiểm duyệt thông tin trước đăng tải công khai; Quản lý Chuyên môn quản lý kiến thức trình dạy, tham gia biên soạn tài liệu giảng dạy; Quản lý Hành nhân phụ trách tuyển dụng, quản lý vấn đề nhân sự, sở vật chất công ty; Quản lý Cơng đồn, chăm sóc khách hàng, kế tốn đội ngũ thư ký hỗ trợ phận 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư, lưu trữ Phịng Hành nhân 1.2.1 Tình hình tổ chức Văn thư lưu trữ phận thuộc Phịng hành nhân sự, có nhiệm vụ bảo quản, lưu trữ, chỉnh lý tổ chức khai thác sử dụng có hiệu q trình phục vụ nhu cầu giải công việc nhân viên công ty Công tác Lưu trữ quản lý trưởng phịng Hành nhân Tuy nhiên doanh nghiệp năm gần nên công tác văn thư lưu trữ cịn có phần chưa hồn thiện, nhân viên phụ trách cơng tác lưu trữ chưa phân công, nghiệp vụ lưu trữ chưa đạt yêu cầu dẫn đến khó khăn bất cập việc bảo quản khai thác 1.2.2 Chức Phịng Hành nhân phịng ban tham mưu, giúp việc cho cơng ty Phịng có nhiệm vụ đạo phối hợp, điều hòa hoạt động phịng ban khác cơng ty Thực quản lý sở vật chất, tổng hợp, tham mưu đảm bảo thuận lợi cho hoạt động công ty 1.2.3 Nhiệm vụ, quyền hạn Tham mưu, giúp việc cho ban lãnh đạo, xây dựng, tổ chức thực Quy chế làm việc, lịch công tác theo thời kỳ năm học; Điều hòa, phối hợp làm việc với phịng ban khác cơng ty đảm bảo đạt tiến độ đề ra; Chuẩn bị, tổ chức hợp thường xuyên công ty, phân công công việc dự án công ty; Xây dựng báo cáo định kỳ theo năm học; Tiếp nhận văn bản, tài liệu đến công ty; Phối hợp với phịng ban khác cơng ty tổ chức thực cơng tác khen thưởng có kết bình xét, đánh giá, khen thưởng nhân viên cơng ty 1.2.4 Cơ cấu tổ chức Phịng hành nhân bao gồm: 01 Trưởng phịng hành nhân sự; 10 Hiện Phịng hành nhân Cơng ty X chưa có hệ thống quản lý văn đi, đến nên văn nhập thủ công phần mềm Excel Duyệt thảo văn Bản thảo văn thường văn chun mơn nên phải người có chun mơn, thẩm quyền ký văn duyệt Bản thảo văn đạt yêu cầu nội dung, thẩm quyền ban hành, người có thẩm quyền duyệt ký văn cho phép phát hành Trường hợp thảo duyệt kỷ cần sửa chữa, bổ sung phải trình người có thẩm quyền ký để xem xét, định Kiểm tra văn trước ký ban hành Người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm trước người đứng đầu quan, tổ chức đảng nội dung văn Trưởng phịng Hành nhân chịu trách nhiệm trước người đứng đầu quan, tổ chức đảng thể thức, kỹ thuật trình bày văn bàn; văn thư có trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn gửi trả lại yêu cầu sửa lại văn khơng thể thức, kỹ thuật trình bày văn Trình ký ký văn Phịng Hành nhân chịu trách nhiệm trình ký tất văn công ty Đối với văn giấy, ký văn dùng bút có mực màu xanh, không dùng loại mực dễ phai để ký 12 Đối với văn điện tử, việc ký số thực theo hướng dẫn quan có thẩm quyền Với tính chất, lĩnh vực Cơng ty, lượng văn năm thường không nhiều 2.1.2 Quản lý văn 2.1.2.1 Quản lý văn Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn Trước phát hành văn bản, Phịng hành nhân kiểm tra lại thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; phát sai sót báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải Ghi số ngày, tháng, năm văn Ghi số văn bản: Tất văn quan, tổ chức ghi số theo hệ thống số chung quan, tổ chức Phịng hành nhân thống quản lý; Ghi ngày, tháng, năm văn bản: Việc ghi ngày, tháng, năm văn quy phạm pháp luật thực theo quy định pháp luật hành; Cơ sở liệu quản lý văn máy vi tính Đăng ký văn Cơ sở liệu quản lý văn máy vi tính Yêu cầu chung việc xây dựng Cơ sở liệu quản lý văn thực theo quy định hành pháp luật lĩnh vực Việc đăng ký (cập nhật) văn vào Cơ sở liệu quản lý văn thực theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm Excel 13 Nhân bản, đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật Nhân bản: Văn nhân theo số lượng xác định phần Nơi nhận văn thời gian quy định Đóng dấu quan: - Việc đóng dấu lên chữ ký phụ lục kèm theo văn phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu quy định Khi đóng dấu lên chữ ký dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái; - Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu văn bản, tài liệu chuyên ngành phụ lục kèm theo thực theo quy định Bộ trưởng, Thủ trưởng quan quản lý ngành - Dấu giáp lai đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy; dấu đóng tối đa 05 trang văn Làm thủ tục chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Chuyển phát văn - Văn phải hoàn thành thủ tục phát hành chuyển phát ngày văn ký, chậm ngày làm việc - Trường hợp quan, tổ chức có số lượng văn chuyển giao nội nhiều việc chuyển giao văn thực tập trung Phịng hành nhân Chuyển giao trực tiếp cho quan, tổ chức khác - Tất văn Phịng hành nhân người làm giao liên quan, tổ chức chuyển trực tiếp cho quan, tổ chức khác phải đăng ký vào phần mềm Excel chuyển giao văn Lưu văn 14 Việc lưu văn thực sau: - Mỗi văn phải lưu hai bản: gốc lưu Phịng hành nhân lưu hồ sơ theo dõi, giải cơng việc - Bản gốc lưu Phịng hành nhân phải đóng dấu xếp theo thứ tự đăng ký - Trường hợp văn dịch tiếng nước ngoài, lưu tiếng Việt phải kèm theo dịch xác nội dung bảng tiếng nước ngồi - Việc lưu giữ, bảo quản sử dụng lưu văn có đóng dấu mức độ mật thực theo quy định hành bảo vệ bí mật nhà nước - Phịng hành nhân có trách nhiệm lập sổ theo dõi phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng lưu phòng theo quy định pháp luật quy định cụ thể quan, tổ chức 2.1.2.2 Quản lý văn đến Tiếp nhận văn đến Đối với văn giấy - Tất văn bản, tài liệu gửi đến cơng ty Phịng hành nhân tiếp nhận Những văn gửi đến hành chính, người giao nhiệm vụ tiếp nhận, cất vào tủ có khố để giao cho Phịng hành nhân quan vào đầu ngày làm việc - Khi nhận văn đến, Phòng hành nhân người giao nhiệm vụ tiếp nhận phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, mối dán, dấu niêm phong (nếu có), nơi gửi ký nhận Trường hợp phát có sai sót dấu 15 hiệu bất thường phải báo cáo với người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết phải lập biên với người chuyển văn - Phòng hành nhân mở tất bị văn gửi đến công ty, trừ bị văn gửi đến có dấu "riêng người có tên mở bì", bị thư riêng cá nhân, bị hồ sơ đấu thầu bì văn đến theo quy định riêng công ty - Đối với bị văn đến khơng Phịng hành nhân bóc vỏ, văn liên quan đến cơng việc chung quan, tổ chức đảng cá nhân nhận bì văn có trách nhiệm phối hợp với Phịng hành nhân để đăng ký Đối với văn điện tử - Phịng hành nhân (hoặc đơn vị, cá nhân giao trách nhiệm đầu mối, quản lý vận hành hệ thống văn điện tử) phải kiểm tra tính hợp lệ chữ ký số việc thực chứng thực chữ ký số, kiểm tra tính tồn vẹn văn điện tử - Trường hợp văn điện tử đến không hợp lệ có sai sót gửi trả lại quan, tổ chức gửi văn thông báo cho người có thẩm quyền cho ý kiến xử lý Đóng dấu đến đăng ký văn đến Đối với văn giấy - Mỗi văn gửi đến, Phịng hành nhân đóng dấu đến vào góc trái, trang đầu, số ký hiệu văn bản; ghi đầy đủ thông tin khung dấu đến Số thứ tự văn đến đánh liên tục cho năm - Phịng hành nhân số hoá văn đến theo hướng dẫn quan có thẩm quyền 16 - Văn đến đăng ký vào sổ đăng ký văn đến sở liệu quản lý văn đến mạng máy tính cơng ty mạng thơng tin diện rộng công ty Văn đến đăng ký sở liệu phải in giấy đầy đủ thông tin theo mẫu Đối với văn điện tử - Cập nhật trường thông tin gắn tập văn vào sở liệu - Trường hợp cần in văn điện tử đến có chữ ký số sang văn giấy thị thực theo hướng dẫn quan có thẩm quyền Số văn đến lấy thống văn giấy văn điện tử Phân phối, chuyển giao văn đến - Sau đăng ký văn đến, Phịng hành nhân chuyển cho người có thẩm quyền phân phối văn - Người có thẩm quyền phân phối văn đến xác định đơn vị, cá nhân chủ trì xử lý phối hợp xử lý văn đến (đối với văn đến có liên quan đến nhiều đơn vị, cá nhân) chuyển văn thư quan để chuyển đến đơn vị, nhân có trách nhiệm xử lý văn Khi chuyển giao văn giấy đến, đơn vị, cá nhân tiếp nhận văn phải ký nhận vào số chuyển giao văn Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến - Người đứng đầu phận có trách nhiệm đạo giải kịp thời văn đến giao người có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến - Bộ phận, cá nhân giao giải văn đến có trách nhiệm giải văn đến thời hạn quy định Những văn đến có dấu mức độ khẩn phải giải 17 - Kết giải văn đến vấn đề cần báo cáo, xin ý kiến lãnh đạo quan phải cập nhật vào phiếu xử lý để chuyển văn Là doanh nghiệm nên số lượng văn đến Công ty X số lượng chưa nhiều 2.1.3 Quản lý, sử dụng dấu Người đứng đầu cơng ty có trách nhiệm giao cho Phịng hành nhân quản lý, sử dụng dấu thiết bị lưu khố bí mật công ty theo quy định; định kỳ kiểm tra việc bảo quản sử dụng loại dấu, thiết bị lưu khố bí mật cơng ty Phịng hành nhân có trách nhiệm - Bảo quản an tồn, sử dụng dấu trụ sở cơng ty - Việc bàn giao dấu công ty cho người khác thực người có thẩm quyền đồng ý văn phải lập biên bàn giao Sử dụng dấu - Trước đóng dấu, Phịng hành nhân phải kiểm tra lại, đối chiếu chữ ký văn với chữ ký mẫu đăng ký - Phịng hành nhân trực tiếp đóng dấu vào văn công ty ban hành văn bản; đóng dấu vào văn sau có chữ ký người có thẩm quyền 18 - Dấu đóng phải ngắn, rõ ràng, chiều, dùng mực dấu màu đỏ theo quy định trùm lên khoảng 1/3 chữ ký người có thẩm quyền phía bên trái - Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu văn người đứng đầu cơng ty quy định Việc đóng dấu lên văn bàn kèm theo văn chỉnh phụ lục người ký văn định Dấu treo đóng lên trang đầu, trùm lên phần tên công ty tiêu để phụ lục Dấu giáp lai đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tở giấy; dấu đóng tối đa tờ văn CHƯƠNG 3: SO SÁNH, ĐỐI CHIẾU GIỮA LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 3.1 Nêu điểm giống lý luận thực tiễn áp dụng Công ty X 3.1.1 Soạn thảo ban hành văn Soạn thảo văn Căn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn mục đích, nội dung văn cần soạn thảo, người đứng đầu cơng ty người có thẩm quyền giao cho phịng ban cá nhân chủ trì soạn thảo văn Phòng ban cá nhân giao chủ trì soạn thảo văn thực cơng việc: Xác định tên loại, nội dung độ mật, mức độ khẩn văn cần soạn thảo; thu thập, xử lý thơng tin có liên quan; soạn thảo văn hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày 19 Cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị trước pháp luật thảo văn phạm vi chức trách, nhiệm vụ giao Duyệt thảo văn - Bản thảo văn phải người có thẩm quyền ký văn duyệt - Trường hợp thảo văn phê duyệt cần sửa chữa, bổ sung phải trình người có thẩm quyền ký xem xét, định Kiểm tra văn trước ký ban hành - Người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm trước người đứng đầu quan, tổ chức trước pháp luật nội dung văn Ký ban hành văn - Người ký văn phải chịu trách nhiệm trước pháp luật văn ký ban hành Người đứng đầu cơng ty phải chịu trách nhiệm trước pháp luật toàn văn công ty ban hành - Đối với văn giấy, ký văn dùng bút có mực màu xanh, khơng dùng loại mực dễ phai 3.1.2 Quản lý, sử dụng dấu Quản lý dấu Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm giao cho Văn thư quan quản lý, sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật quan, tổ chức theo quy định Phòng hành nhân có trách nhiệm 20