Đang tải... (xem toàn văn)
5.1. Giới thiệu Microsoft Excel Excel là một phần mềm lập bảng tính nằm trong bộ Office của Microsoft. Excel giúp người dùng dễ dàng: Tính toán, phân tích số liệu Lập thống kê, báo cáo Truy xuất dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu khác Lập đồ thị thống kê và sơ đồ Tạo macro để tự động hóa các công việc thường nhật Và nhiều tính năng ứng dụng trong từng lĩnh vực khác nhau… Các từ khóa cần làm quen và ý nghĩa của chúng:
Giáo Trình Office 2013 CHƯƠNG MICROSOFT EXCEL 5.1 Giới thiệu Microsoft Excel Excel phần mềm lập bảng tính nằm Office Microsoft Excel giúp người dùng dễ dàng: - Tính tốn, phân tích số liệu - Lập thống kê, báo cáo - Truy xuất liệu từ sở liệu khác - Lập đồ thị thống kê sơ đồ - Tạo macro để tự động hóa cơng việc thường nhật - Và nhiều tính ứng dụng lĩnh vực khác nhau… Các từ khóa cần làm quen ý nghĩa chúng: - Workbook: file liệu có nhiều bảng tính(worksheet) - Worksheet(cịn gọi sheet): bảng tính, số dịng worksheet 1,048,576 số cột là16,384 - Chart sheet: sheet chứa đồ thị - Ribbon: Nhóm lệnh menu truyền thống thành cụm lệnh để dễ dàng truy cập hình Có nhóm Ribbon chính: HOME, INSERT, PAGE LAYOUT, FORMULAS, DATA, REVIEW, VIEW 5.1.1 Các thành phần cửa sổ Excel Trang 150 Giáo Trình Office 2013 5.1.2 Các kiểu liệu cách nhập Các kiểu liệu Các kiểu liệu thường dùng Excel gồm: kiểu ký tự, kiểu số, kiểu ngày tháng Mặc định, nhập liệu Excel, kiểu ký tự tự động gióng hàng trái, kiểu số kiểu ngày gióng hàng phải - Nhập liệu cố định: click chuột/di chuyển chuột phím tab/ key up/ key down đến cell cần nhập nhập liệu enter - Nhập ký tự đặc biệt: Insert Symbol chọn bảng mã chọn ký hiệuInsert - Nhập liệu công thức: bắt đầu dấu = +, theo sau địa ô liệu với tốn tử hàm (hàm trình bày phần sau) Kiểu ký tự Kiểu số Kiểu ngày Các lưu ý: - Nếu nhập số mà không cần tính tốn, nên định dạng kiểu Text trước nhập: vào Home Number Text OK - Nhập ngày thời gian: cần định dạng mặc định Control Panel Regional and Language Options trước nhập - Khi nhập thời gian muốn định dạng theo chuẩn 12 thêm A P vào sau thời gian nhập vào, khơng Excel tự hiểu AM Ví dụ 6:30 AM 5:15 PM - Để nhập nội dung cho nhiều ô chọn ô nhập liệu ô đầu tiênnhấn a Hủy bỏ thao tác nhập liệu - Nhấn Ctrl-Z: hủy liệu vừa nhập - Nhấn Ctrl-Y: phục hồi lại lệnh vừa hủy b Hiệu chỉnh nội dung ô - Hiệu chỉnh: Chọn ô cần hiệu chỉnh nhấn F2nhập nội dung Trang 151 Giáo Trình Office 2013 - Xóa nội dung: chọn cần xóa nội dung nhấn Delete Cách xóa liệu, định dạng cịn - Để xóa định dạng: chọn cần xóa nội dung Home Clear chọn tùy chọn: Clear All: xóa tất nội dung định dạng Clear Formats: xóa định dạng Clear Contents: xóa nội dung Clear Comments: xóa thích Clear Hyperlinks: xóa liên kết liệu c Công cụ nhập liệu tự động - Dùng AutoFill: AutoFill cho phép nhập liệu tự động theo mẫu có sẵn Các dạng AutoFill Excel gồm: o Tự động lặp lại giá trị nhập trước Chức đơi gây phiền tối cho người dùng trường hợp khơng muốn lặp lại tự động Để bật tắt chức này, ta thực hiện: File tab Options Advancedchọn (bật) bỏ chọn(tắt) checkbox Enable AutoComplete for cell values o Bật tắt Fill handle: fill handle chức tự động cài đặt Excel cho phép người dùng chép công thức , liệu cho dòng, cột cách tự động Tuy nhiên, tắt chức cách vào File tabOptionsAdvancedEnable fill handle and cell drag-and-drop Điền liệu cho dòng/cột liền kề: chức cho phép người dùng chép liệu sang cột dòng kế liệu có cách nhanh chóng Thực hiện: chọn cột/dòng (trống) liền kề liệu, chọn biểu tượng tương ứng tab Home EditingFill chọn vị trí để điền liệu: Down/Right/Up/Left Trường hợp muốn tạo dãy liệu tự động, dùng Series Thực hiện: Trang 152 Giáo Trình Office 2013 • Chọn dãy nhập giá trị dãy GIÁ TRỊ NHẬP VÀO GIÁ TRỊ MỞ RỘNG 1, 2, 4, 5, 6, 9:00 10:00, 11:00, 12:00, Mon Tue, Wed, Thu, Monday Tuesday, Wednesday, Thursday, Jan Feb, Mar, Apr, Jan, Apr Jul, Oct, Jan, Jan-07, Apr-07 Jul-07, Oct-07, Jan-08, 15-Jan, 15-Apr 15-Jul, 15-Oct, 2007, 2008 2009, 2010, 2011, 1-Jan, 1-Mar 1-May, 1-Jul, 1-Sep, Qtr3 (or Q3 or Quarter3) Qtr4, Qtr1, Qtr2, text1, textA text2, textA, text3, textA, 1st Period 2nd Period, 3rd Period, Product Product 2, Product 3, • Home EditingFillSeriesmàn hình xuất • Linear : tạo dãy tính tốn cách cộng thêm giá trị vào cho tính Step value • Growth: tạo dãy tính tốn cách nhân giá trị cho tính với giá trị Step value Trang 153 Giáo Trình Office 2013 • Date: tạo dãy ngày tăng dần theo giá trị xác định Step Value đơn vị Date unit • AutoFill: tạo dãy liệu giống cách di chuyển ký hiệu Fill handle bảng tính o Điền tự động chuỗi số, ngày, tháng năm chuỗi ký tự định dạng khác: chức cho phép người dùng nhập dãy giá trị theo thứ tự tăng dần dãy giá trị biết trước Bảng sau cho gợi ý giá trị nhập vào tương ứng với giá trị mở rộng 5.2 Quản lý worksheet 5.2.1 Các thao tác worksheet a Thêm worksheet - Click Insert Worksheet button bên phải worksheet hành - Hoặc R_Click tên sheet, chọn Insert xuất hộp thoại Insert chọn Worksheet b Xóa worksheet - R_Click tab worksheet cần xóa Delete c Đổi tên worksheet - R_Click worksheet cần đổi tênchọn Rename gõ tên enter - Hoặc double_click worksheetgõ tên mớienter d Sao chép worksheet - Chọn worksheet cần thao tác chọn Move or Copy, hình xuất Thực trình tự thao tác từ đến hình nhấn OK - Nếu muốn di chuyển worksheet thực thao tác nhấn OK Trang 154 Giáo Trình Office 2013 Chọn tên tập tin chứa worksheet sau copy Mặc định tên workbook Chọn vị trí đặt worksheet Chọn Create a copy muốn tạo bảng copy một tập tin e Quản lý nội dung bảng tính - Chọn tồn nội dung bảng tính: click chọn góc bảng tính (bên trái cột A phía dịng 1) - Chọn dịng/cột: click tên dòng(vd: 1) /tên cột muốn chọn (vd: A) - Thay đổi độ rộng dịng/cột vừa khít với nội dung: đưa chuột vào cạnh trên/dưới dòng hay cạnh trái/phải cột double click f Tìm thay liệu - Click Find & Select nhóm Editing tab Home - Chọn Find Replace, hộp thoại xuất 1.Nhập nội dung cần tìm 2.Nhập nội dung cần thay Trang 155 Giáo Trình Office 2013 5.2.2 In Worksheet hay Workbook Một workbook chứa nhiều worksheets liệu riêng lẻ Chúng ta in tất hay phần worksheet, hay worksheet chọn tất worksheet có nội dung thời điểm Mặc định, Excel in Worksheet hành Để thực lệnh in, chọn File Print nhấn Ctrl + P, hộp thoại xuất Thực theo hướng dẫn sau: Trang 156 Giáo Trình Office 2013 - Thực chọn thơng số hình nhấn nút Print - Trường hợp muốn thiết lập thêm định dạng khác cho trang in cho xuất header/footer hay tiêu đề trang, v v., ta click chọn Page Setup để tùy chỉnh 5.2.3 Thiết lập tùy chọn Page Setup - Ribbon Page Layout Page Setup, hình xuất Trang 157 Giáo Trình Office 2013 o Tab Page: Orientation: chọn Portrait (trang thẳng đứng)/ chọn Landscape(trang nằm ngang) Scaling: xác định tỉ lệ trang in Ta nén nội dung in vào một/một số trang thu nhỏ hay phóng to tài liệu in o Tab Margin: Nhập giá trị vào Top (lề trên), Bottom (lề dưới), Left (lề trái), Right (lề phải), Header (lề tiêu đề đầu) Trang 158 Giáo Trình Office 2013 o Tab Header/Footer: Header chứa thông tin xuất đầu trang Footer chứa thông tin cuối trang Tùy chỉnh Header Footer, ta vào Custom Header hay Custom Footer Trang 159 Giáo Trình Office 2013 o Less Than (nhỏ hơn) o Equal To (bằng) o Between (giữa giá trị) o Text that Contains (ô chữ có chứa chuỗi ký tự quy định), o A Date Occurring (theo quãng thời gian), o Duplicate Values (ô liệu trùng nhau) Ví dụ: - Nhóm Top/Bottom Rules:gồm điều kiện o Top 10 Items: đánh dấu 10 ô có giá trị lớn o Top 10%: đánh dấu 10% có giá trị lớn o Bottom 10 Items: đánh dấu 10 có giá trị nhỏ o Bottom 10%: đánh dấu 10% ô có giá trị nhỏ o Above Average: có giá trị lớn giá trị trung bình cột/hàng o Below Average: có giá trị nhỏ giá trị trung bình cột/hàng - Kiểu đánh giá mức độ hiển thị o Data Bars: lựa chọn cho phép nhận diện mức độ liệu nhập vào nhiều hay o Color Scales: tơ màu liệu theo màu khác nhau, ứng với màu mức độ hiển thị liệu từ thấp đến trung bình đến cao o Icon Sets: thiết lập biểu tượng trước liệu để trực quan bảng tính 5.4.4 Thao tác nhiều cửa sổ Workbook a Freeze Split - Khi thao tác danh sách dài hay tính tốn cần nhiều tham chiếu, ta sử dụng tính Split để chia cửa sổ bảng tính Trang 168 Giáo Trình Office 2013 o Đặt nháy vị trí cần chia bảng tính o Chọn View WindowSplit mặc định bảng tính chia làm vùng o Bỏ chia, cần double click vào rãnh chia bảng tính - Khi bảng tính có số cột/dịng hiển thị vượt q hình xem/nhập liệu, dùng chức FreePane để giữ cố định số cột/dịng để xem/nhập liệu cột/dòng lại Thực hiện: o Chọn cột/dòng cần cố định o Chọn View FreePanes: cố định dịng phía cột bên trái Freeze Top Row: cố định dòng Freeze First Column: cố định cột o Nếu muốn bỏ chức này, vào View UnFreePanes b Hiển thị nhiều cửa sổ - Mở workbook thành cửa sổ thứ 2: View tabWindow New Window - Sắp xếp cửa sổ cần xem: o Nhóm Windowchọn Arrange All o Hộp thoại Arrange Windows click Tiled, Horizontal, Vertical, or Cascade o Chọn Windows of active workbook để chọn xem workbook hành o Click OK 5.4.5 Các chế độ xem workbooks a Các tùy chọn xem Normal View Trang 169 Page Layout Page Break View Giáo Trình Office 2013 - Normal View: chế độ mặc định tạo worksheet, chế độ thường dùng để soạn thảo, tính tốn - Page Layout View: chế độ xem trước in Khi chế độ tính tốn, nhập liệu - Page Break Preview: hiển thị bảng tính Excel với dấu ngắt trang, ta kéo đường chia cách trang để phân trang tùy ý - Ẩn hiển thị lưới workbooks: View Gridlines - Hiển thị/không hiển thị số dịng/cột: ViewHeadings - Hiển thị/khơng hiển thị chức cơng thức: ViewFormula Bar b Phóng to/thu nhỏ cửa sổ - Tăng giảm 10% nội dung hiển thị bảng tính: click biểu tượng + - status bar - Tăng giảm nội dung hiển thị theo tỉ lệ phần trăm có sẵn: View Zoom chọn phần trăm tương ứng 5.5 Thao tác với công thức hàm Công thức hàm công cụ xử lý liệu đắc lực Excel Dùng công thức hàm để tính tốn liệu nhanh chóng, tính lần cho kết nhiều dịng liệu Cơng thức hàm thao tác liệu, liệu biểu diễn địa tương ứng Excel 5.5.1 Các loại địa thông báo lỗi thường gặp a Các loại địa Địa vị trí chứa liệu bảng tính mà ta cần tham chiếu để tính tốn, xử lý Địa (cell) hình thành dịng cột Ví dụ, dễ nhận thấy địa liệu chọn hình bên B2 - Địa tương đối: dòng cột tham chiếu thay đổi chép di dời cơng thức đến vị trí khác lượng tương ứng với số dòng số cột mà ta di dời Ví dụ B2, A1, B3,… - Địa tuyệt đối: dịng cột tham chiếu khơng thay đổi ta di dời hay chép công thức Ví dụ: $B$2, $A$1, $B$3… - Địa hỗn hợp: kết hợp địa tương đối tuyệt đối Ví dụ: Trang 170 Giáo Trình Office 2013 o $B2: cố định cột B, nghĩa chép cơng thức sang dịng/cột khác cơng thức vị trí sử dụng cột B o B$2: cố định dòng 2, nghĩa chép cơng thức sang dịng/cột khác cơng thức vị trí sử dụng dịng - Địa khối liệu: khối liệu sử dụng để thao tác nhiều lần workbook, quét khối liệu, đặt tên tương ứng dùng tên để tính tốn cơng thức Ví dụ bảng tính dưới, vùng liệu bảng điểm chuẩn sử dụng thường xuyên việc dò tìm, nên ta quét khối vùng đặt tên BANGDIEM b Các thông báo lỗi thường gặp Lỗi Lý #DIV/0! Trong cơng thức có chứa phép chia cho (zero) chia cho rỗng(khơng có liệu) #NAME? Gõ sai tên hàm hay tham chiếu sai #N/A Lỗi cơng thức có tham chiếu đến NA để kiểm tra tồn liệu thường xảy với hàm dị tìm #NULL! Hàm sử dụng liệu giao vùng vùng giao rỗng #NUM! Sử dụng giá trị số sai (số dươngsố âm) #REF! Vùng tham chiếu sai #VALUE! Kiểu liệu tính tốn khơng Trang 171 Giáo Trình Office 2013 5.5.2 Tạo công thức - Trong excel, công thức bắt đầu với dấu =, theo sau kết hợp toán tử, giá trị cụ thể, địa tham chiếu hàm - Các tốn tử dùng cơng thức bao gồm: cộng (+), trừ (-), nhân (*), chia (/), lũy thừa(^), nối chuỗi (&), bằng(=), lớn (>), nhỏ (=), nhỏ (), dấu cách tham chiếu (, ; : ), khoảng trắng - Ví dụ cơng thức hình bên nhập K2, tính từ liệu C2 trị số 20, 21 - Thứ tự ưu tiên toán tử minh họa bảng sau: Toán tử Diễn giải : (hai chấm) (1 khoảng Toán tử tham chiếu Thứ tự ưu tiên trắng) , (dấu phẩy) - Số âm % Phần trăm ^ Lũy thừa * / Nhân chia + - Cộng trừ & Nối chuỗi = < > = < > So sánh 5.5.3 Sao chép công thức - Để thực việc chép công thức, yêu cầu trước hết người thao tác bảng tính phải thiết lập cơng thức thực theo trình tự sau: o Nhập công thức ô liệu Enter o Đưa nháy chuột góc phải ô chứa công thức vừa nhập, kéo đến dòng/cột mong muốn Trang 172 Giáo Trình Office 2013 5.5.4 Các hàm thường dùng Giáo trình cung cấp nhóm hàm hàm thường dùng Một hàm ln có bắt đầu tên hàm, theo sau đối số(nếu có) hàm nằm cặp dấu ( ) a Các hàm toán học HÀM CÔNG DỤNG ABS(số) Trị tuyệt đối số INT(số) Lấy phần nguyên số MOD(số bị chia, số chia) Trả phần dư phép chia ROUND(số, số lượng số Làm tròn số đến số lẻ mong muốn lẻ muốn lấy) RAND() Tạo số ngẫu nhiên khoảng SQRT(số) Trả giá trị bậc số POWER(số, lũy thừa) Trả giá trị số tương ứng với lũy thừa VD: POWER(2,3)=8 b Các hàm thống kê đơn giản HÀM CÔNG DỤNG MIN(dãy giá trị) Trả giá trị nhỏ dãy số MAX(dãy giá trị) Trả giá trị lớn dãy số AVERAGE(dãy giá trị) Trả giá trị trung bình dãy số SUM(dãy giá trị) Trả tổng giá trị COUNT(dãy) Thống kê có số Trang 173 Giáo Trình Office 2013 COUNTA(dãy) Thống kê có số ô không rỗng c Các hàm xử lý chuỗi Ý NGHĨA HÀM LEFT(chuỗi, số ký tự cần lấy) Trả chuỗi ký tự lấy từ bên trái chuỗi RIGHT(chuỗi, số ký tự cần lấy) Trả chuỗi ký tự lấy từ bên phải chuỗi MID(chuỗi, vị trí bắt đầu lấy, Trả chuỗi ký tự “vị trí bắt đầu lấy” số ký tự cần lấy) UPPER(chuỗi) Chuyển chuỗi thành chữ in hoa LOWER(chuỗi) Chuyển chuỗi thành chữ thường PROPER(chuỗi) Chuyển ký tự đầu từ chuỗi thành chữ in d Các hàm logic Ý NGHĨA HÀM IF(điều kiện, giá trị thỏa điều Kiểm tra điều kiện kết trả kiện, giá trị không thỏa điều kiện) OR(dãy luận lý) AND(dãy luận lý) 5.6 Biểu diễn liệu 5.6.1 Tạo đồ thị dựa liệu bảng tính Đồ thị dạng biểu diễn liệu trực quan, sinh động giúp người quản lý liệu, người xem dễ dàng nắm bắt số liệu theo tiêu chí biểu diễn liệu đặt trước a Vẽ đồ thị - Bước 1: chọn vùng liệu cần biểu diễn đồ thị - Bước 2: chọn kiểu đồ thị từ RibbonInsertnhóm Charts Mỗi nhóm đồ thị có nhiều kiểu khác - Bước 3: hoàn tất layout cho đồ thị Layout đồ thị cách bố trí thành phần đồ thị cho đẹp mắt, dễ xem Thực cách Trang 174 Giáo Trình Office 2013 chọn đồ thị Chart Tools Design Chart Layouts Chọn cách bố trí thích hợp - Bước 4: Điều chỉnh chuỗi hiển thị liệu từ dòng sang cột ngược lại trường hợp Bước chưa hiển thị dạng mong muốn Thực hiện: chọn đồ thị Chart ToolsDesignDataSwitch Row/Column - Bước 5: chọn dạng đồ thị khác để phù hợp với liệu biểu diễn Chọn đồ thị Chart ToolsDesignChange Chart Type o Column: biểu đồ cột Một biểu đồ cột thường biểu thị thể loại dọc theo trục ngang (thể loại) giá trị dọc theo trục dọc (giá trị) o Line: biểu đồ đường Thường dùng để biểu diễn khuynh hướng liệu khoảng thời gian tháng, quý năm tài o Pie: biểu đồ hình trịn vành khun bị cắt Nên sử dụng khi: Chỉ có chuỗi liệu Khơng có giá trị liệu giá trị âm Khơng có giá trị liệu không Trang 175 Giáo Trình Office 2013 Khơng có q thể loại tất thể loại biểu thị phần giá trị toàn hình trịn o Bar: biểu đồ Sử dụng khi: Các nhãn trục dài Các giá trị biểu thị quãng thời gian o Area: biểu đồ vùng Được dùng muốn biểu diễn thay đổi theo thời gian hướng ý đến tổng giá trị theo khuynh hướng o X Y(Scatter): biểu đồ phân tán Sử dụng : Muốn thay đổi thang tỷ lệ trục ngang Muốn đặt trục theo tỷ lệ lơ-ga-rit Các giá trị trục ngang cách quãng khơng Có nhiều điểm liệu trục ngang Muốn điều chỉnh thang đo trục độc lập biểu đồ tán xạ để cung cấp thêm thông tin liệu có chứa cặp nhóm giá trị Muốn biểu thị điểm giống tập hợp liệu lớn thay khác biệt điểm liệu Muốn so sánh nhiều điểm liệu mà không liên quan đến thời gian, nhiều liệu đưa vào đưa so sánh tốt o Stock: biểu đồ chứng khoán Thường dùng việc minh họa dao động lên xuống giá cổ phiếu hay lượng mưa hàng ngày, nhiệt độ hàng năm o Surface: biểu đồ bề mặt Sử dụng để biểu diễn mối quan hệ lượng liệu lớn (trường hợp dạng biểu đồ khác khó xem) o Radar: so sánh giá trị tổng hợp vài chuỗi liệu o Combo : biểu đồ kết hợp.Biểu đồ kết hợp hay nhiều dạng biểu đồ khác để biểu diễn cho nguồn liệu đa dạng - Bước 6: Điều chỉnh màu sắc cho đồ thị Chọn đồ thị Chart ToolsDesign Change Colors bảng màu xuất chọn màu tùy thích b Các thao tác đồ thị - Di chuyển thay đổi kích thước đồ thị o Di chuyển: chọn đồ thị Chart ToolsDesignLocation Move Chart Trang 176 Giáo Trình Office 2013 Đặt chart worksbook Đặt chart workbook o Hoặc: R_Click đường bao đồ thị, chọn Move chart - Thay đổi kích thước đồ thị: đưa chuột vào đường bao đồ thị, kéo chuột di chuyển đến kích thước mong muốn - Sao chép đồ thị: chọn đồ thị nhấn Ctrl-C, di chuyển đến nơi đặt nhấn Ctrl-V - Xóa đồ thị: chọn đồ thị nhấn Delete - R_Click đồ thị chọn Format Chart Area chọn thành phần muốn hiệu chỉnh 5.6.2 Thao tác với đối tượng đồ họa(viết sau-giống word) a Chèn ClipArt b Chèn SmartArt c Chèn Shape d Chèn Image 5.6.3 Đánh giá liệu Sparklines Sparklines cách nhanh đơn giản để thêm thành phần đồ thị cỡ nhỏ (mini) ô (cell) Sparklines tập trung vào giá trị tối đa tối thiểu màu sắc khác để phân tích xu hướng liệu như: tiêu dùng, doanh thu…Ví dụ, ta có bảng liệu sau, dùng Sparklines để xem tỉ lệ lao động theo năm nhóm tuổi Tùy thuộc vào liệu mà ta chọn dạng Sparklines Column/Line/WinLoss Trang 177 Giáo Trình Office 2013 a Cách thực hiện: - Bước 1: chọn dòng liệu muốn thống kê - Bước 2: Vào INSERTSparklines chọn dạng, hình xuất Dòng liệu chọn Bước Chọn nơi đặt Sparklines Nhấn OK để hoàn tất b Hiệu chỉnh Sparklines Chọn ô chứa sparklines cần hiệu chỉnh, R_Click Sparklines Toolschọn nhóm cần hiệu chỉnh: - Sparkline: hiệu chỉnh vùng liệu hay vị trí đặt sparklines - Type: điều chỉnh dạng sparklines - Show: chọn cách hiển thị điểm sparklines - Style: chọn kiểu hiển thị cho loại sparklines màu sắc - Group: nhóm sparklines hay gỡ bỏ sparklines Trang 178 Giáo Trình Office 2013 5.7 Chia sẻ liệu 5.7.1 Chia sẻ bảng tính a Lưu trữ với định dạng excel (.xlsx) o Ctr + S File Save, hình xuất chọn vị trí lưu OneDrive: lưu trữ bảng tính qua dịch vụ điện tốn đám mây Computer: lưu trữ bảng tính máy tính Add a Place: chọn dịch vụ lưu trữ liệu khác Chọn ổ đĩa/thư mục cần lưu - Màn hình xuất sau chọn nơi lưu 1.Chọn ổ đĩa/ thư mục cần lưu 2.Nhập tên tập 3.Nhấn Save Trang 179 Giáo Trình Office 2013 b Lưu workbook với định dạng tùy ý - Các dạng lưu: o xlsm: định dạng excel có chứa macro o xls: định dạng excel 97-2000 o mhtm, mhtml: định dạng web o xltx: định dạng template dùng cho việc tạo bảng định dạng mẫu o txt/ csv: định dạng text o pdf: định dạng pdf o xps: định dạng XPS Khi lưu workbook với định dạng ta lựa chọn tùy chọn nội dung muốn thêm vào workbook mục Options c Lưu workbook OneDrive Chọn OneDrive Trang 180 Giáo Trình Office 2013 d Chia sẻ workbook qua e.mail File Sharemàn hình xuất chọn Email chọn định dạng tập tin muốn đính kèm: Send as Attachment/Send a link/ Send as PDF/Send as XPS/Send as Internet Fax nhập tài khoản OutLook Express send 5.7.2 Quản lý ghi (comments) - Thêm ghi :R_Click ô cần ghi chú, chọn Insert Commentnhập nội dung Enter - Xóa ghi : R_Click có ghi Delete Comments - Sửa ghi : R_Click có ghi Edit Comments - Ẩn/hiện ghi : R_Click có ghi Show/Hide Comments 5.8 Sắp xếp lọc liệu Sort (sắp xếp) Filter (lọc) tính cho phép thao tác liệu bảng tính thiết lập dựa tiêu chuẩn có 5.8.1 Lọc liệu - Click vào cột chọn cột có chứa liệu muốn lọc - Tab DataFilter, click vào mũi tên phía ô tiêu đề, có dạng hiển thị tương ứng kiểu liệu o Nếu cột liệu kiểu text, ta chọn Text Filters, chọn tùy chọn nhập liệu lọc tương ứng Trang 181 Giáo Trình Office 2013 o Nếu cột liệu kiểu số, ta chọn Number Filter nhập liệu lọc tương ứng o Nếu cột liệu kiểu ngày, ta chọn Date Filters, chọn tùy chọn liệu lọc tương ứng 5.8.2 Sắp xếp liệu - Để thực xếp theo chiều tăng dần hay giảm dần cột: Đánh dấu ô muốn xếp Click Sort & Filter tab Data Kích nút Sort Ascending (A-Z) hay Sort Descending (Z-A) - Tùy chỉnh xếp Muốn xếp nhiều cột • Click Sort & Filter • Chọn cột muốn xếp (ưu tiên) • Chọn Add level chọn cột muốn xếpOK Trang 182