TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI VIỆN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG ──────── * ─────── BÀI TẬP LỚN MÔN: Văn phong kỹ thuật Đề tài : Làm quen với các báo cáo kỹ thuật cơ bản Sinh viên thực hiện : Đỗ Anh Tuấn Bùi Văn Toàn Nguyễn Văn Đại Chu Đức Lộc Lê Phương Nam Nhóm : 12 Giảng viên : ThS. Thạc Bình Cường Hà Nội, tháng 10 năm 2013 Văn phong kỹ thuật I) Mở đầu - Phạm vi: + Tìm hiểu cách viết CV và thư từ trang trọng + Tìm hiểu cách viết các bản tóm tắt + Tìm hiểu cách viết các bản khảo cứu - Thuật ngữ và từ viết tắt: STT Tên thuật ngữ Giải thích 1 CV Curriculum vitae – Sơ yếu lí lịch 2 Booklet Bản tóm tắt 3 Correspondence Thư từ 4 Article Bài báo 5 Brochure Sách hướng dẫn 6 Newsletter Tạp chí 7 Manual Hướng dẫn sử dụng 8 Report Báo cáo 9 Investigation report Bản khảo cứu 10 Patent Bằng sáng chế - Các thành viên nhóm: STT Tên thành viên Lớp SHSV 1 Đỗ Anh Tuấn CNTT 2 - K54 20092963 2 Bùi Văn Toàn CNTT 2 - K54 20092754 3 Nguyễn Văn Đại CNTT 2 - K54 20090637 4 Chu Đức Lộc CNTT 1 - K54 20091678 5 Lê Phương Nam CNTT 2 - K54 20093538 2 Nhóm 12 – Làm quen với các loại báo cáo kỹ thuật cơ bản 2 Văn phong kỹ thuật II) Tổng quan về báo cáo kỹ thuật 1)Khái niệm báo cáo kỹ thuật - Báo cáo kỹ thuật được chia vào 4 mục chính: 1)Hướng dẫn: Manuals, Instructions, Procedures, Process Description 2)Bằng sáng chế: Patent 3)Báo cáo: Report (Letters, Memos, email/ notes, survey) 4)Luận văn, sách, báo, tạp chí: Books, Articles, Papers, Magazines - Các thuộc tính chính của báo cáo kỹ thuật: 1)Gắn liền với 1 vấn đề kỹ thuật cụ thể 2)Có mục đích cụ thể 3)Có mục tiêu cụ thể 4)Truyền tải thông tin/ dữ liệu 5)Có tính khách quan 6)Ngắn gọn, súc tích 7)Nội dung rõ ràng, không mập mờ, đa nghĩa 3 Nhóm 12 – Làm quen với các loại báo cáo kỹ thuật cơ bản 3 Văn phong kỹ thuật 8)Sử dụng văn phong và định dạng thống nhất 9)Cung cấp thông tin có giá trị và có thể sử dụng 10) Có ghi nhận đóng góp, trích dẫn của người khác 4 Nhóm 12 – Làm quen với các loại báo cáo kỹ thuật cơ bản 4 Văn phong kỹ thuật 2)Phân loại theo mục đích • Article (Bài báo): tập trung sâu vào 1 chủ đề cụ thể • Booklet (Tóm tắt): tổng quan hoặc giới thiệu sơ lược về 1 vấn đề nào đó • Brochure (Sách hướng dẫn): hướng dẫn, giới thiệu, thuyết phục độc giả về 1 vấn đề gì đó • Correspondence (thư từ): giao tiếp với các bên liên quan • Newsletter (Báo/Tạp chí): cung cấp thông tin về một số các chủ đề có liên quan đến nhau. • Manual (Hướng dẫn sử dụng): mô tả và hướng dẫn sử dụng sản phẩm • Report (Báo cáo): trình bày chi tiết về đề xuất cũng như cách giải quyết 1 vấn đề nào đó • Investigation report (Báo cáo khảo cứu): trình bày kết quả của nghiên cứu, cách thức giải quyết vấn đề 3)Phân loại theo hình thức truyền tải • Bản mềm (Soft copy): thông tin được lưu trữ trên máy tính. • Bản cứng (Hard copy): thông tin được lưu trữ trên giấy tờ. III) Sơ yếu lí lịch 1)Giới thiệu • CV (Curriculum vitae): Sơ yếu lý lịch, giới thiệu về bản thân để xin việc với nhà tuyển dụng 2)Cấu trúc của sơ yếu lí lịch 5 Nhóm 12 – Làm quen với các loại báo cáo kỹ thuật cơ bản 5 Văn phong kỹ thuật Trong hồ sơ xin việc bản sơ yếu lý lịch rất quan trọng như một sự quảng cáo, một cơ hội để tiếp thị bản thân với những nhà tuyển dụng tiềm năng. Nó có thể giúp bạn trở thành một ứng viên xuất sắc nhất cho công việc. 6 Nhóm 12 – Làm quen với các loại báo cáo kỹ thuật cơ bản 6 Văn phong kỹ thuật Bản sơ yếu lý lịch là bước đầu tiên trong quá trình tuyển dụng nên nó cần phải được hoàn thiện tốt. Cấu trúc cơ bản của CV: - Thông tin cá nhân - Quá trình học tập/ công tác - Các kỹ năng, khả năng hiện có - Kinh nghiệm làm việc, thành tích của bản thân - Điểm mạnh, điểm yếu của bản thân - Người giới thiệu 3)Cách viết sơ yếu lí lịch Hình thức Hình thức là ấn tượng đầu tiên đập vào mắt người xem. Những từ chuyên ngành liên quan đến công việc nên được sử dụng nhiều trong CV. Sử dụng câu chữ một cách rõ ràng, ngắn gọn, dễ hiểu, các mục quan trọng nên để chữ đứng, gạch chân hoặc in nghiêng để tạo sự chú ý. Cỡ chữ viết CV nên là 12, có thể dùng font chữ Time New Roman hoặc Arial. Trình bày hồ sơ trên hai trang giấy. Thông thường một hồ sơ không nên dài hơn hai trang giấy, trừ phi bạn có nhiều ưu thế và kinh nghiệm nổi bật. Nội dung • Thông tin về cá nhân và việc làm: Mục này dễ viết nhất. Tuy nhiên phải lưu ý là bạn cần ghi rõ số điện thoại và địa chỉ e-mail bạn thường dùng nhất để nhà tuyển dụng có thể liên hệ dễ dàng khi bạn trúng tuyển và được tham gia phỏng vấn. • Quá trình học tập của bạn:  Trường THPT mà bạn đã tốt nghiệp: Mục này tuy nhỏ nhưng rất quan trọng. Nếu bạn không có nhiều kinh nghiệm, hãy nêu những thành tích học tập mà bạn đạt được trong quá trình học phổ thông chẳng hạn như điểm, xếp loại, làm cán sự lớp, thi đậu kỳ thi học sinh giỏi toán,… Nếu bạn mô tả hay thì nhà tuyển dụng sẽ lưu ý hồ sơ của bạn nhiều.  Trường đại học, cao đẳng, trung cấp chuyên nghiệp mà bạn học: Là sinh viên bạn hãy nêu những thành tích của mình trong quá trình học như đã làm cán sự lớp, tham gia nghiên cứu đề tài khoa học, được khen thưởng cấp khoa, cấp trường, nhận học bổng, đoạt giải các kỳ thi lớn, đoàn viên, đảng viên,… Bạn càng nhiều thành tích hãy nêu ra càng nhiều càng tốt. Đây sẽ là điểm nổi trội của bạn tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng đặc biệt đối với những bạn chưa có kinh nghiệm làm việc. Các kỹ năng của bạn 7 Nhóm 12 – Làm quen với các loại báo cáo kỹ thuật cơ bản 7 Văn phong kỹ thuật • Kỹ năng ngoại ngữ: Bạn hãy mô tả thêm những kinh nghiệm ngoại ngữ mà bạn đã có như bạn có khả năng giao tiếp tốt với người nước ngoài, nghe và hát tiếng nước ngoài tốt, viết và đọc tiếng nước ngoài thành thạo,… Bạn cũng nên nêu những bằng cấp mà mình đã đạt được như bằng A, B, C, TOEIC, TOEFL, IELTS,… Đây là điểm mạnh của bạn so với các ứng viên khác đó. • Kỹ năng tin học: Kỹ năng tin học là kinh nghiệm trong quá trình sử dụng tin học mà bạn đạt được như đánh máy nhanh, sử dụng thành thạo các phần mềm văn phòng, biết thiết kế web,… Những bằng cấp đạt được như bằng A,B,… Vấn đề tin học nhà tuyển dụng rất quan tâm tới ứng viên, bạn nên nêu ra đầy đủ. • Kỹ năng mềm: Ngoài hai kỹ năng trên thì kỹ năng mềm cũng là một kỹ năng quan trọng giúp bạn tạo ấn tượng tốt trong mắt nhà tuyển dụng. Các kỹ năng này rất đặc biệt thuộc về chính bản thân bạn như khả năng làm việc theo nhóm, giao tiếp khéo léo, đàm phán, thuyết trình,… Với những kỹ năng xuất sắc, bạn sẽ có nhiều cơ hội được nhà tuyển dụng chú ý trong số hàng trăm ứng viên khác có trình độ tương đương. • Kỹ năng khác: Kỹ năng khác là sở trường của bạn về việc nào đó chẳng hạn như hát karaoke, uống được bia, rượu, khả năng chịu áp lực,… Và nêu lên thời gian bạn sử dụng chúng. Nếu kỹ năng khác bạn đều tốt ngang với các ứng viên khác thì kỹ năng này bạn sẽ nổi trội hơn họ nếu bạn nêu ra. Mục kinh nghiệm Mục kinh nghiệm trong bản lý lịch của bạn là nơi nhà tuyển dụng tập trung sự chú ý nhiều. • Kinh nghiệm làm việc: Bạn nên nêu rõ các kinh nghiệm làm việc càng chi tiết càng tốt. Có thể kinh nghiệm mà bạn đạt được chỉ là trong giai đoạn thực tập sinh, bán thời gian hay nghề tự do. Kinh nghiệm làm việc ấn tượng sẽ giúp bạn nổi bật hơn hàng trăm ứng viên khác. Hãy nêu tên tổ chức, vai trò và nêu bật trách nhiệm và thành công bạn đã đạt được ở những công việc trước đây. 8 Nhóm 12 – Làm quen với các loại báo cáo kỹ thuật cơ bản 8 Văn phong kỹ thuật • Kinh nghiệm hoạt động xã hội: Đây là kinh nghiệm khi bạn tham gia hoạt động xã hội ở trường, đoàn và cộng đồng xã hội như cộng tác viên, phụ tá văn thư ở phòng công tác của trường hoặc làm ban chấp hành chi hội, đoàn trường, làm MC trong trường, tổ chức chương trình cho sinh viên, tham gia mùa hè xanh,… Bạn hãy kể chi tiết tên hoạt động xã hội, vai trò và thành tích nổi bật của bạn trong quá trình hoạt động xã hội. Đây là điểm mạnh của bạn khi đi xin việc đặc biệt đối với công việc cần khả năng này. • Kinh nghiệm, thành tích khác của bạn: Hãy kể cho nhà tuyển dụng biết những thành tích cũng như các kinh nghiệm khác của bạn như bạn đã từng thi trò chơi “Ô chữ vàng”, tham gia chương trình văn nghệ của trường , tham gia diễn thời trang, đoạt giải kỳ thi nào đó, có kinh nghiệm dẫn chương trình, tổ chức cuộc đi chơi,… • Điểm mạnh và điểm yếu của bản thân: Hãy cho nhà tuyển dụng biết điểm mạnh cũng như điểm yếu của bạn. Nên nêu bật điểm mạnh và hạn chế điểm yếu mà ảnh hưởng đến công việc. Qua đó nhà tuyển dụng sẽ đánh giá khả năng của bạn và xem xét mức độ phù hợp công việc. Đây là mục quan trọng, nhà tuyển dụng rất quan tâm. • Sở thích: Bạn nên nêu nên sở thích của bản thân mình. Đó là những sở thích cụ thể của bạn như thích nghe nhạc, thích chơi thể thao, … nhưng đừng đưa quá nhiều. • Người giới thiệu: Người giới thiệu là người có ấn tượng và có thể đưa nhận xét khách quan về bạn. Bạn hãy mô tả người tham khảo của bạn về họ tên, địa chỉ mail, số điện thoại, Qua đó nhà tuyển dụng có thể liên lạc với họ khi cần thiết. 9 Nhóm 12 – Làm quen với các loại báo cáo kỹ thuật cơ bản 9 Văn phong kỹ thuật Những việc không nên làm trong CV • Lỗi chính tả và lỗi ngữ pháp đó là một trong hai thứ không thể chấp nhận đối với một CV xin việc, bạn phải kiểm tra phần này thật cẩn thận, nên đọc kỹ lại nhiều lần. • Bạn không nên sử dụng những từ địa phương, tiếng lóng trong CV. • Đừng để những lỗi do cẩu thả như: lem dấu cà phê lên hồ sơ hay in hồ sơ trên giấy tiêu đề của công ty,… làm hỏng bộ hồ sơ được chuẩn bị công phu của bạn. • Tránh viết tắt, đặc biệt những từ không phổ biến và không được thừa nhận. Đừng ghi một địa chỉ e-mail lạ như cobedangyeu@hotmail.com bởi nó có vẻ không chuyên nghiệp. • Đừng che giấu cá tính của mình trong CV và đừng tỏ vẻ rụt rè, nhút nhát, hãy mạnh dạn trình bày trước nhà tuyển dụng những thành tích, kỹ năng và sự thông minh khéo léo của bạn. Nhà tuyển dụng muốn xem bạn có thực sự thích hợp cho công việc sắp tới của họ hay không. Trình bày chúng bằng những hiểu biết của bạn và làm thế nào để đem lại lợi ích cho những gì họ muốn. 10 Nhóm 12 – Làm quen với các loại báo cáo kỹ thuật cơ bản 10 [...]... công việc trong báo cáo sẽ được ẩn đi CLXXXV) CLXXXVI) Mục đích của báo cáo là để trình bày các kết quả kiểm nghiệm CLXXXVII) CLXXXVIII) Theo sau những yếu tố cơ bản của phần giới thiệu vấn đề là phần thân báo cáo Phần thân báo cáo sẽ trình bày chi tiết cách thức thực hiện cũng như các kết quả của việc thử nghiệm và nghiên cứu.Tùy thuộc vào bản chất của cuộc điều tra thiết kế,phần thân báo cáo có thể được... tin được cung cấp chủ yếu ở dạng dữ liệu mới qua xử lý cơ bản (số liệu, bảng, biểu đồ, sơ đồ ), không bao gồm các ý kiến chủ quan của người viết 2) Cấu trúc của bản khảo cứu CLXXVII) Các thành phần của 1 báo cáo khảo cứu gồm: - Giới thiệu • Các vấn đề/tình huống • Tại sao báo cáo được viết? (mục tiêu,mục đích) • Bố cục báo cáo - Phần thân báo cáo (khảo cứu): • Thủ tục/ quy trình • Các kết quả • Giải... hành động CCXI) - Báo cáo đánh giá (Evaluation Reports) CCXII) CCXIII) Một số đánh giá được xếp vào là một báo cáo chính thức Một số được sử dụng như là báo cáo hình thức Yếu tố quyết định dùng theo CCXIV) cách nào thường phụ thuộc theo giá trị lâu dài của đánh giá Nếu đánh giá có khả năng được quan tâm trong vòng năm năm thì một báo cáo hình thức là thích hợp Nếu không thì một báo cáo không hình thức... đồng, chẳng hạn như bản ghi nhớ về chính sách, biên bản ghi nhớ thỏa thuận, hoặc bản ghi nhớ liên quan • Hình thức khác nhau bao gồm các dạng: Các bản ghi nhớ, ghi chú cuộc họp báo, báo cáo hay thư Chúng có thể chỉ có một trang hoặc nhiều trang • Mục đích chính của bản ghi nhớ là “quyết định”, hỗ trợ đưa ra quyết định Các mục đích khác của bản ghi nhớ là: Truyền đạt thông tin, thông báo quyết định, thực... CLXXXIX) - Báo cáo về chuyến đi (chuyến đi công tác) CXC) CXCI) Một hình thức chung của 1 khảo cứu là báo cáo về 1 chuyến đi Báo cáo về chuyến đi thường ghi lại sự quan sát, sử dụng văn phong thông thường để thể hiện các quan điểm cá nhân.Các loại báo cáo này cần nêu rõ lý do tại sao chuyến đi là cần thiết, mục đích và mục tiêu của chuyến đi cũngnhư kết quả của chuyến đi CXCII) CXCIII) Hầu hết các báo cáo. .. cùng,kết luận của 1 báo cáo chuyến đi cần nêu rõ những kết quả hoặc giá trị của chuyến đi .Báo cáo phải chỉ ra được giá trị của chuyến đi và bạn đang làm việc để giải quyết vấn đề gặp phải trong chuyến đi như thế nào CXCVIII) - Báo cáo về vấn đề (Problem Report) CXCIX) CC) Các vấn đề xuất hiện trong mọi tổ chức và các nhân viên kỹ thuật thường được giao nhiệm vụ xử lý chúng Một báo cáo thường sử dụng... vấn đề CLXXVIII) 3) Cách viết bản khảo cứu - Khái niệm báo cáo khảo cứu: CLXXIX) CLXXX) Các báo cáo khảo cứu trình bày các kết quả của việc nghiên cứu,các vấn đề, các mối quan tâm về an toàn và môi trường – bất cứ thứ gì mà đòi hỏi đến phương pháp nghiên cứu hoặc thử nghiệm.Các báo cáo này thường gồm tất cả các thành phần của một bản khảo cứu,tức là gồm 3 thành phần cơ bản là nêu vấn đề,khảo cứu và... một câu hỏi hay phàn nàn, thắc mắc, trình bày báo cáo chính thức, đề xuất một giải pháp cho một vấn đề, hoặc đóng vai trò là tài liệu tham khảo để sử dụng trong tương lai • Cấu trúc bản ghi nhớ: Bản ghi nhớ nên cung cấp một bản tóm tắt mạch lạc, rõ ràng Cấu trúc điển hình của bản ghi nhớ cuộc họp bao gồm: Bản mô tả chính sách được đề xuất, thông tin cơ bản có liên quan, một cuộc thảo luận về những... n chán +) - XCI) XCII) XCIII) Bản tóm tắt 1) Giới thiệu • Bản tóm tắt: giới thiệu và nêu ngắn gọn, cô đọng thông tin có trong 1 tài liệu nào đó 2) Yêu cầu của bản tóm tắt XCIV) Một bản tóm tắt tốt cần thỏa mãn 3 yêu cầu sau: - Bản tóm tắt phải bao trùm được nội dung của văn bản gốc - Văn phong dùng trong bản tóm tắt phải là văn phong trung lập (neutral), khách quan - Bản tóm tắt phải nêu một cách cô... trong văn bản gốc Không được sao chép y nguyên văn bản gốc để đưa vào bản tóm tắt XCV) 3) Cách viết bản tóm tắt XCVI) XCVII) Các bước chuẩn bị viết tóm tắt: - Đọc lướt văn bản, ghi nhớ các đề mục quan trọng Nếu văn bản ban đầu không có đề mục, chia nhỏ nó thành các phần dựa theo nội dung - Đọc kĩ văn bản, đánh dấu các thông tin quan trọng nhất - Viết lại những điểm chính của mỗi phần văn bản bằng 1