SỔ KẾ TOÁN SQL BỘ SỔ KẾ TOÁN TRÊN EXCEL Tác giả: Nguyễn Duy Tuân – www.bluesofts.net File “Sổ kế toán SQL” có các sổ kế toán: NKC, sổ cái, sổ chi tiết tài khoản, sổ tổng hợp 131, 141, 331, 156, bảng cân đối tài khoản, Các bạn làm kế toán không có phần mềm có thể ứng dụng nó để tự động lên sổ sách. Công việc của bạn chỉ là thiết lập tham số, nhập liệu danh mục, và chứng từ. File sổ kế toán này, việc trích lấy dữ liệu, tác giả chỉ dùng một hàm BS_SQL với phép truy vấn CSDL bằng SQL của A-Tools. Chỉ lọc ra những mã có phát sinh thực sự, không tạo công thức thừa, các vùng dữ liệu được co giãn đúng với thực tế biến động, không tham chiếu thừa trong công thức. Ví những lý do này mà bộ sổ trong file này chạy rất nhanh và nhẹ. Các kỹ thuật được ứng dụng trong file này: 1. Tạo Name (Define Name) 2. Tạo Name động (Name chứa công thức) 3. Data Validation 4. Conditional Formatting 5. Công thức mảng – Formula Array 6. Ứng dụng hàm. Tất cả các sổ kế toán trong file này chỉ dùng có 6 hàm: SUM, IF, VLOOKUP, INDIRECT, ISNA, BS_SQL 1 . Cách chạy sổ: Các sổ đã được lập bởi công thức động BS_SQL, bạn muốn xem theo tài khoản nào thì chọn tài khoản đó sổ lập tức cập nhật lại. Với sổ cái, sổ chi tiết khi ta chọn các tài khoản:131, 141, 331, 334 thì mục theo dõi chi tiết sẽ hiện ra danh sách các mã theo nhóm tài khoản này. Ví dụ chọn tài khoản 131 thì danh dách mã chi tiết là các mã khách hàng, 141 danh sách mã là nhân viên. 1 BS_SQL: Hàm này nằm trong Add-in A-Tools. Nhập dữ liệu: Để nhập dữ liệu của bạn vào file này và để dữ liệu tự động lên các sổ, bạn hãy nhập vào các sheet theo mô tả trong bảng dưới đây: Tên sheet Nội dung Quan hệ DMNV Nhập danh sách các nhân viên: Ma_NV, Ten, … Ma_NV quan hệ với cột Ma_NV trong sổ NKC, KHO. DMKH Nhập danh sách các khách hàng: Ma_KH, Ten,… Ma_KH quan hệ với cột Ma_KH trong sổ NKC, KHO. DMNB Nhập danh sách các người bán: Ma_NB, Ten, … (danh mục nhà cung cấp) Ma_NB quan hệ với cột Ma_NB trong sổ NKC, KHO. DMVLSPHH Nhập danh sách các hàng hóa: Ma_VLSPHH, Ten,… Ma_VLSPHH quan hệ với cột Ma_VLSPHH trong sổ KHO. DMTK Nhập danh sách các tài khoản: MaTK, Ten,… MaTK quan hệ với cột NOTK, COTK trong sổ NKC, KHO. ChungTu- Header + Nhập các thông tin cơ bản của chứng từ như: So_CT, Ngay_CT, Dien_Giai, Ma_KH, Ma_NV, Ma_NB,… + Cột So_CT quan hệ với cột So_CT trong sổ NKC – Details. + Các cột nhập mã trong sổ này có quan hệ với các cột mã trong các sổ danh mục. NKC-Details + Nhập số dư đầu các tài khoản, chi tiết cho các đối tượng. Ngày của dư đầu phải < ngày đầu kỳ (NGAY1). + Nhập các chứng từ - định khoản các số tiền phát sinh. (Tóm lại, sổ NKC ghi tất cả các số dư đầu kỳ và các giao dịch bằng tiền trong kỳ.) + Cột So_CT quan hệ với cột So_CT trong sổ “ChungTu- Header” – Tổng hợp chứng từ. + Các cột nhập mã trong NKC có quan hệ với các cột mã trong các sổ danh mục. KHO-Details + Nhập số dư đầu các tài khoản kho 15*, chi tiết cho các vật liệu, hang hóa. Ngày của dư đầu phải < ngày đầu kỳ (NGAY1). + Nhập các chứng từ kho chi tiết: mã hang, số lượng, đơn giá, thanh tiền. + Cột So_CT quan hệ với cột So_CT trong sổ “ChungTu- Header” – Tổng hợp chứng từ. + Các cột nhập mã trong NKC có quan hệ với các cột mã trong các sổ danh mục. Quan hệ CSDL: Các Name dùng trong công thức: STT Tên Name Tham chiếu vùng Ứng dụng 1 CDTK_CKCO =CDTK!$I$6:$I$19 BCTC 2 CDTK_CKNO =CDTK!$H$6:$H$19 BCTC 3 CDTK_DKCO =CDTK!$E$6:$E$19 BCTC 4 CDTK_DKNO =CDTK!$D$6:$D$19 BCTC 5 CDTK_MATK =CDTK!$B$6:$B$19 BCTC 6 CDTK_PSCO =CDTK!$G$6:$G$19 BCTC 7 CDTK_PSNO =CDTK!$F$6:$F$19 BCTC 8 CDTK_STT =CDTK!$A$6:$A$19 BCTC 9 CDTK_TENTK =CDTK!$C$6:$C$19 BCTC 10 CHUNGTU ='ChungTu-Header'!$A$4:$G$38 In sổ NKC 11 DMKH =DMKH!$A$3:$G$100 Các sổ 12 DMKH_MA_KH =DMKH!$A$4:$A$100 Data Validation-List 13 TU_TAO_NAMES ='SETUP-SHEET MỚI'!$A$4:$C$30 Tự tạo Name trong VBA 14 DMNB =DMNB!$A$3:$F$100 Các sổ 15 DMNB_MA_NB =DMNB!$A$4:$A$100 Data Validation-List 16 DMNV =DMNV!$A$4:$G$100 Các sổ 17 DMNV_MA_NV =DMNV!$A$5:$A$100 Data Validation-List 18 DMTK =DMTK!$A$4:$C$267 Các sổ 19 DMTK_MATK =DMTK!$A$5:$A$267 Data Validation-List 20 DMVLSPHH =DMVLSPHH!$A$4:$D$100 Các sổ 21 DMVLSPHH_MA_VLSPHH =DMVLSPHH!$A$5:$A$100 Data Validation-List 22 GIAMDOC =SETUP!$C$16 Tên người in trong sổ 23 KETOAN =SETUP!$C$19 Tên người in trong sổ 24 KETOANTRUONG =SETUP!$C$17 Tên người in trong sổ 25 THUQUY =SETUP!$C$18 Tên người in trong sổ 26 TKDM ='SETUP-TKDM'!$F$17:$J$30 Dùng cho Name động 27 NGAY1 =SETUP!$C$6 Lọc ngày BC 28 NGAY2 =SETUP!$C$7 Lọc ngày BC 29 NGAYBC =SETUP!$C$8 Ngày BC 30 KHO ='KHO-Details'!$A$4:$R$100 BS_SQL 31 KHO_COTK ='KHO-Details'!$L$5:$L$100 Dùng cho các sổ kho 32 KHO_DONGIA ='KHO-Details'!$I$5:$I$100 Dùng cho các sổ kho 33 KHO_NGAY_CT ='KHO-Details'!$B$5:$B$100 Dùng cho các sổ kho 34 KHO_NGAY_GHI ='KHO-Details'!$Q$5:$Q$100 Dùng cho các sổ kho 35 KHO_NOTK ='KHO-Details'!$K$5:$K$100 Dùng cho các sổ kho 36 KHO_SLG ='KHO-Details'!$H$5:$H$100 Dùng cho các sổ kho 37 KHO_THANH_TIEN ='KHO-Details'!$M$5:$M$100 Dùng cho các sổ kho 38 KHO_VLSPHH ='KHO-Details'!$G$5:$G$100 Dùng cho các sổ kho 39 MAKH =IDs!$B$5:$B$9 Data Validation-List 40 MANB =IDs!$C$5:$C$9 Data Validation-List 41 MANV =IDs!$D$5:$D$8 Data Validation-List 42 MATK =IDs!$A$5:$A$19 Data Validation-List 43 MAVLSPHH =IDs!$E$5:$E$9 Data Validation-List 44 NKC ='NKC-Details'!$A$3:$J$100 BS_SQL 45 NKC_COTK ='NKC-Details'!$H$4:$H$100 Dùng cho các sổ KT 46 NKC_MA_KH ='NKC-Details'!$D$4:$D$100 Dùng cho các sổ KT 47 NKC_MA_NB ='NKC-Details'!$E$4:$E$100 Dùng cho các sổ KT 48 NKC_MA_NV ='NKC-Details'!$F$4:$F$100 Dùng cho các sổ KT 49 NKC_NGAY_GHI ='NKC-Details'!$J$4:$J$100 Dùng cho các sổ KT 50 NKC_NOTK ='NKC-Details'!$G$4:$G$100 Dùng cho các sổ KT 51 NKC_THANH_TIEN ='NKC-Details'!$I$4:$I$100 Dùng cho các sổ KT 52 SC_NKC_TEN_COT =IF('So Cai'! $C$4="","",IF(ISNA(VLOOKUP('So Cai'! $C$4,TKDM,5,0)),"",VLOOKUP('So Cai'! $C$4,TKDM,5,0))) Sổ cái 53 SC_TK_DM =IF('So Cai'! $C$4="","",IF(ISNA(VLOOKUP('So Cai'! $C$4,TKDM,2,0)),"",VLOOKUP('So Cai'! $C$4,TKDM,2,0))) Sổ cái 54 SC_TK_MA =IF('So Cai'! $C$4="","",IF(ISNA(VLOOKUP('So Cai'! $C$4,TKDM,3,0)),"",INDIRECT(VLOOKU P('So Cai'!$C$4,TKDM,3,0)))) Sổ cái 55 SC_TK_NKC_MA =IF('So Cai'! $C$4="","",IF(ISNA(VLOOKUP('So Cai'! $C$4,TKDM,4,0)),"",INDIRECT(VLOOKU P('So Cai'!$C$4,TKDM,4,0)))) Sổ cái 56 SCT_NKC_TEN_COT =IF('So Chi Tiet'! $C$4="","",IF(ISNA(VLOOKUP('So Chi Tiet'!$C$4,TKDM,5,0)),"",VLOOKUP('So Chi Tiet'!$C$4,TKDM,5,0))) Sổ chi tiết 57 SCT_TK_DM =IF('So Chi Tiet'! $C$4="","",IF(ISNA(VLOOKUP('So Chi Tiet'!$C$4,TKDM,2,0)),"",VLOOKUP('So Chi Tiet'!$C$4,TKDM,2,0))) Sổ chi tiết 58 SCT_TK_MA =IF('So Chi Tiet'! $C$4="","",INDIRECT(VLOOKUP('So Chi Tiet'!$C$4,TKDM,3,0))) Sổ chi tiết 59 SCT_TK_NKC_MA =IF('So Chi Tiet'! $C$4="","",IF(ISNA(VLOOKUP('So Chi Tiet'! $C$4,TKDM,4,0)),"",INDIRECT(VLOOKU P('So Chi Tiet'!$C$4,TKDM,4,0)))) Sổ chi tiết Lưu ý: Các Name trong bảng trên không được xóa. Các Name này được tự cập nhật khi dữ liệu trong các sheet thay đổi. Tất cả các sổ kế toán tác giả lập đều để mở công thức, các bạn có thể tự nâng cấp theo ý mình. Nơi trao đổi góp ý về sổ kết toán SQL tại http://bluesofts.net/forum . Nhập danh sách các khách hàng: Ma_KH, Ten,… Ma_KH quan hệ với cột Ma_KH trong sổ NKC, KHO. DMNB Nhập danh sách các người b n: Ma_NB, Ten, … (danh mục nhà cung cấp) Ma_NB quan hệ với cột Ma_NB. =CDTK!$I$6:$I$19 BCTC 2 CDTK_CKNO =CDTK!$H$6:$H$19 BCTC 3 CDTK_DKCO =CDTK!$E$6:$E$19 BCTC 4 CDTK_DKNO =CDTK!$D$6:$D$19 BCTC 5 CDTK_MATK =CDTK! $B$ 6: $B$ 19 BCTC 6 CDTK_PSCO =CDTK!$G$6:$G$19 BCTC 7 CDTK_PSNO. TOÁN SQL B SỔ KẾ TOÁN TRÊN EXCEL Tác giả: Nguyễn Duy Tuân – www.bluesofts.net File “Sổ kế toán SQL có các sổ kế toán: NKC, sổ cái, sổ chi tiết tài khoản, sổ tổng hợp 131, 141, 331, 156, b ng