Đang tải... (xem toàn văn)
Trong những năm trước đây, công tác văn thư lưu trữ chưa được các trường học quan tâm, phần lớn chưa bố trí nhân viên làm công tác này mà chỉ phân công kiêm nhiệm. Nhìn chung nhân viên làm công tác văn thư lưu trữ chưa nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ nên một số trường học vẫn còn hồ sơ bề bộn, chưa ngăn nắp gọn gàng, chưa khoa học. Trong những năm gần đây công tác văn thư lưu trữ trong trường học được lãnh đạo phòng Giáo dục và Đào tạo, Ban giám hiệu nhà trường quan tâm chỉ đạo sâu sát và triển khai thực hiện đúng theo các văn bản hướng dẫn. Để bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ ta cần phải phân loại hồ sơ ra nhiều loại. Đối với mỗi loại hồ sơ, văn bản ta cần phải phân loại cụ thể, theo tính chất, lưu trữ theo mục lục và thứ tự theo thời gian. Nay các cơ quan trường học được nhà nước quan tâm đầu tư trang bị cơ sở vật chất tương đối đầy đủ, hơn nữa bộ phận Văn thư lưu trữ cũng đã được tập huấn sơ cấp về Văn thư hành chính nên việc thực hiện trong cơ quan trường học bài bản hơn và ngăn nắp hơn; thực hiện áp dụng công nghệ thông tin vào trong trường học nên việc cập nhật công văn không phải bằng thủ công thô sơ như ngày trước mà thực hiện cập nhật bằng máy, phần mềm.v.v.. Từ đó cho ta thấy đây là một bước ngoặc tiến bộ mạnh mẽ đối với người làm công tác Văn thư lưu trữ trong trường học. Nhằm thực hiện một cách có hiệu quả trong công việc trong cải cách hành chính như hiện nay chúng ta cần đổi mới một số yêu cầu cơ bản trong lưu trữ các loại văn bản đi, đến qua những nội dung sau: Thuận lợi: Cơ sở vất chất phục vụ cho công tác văn thư tương đối phù hợp với chức năng hoạt động, đảm bảo được thông tin nhanh chóng, thông suốt, chính xác, bảo mật. Hệ thống máy tính kết nối mạng đảm bảo tra cứu, truyền tải thông tin khi có yêu cầu. Trang bị máy tính có chất lượng, cấu hình cao, có kết nối mạng để đảm bảo chức năng lưu trữ lâu dài. Khó khăn:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc MÔ TẢ SÁNG KIẾN Mã số:…………………………… Tên sáng kiến: Một số kinh nghiệm nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ, cán làm công tác văn thư trường học, trường Tiểu học Thạnh Yên 2, năm học 2018-2019 2.Lĩnh vực áp dụng sáng kiến: Giải pháp tác nghiệp giáo dục 3.Mô tả chất sáng kiến: 3.1.Tình trạng giải pháp biết Trong năm trước đây, công tác văn thư lưu trữ chưa trường học quan tâm, phần lớn chưa bố trí nhân viên làm cơng tác mà phân cơng kiêm nhiệm Nhìn chung nhân viên làm cơng tác văn thư lưu trữ chưa nhận thức tầm quan trọng công tác văn thư lưu trữ nên số trường học hồ sơ bề bộn, chưa ngăn nắp gọn gàng, chưa khoa học Trong năm gần công tác văn thư lưu trữ trường học lãnh đạo phòng Giáo dục Đào tạo, Ban giám hiệu nhà trường quan tâm đạo sâu sát triển khai thực theo văn hướng dẫn Để bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ ta cần phải phân loại hồ sơ nhiều loại Đối với loại hồ sơ, văn ta cần phải phân loại cụ thể, theo tính chất, lưu trữ theo mục lục thứ tự theo thời gian Nay quan trường học nhà nước quan tâm đầu tư trang bị sở vật chất tương đối đầy đủ, phận Văn thư lưu trữ tập huấn sơ cấp Văn thư hành nên việc thực quan trường học ngăn nắp hơn; thực áp dụng công nghệ thông tin vào trường học nên việc cập nhật công văn thủ công thô sơ ngày trước mà thực cập nhật máy, phần mềm.v.v Từ cho ta thấy bước ngoặc tiến mạnh mẽ người làm công tác Văn thư lưu trữ trường học Nhằm thực cách có hiệu cơng việc cải cách hành cần đổi số yêu cầu lưu trữ loại văn đi, đến qua nội dung sau: * Thuận lợi: Cơ sở vất chất phục vụ cho công tác văn thư tương đối phù hợp với chức hoạt động, đảm bảo thơng tin nhanh chóng, thơng suốt, xác, bảo mật Hệ thống máy tính kết nối mạng đảm bảo tra cứu, truyền tải thông tin có u cầu Trang bị máy tính có chất lượng, cấu hình cao, có kết nối mạng để đảm bảo chức lưu trữ lâu dài *Khó khăn: Qua thời gian đầu làm cơng tác văn thư tơi cịn gặp nhiều khó khăn cơng việc, chưa đào tạo nghiệp vụ văn thư nên chủ yếu làm theo hiểu biết nên cần tìm kiếm văn người làm cơng tác văn thư phải, mở sổ quản lí văn đi, đến xem số, ngày tháng năm đăng ký văn sổ quản lý văn đi, đến xem văn đăng ký vào ngày tháng năm Thực công tác lưu trữ theo phương pháp tốn nhiều thời gian tìm kiếm cơng sức, đơi văn cịn thất lạc gây khó khăn cho công tác tra cứu sau 3.2.Nội dung giải pháp đề nghị cơng nhận sáng kiến: -Mục đích giải pháp: Về hiểu, cơng tác văn thư lưu trữ công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành quan, tổ chức Nội dung quản lý lưu trữ văn đi, văn đến tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan; lập hồ sơ hành, quản lý sử dụng dấu Văn thư lưu trữ nhiệm vụ quan, tổ chức nhằm lựa chọn, lưu giữ, hồ sơ tổ chức cách khoa học loại hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng quan ban ngành Nội dung công tác lưu trữ bao gồm việc thu thập, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trình hoạt động quan, đơn vị Người làm công tác văn thư lưu trữ muốn hồn thành tốt nhiệm vụ giao nói chung, lưu trữ loại văn xếp gọn gàng ngăn nắp đầy đủ loại hồ sơ nói riêng cần phải thực tốt số nội dung sau: Thường xuyên học tập nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đặc biệt cập nhật thông tin, kiến thức qua mạng Internet Tìm kiếm đầy đủ, kịp thời văn phục vụ chuyên môn nghiệp vụ lĩnh vực cơng tác Hiện công tác văn thư lưu trữ thực theo: Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ việc sữa đổi, bổ sung số điều Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư; Thơng tư số 01/2011/TTBNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ việc hướng dẫn thể thức kỷ thuật trình bày văn hành -Nội dung giải pháp Tìm hiểu, nắm rõ đầy đủ thơng tin hoạt động nhà trường, lĩnh vực mà phụ trách cập nhật chuyển giao lưu trữ kịp thời đầy đủ văn cấp Phối hợp tốt với tổ chức đoàn thể, tổ chuyên môn, phận chuyên trách hoạt động nhà trường Phải thật nhạy bén, động, sáng tạo công việc; mạnh dạn thẳn thắng công tác tham mưu, thỉnh thị với cấp Điều đặc biệt quan trọng phải nắm vững quy trình, chuyển giao phận, mạnh dạn thường xuyên nhắc nhỡ phận việc thực văn cấp Nhiệm vụ cụ thể công tác văn thư lưu trữ phải tỉ mĩ, ngăn nắp Để phát huy hiệu công tác văn thư hành chính, thân tơi thực biện pháptrên sau: *Tên giải pháp: Giải pháp 1: Cập nhật thơng tin văn bản: Giải pháp 2: Trình lãnh đạo bút phê, chuyển giao: Giải pháp 3: Cập nhật vào sổ văn bản, nhân văn bản: Giải pháp 4: Chuyển giao phận lưu trữ văn bản: Giải pháp 5: Lưu trữ hồ sơ học sinh giáo viên: *Triển khai giải pháp: Giải pháp 1: Cập nhật thông tin văn bản: Văn đến cập nhật thông tin văn qua mạng in ra, văn gửi thư bóc bì thư trước (lưu ý bóc bì thư) loại văn khác Phải tìm hiểu rõ nội dung văn bản, xem kỷ văn gửi với yêu cầu hỏa tốc hay bình thường để giải kịp thời Giải pháp 2: Trình lãnh đạo bút phê, chuyển giao: Văn đến trước trình lãnh đạo bút phê thân văn thư nắm nội dung toàn văn Thông tin lãnh đạo sơ lược nội dung văn lãnh đạo cần Đối với văn bình thường phải trình lãnh đạo ngày, văn hỏa tốc phải trình lãnh đạo sau vừa nhận văn Văn lãnh đạo bút phê cần phải thực bước Văn sau vào sổ văn đọc kỷ nội dung văn bản, xem nơi nhận văn để thực Giải pháp 3: Cập nhật vào sổ văn bản, nhân văn bản: Văn đến sau văn lãnh đạo bút phê cập nhật vào sổ công văn đến, xem nội dung bút phê lãnh đạo chuyển đến phận nào, nhân đầy đủ nội dung văn Văn sau nhận văn lãnh đạo ký duyệt ghi số văn vào sổ văn đi, nhân văn đóng dấu Giải pháp 4: Chuyển giao phận lưu trữ văn bản: Văn nhân chuyển giao đến phận, nhận văn văn thư cần phải lập sổ theo dõi chuyển công văn đi, đến ghi rõ nội dung văn bản, ngày ký, người ký nhận văn Lưu trữ văn phải lưu chính, có bìa kẹp ngăn nắp theo quan đơn vị, loại văn theo văn đi, văn đến Trong thời gian thực văn phải thường xuyên theo dõi đôn đốc phận thực kịp thời loại văn để thực báo cáo thời gian tiến độ quy định Giải pháp 5: Lưu trữ hồ sơ học sinh giáo viên: *Quản lý hồ sơ học sinh Hồ sơ học sinh gồm học bạ, Sổ đăng bộ, Sổ điểm Sổ đăng lưu giữ cẩn thận, sổ cập nhật đầy đủ thông tin theo cột, mục qui định, cập nhật kịp thời, đầu năm học trình Hiệu trưởng ký duyệt (nhất học sinh chuyển chuyển đến vào đầu năm học) Học bạ lưu giữ ngăn nắp xếp theo lớp học sinh, định kỳ năm học giao cho giáo viên chủ nhiệm ghi kết học tập học sinh thu lại lưu giữ cẩn thận, kiểm tra kỹ trước trình Hiệu trưởng ký duyệt kết cuối năm Thường xuyên theo dõi tham mưu cho Hiệu trưởng ký duyệt thời gian qui định Sổ ghi điểm lưu giữ đầy đủ cẩn thận Hồ sơ học sinh lưu giữ riêng, xếp ngăn nắp ngăn tủ Khi giáo viên có yêu cầu mượn, phải lập sổ giao nhận giáo viên ký vào sổ không để thất lạc, có ghi tên cụ thể rõ ràng theo loại hồ sơ, dễ dàng tìm kiếm cần thiết Nhờ giúp cho Giáo viên Lãnh đạo nhà trưởng quản lý, theo dõi kết học tập học sinh dễ dàng *Quản lý hồ sơ giáo viên: Hồ sơ giáo viên lưu giữ bì giấy, loại Quyết định, cấp, lý lịch công chức, phiếu đánh giá CBCC, chứng nhận khen thưởng, thi đua Trong trình lưu trữ tơi xếp theo tổ chun mơn, tổ vị trí định, đồng thời hồ sơ cán GV-CNV đánh mật mã, để vào sử dụng tiện việc tìm kiếm nhanh kịp thời Trong thời gian lưu trữ, giáo viên có yêu cầu mượn phải lập sổ ký nhận phải đồng ý Hiệu trưởng cho giáo viên mượn Ngoài việc lưu trữ hồ sơ tủ tơi cịn lưu trữ phần mềm liệu PMIS máy vi tính, dựa vào chương trình này, tơi cập nhật thường xun thay đổi hàng năm giáo viên, nhân viên thay đổi hệ số lương, đánh giá nhận xét cuối năm, thời gian nghỉ hưu, hệ đào tạo Toàn hồ sơ lưu giữ cẩn thận, không để thất lạc 3.3.Khả áp dụng giải pháp: Sáng kiến giúp cho cán văn thư lưu trữ quản lý tốt văn bản, tránh thất thốt, cơng tác tìm kiếm tốn thời gian mà cịn tạo sở pháp lý cao giúp cán quản lý đạo, điều hành, quản lý quan cách tốt Sáng kiến áp dụng tốt trường TH Thạnh Yên mà áp dụng tốt trường Mầm non, tiểu học trung học sở địa bàn huyện 3.4.Hiệu quả, lợi ích thu dự kiến thu áp dụng giải pháp: Từ áp dụng kinh nghiệm thân nhận thấy đạt số kết sau: Giúp cho lãnh đạo cán phận trường học nâng cao hiệu công việc giải xử lý nhanh chóng kịp thời văn cấp trên, đáp ứng yêu cầu tổ chức, cá nhân Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc cách có hệ thống, thực tìm kiếm cách dễ dàng cần Qua cán bộ, phận kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực tốt mục tiêu quản lý: Tạo cơng cụ để kiểm sốt việc thực thi quyền lực quan, tổ chức, cá nhân Góp phần giữ gìn cứ, chứng hoạt động quan, phục vụ việc kiểm tra, tra giám sát Góp phần bảo vệ bí mật thơng tin có liên quan đến quan Sau triển khai áp dụng cho tất thành viên phận tổ chun mơn tổ văn phịng, đến hầu hết phận tổ văn phòng lưu trữ đầy đủ loại hồ sơ lĩnh vực chun mơn phụ trách; biết xếp hồ sơ sổ sách cách ngăn nắp, khoa học quy định Biết ứng dụng công nghệ thông tin việc cập nhật thông tin, văn điều hành, đạo chuyên môn nghiệp vụ kịp thời Kết rõ rệt hoạt động nhà trường thông suốt, đảm bảo thông tin tốt chủ trương, đường lối Đảng; Chính sách Pháp luật Nhà Nước; quản lý điều hành, đạo cấp Công tác quản lý, đạo chun mơn tài chính, sở vật chất hoạt động ngoại khóa khác Ban giám hiệu có đủ sở pháp lý, tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức, cá nhân hoàn thành tốt nhiệm vụ; công tác báo cáo, thống kê nhà trường thực đầy đủ, kịp thời, xác đáp ứng tốt theo yêu cầu cấp Từ lẽ trên, thấy quan tâm làm tốt cơng tác văn thư lưu trữ góp phần bảo đảm cho hoạt động hành nhà nước thơng suốt vận hành cách nhanh gọn Nhờ góp phần nâng cao hiệu quản lý hành nhà nước thúc đẩy nhanh chóng cơng cải cách hành Thiết nghĩ quan hành nhà nước cần phải có nhận thức đắn về vị trí vai trị cơng tác văn thư lưu trữ để đưa biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư lưu trữ quan, đơn vị vào nề nếp góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý quan, đơn vị Thông tin sở thực tiễn, sở pháp lý tập hợp đầy đủ, xác giúp trình xử lý thơng tin, đề phương án khác nhau, thẩm định hiệu phương án lựa chọn phương án để định nhanh chóng, kịp thời, đáp ứng nhu cầu quản lý hành nhà nước ngày cao giai đoạn Nhờ có biện pháp cải tiến, đảm bảo tính khoa học, xác nên thời gian qua công tác văn thư lưu trữ nhà trường đảm bảo thực đầy đủ nguồn thông tin đi, đến cách đầy đủ, xác, kịp thời giúp cho công tác quản lý nhà trường đạt hiệu cao, thực thắng lợi nhiệm vụ năm học ngành giáo dục đề Việc theo dõi, đánh giá kết giáo dục học sinh giáo viên Phó Hiệu trưởng, Hiệu trưởng kịp thời có chất lượng; giải kịp thời yêu cầu phụ huynh giáo viên việc thực hồ sơ học sinh Trong công việc hàng ngày thân hình thành thói quen ngăn nắp tỉ mĩ cơng việc, xử lí cơng việc trơi chảy khơng cịn bỡ ngỡ Hồ sơ, sổ sách lưu trữ đầy đủ khoa học có hệ thống, tạo điều kiện thuận lợi công việc hàng ngày Giúp ban giám hiệu hoàn thành nhiệm vụ năm học thời gian quy định Bản thân ln hồn thành tốt nhiệm vụ giao Đặc biệt năm học 2018-2019 nhà trường áp dụng mô tả sáng kiến nêu trên, cuối năm hoàn thành tốt nhiệm vụ năm học 3.5.Tài liệu kèm theo gồm: (Không) Trên số biện pháp công việc thực để nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ, đề tài kiểm chứng đúc kết từ thực tiển, đạt kết tốt góp phần phát triển toàn diện nhà trường Rất mong góp ý Hội đồng khoa học ngành thông cảm, chia sẻ đồng nghiệp Xin chân thành cảm ơn! Thạnh Yên, ngày 25 tháng năm 2019 Người mô tả Nguyễn Văn Tấn Ý KIẾN CỦA HỘI ĐỒNG CHẤM SÁNG KIẾN CẤP CƠ SỞ Thạnh Yên, ngày tháng năm 2019 CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG Ý KIẾN CỦA HỘI ĐỒNG CHẤM SÁNG KIẾN CÁC CẤP TRÊN