Đang tải... (xem toàn văn)
Kiểm soát chi phí tại Công ty Du lịch Công Đoàn
PHẦN I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VIỆC KIỂM SÔT CHI PH TRONG DOANH NGHIỆP DU LỊCH VĂ DỊCH VỤ I. KHÁI QT CHUNG VỀ CHI PHÍ VÀ PHÂN LOẠI CHI PHÍ : 1. Khái niệm chi phí : a) Khái niệm chi phí theo quan điểm của kế tốn tài chính : Theo kế tốn tài chính, kế tốn được nhận thức như những khoản phí tổn phát sinh gắn liền với hoạt động của doanh nghiệp để đạt được một sản phẩm, một dịch vụ, của cải nhất định. Nó được định hướng bằng một lượng tiền chi ra, một mức giảm sút giá trị tài sản, một khoản nợ dịch vụ, thuế . Tóm lại, theo quan điểm của kế tốn tài chính, chi phí của doanh nghiệp là tồn bộ các hao phí lao động sống, lao động vật hóa và các chi phí cần thiết khác mà doanh nghiệp phải bỏ ra trong q trình hoạt động kinh doanh biểu hiện bằng tiền và tính cho một thời kỳ nhất định. b) Khái niệm chi phí theo quan điểm của kế tốn quản trị : Mục đích của kế tốn quản trị trong lĩnh vực chi phí là cung cấp thơng tin chi phí thích hợp, hữu ích kịp thời cho việc ra quyết định của nhà quản trị. Vì vậy, đối với kế tốn quản trị khơng chỉ đơn thuần nhận thức chi phí như quan điểm của kế tốn tài chính, chi phí còn được nhận thức theo phương pháp nhận diện thơng tin ra quyết định. Lý do này, chi phí có thể là dòng phí tổn thực tế gắn liền với hoạt động hằng ngày khi tổ chức thực hiện, kiểm tra, ra quyết định, chi phí cũng có thể là dòng phí tổn ước tính để thực hiện dự án, hy sinh cơ hội kinh doanh . Trên cơ sở này, khi nhận thức chi phí trong kế tốn quản trị chúng ta cần chú ý đến sự lựa chọn, so sánh theo mục đích sử dụng, mơi trường kinh doanh hơn là chứng cứ - chứng từ. 2. Phân loại chi phí : Khơng phải các thơng tin về chi phí do kế tốn tài chính tập hợp được cứ để ngun như thế mà cung cấp cho nhà quản trị. Hằng ngày các nhà quản trị phải ra nhiều quyết định, với mỗi quyết định khác nhau cần có những thơng tin khác nhau. Đối với chi phí, nhà quản trị cần có những thơng tin về chi phí theo những khía cạnh khác nhau trước khi ra quyết định. Đó là những thơng tin hết sức hợp lý vì vậy cần phải phân loại chi phí theo các tiêu thức khác nhau. 2.1. Phân loại chi phí theo nội dung kinh tế : a) Chi phí nhân cơng : Yếu tố chi phí nhân cơng bao gồm : - Các khoảng tiền lương phải trả cho người lao động - Các khoản trích theo lương như KPCĐ, BHXH, BHYT của người lao động. Trang 1 Tổng chi phí lao động chính là tổng quỹ lương, BHXH của doanh nghiệp. Như vậy, sự nhận thức yếu tố chi phí lao động giúp nhà quản trị xác định được tổng quỹ lương của doanh nghiệp. Ở góc độ khác, sự nhận thức này cũng chính là cơ sở để nhà quản trị hoạch định mức tiền lương bình quân cho người lao động, tiền đề điều chỉnh chính sách lương để đạt được sự cạnh tranh về nguồn lao động. b) Chi phí nguyên vật liệu : Yếu tố chi phí nguyên vật liệu bao gồm giá mua, chi phí mua của nguyên vật liệu dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ kế toán. Yếu tố này bao gồm : - Chi phí nguyên vật liệu chính : Đây chính là chi phí mua và giá mua của những loại nguyên vật liệu được sử dụng trực tiếp trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Nó thường phát sinh trong lĩnh vực sản xuất, cấu thành nên cơ sở vật chất chính của sản phẩm hoặc giữ vai trò quan trọng trong giá thành sản phẩm. - Chi phí nhiên liệu : Là giá mua và chi phí mua của nhiên liệu dùng vào sản xuất kinh doanh trong kỳ kế toán. Thực chất nhiên liệu cũng là nguyên vật liệu phụ nhưng nó giữ vai trò quan trọng trong danh mục nguyên vật liệu, vì vậy, cần xếp nó vào một thành phần để quản lý và đôi khi để kiểm soát khi có sự xáo trộn do tình hình biến động nguồn nhiên liệu, năng lượng trên thị trường. - Chi phí nguyên vật liệu phụ : Đây chính là giá mua và chi phí mua của những loại nguyên vật liệu kết hợp với nguyên vật liệu chính làm tăng chất lượng, độ bền, vẻ thẩm mỹ của sản phẩm hoặc những loại nguyên vật liệu dùng trong công việc hành chính, văn phòng máy móc, thiết bị. - Chi phí phụ tùng thay thế : Bao gồm giá mua và chi phí mua của các loại phụ tùng thay thế dùng vào sản xuất kinh doanh trong kỳ kế toán. Thực chất phụ tùng thay thế cũng là nguyên vật liệu phụ, tuy nhiên chúng bao gồm những bộ phận, chi tiết dùng thay thế trong máy móc thiết bị khi sửa chữa. - Chi phí nguyên vật liệu khác : Bao gồm tất cả giá mua và chi phí mua của những loại nguyên vật liệu chưa thuộc vào các yếu tố trên như chi phí nguyên vật liệu đặc thù, chi phí về phế phẩm, phế liệu tận dụng. Sự nhận thức chi phí nguyên vật liệu giúp cho nhà quản trị xác định được tổng giá phí nguyên vật liệu cần thiết cho nhu cầu sản xuất kinh doanh trong kỳ. Trên cơ sở đó, nhà quản trị sẽ hoạch định được tổng mức luân chuyển, tổng mức dự trữ cần thiết của nguyên vật liệu để tránh tình trạng ứ đọng vốn hoặc thiếu nguyên vật liệu, gây cản trở cho quá trình sản xuất kinh doanh. Xa hơn nữa, đây cũng là cơ sở hoạch định các mặt hàng thiết yếu để chủ động trong công tác cung ứng vật tư cần thiết. c) Chi phí công cụ dụng cụ : Yếu tố này bao gồm giá mua và chi phí mua của tất cả các công cụ dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ kế toán. Tổng chi phí công Trang 2 cụ dụng cụ là tiền đề để nhà quản trị hoạch định mức luân chuyển qua kho, định mức dự trữ, nhu cầu thu mua công cụ dụng cụ cho hợp lý. d) Chi phí khấu hao tài sản cố định : Yếu tố này bao gồm khấu hao của tất cả tài sản cố định dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ kế toán. Qua dòng chi phí khấu hao, giúp nhà quản trị nhận biết được mức chuyển dịch, hao mòn tài sản. Từ đây, nhà quản trị hoạch định tốt hơn chiến lược đầu tư, đầu tư mở rộng để đảm bảo cơ sở vật chất, thiết bị thích hợp cho tiến trình sản xuất kinh doanh. e) Chi phí dịch vụ thuê ngoài : Bao gồm giá phí gắn liền với các dịch vụ từ bên ngoài cung cấp cho hoạt động kinh doanh trong kỳ kế toán của doanh nghiệp như dịch vụ điện nước, bảo hiểm tài sản, thuê nhà cửa phương tiện . Qua dòng chi phí này nàh quản trị sẽ hiểu rõ hơn tổng mức dịch vụ liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp để thiết lập quan hệ trao đổi, cung ứng với các đơn vị dịch vụ tốt hơn. f) Chi phí khác bằng tiền : Yếu tố này bao gồm tất cả các chi phí sản xuất kinh doanh mà doanh nghiệp thường thanh toán trực tiếp trong kỳ kế toán. Đây cũng là dòng tiền mặt chi tiêu nhỏ tại doanh nghiệp. Vì vậy, sự nhận thức yếu tố này giúp nhà quản trị hoạch định được ngân sách tiền mặt chi tiêu nhỏ, hạn chế những tồn đọng tiền mặt, tránh bớt những tổn thất, thiệt hại trong quản lý vốn bằng tiền. 2.2. Phân loại chi phí theo công dụng kinh tế : a) Chi phí nhân công trực tiếp : Khoản mục chi phí này bao gồm : - Tiền lương công nhân trực tiếp thực hiện quy trình sản xuất. - Các khoản trích theo lương tính vào chi phí sản xuất của công nhân trực tiếp thực hiện quy trình sản xuất như KPCĐ, BHXH, BHYT. Song song với chi phí lao động trực tiếp là dòng chi phí lao động gián tiếp liên quan đến chi phí của công nhân viên hoặc người lao động thực hiện các công việc phục vụ bảo hành, bảo trì máy móc thiết bị. b) Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp : Bao gồm toàn bộ những khoản chi phí liên quan đến chi phí nguyên vật liệu sử dụng trực tiếp trong quá trình sản xuất sản phẩm. Đây chính là chi phí nguyên vật liệu chính. Ngoài chi phí nguyên vật liệu chính, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp còn bao gồm chi phí của nguyên vật liệu (kể cả nhiên liệu) dùng trực tiếp trong sản xuất sản phẩm. Khi nhận dạng khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chúng ta dễ nhầm lẫn về chi phí nguyên vật liệu phụ. Bởi lẽ, chi phí nguyên vật liệu phụ không những liên quan trực tiếp đến quá trình sản xuất sản phẩm mà còn bao gồm những dòng chi phí liên quan với quá trình phục vụ, quản lý sản xuất. Trong quản lý chi phí, để dễ dàng nhận diện chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chúng ta có thể xem xét trên hồ sơ kỹ thuật sản xuất, đặc biệt là định mức vật tư trực tiếp. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thường Trang 3 được thiết lập định mức từng loại trong chế tạo từng sản phẩm; chi phí nguyên vật liệu phụ không liên quan trực tiếp, vì vậy khó thiết lập định mức theo từng loại, chúng thường được ước tính tỉ lệ trên chi phí nguyên vật liệu trực tiếp hoặc chi phí trực tiếp. Về phương diện hạch toán, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được hạch toán trực tiếp cho từng quá trình sản xuất sản phẩm. Ngược lại chi phí nguyên vật liệu phụ rất khó hạch toán trực tiếp cho quá trình sản xuất mà đòi hỏi phải tập hợp chung sau đó mới phân bổ. Đây cũng chính là nguyên nhân dẫn đến sai lầm trong các quyết định liên quan đến chi phí. c) Chi phí sản xuất chung : Bao gồm : - Chi phí lao động gián tiếp, phục vụ, tổ chức quản lý sản xuất tại phân xưởng. - Chi phí nguyên vật liệu dùng trong máy móc thiết bị, phục vụ sản xuất. - Chi phí công cụ dụng cụ dùng trong sản xuất - Chi phí khấu hao máy móc thiết bị, tài sản cố định khác dùng trong hoạt động sản xuất. - Chi phí dịch vụ thuê ngoài phục vụ sản xuất : điện, nước, sửa chữa, bảo hiểm tài sản tại xưởng sản xuất. Chi phí sản xuất chung bao gồm nhiều thành phần có đặc điểm khác nhau, chúng thường liên quan đến nhiều quá trình sản xuất sản phẩm, ít biểu hiện một cách cụ thể qua mối liên hệ nhân quả. Vì vậy chúng ta có thể khẳng định đây là một bộ phận chi phí sản xuất khó xây dựng định mức và cũng chính là bộ phận chi phí dẫn đến việc định lượng, quyết định sai sót, đặc biệt là đối với những quy trình sản xuất, bộ phận mà chi phí này chiếm tỷ lệ lớn. d) Chi phí bán hàng : Chi phí bán hàng còn được gọi là chi phí lưu thông, là những dòng phí tổn cần thiết để đảm bảo cho việc thực hiện chính sách bán hàng. Khoản mục chi phí bán hàng thường bao gồm : - Chi phí về lương và các khoản trích theo lương tính vào chi phí của toàn bộ lao động trực tiếp hay quản lý trong hoạt động bán hàng, vận chuyển hàng hóa tiêu thụ. - Chi phí về nguyên vật liệu, nhiên liệu, công cụ dụng cụ dùng trong việc bán hàng, vận chuyển hàng hóa tiêu thụ . - Chi phí khấu hao thiết bị và tài sản cố định dùng trong việc bán hàng : nhà kho, phương tiện vận chuyển. - Chi phí thuê ngoài liên quan đến việc bán hàng . - Chi phí khác bằng tiền . Như vậy, chi phí bán hàng cũng là một khoản mục chi phí gồm nhiều thành phần có đặc điểm khác nhau. Chúng phát sinh liên quan trực tiếp và Trang 4 gián tiếp đến hoạt động bán hàng. Đây là mục chi phí mà việc hạch toán, phân bổ phức tạp và đôi khi chúng gây nên sự nhận thức sai lệch thông tin chi phí trong từng sản phẩm, bộ phận khi báo cáo kết quả kinh doanh. e) Chi phí quản lý doanh nghiệp : Bao gồm : - Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương tính vào chi phí của người lao động, quản lý ở các bộ phận phòng ban của doanh nghiệp. - Chi phí vật liệu, năng lượng, nhiên liệu dùng trong hành chính quản trị văn phòng. - Chi phí công cụ dụng cụ, chi phí khấu hao thiết bị, tài sản cố định khác dùng trong công việc hành chính quản trị văn phòng. - Chi phí dịch vụ điện, nước, điện thoại, bảo hiểm . phục vụ chung cho toàn doanh nghiệp. - Các khoản thuế, lệ phí chưa tính vào giá trị tài sản. - Các khoản chi phí liên quan đến sự giảm sút giá trị tài sản dùng trong sản xuất kinh doanh do biến động thị trường : dự phòng nợ phải thu khó đòi, dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Chi phí quản lý doanh nghiệp cũng là một khoản mục chi phí gồm nhiều thành phần có đặc điểm khác nhau và khá phức tạp. Đây là khoản mục chi phí liên quan khá chặt chẽ đến quy mô, trình độ tổ chức quản trị của doanh nghiệp. Vì vậy sự phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp gặp rất nhiều khó khăn, dẫn đến đánh giá sai lầm thành quả đóng góp, kiềm chế tính năng động và sáng tạo của các bộ phận. f) Chi phí khác : Ngoài những chi phí liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, trong thành phần chi phí của doanh nghiệp còn tồn tại những dòng chi phí khác. Về cơ bản, đây chính là dòng chi phí hoạt động tài chính chi phí hoạt động bất thường, dòng chi phí này thường chiếm tỷ lệ nhỏ. 2.3. Phân loại theo cách ứng xử chi phí : a) Biến phí : Biến phí là những khoản mục chi phí thay đổi tỷ lệ với mức độ hoạt động của đơn vị. Mức độ hoạt động có thể là số lượng sản phẩm sản xuất ra, số lượng sản phẩm tiêu thụ . Trong doanh nghiệp, biến phí tồn tại khá khổ biến : chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp . Những chi phí này khi mức độ hoạt động của đơn vị gia tăng thì chúng cũng gia tăng tỷ lệ thuận và ngược lại. Biến phí không thuần nhất một hình thức tồn tại mà còn tồn tại dưới nhiều hình thức khác nhau. - Biến phí thực thụ : Đây là một loại biến phí mà sự biến động của chúng thực sự thay đổi tỷ lệ thuận với mức độ hoạt động như chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp. Với cách ứng xử này, để thực sự kiểm soát biến phí thực thụ tốt hơn, nhà quản lý không chỉ kiểm soát tổng số mà còn phải kiểm soát tốt biến phí trên một mức độ hoạt động ở mức độ khác Trang 5 nhau. Hoạch định, xây dựng và hoàn thiện định mức biến phí thực thụ sẽ là tiền đề tiết kiệm, kiểm soát tốt biến phí và giá thành sản phẩm một cách chặt chẽ. - Biến phí cấp bậc : Khác với biến phí thực thụ, biến phí cấp bậc cũng là biến phí. Tuy nhiên sự thay đổi của chúng chỉ xảy ra khi mức độ hoạt động đạt đến một giới hạn nhất định. Để kiểm soát tốt chi phí cấp bậc, chúng ta cần phải lựa chọn mức độ hoạt động thích hợp và xây dựng hoàn thiện định mức biến phí ở từng cấp bậc tương ứng. b) Định phí : Định phí là những mục chi phí ít thay đổi hoặc không thay đổi theo mức độ hoạt động của đơn vị. Nếu xét trên tổng chi phí, định phí không thay đổi; ngược lại, nếu quan sát chúng trên một đơn vị mức độ hoạt động, định phí tỷ lệ nghịch với mức độ hoạt động. Như vậy, dù doanh nghiệp có hoạt động hay không hoạt động thì vẫn tồn tại định phí; ngược lại khi doanh nghiệp gia tăng mức độ hoạt động thì định phí trên một đơn vị mức độ hoạt động sẽ giảm dần. Định phí tồn tại dưới nhiều hình thức. - Định phí bắt buộc : Là những dòng định phí liên quan đến khấu hao tài sản dài hạn, chi phí sử dụng tài sản dài hạn và chi phí liên quan đến lương của các nhà quản trị gắn liền với cấu trúc tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh. Đặc điểm cơ bản của định phí bắt buộc : + Tồn tại lâu dài trong hoạt động sản xuất kinh doanh + Không thể cắt giảm đến bằng không trong một thời gian ngắn Với những đặc điểm cơ bản trên, việc kiểm soát định phí bắt buộc phải bắt đầu từ lúc triển khai dự án, xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý. - Định phí không bắt buộc : Còn được xem như chi phí bất biến quản trị. Dòng chi phí này phát sinh từ các quyết định hàng năm của các nhà quản trị : chi phí quảng cáo, nghiên cứu giao tiếp. c) Chi phí hỗn hợp : Chi phí hỗn hợp là những khoản mục chi phí bao gồm các yếu tố biến phí và định phí pha trộn lẫn nhau. Ở mức độ hoạt động nào đó chi phí hỗn hợp thể hiện đặc điểm của định phí, ở mức độ hoạt động khác chúng có thể thể hiện đặc điểm của biến phí. Với mục đích lập kế hoạch, kiểm soát chi phí và chủ động trong quản lý chi phí, chi phí hỗn hợp được phân tích và lượng hóa theo yếu tố bất biến và khả biến. 2.4. Các cách phân loại chi phí khác : a) Chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp : - Chi phí trực tiếp là những chi phí quan hệ trực tiếp đến việc sản xuất một loại sản phẩm, một công việc hoặc một hoạt động, một địa điểm nhất định và hoàn toàn có thể hạch toán quy nạp trực tiếp cho sản phẩm, công việc đó. Trang 6 - Chi phí gián tiếp là chi phí liên quan đến nhiều sản phẩm, công việc, nhiều đối tượng khác nhau, nên tập hợp quy nạp cho từng đối tượng bằng phương pháp phân bổ gián tiếp. b) Chi phí kiểm soát được và chi phí không kiểm soát được : - Chi phí kiểm soát được là những chi phí mà ở cơ quan cấp quản lý nào đó nhà quản trị xác định được chính xác sự phát sinh của nó đồng thời nhà quản trị cũng có thẩm quyền về sự phát sinh của nó. - Chi phí không kiểm soát được là những chi phí mà nhà quản trị không thể dự đoán chính xác sự phát sinh của nó hoặc không có thẩm quyền ra quyết định về loại chi phí đó. Để hiểu được dòng chi phí kiểm soát được và dòng chi phí không kiểm soát được ta phải căn cứ vào hai yếu tố cơ bản : + Đặc điểm phát sinh của chi phí trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. + Sự phân cấp quản lý trong cơ cấu tổ chức sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. c) Chi phí cơ hội : Chi phí cơ hội có thể định nghĩa là một khoản lợi nhuận tiềm tàng bị mất đi hay phải hy sinh để lựa chọn, thực hiện hoạt động này thay thế một hoạt động khác. Chi phí cơ hội không xuất hiện trên sổ sách kế toán nhưng lại là cơ sở để lựa chọn phương án hành động. d) Chi phí chìm : Là những dòng chi phí luôn luôn xuất hiện trong tất cả các phương án sản xuất kinh doanh. Đây là dòng chi phí mà nhà quản trị chấp nhận không có sự lựa chọn. e) Chi phí chênh lệch : Chi phí chênh lệch được ghi nhận những dòng chi phí hiện diện, xuất hiện một phần trong các phương án sản xuất kinh doanh này hoặc chỉ xuất hiện một phần trong các phương án sản xuất kinh doanh khác. II. KIỂM SOÁT VÀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ : 1. Kiểm soát : a) Khái niệm : Kiểm soát là quá trình áp dụng những cơ chế và phương pháp để đảm bảo rằng các hoạt động và thành quả đạt được phù hợp với mục tiêu, kế hoạch và chuẩn mực của tổ chức. b) Bản chất của kiểm soát trong quá trình quản lý : Bản chất của kiểm soát là việc thiết lập các kế hoạch và xây dựng các mục tiêu có liên quan, từ đó thiết kế nên những hành động cụ thể để đạt được những mục tiêu đã xây dựng. Đồng thời trong quá trình thực hiện các mục Trang 7 tiêu cần phải đưa ra các biện pháp và hành động phụ trợ để đạt được mục tiêu tốt hơn. Theo đó thực hiện kiểm sốt là dựa vào các định mức, chuẩn mực, các kế hoạch đã định để đánh giá hiệu quả cơng tác quản trị của cấp dưới và đề ra các biện pháp quản trị thích hợp nhằm đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp. c) Vai trò của kiểm sốt đối với cơng tác quản trị : Do hoạt động sản xuất kinh doanh của con người là hoạt động có ý thức nên người ta phải quản lý hoạt động này để tạo điều kiện cho hoạt động sản xuất kinh doanh kỳ sau. Do đó kiểm sốt là một chức năng quan trọng trong cơng tác quản trị nó diễn ra ở tất cả các giai đoạn của q trình kinh doanh từ việc ra quyết định đến việc lập kế hoạch và giám sát việc lập kế hoạch đó để đạt mục tiêu mong muốn. 2. Kiểm sốt chi phí : a) Khái niệm : Kiểm sốt chi phí là việc sử dụng các phương pháp thích hợp nhằm đánh giá việc thực hiện kế hoạch chi phí từ đó xác định các ngun nhân ảnh hưởng đề ra các biện pháp điều chỉnh thích hợp thơng qua đó đánh giá trách nhiệm của các bộ phận có liên quan. b) Vai trò của kiểm sốt chi phí đối với cơng tác quản lý : Kiểm sốt chi phí mang tính liên tục trong việc quản lý, điều quan trọng khơng phải nhà quản lý xác định được đâu là chi phí biến đổi, chi phí cố định mà điều quan trọng là nhà quản lý phải nhận diện đâu là chi phí kiểm sốt để đưa ra biện pháp kiểm sốt thích hợp. Nên bỏ qua những chi phí khơng thuộc phạm vi kiểm sốt của mình nếu khơng việc kiểm sốt chi phí sẽ khơng mang lại hiệu quả so với cơng sức mà mình đã bỏ ra. III. NỘI DUNG TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN TẬP HỢP CHI PHÍ PHỤC VỤ CHO VIỆC KIỂM SỐT CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP DL - DV : 1. Đặc điểm tổ chức cơng tác kế tốn trong doanh nghiệp du lịch dịch vụ : Việc tổ chức cơng tác kế tốn ở các doanh nghiệp du lịch dịch vụ phải đảm bảo u cầu kế tốn nói chung trong một đơn vị du lịch : ghi chép, tính tốn, phản ánh đầy đủ chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm của hoạt động du lịch, xác định kết quả từng phần (từng bộ phận) và tồn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Đặc điểm của du lịch dịch vụ ảnh hưởng đến tổ chức cơng tác kế tốn trong doanh nghiệp du lịch thể hiện ở các nội dung sau : - Đối tượng hạch tốn chi phí có thể là từng bộ phận hay tồn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. - Đặc điểm sản phẩm du lịch : + Du lịch cung cấp các sản phẩm khơng tồn tại dưới dạng vật chất, vì vậy khách du lịch khơng thể đánh giá sản phẩm du lịch bằng các tiêu chuẩn kỹ thuật, bằng các chỉ tiêu chất lượng được lượng hóa một cách rõ ràng, mà Trang 8 chỉ có thể đánh giá bằng các giác quan hoặc cảm nhận thông qua thực tế hay danh tiếng đã được phục vụ. + Sản phẩm dịch vụ du lịch được sản xuất, tiêu thụ và sử dụng trong cùng lúc trên cùng địa điểm. Chính vì vậy, kinh doanh dịch vụ du lịch không có thành phẩm lưu kho làm phần đệm điều chỉnh theo sự thay đổi thất thường của nhu cầu thị trường. + Sản phẩm du lịch xa nơi ở của khách, không thể di chuyển được và khách thường phải trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền trước khi thấy sản phẩm. Những đặc điểm trên ảnh hưởng rất lớn đến việc hạch toán chi phí kinh doanh, tính giá thành và kết quả kinh doanh du lịch . 2. Tổ chức công tác kế toán tập hợp chi phí phục vụ cho việc kiểm soát chi phí tại doanh nghiệp : Nhà quản lý sau khi đã triển khai thực hiện chi phí thì phải đồng thời kiểm soát chi phí đó và kiểm tra đánh giá quá trình thực hiện đó. Phương pháp để kiểm tra đánh giá thường được sử dụng là phương pháp so sánh. Để thực hiện chức năng này, nhà quản lý cần được cung cấp các báo cáo thực hiện để đánh giá, có tác dụng như một bước phản hồi giúp nhà quản lý nhận ra những vấn đề hạn chi phí hế cần có sự điều chỉnh. a) Tổ chức thu thập thông tin lập dự toán chi phí : Sự cần thiết và ý nghĩa của việc lập dự toán chi phí : Bất kỳ một tổ chức nào muốn hoạt động hiệu quả đều phải có một kế hoạch. Dự toán là cách thể hiện về lượng các mục tiêu của quản lý và là công cụ được dùng để phân tích quá trình hướng tới các mục tiêu kế hoạch. Một dự toán càng chính xác và hợp lý bao nhiêu thì việc tiến hành thực hiện kế hoạch và quản lý càng hiệu quả bấy nhiêu. Một bảng dự toán hiệu quả phải gắn chặt với chức năng quản trị và các hệ thống kế toán. Đối với một doanh nghiệp việc lập dự toán nhất là dự toán chi phí có thể coi là quan trọng : - Nó cung cấp toàn bộ các thông tin về chi phí kế hoạch một cách có hệ thống của một bộ phận nào đó. - Dự toán trước được những khó khăn để có biện pháp ngăn ngừa và hạn chế rủi ro có thể xảy ra trong kinh doanh. - Là căn cứ để kiểm tra, kiểm soát và điều chỉnh kịp thời. - Xác định rõ các mục tiêu cụ thể của doanh nghiệp để làm căn cứ đánh giá việc thực hiện sau này. Một trong những cơ sở để dịch vụ được cung cấp đến khách hàng tốt nhất là tổng dự toán chi phí bỏ ra - đây là tổng mức chi phí cần thiết cho việc cung cấp các dịch vụ hoàn hảo nhất, đồng thời cũng là kế hoạch để quản lý các chi phí có thể phát sinh trong quá trình thực hiện. b) Tổ chức kế toán chi tiết trong quá trình hoạt động : + Kế toán chi tiết chi phí nguyên vật liệu : Trang 9 Chi phí nguyên vật liệu phát sinh từ nguyên liệu mua trực tiếp bên ngoài chi phí nguyên vật liệu được xác định thông qua "Bảng kê". Đây là chứng từ chi tiết phản ánh tình hình nguyên liệu được sử dụng tại bộ phận nhà hàng. Căn cứ vào số lượng khách đặt tiệc và yêu cầu của khách lưu trú, kế toán chi tiết sẽ lên bảng kê nguyên vật liệu cả số lượng và giá trị. Cuối kỳ, kế toán lên báo cáo chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Trang 10 [...]... quả hoạt động của công ty, tận dụng tối đa nguồn lực sẵn có nhằm đáp ứng nhiều hơn nữa thị hiếu của người tiêu dùng Trang 12 PHẦN II KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI CÔNG TY TNHH DU LỊCH CÔNG ĐOÀN ĐÀ NẴNG A KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH DU LỊCH CÔNG ĐOÀN ĐÀ NẴNG : I ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG CỦA CÔNG TY : 1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty : Công ty TNHH một thành viên Du lịch Công đoàn Đà Nẵng là... nghiệp, chi phí quản lý doanh nghiệp được hạch toán chi tiết theo từng nội dung : chi phí tiền lương, các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý doanh nghiệp, chi phí dụng cụ, đồ dùng văn phòng, khấu hao tài sản cố định dùng cho quản lý, các khoản thuế, phí và lệ phí có tính chất chi phí, chi phí lãi tiền vay 2 Tình hình phân bổ chi phí tại công ty : + Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp : Tại công ty, ... phục vụ khách du lịch Do đặc điểm của ngành nên chi phí các hoạt động cũng thay đổi, tùy thuộc vào hoạt động cụ thể mà chi phí phát sinh sẽ nhiều hay ít Chi phí kinh doanh dịch vụ du lịch được chia thành 2 loại : chi phí trực tiếp và chi phí quản lý chung + Chi phí trực tiếp : - Hoạt động kinh doanh hướng dẫn du lịch : Đối với hoạt động này, chi phí trực tiếp được xác định là những chi phí phục vụ trực... tổng hợp chi tiết Trang 17 * Sơ đồ hình thức kế toán chứng từ ghi sổ : Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp c.từ gốc Sổ chi tiết Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối tài khoản Báo cáo kế toán Ghi chú : : Ghi hàng ngày : Ghi định kỳ : Đối chi u, kiểm tra Trang 18 B KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI CÔNG TY TNHH DU LỊCH CÔNG ĐOÀN ĐÀ NẴNG : I SỰ CẦN THIẾT PHẢI KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI CÔNG TY : Bước... Nẵng là sự sáp nhập của Công ty Du lịch Dịch vụ Công đoàn Đà Nẵng với Khách sạn Du lịch Công đoàn Thanh Bình thuộc Liên đoàn Lao động Thành phố Đà Nẵng Theo Quyết định của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam số 1623/QĐ-TLĐ đến Liên đoàn Lao động Thành phố Đà Nẵng số Công văn 1138 ngày 09.9.2005 về việc thành lập Công ty TNHH một thành viên Du lịch Công đoàn Đà Nẵng - Căn cứ Luật Công đoàn năm 1990 - Căn cứ... phí dịch vụ mua ngoài : chi phí điện, nước, điện thoại Chi phí trực tiếp khác bằng tiền + Chi phí quản lý chung : Ở các doanh nghiệp du lịch, chi phí quản lý là các chi phí gián tiếp có tính chất chung trong toàn doanh nghiệp Các chi phí này được tập trung cho mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm các chi phí quản lý kinh doanh, chi phí quản lý hành chính và các chi phí chung khác liên quan... - Đã bao gồm VAT 69.3 Đà Nẵng, ngày tháng năm 200 + Kiểm soát quản lý : - Chi phí sản xuất chung bao gồm : Chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, chi phí khấu hao, chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho bộ phận quản lý ở công ty Việc tập hợp chi phí sản xuất chung được thực hiện cùng với các khoản chi phí trên : Chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng cho bộ phận quản lý, căn cứ vào... Chi phí nhân công trực tiếp : + Kiểm soát vật chất : - Đối với chi phí nhân công trực tiếp thì công ty thực hiện một số biện pháp : điểm danh quân số hàng ngày, đột xuất, thực hiện công tác chấm công hàng ngày, thỉnh thoảng đối chi u bảng thanh toán lương với số nhân viên thực tế Bên cạnh đó công ty còn thường xuyên kiểm tra bất thường số nhân viên thực tế tham gia tại đơn vị để xem xét việc chấm công. .. bảng báo cáo chi phí quản lý chung BÁO CÁO CHI PHÍ QUẢN LÝ CHUNG Tháng năm 200 STT Chỉ tiêu I Lũy kế Chi phí công cụ dụng cụ 2 Kỳ này Tổng chi 1 Kỳ trước Chi phí điện nước, fax II Tổng thu 1 Số dư đầu năm III Chênh lệch Tóm lại, kiểm soát chi phí là vấn đề cần thiết của một đơn vị, nó giúp nhà quản trị có cái nhìn tổng quan hơn về kế hoạch mà mình đặt ra, đồng thời kiểm soát chi phí cũng giúp... không tiến hành phân bổ + Chi phí sản xuất chung : Trong quá trình hoạt động, ngoài những chi phí phát sinh có thể tập hợp trực tiếp cho từng bộ phận còn có những chi phí phát sinh phục vụ cùng môt lúc cho nhiều dịch vụ khác nhau Vì vậy, để tập hợp chi phí sản xuất Trang 20 chung, phải căn cứ vào chứng từ trong nội bộ công ty và chứng từ bên ngoài công ty Tại công ty, chi phí sản xuất chung được tập . thuế, phí và lệ phí có tính chất chi phí, chi phí lãi tiền vay ... 2. Tình hình phân bổ chi phí tại công ty : + Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp : Tại công. pháp phân bổ gián tiếp. b) Chi phí kiểm soát được và chi phí không kiểm soát được : - Chi phí kiểm soát được là những chi phí mà ở cơ quan cấp quản lý