Quản lý bán hàng quy mô vừa nhỏ LỜI NĨI ĐẦU Ngày cơng nghệ thơng tin phát triển vượt bậc xâm nhập vào đời sống xã hội Máy tính giúp đỡ người nhiều hoạt động, làm tăng hiệu công việc làm giảm sức lao động người Những cỗ máy tinh vi đời ngày nhiều làm thỏa mãn ước muốn người hang chục năm trước dường phát triển khơng dừng lại u cầu mong muốn người vô hạn Trước ứng dụng tin học Việt Nam có ứng dụng kĩ thuật thực máy tính đơn lẻ, địi hỏi lao động tập thể mà hai cá nhân phụ trách Tuy nhiên ngày nay, nhờ có máy tính mà người ta phát triển hệ thống lớn có quy mơ quốc gia, chí khu vực toàn giới Những hệ thống địi hỏi phải có nhiều người tham gia làm việc Hệ thống thông tin trở thành khái niệm quen thuộc người hoạt động ngành cơng nghệ thơng tin mà cịn tất người làm việc có trợ giúp máy tính Yêu cầu hệ thống thơng tin hoạt động có hiệu tính xác, tính nhanh chóng, tính thân thiện với người dùng tính kế thừa Đất nước ta bước lên chủ nghĩa xã hội, yêu cầu tất yếu phát triển kinh tế đưa đất nước có kinh tế vững mạnh để có đủ vốn lực đưa đất nước tiến lên sánh vai với cường quốc năm châu Để có điều này, đơn vị kinh doanh từ nhỏ đến lớn phải có chiến lược rõ ràng cho q trình kinh doanh để thu lợi nhuận cao Xây dựng tổ chức hệ thống kinh doanh để vừa tiết kiệm thời gian, vừa tối ưu mặt tổ chức Đó câu hỏi đặt hàng đầu cho nhà doanh nghiệp Xuất phát từ nhu cầu cần thiết đó, mơn phân tích thiết kế hệ thống hệ thống thông tin giúp đơn vị kinh doanh tổ chức sửa đổi hệ thống kinh doanh cho phù hợp với mục đích kinh doanh, sản xuất Trong báo cáo này, em thực hành phân tích thiết kế Hệ thống quản lý bán hàng có quy mơ vừa nhỏ Hệ thống bán hàng bao gồm mặt hàng phục vụ nhu cầu người dân dầu gội đầu, bánh kẹo,… Do thời gian học tập kiến thức Quản lý bán hàng quy mơ vừa nhỏ em cịn hạn chế nên khơng thể tránh sai sót, mong cô giáo bạn sửa chữa, giúp đỡ để em hồn thiện đồ án mơn học Em xin chân thành cảm ơn tận tình giảng dạy hướng dẫn cụ thể, tỉ mỉ để chúng em hoàn thành tập Quản lý bán hàng quy mô vừa nhỏ MỤC LỤC Quản lý bán hàng quy mô vừa nhỏ NỘI DUNG CHƯƠNG I: KHẢO SÁT HỆ THỐNG I – MÔ TẢ HỆ THỐNG Cửa hàng kinh doanh nhiều mặt hàng, nhiều chủng loại gặp số bất cập công tác quản lý bán hàng: - Thu thập thơng tin khách hàng chưa xác Giao hàng không kịp thời, nhầm địa chỉ… Giấy tờ, sổ sách chưa khoa học, khó khăn cơng tác quản lý giao dịch hàng, doanh số bán hàng Cửa hàng muốn xây dựng hệ thống để quản lý việc kinh doanh cửa hàng thuận tiện – Nhiệm vụ Hệ thống quản lý bán hàng có nhiệm vụ bán hàng tạo lợi nhuận cho cửa hàng – Cơ cấu tổ chức Hệ thống quản lý cửa hàng gồm phận với chức nhiệm vụ sau: Bộ phận tư vấn: - Giới thiệu sản phẩm giải đáp thắc mắc khách hàng sản phẩm, đưa quy định sách cửa hàng - Lập phiếu yêu cầu mua hàng khách hàng gửi yêu cầu mua hàng Bộ phận thu ngân: - Lập hóa đơn bán hàng, gửi phiếu chi tiết bán hàng cho khách hàng trực tiếp thu tiền khách hàng - Bàn giao, kiểm tra, so khớp số hóa đơn bán hàng với số lượng hàng cịn kho xem có hóa đơn khơng Nếu khơng phận thu ngân tự bổ sung cho cửa hàng lỗi nhân viên thu ngân - Thống kê tính tồn số tiền lãi sau ngày cho phận quản lý hàng Bộ phận giao nhận hàng: - Giao hàng cho khách xuất hàng, nhập hàng vào kho Quản lý bán hàng quy mô vừa nhỏ - Báo cáo tình hình lượng hàng kho cho phận quản lý kho hàng kho hết thiếu trình vận chuyển Bộ phận quản lý kho: - Nắm quản lý toàn lượng hàng có kho quầy bán hàng cửa hàng thông qua phận giao hàng phận thu ngân - Hàng ngày báo cáo lượng hàng nhập, xuất kho với số lượng bao nhiêu, báo cáo tiền hàng thu ngày, khách hàng nợ tiền hàng cho chủ cửa hàng nắm - Khảo sát thị trường người tiêu dùng báo cáo cho chủ cửa hàng, đề phương án bán hàng tạo lợi nhuận tốt cho cửa hàng – Quy trình xử lý Quy trình làm việc cụ thể hệ thống mơ tả sau: Quy trình mua hàng khách lẻ - - - Khi khách hàng vào cửa hàng mua hàng, phận tư vấn tư vấn, giới thiệu mặt hàng để khách hàng chọn lựa sản phẩm phù hợp với Sau chọn mặt hàng cần mua, khách hàng gửi yêu cầu mua hàng cho phận tư vấn Nhân viên tư vấn dựa vào lập phiếu Yêu cầu mua hàng (M1) Khách hàng sau nhận phiếu Yêu cầu mua hàng đến phận thu ngân để toán Sau tiếp nhận phiếu Yêu cầu mua hàng từ khách hàng, nhân viên thu ngân lập Hóa đơn bán lẻ (M2) gửi cho khách hàng Yêu cầu khách hàng tốn Khách hàng kí xác nhận vào hóa đơn tốn với phận thu ngân Nhân viên thu ngân xác nhận khách hàng tốn việc đóng dấu Hóa đơn bán lẻ gửi lại Hóa đơn bán lẻ đóng dấu cho khách hàng Khách hàng cầm hóa đơn bán lẻ tới Bộ phận giao nhận hàng để lấy hàng Mặt khác Hóa đơn bán lẻ in thêm Bộ phân thu ngân chuyển tới cho phận quản lí kho Bộ phận quản lí kho vào lập Phiếu xuất (M3) chuyển cho Bộ phận giao nhận hàng Bộ phận giao nhận hàng so khớp Phiếu xuất với với Hóa đơn bán lẻ mà khách hàng mang tới, thấy khớp với Bộ phận giao nhận hàng giao hàng cho khách yêu cầu khách hàng kí xác Quản lý bán hàng quy mô vừa nhỏ nhận Khách hàng sau nhận hàng, kiểm tra hàng, thấy sai sót kí xác nhận vào Phiếu xuất gửi lại cho Bộ phận giao nhận hàng Như vậy, khách hàng cầm theo Hóa đơn bán lẻ đóng dấu Bộ phận giao nhận hàng gửi lại Phiếu xuất cho phận quản lí kho để phận thống kê hàng kho Bộ phận quản lí kho gửi lại Hóa đơn bán lẻ cho phận thu ngân để phận thu ngân cập nhật số HĐ bán hàng vào “sổ nhật kí bán hàng” cửa hàng để thống kê số tiền hàng bán ngày báo cáo cho chủ cửa hàng - - - Quy trình mua hàng khách bn Với khách bn mua hàng trực tuyến mà không cần đến cửa hàng mua hàng Khách buôn gửi yêu cầu mua hàng cho phận thu ngân bao gồm thông tin khách buôn mặt hàng cần mua Bộ phận thu ngân kiểm tra thông tin khách buôn “sổ khách buôn” xem khách bn có nợ tiền hàng trước hay khơng Nếu cịn nợ phận thu ngân phải Yêu cầu khách hàng toán tiền hàng nợ Nếu khách hàng chưa toán hết tiền nợ nhân viên thu ngân có thẻ cho nợ, phải theo quy định cửa hàng (không triệu) Sau nhân viên thu ngân Cập nhật lại thông tin khách buôn vào “sổ khách buôn” Bên cạnh đó, hàng tuần khách bn tốn tiền hàng nợ với phận thu ngân cách chuyển khoản Sau xét thấy khách hàng đáp ứng yêu cầu mua hàng, nhân viên thu ngân xác định mức ưu đãi khách buôn thông qua thông tin ngày khách buôn bắt đầu giao dịch với cửa hàng Sau nhân viên thu ngân lập Hóa đơn bán buôn (M4) Đơn hàng in gửi tới cho phận quản lí kho Bộ phận quản lí kho lập Phiếu xuất, sau gửi Phiếu xuất, hóa đơn bán buôn hàng cho Bộ phận giao nhận hàng Bộ phận giao nhận hàng cầm theo hàng, Phiếu xuất Hóa đơn bán bn giao cho khách bn Khách bn kiểm tra hàng hóa, sau kí xác nhận vào Phiếu xuất nhận hàng Bộ phận giao hàng cầm theo Phiếu xuất đưa lại cho Bộ phận quản lí kho Bộ phận thu ngân lưu số HĐ bán hàng trực tuyến vào “sổ khách bn” cập nhật vào “sổ nhật kí cửa hàng” Quy trình nhập hàng từ Nhà cung cấp Hàng tuần, phận quản lí kho kiểm kê hàng kho Nếu có nhu cầu nhập hàng, Bộ phận quản lí kho lập Phiếu mua hàng (M5), gửi cho phận giao nhận hàng Bộ phận giao nhận hàng gửi Phiếu mua hàng tới Nhà cung cấp Nhà cung Quản lý bán hàng quy mô vừa nhỏ - cấp lập Hóa đơn mua (M6), Phiếu giao hàng (M7), gửi HĐ mua phiếu giao hàng kèm theo hàng cho Bộ phận giao nhận hàng Bộ phận giao nhận hàng sau kiểm tra hàng, gửi hàng Phiếu giao hàng cho Bộ phận quản lí kho, đồng thời gửi Hóa đơn mua cho phận thu ngân Phiếu giao hàng có đủ chữ kí nhà cung cấp, phận giao nhận hàng phận quản lí kho xác nhận việc giao, nhận đủ hàng Hàng ngày, có mặt hàng về, Bộ phận quản lí kho lập Danh sách mặt hàng (M8), gửi cho Bộ phận tư vấn nắm rõ thơng tin sản phẩm có cửa hàng Chính sách ưu đãi cửa hàng khách buôn: Giảm giá 5% cho khách hàng khách buôn Giảm giá 7% cho khách buôn lão thành cách mạng Giảm giá 10% cho khách buôn thương binh, liệt sĩ Khơng hưởng lúc nhiều tiêu chuẩn, lúc lấy tiêu chuẩn cao Biểu đồ biểu diễn hoạt động hệ thống quản lý Quản lý bán hàng quy mô vừa nhỏ – Mẫu biểu Mẫu giấy tờ giao dịch hệ thống gồm: - M1: Yêu cầu mua hàng phận tư vấn lập, gửi cho phận thu ngân Quản lý bán hàng quy mô vừa nhỏ Cửa hàng :…………………… Địa :…………………… Số điện thoại:…………………… Mã nhân viên: ………………… Ngày:……./………/………… YÊU CẦU MUA HÀNG SỐ:…… Mã khách hàng :………………………… Tên khách hàng :………………………… Địa :………………………… Số ĐT :………………………… STT Mã sản phẩm Tên sản phẩm Số lượng Ghi N Nhân viên tư vấn (kí ghi rõ họ tên) - M2: Hóa đơn toán: phân thu ngân lập Quản lý bán hàng quy mô vừa nhỏ Cửa hàng :…………………… Địa :…………………… Số điện thoại:…………………… Mã nhân viên:………………………… Ngày:……/……./……… HÓA ĐƠN BÁN LẺ SỐ:…… Mã khách hàng :………………………… Tên khách hàng :………………………… STT Mã sản phẩm Tên sản phẩm Số lượng Đơn giá Thành tiền N Tổng tiền:……………………………… Khách hàng (kí ghi rõ họ tên) - Nhân viên thu ngân (kí ghi rõ họ tên) M3: Phiếu xuất nhân viên quản lý kho lập, để khách hàng kí xác nhận vào nhận hàng đầy đủ 10 Quản lý bán hàng quy mơ vừa nhỏ - Hình chữ nhật ngăn: Ngăn biểu diễn tên thực thể, ngăn biểu diễn thuộc tính thực thể - Hình thoi: biểu diễn tên quan hệ thực thể - Các đường kẻ: nối quan hệ thực thể với b Vẽ hình 48 Quản lý bán hàng quy mô vừa nhỏ 49 Quản lý bán hàng quy mô vừa nhỏ II – CHUẨN HÓA DỮ LIỆU – Chuyển đổi từ ER mở rộng ER kinh điển a Phân tích tốn Bước 1: Khử thuộc tính đa trị YÊU CẦU MUA HÀNG (Mã hàng, Tên hàng, Số lượng) áp dụng quy tắc tách thành: HÓA ĐƠN BÁN LẺ (Mã hàng, Tên hàng, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền) áp dụng quy tắc tách thành: PHIẾU XUẤT (Mã hàng, Tên hàng, Số lượng) áp dụng quy tắc tách thành: HĨA ĐƠN BÁN BN (Mã hàng, Tên hàng, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền) áp dụng quy tắc tách thành: 50 Quản lý bán hàng quy mô vừa nhỏ PHIẾU MUA HÀNG (Tên hàng, Số lượng) áp dụng quy tắc tách thành: PHIẾU GIAO HÀNG (Mã hàng, Tên hàng, Số lượng) áp dụng quy tắc tách thành: 51 Quản lý bán hàng quy mô vừa nhỏ Bước 3:Xác định khóa cho kiểu thực thể Kiểu thực thể Yêu cầu mua hàng Hóa đơn bán lẻ Phiếu xuất Hóa đơn bán bn Phiếu mua hàng Phiếu giao hàng Khách bn Nhà cung cấp Hàng Loại hàng Khóa Số yêu cầu mua hàng Số HĐ bán lẻ Số phiếu xuất Số HĐ bán buôn Số phiếu mua Số phiếu giao Mã khách buôn Mã NCC Mã hàng Mã loại b Vẽ hình 52 Quản lý bán hàng quy mô vừa nhỏ 53 Quản lý bán hàng quy mô vừa nhỏ – Chuyển đổi từ ER kinh điển ER hạn chế a Phân tích toán Kiểu thực thể Yêu cầu mua hàng D_Yêu cầu mua hàng Hóa đơn bán lẻ D_Hóa đơn bán lẻ Phiếu xuất D_ Phiếu xuất Hóa đơn bán bn D_ Hóa đơn bán bn Phiếu mua hàng D_ Phiếu mua Phiếu giao hàng D_ Phiếu giao Khách buôn Nhà cung cấp Hàng Loại hàng Khóa Số u cầu Mã hàng, Số yêu cầu Số HĐ bán lẻ Số HĐ bán lẻ, Mã hàng Số phiếu xuất Mã hàng, Số phiếu xuất Số HĐ bán buôn Mã hàng, Số HĐ bán buôn Số phiếu mua Mã hàng, Số phiếu mua Số phiếu giao Mã hàng, Số phiếu giao Mã khách buôn Mã NCC Mã hàng Mã loại b Vẽ hình 54 Khóa ngoại Mã hàng, Số u cầu Số yêu cầu Số HĐ bán lẻ, Mã hàng Số HĐBL, Số HĐBB Mã hàng, Số phiếu xuất Mã khách buôn Mã hàng, Số HĐ bán buôn Mã NCC Mã hàng, Số phiếu mua Mã NCC Mã hàng, Số phiếu giao Mã loại, Mã NCC Quản lý bán hàng quy mô vừa nhỏ 55 Quản lý bán hàng quy mô vừa nhỏ – Chuyển đổi từ ER hạn chế mơ hình quan hệ 56 Quản lý bán hàng quy mô vừa nhỏ III – ĐẶC TẢ BẢNG DỮ LIỆU TRONG MƠ HÌNH QUAN HỆ YEUCAUMUAHANG STT Khóa Khóa ngoại x Tên trường Kiểu liệu Diễn giải idyeucau C(8) Số hiệu yêu cầu manv C(8) Mã nhân viên ngaylap D(8) Ngày lập yêu cầu tenkh C(50) Tên khách hàng D_YEUCAUMUAHANG STT Khóa Khóa ngoại x x idyeucau C(8) Số hiệu yêu cầu x x idhang C(8) Mã hàng soluongyc N(3) Số lượng yêu cầu Tên trường Kiểu liệu Diễn giải HOADONBANLE STT Khóa Khóa ngoại x Tên trường Kiểu liệu Diễn giải idhdbl C(8) Số HĐ bán lẻ idyeucau C(8) Số hiệu yêu cầu manv C(8) Mã nhân viên ngayhdbl D(8) Ngày lập HĐ bán lẻ tenkh C(50) Tên khách hàng x D_HOADONBANLE 57 Quản lý bán hàng quy mơ vừa nhỏ STT Khóa Khóa ngoại x x idhdbl C(8) Số HĐ bán lẻ x x idyeucau C(8) Số hiệu yêu cầu soluongbl D(8) Số lượng bán lẻ Tên trường Kiểu liệu Diễn giải HOADONBANBUON STT Khóa Khóa ngoại x Tên trường Kiểu liệu Diễn giải idhdbb C(8) Số HĐ bán buôn idkhbuon C(8) Mã khách buôn manv C(8) Mã nhân viên ngayhdbb D(8) NgàyHĐ bán buôn noigiao C(50) Nơi giao hàng x D_HOADONBANBUON STT Khóa Khóa ngoại x x idhdbb C(8) Số HĐ bán buôn x x idyeucau C(8) Số hiệu yêu cầu soluongbb D(8) Số lượng bán buôn Tên trường Kiểu liệu Diễn giải PHIEUXUAT STT Khóa x Khóa ngoại Tên trường idphxuat 58 Kiểu liệu C(8) Diễn giải Số phiếu xuất Quản lý bán hàng quy mô vừa nhỏ x idhdbl C(8) Số HĐ bán lẻ x idhdbb C(8) Số HĐ bán buôn manv C(8) Mã nhân viên ngaypx D(8) Ngày lập phiếu xuất Kiểu liệu Diễn giải D_PHXUAT STT Khóa Khóa ngoại x x idphxuat C(8) Số phiếu xuất x x idhang C(8) Mã hàng Soluongxuat D(8) Số lượng xuất Tên trường Kiểu liệu Tên trường PHGIAOHANG STT Khóa Khóa ngoại x Diễn giải idphgiao C(8) Số hiệu yêu cầu idncc C(8) Mã nhân viên ngphgiao D(8) Ngày lập yêu cầu diachigiao C(50) Tên khách hàng sdtgiao N(50) Số điện thoại stkgiao N(50) Số tài khoản hinhthuctt C(50) Hình thức th.tốn x 10 D_PHGIAO STT Khóa Khóa ngoại Tên trường 59 Kiểu liệu Diễn giải Quản lý bán hàng quy mô vừa nhỏ x x idphgiao C(8) Số phiếu giao x x idhang C(8) Mã hàng soluonggiao N(3) Số lượng giao Tên trường Kiểu liệu 11 PHMUAHANG STT Khóa Khóa ngoại x Diễn giải idphmua x Số phiếu mua idncc C(8) Mã nhà cung cấp ngphmua C(8) D(8) Ngày phiếu mua 12 D_PHMUA STT Khóa Khóa ngoại x x idphmua C(8) Số phiếu mua x x idhang C(8) Mã hàng soluongmua N(3) Số lượng mua Tên trường Kiểu liệu Tên trường Kiểu liệu Diễn giải 13 NHACUNGCAP STT Khóa x Khóa ngoại Diễn giải idncc C(8) Mã nhà cung cấp tenncc C(50) Tên nhà cung cấp dcncc C(50) Địa nhà CC sdtncc N(50) Số đt nhà CC 60 Quản lý bán hàng quy mơ vừa nhỏ 14 HANG STT Khóa Khóa ngoại x Tên trường Kiểu liệu Diễn giải idhang C(8) Mã hàng x idlhang C(8) Mã loại hàng x idncc C(8) Mã nhà cung cấp tenhang C(50) Tên hàng dvt C(10) Đơn vị tính dongianh N(3) Đơn giá nhập dongiab N(3) Đơn giá bán soluongton N(3) Số lượng tồn nguong N(3) Ngưỡng 15 LOAIHANG STT Khóa Khóa ngoại x Tên trường Kiểu liệu Diễn giải idlhang Mã loại hàng tenlhang C(8) C(50) Tên loại hàng 16 KHACHBUON STT Khóa x Khóa ngoại Tên trường Kiểu liệu Diễn giải idkhbuon C(8) Mã khách buôn tenkhbuon C(8) Tên khách buôn 61 Quản lý bán hàng quy mô vừa nhỏ dckhbuon C(50) Địa kh.buôn sdtkhbuon N(50) Số ĐT kh.buôn ngvaoso D(8) Ngày vào sổ tienhangno C(50) Tiền hàng nợ 62 ... thu được: 44 Quản lý bán hàng quy mô vừa nhỏ 45 Quản lý bán hàng quy mô vừa nhỏ 46 Quản lý bán hàng quy mô vừa nhỏ – Vẽ ER mở rộng a Giải thích kí hiệu - Lực lượng tham gia vào liên kết số đối... chức “Thu ngân” 29 Quản lý bán hàng quy mô vừa nhỏ c DFD mức chức “QL kho” 30 Quản lý bán hàng quy mô vừa nhỏ d DFD mức chức “Giao nhận hàng? ?? 31 Quản lý bán hàng quy mô vừa nhỏ III – ĐẶC TẢ CHỨC... em hoàn thành tập Quản lý bán hàng quy mô vừa nhỏ MỤC LỤC Quản lý bán hàng quy mô vừa nhỏ NỘI DUNG CHƯƠNG I: KHẢO SÁT HỆ THỐNG I – MÔ TẢ HỆ THỐNG Cửa hàng kinh doanh nhiều mặt hàng, nhiều chủng